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Microsoft Excel
Historia de la hoja de clculo
Una hoja de clculo es un tipo de documento, que permite manipular datos numricos y alfanumricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). * Antigedad - Las primeras hojas de clculo nacen con el desarrollo de la escritura y las matemticas donde se recoge la informacin de una manera ordenada. * 1846- Agustus de Morgan matemtico del siglo XIX introdujo un sistema de matrices (filas y columnas) para su uso en la contabilidad financiera, sentando las bases de la estructura principal de las hojas de clculo, la celda. * 1952 Aparece por primera vez el trmino Hoja de Clculo escrito en un diccionario, el diccionario de Kohler. * 1960 Richard Mattesich plante y sent las bases para la computerizacin de las hojas de clculo. * 1969- Pardo y Landau desarrollan los algoritmos bsicos para la creacin y programacin de las hojas de clculo electrnicas, desarrollan el lenguaje LANPAR que fue utilizada por empresas como General Motors, AT&T, etc.. con objeto de realizar presupuestos informticamente. * 1978 Daniel Singer Bricklin desarrolla el primer prototipo de VisiCalc programado bajo el sistema operativo de Apple. VisiCalc es considerado como la primera hoja de clculo electrnica desarrollada e implementada con xito en los ordenadores personales. * 1979 Bricklin decide impulsar el primer prototipo de VisiCalc , para ello crea la empresa Software Arts Corporation junto con Bob Frankston, ambos lanzaron la primera versin de VisiCalc para el ordenador personal Apple 2 por un precio de 100 dlares, en esta primera versin la hoja de clculo electrnica est comprendida por un total de 20 filas y 4 columnas. * 1982 La empresa de Bill Gates Microsoft desarrolla la hoja de clculo electrnica Multiplan como alternativa a VisCalc, Multiplan sera la base para el desarrollo de la hoja de clculo Excel. * 1983 Se lanza al mercado Lotus 1-2-3, una hoja de clculo electrnica compatible con los ordenadores IBM y el sistema operativo MS-Dos, su xito desplaz del mercado a VisiCalc dado a la capacidad de generar grficas as como la posibilidad de usar funciones predefinidas y la facilidad de su uso al disponer de un men en la parte superior de la pantalla. Posteriormente en la versin 2.0 de Lotus 123 se incluira la programacin y automatizacin de las hojas de clculo mediante Macros. * 1985 Se lanza al mercado la primera versin Excel, la cual fue desarrollada por Microsoft para el Macintosh de Apple , en esta primer versin se dispone de mens desplegables as como la posibilidad de utilizar el ratn, la facilidad de su uso fue la razn por la que muchas personas y empresas decidieron adquirir un Macintosh para utilizar Excel como herramienta de clculo. * 1987 Nace Excel 2.0 una nueva versin de la famosa hoja de clculo desarrollada para Windows 2.0, el xito alcanzado por el programa ofimtico de Microsoft desplaza y elimina a otras hojas de clculo electrnicas como Lotus 1-2-3
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A partir de este ao, Microsoft lanza peridicamente nuevas versiones de Excel, mejorando las caractersticas y manejo de la hoja de clculo ms usada en todos los tiempos: En la versin 3.0 se aade la barra de herramientas para la creacin de grficos, tambin se incluye la herramienta Solver para el clculo y optimizacin de ecuaciones. En la versin Excel 4.0 se incluye el primer set de funciones estadsticas, financieras y de ingeniera, ampliando el uso de las hojas de clculo a otras ramas cientficas. En la versin Excel 5.0 se introduce el concepto de libro de trabajo, donde cada libro contiene un nmero limitado de hojas de clculo. En el ao 1995 se lanza la versin 7.0 tambin conocida como Excel 95, en esta nueva versin sienta las bases para el entorno grfico de las actuales versiones de Excel. La comunicacin con Internet y el trabajo en red con Excel vendr definitivamente con la Versin 9.0 de Excel En la versin 12.0 y con el lanzamiento de Office 2007 se cambia por completo el entorno grfico de Excel, aadiendo la denominada "Cinta" o "Rubbon" en la cabecera de la hoja de clculo.
QU ES EXCEL?
Un libro de Microsoft Excel es un archivo que contiene una o ms hojas de clculo (hoja de clculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Excel trabaja con hojas de clculo que estn encuadernadas en libros de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de clculo y otros elementos, el cual contiene 16 hojas de trabajo implcitamente. Esta cantidad puede ser disminuida o incrementada segn sea necesario. La hoja de trabajo cuenta con un tamao mximo de 256 columnas y 16 384 filas. Se pueden insertar y eliminar hojas de clculo, moverlas, copiarlas y cambiarles el nombre simplemente pulsando el botn derecho del ratn cuando est colocado encima de una etiqueta de hoja de clculo. De esta forma, un libro de trabajo puede tener tantas hojas como queramos y podremos llamarlas con el nombre que decidamos.
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Botn de Office (Abrir, guardar, imprimir, etc.) Botones clsicos de las ventanas de Windows (cerrar, maximizar y minimizar) Pestaas de barras de herramientas de Excel. Barra de herramientas segn pestaas (formatos, formulas, etc) Indica la celda activa Asistente para funciones. Columnas de la hoja. Filas de la hoja. Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos rpidamente por las hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro. 10. Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de de forma lateral.
PESTAAS DE EXCEL
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etiquetas de las hojas que no se pueden mostrar. Si usted tiene a la vista todas las etiquetas estos controles no surtirn ningn efecto. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo en el cual slo se tiene a la vista la etiqueta de la Hoja 1 en este caso estos controles nos permitirn ver las hojas ocultas por falta de espacio.
2. Hacemos clic con el botn secundario del ratn sobre una hoja apareciendo el siguiente men de opciones:
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Crear tablas
Esencialmente una tabla es una seleccin de algunas celdas de la hoja para organizar la informacin con fines de realizar un clculo. Sirve para organizar los datos y las cifras segn lo que deseemos calcular: sumas, promedios, porcentajes, estadsticas, etc. Para elaborar una tabla seguimos los pasos siguientes: 1. Seleccionamos (bloqueamos) las celdas que necesitamos segn la cantidad de columnas y filas: 2. Presionamos BORDES:
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Lo mismo ocurrira si escribimos 17/03. Automticamente, excel nos escribe 17-mar. Lo resolveramos escribiendo 17/03 precedido de una comilla simple. Cuando un dato es reconocido como texto por excel no pueden realizarse operaciones con l. Nmeros. Sin duda ninguna, se trata del tipo de datos ms utilizado en una hoja de clculo, ya que son la materia prima con la que realizarlos (los clculos). Se alinean por defecto a la derecha de la celda y admiten los 10 caracteres numricos: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; los signos de ms + y menos - y los parnteis ( ). Los simbolos de + y - deben ir siempre precediendo al nmero. El signo + se ignora y el - identifica al nmero como negativo. Igualmente, puede indicarse que un nmero es negativo escribindolo entre parntesis (notacin contable). Adems, tambin puede utilizarse el signo del euro , para indicar a Excel que le asigne el formato monetario. Otro smbolo admitido es la E. Este smbolo se emplea en la notacin cientfica de un nmero. Por ejemplo, 3E5 es, en realidad 300000. Es decir, el nmero 3 seguido de cinco ceros. Cuando un nmero no cabe en una celda, automticamente se convierte a notacin cientfica. Si an as no cabe se ver esta rellena de #. Una discusin aparte merece la utilizacin de la coma y el punto separador de millares. Para la coma decimal usaremos el punto del teclado numrico o la coma del teclado alfabtico (al lado de la M). El punto del teclado alfabtico lo usaremos como separacin de millares. Por ltimo, si escribimos un nmero seguido del smbolo %, Excel lo considerar como un porcentaje. Fecha y hora. Las fechas y horas se alinean a la derecha de la celda. Si escribimos el smbolo barra invetida /, excel tratar de asimilarlo como una fecha. As por ejemplo, si escribimos 12/03 para excel ser el 12 de marzo, Si escribimos 8/69, ser agosto de 1969. Los separadores admitidos para expresar las fechas son la barra ya mencionada y el guin -. El formato es dia/mes/ao. Si la fecha introducida est comprendida entre 1929 y 2029 slo es necesario introducir los dos ltimos dgitos de la fecha. Algunos ejemplos de fechas: 1/2/10 (1defebrero de 2010), 17-3-1915 (17 de marzo de 1915), 17-03-15 (17 de marzo de 2015), etc. Para introducir una hora, utilizamos como separador los dos puntos :, siguiendo el formato horas:minutos:segundos. Ejemplos: 15:47:25 (las 3 PM, 47 minutos y 25 segundos), 11:3 (11 AM y 3 segundos)
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COMANDOS PARA DESPLAZARSE EN EXCEL PARA Ir hasta el extremo de la regin de datos actual. Ir hasta el comienzo de la fila. Ir hasta el comienzo de una hoja de clculo. Ir a la ltima celda de la hoja de clculo. Desplazarse una pantalla hacia abajo. Desplazarse una pantalla hacia arriba. Desplazarse una pantalla hacia la derecha. Desplazarse una pantalla hacia la izquierda. Ir a la siguiente hoja del libro. Ir a la hoja anterior del libro. PULSA CTRL + Tecla de direccin INICIO CTRL + INICIO CTRL + FIN AV PG RE PG ALT + AV PG ALT + RE PG CTRL + AV PG CTRL + RE PG
OPERADORES
Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos de una frmula. Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo:
OPERADORES ARITMTICOS
Nos ayudan a ejecutar las operaciones matemticas bsicas:
OPERADOR ARITMTICO + (signo ms) - (signo menos) * (asterisco) / (barra oblicua) % (signo de porcentaje) ^ (acento circunflejo) SIGNIFICADO (EJEMPLO) Suma (3+3) Resta (3-1) Negacin (-1) Multiplicacin (3*3) Divisin (3/3) Porcentaje (20%) Exponenciacin (3^2)
OPERADORES DE COMPARACIN
Cuando se comparan dos valores el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO.
OPERADOR DE COMPARACIN = (signo igual) >(signo mayor que) <(signo menor que) >= (signo igual o mayor que) <= (signo igual o menor que) <>(signo distinto de) SIGNIFICADO (EJEMPLO) Igual a (A1=B1) Mayor que (A1>B1) Menor que (A1<B1) Igual o mayor que (A1>=B1) Igual o menor que (A1<=B1) Distinto de (A1<>B1)
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OPERADORES DE REFERENCIA
Combinan rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores.
OPERADOR DE REFERENCIA : (dos puntos) , (coma) (espacio) SIGNIFICADO (EJEMPLO) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas (B5:B15) Operador de unin que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15)) Operador de interseccin que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)
USO DE PARNTESIS
Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado. =5+2*3
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Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a continuacin, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5)
FRMULAS
Una frmula es informacin cifrada segn el lenguaje que el programa conoce para ejecutar determinados clculos, veamos:
Toda frmula empieza con el smbolo = luego se indica la operacin, despus el rango que contiene los valores que sern calculados segn el tipo de frmula.
FUNCIONES DE EXCEL
Las funciones Excel se definen como el conjunto de formulas que incorpora la aplicacin Excel y que tienen por objetivo realizar clculos predefinidos aportando nicamente los valores que se quieren calcular. El concepto de las funciones y formulas Excel lo veremos ms claro con el siguiente ejemplo: Imaginemos que queremos calcular la potencia de 3 elevado a 10, para ello tenemos dos opciones: 1. Multiplicar en nuestra hoja de clculo 10 veces el nmero 3, de tal forma que en la celda en la cual queremos obtener el resultado deberamos escribir =3*3*3*3*3*3*3*3*3*3 2. Utilizar la funcin POTENCIA que viene incorporada en la aplicacin Excel, de tal forma que en la celda en la cual queremos obtener el resultado deberamos de escribir POTENCIA (3;10) Comparando ambas opciones, la mtodo segundo nos aporta el valor deseado en el mnimo tiempo posible y sin errores, imagnate que ahora queremos conocer el valor de 2,56783 elevado a 150, sin duda la primera opcin nos llevara mucho tiempo para introducir la informacin, adems de correr el riesgo de equivocarnos mientras tecleamos, por el contrario en la segunda opcin solo deberamos escribir la
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siguiente funcin POTENCIA (2,56783;150), en apenas 2 segundos hemos escrito la funcin e inmediatamente hemos obtenido el valor correcto y fiable del dato que necesitamos. Gracias a las funciones de Excel podemos realizar clculos complejos sin necesidad de introducir formulas complejas y que nos pueden inducir a errores. Las funciones que llevan incorporadas la aplicacin Excel se clasifican en las siguientes categoras: Matemticas y trigonomtricas - Son funciones que hacen referencia clculos matemticos como el clculo de cosenos, tangentes, logaritmos, races, etc... Financieras - Son funciones que facilitan el clculo y la generacin de modelos financieros, hacen referencia a frmulas para el clculo de intereses, depreciaciones, pagos, etc... Fecha y hora - Son funciones que se utilizan para el manejo y clculo de fechas en las hojas de clculo de Excel Estadsticas - Son funciones que incorpora la aplicacin Excel para facilitar el clculo de estudios estadsticos, son frmulas que nos permite calcular la media, varianza, distribuciones, variaciones ... Bsqueda y referencia - Son funciones que nos ayuda a manipular y encontrar informacin dentro de las hojas Excel. Base de datos - Son funciones que nos permiten manipular, gestionar y calcular lista de datos que se encuentren en las hojas Excel. Ingeniera - Son funciones que ayuda a la realizacin de clculos referentes a ingeniera as como modelos basados en frmulas utilizadas en ingeniera. Texto - Son funciones que nos permite manipular, convertir y calcular cadenas de texto, con las funciones de texto por ejemplo podemos suprimir o aadir palabras en una cadena de texto. Lgicas - Son funciones que nos permite establecer condiciones para realizar clculos. Informacin - Son funciones que nos aportan informacin sobre los datos que contiene nuestra hoja de clculo de excel. Definidas por el usuario - Son funciones creadas mediante macros Excel que se pueden incorporar en nuestras hojas de clculo mediante la adicin de complementos que contengan dichas funciones.
PROMEDIO
Sirve para calcular el valor promedial de un rango. Ejemplo: =PROMEDIO(C3:F3) Para obtener un promedio seguimos los siguientes pasos: 1. Seleccionar la celda donde ir el promedio
Seleccionar FORMULAS
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MXIMO
Sirve para calcular el mximo valor de un rango. Ejemplo: =MAX(C6:G6) Para obtener el mximo valor de un rango seguimos los pasos siguientes: 1. Seleccionar la celda donde ir el clculo 2. Seleccionar FORMULAS 3. Seleccionar INSERTAR FUNCIN 4. Seleccionar MAX 5. Verificar y ajustar el rango
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MNIMO
Sirve para calcular el mnimo valor de un rango Ejemplo: =MIN(G6:G10) Para obtener el mximo valor de un rango seguimos los mismos pasos que para obtener el mximo, solo que trabajamos con la frmula MIN.
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar los cuadros de dilogo o la banda de opciones, a continuacin te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero debers previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto: Utilizando los cuadros de dilogo: En la pestaa Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Fuente.
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Del cuadro de dilogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaa Fuente, aparecer la ficha de la derecha. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botn Aceptar. Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. Esto es muy til a la hora de elefir el formato que ms se adapte a lo que queremos. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente. Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usar la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que adems es una fuente escalable (podemos escribir un tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaos disponibles). Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva. Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro. Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado. Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir un color para la letra. Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y Subndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificacin que se encuentra a la izquierda. Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2007 tiene por defecto. En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como: En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo. Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro. Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre ste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva. Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple. Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una lnea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.
Alineacin
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos:
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Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin. Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Alineacin. Aparecer la ficha de la derecha. Elegir las opciones deseadas. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botn Aceptar. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha. Alineacin del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones: GENERAL: Es la opcin de Excel 2007 por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los nmeros a la derecha y los textos a la izquierda. IZQUIERDA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de stas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro Sangra: que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la derecha, para que el contenido de la celda no est pegado al borde izquierdo de la celda. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de stas. DERECHA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de stas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangra: que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la izquierda, para que el contenido de la celda no est pegado al borde derecho de la celda.
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LLENAR: Esta opcin no es realmente una alineacin sino que que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opcin Llenar, en la celda aparecer ************ hasta completar la anchura de la celda. JUSTIFICAR: Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto por la derecha como por la izquierda. CENTRAR EN LA SELECCIN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin que contiene datos. Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo tendr sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamao inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones: SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de stas. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas. INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de stas. JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior. Orientacin: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opcin por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90 en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90 en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2007 ajusta automticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientacin vertical, a no ser que se fije explcitamente la altura de sta. Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opcin el contenido de la celda se tendr que visualizar exclusivamente en sta, para ello incrementar la altura de la fila y el contenido se visualizar en varias filas dentro de la celda. Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de la celda se reducir hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda. Combinar celdas: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn en una sola. Direccin del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo rabe, hebreo, etc... En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permitirn modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma ms rpida, como: Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas seleccionadas pasar a ser Izquierda. Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas. Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas. Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuacin nos centrar los datos.
Bordes
Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:
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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar la pestaa Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente. En el cuadro de dilogo que se abrir hacer clic sobre la pestaa Bordes. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. Preestablecidos:Se elegir una de estas opciones: Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas. Contorno: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas. Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la seleccin. Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. cuidado! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde ser del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habr que elegir Estilo y Color y a continuacin hacer clic sobre el borde a colocar. Estilo:Se elegir de la lista un estilo de lnea. Color:Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podr elegir un color para los bordes.
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En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no encontrars todas las opciones vistas desde el recuadro del men.
Rellenos
Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas de las dems. Para ello, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. 1. Seleccionar la pestaa Inicio. 2. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente. 3. Hacer clic sobre la pestaa Relleno. 4. Aparecer la ficha de la derecha. 5. Elegir las opciones deseadas del recuadro. 6. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. 7. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. Color de fondo: Se elegir de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastar con elegir Sin Color. Color de trama: Se elegir de la lista desplegable un estilo de trama, as como el color de la trama. 20 | E x c e l
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En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar el relleno de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en ste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no podrs aadir trama a la celda, para ello tendrs que utilizar el cuadro de dilogo Formato de celdas.
Nmeros
Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los nmeros. 1. Seleccionar la pestaa Inicio. 2. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Nmero. 3. Hacer clic sobre la pestaa Nmero. 4. Aparecer la ficha de la derecha: 5. Elegir la opcin deseada del recuadro Categora: 6. Hacer clic sobre el botn Aceptar. 7. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categora:, se elegir de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son: General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda. * Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especficar el nmero de decimales, tambin permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros negativos. * Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales, se puede escoger el smbolo monetario como podra ser y la forma de visualizar los nmeros negativos. 21 | E x c e l
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Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora. Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%. Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin. Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el nmero de decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algn nmero en la celda. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero de telfono, etc. Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato.
En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirn modificar el formato de los nmeros de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn, los nmeros de las celdas seleccionadas se convertirn a formato moneda (el smbolo depender de cmo tenemos definido el tipo moneda en la configuracin regional de Windows, seguramente tendremos el smbolo ). Para asignar el formato de porcentaje (multiplicar el nmero por 100 y le aadir el smbolo %). Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineacin). Para quitar un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas. Para aadir un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas
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ARCHIVOS Y CARPETAS
Qu son los archivos y las carpetas?
Un archivo es algo muy parecido a un documento mecanografiado que se pueda encontrar en el escritorio de alguien o en un archivador; es un elemento que contiene una coleccin de informacin relacionada. En un equipo, algunos ejemplos de archivos son los documentos de texto, las hojas de clculo, las fotografas digitales e incluso las canciones. Por ejemplo, cada fotografa digital que toma con una cmara digital es un archivo independiente y un CD de msica puede contener una docena de archivos de canciones individuales. El equipo representa los archivos mediante iconos. Si mira el icono de un archivo, puede conocer inmediatamente el tipo de archivo. A continuacin, se incluyen algunos de los iconos de archivos ms habituales: Puede saber el tipo de archivo que representa un icono por su apariencia Una carpeta es bsicamente un contenedor donde se pueden almacenar archivos. Si coloca miles de archivos en papel en el escritorio de alguien, sera prcticamente imposible encontrar uno concreto cuando lo necesitara. Por este motivo, la gente a menudo almacena los archivos en papel en archivadores. La organizacin de los archivos en grupos lgicos facilita la bsqueda de archivos concretos. Las carpetas del equipo funcionan exactamente del mismo modo. sta es la apariencia de un icono de carpeta habitual: Una carpeta vaca (izquierda); una carpeta que contiene archivos (derecha) Las carpetas no slo contienen archivos, sino que tambin pueden contener otras carpetas. Una carpeta dentro de una carpeta normalmente se denomina subcarpeta. Puede crear cuantas subcarpetas desee y cada una de ellas puede contener cuantos archivos y subcarpetas adicionales necesite.
Documentos. Utilice esta carpeta para almacenar archivos de procesamiento de texto, hojas de clculo, presentaciones y otros archivos comerciales. Imgenes. Utilice esta carpeta para almacenar todas las fotografas digitales, independientemente de si las obtiene de una cmara, un escner o por correo electrnico de otras personas. Msica. Utilice esta carpeta para almacenar toda su msica digital, por ejemplo, canciones que copie de un CD de audio o descargue de Internet. Vdeos. Utilice esta carpeta para almacenar vdeos, tales como clips de su cmara digital, videograbadora o archivos de vdeo que descargue de Internet. 23 | E x c e l
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Descargas. Utilice esta carpeta para almacenar archivos y programas que descargue de la Web. Existen varios modos de buscar estas carpetas. El mtodo ms sencillo es abrir la carpeta personal, que rene todas las carpetas comunes en un lugar. La carpeta personal en realidad no se denomina "personal", sino que tiene el nombre de usuario que utiliz para iniciar sesin en el equipo. Para abrirla, haga clic en el botn Inicioy, a continuacin, haga clic en el nombre de usuario situado en la parte superior del panel derecho del men Inicio. Puede abrir carpetas comunes desde el men Inicio Tambin encontrar las carpetas Documentos, Imgenes y Msica en el men Inicio, justo debajo de su carpeta personal. Recuerde que puede crear subcarpetas dentro de cualquiera de estas carpetas para poder as organizar mejor sus archivos. Por ejemplo, en la carpeta Imgenes puede crear subcarpetas para organizar imgenes por fecha, por suceso, por los nombres de las personas de las imgenes o por cualquier otro esquema que le ayude a trabajar de un modo ms eficaz.
Cuadro de bsqueda
Barra de herramientas
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Panel de navegacin
Lista de archivos
Encabezados de columna
Panel de detalles
Al igual que la barra de direcciones, el panel de navegacin le permite cambiar la vista a otras carpetas. La seccin Vnculos favoritos facilita el cambio a una carpeta comn o el inicio de una bsqueda que guard anteriormente. Si se dirige a menudo a la misma carpeta, puede arrastrar esa carpeta al panel de navegacin para convertirla en uno de sus vnculos favoritos. Para obtener ms informacin, consulte Trabajo con el panel de navegacin. Aqu es donde se muestra el contenido de la carpeta actual. Si escribi en el cuadro de bsqueda para buscar un archivo, slo aparecern los archivos que coincidan con la bsqueda. Para obtener ms informacin, consulte Sugerencias para buscar archivos. Utilice los encabezados de columna para cambiar el modo en que se organizan los archivos de la lista de archivos. Puede ordenar, agrupar o apilar los archivos de la vista actual. Para obtener ms informacin, consulte Sugerencias para buscar archivos. El panel de detalles muestra las propiedades ms habituales asociadas al archivo seleccionado. Las propiedades del archivo son informacin sobre un archivo, por ejemplo, el autor, la fecha en que se modific por ltima vez y cualquier etiqueta descriptiva que pueda haber agregado al archivo. Para obtener ms informacin, consulte Agregar etiquetas u otras propiedades a archivos. Utilice el panel de vista previa para ver el contenido de muchos tipos de archivos. Por ejemplo, si selecciona un mensaje de correo electrnico, un archivo de texto o una imagen, puede ver su contenido sin abrirlos en un programa. El panel de vista previa no se muestra de manera predeterminada en la mayora de las carpetas. Para verlo, haga clic en el botn Organizar de la barra de herramientas, haga clic en Diseo y, a continuacin, en Panel de vista previa.
Bsqueda de archivos
Cuando necesite encontrar un archivo concreto, a menudo sabr que est situado en algn lugar de una carpeta comn como Documentos o Imgenes. Desgraciadamente, en realidad, encontrar el archivo que busca puede significar examinar cientos de archivos y subcarpetas, una tarea nada fcil. Para ahorrar tiempo y trabajo, utilice el cuadro de bsqueda para buscar el archivo.
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El cuadro de bsqueda se encuentra en la parte superior de cada carpeta. Para buscar un archivo, abra la carpeta que contiene el archivo que est buscando, haga clic en el cuadro de bsqueda y comience a escribir. El cuadro de bsqueda filtra la vista actual basndose en el texto que escriba. Los archivos se muestran como resultados de la bsqueda si el trmino de la bsqueda coincide con el nombre del archivo, las etiquetas u otras propiedades de archivo. Los documentos de texto se muestran si el trmino de la bsqueda aparece en alguna parte del texto incluido en el documento. Esta funcin busca en la carpeta actual, as como en todas sus subcarpetas. Si no sabe dnde buscar un archivo, puede ampliar la bsqueda para que incluya todo el equipo, en lugar de limitarse a una sola carpeta. Para obtener ms informacin, consulte Buscar un archivo o una carpeta.
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todo est listo para guardar el trabajo, haga clic en la opcin Archivo de la barra de mens y, a continuacin, haga clic en Guardar como. En el cuadro de dilogo que aparece, escriba un nombre de archivo que le ayude a volver a encontrar el archivo en el futuro y, a continuacin, haga clic en Guardar. De manera predeterminada, la mayora de los programas guardan los archivos en carpetas comunes tales como Documentos, Imgenes y Msica, lo que facilita volver a encontrar los archivos la prxima vez. Para obtener ms informacin sobre la creacin de nuevos archivos, consulte Guardar un archivo. Cuando ya no necesite un archivo, puede quitarlo del disco duro del equipo para ahorrar espacio y evitar que el equipo se llene de archivos no deseados. Para eliminar un archivo, abra la carpeta que lo contiene y, a continuacin, seleccinelo. Presione Supr y, a continuacin, en el cuadro de dilogo Eliminar archivo, haga clic en S. Cuando elimina un archivo, se almacena temporalmente en la Papelera de reciclaje. Considere la Papelera de reciclaje como una carpeta de seguridad que le permite recuperar archivos o carpetas que elimin accidentalmente. En ocasiones, debe vaciar la Papelera de reciclaje para recuperar todo el espacio en el disco duro que ocupan los archivos no deseados. Para obtener informacin sobre cmo vaciar la Papelera de reciclaje, consulte Eliminar permanentemente archivos de la Papelera de reciclaje.
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Contenido
Microsoft Excel ....................................................................................................................................................1 Historia de la hoja de clculo ..........................................................................................................................1 QU ES EXCEL?...............................................................................................................................................2 ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL.....................................................................................................2 PESTAAS DE EXCEL ........................................................................................................................................3 LOS LIBROS DE TRABAJO .................................................................................................................................4 LAS HOJAS DE CLCULO ..................................................................................................................................4 Operaciones con las hojas. ..............................................................................................................................4 Seleccionar varias hojas. .................................................................................................................................4 Desplazarse por las hojas en un libro de trabajo. ...........................................................................................4 Insertar una nueva hoja de clculo. ................................................................................................................5 Crear tablas .....................................................................................................................................................6 DATOS DE EXCEL ..............................................................................................................................................7 Estilo de referencia..........................................................................................................................................7 TIPOS DE DATOS EN EXCEL ..............................................................................................................................7 TIPOS DE PUNTEROS DE EXCEL .......................................................................................................................8 OPERADORES ...................................................................................................................................................9 OPERADORES ARITMTICOS ...........................................................................................................................9 OPERADORES DE COMPARACIN ...................................................................................................................9 OPERADOR DE CONCATENACIN DE TEXTO ................................................................................................ 10 OPERADORES DE REFERENCIA ..................................................................................................................... 10 ORDEN EN QUE EXCEL EJECUTA LAS OPERACIONES EN LAS FRMULAS..................................................... 10 PRECEDENCIA DE LOS OPERADORES ............................................................................................................ 10 USO DE PARNTESIS ..................................................................................................................................... 10 CONSTANTES EN LAS FRMULAS................................................................................................................. 11 FRMULAS ................................................................................................................................................... 11 FUNCIONES DE EXCEL ................................................................................................................................... 11 PROMEDIO............................................................................................................................................ 12 MXIMO ............................................................................................................................................... 14 MNIMO ................................................................................................................................................ 15
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Bordes........................................................................................................................................................... 18 Rellenos ........................................................................................................................................................ 20 Nmeros ....................................................................................................................................................... 21 ARCHIVOS Y CARPETAS..................................................................................................................................... 23 Qu son los archivos y las carpetas? .......................................................................................................... 23 Cmo organiza Windows los archivos y las carpetas ................................................................................... 23 Descripcin de las partes de una carpeta .................................................................................................... 24 Visualizacin de los archivos en una carpeta ............................................................................................... 25 Bsqueda de archivos .................................................................................................................................. 25 Copiar y mover archivos y carpetas ............................................................................................................. 26 Creacin y eliminacin de archivos .............................................................................................................. 26 Apertura de un archivo existente ................................................................................................................. 27
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