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Proyecto II Sistema de Administracin de Proyectos (SIAP)
Aplicacin en Proyectos de Investigacin y Proyectos de Consultora (SIAP-fase I)

ALCANCE FUNCIONAL


Control de documento
ltima versin 1
Fecha elaboracin 31-3-2004
Estado Aprobado
Fecha aprobacin 03-06-2004
Nombre documento Alcance_SIAP_I
Formato Original MS-Word
Elaborado por Andrs Alberto Morelli Delgado

Control documento versiones anteriores
Versin Fecha Nombre documento Revisado por Revisado Aprobada
1
22-04-2004 Alcance_SIAP_I_v1_rev1.doc Arturo Morillo, Doris Morales,
Carlos Navarrete, Luis Ignacio
Gutirrez, Mara Alexandra
Matallana y Claudia Rozo
X
1 12-05-2004 Alcance_SIAP_I_v1_rev2.doc Arturo Morillo, Doris Morales,
Carlos Navarrete, Luis Ignacio
Gutirrez, Mara Alexandra
Matallana y Claudia Rozo
X
1 14-5-2004 Alcance_SIAP_I_v1_rev3.doc Arturo Morillo, Doris Morales,
Carlos Navarrete, Luis Ignacio
Gutirrez, Mara Alexandra
Matallana y Claudia Rozo
X
1 25-5-2004 Alcance_SIAP_I_v1_rev4.doc Arturo Morillo, Doris Morales,
Carlos Navarrete, Luis Ignacio
Gutirrez, Mara Alexandra
Matallana y Claudia Rozo
X
1 27-5-2004 Alcance_SIAP_I_v1_rev5.doc Arturo Morillo, Doris Morales,
Carlos Navarrete, Luis Ignacio
Gutirrez, Mara Alexandra
Matallana y Claudia Rozo
X
1 01-06-2004 Alcance_SIAP_I_v1_rev6.doc Arturo Morillo, Doris Morales,
Carlos Navarrete, Luis Ignacio
Gutirrez, Mara Alexandra
Matallana, Claudia Rozo y
Guillermo Cepeda
X
1 03-06-2004 Alcance_SIAP_I_v1_rev7.doc Arturo Morillo, Doris Morales,
Carlos Navarrete, Luis Ignacio
Gutirrez, Mara Alexandra
Matallana, Claudia Rozo y
Guillermo Cepeda
X
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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIN...................................................................................................................................3
2. COBERTURA DEL PROYECTO SIAPFASE I ................................................................................5
2.1. UNIDADES ORGANIZACIONALES IMPACTADAS Y BENEFICIADAS...........................................................5
2.2. UNIDADES ORGANIZACIONALES QUE PARTICIPAN EN EL PROYECTO SIAP-FASE I: ..............................7
2.3. MDULOS DE PEOPLESOFT A IMPLANTAR...........................................................................................8
2.4. SISTEMAS EXISTENTES EN LA UNIVERSIDAD CON LOS CUALES DEBEN HACERSE INTERFACES CON EL
SISTEMA SIAP-FASE I.................................................................................................................................9
3. ALCANCE DE FUNCIONALIDADES DEL SIAP - FASE I............................................................10
3.1. ALCANCE GENERAL DEL SIAP-FASE I................................................................................................10
3.2. ALCANCE DE LOS MDULOS DE PEOPLESOFT QUE SE VAN A IMPLANTAR...........................................12
3.2.1. Mdulo PS-Propuestas de Investigacin (PS-Grants 8.4) .......................................................12
3.2.2. Mdulo PS-Administracin de Contratos (PS-Contracts).........................................................14
3.2.3. Mdulo PS-Administracin de Proyectos (PS-Projects) ...........................................................15
3.2.4. Mdulo PS-Facturacin (PS-Billing)........................................................................................18
3.3. RELACIN DE SIAP - FASE I CON SISTEMAS EXISTENTES EN LA UNIVERSIDAD..................................18
3.3.1. Flujo de informacin entre sistemas existentes y SIAP-fase I:..................................................21
3.4. SISTEMAS NUEVOS IDENTIFICADOS PARA EL PROYECTO SIAP-FASE I ................................................24
3.4.1. Sistema para el manejo de convocatorias y ofertas de investigacin y consultora: ................25
3.4.2. Sistema de evaluacin y calificacin de propuestas de investigacin y propuestas de
consultora: .........................................................................................................................................25
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1. INTRODUCCIN

La Pontificia Universidad Javeriana concibe el Sistema de Informacin Universitario (SIU) como
un sistema integrado que apoya las funciones de docencia, investigacin y servicio; en tal sentido
estar conformado por sistemas particulares tales como el Sistema Financiero, el Sistema de
Recursos Humanos, el Sistema de Administracin de Proyectos y el Sistema de Administracin
de Estudiantes.

En el ao 2001 la Universidad adquiri de la empresa PeopleSoft (PS) los mdulos del sistema
de administracin de estudiantes (SAE) y los mdulos del Sistema de Administracin de
Proyectos (SIAP) Grants, Projects, Contracts, Billing y General Ledger de Financials, Enterprise
Service Automation and Supply Chain Management en respuesta a las necesidades de la
Institucin en trminos de informacin, optimizacin de procedimientos y procesos,
consolidacin de datos para la toma de decisiones, mejoramiento y ampliacin de los servicios
que presta a los estudiantes, docentes y funcionarios administrativos, y como apoyo tecnolgico
para asumir los retos de la administracin acadmica en los aos venideros.

La implantacin de los sistemas SAE Y SIAP se plante en dos etapas, la primera relacionada
con la implantacin del Sistema de Administracin de Estudiantes (SAE) y la segunda con la
implantacin del Sistema de Administracin de Proyectos (SIAP). Este documento define
especficamente el alcance de la segunda etapa.

El Sistema de Administracin de Proyectos SIAP cubre la implantacin de los mdulos Grants,
Projects, Contracts, Billing y General Ledger pertenecientes a la solucin Financial y Enterprise
Service Automation and Suply Chain Management adquirida de PeopleSoft. Dada la
aplicabilidad general en el mbito administrativo y acadmico que podran alcanzar en la
Universidad estos mdulos, y que sus funcionalidades abarcan la administracin de cualquier
tipo de proyecto o contrato incluyendo funciones contables, de facturacin, y de manejo de
costos, se ha determinado dividir el proyecto SIAP en varias fases, las cuales se definen por los
diferentes tipos de proyectos que se quieran administrar desde el Sistema. Estas fases se
conocern con el nombre de Aplicacin en. La Universidad, a travs de la Vicerrectora
Acadmica, ha fijado como objetivo, en una primera fase (SIAP-fase I) implantar los mdulos de
PeopleSoft para el registro, seguimiento y administracin de proyectos de investigacin y
proyectos de consultora. En particular, el proyecto se ha denominado Sistema de
Administracin de Proyectos - Aplicacin en proyectos de investigacin y proyectos de
consultora SIAP-fase I .

En relacin con las fases futuras del proyecto SIAP stas se definirn de acuerdo con los tipos de
proyecto que la Universidad desee incorporar al Sistema de PeopleSoft para realizar su gestin,
administracin y seguimiento. Por ejemplo, se podrn incorporar el manejo de proyectos de
mantenimiento, institucionales o de construccin. Segn su afinidad o conveniencia de la
Universidad los diferentes tipos de proyectos se podrn agrupar constituyendo fases adicionales
de implantacin del proyecto SIAP.

Este documento recoge los resultados del trabajo que se inici con la revisin de los documentos
existentes en la Vicerrectora Acadmica sobre los procesos y polticas vigentes para la
administracin tcnica y financiera de los proyectos de investigacin y proyectos de consultora,
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incluy la revisin de los documentos, desarrollados en el ao 2001, para la invitacin privada
Elaboracin de un Sistema de Informacin para la Gestin de los Proyectos de Investigacin en
la Pontificia Universidad Javeriana (Sistema SPI)
1
, la descripcin de los mdulos y sus
funcionalidades del sistema de informacin desarrollado por el Centro de Proyectos para el
Desarrollo CENDEX, el modelo de datos de la base de datos SPI2002 desarrollada por la
Vicerrectora Acadmica en Microsoft Access 2000 para la gestin de los Proyectos de
Investigacin, la estructura de hoja de clculo utilizada por la Asistencia para Consultoras para
el registro de Proyectos de Consultora y el estudio interno de las funcionalidades que ofrecen los
mdulos adquiridos a PeopleSoft para el proyecto SIAP, especficamente PS-Grants, PS-
Contracts, PS-Projects, PS-Billing y PS-General Ledger. Adicionalmente, se realizaron reuniones
sucesivas con el equipo funcional conformado por funcionarios de la Vicerrectora Acadmica
con el fin de evaluar las necesidades de la Universidad frente a las funcionalidades incorporadas
en los mdulos adquiridos para el proyecto.

Este documento se constituye en el pilar que alinea la visin, objetivos y estrategias de la
Vicerrectora Acadmica con las actividades que debe llevar a cabo el equipo de implantacin
del proyecto SIAP-fase I vinculado al Proyecto SIU.

Este documento de Alcance del proyecto SIAP-fase I cubre los siguientes temas:

Las funcionalidades requeridas por la Universidad con respecto a cada uno de los
mdulos que se implementarn.

Los alcances de la conversin y migracin de datos al nuevo sistema.

Las Interfaces que debern construirse para establecer una comunicacin y flujo de datos
bidireccional entre el nuevo sistema PeopleSoft y los sistemas existentes en la
Universidad.








1
Ver Antecedentes, documento Perfil, Proyecto II Sistema de Administracin de Proyectos SIAP, fase I
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2. COBERTURA DEL PROYECTO SIAPFASE I

En este tpico del documento se presenta una relacin de las unidades organizacionales de la
Universidad que se vern beneficiadas por la implantacin del Proyecto SIAP-fase I, los mdulos
a implantar y los sistemas existentes en la Universidad que se esperan integrar con el nuevo
sistema.

2.1. Unidades organizacionales impactadas y beneficiadas

Por las caractersticas y funcionalidades que ofrecen los mdulos a implantar del proyecto SIAP-
fase I ste impacta diversas unidades administrativas y acadmicas de la Universidad. A
continuacin se presentan las unidades organizacionales que participan de manera fundamental
dentro de los procesos de registro, seguimiento y administracin de proyectos de investigacin
y/o proyectos de consultora, y por lo tanto son las que se espera sean las directamente
impactadas y beneficiadas por el proyecto.

DEPARTAMENTO / INSTITUTO DEPENDENCIA / FACULTAD /
UNIDAD
Centro de Educacin Continua, sus subcentros y
programas
Vicerrectora Acadmica
Centro de Proyectos para el Desarrollo CENDEX Vicerrectora Acadmica
Instituto Carlos Arbelez Camacho para el Patrimonio
Arquitectnico y Urbanismo
Facultad de Arquitectura y Diseo
Instituto Javeriano de Vivienda y Urbanismo Facultad de Arquitectura y Diseo
Instituto de Errores Innatos Facultad de Ciencias
Instituto de Polticas de Desarrollo
Facultad de Ciencias Econmicas y
Administrativas
Instituto de Derechos Humanos
Facultad de Ciencias Polticas y
Relaciones Internacionales
Instituto de Desarrollo Humano Facultad de Educacin
Instituto de Estudios Ambientales para el Desarrollo
Facultad de Estudios Ambientales y
Rurales
Instituto de Estudios Rurales
Facultad de Estudios Ambientales y
Rurales
Instituto Geofsico Facultad de Ingeniera
Instituto Pensar Rectora
Instituto de Gentica Facultad de Medicina
Instituto de Envejecimiento Facultad de Medicina
Instituto de Promocin de la Salud Facultad de Medicina
Instituto de Biotica Vicerrectora Acadmica
Departamento de Diseo Industrial Facultad de Arquitectura y Diseo
Departamento de Esttica Facultad de Arquitectura y Diseo
Departamento de Artes Visuales Facultad de Artes
Departamento de Artes Escnicas Facultad de Artes
Departamento de Msica Facultad de Artes
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DEPARTAMENTO / INSTITUTO DEPENDENCIA / FACULTAD /
UNIDAD
Departamento de Biologa Facultad de Ciencias
Departamento de Fsica Facultad de Ciencias
Departamento de Matemticas Facultad de Ciencias
Departamento de Microbiologa Facultad de Ciencias
Departamento de Nutricin y Bioqumica Facultad de Ciencias
Departamento de Qumica Facultad de Ciencias
Departamento de Administracin
Facultad de Ciencias Econmicas y
Admin.
Departamento de Ciencias Contables
Facultad de Ciencias Econmicas y
Administrativas
Departamento de Economa
Facultad de Ciencias Econmicas y
Administrativas
Departamento de Derecho Econmico Facultad de Ciencias Jurdicas
Departamento de Derecho Laboral Facultad de Ciencias Jurdicas
Departamento de Derecho Penal Facultad de Ciencias Jurdicas
Departamento de Derecho Privado Facultad de Ciencias Jurdicas
Departamento de Derecho Procesal Facultad de Ciencias Jurdicas
Departamento de Derecho Pblico Facultad de Ciencias Jurdicas
Departamento de Filosofa e Historia del Derecho Facultad de Ciencias Jurdicas
Departamento de Sociologa y Poltica Jurdica Facultad de Ciencias Jurdicas
Departamento de Ciencia Poltica
Facultad de Ciencias Polticas y
Relaciones Internacionales
Departamento de Relaciones Internacionales
Facultad de Ciencias Polticas y
Relaciones Internacionales
Departamento de Antropologa Facultad de Ciencias Sociales
Departamento de Historia y Geografa Facultad de Ciencias Sociales
Departamento de Literatura Facultad de Ciencias Sociales
Departamento de Sociologa Facultad de Ciencias Sociales
Departamento de Comunicacin
Facultad de Comunicacin y
Lenguaje
Departamento de Informacin
Facultad de Comunicacin y
Lenguaje
Departamento de Lenguas
Facultad de Comunicacin y
Lenguaje
Departamento de Lingstica y Semitica
Facultad de Comunicacin y
Lenguaje
Departamento de Formacin Facultad de Educacin
Departamento de Enfermera Clnica Facultad de Enfermera
Departamento Enfermera de Salud Colectiva Facultad de Enfermera
Departamento de Desarrollo Rural y Regional
Facultad de Estudios Ambientales y
Rurales
Departamento de Ecologa y Territorio
Facultad de Estudios Ambientales y
Rurales
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DEPARTAMENTO / INSTITUTO DEPENDENCIA / FACULTAD /
UNIDAD
Departamento de Filosofa Facultad de Filosofa
Departamento de Ingeniera Civil Facultad de Ingeniera
Departamento de Ingeniera de Sistemas Facultad de Ingeniera
Departamento de Ingeniera Electrnica Facultad de Ingeniera
Departamento de Procesos Productivos Facultad de Ingeniera
Departamento de Anestesia Facultad de Medicina
Departamento de Ciencias Fisiolgicas Facultad de Medicina
Departamento de Ciruga Facultad de Medicina
Departamento de Ginecologa y Obstetricia Facultad de Medicina
Departamento de Medicina Interna Facultad de Medicina
Departamento de Medicina Preventiva Facultad de Medicina
Departamento de Morfologa Facultad de Medicina
Departamento de Neurociencias Facultad de Medicina
Departamento de Ortopedia y Traumatologa Facultad de Medicina
Departamento de Patologa Facultad de Medicina
Departamento de Pediatra Facultad de Medicina
Departamento de Psiquiatra Facultad de Medicina
Departamento de Radiologa Facultad de Medicina
Departamento de Sistema Crneo Facial Facultad de Odontologa
Departamento de Sistema Periodontal Facultad de Odontologa
Director del Departamento del Sistema Dentario Facultad de Odontologa
Directora del Departamento del Sistema Bucal Facultad de Odontologa
Departamento de Psicologa Facultad de Psicologa
Departamento de Teologa Facultad de Teologa


DEPENDENCIA / UNIDAD DE GOBIERNO CENTRAL
Vicerrectora Acadmica Oficina para el Fomento de la Investigacin
Vicerrectora Acadmica Asistencia para Consultoras
Vicerrectora Acadmica Asistencia para Asuntos Profesorales
Rectora - Secretara Jurdica
Rectora Secretara de Planeacin
Vicerrectora Administrativa - Direccin General Financiera
Vicerrectora Administrativa - Direccin General de Recursos Humanos
Direccin General Financiera - Oficina de Tesorera
Direccin General Financiera Coordinacin de Presupuesto
Direccin General Financiera - Oficina de Proveedura Activos Fijos
Direccin General Financiera Oficina de Contabilidad


2.2. Unidades organizacionales que participan en el proyecto SIAP-fase I:

Para el desarrollo del proyecto se requiere la participacin de las siguientes unidades o
dependencias de la Universidad:
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A nivel funcional y administrativo para la toma de decisiones en aspectos como alcance,
polticas, directrices, estrategia de implantacin, apoyo financiero del proyecto, configuraciones,
fit-gap de procesos, pruebas y en general en la validacin del sistema:

Vicerrectora Acadmica
Vicerrectora Administrativa

A nivel funcional para la realizacin de pruebas y validacin general de la configuracin y uso
del sistema:

Departamentos, institutos, Centro de Educacin Continua y sus subcentros y programas,
y el Centro de Proyectos para el Desarrollo CENDEX.

A nivel de definiciones funcionales y actividades tcnicas y de desarrollo, liderando la
implantacin del Sistema:
Proyecto Sistema de Informacin Universitario SIU

A nivel tcnico, posterior a la implantacin para el mantenimiento y administracin del Sistema,
su seguridad, soporte al usuario y disponibilidad:
Oficina de Recursos Informticos

2.3. Mdulos de PeopleSoft a Implantar

Los mdulos de PeopleSoft que se implantarn como parte del Proyecto SIAP fase I son:

a. PS-Grants 8.4
b. PS-Contracts 8.4
c. PS-Projects 8.4
d. PS-Billing 8.4 (Para proyectos de investigacin y proyectos de consultora)

El mdulo PS-Billing se implantar parcialmente con la configuracin y parametrizacin
necesarias para habilitar sus funcionalidades relacionadas con los mdulos PS-Grants, PS-
Contracts y PS-Projects.

Adicionalmente, la Universidad adquiri para el proyecto SIAP el mdulo PS-General Ledger
(PS-Contabilidad), sin embargo dada la limitacin que tiene el alcance de la primera fase de este
proyecto (SIAP-fase I) y de acuerdo con los escenarios analizados para la integracin de SIAP-
fase I presentados ms adelante en este documento
2
, se ha tomado la determinacin inicial de no
implantarlo.



2
Ver punto 3.3. Relacin de SIAP-fase I con Sistemas Existentes en la Universidad
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2.4. Sistemas existentes en la Universidad con los cuales deben hacerse
Interfaces con el Sistema SIAP-fase I


a. Finanzas Plus (contabilidad, presupuesto, tesorera)
b. Cartera Institucional (cuentas por cobrar)
c. Nmina
d. R.A.P. Registro Acadmico de Profesores
e. Inventarios
f. Compras
g. Activos Fijos
h. R.A.E., Registro de Apoyo para Asistencia a Eventos Acadmicos.
i. BIBLOS - Sistema de Informacin Bibliogrfico Javeriano (Unicornio)

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3. ALCANCE DE FUNCIONALIDADES DEL SIAP - FASE I

El Sistema de Administracin de Proyectos SIAP fase I atiende todos los procesos acadmicos,
administrativos y financieros relacionados con las diferentes etapas del ciclo de vida de un
proyecto de investigacin o de un proyecto de consultora dentro de la Universidad.

El sistema permite la elaboracin y registro de una propuesta de proyecto de investigacin o
proyecto de consultora, facilita su evaluacin, revisin y remisin a entidades financiadoras o
contratantes, registra todo su proceso de negociacin de adjudicacin y contratacin y lleva a
cabo un control y registro de todas las actividades de ejecucin y seguimiento hasta la
liquidacin y cierre del mismo.

Dentro de las actividades de ejecucin y seguimiento el sistema permite generar planes de
facturacin (cobro a entidades financiadoras o contratantes) a partir de cronogramas y eventos
establecidos dentro de un proyecto, facilita el control de costos e inversiones y est en capacidad
de hacer transferencia de datos a otras aplicaciones de PeopleSoft. Adicionalmente, est en
capacidad de recibir y procesar informacin de sistemas de la Institucin como inventarios,
compras, activos, cuentas por pagar y recursos humanos (nmina, hoja de vida de personas), esto
ltimo con el fin de facilitar y consolidar la informacin financiera y administrativa de un
proyecto.

El sistema, desarrollado para ser utilizado con cualquier navegador de Internet, permite a los
usuarios realizar de manera individual y autnoma procesos que hasta el momento deban ser
asistidos presencialmente desde alguna dependencia de la Universidad y llevados a cabo con el
apoyo de herramientas generales de software usando formularios, plantillas, tablas de datos y
hojas de clculo diseadas en Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft Access o en
aplicaciones propietarias.


3.1. Alcance general del SIAP-fase I

El sistema SIAP-fase I debe estar en capacidad de soportar la gestin de proyectos de
investigacin y proyectos de consultora, actualmente a cargo de la Vicerrectora Acadmica de
la Universidad. En particular, la gestin de proyectos incluye las siguientes etapas: manejo de
convocatorias, ofertas y concursos de proyectos, revisin de convocatorias y ofertas, manifiestos
de inters de ofertas y concursos, elaboracin de propuestas, evaluacin interna de propuestas
por parte de las unidades, registro de propuesta, revisin y/o evaluacin de propuestas, remisin
de propuesta a entidad financiadora o entidad contratante, negociacin y adjudicacin,
contratacin, creacin de cdigos presupuestales, ejecucin y seguimiento (procesos
administrativos, jurdicos, transacciones financieras y cumplimiento de compromisos) y
liquidacin y cierre de proyecto.

Dentro de cada una de las etapas generales enumeradas anteriormente se espera que el SIAP-fase
I cubra las siguientes funcionalidades:

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En manejo de convocatorias, ofertas y concursos de proyectos: el registro y publicacin de
las condiciones, requisitos, control de fechas lmite y enlace a documentos importantes de las
convocatorias de proyectos de investigacin y ofertas o concursos de proyectos de consultora.

En revisin de convocatorias, ofertas o concursos: permitir la revisin de la informacin de las
diferentes convocatorias, ofertas o concursos identificados y registrados en el sistema y la
asignacin a cada una de criterios de conveniencia y pertinencia para la Universidad.

En manifiestos de inters: permitir el anexo de la comunicacin de manifiesto de inters en una
oferta o concurso a una propuesta de proyecto de consultora registrada en el sistema.

En elaboracin de propuesta: permitir que el personal vinculado a la Universidad registre a
travs del sistema, la informacin bsica de una propuesta de investigacin o consultora,
capturando los datos principales de la propuesta, anexando archivos como el protocolo de
investigacin o los documentos tcnicos relacionados, capturando el recurso humano requerido,
presupuesto de costos, los resultados esperados y cronogramas de trabajo de acuerdo con los
requisitos y condiciones de las entidades financiadoras o entidades contratantes. Adicionalmente,
que le facilite al usuario el manejo de mltiples versiones de propuesta en borrador.

En registro de una propuesta: permitir al personal vinculado a la Universidad, previo el visto
bueno de su director de unidad, el registro de una propuesta de proyecto de investigacin o
proyecto de consultora (cambio de estado de una propuesta elaborada en el sistema a versin
definitiva).

En revisin y/o evaluacin de propuesta: permitir en las propuestas de proyectos de
investigacin y proyectos de consultora registradas en el sistema el manejo de una lista de
chequeo que controle el cumplimiento de los requisitos establecidos y/o el resultado de la
evaluacin interna realizada con el fin de sustentar su aprobacin para apoyo financiero interno o
para remisin a las entidades financiadoras o contratantes externas. Adicionalmente, facilitar la
consulta de la informacin de tiempos de dedicacin de profesores en propuestas de
investigacin y de consultora, as como su carga trabajo vigente en otras actividades de
docencia, investigacin y consultora (consulta al Plan de Trabajo de Profesores).

En remisin a entidad financiadora o entidad contratante: permitir el manejo del proceso de
remisin de propuestas a entidades financiadoras o contratantes, particularmente al seguimiento
del envi de documentos.

En negociacin y adjudicacin de propuesta: permitir el registro de modificaciones a
condiciones de iniciales de propuesta, registro de compromisos adicionales y conversin de datos
de una propuesta a proyecto adjudicado (creacin de proyecto).

En contratacin: permitir el registro y mantenimiento de toda la informacin relacionada con un
contrato derivado de un proyecto de investigacin o de un proyecto de consultora. Manejo de
diferentes estados de contrato, planes de cobro o facturacin de ingresos acordados y registro de
compromisos o entregables.

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Creacin de cdigos presupuestales: permitir a partir del presupuesto aprobado para una
propuesta de proyecto de investigacin o proyecto de consultora la creacin de cdigos
presupuestales y el registro de rubros y montos acordados en los sistemas financieros en uso en la
Universidad.

En ejecucin y seguimiento de proyecto: seguimiento a los compromisos adquiridos,
especialmente, a la entrega oportuna de productos y servicios ofrecidos, informes tcnicos y
financieros parciales y totales, prrrogas de proyectos, registro y control de ejecucin
presupuestal, inversiones, compras, gastos, contratacin de personal, autorizaciones para
redistribucin de rubros, facturacin (cuentas de cobro). Manejo de modificaciones en contratos
y proyectos. Manejo de ampliaciones de proyectos y renovaciones de contratos.

Liquidacin y cierre de proyecto: registro de cumplimiento de compromisos finales, registro de
productos derivados de la realizacin del proyecto, trmite de actas de liquidacin, cierre y
liquidacin financiera, reintegros y solicitud de certificados a entidades financieras o
contratantes.


3.2. Alcance de los mdulos de PeopleSoft que se van a implantar

Los mdulos de PeopleSoft adquiridos para el Sistema SIAP-fase I que sern implantados, as
como el nombre con el cul sern conocidos en la Universidad se muestran en la siguiente tabla:

MDULO PEOPLESOFT A
IMPLANTAR
NOMBRE PARA LA
UNIVERSIDAD
PS-Grants PS-Propuestas de Investigacin
PS-Contracts PS-Administracin de Contratos
PS-Projects PS-Administracin de Proyectos
PS-Billing PS-Facturacin

El mdulo PS-Billing se implantar parcialmente con la configuracin y parametrizacin
necesarias para habilitar sus funcionalidades relacionadas con los mdulos PS-Grants, PS-
Contracts y PS-Projects.


3.2.1. Mdulo PS-Propuestas de Investigacin (PS-Grants)

El mdulo PS-Propuestas de Investigacin (PS-Grants) permite registrar los datos bsicos,
presupuesto y personal vinculado a una propuesta de proyecto de investigacin, realiza el
correspondiente seguimiento a la presentacin de la propuesta y registra el proceso de
negociacin y adjudicacin con una entidad financiadora. Adicionalmente, este mdulo permite
realizar el seguimiento a la ejecucin tcnica, administrativa y financiera del proyecto.

A continuacin se describen las funcionalidades de este mdulo que se espera implantar como
parte del Proyecto SIAP-fase I:

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Ingreso y mantenimiento en el Sistema, por parte del personal vinculado a la
Universidad, de los datos bsicos de una propuesta de proyecto de investigacin y de la
informacin que define el proyecto de investigacin que se desea llevar a cabo, lo
anterior con el fin de participar en convocatorias buscando el apoyo de entidades
financiadoras pblicas y privadas de carcter nacional e internacional.

Ingreso y mantenimiento de la informacin general de recursos solicitados para un
proyecto de investigacin, por ejemplo, recursos de laboratorio, clnicos, de sistemas
computacionales, de oficina y de personal que participa en la investigacin, entre otros.

Consulta de la informacin de hoja de vida de los investigadores incluida en el Sistema
de Registro Acadmico de Profesores - RAP (ttulos acadmicos alcanzados, idiomas que
domina, experiencia laboral, produccin intelectual, asociaciones y membresas a las que
pertenece y premios y distinciones, entre otros aspectos).

Registro en el sistema de la relacin entre la produccin intelectual de los docentes con
los proyectos de investigacin realizados, con el fin de determinar la produccin
intelectual derivada de la actividad de investigacin.

Registro en el sistema de la informacin de ubicacin y contacto de las locaciones o
lugares en los cuales se desarrollar el proyecto de investigacin.

Registro en el sistema de los resultados esperados que se deben entregar como parte del
desarrollo de un proyecto de investigacin.

Vinculacin al sistema de todos los documentos que pueden acompaar una propuesta de
investigacin como soporte, justificacin o complemento a la informacin bsica
registrada en la propuesta. Uso de un servidor de archivos para almacenar los
documentos asociados a una propuesta de investigacin y registrar su ubicacin en el
Sistema.

Registro dentro de una propuesta de investigacin de las certificaciones requeridas como
parte de los requisitos de presentacin exigidos por una entidad financiadora, como por
ejemplo: participacin de sujetos humanos, estudios de gnero y minoras tnicas, uso de
animales e impacto ambiental entre otros.

Definicin del seguimiento a componentes de una propuesta de investigacin para
revisin interna. Los componentes de una propuesta se refieren a partes de una propuesta
o documentos o entregables que no son manejados a travs del Sistema pero que
requieren seguimiento.

Asignacin de palabras clave a una propuesta de investigacin, tomando como base la
clasificacin de palabras clave utilizada por la Biblioteca General de la Universidad en
su Sistema BIBLOS.

Registro y seguimiento de la informacin detallada de recursos de un proyecto de
investigacin (presupuesto de la propuesta). Captura de datos de personal, salarios,
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inversiones, compras, gastos, costos administrativos, costos indirectos, costos
compartidos, justificacin de montos.

Manejo de parmetros (informacin de radicacin de correspondencia) de envo de una
propuesta de investigacin, manejo de estados en propuestas.

Impresin y envo electrnico de las propuestas de investigacin registradas en el sistema
de acuerdo con los formatos estandarizados definidos por las principales entidades
financiadoras.

Manejo de correcciones y actualizaciones sugeridas por entidades financiadoras a
propuestas de investigacin presentadas para financiacin.

Generacin de adjudicaciones a partir de propuestas de investigacin, creacin de
contrato, creacin de proyecto y apertura de presupuesto aprobado.

Definicin de trminos y condiciones de adjudicacin y planes de facturacin para
seguimiento del proyecto en la etapa de ejecucin. Los trminos y condiciones se
refieren a entregables o compromisos adquiridos en la propuesta o definidos en los
requisitos de la convocatoria que deben ser cumplidos por los investigadores. Manejo de
eventos y flujos de trabajo para control del cumplimiento de estos compromisos.

Seguimiento presupuestal, de transacciones realizadas, autorizaciones a traslado en
rubros, anlisis de costos y cobros a entidades financiadoras.

Manejo de proceso de liquidacin y cierre del proyecto y contrato.


3.2.2. Mdulo PS-Administracin de Contratos (PS-Contracts)

El mdulo de contratos permite administrar y hacer seguimiento a todo el ciclo de vida de un
contrato, desde su concepcin, trmites de revisin, legalizacin y firma, hasta su liquidacin y
cierre. Lo anterior se complementa con un control y cobro automtico de todos los productos y
servicios establecidos en un contrato como entregables a travs de la programacin de planes de
facturacin o cobro.

A continuacin se describen las funcionalidades de este mdulo que se esperan implantar como
parte del Proyecto SIAP-fase I:

Registro y manejo de los datos bsicos que definen el contrato de un proyecto de
investigacin o proyecto de consultora, entre ellos: informacin de la entidad
financiadora o contratante, trminos y condiciones generales del contrato, fecha de inicio
y fin de ejecucin, informacin financiera (montos acordados ) e informacin general del
contrato, entre otros.

Definicin y manejo particular de cada producto o servicio acordado en el contrato como
entregable (lneas de contrato y estados de lneas de contrato), registro de tarifas de
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cobro para cada producto o servicio, plan de facturacin y reconocimiento de ingresos
asociados.

Vinculacin al contrato de todos los documentos de soporte, justificacin o complemento
a la informacin bsica registrada. Uso de un servidor File Transfer Protocol (FTP)
para almacenar los documentos asociados al contrato y registrar su ubicacin en el
Sistema.

Manejo de contratos marco y contratos especficos (Master Contracts y Standard
Contracts en PeopleSoft) y manejo de contratos tipo o plantillas de contratos (contratos
pro forma).

Seguimiento a contratos a travs de estados de contrato definidos por la Universidad y
enmarcados dentro de los estados de proceso determinados por PeopleSoft (Pending,
Active y Closed).

Definicin y manejo de eventos (Milestones) para el seguimiento del reconocimiento de
ingresos y facturacin en contratos registrados en el sistema.

Registro de comentarios a lo largo del ciclo de vida de un contrato para uso interno de
los responsables de la administracin y seguimiento de contratos.

Generacin de planes de facturacin utilizando eventos (milestones) y manejo de
descuentos en tarifas de productos y servicios entregables de un contrato.

Manejo de anticipos de contratos

Manejo de reversin de ingresos en contratos registrados.

Manejo de modificaciones a contratos registrados en el sistema.

Registro y manejo de renovaciones de contratos, de productos y servicios ofrecidos.


3.2.3. Mdulo PS-Administracin de Proyectos (PS-Projects)

En general este mdulo permite registrar, programar y controlar los proyectos de una
organizacin. En particular, maneja cualquier tipo de proyectos, por ejemplo, de investigacin,
venta de servicios o productos, construccin, mantenimiento, etc. Hace un registro detallado de
los costos proyectados y ejecutados, realiza anlisis financiero y facilita los procesos
relacionados con la ejecucin y seguimiento de proyectos.

A continuacin se describen las funcionalidades de este mdulo que se esperan implantar como
parte del Proyecto SIAP-fase I:

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Confidencial 16


Registro y manejo de los datos bsicos que definen un proyecto de investigacin o
proyecto de consultora, entre ellos: nombre del proyecto, ejecutor del proyecto, tipo de
proyecto y descripcin general del proyecto.

Registro de caractersticas adicionales requeridas por PeopleSoft para la definicin de un
proyecto, entre ella, la moneda y tasa de cambio a utilizar, definicin de clase de
proyecto: resumen, estndar o plantilla y si pertenece a un rbol de proyectos, entre otros
aspectos.

Asignacin de la persona responsable o director de proyecto.

Registro de la informacin de ubicacin y contacto de las locaciones o lugares en los
cuales se desarrollar un proyecto.

Definicin de fases de proyecto. Las fases estn definidas como etapas que agrupan o
resumen varias actividades de un proyecto, por ejemplo, planeacin, trmite de
inversiones, diseo, ejecucin, etc.

Definicin de eventos especiales dentro del proyecto que requieren aprobacin por parte
de funcionarios de la Institucin. Definicin y manejo de la informacin relacionada con
las aprobaciones necesarias requeridas por los eventos mencionados.

Registro de justificaciones necesarias para la aprobacin del proyecto. Manejo de tipos
de justificacin, persona que justifica y texto de la justificacin.

Vinculacin al sistema de todos los documentos tcnicos o administrativos que pueden
acompaar un proyecto como soporte, justificacin o complemento a la informacin
bsica registrada. Uso de un servidor de archivos para almacenar los documentos
asociados a los proyectos y registrar su ubicacin en el Sistema.

Registro de las personas vinculadas a un proyecto. Definicin del rol de la persona y su
perodo de vinculacin dentro del proyecto.

Posibilidad de registro de un tipo de persona genrico como personal vinculado a un
proyecto, por ejemplo, estudiante, pasante, auxiliar, monitor, etc.

Registro y manejo de actividades de proyectos de investigacin o proyectos de
consultora.

Asignacin de recursos a actividades de proyectos de investigacin o proyectos de
consultora registrados en el sistema.

Clculo de intereses sobre fondos asignados a un proyecto o a una actividad especfica
de un proyecto con el fin de capitalizar el costo de un proyecto dentro de la institucin.

Manejo de mltiples fuentes de financiacin o fondos para cubrir los costos de un
proyecto y distribucin de costos de un proyecto entre dichos fondos.
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Recoger todas las transacciones financieras realizadas desde otros mdulos de
PeopleSoft implantados y desde los sistemas existentes en la Universidad que tienen que
ver con la ejecucin de un proyecto de investigacin o proyecto de consultora:
inversiones, gastos, compras, costos de personal, etc.

Recoger la informacin de activos fijos registrada en el sistema existente en la
Universidad, asociando en SIAP-fase I los activos adquiridos para los proyectos de
investigacin y proyectos de consultora.

Control de proyecto a nivel informativo, registro de fechas de inicio y terminacin,
tempranas y tardas proyectadas para las actividades del proyecto, fechas de inicio y
terminacin reales y seguimiento a ejecucin de actividades de proyectos a travs del
registro del porcentaje actual de realizacin de cada actividad.

Manejo y seguimiento de algunos aspectos de calidad en actividades de proyectos.
Registro del tipo de criterio de calidad, valor asignado, peso del criterio dentro del
proceso general de calidad del proyecto y persona que realiza la evaluacin del criterio.

Asignacin y manejo de uno o varios contratos por proyecto registrado en el sistema.

Uso de diferentes tipos de anlisis de costos para consultar y establecer el
comportamiento de un proyecto desde le punto de vista financiero. Manejo de los
siguientes mtodos para anlisis establecidos en el Mdulo de PS-Administracin de
Proyectos:

Anlisis Flexible: permite consultar los costos a nivel de proyecto, actividad, recurso y
de categora y subcategora de recurso. A travs de la definicin de una plantilla se
especifican los datos que se quieren reunir de un proyecto o grupo de proyectos y el nivel
de anlisis que se desea utilizar.

Anlisis por Peticin: por medio de un grupo de pginas de solicitud predefinidas se
pueden establecer consultas y anlisis de datos de la informacin financiera resumida y
costos de personal de un proyecto o grupo de proyectos.

Anlisis por Revisin de Transacciones Acumuladas: permite ver las transacciones
ocurridas en un proyecto o grupo de proyectos filtradas por: activo, inventario, factura,
entrada de diario, rdenes de compra y vouchers. Los filtros estn relacionados con los
mdulos de PeopleSoft desde donde se generan las transacciones. En el caso de la
Universidad los mdulos no adquiridos a PeopleSoft se reemplazan por los sistemas
existentes.

Manejo de rboles de proyectos para establecer las relaciones entre los proyectos de la
institucin y en consecuencia para realizar seguimiento y anlisis de costos a los mismos.

Registro y manejo de estados de proyecto para determinar el estado de un proyecto de
investigacin o consultora.
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Integracin del mdulo PS-Administracin de Proyectos con Microsoft Project para
adicionar las funcionalidades de manejo de predecesores y sucesores en actividades,
control de cronograma, generacin de grficos Pert, Gantt, carga de recursos a
actividades y definicin de ruta crtica, entre otras.

3.2.4. Mdulo PS-Facturacin (PS-Billing)

Este mdulo permite el manejo de los procesos de facturacin de una organizacin.
Particularmente, se integra con los mdulos de PeopleSoft PS-Administracin de Contratos y PS-
Administracin de Proyectos para generar de manera automtica, a partir de planes de
facturacin definidos, las facturas derivadas de la ejecucin de contratos y proyectos.

A continuacin se describen las funcionalidades de este mdulo que se esperan implantar como
parte del Proyecto SIAP-fase I:

Generacin de facturas a partir de planes de facturacin controlados por eventos
(milestones) definidos desde el mdulo de PS-Administracin de Contratos.

Ejecucin del proceso Contract/Billing Interfaz para reunir la informacin necesaria
para generar facturas en el mdulo PS-facturacin. (creacin de la Staging Table)

Ejecucin del proceso Billing Interface para generar la Billing Worksheet (factura
temporal) con el fin de facilitar la revisin y ajuste de la informacin para la generacin
de la factura definitiva.

Revisin y registro en el sistema de modificaciones de la Billing Worksheet (facturas
temporales generadas).

Asignacin y manejo de impuestos de ley aplicables a la facturacin.

Generacin de los datos de la factura definitiva y envo de los mismos, a travs de
Interfaz, al sistema de cuentas por cobrar (cartera institucional) de la Universidad.

Actualizacin de la informacin de facturacin generada desde PS-Facturacin en los
mdulos de PS-Administracin de Contratos y PS-Administracin de Proyectos
utilizando los procesos Projects/Contracts y Billing to Proyects provistos por el
Sistema.


3.3. Relacin de SIAP - fase I con sistemas existentes en la Universidad

Con el fin de recoger y consolidar toda la informacin, en su mayora financiera, relacionada con
los proyectos de investigacin y proyectos de consultora el sistema SIAP-fase I debe
comunicarse con los sistemas existentes en la Universidad.

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Idealmente, estos sistemas deberan ser los dems mdulos del ERP de PeopleSoft como: cuentas
por cobrar, cuentas por pagar, administracin de activos, presupuesto, inventario, compras,
contabilidad, tesorera, manejo de gastos de personal (gastos corrientes, gastos de viaje), de la
solucin de Finanzas y Nmina, de la solucin de Recursos Humanos, debido a que estos
aplicativos se integran naturalmente con PS-Administracin de Proyectos estableciendo el flujo
de informacin necesario para consolidar la gestin y administracin de los proyectos en una
Institucin. Sin embargo, la situacin actual en la Universidad limita la implantacin a los
mdulos adquiridos a PeopleSoft
3
lo que sugiere, en la mayora de los casos, el desarrollo de
Interfaces entre PS-Administracin de Proyectos y los sistemas existentes actualmente en la
Universidad que se encargan de registrar y procesar todas las transacciones que tienen que ver
con los proyectos de investigacin y proyectos de consultora.

La integracin del proyecto SIAP fase I con los sistemas existentes en la Universidad podra
abordarse desde diferentes escenarios, donde cada uno muestra los diferentes flujos de
informacin que podran darse entre los sistemas responsables de las transacciones y el Proyecto
SIAP-fase I. El escenario que se seleccione luego de un anlisis que considere y satisfaga tanto
los requerimientos funcionales como los aspectos de viabilidad tcnica determinar qu
Interfaces ser necesario desarrollar y con cules sistemas existentes. Por lo anterior, lo
manifestado en este punto corresponde slo a una primera aproximacin al tema, y pretende por
lo menos identificar las relaciones existentes entre el proyecto SIAP - fase I con su entorno.


a.) Escenario de Integracin 1:

Cada sistema existente en la Universidad registra y procesa las transacciones realizadas dentro de
la etapa de ejecucin y seguimiento de proyectos. Estos sistemas entregan la informacin al
sistema contable de la Universidad. El sistema contable de la Universidad se integra con PS-
Administracin de Proyectos con el fin de actualizar en ste toda la informacin de ejecucin y
presupuesto de los proyectos de investigacin y proyectos de consultora registrados. En este
caso se asume que los sistemas de la Universidad se integran con el sistema contable a travs de
Interfaces adecuadas, y por lo tanto es ste ltimo el que debe comunicarse con SIAP-fase I.
Adicionalmente, por medio de otras Interfaces desarrolladas, se deben integrar con PS-
Administracin de Proyectos aquellos sistemas existentes que actualmente no se comunican con
el sistema contable de la Universidad, como por ejemplo: RAP y RAE.

Este escenario no exige la implantacin del mdulo PS-Contabilidad como parte del proyecto
SIAP-fase I y disminuye el nmero de Interfaces necesarias que se deben desarrollar. (Ver figura
1)


3
Ver Mdulos de PeopleSoft a Implantar, numeral 2.3.
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Confidencial 20


Sistemas existentes PUJ
Cuentas x Pagar, Caja, Compras,
Presupuesto, Activos Fijos, Nmina
Contabilidad PUJ
PS-Administracin Proyectos
Interfaces PUJ
Interface SIU
No se implanta PS-Contabilidad y los sistemas de la PUJ estn integrados con
Contabilidad PUJ. Se desarrollan otras interfases entre PS-Administracin de
Proyectos y sistemas existentes no integrados actualmente con Contabilidad PUJ.
Sistemas existentes PUJ
RAP, RAE, Biblos
Interfaces SIU
PUJ
PUJ

Figura 1. Escenario No. 1

b.) Escenario de Integracin 2:

Cada sistema existente en la Universidad registra y procesa las transacciones realizadas dentro de
la etapa de ejecucin y seguimiento de proyectos. Los sistemas existentes se integran con PS-
Administracin de Proyectos con el fin de actualizar en el mdulo la informacin de ejecucin.
En este caso cada sistema existente se comunica directamente con el sistema contable de la
Universidad, por lo tanto no se hace necesaria la integracin directa entre PS-Administracin de
Proyectos y el Sistema Contable de la Universidad. Se asume en esta situacin que existen
Interfaces adecuadas, actualmente en funcionamiento, entre los sistemas existentes y el sistema
contable de la Universidad. (Ver figura 2)
Sistemas existentes
PUJ
PS-Administracin
Proyectos
Contabilidad PUJ
Interfaces SIU Interfaces PUJ
No se implanta PS-Contabilidad
PUJ
PUJ

Figura 2. Escenario No. 2

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c.) Escenario de Integracin 3:

Cada sistema existente en la Universidad registra y procesa las transacciones realizadas dentro de
la etapa de ejecucin y seguimiento de proyectos de investigacin y proyectos de consultora.
Los sistemas existentes se integran con PS-Administracin de Proyectos con el fin de actualizar
en el mdulo la informacin de ejecucin. En este caso cada sistema existente, a travs de
Interfaces, se comunica directamente con PS-Contabilidad. Se asume aqu el reemplazo del
sistema contable actual de la universidad por el mdulo PS-Contabilidad. (Ver figura 3)
Sistemas existentes
PUJ
PS-Administracin
Proyectos
PS-Contabilidad
Interfaces SIU Interfaces SIU
Se implanta PS-Contabilidad
PUJ

Figura 3. Escenario No. 3

Este escenario refleja nicamente lo concerniente a la integracin con el proyecto SIAP fase I
con el sistema contable. La decisin de utilizar el mdulo PS-Contabilidad como nico sistema
contable para toda la Universidad o la implantacin de otros mdulos financieros de PeopleSoft
implicara un proyecto adicional al SIAP-fase I con recursos, equipo funcional, tcnico y
cronograma independientes.

De acuerdo con los escenarios planteados, la situacin actual en cuanto a la adquisicin de
mdulos de PeopleSoft y la misin y objetivos del proyecto SIAP-fase I
4
se considera
recomendable adoptar dentro del proyecto de implantacin el escenario No. 1.

3.3.1. Flujo de informacin entre sistemas existentes y SIAP-fase I:

A continuacin se relacionan los sistemas existentes en la Universidad que tendran que
interactuar con SIAP-fase I y se describe en forma preliminar el intercambio de informacin que
se requiere entre ellos.

4
Ver Misin y Objetivos, documento Perfil, Proyecto II Sistema de Administracin de Proyectos SIAP,
fase I
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a.) Sistema de Informacin Bibliogrfico Javeriano - BIBLOS (Unicornio)

El mdulo de PS-propuestas de Investigacin de SIAP-fase I debe alimentarse de la lista de
palabras claves definida y utilizada por el sistema BIBLOS para identificar las propuestas y
proyectos de investigacin registrados en el Sistema. A travs de un procedimiento manual o un
proceso en lote establecido se debe importar peridicamente esta lista de palabras para
mantenerla actualizada y disponible desde SIAP-fase I.

b.) Sistema RAE, Registro de Apoyo para Asistencia a Eventos Acadmicos

El SIAP-fase I debe integrarse con el Sistema R.A.E. con el fin de relacionar la informacin de
los apoyos otorgados por la Universidad para la asistencia de docentes y funcionarios a eventos
acadmicos con los proyectos de investigacin registrados.

c.) Registro Acadmico de Profesores (RAP)

Desde el RAP se espera alimentar la informacin en SIAP-fase I de las obras de produccin
intelectual derivadas de la investigacin, dominio de idiomas, ttulos acadmicos obtenidos y
premios y distinciones de los profesores que participan en la investigacin.

d.) Finanzas Plus (Tesorera, cuentas por pagar)

A travs de Finanzas Plus se realizan todos los movimientos de pago a proveedores de productos
y servicios involucrados en un proyecto de investigacin y proyecto de consultora. Esta
informacin debe actualizar la ejecucin presupuestal de Finanzas Plus que luego debe alimentar
la ejecucin presupuestal de SIAP-fase I como costos actuales
5
.

e.) Finanzas Plus (Tesorera, caja)

La informacin de ingresos recaudados, debe reportarse a SIAP-fase I como ingresos actuales
para actualizar la ejecucin presupuestal de proyectos de investigacin y proyectos de
consultora.

f.) Cartera institucional

Desde el mdulo PS-Administracin de Contratos y utilizando PS-Facturacin se programan los
planes de facturacin de los diferentes montos acordados en contratos de investigacin y
consultora. Esta informacin se entrega al sistema de cuentas por cobrar (Cartera institucional)
para la ejecucin y control de facturacin.


5
El trmino costos actuales se refiere en PeopleSoft a costos ejecutados
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g.) Nmina Universidad

Desde el Sistema de Nmina de la Universidad se espera alimentar la informacin requerida a
SIAP-fase I de empleados, profesores y directivos para la asignacin y costeo de profesionales en
proyectos de investigacin y proyectos de consultora. Inicialmente, la informacin necesaria
tiene que ver con los datos de identificacin del empleado, su asignacin salarial, tipo de
dedicacin (tiempo completo, medio tiempo, tiempo parcial, etc.) y tipo de vinculacin (planta,
temporal por proyecto, etc.)

As mismo, desde SIAP-fase I se debe liquidar y generar las bonificaciones ocasionales de un
funcionario, profesor o directivo derivadas de la realizacin de proyectos de investigacin y
proyectos de consultora.

h.) Compras

Desde PS-Administracin de Proyectos se pueden generar las diferentes requisiciones de
compras de materiales, equipos, etc. las cuales pueden alimentar el Sistema de Compras de la
Universidad y ste a su vez afectar los sistemas de Cuentas por Pagar, Inventarios y Activos
Fijos.

Si las solicitudes de compras relacionadas con proyectos de investigacin y proyectos de
consultora se realizan desde el Sistema de la Universidad, ste debe alimentar cuentas por pagar
de la Universidad y a su vez cuentas por pagar debe alimentar la ejecucin presupuestal de SIAP-
fase I como costos actuales.

i.) Activos Fijos:

El sistema de Activos Fijos maneja la informacin relacionada con el ciclo de vida (adquisicin,
depreciacin y baja de activo) de un activo de propiedad de la Universidad. Esta informacin es
necesaria para relacionar y costear los activos adquiridos a travs de los proyectos de
investigacin y consultora registrados en SIAP-fase I.

j.) Finanzas Plus (Presupuesto)

Dado que SIAP-fase I recibe la informacin de presupuesto tanto en proyectos de investigacin
como en proyectos de consultora, se requiere que la misma sea entregada a Finanzas Plus,
creando automticamente el presupuesto aprobado para un proyecto determinado. As mismo,
Finanzas Plus debe entregar de manera peridica la informacin de ejecucin presupuestal para
actualizar costos actuales en SIAP-fase I.

As mismo, Finanzas Plus debe entregar de manera peridica la informacin de ejecucin
presupuestal para actualizar costos actuales en SIAP-fase I.

k.) Finanzas Plus (Contabilidad)

Finanzas Plus, como sistema contable, recoge todas las transacciones financieras de la
Universidad. Finanzas Plus debe enviar a PS-Administracin de Proyectos toda la informacin
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relacionada con las transacciones llevadas a cabo en la ejecucin de los proyectos de
investigacin y proyectos de consultora registrados. Esta consolidacin en PS-Administracin de
Proyectos, permitir la realizacin de anlisis de costos, control presupuestal y en general el
anlisis financiero de proyectos de investigacin y proyectos de consultora registrados en el
sistema.

l.) Sistema Qualindex

Qualindex es una aplicacin desarrollada por el Centro de Proyectos para el Desarrollo
CENDEX cuyo fin es apoyar la ejecucin de los proyectos de consultora que realiza dicha
Unidad. Facilita la gestin de proyectos por medio de la centralizacin de la informacin y la
documentacin de su Sistema de Gestin la Calidad. En la actualidad la versin Beta del
sistema se encuentra en funcionamiento y se espera que en el mes de septiembre de 2004 entre en
servicio la nueva versin Qualindex Plus.

Dado que Qualindex apoya primordialmente los procesos involucrados en la ejecucin tcnica de
los proyectos de consultora, es posible que se tome la decisin de integrar esta aplicacin al
proyecto SIAP-fase I con el fin consolidar la informacin para la gestin y seguimiento, por parte
de la Universidad, a los proyectos de consultora que lleva a cabo el CENDEX.

m.) Microsoft Project

Los mdulos de PeopleSoft del Proyecto SIAP-fase I pueden integrarse de manera natural con
Microsoft Project con el fin de beneficiarse de las funcionalidades de planeacin y control de
cronograma de actividades en proyectos de esta herramienta. Por medio de un asistente incluido
en el mdulo PS-Administracin de Proyectos de SIAP-fase I se pueden importar y exportar los
datos de definicin de actividades y recursos (recurso humano, equipo y materiales) asociados a
un proyecto registrado en el Sistema. Se espera que tanto en proyectos de investigacin como en
proyectos de consultora se utilice esta integracin de dos vas con la herramienta de Microsoft
mencionada para complementar a SIAP-fase I con las funcionalidades de planeacin y control de
cronograma de actividades y la definicin de ruta crtica, entre otras.


3.4. Sistemas nuevos identificados para el proyecto SIAP-fase I

Los sistemas nuevos brindarn funcionalidades que son requeridas para la gestin de proyectos
de investigacin y proyectos de la consultora que no son soportadas actualmente por los
mdulos adquiridos a PeopleSoft para el proyecto SIAP-fase I. Estos sistemas sern
desarrollados por el proyecto SIU o adquiridos a casas fabricantes de software si existen
soluciones compatibles con PeopleSoft. Adicionalmente, y en el caso de que las funcionalidades
no soportadas se puedan implantar utilizando otros mdulos de PeopleSoft ya adquiridos para el
Proyecto SAE, como por ejemplo PS-Portal, se procedera a realizar los ajustes necesarios en
ellos para evitar los desarrollos nuevos o la adquisicin de software. Cualquier decisin en este
sentido se tomar luego del estudio de viabilidad tcnica y econmica correspondiente.

A continuacin se presentan los sistemas necesarios para completar las funcionalidades del
proyecto SIAP-fase I:

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3.4.1. Sistema para el manejo de convocatorias y ofertas de investigacin y
consultora:

Ingreso y manejo de la informacin de requisitos y formatos generales de entidades
financiadoras y contratantes.

Ingreso y manejo de la informacin detallada de convocatorias de investigacin y ofertas
de consultora.

Publicacin a travs de la Web de la informacin de las convocatorias de investigacin y
ofertas de consultora vigentes registradas en el sistema. Control automtico de fechas de
vigencia. Publicacin de sus formatos de registro o aplicacin.

Manejo de tipos de convocatorias y tipos de oferta.

Ingreso y manejo de informacin sobre pertinencia de las convocatorias de investigacin
y ofertas de consultora registradas en el sistema.

Generacin de estadsticas de convocatorias y ofertas registradas en el sistema.

3.4.2. Sistema de evaluacin y calificacin de propuestas de investigacin y
propuestas de consultora:

Definicin de diferentes criterios de evaluacin, asignacin de peso del criterio y rango
de calificacin que admite.

Manejo de informacin de hoja de vida de pares evaluadores.

Ingreso y manejo de la informacin de evaluaciones realizadas por pares a las propuestas
de investigacin y propuestas de consultora registradas en el sistema SIAP-fase I.
Ingreso de las calificaciones por criterio de evaluacin dadas por los evaluadores y
cmputo de la calificacin final por propuesta.

Ingreso y manejo de comentarios y observaciones a propuestas de investigacin y
propuestas de consultora evaluadas.

Generacin de informes de evaluacin y calificacin por propuesta de investigacin o
propuesta de consultora.

Generacin de informe de ranking de propuestas de investigacin y propuestas de
consultora ordenado por calificacin final de propuesta y agrupado por convocatoria u
oferta.

Publicacin en Web de los resultados de calificacin obtenida por propuestas de
investigacin y propuestas de consultora.