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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

SETIEMBRE 2004

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

PRESIDENCIA DEL DIRECTORIO


I. : NOMBRE DEL AREA SIGLAS : SD II. : OBJETIVO
ASESOR LEGAL (MODIFICADO CARGO SD 185 -060706)

Proporcionar los servicios de apoyo y asistencia para la correcta realizacin de las sesiones del Directorio, preparando la documentacin requerida, organizando y resguardando los archivos de documentacin del Directorio, asimismo proporcionar apoyo legal a la administracin de la Empresa.

III. FUNCIONES :
A. CORRESPONDIENTES AL CARGO DE SECRETARIO DEL DIRECTORIO 1. Organizar y coordinar las reuniones de la Junta General de Accionistas y las sesiones de Directorio, preparando en coordinacin con la Gerencia General la Agenda y Carpeta de Trabajo, as como la redaccin de las actas de las sesiones. Ordenar y controlar los archivos de documentacin propia del Directorio, incluyendo la custodia del Libro de Actas, acuerdos y toda la documentacin reservada del Directorio. Efectuar las transcripciones de los acuerdos del Directorio. Sistematizar la difusin, el seguimiento y cumplimiento de los acuerdos y pedidos del Directorio. Consolidar los informes presentados y elevarlos al Directorio. Dar apoyo para las coordinaciones y actividades necesarias para la realizacin de las reuniones de Directorio. Realizar otras funciones o actividades que le sean asignadas.

2. 3. 4. 5. 6. 7. B.

CORRESPONDIENTES AL CARGO DE ASESOR LEGAL 1. 2. Realizar el asesoramiento legal y emitir los informes legales que solicite la Gerencia General y las diferentes reas de la empresa. Informar a la Alta Direccin de los dispositivos legales que se relacionan con el objeto social de la empresa y analizarlos a fin de que sirvan de herramienta de Gestin en las decisiones que se adopten. Emitir opinin sobre los proyectos de normas legales que sobre el accionar de la empresa solicite la Alta Direccin. Redactar los contratos que de acuerdo a sus funciones debe celebrar la empresa y revisar aquellos contratos en los que ADINELSA sea contraparte.

3. 4.

IV. RELACIONES

Dependencia Lineal Funciones de Coordinacin

: :

Directorio Todas las reas de de la Empresa

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PRESIDENCIA DEL DIRECTORIO

I.

: NOMBRE DEL AREA

RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

SIGLAS II. OBJETIVO

: OCI

Ejercer las tareas de control posterior, reportar al Directorio y encargarse de la funcin de Auditora en la Empresa para salvaguardar el uso racional de los recursos de la Empresa promoviendo la eficiencia de las operaciones y efectuando la evaluacin y control del uso correcto de los mismos, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, informando a los Organismos de Control correspondientes.

III. FUNCIONES

1. Formular el Plan Anual de Auditora Gubernamental que comprende exmenes especiales, auditoras con enfoque integral y auditoras de gestin u otras acciones de control en las diversas actividades que realiza la Empresa, para su aprobacin por el titular y posterior elevacin a la Contralora General. 2. Ejecutar y evaluar el Plan Anual de Auditora Gubernamental y seguimientos de medidas correctivas. 3. Planear, organizar, coordinar, ejecutar y/o supervisar acciones de control no programadas que disponga el Directorio y el Presidente del Directorio. 4. Planear, coordinar y supervisar la realizacin de exmenes especiales y/o acciones de control con el fin de examinar y evaluar el funcionamiento, en cuanto al cumplimiento de las normas, procedimientos y disposiciones legales; eficiencia, eficacia y economa de los sistemas de personal, tesorera, planificacin, presupuesto, contabilidad y abastecimiento, as como, de las actividades de comercializacin, produccin, transmisin, distribucin y comercializacin de energa elctrica, estudios y obras ejecutados por la Empresa. 5. Efectuar las acciones de control no programadas y solicitadas por la Contralora General, as como proporcionar toda la informacin requerida por dicho rgano Superior de Control. 6. Asesorar a la Empresa en asuntos relacionados con el Sistema Nacional de Control y Gestin. 7. Promover la capacitacin del personal del rgano de Control Institucional. 8. Mantener permanente coordinacin con la Contralora General, Inspectora General del Sector y rganos de Control Institucionales afines, en asuntos relacionados al control.

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III. RELACIONES

Funciones de Coordinacin : Dependencia Lineal : Dependencia Funcional :

Todas las reas de la Empresa Directorio Contralora General de la Repblica Inspectora General del MEM FONAFE

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GERENCIA GENERAL
I. NOMBRE DEL PUESTO : GERENTE GENERAL

II. LINEA DE AUTORIDAD : Superior : Inferior : Directorio Todo el personal de la empresa

III. FUNCIONES GENERALES: Implementar las Polticas y Directivas establecidas por el Directorio. Dirige, controla y coordina la accin de los rganos ejecutivos y operativos de la empresa, respondiendo ante el Directorio sobre su marcha. Supervisar la prestacin del Servicio Pblico de Electricidad por parte de las Empresas Concesionarias y las Municipalidades. Administrar los recursos humanos, financieros y materiales asignados a la empresa. IV. FUNCIONES ESPECFICAS: 1. Cumplir y hacer cumplir las Directivas, Resoluciones y Acuerdos de la Junta General, del Directorio y de los Comits formados por este. 2. Organizar todos los servicios de la sociedad, de acuerdo con la estructura aprobada por el Directorio, ejecutar la Poltica interna y los procedimientos y programas operativos. 3. Supervisar y controlar el desarrollo de las actividades operativas y administrativas de la sociedad, directamente o mediante otros gerentes de reas o ejecutivos de similar jerarqua. 4. Proponer al Directorio el Manual de Organizacin y Funciones y el Cuadro de Asignacin de Personal, as como la escala de sus remuneraciones. 5. Proponer al Directorio el proyecto de Presupuesto del ejercicio y el Plan Operativo correspondiente. 6. Organizar Comits para el examen y aprobacin de las actividades y operaciones de la sociedad, dentro de los lmites fijados por el Directorio. 7. Someter a consideracin del Directorio los Estados Financieros, el Balance General, el Estado de Ganancias y Prdidas, el proyecto de Memoria Anual y la propuesta de aplicacin de Utilidades, en caso de haberlas. 8. Velar por el cumplimiento de las obligaciones legales, el pago oportuno de los tributos y el mantenimiento al da de los registros e informacin contable y financiera de la sociedad. 9. Poner en conocimiento del Directorio los asuntos de su competencia, cuidando que las propuestas estn acompaadas de los informes y dictmenes de los ejecutivos, supervisores, tcnicos y/o asesores a quienes corresponda emitirlos.

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 10. Aprobar la realizacin de los gastos de administracin que requiere el funcionamiento de la Sociedad hasta el monto que seale el Directorio. 11. Cuidar que los activos de la Sociedad se encuentren debidamente salvaguardados. 12. Abrir y cerrar cuentas corrientes, bancarias y mercantiles, en cualquier banco y/o entidad mercantil del pas y/o del extranjero, mediante poder especial que le otorgue el Directorio y girar contra las mismas, firmando con otro funcionario autorizado. 13. Endosar cheques bancarios, girar, aceptar, endosar y descontar documentos de crdito y otros documentos bancarios mediante firma conjunta con otro funcionario autorizado. 14. Cobrar y depositar libramientos en cuentas bancarias de la sociedad. 15. Celebrar contratos a travs de los cuales se entregue en administracin, cesin, concesin o uso, los bienes e infraestructura de propiedad de la sociedad. 16. Celebrar contratos de Venta de los Bienes e Infraestructura que sean de su propiedad, y que se encuentren bajo administracin, cesin, concesin o uso. 17. Celebrar todos los contratos con terceros que se requiera para el funcionamiento de la sociedad. 18. Aprobar los expedientes tcnicos y/o las especificaciones tcnicas que forman parte de las bases de las licitaciones y concursos. 19. Autorizar la adquisicin de bienes, contrataciones de obras y prestaciones de servicios, con sujecin a las facultades que le otorgue el Directorio. 20. Nombrar, promover, remover, suspender, destacar, conceder licencia y despedir a los trabajadores de la sociedad que no tengan rango de Gerentes, respetando las normas legales vigentes. 21. Gestionar las servidumbres, concesiones y/o autorizaciones que se requiera para el cumplimiento de su objeto social. 22. Aprobar el inicio de procesos judiciales, administrativos y las transacciones y/o conciliaciones u otros medios alternativos de solucin de conflictos, de acuerdo a los poderes que le otorgue el Directorio. 23. Realizar las dems funciones que le encomiende el Directorio y las que les corresponda segn lo dispuesto por la Ley General de Sociedades. V. LINEA DE RESPONSABILIDAD: 1. Es responsable de ejecutar las disposiciones del Directorio e informarle sobre la marcha de la empresa. 2. Responsable de dirigir y supervisar una eficiente administracin de los recursos financieros, econmicos, logsticos y humanos de la empresa. 3. Cumplir con las funciones asignadas en el presente Manual de Organizacin y Funciones. 4. Supervisar y gestionar el cumplimiento con las metas y objetivos propuestos en el Plan Operativos de la empresa. VI. LINEA DE COORDINACION: Interna:
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Directorio Con todos los Gerentes y Departamentos de la empresa. Con el rgano de Control Interno.

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Con funcionarios del Fondo Nacional d Financiamiento de la Actividad Empresarial del Estado - FONAFE Representantes de Empresas Pblicas Representantes de Empresas Privadas

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GERENCIA GENERAL
I. NOMBRE DEL PUESTO : SECRETARIA GERENCIA GENERAL

II. LINEA DE AUTORIDAD : Superior : Inferior :


8

Gerente General

III. FUNCIONES GENERALES: Apoyo Secretarial al Gerente General, en las gestiones administrativas y trmites documentarios como recepcin, distribucin y archivo de documentos en general, mediante el uso adecuado de herramientas informticas.

IV. FUNCIONES ESPECFICAS: 1. Prestar apoyo secretarial a su Jefe inmediato para el cumplimiento de sus funciones. 2. Programar y mantener al da la agenda del Gerente General 3. Coordinar la atencin a los funcionarios de la Empresa y entidades del Sector y clientes en general. 4. Recibir, registrar, revisar, clasificar, procesar, distribuir y archivar los documentos que ingresan o egresan de la Gerencia. 5. Redactar documentos para comunicacin interna y externa indicaciones u orientaciones recibidas por su Jefe inmediato. 6. Tomar dictado mecanogrfico y/o digitar documentos en general. 7. Coordinar las actuaciones protocolares de su Jefe inmediato. 8. Recibir y efectuar llamadas telefnicas, concertando citas o reuniones de trabajo a su Jefe inmediato. 9. Administrar los sistemas de comunicaciones va postales, telefnicas, facsmile o similares y servicios de mensajera. 10. Solicitar, mantener y distribuir los tiles de oficina, de acuerdo a las necesidades del rea. 11. Atender visitas, absolver consultas, recibir y proveer informacin, segn indicacin y autorizacin de su Jefe inmediato. 12. Efectuar el seguimiento y control del trmite documentario a fin de detectar anomalas y realizar las medidas correctivas necesarias. 13. Organizar, administrar y mantener actualizado el archivo, clasificar y codificar la documentacin de diferente ndole, cuidando que la informacin se encuentre debidamente mecanizada. 14. Mantener contacto con otras Gerencias u oficinas de la Empresa, para suministrar y obtener informacin. 15. Velar por el buen estado del mobiliario y equipo de oficina, as como del orden y limpieza de los mismos. 16. Administrar los fondos de caja chica, asignados a la Gerencia, en forma eficiente de acuerdo a las polticas y normas de la Empresa. de la Empresa, segn

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 17. Cumplir con las normas y procedimientos establecidos por la Empresa, las disposiciones Internas y el Reglamento Interno de Trabajo. 18. Realizar otras funciones que le asigne el Jefe inmediato y aqullas que por iniciativa propia, conlleven a mejorar la eficiencia de la Empresa. 19. Recepcin y despacho de los documentos va Sistema Trmite Documentario 20. Preparar Carpeta al Directorio y llevar el archivo y control Secretara de Directorio V. LINEA DE RESPONSABILIDAD: Asistir en forma integral a su Jefe inmediato en el cumplimiento de sus funciones, velando por la eficiencia, confidencialidad y oportunidad de la entrega y recepcin de la documentacin del rea. la documentacin de la

VI. LINEA DE COORDINACION: Interna:


8 8 8

Secretarias Departamentos. Personal de todas las rea de ADINELSA

Externa:
8 8 8 8

Representantes de Empresas Pblicas Representantes de Empresas Privadas Oficina de Trmite ELECTROPERU S.A. Oficina de Trmite del Ministerio de Energa y Minas

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GERENCIA TECNICA

I.

NOMBRE DEL PUESTO :

GERENTE TECNICO

II. LINEA DE AUTORIDAD : Superior :


8

Gerente General

III. FUNCIONES GENERALES : 1. Planificar, organizar, ejecutar coordinar y controlar las actividades de los recursos humanos, logsticos, y financieros asignados a la Gerencia Tcnica, que permitan mejorar la eficiencia y eficacia, de conformidad a las polticas y normas fijadas por la Gerencia General. 2. Inspeccin de obras en ejecucin financiadas por ADINELSA u otras entidades del Estado, dando a conocer las observaciones tcnicas de acuerdo a la normatividad del Sector Elctrico. 3. Recepcin de las instalaciones elctricas ejecutadas por la DEP/MEM u otras entidades del Estado, suscribiendo el Acta de Recepcin Provisional, Acta de Conformidad de Operacin Experimental para inicio de la operacin comercial y Acta Definitiva respectivamente. 4. Proveerse de toda la documentacin tcnica de los proyectos: Planos, esquemas, liquidaciones, inventarios valorizados, manuales tcnicos, etc. para su uso y archivo correspondiente. 5. Efectuar la entrega fsica de las instalaciones a los Concesionarios Pblicos o Privados, a travs de Contratos de Administracin para su Operacin y Mantenimiento. 6. Efectuar el inventario de las instalaciones elctricas recibidas y comunicar a la Gerencia de Administracin y Finanzas para el registro y control patrimonial. 7. Supervisin de la Operacin y Mantenimiento de las instalaciones de propiedad de ADINELSA, a cargo de Concesionarios Pblicos o Privados, segn contratos de administracin. 8. Elaboracin de los Estudios de Ingeniera para la operacin eficaz y eficiente de los sistemas elctricos de propiedad de ADINELSA y su posterior implementacin. 9. Efectuar el reforzamiento de las instalaciones elctricas de propiedad de ADINELSA para atender nuevos suministros elctricos o aumentos de potencia solicitados por terceros. 10. Supervisin de los trabajos de reforzamientos, ejecutados por terceros y su aprobacin para ser incorporados a los sistemas elctricos de propiedad de ADINELSA. 11. Levantamientos de las observaciones tcnicas para el cumplimiento de las Normas del Sub Sector Elctrico.

IV. FUNCIONES ESPECIFICAS : 1. Participar en la Planificacin General de la Empresa, y disponer acciones de desarrollo, en concordancia a las metas y objetivos de la Alta Direccin. 2. Efectuar la recepcin de las Instalaciones Elctricas de Alta, Media y Baja Tensin construida por la Direccin Ejecutiva de Proyectos del MEM u otra entidad del Estado, suscribiendo las Actas e Inventarios respectivos.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 3. Efectuar la entrega de las instalaciones en sitio a las empresas concesionarias publicas o privadas, suscribiendo las Actas de Entrega/Recepcin e inventarios correspondientes. 4. Participar, en forma selectiva, en las pruebas de recepcin de las obras ejecutadas por la Direccin Ejecutiva de Proyectos u otras entidades del Estado. 5. Formular polticas, normas y directivas para las actividades tcnicas de la empresa, verificando su aplicacin y mantenindolas actualizadas de acuerdo con el entorno empresarial, as como formular al Ministerio de Energa y Minas sugerencias a las normas tcnicas para la adecuada realizacin de los estudios y proyectos. 6. Supervisar y controlar los proyectos que se ejecutan con financiamiento de ADINELSA, garantizando su buena ejecucin y optimizando el costo de la obra. 7. Supervisar el estado operativo de las centrales hidroelctricas y PSE asociados, que permitan la atencin del servicio elctrico eficiente a los beneficiarios. 8. Supervisar la administracin de los contratos de reforzamiento de instalaciones, hasta su respectiva liquidacin. 9. Elaborar y/o coordinar la ejecucin de los Estudios de Ingeniera para el reforzamiento de las instalaciones elctricas de propiedad de ADINELSA. 10. Preparar los trminos de referencia para la contratacin de Servicios y Estudios de la Gerencia Tcnica. 11. Llevar el control de Avance de Ejecucin del reforzamiento de las instalaciones de propiedad de ADINELSA, as como del estado situacional de la administracin de los contratos a su cargo. 12. Participar en los procesos de licitaciones y concursos, que se requieran para contratar la ejecucin de los reforzamientos de las instalaciones. 13. Administrar y supervisar el cumplimiento de los contratos celebrados para la realizacin de los reforzamientos de las instalaciones de propiedad de ADINELSA. 14. Compatibilizar, integrar y adecuar los estudios de reforzamiento elaborados por terceros, de acuerdo a los requerimientos de las normas tcnicas de la Direccin Ejecutiva de Proyectos del Ministerio de Energa y Minas. 15. Aprobar la liquidacin tcnica y contable de los contratos a cargo de la Gerencia Tcnica. 16. Desarrollar indicadores de gestin tcnica que permitan medir la eficiencia de la Gerencia Tcnica. 17. Llevar un control del movimiento de partes y equipos conformantes de los proyectos entregados en administracin. 18. Coordinar la entrega de los expedientes de liquidacin, expedientes tcnicos, catlogos de equipos y manuales de operacin y mantenimiento y verificar que los mismos se encuentren completos. Verificar selectivamente el clculo de la liquidacin de contratos y proyectos. 19. Supervisar y garantizar la adecuada operacin y mantenimiento de las instalaciones a cargo de las empresas concesionarias publicas y privadas. 20. Coordinar con la DEP/MEM sobre la transferencia de las de obras, verificando su situacin operativa considerando aspectos tcnicos. 21. Monitorear la evolucin del mercado atendido con los proyectos entregados en administracin, analizando, en coordinacin con la DEP/MEM, la posibilidad de mejorar el nivel de utilizacin de la infraestructura existente, para ser considerados el Plan de Electrificacin Rural. 22. Para el caso de obras financiadas por ADINELSA, promover la participacin del personal tcnico en las inspecciones y pruebas de recepcin de los equipos y materiales en el local de los fabricantes. 23. Proporcionar informacin tcnica oportuna a la Gerencia General, para asegurar una adecuada toma de decisiones.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 24. Formular y proponer a la Alta Direccin, las polticas de gestin de la Gerencia Tcnica, en concordancia a las normas y disposiciones legales actuales. 25. Formular, proponer e implementar normas y procedimientos para mejorar y racionalizar las actividades que se desarrollan en la Gerencia a su cargo. 26. Dirigir y supervisar la programacin, formulacin, ejecucin, control y evaluacin de los planes operativos y presupuestos de la Gerencia a su cargo, adoptando las medidas correctivas cuando estime necesario. 27. Presentar informes peridicos a la Gerencia General, relativos a la evaluacin de los planes operativos, presupuestos y gestin de la Gerencia a su cargo. 28. Coordinar con las instituciones normativas del Ministerio de Energa y Minas y Fiscalizadores, implementando, procedimientos para el cumplimiento de las normas tcnicas del sector. 29. Conducir, coordinar y supervisar la adecuada implementacin y levantamiento de observaciones, en el mbito de la Gerencia a su cargo, de acuerdo a las recomendaciones formuladas por los organismos de control interno o externo como resultado de la ejecucin de exmenes especiales a Auditoria. 30. Conducir, coordinar, ejecutar y supervisar el levantamiento de observaciones formuladas por el OSINERG, a travs de las empresas concesionarias publicas o privadas o en casos especiales en el mbito de la Gerencia a su cargo. 31. Revisar peridicamente la estructura organizativa de la Gerencia a su cargo y proponer las modificaciones que sean necesarias. 32. Evaluar los requerimientos de capacitacin de su personal y gestionar su participacin en cursos de actualizacin profesional y perfeccionamiento. 33. Organizar y mantener completo en condiciones ptimas, el archivo tcnico de la empresa, constituido por expedientes de liquidacin de contratos, liquidacin de proyecto, expedientes y planos como construidos, manuales, catlogos, actas de entrega y recepcin de obra, actas de levantamiento de observaciones, informes de supervisin y otros. 34. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, que le asigne la Gerencia General y aquellas que por iniciativa propia conlleven a mejorar la eficiencia de la Empresa.

V. LINEA DE RESPONSABILIDAD : 1. Responsable de dirigir y supervisar una eficiente administracin de los recursos financieros, econmicos, logsticos y humanos de la Gerencia a su cargo. 2. Responsable de asesorar a la Gerencia General en el cumplimiento de la normatividad interna y externa de las funciones tcnico-administrativo-financiero de la Gerencia a su cargo. 3. Cumplir con las funciones asignadas en el presente Manual de Organizacin y Funciones. 4. Cumplir las metas y objetivos propuestos en el Plan Operativo de la Gerencia a su cargo.

VI. LINEA DE COORDINACION : Interna:


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Con todas las Gerencias y Departamentos de la Empresa. Organismo de Control Interno.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

Externa:
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Funcionarios del Ministerio de Energa y Minas. Empresas Concesionarias publicas y privadas de electricidad. Funcionarios de las Instituciones Financieras. Contadura Pblica de la Nacin. Ministerio de Economa y Finanzas (FONAFE). Empresas Contratistas y Consultores. Empresas Regionales del Subsector Elctrico. OSINERG Otras que designe la Gerencia General

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

GERENCIA TECNICA

I.

NOMBRE DEL PUESTO :

SECRETARIA DE LA GERENCIA TECNICA

II. LINEA DE AUTORIDAD : Superior :


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Gerente Tcnico Gerente de Comercializacin y Sistemas Gerente de Administracin y Finanzas

III. FUNCIONES GENERALES : 1. Cumplir con todas las responsabilidades inherentes a las labores secretariales, utilizando adecuadamente las herramientas administrativas, informticas y de comunicacin, asistiendo al Gerente Tcnico y a los dems profesionales del rea. 2. Apoyo secretarial al Gerente de Comercializacin y Sistemas 3. Apoyo secretarial al Gerente de Administracin y Finanzas 4. Apoyo secretarial al Secretario del Directorio IV. FUNCIONES ESPECIFICAS: 1. Recibir, registrar, revisar, tramitar y archivar todos los documentos que ingresan o egresan de la Oficina. 2. Programar y mantener al da la agenda de reuniones, seminarios y otros. 3. Redactar documentos para comunicacin interna y externa de la Empresa. 4. Tomar dictado mecanogrfico y/o digitar documentos en general. 5. Atender visitas, absolver consultas, recibir y proveer informacin, segn indicacin y autorizacin correspondiente. 6. Hacer seguimiento, control y registro de los Pedidos Internos de la Oficina para servicios de diagnstico y mantenimiento de las obras de propiedad de la Empresa. 7. Tramitar las Autorizaciones y Liquidaciones de Viaje del personal de la Oficina. 8. Codificacin de la documentacin y expedientes tcnicos de la infraestructura elctrica de propiedad de la Empresa. 9. Ordenamiento, custodia y seleccin de los manuales, catlogos y documentacin tcnica del equipamiento que conforman las instalaciones. 10. Atender los requerimientos de informacin tcnica de los usuarios internos y externos, segn las normas y procedimientos de la Empresa, manteniendo las reservas del caso en documentos trascendentales. 11. Analizar, llenar y digitar la hoja de entrada de datos, (volmenes, tomos, ejemplares y otros del acervo documentario de la empresa ). 12. Realizar el inventario y etiquetado para actualizacin en la base de datos de documentos tcnicos, planos, libros y revistas existentes. 13. Efectuar coordinaciones y seguimiento de trmite sobre asuntos de logstica, servicios y otros con las reas de la empresa. 14. Realizar el control y la entrega de los documentos a las diferentes reas de la Empresa.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 15. Cumplir con las normas y procedimientos establecidos por la Empresa, las disposiciones internas y el Reglamento Interno de Trabajo. 16. Realizar otras funciones que le asigne el Jefe inmediato y aquellas que por iniciativa propia conlleven a mejorar la eficiencia de la Empresa. V. LINEA DE RESPONSABILIDAD: Asistir en forma integral a sus Jefe(s) inmediatos, en el cumplimiento de sus funciones, velando por la eficiencia, confidencialidad y oportunidad de la entrega y recepcin de la documentacin del rea. VI. LINEA DE COORDINACION : Interna:
8

Personal de todos Departamentos

Externa:
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Ministerio de Energa y Minas. Empresas Concesionarias de Electricidad. Entidades Pblicas y Privadas. Otras que designe la Gerencia Tcnica.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

GERENCIA TECNICA
I. DEPARTAMENTO : TRANSFERENCIAS DE INSTALACIONES

II.

NOMBRE DEL PUESTO :

SUPERVISOR TECNICO I y II (PEQUEOS SISTEMAS ELECTRICOS)

III. LINEA DE AUTORIDAD : Superior :


8

Gerencia Tcnica

IV. FUNCIONES GENERALES : Planificar, coordinar, organizar y supervisar las actividades previas a la recepcin provisional y definitiva de los Pequeos Sistemas Elctricos PSE(s), Subestaciones de Potencia, Lneas de Transmisin ejecutadas por la DEP/MEM y otras entidades estatales. Coordinar, organizar y recepcionar obras de electrificacin de baja tensin ejecutadas por FONCODES u otras entidades estatales, segn la normatividad vigente. Una vez concluidas las obras y hayan sido recepcionadas por ADINELSA, promover la suscripcin de contratos de operacin y mantenimiento con empresas publicas y privadas, segn se establece en el Art. 12 de la Ley 27774. Recopilar la informacin tcnica conforme a obra de las instalaciones elctricas en proceso de recepcin y/o transferencia de propiedad a ADINELSA. Planificar y supervisar las labores de inventarios fsicos de campo y gabinete de la instalaciones elctricas de propiedad de ADINELSA.

V. FUNCIONES ESPECIFICAS: 1. Recopilacin y revisin de la informacin tcnica y de saneamiento de las instalaciones de las obras que estn siendo ejecutadas por la DEP/MEM u otras entidades y que pertenecern a la infraestructura elctrica de propiedad de ADINELSA. Cuando las obras sean financiadas por ADINELSA, verificar el cumplimiento de los proyectos y las caractersticas tcnicas de los materiales equipos que sern instalados en los pequeos sistemas elctricos, sobre la base de los expedientes del contrato y normas tcnicas del sector elctrico. Asimismo, verificar el cumplimiento del plazo de ejecucin, adicionales, mayores metrados y deducciones de obra, as como asegurar la cobertura de las fianzas, plazos, montos, renovaciones, etc. En concordancia al Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Asimismo revisar las valorizaciones presentadas por el contratista y supervisor e informar sobre el cumplimiento de los compromisos contractuales y cautelar que los recursos sean utilizados adecuadamente, as como llevar un control de avance de las obras en ejecucin en todas sus etapas e informar a la Gerencia Tcnica el estado situacional de las mismas, asimismo revisar y aprobar las valorizaciones de obra del contratista y las valorizaciones de la supervisin para los pagos que correspondan. Inspeccionar las instalaciones que estn siendo ejecutadas por la DEP/MEM u otras entidades, informando a la Gerencia Tcnica de ADINELSA sobre el cumplimiento de

2.

3.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES los compromisos contractuales, sealando observaciones y remitirlas a las entidades responsables para ser subsanadas en cumplimiento con la legislacin vigente, normas elctricas y de seguridad. 4. Coordinar, programar y evaluar las instalaciones, en cuanto se conozca la terminacin de las mismas a cargo del ente ejecutor, suscribiendo de ser el caso el Acta de Observaciones, para el levantamiento de las mismas previo a la Recepcin Provisional de la obra. Coordinar, programar y participar en la verificacin del levantamiento de las observaciones y suscribir el Acta de Recepcin Provisional, as como autorizar el inicio de la operacin experimental por el periodo de 30 das calendarios. Recopilar la siguiente informacin tcnica impresa y en medios magnticos antes del inicio de la energizacin y operacin experimental de las instalaciones: i) Ficha tcnica y diagrama Unifilar, ii) Avance del expediente tcnico conforme a obra compuesto por la memoria descriptiva, planos, inventario fsico no valorizado, protocolo de pruebas, estudio de coordinacin de proteccin y padrn de usuarios. Supervisar el perodo de operacin experimental (30 d.c.) de las instalaciones, indicando las observaciones presentadas y coordinar el levantamiento de las mismas, por parte del rgano ejecutor responsable de las obras. Transcurrido el periodo de Operacin Experimental en forma satisfactoria, suscribir el Acta de conformidad para dar inicio a la operacin comercial de las instalaciones. Hacer el seguimiento para que despus de los 90 das del inicio de la operacin comercial, se cuente con la siguiente informacin complementaria impresa y en medios magnticos: i) Planos conforme a obra, ii)Catlogos de los materiales y equipos, iii) Manuales de los equipos para mantenimiento y operacin, iv) Lista de repuestos y herramientas, v) estudio de impacto ambiental, vi) Expediente de Servidumbre, vii) Certificado de Inexistencias de restos arqueolgicos, viii) Expediente de liquidacin del proyecto que contenga el inventario fsico valorizado de la obra, garanta de los equipos, etc.

5.

6.

7.

8. 9.

10. Ordenar y clasificar la informacin tcnica conforme a obra, a travs de la liquidacin del proyecto, con la finalidad de ser incorporados al archivo tcnico de ADINELSA. 11. Una vez concluidas las obras y hayan sido recepcionadas por ADINELSA, promover la suscripcin de contratos de operacin y mantenimiento con empresas publicas y privadas. 12. Mantener una constante comunicacin con el ente ejecutor y participar en las reuniones de trabajo que se programe. 13. Coordinar, programar y participar en la suscripcin del Acta de Recepcin Definitiva de las instalaciones, despus de haber transcurrido el ao de operacin de las instalaciones, asegurando el cumplimiento de los aspectos tcnicos y todos los requisitos establecidos en el contrato de obras. 14. Establecer el cronograma de actividades de las obras a ser inventariadas, considerando los datos histricos de rendimiento, de tal forma poder planificar las labores de inventarios fsicos de campo y gabinete de la instalaciones elctricas de propiedad de ADINELSA, organizando para tal fin los grupos de trabajos y sus recursos necesarios para el cumplimiento de la toma de los inventarios fsicos. 15. Establecer y proporcionar a los inventariadotes los formatos adecuados para la toma de inventarios fsicos de campo, as como el uso de programas automatizados que facilite el procesamiento de la informacin de campo y la creacin de una base de datos. 16. Supervisar las labores de toma de inventarios fsicos y adoptar medidas correctivas en caso de ser necesario. 17. Conciliar el inventario fsico de las instalaciones elctricas efectuado por ADINELSA, con el inventario fsico de bienes de activo fijo suministrado por la DEP/MEM y en el caso de existir diferencias, comunicar al ente ejecutor para los fines de lugar. 18. Coordinar con la oficina de control patrimonial de la Gerencia de Administracin y Finanzas, el resultado de los inventarios fsicos procesados en campo y su

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES incorporacin como bienes de activo fijo de propiedad de ADINELSA y su control patrimonial, as como la adquisicin e instalacin de las placas de sealizacin en los activos inventariados. 19. Formular y proponer la implementacin de las normas y procedimientos para mejorar y racionalizar las actividades que se desarrollen la Gerencia Tcnica. 20. Presentar informes peridicos a la Gerencia Tcnica, relacionados a las labores encomendadas. 21. Coordinar con las Instituciones normativas del Ministerio de Energa y Minas, implementando sus normas, procedimientos y normas tcnicas del sector. 22. Implementacin y levantamiento de observaciones en el mbito de la Gerencia Tcnica, de acuerdo a las recomendaciones formuladas por los organismos reguladores, fiscalizadores de control interno y externo. 23. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, que le designe la Gerencia Tcnica y aquellas que por iniciativa propia conlleven a mejorar la eficiencia de la empresa. VI. LINEA DE RESPONSABILIDAD: 1. Asesorar a la Gerencia Tcnica en los aspectos tcnicos para la Recepcin Provisional y Definitiva de la obras ejecutadas por la DEP/MEM y otros organismos del Estado. 2. Cumplir con las funciones asignadas en el presente Manual de Organizacin y Funciones.

VII. LINEA DE COORDINACION : Interna: 8 Con todos los Departamentos y/o Unidades de la Empresa. Externa:
8 8 8 8 8 8

Funcionarios del Ministerio de Energa y Minas Funcionarios de las Instituciones Financieras. Funcionarios de las empresas concesionarias pblicas y privadas. Empresas Contratistas y Consultores. OSINERG Otras que designe la Gerencia Tcnica.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

GERENCIA TECNICA
I. DEPARTAMENTO : TRANSFERENCIAS DE INSTALACIONES

II.

NOMBRE DEL PUESTO :

SUPERVISOR TECNICO III (CENTRALES HIDROELECTRICAS)

III. LINEA DE AUTORIDAD : Superior :


8

Gerencia Tcnica

IV. FUNCIONES GENERALES : Planificar, coordinar, organizar y supervisar las actividades previas a la recepcin provisional y definitiva de las Centrales Hidroelctricas ejecutadas por la DEP/MEM y otras entidades estatales. Una vez concluidas las obras y hayan sido recepcionadas por ADINELSA, promover la suscripcin de contratos de operacin y mantenimiento con empresas pblicas y privadas, segn se establece en el Art. 12 de la Ley 27774. Recopilar la informacin tcnica conforme a obra de las instalaciones elctricas en proceso de recepcin y/o transferencia de propiedad a ADINELSA. Planificar y supervisar las labores de inventarios fsicos de campo y gabinete de la instalaciones elctricas de propiedad de ADINELSA.

V. FUNCIONES ESPECIFICAS: 1. Recopilacin y revisin de la informacin tcnica de las centrales hidroelctricas proporcionada por el ente ejecutor y que pertenecern a la infraestructura elctrica de propiedad de ADINELSA. Inspeccionar las centrales de generacin hidroelctrica que estn siendo ejecutadas por la DEP/MEM u otras entidades, informando a la Gerencia Tcnica de ADINELSA sobre el cumplimiento de los compromisos contractuales, sealando observaciones de las instalaciones electromecnicas y civiles para ser levantadas antes de la recepcin provisional. Coordinar, programar y participar en la verificacin del levantamiento de las observaciones y suscribir el Acta de Recepcin Provisional, as como autorizar el inicio de la operacin experimental por el periodo de 30 das calendarios, cuando exista cargas elctricas que permitan la regulacin de los distintos estados carga de las unidades. Recopilar la siguiente informacin tcnica impresa y en medios magnticos antes del inicio de la energizacion y operacin experimental de las instalaciones: i) Ficha tcnica y diagrama Unifilar, ii) Expediente tcnico conforme a obra compuesto por la memoria descriptiva, planos y esquemas elctricos, iii) Inventario fsico, iv) Protocolo de pruebas, v) Estudio de coordinacin de proteccin vi)Catlogos de los materiales y equipos, vii) Manuales de los equipos para mantenimiento y operacin, viii) Lista de repuestos y herramientas y Software de los equipos de proteccin, control, sealizacin y medicin.

2.

3.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 5. Supervisar el perodo de operacin experimental (30 d.c.) de las instalaciones, indicando las observaciones presentadas y coordinar el levantamiento de las mismas, por parte del rgano ejecutor responsable de las obras. Participar en la capacitacin del personal tcnico del operador e informar de los resultados. Transcurrido el periodo de Operacin Experimental en forma satisfactoria, suscribir el Acta de conformidad para dar inicio a la operacin comercial de las instalaciones. Hacer el seguimiento para que despus de los 90 das del inicio de la operacin comercial, se cuente con el Expediente de liquidacin del proyecto que contenga el inventario fsico valorizado de la obra, garanta de los equipos, etc. Ordenar y clasificar la informacin tcnica conforme a obra, a travs de la liquidacin del proyecto, con la finalidad de ser incorporados al archivo tcnico de ADINELSA.

6. 7. 8.

9.

10. Una vez concluidas las obras y hayan sido Recepcionadas por ADINELSA, promover la suscripcin de contratos de operacin y mantenimiento con empresas pblicas y privadas. 11. Mantener una constante comunicacin con el ente ejecutor y participar en las reuniones de trabajo que se programe. 12. Coordinar, programar y participar en la suscripcin del Acta de Recepcin Definitiva de las instalaciones, despus de haber transcurrido el ao de operacin de las instalaciones, asegurando el cumplimiento de los aspectos tcnicos y todos los requisitos establecidos en el contrato de obras. 13. Establecer el cronograma de actividades de las obras a ser inventariadas, considerando los datos histricos de rendimiento, de tal forma poder planificar las labores de inventarios fsicos de campo y gabinete de la instalaciones elctricas de propiedad de ADINELSA, organizando para tal fin los grupos de trabajos y sus recursos necesarios para el cumplimiento de la toma de los inventarios fsicos. 14. Establecer y proporcionar a los inventariadotes los formatos adecuados para la toma de inventarios fsicos de campo, as como el uso de programas automatizados que facilite el procesamiento de la informacin de campo y la creacin de una base de datos. 15. Supervisar las labores de toma de inventarios fsicos y adoptar medidas correctivas en caso de ser necesario. 16. Conciliar el inventario fsico de las instalaciones elctricas efectuado por ADINELSA, con el inventario fsico de bienes de activo fijo suministrado por la DEP/MEM y en el caso de existir diferencias, comunicar al ente ejecutor para los fines de lugar. 17. Coordinar con la oficina de control patrimonial de la Gerencia de Administracin y Finanzas, el resultado de los inventarios fsicos procesados en campo y su incorporacin como bienes de activo fijo de propiedad de ADINELSA y su control patrimonial, as como la adquisicin e instalacin de las placas de sealizacin en los activos inventariados. 18. Formular y proponer la implementacin de las normas y procedimientos para mejorar y racionalizar las actividades que se desarrollen la Gerencia Tcnica. 19. Presentar informes peridicos a la Gerencia Tcnica, relacionados a las labores encomendadas. 20. Coordinar con las Instituciones normativas del Ministerio de Energa y Minas, implementando sus normas, procedimientos y normas tcnicas del sector. 21. Implementacin y levantamiento de observaciones en el mbito de la Gerencia Tcnica, de acuerdo a las recomendaciones formuladas por los organismos reguladores, fiscalizadores de control interno y externo. 22. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, que le designe la Gerencia Tcnica y aquellas que por iniciativa propia conlleven a mejorar la eficiencia de la empresa.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES VI. LINEA DE RESPONSABILIDAD: 1. Asesorar a la Gerencia Tcnica en los aspectos tcnicos para la Recepcin Provisional y Definitiva de la obras ejecutadas por la DEP/MEM y otros organismos del Estado. 2. Cumplir con las funciones asignadas en el presente Manual de Organizacin y Funciones.

VII. LINEA DE COORDINACION : Interna: 8 Con todos los Departamentos y/o Unidades de la Empresa. Externa:
8 8 8 8 8 8

Funcionarios del Ministerio de Energa y Minas Funcionarios de las Instituciones Financieras. Funcionarios de las empresas concesionarias pblicas y privadas. Empresas Contratistas y Consultores. OSINERG Otras que designe la Gerencia Tcnica.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

GERENCIA TECNICA
I. II. DEPARTAMENTO : NOMBRE DEL PUESTO : CONTROL DE MANTENIMIENTO Y OPERACION SUPERVISOR TECNICO I
(INSTALACIONES ELECTROMECANICAS Y CIVILES DE LAS CENTRALES HIDROELECTRICAS)

III. LINEA DE AUTORIDAD : Superior :


8

Gerencia Tcnica

IV. FUNCIONES GENERALES : Planificar, coordinar y supervisar con las empresas encargadas de la administracin de las instalaciones de propiedad de ADINELSA, los programas de mantenimiento preventivo de las centrales hidroelctricas en sus partes electromecnicas y/o civiles, informando de los resultados a la Gerencia Tcnica. En caso de mantenimientos correctivos no programados de las centrales hidroelctricas en sus partes electromecnicas y/o civiles, coordinar y evaluar con las empresas administradoras los aspectos tcnico econmicos y recomendar la atencin ms conveniente.

IV. FUNCIONES ESPECIFICAS: 1. Recopilacin de la informacin tcnica de las centrales hidroelctricas en sus partes electromecnicas y/o civiles de propiedad de ADINELSA, as como ordenar y clasificar los documentos tcnicos para ser incorporados al archivo tcnico de ADINELSA. Coordinar y establecer los programas anuales de mantenimiento preventivo de las centrales hidroelctricas en sus partes electromecnicas y/o civiles, con las empresas encargadas de la administracin de las instalaciones de propiedad de ADINELSA. Supervisar la ejecucin de los programas de mantenimiento preventivo de las empresas concesionarias, informado de los resultados a la Gerencia Tcnica. Establecer los formatos de informacin operativo que debern reportar peridicamente la empresa administradora para fines del control, evaluacin, aplicacin y estadsticas. En coordinacin con la empresa administradora, verificar peridicamente sobre la calidad del servicio elctrico de las instalaciones y recomendar las medidas a adoptase para atender el servicio segn las normas vigentes. Inspeccionar peridicamente las instalaciones, informando a la Gerencia Tcnica de ADINELSA sobre el cumplimiento de los compromisos contractuales, sealando observaciones para ser subsanadas, as como el cumplimiento con la legislacin vigente, normas elctricas y de seguridad. Elaborar el expediente tcnico para la contratacin de servicios de mantenimientos correctivos de las centrales hidroelctricas en sus partes electromecnicas y/o civiles, en coordinacin con la empresa administradora, segn se establece en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento. Coordinar con las empresas administradoras para mantener actualizada la siguiente informacin tcnica de las centrales hidroelctricas parte electromecnica: i) Ficha tcnica y diagrama Unifilar, ii) Expediente tcnico y estudio de coordinacin de proteccin actualizado, iii) Planos conforme a obra e inventario fsico iii) Catlogos de los equipos de maniobra, control, proteccin y medicin y sus software correspondiente, ii) Manuales de los equipos para mantenimiento y operacin. 22

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 9. Coordinar con las empresas administradoras para mantener actualizada la informacin tcnica de las centrales hidroelctricas parte civil hidrulica.

10. Coordinar con las empresas administradoras a fin de asegurar la disponibilidad de repuestos, herramientas e implementos de seguridad del personal. 11. Coordinar, programar y participar en la suscripcin del Acta de Recepcin Definitiva de las centrales hidroelctricas en sus partes electromecnicas y/o civiles, despus de haber transcurrido el ao de operacin de las instalaciones, asegurando el cumplimiento de todos los requisitos establecidos. 12. Formular y proponer a la Gerencia Tcnica la implementacin de las normas y procedimientos para mejorar y racionalizar las actividades del mantenimiento preventivo y control operativo de la infraestructura civil hidrulica y electromecnica 13. Presentar informes peridicos a la Gerencia Tcnica, relacionados a las labores encomendadas. 14. Coordinar con las Instituciones normativas del Ministerio de Agricultura, para la aplicacin de sus normas y procedimientos tcnicos del sector, en lo relacionado al uso y autorizaciones de aguas. 15. En caso de requerirse, coordinar con los grupos organizados de regantes de la zona de influencia de las centrales hidroelctricas, a fin de hacer un mejor uso del agua para fines de generacin e informar a la Gerencia Tcnica de los resultados. 16. Coordinar con las Instituciones normativas del Ministerio de Energa y Minas, para la aplicacin de cdigo nacional de electricidad, implementando sus normas y procedimientos tcnicos del sector. 17. Implementacin y levantamiento de observaciones en el mbito de la Gerencia Tcnica, de acuerdo a las recomendaciones formuladas por los organismos reguladores, fiscalizadores de control interno y externo. 18. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, que le designe la Gerencia Tcnica y aquellas que por iniciativa propia conlleven a mejorar la eficiencia de la empresa. V. LINEA DE RESPONSABILIDAD: 1. Asesorar a la Gerencia Tcnica en los aspectos tcnico operativos, para un mejor control de los mantenimientos preventivos y correctivos de las instalaciones de propiedad de ADINELSA 2. Cumplir con las funciones asignadas en el presente Manual de Organizacin y Funciones. VI. LINEA DE COORDINACION : Interna: 8 Con todos los Departamentos y/o Unidades de la Empresa. Externa:
8 8 8 8 8

Funcionarios del Ministerio de Energa y Minas. Funcionarios de las empresas concesionarias pblicas y privadas encargadas de la administracin de las instalaciones de propiedad de ADINELSA. OSINERG. Municipalidades. Otras que designe la Gerencia Tcnica.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

GERENCIA TECNICA
I. DEPARTAMENTO : CONTROL DE MANTENIMIENTO Y OPERACIN

II.

NOMBRE DEL PUESTO :

SUPERVISOR TECNICO II (PEQUEOS SISTEMAS ELECTRICOS)

III. LINEA DE AUTORIDAD : Superior :


8

Gerencia Tcnica

IV. FUNCIONES GENERALES : Planificar, coordinar y supervisar con las empresas encargadas de la administracin de las instalaciones de propiedad de ADINELSA, los programas de mantenimiento preventivo de los pequeos sistemas elctricos, informando de los resultados a la Gerencia Tcnica. En caso de mantenimientos correctivos no programados, coordinar y evaluar con las empresas administradoras los aspectos tcnicos econmicos y recomendar la atencin mas conveniente.

IV. FUNCIONES ESPECIFICAS: 1. Recopilacin de la informacin tcnica de los pequeos sistemas elctricos de propiedad de ADINELSA, as como ordenar y clasificar los documentos tcnicos para ser incorporados al archivo tcnico de ADINELSA. Coordinar y establecer los programas anuales de mantenimiento preventivo de los pequeos sistemas elctricos, con las empresas encargadas de la administracin de las instalaciones de propiedad de ADINELSA. Supervisar la ejecucin de los programas de mantenimiento preventivo de las empresas concesionarias, informado de los resultados a la Gerencia Tcnica. Establecer los formatos de informacin operativa que debern reportar peridicamente la empresa administradora para fines del control, evaluacin, aplicacin y estadsticas. En coordinacin con la empresa administradora, verificar peridicamente sobre la calidad del servicio elctrico de las instalaciones y recomendar las medidas a adoptase para atender el servicio segn las normas vigentes. Inspeccionar peridicamente las instalaciones, informando a la Gerencia Tcnica de ADINELSA sobre el cumplimiento de los compromisos contractuales, sealando observaciones para ser subsanadas, as como el cumplimiento con la legislacin vigente, normas elctricas y de seguridad. Elaborar el expediente tcnico para la contratacin de servicios de mantenimientos correctivos de los pequeos sistemas elctricos en coordinacin con la empresa administradora, segn se establece en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento. Coordinar con las empresas administradoras para mantener actualizado la siguiente informacin tcnica de los pequeos sistemas elctricos: i) Ficha tcnica y diagrama Unifilar, ii) Expediente tcnico y estudio de coordinacin de proteccin actualizado, iii) Planos conforme a obra e inventario fsico iii) Catlogos de los equipos de maniobra,control, proteccin y medicin y sus software correspondiente, ii) Manuales de los equipos para mantenimiento y operacin.

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3. 4. 5.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 9. Coordinar con las empresas administradoras a fin de asegurar la disponibilidad de repuestos, herramientas e implementos de seguridad del personal.

10. Coordinar, programar y participar en la suscripcin del Acta de Recepcin Definitiva despus de haber transcurrido el ao de operacin de las instalaciones, asegurando el cumplimiento de todos los requisitos establecidos. 11. Formular y proponer la implementacin de las normas y procedimientos para mejorar y racionalizar las actividades de control operativo que se desarrolle en la Gerencia Tcnica. 12. Presentar informes peridicos a la Gerencia Tcnica, relacionados a las labores encomendadas. 13. Coordinar con las Instituciones normativas del Ministerio de Energa y Minas, para la aplicacin de cdigo nacional de electricidad, implementando sus normas y procedimientos tcnicos del sector. 14. Implementacin y levantamiento de observaciones en el mbito de la Gerencia Tcnica, de acuerdo a las recomendaciones formuladas por los organismos reguladores, fiscalizadores de control interno y externo. 15. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, que le designe la Gerencia Tcnica y aquellas que por iniciativa propia conlleven a mejorar la eficiencia de la empresa. V. LINEA DE RESPONSABILIDAD: 1. Asesorar a la Gerencia Tcnica en los aspectos tcnicos operativos, para un mejor control de los mantenimientos preventivos y correctivos de las instalaciones de propiedad de ADINELSA. 2. Cumplir con las funciones asignadas en el presente Manual de Organizacin y Funciones. VI. LINEA DE COORDINACION : Interna: 8 Con todos los Departamentos y/o Unidades de la Empresa. Externa:
8 8 8 8 8

Funcionarios del Ministerio de Energa y Minas. Funcionarios de las empresas concesionarias publicas y privadas encargadas de la administracin de las instalaciones de propiedad de ADINELSA. OSINERG. Municipalidades. Otras que designe la Gerencia Tcnica.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

GERENCIA TECNICA
I. DEPARTAMENTO : REFORZAMIENTO DE INSTALACIONES

II.

NOMBRE DEL PUESTO :

SUPERVISOR TECNICO I (INSTALACIONES DE TERCEROS)

III. LINEA DE AUTORIDAD : Superior :


8

Gerencia Tcnica

IV. FUNCIONES GENERALES : Evaluar las solicitudes de nuevas ampliaciones elctricas dentro de las redes elctricas de propiedad de ADINELSA y orientar su ejecucin a travs de la DEP/MEM u otros organismos. Promover convenios para la supervisin de las instalaciones de ampliacin que ejecuten terceros, dentro de las redes de propiedad de ADINELSA, asegurando la correcta ejecucin segn normas tcnicas vigentes. Coordinar el levantamiento de observaciones que formulen las empresas concesionarias, antes de su entrega para la administracin.

V. FUNCIONES ESPECIFICAS: 1. 2. Evaluar las solicitudes de nuevas ampliaciones elctricas dentro de las redes de propiedad de ADINELSA. Atender en coordinacin con las empresas concesionarias, los puntos de alimentacin de nuevas ampliaciones dentro de las redes de propiedad de ADINELSA, para la elaboracin de los proyectos de ampliacin y/o refuerzo de las instalaciones. Orientar la aprobacin de los proyectos a travs de la DEP/MEM o empresas administradoras de las instalaciones de propiedad de ADINELSA. Orientar la ejecucin de las obras de ampliacin a travs de la DEP/MEM, Municipios u otros organismos del Estado, as como coordinar con los entes ejecutores los programas de supervisin de las nuevas instalaciones. Participar en las pruebas de equipos y materiales elctricos previamente a la instalacin por terceros y que debern ser recepcionados por ADINELSA. Participar en las pruebas y puesta en servicio de las instalaciones ejecutadas por terceros y debern ser recepcionados por ADINELSA. Revisar el expediente tcnico conforme a obra de las instalaciones que sern entregadas a ADINELSA como aporte de capital de liquidacin o donaciones. Programar la adecuada operacin y mantenimiento de las instalaciones elctricas y supervisar su cumplimiento. Recopilar los documentos tcnicos de las instalaciones recepcionadas, ordenar y archivar convenientemente para el uso de las labores operativas.

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5. 6. 7. 8. 9.

10. Efectuar la entrega de las nuevas instalaciones a la empresa concesionaria pblica o privada que se encargar de la administracin.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 11. Formular y proponer la implementacin de las normas y procedimientos para mejorar y racionalizar las actividades de mantenimiento y de seguridad que desarrolle la Gerencia Tcnica. 12. Presentar informes peridicos a la Gerencia Tcnica, relacionados a las labores encomendadas. 13. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, que le designe la Gerencia Tcnica y aquellas que por iniciativa propia conlleven a mejorar la eficiencia de la empresa. VI. LINEA DE RESPONSABILIDAD: 1. Asesorar a la Gerencia Tcnica en los aspectos tcnicos, para lograr la confiabilidad de las nuevas instalaciones elctricas incorporadas al sistema elctrico de propiedad de ADINELSA 2. Cumplir con las funciones asignadas en el presente Manual de Organizacin y Funciones. VII. LINEA DE COORDINACION : Interna: 8 Con todos los Departamentos y/o Unidades de la Empresa. Externa: 8 Funcionarios del Ministerio de Energa y Minas. 8 Funcionarios de las empresas concesionarias pblicas y privadas encargadas de la administracin de las instalaciones de propiedad de ADINELSA. 8 Municipalidades 8 OSINERG. 8 Otras que designe la Gerencia Tcnica.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

GERENCIA TECNICA
I. DEPARTAMENTO : REFORZAMIENTO DE INSTALACIONES

II.

NOMBRE DEL PUESTO :

SUPERVISOR TECNICO II (CUMPLIMIENTO NORMAS TECNICAS)

III. LINEA DE AUTORIDAD : Superior :


8

Gerencia Tcnica

IV. FUNCIONES GENERALES : Coordinar con las empresas administradoras la entrega de la informacin tcnica solicitada por el Organismo Supervisor de la Inversin en Energa (OSINERG), de las instalaciones elctricas de propiedad de ADINELSA. Coordinar con las empresas administradoras y el OSINERG la formulacin de observaciones y la suscripcin del acta correspondiente. Programar con las empresas administradoras, el levantamiento de observaciones y supervisar los trabajos comunicando de los resultados al OSINERG.

V. FUNCIONES ESPECIFICAS: 1. Coordinar con las empresas administradoras la entrega de la informacin tcnica solicitada por el Organismo Supervisor de la Inversin en Energa (OSINERG), de las instalaciones elctricas de propiedad de ADINELSA. 2. Coordinar con las empresas administradoras y el OSINERG la formulacin de observaciones y la suscripcin del acta correspondiente. 3. Programar con las empresas administradoras el levantamiento de observaciones y supervisar los trabajos comunicando de los resultados al OSINERG. 4. Coordinar con las empresas administradoras la adquisicin de equipos y materiales para el levantamiento de observaciones, as como aprobar los presupuestos correspondientes. 5. Capacitar al personal operativo del conocimiento de las normas de seguridad e higiene ocupacional para el sector elctrico. 6. Supervisar el cumplimiento de las normas de seguridad en las empresas administradoras de instalaciones de propiedad de ADINELSA. 7. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, que le designe la Gerencia Tcnica y aquellas que por iniciativa propia conlleven a mejorar la eficiencia de la empresa. VI. LINEA DE RESPONSABILIDAD: 1. Asesorar a la Gerencia Tcnica en los aspectos de Normas Tcnicas de Seguridad del Sub Sector Elctrico.

2. Cumplir con las funciones asignadas en el presente Manual de Organizacin y Funciones.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

VII. LINEA DE COORDINACION : Interna: 8 Con todos los Departamentos y/o Unidades de la Empresa. Externa:
8 8 8 8 8

Funcionarios del Ministerio de Energa y Minas. Funcionarios de las empresas concesionarias pblicas y privadas encargadas de la administracin de las instalaciones de propiedad de ADINELSA. Municipalidades OSINERG. Otras que designe la Gerencia Tcnica.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

GERENCIA DE COMERCIALIZACION Y SISTEMAS

I.

NOMBRE DEL PUESTO :

GERENTE SISTEMAS

DE

COMERCIALIZACION

II. LINEA DE AUTORIDAD : Superior : Inferior :


8 8 8 8 8 8

Gerente General Supervisor Comercial I Supervisor Comercial II Supervisor de Concesiones Supervisor de Transferencias y Sistemas Supervisor de Energa No Convencional

III. FUNCIONES GENERALES: Desarrollar una eficiente gestin comercial mediante la ejecucin de estrategias adecuadas de normalizacin de los procesos, aplicacin de tarifas dispuestas por el OSINERG, supervisin y apoyo a las Unidades Empresariales, que permitan satisfacer las necesidades de nuestros clientes, la captacin de nuevos clientes como resultado de estrategias de marketing y conduzcan a lograr ptimos niveles de recaudacin y mnimas prdidas de energa. Efectuar la Gestin de Servidumbre, Concesiones Elctricas y actividades complementarias para obtener los derechos que permita desarrollar las actividades elctricas, lograr el saneamiento, transferencia y operacin de la infraestructura elctrica de ADINELSA, segn los dispositivos legales y en especial lo establecido en los Contratos de Administracin y la Ley de Concesiones Elctricas. Realizar actividades de promocin destinados a captar nuevos suministros y promover el uso de la energa elctrica. Realizar el control y mejoramiento de los procesos de la Empresa, la administracin del Sistema de Informacin Georeferenciado y los sistemas informticos de la Empresa. Realizar acciones para la promocin de usos productivos de la energa elctrica y dirigir, supervisar y monitorear proyectos pilotos para optimizar la gestin comercial en las zonas rurales.

IV. FUNCIONES ESPECIFICAS: 1. Participar en la Planificacin General de la Empresa, y disponer acciones de desarrollo, en concordancia con las metas y objetivos de la Alta Direccin. 2. Planificar y determinar sus objetivos y metas especficas concordantes con los establecidos en el Plan Estratgico Empresarial de ADINELSA en los aspectos de comercializacin orientados a cumplir los objetivos de la empresa.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 3. Programar y ejecutar el control y evaluacin integral de la gestin comercial a nivel empresa, estableciendo nuevos procesos y medidas correctivas para superar desviaciones negativas. 4. Difundir las disposiciones legales aplicables a la actividad comercial y elaborar normas directivas y procedimientos complementarios que optimicen la Gestin Comercial, garantizando su cumplimiento. 5. Establecer estrategias para mejorar las relaciones Empresa - Cliente, mediante la optimizacin de los mtodos y ambientes de atencin y complementarios con la continua capacitacin del personal de las reas comerciales. 6. Aplicar planes de trabajo de aplicacin efectiva orientados a satisfacer las nuevas necesidades de los clientes y para mejorar las ventas y niveles de recaudacin as como de los indicadores de gestin. 7. Administrar y supervisar los contratos y/o convenios de administracin con las empresas distribuidoras, municipalidades y/o comunidades. 8. Promover la captacin de nuevos clientes y la ampliacin de nuevas necesidades de los actuales clientes en funcin de la disponibilidad de potencia y energa. 9. Mantener una constante supervisin del mantenimiento y control de los sistemas de medicin de las empresas que operan la infraestructura elctrica de propiedad de ADINELSA acorde a la poltica tarifaria y de las exigencias de la norma tcnica de calidad del servicio elctrico. 10. Revisar los pliegos tarifarios que aplican las empresas distribuidoras que operan considerando los lineamientos de la Gerencia Adjunta de Regulacin de Tarifas de energa y la correcta aplicacin de las frmulas de reajuste tarifario vigentes. 11. Emitir los lineamientos y directivas acerca de las compensaciones a los clientes por racionamiento de energa, atencin de los expedientes de reclamaciones de los clientes al OSINERG, as como de la aplicacin de las multas y penalidades que resulten de las infracciones detectadas a los clientes. 12. Revisar y establecer los procedimientos a emplear en la dotacin de nuevos suministros, modificacin de las condiciones de los existentes. 13. Proponer las innovaciones pertinentes al Sistema de Informacin Comercial. 14. Programar las actividades de innovacin tecnolgica en la parte comercial, en especial la instalacin de Medidores Monofasicos de Energa Elctrica Pre pago, ejecucin del Plan de Sistemas (Software contable de gestin administrativa y tcnica). 15. Desarrollar programas de encuestas peridicas a los clientes, para medir el nivel de calidad del servicio, y en base a la informacin que se obtenga delinear alternativas de solucin a la problemtica comercial. 16. Revisar los procedimientos aplicables a la facturacin, cobranza y el control de calidad de los consumos de los clientes atendidos por infraestructura de propiedad de ADINELSA. 17. Consolidar y presentar informaciones tcnicas y/o econmicas al MEM y al OSINERG que son de su competencia en los plazos establecidos. 18. Administrar los bienes y recursos humanos a su cargo. 19. Supervisar los proceso de desarrollo, instalacin, pruebas y capacitacin del personal en nuevos sistemas de aplicaciones para la gestin tcnica, comercial, operativa y administrativa, en coordinacin directa con las reas involucradas. 20. Mantener archivos con informacin actualizada de nuevas aplicaciones tecnolgicas y de gestin empresarial. 21. Participar en las gestiones de Cooperacin Tcnica Internacional y Programas de Desarrollo y aplicacin, en funcin de los requerimientos del Plan Operativo de la empresa.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 22. Efectuar la gestin de las servidumbres y autorizaciones o concesiones para los proyectos que sean entregados en administracin. 23. Planificar y elaborar los Estudios de Impacto Ambiental y Evaluacin Arqueolgica, para los proyectos que sean necesarios, y realizar el respectivo trmite ante las entidades correspondientes. 24. Calcular el Valor Nuevo de Reemplazo (VNR) de los proyectos de ADINELSA, segn los criterios establecidos por el OSINERG, con el objeto de clculo tarifario y clculo del valor de venta de los proyectos, tal como se establece en los contratos de administracin. 25. Evaluar permanentemente la calificacin de sector tpico al que corresponde cada Obra con la finalidad de determinar si corresponde ejercer la opcin de compra por parte de las Empresas concesionarias. 26. Administrar el sistema de informtica de la Empresa, as como mantener en ptimo estado operativo los sistemas y equipos que lo conforman. 27. Disear, desarrollar, mantener el Sistema de Informacin Georeferenciado (GIS), que permita disponer de la informacin grfica actualizada, correspondiente a los proyectos de ADINELSA. Asimismo implementar aplicaciones para optimizar diversos procesos, haciendo uso del GIS. 28. Implementar los medios necesarios para la seguridad y proteccin de la informacin y programas del sistema de red. 29. Promover la capacitacin tcnica del personal de la Empresa en materia de informtica y sistemas, de acuerdo a las necesidades institucionales. 30. Identificar, definir y especificar las necesidades informticas de la Empresa. 31. Ejecutar las acciones necesarias para una adecuada administracin del correo electrnico y la comunicacin externa de datos. 32. Instruir al personal sobre el uso correcto de los equipos de cmputo adquiridos por la Empresa. 33. Supervisar y dar conformidad a la adquisicin de equipos de cmputo realizadas por la Empresa. 34. Cumplir con las normas y procedimientos establecidos por la Empresa, las disposiciones Internas y el Reglamento Interno de Trabajo. 35. Otras funciones que le asigne la Gerencia General.

V. LINEA DE RESPONSABILIDAD: 1. Participar en la Planificacin General de la Empresa, y disponer acciones de desarrollo, en concordancia a las metas y objetivos de la Alta Direccin. 2. Responsable de dirigir y supervisar una eficiente labor en la comercializacin de la Energa Elctrica. 3. Mantener la buena imagen de la Empresa, mediante acciones concretas y efectivas relacionadas con la comercializacin de la energa elctrica. 4. Responsable de supervisar los procesos de facturacin, correcta aplicacin de los pliegos tarifarios e implementacin de los controles de calidad respectivos. 5. Responsable de la Liquidacin Comercial con las entidades encargadas de administrar los proyectos de ADINELSA, segn lo establecido en los Contratos de Administracin suscritos con cada una de ellas. 6. Responsable de dirigir, supervisar y monitorear los proyectos pilotos para optimizar la gestin comercial en las zonas rurales.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 7. Mantener los niveles de morosidad y prdidas dentro de los ratios ptimos. 8. Captacin de nuevos suministros y trato oportuno y adecuado a los clientes. 9. Promover el uso de la energa elctrica para procesos productivos (industrial, comercial, en las zonas rurales. 10. Generar programas de optimizacin de procedimientos y racionalizacin de costos de comercializacin. 11. Responsable del saneamiento integral de los proyectos de la Empresa, que se encuentren pendientes de la gestin de servidumbre, concesin o autorizacin. 12. Responsable de la implementacin, mantenimiento Informacin Georeferenciado y administracin del Sistema de

13. Obtener y evaluar permanentemente la Calificacin del Sector Tpico para cada proyecto, as como su Valor Nuevo de Reemplazo. 14. Responsable de la administracin de los sistemas informticos de la Empresa y la optimizacin de los procesos para reducir ciclos y tiempos. 15. Administrar los recursos humanos y materiales asignados, garantizando su utilizacin, orientacin en las mejores condiciones de costo oportunidad y eficiencia 16. Cumplir con las funciones asignadas en el presente Manual de Organizacin y Funciones. 17. Cumplir las metas y objetivos propuestos en el Plan Operativo de la Oficina a su cargo.

VI. LINEA DE COORDINACION : Interna:


8

Con todas las Oficinas y Trabajadores de la Empresa.

Externa:
8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8

Funcionarios del Ministerio de Energa y Minas (DEP, DGAA, DGE) Funcionarios de la Gerencia Adjunta de Regulacin Tarifaria GART-OSINERG Organismo Supervisor de la Inversin en Energa (OSINERG) Ministerio de Economa y Finanzas (FONAFE) Empresas Contratistas y Consultores Empresas Regionales del Subsector Elctrico. Municipalidades Empresas Concesionarias del Sector Privado Instituto Nacional de Recursos Naturales INRENA Instituto Nacional de Cultura - INC. INDECOPI

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACION

I.

NOMBRE DEL PUESTO :

SUPERVISOR COMERCIAL I

II. LINEA DE AUTORIDAD : Superior : Inferior :


8

Gerente de Comercializacin y Sistemas

III. FUNCIONES GENERALES:

Supervisar la comercializacin y el servicio de energa elctrica, en forma oportuna y eficiente con las mejores condiciones de rentabilidad y calidad, y lograr la satisfaccin de las necesidades de los clientes, dentro del mbito de las obras administradas por las Empresas Concesionarias. Participar en las acciones de formulacin y evaluacin del Plan Estratgico y Plan Operativo referente a los aspectos comerciales, controlando la informacin estadstica e indicadores de gestin, para el proceso de toma de decisiones empresarial; as como, las tareas de anlisis econmicos financieros. Llevar el control de la aplicacin de los clculos tarifarios, por parte de las empresas Concesionarias, dentro de los sistemas elctricos encargados por ADINELSA, para su administracin y comercializacin. Lograr que los procesos de comercializacin se ejecuten con calidad y oportunidad en cumplimiento a lo establecido en las Normas vigentes. Efectuar la Liquidacin Comercial con las entidades encargadas de administrar los proyectos de ADINELSA (Empresas Concesionarias), en cumplimiento de lo establecido en los Contratos de Administracin suscritos con cada una de ellas. Llevar los registros de control de la facturacin y cobranza con las Empresas Concesionarias, en forma sistematizada y oportuna, remitiendo dicha informacin para su contabilizacin. Dar cumplimiento y llevar el control de los contratos de administracin con las Empresas Concesionarias, en cuanto se refiere a los aspectos comerciales.

34

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES IV. FUNCIONES ESPECIFICAS: 1. Cumplir y velar por el cumplimiento de las Normas y Procedimientos establecidos en la Ley de Concesiones Elctricas y su Reglamento, para la comercializacin de la energa elctrica. Efectuar las liquidaciones comerciales con las empresas y/o entidades encargadas de administrar la infraestructura elctrica de propiedad de ADINELSA, aplicando los criterios establecidos en los Contratos de Administracin, y el clculo adecuado de los Ingresos, Costos de Explotacin y las Alcuotas de Reposicin, para cada sistema elctrico (Generacin , Transmisin y Distribucin). Desarrollar indicadores de Gestin Comercial que permitan medir la eficiencia de la Empresa. Evaluar y proyectar los ingresos por venta de energa, gastos de explotacin y alcuotas de reposicin y otros conceptos ligados a los procesos comerciales a corto y mediano plazo. Implementacin y mantenimiento del sistema estadstico comercial, garantizando su calidad y oportunidad, que permita consolidar y formular los Informes de Gestin. Apoyar y evaluar peridicamente el cumplimiento de los planes y programas a travs de los indicadores de Gestin Comercial, sugiriendo las correcciones convenientes para el logro de los objetivos. Evaluar permanentemente los resultados de los Planes Operativos y los indicadores de los Informes de Gestin de la Empresa, en cuanto se refiere a los aspectos comerciales. Coordinar con las reas comerciales de las empresas concesionarias y Municipalidades, y controlar la determinacin y la correcta aplicacin de los pliegos tarifarios, en las obras administradas de ADINELSA. Supervisar y verificar la informacin remitida por las Empresas Concesionarias para, las liquidaciones comerciales, referente a los formatos D1, datos de produccin de las centrales de generacin y registros de energa y potencia en las barras de ingreso y retiro de las lneas de trasmisin, en las instalaciones administradas por las empresas concesionarias por encargo de ADINELSA.

2.

3. 4.

5. 6.

7.

8.

9.

10. Supervisar la calidad de datos ingresados al sistema de facturacin y la correcta aplicacin de las tarifas y parmetros de facturacin. 11. Supervisar los procesos de cobranza, controlando eficientemente los parmetros e ndices de gestin de recaudacin. 12. Proporcionar la informacin de los Ingresos de Cobranza y Facturacin a la Gerencia de Administracin y Finanzas, debidamente clasificadas, para su registro contable y pago de impuestos. 13. Efectuar la liquidacin por la transferencia de pagos de los medidores y acometidas domiciliarias, que fueron financiadas por la DEP/MEM u otras entidades del Estado, as como supervisar y verificar su utilizacin, ubicacin y funcionamiento. 14. Implementar, en forma sistematizada y actualizar permanentemente la informacin de perturbaciones e interrupciones de los sistemas de Generacin, Transmisin y Distribucin. 15. Cumplir y hacer cumplir, la Norma Tcnica de Calidad de los Servicios Elctricos, concordante a su etapa de aplicacin. 16. Cumplir y hacer cumplir el Reglamento de Seguridad e Higiene Ocupacional del Sub Sector de Electricidad en lo que corresponde a los aspectos comerciales. 17. Informar y verificar la transferencia del Fondo de Compensacin Social Elctrica (FOSE) en las obras administradas por la Empresa.

35

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES V. LINEA DE RESPONSABILIDAD: 1. Desarrollar y llevar el control de los indicadores de Gestin Comercial que permitan evaluar y controlar el avance las actividades de comercializacin consideradas en los planes y programas empresariales y preparar los reportes y recomendaciones correspondientes. 2. Supervisar los procesos de Facturacin y Cobranza, controlando eficientemente los parmetros de Facturacin, Tarifas e ndices de gestin de recaudacin. 3. Efectuar las liquidaciones comerciales con las entidades encargadas de administrar la infraestructura de los proyectos de la Empresa, aplicando las condiciones establecidas en los contratos de administracin. 4. Monitorear la Cobranza en todas las Empresas y efectuar los arqueos de las cuentas por cobrar con el rea de Contabilidad de la empresa. 5. Establecer y mantener actualizados los sistemas de informacin y estadstica de Comercializacin. 6. Llevar un control sistematizado y estadstico de los medidores y acometidas domiciliarias entregados a las empresas concesionarias, y programar la supervisin y verificacin, para su recupero y transferencia.

VI. LINEA DE COORDINACION : Interna:


8

Con todas las Oficinas y Trabajadores de la Empresa.

Externa:
8 8 8 8 8 8 8

Funcionarios del Ministerio de Energa y Minas (DEP, DGE) Funcionarios de la Gerencia Adjunta de Regulacin de Tarifas de Energa (GART) Organismo Supervisor de la Inversin en Energa (OSINERG) Empresas Contratistas y Consultores Municipalidades y/o Comunidades. Empresas Concesionarias del Sector Pblico y Privado. INDECOPI

36

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACION

I.

NOMBRE DEL PUESTO :

SUPERVISOR COMERCIAL II

II. LINEA DE AUTORIDAD : Superior : Inferior :


8

Gerente de Comercializacin y Sistemas

III. FUNCIONES GENERALES:

Supervisar la comercializacin y el servicio de energa elctrica, en forma oportuna y eficiente con las mejores condiciones de rentabilidad y calidad, y lograr la satisfaccin de las necesidades de los clientes, dentro del mbito de las obras administradas mediante convenios de administracin por Municipalidades. Lograr que el proceso de facturacin se ejecute con calidad y oportunidad en cumplimiento al cronograma de comercializacin preestablecido y las Normas vigentes. Efectuar la Liquidacin Comercial con las entidades encargadas de administrar las Obras de propiedad de ADINELSA, por parte de Municipalidades, en cumplimiento de lo establecido en los Convenios de Administracin suscritos con cada una de ellas, dando su conformidad. Llevar los registros de control y pago de obligaciones, en forma sistematizada y oportuna, remitiendo dicha informacin para su contabilizacin. Verificar la correcta operacin y estado de las conexiones domiciliarias as como verificar la atencin eficiente a las solicitudes, reclamos, y requerimientos de los clientes del servicio de energa elctrica. Dar cumplimiento y llevar el archivo y control de los convenios de administracin con las Municipalidades, en cuanto se refiere a los aspectos comerciales.

IV. FUNCIONES ESPECIFICAS: 1. Cumplir y hacer cumplir las Normas y Procedimientos establecidos en la Ley de Concesiones Elctricas y su Reglamento, para la comercializacin de la energa elctrica. Efectuar las liquidaciones comerciales con las entidades encargadas de administrar los proyectos de la Empresa, aplicando los criterios establecidos en los convenios de administracin. Desarrollar indicadores de gestin Comercial, administrados por Municipalidades.

2.

3.

37

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 4. Implementacin y mantenimiento del sistema estadstico comercial, garantizando su calidad y oportunidad, que permita consolidar y formular los informes de gestin en el mbito de las obras administradas por Municipalidades. Cumplir y hacer cumplir, la Norma Tcnica de Calidad de los Servicios Elctricos, concordante a su etapa de aplicacin en el mbito de las obras administradas por Municipalidades. Cumplir y hacer cumplir el Reglamento de Seguridad e Higiene Ocupacional del Sub Sector de Electricidad en lo que corresponde a los aspectos comerciales en el mbito de las obras administradas por Municipalidades. Ejecutar y difundir los procesos de comercializacin, e introducir mejoramientos continuos, disminuyendo tiempos y aumentando productividad en el mbito de las obras administradas por Municipalidades. Formular el cronograma de comercializacin anual, para cada sistema elctrico, con criterios de mejoramiento continuo. Formular mensualmente los parmetros de Facturacin y supervisar la correcta Facturacin por compra y venta de energa.

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8. 9.

10. Elaborar costeo de las actividades correspondientes que lleven a tomar decisiones correctas, mejorar la eficiencia operativa y la competitividad global. 11. Organizar, supervisar y controlar las actividades del sistema de facturacin de la energa elctrica, en el mbito de las obras administradas por Municipalidades. 12. Supervisar la precisin y calidad en la toma de lecturas que implique disminucin de errores as como garantizar la entrega oportuna y eficiente de los recibos de acuerdo al Cronograma de comercializacin preestablecido en el mbito de las obras administradas por Municipalidades. 13. Supervisar la calidad de datos ingresados al sistema de facturacin y la correcta aplicacin de las tarifas y parmetros de facturacin en el mbito de las obras administradas por Municipalidades. 14. Supervisar y dirigir los procesos de venta y cobranza, controlando eficientemente los parmetros e ndices de gestin de recaudacin en el mbito de las obras administradas por Municipalidades. 15. Verificar y supervisar la implementacin de procesos de cobranza pre-coactivos, y formular expedientes de castigo contable para deudas incobrables, en el mbito de las obras administradas por Municipalidades. 16. Proporcionar la informacin de los Ingresos de Cobranza y facturacin a la Gerencia de Administracin y Finanzas, debidamente clasificadas, para su registro contable y pago de impuestos. 17. Supervisar la programacin las ordenes de cortes y reconexiones y controlar el cumplimiento de dichas actividades, en el mbito de las obras administradas por Municipalidades. 18. Planear, organizar, coordinar, dirigir y supervisar las actividades y procesos relativos a atencin al cliente, con la finalidad de promover la solucin oportuna y efectiva de los reclamos del cliente, sean estos de carcter tcnico o comercial. 19. Verificar la implementacin de programas de informacin permanente a los clientes en el mbito de las obras administradas por Municipalidades. 20. Supervisar el otorgamiento de las facilidades de pago, emisin de duplicados, comprobantes de pago, en el mbito de las obras administradas por Municipalidades. 21. Actualizacin permanente y archivo sistematizado de los contratos de suministro de energa para clientes en el mbito de las obras administradas por Municipalidades. 22. Incorporacin de nuevos clientes, de acuerdo a la poltica empresarial, logrando la aceptacin del cliente, de las condiciones tcnico econmicas dadas por la Empresa. 23. Supervisar en forma oportuna y eficiente las actividades efectuadas por las Municipalidades referente a instalaciones nuevas, cambios, reubicacin, reinstalacin de medidores y mejoramientos de acometidas.

38

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 24. Atender las solicitudes de reclamos presentados por los clientes dentro de los plazos establecidos, en cumplimiento a normas y directivas; as como establecer y mantener actualizados los sistemas de informacin y estadstica de solicitudes y reclamos. 25. Llevar el control sistematizado y estadstico del funcionamiento de los medidores en el mbito de las obras administradas por las Municipalidades. 26. Supervisar la contrastacin y calibracin de los equipos de medicin de acuerdo a las normas tcnicas vigentes, en atencin a las solicitudes y campaas. 27. Programar campaas de verificacin de la correcta operacin de los medidores de energa elctrica. 28. Programar campaas de deteccin de fraudes y clandestinaje, en coordinacin con los encargados de las instalaciones. 29. Proponer los presupuestos de instalaciones nuevas, cambios, reubicacin, reinstalacin de medidores y mejoramientos de acometidas a solicitud del cliente, para las instalaciones administradas por las Municipalidades. 30. Proponer actividades que contribuyan a mejorar la calidad, confiabilidad y reduccin de prdidas tcnicas en el sistema elctrico. 31. Mantener la informacin actualizada en forma permanente del parque del alumbrado pblico, para su evaluacin y reduccin de la potencia instalada a los niveles establecidos por la norma. 32. Efectuar los balances mensuales de energa, para la determinacin de las prdidas tcnicas e implementar programas tendientes a su reduccin. 33. Implementar, en forma sistematizada y actualizar permanentemente la informacin de perturbaciones e interrupciones de los sistemas de Generacin, Transmisin y Distribucin, para la aplicacin de compensaciones y cumplimiento de la Norma.

V. LINEA DE RESPONSABILIDAD: 1. Responsable de supervisar la correcta Facturacin por compra y venta de energa en el mbito de las obras administradas por Municipalidades. 2. Supervisar los procesos de venta y cobranza, controlando eficientemente los parmetros e ndices de gestin de recaudacin. 3. Efectuar las liquidaciones comerciales con los Municipalidades encargadas de administrar los proyectos de la Empresa, aplicando los criterios establecidos en los convenios de administracin. 4. Monitorear la Cobranza en todas las Municipalidades. 5. Efectuar los arqueos de las cuentas por cobrar con las reas de contabilidad de la empresa. 6. Establecer y mantener actualizados los sistemas de informacin y estadstica de Comercializacin. 7. Programar campaas de deteccin de fraudes y clandestinaje, en coordinacin con los encargados de las instalaciones en los proyectos administrados por Municipalidades. 8. Supervisar la contrastacin y calibracin de los equipos de medicin de acuerdo a las normas tcnicas vigentes, en atencin a las solicitudes y campaas en los proyectos administrados por Municipalidades. 9. Efectuar los balances mensuales de energa, para la determinacin de las prdidas tcnicas e implementar programas tendientes a su reduccin, en los proyectos administrados por Municipalidades

39

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES VI. LINEA DE COORDINACION : Interna:


8

Con todas las Oficinas y Trabajadores de la Empresa.

Externa:
8 8 8 8 8 8 8

Funcionarios del Ministerio de Energa y Minas (DEP, DGE) Funcionarios de la Gerencia Adjunta de Regulacin de Tarifas de Energa (GART) Organismo Supervisor de la Inversin en Energa (OSINERG) Empresas Contratistas y Consultores Municipalidades y/o Comunidades. Empresas Concesionarias del Sector Pblico y Privado. INDECOPI

40

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

DEPARTAMENTO DE CONCESIONES TRANSFERENCIAS Y SISTEMAS

I.

NOMBRE DEL PUESTO :

SUPERVISOR DE CONCESIONES

II. LINEA DE AUTORIDAD : Superior : Inferior :


8

Gerente de Comercializacin y Sistemas

III. FUNCIONES GENERALES: Gestionar y tramitar ante la Direccin General de Electricidad del Ministerio de Energa y Minas (DGE/MEM) la obtencin de los derechos elctricos (concesiones, autorizaciones y servidumbres) para las obras transferidas por la Direccin Ejecutiva de Proyectos del Ministerio de Energa y Minas (DEP/MEM). Gestionar y tramitar antes la Direccin General de Asuntos Ambientales del Ministerio de Energa y Minas (DGAA/MEM) la aprobacin de los Estudios de Impacto Ambiental de las obras transferidas por la DEP/MEM. Supervisar el cumplimiento de los Contratos de Administracin con las Empresas Concesionarias, el mismo que debe efectuarse de acuerdo a lo establecido en la Ley de Concesiones, el mismo que debe efectuarse de acuerdo a lo establecido en la Ley de Concesiones Elctricas (LCE), Norma Tcnica de Calidad de Servicio Elctrico (NTCSE), sus respectivos Reglamentos y normas vigentes. Elaborar los expedientes de Servidumbre, Concesiones, Autorizaciones y Estudios de Impacto Ambiental para lograr el saneamiento de las obras transferidas por la DEP/MEM y otras entidades del Estado y que se encuentran bajo la administracin de ADINELSA y tramitar y obtener su aprobacin ante las entidades correspondientes. Participar en la formulacin de los Contratos de Administracin de las obras de ADINELSA con otras entidades pblicas y privadas y efectuar la supervisin respectiva para su correcto cumplimiento en la parte correspondiente a los derechos elctricos. Participar en las acciones de formulacin y evaluacin del Plan Estratgico y Plan Operativo referente a los aspectos de derechos elctricos de las obras, controlando las estadsticas e indicadores para el proceso de toma de decisiones empresariales, Dar cumplimiento, llevar el archivo y control de los Contratos de Administracin con las empresas concesionarias pblicas y privadas.

IV. FUNCIONES ESPECIFICAS:

1 2

Participar en la Planificacin General de la Empresa y disponer acciones de desarrollo en concordancia a las metas y objetivos de la Alta Direccin. Desarrollar indicadores de la gestin para la obtencin de los derechos elctricos de las obras que se encuentran bajo la administracin de ADINELSA, que permitan medir la eficiencia de la Empresa.

41

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 3 Cumplir y hacer cumplir las Normas y procedimientos establecidos en la Ley de Concesiones Elctricas y su Reglamento para la operacin de las obras de infraestructura elctrica. Implementacin y mantenimiento del sistema estadstico de los contratos de administracin y los derechos elctricos de las obras, garantizando su calidad y oportunidad, que permita consolidar y formular los informes de gestin. Supervisar el cumplimiento de los Contratos de Administracin con las empresas concesionarias pblicas y privadas en cuanto al cumplimiento de los derechos y obligaciones como empresas concesionarias. Participar en la formulacin de los Contratos de Administracin de la Infraestructura elctrica de propiedad de ADINELSA, con nuevas empresas concesionarias pblicas y privadas. Efectuar las gestione y trmites para la transferencia de los derechos elctricos (concesiones, autorizaciones y servidumbre) a los concesionarios encargados de la operacin de la infraestructura elctrica. Planificar y elaborar los Trminos de Referencia para la elaboracin de los expedientes de concesiones, autorizaciones y servidumbres, efectuar la supervisin durante su desarrollo, tramitar y obtener su aprobacin ante las entidades correspondientes. Planificar y elaborar los Trminos de Referencia para los Estudios de Impacto Ambiental y Evaluacin Arqueolgica, efectuar la supervisin durante su desarrollo, tramitar y obtener su aprobacin ante las entidades correspondientes.

V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:

Responsable de la obtencin de los derechos elctricos para las obras que se encuentren bajo la administracin de ADINELSA, que garanticen su operacin dentro del marco de la Ley de Concesiones Elctricas, su Reglamento y normas vigentes. Responsable del saneamiento integral de las obras administradas por ADINELSA, respecto a los derechos elctricos, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales de ADINELSA. Responsable de los derechos elctricos a favor de las empresas concesionarias pblicas y privadas. Supervisar el cumplimiento de los contratos de Administracin con las empresas concesionarias pblicas y privadas. Participar en la formulacin de los Contratos de Administracin de las obras de ADINELSA, con nuevas empresas concesionarias pblicas y privadas. Establecer y mantener actualizados los sistemas de informacin estadstica de los contratos de administracin y los derechos elctricos de las obras. Cumplir con las funciones asignadas en el presente Manual de Organizacin y Funciones. Cumplir con las metas y objetivos propuestos en el Plan Operativo que es encuentren a su cargo.

3 4 5 6 7 8

VI. LINEA DE COORDINACION : Interna:


8

Con todas las Oficinas y Trabajadores de la Empresa.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES Externa:


8 8 8 8 8 8 8 8

Funcionarios del Ministerio de Energa y Minas (DEP, DGAA, DGE) Organismo Supervisor de la Inversin en Energa (OSINERG) Ministerio de Economa y Finanzas (FONAFE) Empresas Contratistas y Consultores. Empresas Concesionarias del Sector Elctrico Municipalidades Instituto Nacional de Recursos Naturales INRENA Instituto Nacional de Cultura - INC.

43

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

DEPARTAMENTO DE CONCESIONES TRANSFERENCIA Y SISTEMAS

I.

NOMBRE DEL PUESTO :

SUPERVISOR SISTEMAS

DE

TRANSFERENCIAS

II. LINEA DE AUTORIDAD : Superior : Inferior :


8

Gerente de Comercializacin y Sistemas

III. FUNCIONES GENERALES: Supervisar el cumplimiento de los Contratos de Administracin con las empresas concesionarias, en cuanto al proceso de transferencia y venta de las obras a los concesionarios. Calcular el Valor Nuevo de Reemplazo (VNR) de las obras de ADINELSA, segn los criterios establecidos por la Gerencia Adjunta de Regulacin Tarifaria (GART) del OSINERG, as como determinar la Clasificacin del Sector Tpico de cada obra, con el objeto del clculo tarifario y clculo del valor de venta de las obras. Disear, desarrollar, supervisar y actualizar el Sistema de informacin Georeferenciado (GIS), con la informacin grfica y alfanumrica correspondiente a la infraestructura elctrica de propiedad de ADINELSA, brindando informacin dinmica a las distintas reas de la empresa. Planificar, coordinar, controlar y mejorar los procesos informticos de la empresa y proporcionar los medios necesarios de hardware y software para el desarrollo eficiente de las actividades de las distintas reas de la empresa. Ejecutar las acciones necesarias para una adecuada administracin del correo electrnico y la comunicacin externa de datos. Implementar los medios necesarios para la seguridad y proteccin de la informacin y programas del sistema de red internos y externos. Disear, implementar y mantener operativo los sistemas de comunicacin interno y externo de la empresa. Promover la capacitacin tcnica del personal de la empresa en materia de informtica y sistemas, de acuerdo a las necesidades empresariales. Participar en las acciones de formulacin y evaluacin del Plan Estratgico y Plan Operativo referente a los aspectos de transferencia de las obras, controlando las estadsticas e indicadores de gestin para el proceso de toma de decisiones empresariales.

44

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES IV. FUNCIONES ESPECFICAS: 1. Responsable de supervisar el cumplimiento de las transferencias y opcin de compra de las obras de acuerdo a lo establecido en los Contratos de Administracin. 2. Desarrollar indicadores de gestin para la transferencia y venta de las obras que permitan medir la eficiencia de la empresa. 3. Implementacin y mantenimiento del sistema estadstico de los contratos de administracin y las transferencias de las obras, garantizando su calidad y oportunidad, que permita consolidad y formular los informes de gestin. 4. Calcular el Valor Nuevo de Reemplazo (VNR) de las obras de ADINELSA, segn los criterios establecidos por la Gerencia Adjunta de Regulacin Tarifaria (GART) de OSINERG, con el objeto de clculo tarifario y clculo del valor de venta de las obras, de acuerdo a lo establecido en los contratos de administracin. 5. Evaluar permanentemente la clasificacin del sector tpico al que corresponde cada proyecto con la finalidad de determinar si corresponde ejercer la opcin de compra por parte de las Empresas concesionarias. 6. Administrar el sistema de informacin de la Empresa, as como mantener en ptimo estado operativo los sistemas y equipos que los conforman. 7. Mantener el Sistema de Informacin Georeferenciado (GIS), que permita disponer de la informacin grfica actualizada, correspondiente a las obras de ADINELSA. Asimismo implementar aplicaciones para optimizar diversos procesos, haciendo uso del GIS. 8. Implementar los medios necesarios para la seguridad de la informacin y programas del sistema de red. 9. Identificar, definir y especificar las necesidades informticas de la Empresa. 10. Ejecutar las acciones necesarias para una adecuada administracin del correo electrnico y la comunicacin externa de datos. 11. Instruir al personal sobre el uso correcto de los equipos de cmputo adquiridos por la Empresa. 12. Supervisar y dar conformidad a la adquisicin de equipos de cmputo y comunicacin realizadas por la empresa. 13. Disear, implementar y mantener operativos los sistemas de comunicacin interno y externo para el desarrollo eficiente de las actividades de la empresa. 14. Implementar y supervisar el sistema de control que permita racionalizar la utilizacin de los medios de comunicacin. 15. Disear, implementar y mantener operativo los sistemas de comunicacin externos para el control de la infraestructura elctrica de la empresa ubicada a nivel nacional. 16. Participar en la determinacin de los objetivos, polticas y metas especficas del rea y en la definicin de las estrategias y programas para alcanzarlos. 17. Dar apoyo en la formulacin y actualizacin de los planes y programas de otras reas de la empresa.

45

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 18. Coordinar con el rea administrativa la ejecucin de las acciones de soporte y capacitacin al personal de la empresa en el uso de los sistemas de informacin y equipos de comunicaciones. 19. Cumplir con las normas y procedimientos establecidos por la Empresa, las disposiciones interna y el Reglamento Interno de Trabajo. 20. Realizar otras funciones inherentes a su cargo que le asigne el Jefe inmediato y aquella que por iniciativa propia conllevan a mejorar la eficiencia de la Empresa.
V. LNEAS DE RESPONSABILIDAD:

1. Responsable de supervisar el cumplimiento de las transferencias y opcin de compra de las obras, de acuerdo a lo establecido en los Contratos de Administracin. 2. Obtener y evaluar permanentemente la Clasificacin del Sector Tpico para cada obra, as como determinar su Valor Nuevo de Reemplazo. 3. Establecer y mantener actualizados los sistemas de informacin y estadstica de los contratos de administracin y las transferencias de las obras. 4. Responsable de disear, desarrollar, supervisar y actualizar el Sistemas de Informacin Georeferenciado (GIS) con la informacin grfica y alfanumrica correspondiente a las obras de ADINELSA, brindando informacin dinmica a las distintas reas de la empresa. 5. Responsable de planificar, coordinar, controlar y mejorar los procesos informticos de la empresa y proporcionar los medios necesarios de hardware y software para el desarrollo eficiente de las actividades de las distintas reas de la empresa. 6. Responsables de ejecutar las acciones necesarias para una adecuada administracin de correo electrnico y comunicacin externa de datos. 7. Responsable de implementar los medio necesarios para la seguridad y proteccin de la informacin y programas del sistema de red internos y externos. 8. Cumplir con las funciones asignadas en el presente Manual de Organizacin y Funciones. VI. LNEAS DE COORDINACIN: Interna Con todas las oficinas y trabajadores de la Empresa. Externa Funcionarios (DEP, DGAA, DGE) Organismo Supervisor de la Inversin en Energa (OSINERG) Funcionarios de la Gerencia Adjunta de Regulacin Tarifaria (GART - OSINERG) Ministerio de Economa y Finanzas (FONAFE) Empresas Contratistas y Consultores Empresas Concesionarias del Sector Elctrico Municipalidades

46

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

DEPARTAMENTO DE ENERGIA NO CONVENCIONAL

I.

NOMBRE DEL PUESTO :

SUPERVISOR DE ENERGA NO CONVENCIONAL

II. LINEA DE AUTORIDAD : Superior : Inferior :


8

Gerente de Comercializacin y Sistemas

III. FUNCIONES GENERALES: Planificar, organizar, coordinar, controlar y supervisar de las actividades de generacin de energa renovable no convencional de acuerdo a los Convenios y Contratos de administracin y prcticas para evitar la contaminacin del medio ambiente, realizando acciones para minimizar los efectos contaminantes de los residuos y componentes de los Sistemas Fotovoltaicos, las Normas Tcnicas de Calidad de Servicio Elctrico (NTCSE) y los Convenios y Contratos de Administracin suscritos para el efecto. Participar en las actividades de Recepcin y Entrega de las instalaciones de energa renovable no convencional de los entes ejecutores, suscribiendo los documentos que correspondan. Supervisar, coordinar y/o ejecutar las actividades de mantenimiento y operacin de la infraestructura elctrica de generacin de energa renovable no convencional (elica, solar y otros) de propiedad de la empresa de acuerdo a los compromisos establecidos en los Convenios y Contratos de Administracin suscritos para el efecto. Efectuar actividades complementarias para lograr el saneamiento, transferencia y operacin de las obras de generacin de energa renovable no convencional de propiedad de ADINELSA, en coordinacin con el Departamento de Concesiones, Transferencia y Sistemas. Preparar y recopilar la informacin pertinente para complementar las labores de saneamiento, transferencia y operacin de las obras de generacin de energa renovable no convencional de propiedad de ADINELSA, que efecta el Departamento de Concesiones, Transferencia y Sistemas.

IV. FUNCIONES ESPECIFICAS:

Participar y coordinar los procesos de Recepcin y Entrega de las obras de energa renovable no convencional, suscribiendo las actas de observaciones, recepcin provisional y recepcin definitiva suscribiendo los documentos que corresponda. Proponer la modalidad de administracin para la operacin y mantenimiento de la infraestructura elctrica de energa renovable no convencional de propiedad de ADINELSA, de manera que se adecue a la realidad de las localidades aisladas y de frontera en las que se ubican, efectuando la supervisin y monitoreo respectivo para su cumplimiento. Coordinar con el Departamento de Concesiones y Transferencia para el Calculo del Valor Nuevo de Remplazo (VNR) de la infraestructura elctrica de energa renovable no convencional de ADINELSA; as como, la determinacin del Sector Tpico de cada proyecto, con el objeto de clculo tarifario y clculo del valor de venta de los proyectos, tal como se establece en los Contratos de Administracin.

47

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 4 Realizar actividades de promocin destinados a captar nuevos suministros y promover el uso eficiente de la energa elctrica y ahorro de energa en base a los recursos renovables no convencionales y convencionales. Desarrollar indicadores de gestin Comercial y de Sistemas que permitan medir la eficiencia de la Empresa. Cumplir y hacer cumplir las Normas y procedimientos establecidos en la Ley de Concesiones Elctricas y su Reglamento, para la comercializacin de la energa elctrica. Evaluar y proyectar los ingresos por venta de energa y otros conceptos ligados a la prestacin del servicio de la infraestructura elctrica de energa renovable no convencional de propiedad de ADINELSA a corto y mediano plazo. Preparar la informacin para implementacin y mantenimiento del sistema estadstico comercial, garantizando su calidad y oportunidad, que permita consolidar y formular los informes de gestin. Preparar la data para la implementacin en forma sistematizada y actualizada de la informacin de perturbaciones e interrupciones del sistema de Generacin con energa renovables no convencional.

5 6

10 Efectuar actividades de promocin y educacin con la finalidad de promover el uso adecuado de la energa para uso productivo con energa renovable no convencional y convencional, captacin de nuevos usuarios. 11 Cumplir con las normas y procedimientos establecidos por la Empresa, las disposiciones Internas y el Reglamento Interno de Trabajo. 12 Realizar otras funciones inherentes a su cargo, que le asigne el Jefe inmediato y aqullas que por iniciativa, propia conlleven a mejorar la eficiencia de la Empresa.

V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:

Responsable de la operacin y mantenimiento de la infraestructura elctrica de energa renovable no convencional de propiedad de ADINELSA, de manera que presten un servicio oportuno y confiable. Responsable de preparar la data correspondiente a las instalaciones para el Calculo del Valor Nuevo de Reemplazo (VNR) de la infraestructura elctrica de energa renovable no convencional de ADINELSA. Responsable de la promocin destinados a captar nuevos suministros y promover el uso eficiente de la energa elctrica en base a los recursos renovables no convencionales y no convencionales. Responsable del planteamiento y desarrollo de indicadores de gestin Comercial y de Sistemas que permitan medir la eficiencia de la Empresa en lo que respecta a la energa no convencional. Responsable de la data para implementacin y mantenimiento del sistema estadstico comercial, garantizando su calidad y oportunidad, que permita consolidar y formular los informes de gestin. Responsable de la data para la implementacin en forma sistematizada y actualizada de la informacin de perturbaciones e interrupciones del sistema de Generacin con energa renovables no convencional. Responsable de conducir las actividades de promocin y educacin con la finalidad de promover el uso adecuado de la energa renovable no convencional y la captacin de nuevos usuarios.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 8 Responsable de la informacin que permita el saneamiento integral de los proyectos de la Empresa, que se encuentren pendientes de la gestin de transferencia, convenios, concesin o autorizacin. Responsable de proporcionar la informacin de los Ingresos de Cobranza y facturacin a la Oficina Administracin y Finanzas, debidamente clasificadas, para su registro contable y pago de impuestos.

10 Responsable del mantenimiento y actualizacin de los sistemas de informacin y estadstica de las centrales elicas y paneles fotovoltaicos.

VI. LINEA DE COORDINACION : Interna:


8

Con todas las Oficinas y Trabajadores de la Empresa.

Externa:
8 8 8 8 8 8 8

Funcionarios del Ministerio de Energa y Minas (DEP, DGAA, DGE) Organismo Supervisor de la Inversin en Energa (OSINERG-GART) Empresas Contratistas y Consultores. Municipalidades, organizaciones locales, comunales. Empresas Concesionarias del Sector Pblico y Privado. Instituto Nacional de Recursos Naturales INRENA Instituto Nacional de Cultura - INC.

49

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS


I. NOMBRE DEL PUESTO : GERENCIA FINANZAS DE ADMINISTRACIN Y

II. LINEA DE AUTORIDAD : Superior : Inferior :


8 8 8 8

Gerente General Jefe Departamento de Contabilidad Jefe Departamento de Tesorera Jefe Departamento de Logstica y Servicios Generales

III. FUNCIONES GENERALES: Planificar, organizar, ejecutar coordinar y controlar las actividades de gestin administrativa de los recursos humanos, logsticos, contable, financiero, bienes y servicios de la Empresa, que permitan mejorar la eficiencia en conformidad a las polticas y normas fijadas por la Alta Direccin.

IV. FUNCIONES ESPECFICAS: 1. Participar en la Planificacin General de la Empresa, y disponer acciones de desarrollo, en concordancia a las metas y objetivos de la Alta Direccin. 2. Determinar los objetivos, polticas, metas especficas del rea y definir las estrategias y programas para alcanzarlos. 3. Desarrollar indicadores de gestin administrativa que permitan medir la eficiencia de la Empresa. 4. Conducir y coordinar y supervisar la administracin de los recursos humanos en los procesos de reclutamiento, prestaciones sociales, administracin de sueldos y salarios, capacitacin del personal, as como propicia y mantiene un clima laboral apropiado. 5. Conducir, coordinar y supervisar la administracin de los recursos materiales y de servicios, necesarios para la adecuada marcha administrativa y operativa de la Empresa, de conformidad y con sujecin a los reglamentos y disposiciones legales vigentes. 6. Conducir, coordinar y supervisar las acciones relativas al registro y consolidacin de las transacciones econmicas y financieras de la Empresa, as como, la formulacin, anlisis, evaluacin y presentacin oportuna de los estados financieros a la Gerencia General. 7. Conducir, coordinar y supervisar la implementacin en el sistema mecanizado de las diversas actividades que se desarrollan en las Unidades que se integran a la Oficina a su cargo. 8. Formular polticas, normas y directivas para las actividades administrativas de la empresa, verificando su aplicacin y mantenindolas actualizadas de acuerdo con el entorno empresarial. 9. Conducir y supervisar el proceso de formulacin, y control de la ejecucin presupuestal de la Empresa disponiendo la conciliacin contable correspondiente. 10. Desarrollar las acciones referidas al control y saneamiento de los bienes de la Empresa.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 11. Conducir y supervisar el proceso de programacin, captacin y control de los recursos financieros de la Empresa, procurando mantener fondos disponibles de acuerdo a los requerimientos de operacin e inversin. 12. Disponer la interpretacin de los dispositivos legales que tengan relacin con su rea y velar su aplicacin, mantenindolas actualizadas de acuerdo con el entorno empresarial. 13. Proporcionar informacin oportuna a la Gerencia General, respecto a la administracin de los Recursos Humanos, materiales y servicios para asegurar una adecuada toma de decisiones. 14. Conducir y controlar la contratacin de los seguros de la Empresa. 15. Formular y proponer a la Alta Direccin las polticas de gestin de la Oficina a su cargo, en concordancia a las normas y disposiciones legales actuales. 16. Formular, proponer e implementar normas y procedimientos para mejorar y racionalizar las actividades que se desarrollan en la Oficina a su cargo. 17. Dirigir y supervisar la programacin, formulacin, ejecucin, control y evaluacin de los planes operativos y presupuestos de la Oficina a su cargo, adoptando las medidas correctivas cuando estime necesario. 18. Presentar informes peridicos a la Gerencia General, relativos a la evaluacin de los planes operativos, presupuestos y gestin de la Gerencia a su cargo. 19. Coordinar con las instituciones normativas de los sistemas nacionales de administracin, implementando sus normas, procedimientos y las normas tcnicas de control, emitidas por la Contralora General de la Repblica. 20. Conducir, coordinar y supervisar la adecuada implementacin y levantamiento de observaciones, en el mbito de la Oficina a su cargo, de acuerdo a las recomendaciones formuladas por los organismos de control interno o externo como resultado de la ejecucin de exmenes especiales a Auditora. 21. Actuar como miembro del Comit de Adjudicacin e integra las comisiones que la Gerencia General le asigne. 22. Revisar peridicamente la estructura organizativa de la Gerencia a su cargo y propone las modificaciones que sean necesarias. 23. Supervisar la aplicacin de polticas apropiadas para la administracin de los Recursos Humanos, a fin de promover un justo trato al personal auspiciando su bienestar y capacitacin. 24. Programar, coordinar y controlar los inventarios de materiales, activos fijos y otros de acuerdo al cronograma aprobado por la Gerencia General, asegurando su cumplimiento. 25. Coordinar y controlar las actividades de Contabilidad, Logstica, Costos y Finanzas, estableciendo normas y procedimientos administrativos y contables. 26. Negociar condiciones financieras de colocaciones bancarias, manteniendo relaciones de comunicacin con funcionarios de entidades financieras y empresas clientes. 27. Dirigir, coordinar y controlar el Flujo de Caja mensual. 28. Revisar y autorizar los informes mensuales a las Entidades Gubernamentales correspondientes. 29. Elaborar los estados financieros para Contadura Pblica de la Nacin, FONAFE y otros Organismos de Control correspondientes. 30. Cumplir con las normas y procedimientos establecidos por la Empresa, las disposiciones Internas y el Reglamento Interno de Trabajo. 31. Evaluar los requerimientos de capacitacin de su personal y gestionar su participacin en cursos de ampliacin profesional y perfeccionamiento. 32. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, que le asigne el Jefe inmediato y aqullas que por iniciativa, propia conlleven a mejorar la eficiencia de la Empresa.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES V. LINEA DE RESPONSABILIDAD: 1. Responsable de dirigir y supervisar una eficiente administracin de los recursos financieros, econmicos, logsticos y humanos. 2. Responsable de asesorar a la Gerencia General en el cumplimiento de la normatividad interna y externa de las funciones administrativo-financiero. 3. Cumplir con las funciones asignadas en el presente Manual de Organizacin y Funciones. 4. Cumplir las metas y objetivos propuestos en el Plan Operativo de la Gerencia a su cargo.

VI. LINEA DE COORDINACION: Interna:


8

Con todas las Gerencias y Departamentos de la Empresa.

Externa:
8 8 8 8 8 8

Funcionarios del Ministerio de Energa y Minas Funcionarios de las Instituciones Financieras. Contadura Pblica de la Nacin Ministerio de Economa y Finanzas (FONAFE) Empresas Contratistas y Consultores Empresas Regionales del Subsector Elctrico.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS


DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
I. NOMBRE DEL PUESTO : JEFE DEL CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE

II. LINEA DE AUTORIDAD : Superior : Inferior :


8 8 8

Gerente de Administracin y Finanzas Asistente de Control Patrimonial Asistente de Contabilidad y Tesorera

III. FUNCIONES GENERALES: Planear, organizar, supervisar y controlar las actividades contables, la formulacin de los estados financieros establecidos por dispositivos legales o por normas internas, la emisin de informacin sobre costos empresariales y la emisin de informacin a valores actualizados de los activos fijos que integran el patrimonio empresarial.

IV. FUNCIONES ESPECFICAS: 1. Determinar los objetivos, polticas y metas especficas del rea y definir las estrategias y programas para alcanzarlos. 2. Formular y suscribir mensualmente los Estados Financieros de la Empresa incluyendo el Balance General, Estado de Ganancias, Prdidas, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de Flujo de Efectivo y los anexos correspondientes; y formular mensualmente un informe ejecutivo sobre los Estados Financieros de la Empresa. 3. Programar, supervisar y controlar las actividades de registros, anlisis y calificacin de los movimientos econmicos y financieros ocurridos. 4. Supervisar y controlar la aplicacin de los sistemas contables establecidos por dispositivos legales, adecundolos a las normas internas pertinentes aprobadas por la Direccin de la Empresa. 5. Formular y proponer, segn sea el caso, normas y procedimientos operativos, tcnicos o generales para su Departamento, difundindolos y controlando su aplicacin y cumplimiento. 6. Efectuar, supervisar y verificar el oportuno y correcto registro de las operaciones contables. 7. Coordinar con los Gerentes, los procedimientos que faciliten la fluidez de la informacin contable de las mismas. 8. Efectuar y supervisar el oportuno registro y pago de las obligaciones de la Empresa en materia de tributos directos o indirectos, retenciones u otro tipo similar de responsabilidades. 9. Verifica la documentacin de los Proveedores; factura, recibo, guas de remisin, Ordenes de Compra, Ordenes de Servicio, informe de conformidad; Nota de Ingreso a Almacn. 53

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 10. De estar conforme procede a codificar contablemente el documento; de la cual (1) copia queda para el Archivo de Registro de Obligaciones, otra copia para el archivo de la SUNAT y el original para la emisin del pago correspondiente por Tesorera. 11. Digitar diariamente los documentos fuentes codificados y al final del mes reportar el movimiento del Registro de Obligaciones Corrientes, para su consistencia. 12. Supervisar el clculo correcto de los costos empresariales para la toma de decisiones, considerando la aplicacin de la Contabilidad de Costos por Actividad. 13. Dirigir, supervisar y controlar el cumplimiento de las funciones del personal a su cargo. 14. Formular en coordinacin con el Gerente de Administracin y Finanzas, los lineamientos de polticas relativas a los registros y controles contables. 15. Elaborar informes de gestin mensual, trimestral y anual referente a la Evaluacin de los Programas de trabajo de la Unidad. 16. Efectuar la toma de arqueos mensuales de los fondos de caja, fondos fijos, as como de los documentos valorados. 17. Mantener actualizada las conciliaciones bancarias y anlisis de cuentas, efectuando el seguimiento del movimiento de los documentos que han dado origen a la emisin de cargos y abonos en forma permanente y diaria, a fin de resolver omisiones de registro, por error de codificacin y duplicidad del Registro. 18. Cumplir dentro de los plazos establecidos por dispositivos legales de control con la presentacin de la informacin relativa al cumplimiento de medidas correctivas de los informes de Auditora y organismos de control interno. 19. Supervisar y mantener actualizado el registro de los bienes patrimoniales. 20. Supervisar la existencia fsica de los bienes y su ubicacin en las reas que se indican en el registro. 21. Coordinar y supervisar la toma de inventarios de almacenes. 22. Apoyar la labor de las Auditoras internas o externas, que se realicen en su campo. 23. Efectuar la cobertura de los bienes e intereses de ADINELSA con su correspondiente seguro, efectuando su control y proceso de reclamo en casos de siniestros. 24. Asesorar a las dems Oficinas y Departamentos de la Empresa sobre los procedimientos a aplicar para el reclamo ante el seguro en casos de siniestros. 25. Evaluar los requerimientos de capacitacin de su personal y gestionar su participacin en cursos de ampliacin profesional y perfeccionamiento. 26. Cumplir las normas y procedimientos establecidos en el sub-sector elctrico, las disposiciones y directivas de la Empresa, el Reglamento Interno de Trabajo y las Normas de Seguridad. 27. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, que le asigne el Jefe inmediato y aqullas que por iniciativa propia conlleven a mejorar la eficiencia de la Empresa.

V. LINEA DE RESPONSABILIDAD: 1. Responsable de la presentacin oportuna y correcta de los estados financieros. 2. Responsable del registro y control de las transacciones econmicas. 3. Responsable ante el Gerente de Administracin y Finanzas de la normatividad y de las polticas en el mbito de contabilidad y costos. 4. Responsable del control, registro y pago oportuno de las obligaciones tributarias de la empresa

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

VI. LINEA DE COORDINACION: Interna:


8 Con todas las Gerencias y Departamentos de la Empresa. Externa: 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8

Electroper S.A. Contralora General de la Repblica Comisin de Tarifas de Energas FONAFE (MEF) SUNAT ESSALUD Empresas Aseguradoras Empresas Fiscalizadoras Ministerio de Trabajo Regional AFPs Clientes

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS


DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
I. NOMBRE DEL PUESTO : ASISTENTE TESORERA DE CONTABILIDAD Y

II. LINEA DE AUTORIDAD : Superior : Inferior :


8 8 8

Jefe del Departamento de Contabilidad Jefe del Departamento de Tesorera Ninguno

III. FUNCIONES GENERALES: Digitar los Registros Contables de la empresa, mantiene actualizado los registros de la facturacin por venta de energa y otros productos. Analiza y concilia las Cuentas por Cobrar y Pagar Comerciales. Verifica que los registros tengan el sustento correspondiente y es responsable del archivo y control de la documentacin contable. Realiza el registro, emisin y entrega de los cheques voucher y cartas rdene de transferencia bancaria, verificando que la documentacin cuente cin las autorizaciones establecidas en las Normas vigentes. As mismo organiza el archivo y controla la documentacin de Tesorera.

IV. FUNCIONES ESPECFICAS: 1. Efectuar y verificar el oportuno y correcto registro de las operaciones contables. 2. Efectuar el Registro de las operaciones para el control de costos de: operaciones, mantenimiento, costos de inversin y gastos administrativos. 3. Realizar una adecuada asignacin de costos y gastos para cada una de las reas de la Empresa. 4. Calcular los costos por procesos de los servicios que brinda la Empresa, lo que va a permitir planificar los costos empresariales. 5. Registrar la informacin por Centro de Responsabilidad, de acuerdo a la normatividad impartida por la Gerencia de Administracin y Finanzas. 6. Controlar los gastos de operacin y mantenimiento; y hacer los ajustes necesarios, que no permiten excederse a lo calculado. 7. Procesar las liquidaciones de obras de los proyectos concluidos efectuados por la Gerencia Tcnica, formulando los Asientos de Diario, para su incorporacin al Activo Fijo. 8. Efectuar los registros y el control de las obras ejecutadas con diversas fuentes de financiamiento (Recursos Propios, FONAFE, DEP, MEM y otros). 9. Efectuar las coordinaciones con la unidad de Tesorera y las entidades ejecutoras a fin de controlar el desarrollo de las obras en curso.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 10. Analizar los saldos contables de las Cuentas por Cobrar Comerciales, Reclamaciones a Terceros, Depsitos en Garanta, Cargas Diferidas, Deudas por pagar Comerciales y CTS. 11. Revisar, analizar la relacin de clientes que remite la unidad de Comercializacin, considerados como de cobranza dudosa, para su proceso contable y preparar el informe para ser remitidos a Asesora Legal para su Evaluacin. 12. Revisar y consolidar a nivel de empresa los Ingresos en Nuevos Soles y Kw. /h facturados para sustento del Balance. 13. Conciliar con la Gerencia de Comercializacin y Sistemas mensualmente los Saldos de las Cuentas por cobrar comerciales. 14. Preparar la informacin para la Declaracin Jurada Anual del Impuesto a la Renta. 15. Preparar la informacin para el pago de Tributos y Contribuciones por las operaciones registradas, durante el mes, para su cancelacin por la unidad de Tesorera. 16. Tiene a su cargo el manejo y control del Fondo Operativo. 17. Recibe los pagos en efectivo y/o con cheques por pago de cobranzas de las Municipalidades y otros. 18. Recepciona, archiva y controla los Facturas para procesar su pago. 19. Emitir los cheques de acuerdo a la programacin semanal de pagos y a las indicaciones del jefe de Tesorera. 20. Elaborar las cartas instrucciones de transferencias de fondos a los Bancos. 21. Cumplir las normas y procedimientos establecidos en el sub-sector elctrico, las disposiciones y directivas de la Empresa, el Reglamento Interno de Trabajo y las Normas de Seguridad. 22. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, que le asigne el Jefe inmediato y aqullas que por iniciativa, propia conlleven a mejorar la eficiencia de la Empresa. V. LINEA DE RESPONSABILIDAD: 1. Controlar el costo integral de las actividades Administrativas y operativas de los Servicios ofrecidos por la Empresa, efectuar el control y registro de las obras en curso, registrar la informacin por Centro de Responsabilidad y analizar y Conciliar los Saldos de las Cuentas Comerciales. 2. Establecer modalidades de trabajo que coadyuven el eficaz y eficiente cumplimiento de las funciones y/o responsabilidades asignadas. VI. LINEA DE COORDINACION: Interna:
8 8 8 8 8 8

Jefe Departamento de Contabilidad Jefe Departamento de Tesorera Gerencia Tcnica Gerencia de Comercializacin y Sistemas Asistente de Control Patrimonial Asistente de Control Presupuestal y Logstica

Externa:
8

SUNAT

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS


DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
I. NOMBRE DEL PUESTO : ASISTENTE DE CONTROL PATRIMONIAL

II. LINEA DE AUTORIDAD : Superior : Inferior :


8

Jefe del Departamento de Contabilidad

Ninguno

III. FUNCIONES GENERALES: Coordinar y realizar las Actividades de Control Contable de los Bienes del Activo Fijo, movimientos de Ingreso y Salidas de Suministros, de acuerdo a las Normas y Reglamentos vigentes, operando el Sistema mecanizado de Contabilidad y del Activo Fijo; preparar y reportar el Balance, Costos Combinados, Estados de Ganancias y Prdidas. IV. FUNCIONES ESPECFICAS: 1. Controlar, registrar las incorporaciones y Bajas del Activo Fijo, efectuando las depreciaciones respectivas y mantener el programa del Activo Fijo. 2. Preparar la informacin relacionada con la depreciacin para efectos tributarios 3. Efectuar en forma oportuna el control de los bienes con valor menor a de la U.I.T. realizando los ajustes pertinentes 4. Efectuar los asientos por la Provisin de la Depreciacin (histrico y ajustado) por centros de costo. 5. Efectuar los clculos de los ajustes por Inflacin de acuerdo a las normas legales vigentes 6. Revisar la incorporacin al Activo Fijo de las obras terminadas verificando la documentacin sustentatoria 7. Preparar la informacin para la Declaracin Jurada de Bienes Auto Avalo. 8. Efectuar los anlisis de las siguientes cuentas: Inmuebles, Mq. y Equipo, Terrenos, Casa de Mquinas, Obras civiles y otras construcciones, Maquinarias, equipos y otras Unidades de Explotacin, Unidades de Transporte, Muebles y Enseres, Equipos Diversos, Bienes retirados del Servicio, Depreciaciones de Inmuebles, Mq. y Equipos; depreciacin y Amortizacin Acumulada ACM. 9. Elaborar mensualmente los anexos del Activo Fijo por centros de costo. 10. Analizar las cuentas de Resultados del Estado de Ganancias y Prdidas (Ingresos y Gastos) 11. Reportar los libros diario y mayor, adems registros principales y auxiliares. 12. Coordinar, planificar y efectuar los inventarios fsicos de Almacn trimestral y anual y revisiones mensuales, elaborando los informes correspondientes. 13. Llevar el archivo de la documentacin de las plizas de seguros, en forma ordenada e individualizada, y el control de la cancelacin de los mismos, informando de su vencimiento y tramitar los siniestros si los hubiese.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 14. Recepcionar de la unidad de Logstica, la copia de la Orden de Compra emitida por la adquisicin de suministros, para la verificacin con la Nota de Ingreso al Almacn y su registro contable. 15. Codificar las Notas de Ingresos y Salida de Almacn de acuerdo al Plan de Cuentas y por Centros de Costos 16. Obtener mensualmente del sistema mecanizado, el inventario valorizado de suministros desagregados por familia y a nivel de tems, copia de este inventario sin valores, se remitir a la unidad de Logstica para su comparacin con el control fsico. 17. Informar al jefe inmediato sobre el resultado de los anlisis en exceso y en defecto si es que los hubiere para su regularizacin pertinente. 18. Verificar la existencia de los bienes y su ubicacin fsica. 19. Efectuar la facturacin de los suministros de energa, usos de lneas y otros, efectuando el control mensual de su emisin. 20. Control, anlisis y presentacin de anexos para sustento del Balance General de las siguientes cuentas: Activo Fijo, Existencias, Suministros diversos, Cuentas por pagar diversas, Anticipos otorgados y Facturas por bienes no recepcionados. 21. Cumplir las normas y procedimientos establecidos en el sub-sector elctrico, las disposiciones y directivas de la Empresa, el Reglamento Interno de Trabajo y las Normas de Seguridad. 22. Realizar otras funciones que le asigne el Jefe inmediato y aquellas que por iniciativa propia, conlleven a mejorar la eficiencia de la Empresa.

V. LINEA DE RESPONSABILIDAD: 1. Cumplir con las funciones asignadas en el presente manual. 2. Obtener los resultados propuestos. 3. Responsable de control adecuado del Kardex Valorado. VI. LINEA DE COORDINACION: Interna:
8 8 8 8

Jefe de Departamento de Contabilidad Asistente de Contabilidad. Gerencia de Comercializacin y Sistemas Gerencia Tcnica

Externa:
8 8

Empresas de seguros Municipalidades

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS


DEPARTAMENTO DE TESORERA
I. NOMBRE DEL PUESTO : JEFE DE DEPARTAMENTO

II. LINEA DE AUTORIDAD : Superior : Inferior :


8 8 8

Gerencia de Administracin y Finanzas Asistente de Contabilidad y Tesorera Asistente de Control Presupuestal y Logstica

III. FUNCIONES GENERALES: Conducir y coordinar las acciones relativas a la administracin financiera, al registro y control de las transacciones econmico-financieras de la Empresa preocupndose por gestionar los recursos financieros y presentar en forma oportuna y correcta el Presupuesto Empresarial, as como las Evaluaciones Presupustales de la Empresa de acuerdo a polticas y normas legales establecidas. Adicionalmente se encarga de la administracin de los recursos humanos de la empresa. IV. FUNCIONES ESPECFICAS: 1. Administrar eficaz y eficientemente la Tesorera de la Empresa en sus fases de obtencin, utilizacin e inversin de los fondos, adems de conducir el proceso presupuestal de la Empresa. 2. Supervisar y controlar que los recursos humanos y materiales asignados a la Unidad a su cargo sean aplicados para los fines y actividades que lo originaron, en concordancia con las normas y procedimientos establecidos por la Empresa. 3. Proponer y desarrollar polticas, normas y procedimientos para una adecuada administracin de los recursos financieros de la Empresa. 4. Dirigir, supervisar y controlar las actividades especficas relacionadas a la captacin, custodia y movimiento de los recursos financieros de la Empresa, mediante presupuesto de caja. 5. Dirigir y controlar la oportuna programacin del uso de los fondos y crdito para la atencin de los requerimientos y obligaciones; as como la custodia y registro de los fondos y valores concernientes al mbito de responsabilidad del Departamento en concordancia con las normas y disposiciones vigentes. 6. Efectuar el control de los fondos especiales de la Empresa y presentar peridicamente su estado de situacin. 7. Autorizar los desembolsos para: reposicin del fondo de Caja Chica, cancelacin a proveedores segn los procedimientos descritos para estos fines. 8. Controlar y verificar la recepcin de las cobranzas de cuentas para su consolidacin y control a nivel de Empresa. 9. Realizar un control estadsticos de los Ingresos por cobranzas y recursos financieros, informando mensualmente al jefe de la Gerencia de Administracin y Finanzas. 60

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 10. Coordinar con las entidades financieras sobre las cuentas bancarias de la Empresa: saldos, giros, transferencias, etc. 11. Supervisar la emisin de cheques y transferencias. 12. Supervisar los saldos bancarios previos a su remisin a la Gerencia y elaborar los Reportes diarios sobre la Posicin de los recursos Financieros de la empresa. 13. Programar las operaciones bancarias a realizar diariamente. 14. Elaborar la programacin de pagos semanales, revisando las rdenes de compra y de servicios, para su determinacin de fecha de pago. 15. Registrar, manejar y controlar la caja operativa de la empresa. 16. Analizar la evolucin de las tasas de intereses activas y pasivas y proponer las colocaciones de los fondos disponibles de la empresa. 17. Analizar y evaluar el flujo de caja ejecutado y proyectado mensual. 18. Asesorar y apoyar permanentemente a todas las reas de la Empresa para formular, aplicar y controlar sus respectivos presupuestos como partes integrantes del presupuesto empresarial. 19. Estructurar, coordinar y divulgar normas y procedimientos a aplicarse en la formulacin, aplicacin y control del presupuesto. 20. Establecer, coordinar y difundir el cronograma de aplicacin presupuestal y la estructura de responsabilidades, exigiendo su cumplimiento. 21. Consolidar y elaborar el presupuesto operativo de la Unidad a partir de los presupuestos de las dependencias de su mbito. 22. Difundir, implementar y controlar las normas y procedimientos establecidos para el control presupuestal por la Alta Direccin. 23. Recibir, revisar y consolidar los proyectos presupustales de cada rea. 24. Formular el presupuesto de la Empresa en coordinacin con las oficinas de la empresa. 25. Efectuar la consolidacin de la evaluacin mensual del presupuesto de la empresa para el FONAFE. 26. Elaborar los informes a emitirse a lo organismos de control. 27. Atender las observaciones de Auditora interna y externa. 28. Controlar a travs de informes y reportes peridicos de la ejecucin presupuestaria en cada una de las Unidades de la Gerencia y otras dependencias. 29. Informar a los Jefes responsables sobre las modificaciones en la programacin del presupuesto financiero y de inversiones. 30. Efectuar el pago de sueldos, as como de otros beneficios establecidos, efecten en las fechas sealadas. 31. Realiza el manejo y control del Seguro Mdico del Personal. 32. Controlar los Files del Personal. 33. Cumplir las normas y procedimientos establecidos en el sub-sector elctrico, las disposiciones y directivas de la Empresa, el Reglamento Interno de Trabajo y las Normas de Seguridad. 34. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, que le asigne el Jefe inmediato y aqullas que por iniciativa, propia conlleven a mejorar la eficiencia de la Empresa. V. LINEA DE RESPONSABILIDAD: 1. Es responsable de administracin de los recursos financieros, as como del proceso presupuestal de la empresa en todas sus fases. 2. Responsable de la Direccin, Programacin del uso de los fondos y crditos para la atencin de los requerimientos y obligaciones.

61

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 3. Cumplir y hacer cumplir las Normas Legales, procedimientos, directivas y dems disposiciones relacionadas con el personal de la Empresa. 4. Es responsable de cumplir con las funciones asignadas en el presente Manual de Organizacin y Funciones.

VI. LINEA DE COORDINACION: Interna:


8

Con todas las Gerencias y Departamentos de la Empresa

Externa:
8 8 8 8 8 8

Bancos y Financieras Empresas Prestadora de Salud (EPS) AFPs Empresas Contratistas y Consultoras Ministerio de Energa y Minas-DEP Ministerio de Economa y Finanzas FONAFE

62

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS


DEPARTAMENTO DE LOGISTICA Y SERVICIOS GENERALES
I. NOMBRE DEL PUESTO : JEFE DE DEPARTAMENTO

II. LINEA DE AUTORIDAD : Superior : Inferior :


8 8

Gerente de Administracin y Finanzas Asistente de Control Presupuestal y Logstica

III. FUNCIONES GENERALES: Normar y administrar en forma oportuna y econmica, la adquisicin de equipos, materiales, suministros y/o contratacin de bienes y servicios no personales, actuando dentro de los lineamientos que sealan las normas pertinentes, as como efectuar el almacenamiento y despacho de bienes, brindar el servicio de movilidad requerido por la empresa y supervisar el mantenimiento de edificacin y activo de la Empresa, de acuerdo a las normas y disposiciones legales vigentes.

IV. FUNCIONES ESPECFICAS: 1. Determinar los objetivos, polticas y metas especficas del rea y definir las estrategias y programas para alcanzarlos. 2. Establecer, coordinar y controlar los procesos de seleccin de las Empresas Concesionarias que efectuaran la Operacin y Mantenimiento de las instalaciones de propiedad de ADINELSA, de acuerdo a la normatividad vigente. 3. Programar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades de adquisicin de bienes y contratacin de servicios no personales a nivel local e Internacional de acuerdo a las solicitudes de las reas usuarias y a las polticas aprobadas por la Alta Direccin. 4. Organizar y desarrollar los procedimientos inherentes a la recepcin, almacenamiento, control, seguridad y distribucin de los suministros de almacn. 5. Actuar como secretario del Comit de Adjudicacin e integrar las comisiones que la Gerencia General le asigne. 6. Efectuar las adquisiciones directas de acuerdo a los niveles de su competencia y conducir los correspondientes a otros niveles superiores. 7. Intervenir en las adquisiciones de bienes mediante la modalidad de concursos de precios o licitacin pblica, en los aspectos que seala la Ley y el Reglamento de Adquisiciones. 8. Cumplir otras funciones inherentes al puesto, o las dispuestas por su jefe inmediato superior y que sean propias de la dependencia. 9. Verificar que los documentos sustentatorios de adquisicin de bienes y servicios cumplan con los requisitos y autorizaciones establecidas en los dispositivos legales y normas administrativas vigentes. 63

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 10. Revisar y coordinar el transporte de materiales. 11. Supervisar que en toda adquisicin se verifiquen las especificaciones tcnicas y se realicen pruebas de control de calidad que fuesen necesarias, en coordinacin con las reas usuarias solicitantes. 12. Determinar, en coordinacin con las reas usuarias, los niveles de reposicin de stocks de productos y materiales de consumo frecuente, de acuerdo a las clases de los mismos y a los valores econmicos involucrados, supervisando las adquisiciones o los procesos correspondientes, oportunamente. 13. Efectuar la atencin de pedidos internos, control y seguimiento de rdenes de compra y mantenimiento de la lista de proveedores, en las compras directas, control de almacenes y otros de su competencia. 14. Gestionar la apertura y supervisar la cobertura de las plizas de seguro contra siniestros de las existencias a su cargo. 15. Atender los servicios de movilidad de personal, bienes y otros requeridos por la Gerencia General y las diferentes oficinas y unidades de la empresa. 16. Controlar la conduccin de las unidades de propiedad de la empresa. 17. Efectuar y supervisar el cumplimiento del programa de mantenimiento de las unidades automotrices de propiedad de la empresa. 18. Controlar el movimiento de vehculos asegurando que el trfico se realice observando las normas internas y las dispuestas por la Autoridad de Trnsito. 19. Efectuar y supervisar el programa de mantenimiento de la edificacin y los activos de la empresa 20. Evaluar los requerimientos de capacitacin de su personal y gestionar su participacin en cursos de ampliacin profesional y perfeccionamiento. 21. Cumplir las normas y procedimientos establecidos en el sub-sector elctrico, las disposiciones y directivas de la Empresa, el Reglamento Interno de Trabajo y las Normas de Seguridad. 22. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, que le asigne el Jefe Inmediato y aquellas que por iniciativa propia conlleven a mejorar la eficiencia de la Empresa.

V. LINEA DE RESPONSABILIDAD: 1. Hacer cumplir las normas de adquisicin de bienes y prestacin de servicios. 2. Control del cumplimiento del proceso interno de adquisicin de bienes y servicios. 3. Cumplir las metas y objetivos propuestos en el Plan Operativo de la Unidad. 4. Cumplir en forma inmediata con el proceso de adquisicin de pedidos de emergencia. 5. Contratar los servicios no personales, programar, ejecutar y controlar el proceso de adquisicin de bienes, de acuerdo a un nivel de inversin adecuado. 6. Establecer modalidades de trabajo que coadyuven al eficaz y eficiente cumplimiento de las funciones y/o responsabilidades asignadas. 7. Brindar el servicio de movilidad requerido por la Empresa

64

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

VI. LINEA DE COORDINACION: Interna:


8 8 8 8

Departamento de Tesorera Departamento de Contabilidad Gerencia de Comercializacin y Sistemas Gerencia Tcnica

Externa:
8

Proveedores nacionales e internacionales

65

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS


DEPARTAMENTO DE LOGISTICA

I.

NOMBRE DEL PUESTO :

ASISTENTE DE CONTROL PRESUPUESTAL Y LOGSTICA

II. LINEA DE AUTORIDAD :

Superior : Inferior :

8 8 8

Jefe Departamento Logstica y Servicios Generales. Jefe del Departamento de Tesorera Ninguno

III. FUNCIONES GENERALES: Efectuar el proceso de control y resguardo de los bienes, suministros, materiales y repuestos, de la Empresa consignados en los almacenes. Asimismo programar y dirigir la prestacin de Servicios Generales en los rubros de mantenimiento permanente de oficinas, vehculos, equipos de oficina, etc., en concordancia a directivas internas y en las mejores condiciones de costo, calidad y oportunidad y otros trabajos encomendados. Realiza el control de la disponibilidad presupuestal, codificacin presupuestal de las transacciones, realiza la transferencia autorizada entre partidas y emite reportes e informes de ejecucin presupuestal. IV. FUNCIONES ESPECFICAS: 1. Administrar la documentacin correspondiente a los diferentes procesos de adquisiciones de bienes, servicios u obras, llevados a cabo por la Empresa, asi como a los de seleccin de operadores para las instalaciones de propiedad de ADINELSA. 2. Atender a los usuarios sobre los requerimientos de materiales, suministros y herramientas para los trabajos que se programen de acuerdo a las solicitudes autorizadas por los responsables. 3. Verificar las caractersticas fsicas de calidad y cantidad de los materiales, suministros y equipos adquiridos, verificando el cumplimiento de las especificaciones tcnicas con las cuales se realiz la adquisicin de acuerdo a la gua de remisin y orden de compra, coordinando con los solicitantes para su conformidad. 4. Velar por la integridad de los bienes entregados a su custodia y despacho, dando noticia de cualquier riesgo probable, o falta detectada. 5. Requerir del Departamento Tcnico el soporte o auxilio profesional, siguiendo para el correcto cumplimiento de la verificacin de calidad, cuando los productos sean de alta tecnologa o cuando la calidad de las mismas no se pueda apreciar sin calificacin profesional o tcnica segn el caso. 6. Mantener actualizado el Kardex del inventario fsico, de acuerdo a los roles o solicitudes de salida y a los incrementos por compras. 66

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 7. Recepcionar los materiales, suministros y/o equipos constatando la documentacin correspondiente del bien recepcionado y el estado del mismo segn procedimiento. 8. Programar, coordinar, ejecutar y/o supervisar la prestacin de los servicios generales requeridos en la Oficina. 9. Controlar y atender los requerimientos de movilidad de los usuarios mediante una racional programacin y distribucin de vehculos, coordinando y supervisando de su conservacin y operatividad. 10. Elaborar y mantener un Sistema de Informacin y Estadstica que permite efectuar el anlisis del uso de las unidades motorizadas. 11. Tener un cuaderno de control de registro de todos los traslados efectuados por la unidad, registrando los kilometrajes y consumos de combustible. 12. Elaborar el diagnstico situacional del parque automotor, recomendando las adquisiciones de las unidades por reemplazo de aquellos que cumplieron su vida til. 13. Es responsable de la ejecucin del programa de mantenimiento de las unidades automotrices de la Empresa. 14. Supervisar y controlar el mantenimiento preventivo y reparacin de vehculos, autorizando el ingreso de los mismos en los talleres contratados, previa identificacin de las dificultades detectadas por el chofer. 15. Controlar la Limpieza y mantenimiento de la Unidades motorizadas de la Empresa. 16. Mantener un archivo de los mantenimientos, reparaciones y otras ejecutadas en la unidad asignada. 17. Es responsable de su almacenamiento de todas las piezas y repuestos cambiados a las unidades automotrices de la Empresa. 18. Supervisar a los choferes contratados en los servicios de conduccin de las unidades motorizadas. 19. Cumplir oportunamente con las disposiciones y trmites establecidos por el Ministerio de Transportes y Comunicaciones en cuanto a la inscripcin de vehculos, revisiones tcnicas, infracciones y otros a que hubiere lugar. 20. Realiza el control de la disponibilidad presupuestal y gestiona la habilitacin de las partidas presupuestales. 21. Realiza la codificacin presupuestal de las rdenes de compra, de servicios y de atencin. 22. Ingresa al Mdulo de Control Presupuestal la informacin detallada del presupuesto aprobado y modificaciones posteriores. 23. Elabora las hojas de trabajo necesarias para realizar los anlisis sobre las desviaciones en la ejecucin con relacin a su presupuesto aprobado. 24. Realiza el ingreso de la informacin presupuestal en el Sistema de informacin interconectado con FONAFE. 25. Cumplir las normas y procedimientos establecidos en el sub-sector elctrico, las disposiciones y directivas de la Empresa, el Reglamento Interno de Trabajo y las Normas de Seguridad. 26. Realizar otras funciones que le asigne el Jefe inmediato y aquellas que por iniciativa propia conlleven a mejorar la eficiencia de la empresa.

V. LINEA DE RESPONSABILIDAD: 1. Apoyar y supervisar, oportunamente, los requerimientos de mantenimiento y reparacin de vehculos y edificios, trmites documentarios y choferes, para las distintas dependencias de la Sede.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 2. Controlar eficientemente los almacenes de los bienes, suministros, materiales, herramientas y repuestos de los almacenes de la Empresa; as como de salvaguardar la integridad y el perfecto estado de los mismos. 3. Realiza labores de apoyo necesarias para un adecuado Control Presupuestal. 4. Establecer modalidades de trabajo que coadyuven al eficaz y eficiente cumplimiento de las funciones y/o responsabilidades asignadas. VI. LINEA DE COORDINACION: Interna:
8 8 8 8

Jefe del Departamento de Logstica y Servicios Generales Gerencia de Comercializacin y Sistemas Gerencia Tcnica Otros Departamentos

Externa:
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Talleres de mantenimiento.

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