SEF 2012

MANUAL DO USURIO
Leila Maria Moura Lima / Maurcio Neves [Setembro 2012 Reviso 01/2012]

O presente Manual aborda a Viso Geral do Sistema, suas Principais Mudanas, sua Instalao, suas formas de Atualizao, como fazer a Migrao do SEF 2003 para o SEF 2012, faz um resumo geral de todos os principais Menus e apresenta o passo a passo de todas as funcionalidades. Registros de erros no sistema, problemas tcnicos relacionados ao eDoc 2012 crticas e sugestes, ligar para o TELESEFAZ: 0800-285-1244 (para ligaes feitas em Pernambuco) ou 0xx81-3183-6401 (para ligaes feitas a partir de outros Estados). Atendimento de segunda a sexta, das 8:00 s 18:00.

ndice
Cd Item Descrio Folhas

1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 3. 3.1 3.2 3.3 4. 4.1 4.2

ndice Viso Geral do Sistema Principais Mudanas Instalao Atualizao Migrao Menu Principal Menu Iniciar Contribuintes Cadastrados Nova Escriturao Importar Arquivos Abrir/Fechar Documentos Arquivo Texto (Importao adicional) Documentos (Importao adicional) Ler Arquivo SEF Menu Editar Dados Identificao do Contribuinte Tabelas Lanamentos Benefcios Fiscais Menu Encerrar Assinar Validar Transmitir Menu Impressos Livros e Mapas Guias

2 4 4 4 5 5 6 8 8 11 13 15 17 18 22 25 25 26 29 34 40 40 42 43 43 43 45

3 4.3 5. 5.1 5.2 5.3 6. 6.1 6.2 6.3 6.4 7. 7.1 Recibos Menu Complementos Documento Digital Exportar Extratos Menu Utilitrios Cpias de Segurana Atualizar Configurar Aplicativo Migrao SEF 2003 para SEF 2012 Menu Ajuda Manual do Programa 49 50 50 50 51 51 51 54 55 55 57 57

Viso Geral do Sistema

O SISTEMA DE ESCRITURAO CONTBIL E FISCAL - SEF 2012 - Simplifica a escriturao feita no SEF, na medida em que adqua o contedo das informaes ao perfil econmico-fiscal do contribuinte e atende ao porte do estabelecimento, dispensando a maioria dos contribuintes da necessidade de informar todos os dados previstos. A obrigao da escriturao no SEF passa a ser estendida aos Contribuintes do Simples Nacional e Contribuintes do ISS de Fernando de Noronha. O SEF 2012 inclui ainda, para alguns contribuintes, informaes de natureza contbil e exclui a informao relativa aos itens de mercadorias e servios dos documentos fiscais, que passa a ser prestada atravs do Sistema eDoc 2012.

Principais Mudanas
Ficam estabelecidos 4 perfis de contribuintes: ICMS Integral, ICMS Intermedirio, Simples Nacional e ISS de Fernando de Noronha. Os perfis sero capturados automaticamente pelos aplicativos SEF e eDoc, em consulta via internet ao sistema e-fisco, de acordo com a situao cadastral do contribuinte. Cada perfil est relacionado a um conjunto de documentos obrigatrios, contendo os livros, mapas, guias e registros que lhe so pertinentes. No primeiro momento, apenas os contribuintes do Regime Normal, usurios do SEF 2003, estaro obrigados a utilizar o novo sistema. Paulatinamente, o SEF 2012 ser habilitado para receber escriturao dos contribuintes dos demais perfis. A escriturao desses documentos, no SEF 2012, que agora inclui tambm os Livros de Registros de Veculos, de Combustveis, de Grfica e Registro de Inventrio, permanece regida pelas regras da legislao fiscal vigente e ser preenchida e remetida separadamente, em prazos fixados pela legislao.

Instalao
O SEF 2012 continua a ser um aplicativo de instalao bastante simples e rpido. Ocupa aproximadamente 60 MB espao em disco e se instala no diretrio C:\Sefaz-PE\SEF2012. Para sua instalao, deve-se baixar da pgina da SEFAZ http://www.sefaz.pe.gov.br/ SEF 2012 Download, executar o arquivo de instalao seguindo as instrues apresentadas na tela. No mesmo endereo baixar tambm verso atualizada do aplicativo SEFAZNET que alm da funo de transmitir o documento, no SEF 2012, faz tambm a captura automtica do perfil do contribuinte para dar incio a escriturao. Algumas verses de sistema operacional, principalmente aquelas que funcionam em rede, restringem ao usurio normal o acesso a algumas funes do computador e a algumas reas do disco rgido. Somente tm privilgios irrestritos ante o MS Windows o profissional nele cadastrado como administrador de sistema. Para concluir a instalao do SEF 2012, o usurio que a realizar deve se certificar que tem autorizao (direitos, privilgios), similares ao de administrador de sistema. Podem ocorrer erros de execuo caso a instalao seja realizada por algum com direitos insuficientes. Em caso de dvida quanto ao status do usurio, faz-se necessrio contatar o profissional da administrao do sistema operacional. Recomenda-se ainda, que a primeira execuo do aplicativo, tambm seja realizada por quem tem autorizao (direitos, privilgios), similares ao de administrador de sistema.

Atualizao
Via de regra, a instalao direta de nova verso por cima da antiga ocorre de forma satisfatria, no entanto, por medida preventiva, recomendamos que sejam realizadas cpias de todos os arquivos digitados ou importados antes da atualizao, atravs da funo Cpias de Segurana do menu Utilitrios. Caso prefira desinstalar a verso anterior do computador, percorra os passos: "INICIAR/PROGRAMAS/SEFAZ-PE/SEF2012/Desinstalar SEF. Para instalar o programa SEF 2012, necessrio fazer o download do arquivo de instalao para o microcomputador e executar o arquivo. Caso seja necessrio carregar os arquivos copiados: ir para o menu "Utilitrios/Cpia de Segurana/Restaurar Dados" selecionar os arquivos compactados a serem recuperados e realizar a recuperao das Cpias de Segurana. *1 A verso do SEF 2012 que est sendo utilizada, bem como a verso das regras de validao, podem ser visualizadas na barra de ttulos superior do programa. As regras de validao so atualizadas automaticamente na abertura do programa.

Migrao
No momento inicial, com objetivo de ajudar os desenvolvedores a entenderem a formao do arquivo texto no novo leiaute, ser mantida no SEF 2012 a funo provisria de Migrao no menu Utilitrios, atravs da qual possvel converter e gerar um arquivo texto com o leiaute do SEF 2012, a partir das informaes existentes na base de dados do SEF 2003, oriundos de uma importao. O SEF 2012 requer mais informaes que o SEF 2003, ser preciso, no primeiro momento, complementar as novas informaes exigidas pelo SEF 2012 aps a importao do arquivo gerado. A rotina de migrao no gera algumas linhas de totalizao, por isto, aps a gerao do arquivo texto migrado, deve-se import-lo para o SEF 2012 e em seguida export-lo (salv-lo em pasta prpria), para visualizar as linhas de totalizao no geradas na migrao. Observar tambm, que alguns modelos de documentos fiscais de sada no so passveis de migrao pelo SEF 2012. So os modelos 21, 22, 6, que so notas emitidas por empresas de energia e de telecomunicaes. Os documentos fiscais modelo 18, Resumo de Movimento Dirio, tambm no so migrados, devendo ser lanados ou gerados diretamente no SEF 2012. A rotina de migrao tambm filtra e exibe, em relatrio, as inconsistncias encontradas no documento e no incorporadas na gerao do arquivo texto. Ver o passo a passo da Migrao no item Utilitrios.

*1 Cpias de segurana e a Recuperao de dados sero feitas por documento. A funo est sendo aprimorada para Salvar e Recuperar vrios documentos de uma nica vez.

Menu Principal
Como todo aplicativo no padro Windows, o SEF 2012 contm uma barra de menu principal onde esto agrupadas os principais itens do sistema. Cada item exibe uma barra de menus secundrios, que operacionalizam a escriturao e as demais atividades previstas.

1. Iniciar

O menu Iniciar composto pelo bloco Dados, que guarda na base do SEF os dados cadastrais dos contribuintes; bloco Escriturao, que contm as funes iniciais do processo de escriturao; bloco Importao Adicional para carregar dados de documentos assinados (NF-e, CT-e eDoc), que complementam a escriturao; e o bloco Ler documento que faz a leitura e importao de arquivos SEF. *2 As funes do aplicativo so habilitadas medida que o uso seja permitido ou necessrio, de acordo com as regras do programa, evitando utilizao inadequada.

2. Editar

O menu Editar, acessvel aps abrir qualquer documento no menu Iniciar, contm o bloco Dados, que tem a Identificao do contribuinte do documento aberto; o bloco Tabelas com as tabelas utilizadas no SEF; e o bloco Lanamentos cujos itens so exibidos de acordo com o perfil e marcadores do contribuinte, e conforme o documento aberto.

3. Encerrar

Menu onde se faz a concluso da escriturao, realizada ou no no sistema SEF, e sua transmisso para os bancos de dados da SEFAZ-PE.
*2 A funo Inserir GI-ICMS do bloco Ler Documentos ainda est em construo.

4. Impressos

Contm as funes para visualizar, imprimir, exportar os documentos oficiais da escriturao que so os Livros e Mapas, Guias e Recibos, e os documentos complementares Tabelas, Relatrios e as Crticas de Preenchimento. *3

5. Complementos

Menu que disponibiliza complementos operacionais que facilitam o processo da escriturao tornando possvel conhecer as propriedades do arquivo gerado sem precisar abri-los; exportar o arquivo em txt, e montar e assinar extrato de documentos fiscais lanados na escriturao. *4

6. Utilitrios

Rene funes teis para o usurio tais como: salvar cpias de seguranas de seus registros ou documentos; atualizar as regras do SEF, configurar aplicativos, fazer a migrao dos documentos do SEF 2003 para SEF 2012, e atualizar os clculos de documento. *5

7. Ajuda

Menu onde constam os itens de informaes de apoio, tais como o Manual do programa, o Leiaute do arquivo, as Regras de Validao, informaes sobre a Assinatura do SEF e dados sobre o sistema. Algumas funes deste e de outros menus ainda no esto implementadas.
*3 As funes do bloco impressos Complementares esto em construo. *4 No momento, disponvel apenas a funo Exportar. *5 Funo Atualizar regras do SEF ainda no disponvel.

1. Iniciar

1.1 Contribuintes Cadastrados

Rene as funes de edio das informaes cadastrais do contribuinte, permite consultar a lista geral dos contribuintes cadastrados no banco de dados do SEF, incluir, alterar ou excluir os dados cadastrais de novos ou atuais contribuintes, e obter e/ou atualizar o perfil do contribuinte no SEF a partir do cadastro da SEFAZ. Clicar em Contribuintes Cadastrados, na barra de menus, para acessar os itens de informaes exibidos em lista na rea de trabalho.

Clicar em Contribuintes para ter acesso lista de contribuintes cadastrados no banco de dados do SEF.

Selecionar contribuinte e clicar em detalhar. As informaes cadastrais, organizadas tambm em abas, so exibidas na tela de edio. Os campos para edio so habilitados ao clicar em

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Alterar, no menu lateral. Alteraes nos dados cadastrais valem para todos os novos documentos (ver tambm o item 2.1 do menu Editar funo importar e exportar dados do contribuinte).

A excluso de dados cadastrais do contribuinte s permitida quando no h documentos para ele no banco de dados do SEF. Nesta situao, deve-se excluir primeiro os documentos atravs de Iniciar>Abrir, e depois voltar tela de contribuintes para excluir os dados cadastrais. Para cadastrar um contribuinte por digitao, clicar na opo Novo Contribuinte na rea de trabalho, ou em Novo no menu lateral da tela de edio. Os campos das abas de informaes devem ser preenchidos, com exceo dos dados de Grfica que so apenas para os que exercem esta atividade. Os dados dos CFOPs preponderantes devem ser informados mesmo que o contribuinte no utilize mquina registradora, nota fiscal de venda ao consumidor ou bilhete de passagem (MRECF, NFVC, BP), casos em que informar no emitir estes documentos.

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Na aba Perfil e marcadores definir os Marcadores e obter o perfil do contribuinte em atualizar perfil.

Com base nas informaes constantes no cadastro da SEFAZ o sistema mostrar se tem incentivo fiscal, se contribuinte do ISS e/ou do ICMS, e dependendo de sua atividade mostrar os livros e registros fiscais que poder escriturar. O perfil deve ser atualizado ms a ms e o histrico de perfis registra as situaes cadastrais mensais do contribuinte. Alteraes nos marcadores s so vlidas para os documentos aps as alteraes, para alterar marcadores de documento j existente na base do SEF ser necessrio exclu-lo para depois cri-lo ou import-lo novamente. Ao clicar em confirmar, o sistema mostrar possveis erros ou lacunas no preenchimento de campos obrigatrios para serem corrigidas. Os dados cadastrais tambm podem ser inseridos no banco de dados do SEF atravs do processo de importao de arquivo. Caso o documento importado tenha origem na migrao de arquivos do SEF 2003, este trar apenas os dados comuns, sendo necessria a complementao das informaes requeridas no SEF 2012 (ver item 1.3 Importar Arquivo). Estas informaes so mais ou menos fixas e compem a identificao do contribuinte e a definio de seus documentos obrigatrios ao longo do tempo, podendo ser alteradas quando houver alterao de seus dados cadastrais na SEFAZ, de seu perfil tributrio ou de seus marcadores.

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1.2 Nova Escriturao

Esta funo permite criar uma nova escriturao por digitao, o recurso busca no perfil do contribuinte a lista de documentos obrigatrios para o perodo onde o usurio escolhe o documento que ser gerado para edio. Permite ainda alterar alguns dados ou excluir totalmente escrituraes do banco de dados.

Para criar uma nova escriturao clicar no menu principal em Iniciar>Nova Escriturao. Lembrar que o contribuinte deve estar previamente cadastrado. Na aba de Dados>Contribuintes/Perodo Fiscal, selecionar o nome empresarial, informar o perodo a que se refere a escriturao, e clicar em Carregar Perfil.

O sistema busca o perfil do contribuinte no perodo, em sua base dados. Caso no encontre, busca a informao na base de dados da SEFAZ. Isto quer dizer que, atualizado o perfil uma vez no perodo, todos os documentos do contribuinte podero ser escriturados sem a necessidade de estar on line para fazer contato com a SEFAZ. O perfil do contribuinte pode tambm ser atualizado atravs de Contribuintes Cadastrados, na tela de perfil e marcadores. Com base no perfil obtido o sistema carrega a lista de documentos obrigatrios e habilita os demais campos para preenchimento. Selecionar o documento, sua finalidade e contedo, e confirmar. Caso o documento seja o Livro de Apurao do ICMS/IPI, informar, se for o caso, o saldo credor anterior, saldo de IPI, e o crdito acumulado remanescente, e clicar em confirmar. Confirmada a criao de novo documento o sistema gera o documento vazio escolhido e habilita no menu lateral as funes Novo, Alterar, Excluir, Atualizar, Consultar e Abrir.

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Ainda na tela de Nova Escriturao, alteraes so permitidas para o perodo fiscal anterior (saldo credor e crdito), e para informaes sobre contedo e finalidade do documento.

Documentos substitutos podem ser criados alterando a finalidade da escriturao. Documentos originais j assinados ou transmitidos precisam ser desbloqueados para serem alterados e depois encerrados novamente. Ver item 1.7 Ler Arquivo SEF para desbloqueio. Apenas o ltimo documento fica na base do SEF. A finalidade tambm pode ser definida ou alterada na importao de documentos, ver item 1.3. O documento anterior poder ser mantido em arquivo parte, em mdia SEF, quando passado pelo processo de encerramento com assinatura, ou no formato da base de dados do aplicativo quando salvo atravs do utilitrio Cpias de Segurana. Para abrir o documento clicar na funo Abrir ou em Iniciar >Abrir na barra de Menus. O sistema exibir a rea de trabalho do menu Editar, onde se inicia a escriturao. A funo Excluir apaga o documento selecionado e todos os registros associados, preservando os dados cadastrais e os demais documentos. A funo Consultar traz a lista de todos os documentos fiscais constantes no banco de dados do SEF, e habilita as funes de Voltar, Detalhar e Exportar estes documentos. A funo Exportar permite salvar em Excel a lista de documentos com seus respectivos detalhes, em arquivo do usurio.

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1.3 Importar Arquivos

Tem como objetivo carregar um arquivo texto, no formato de leiaute do SEF, na base de dados do sistema, deixando-o apto a ser complementado, encerrado e transmitido para a SEFAZ. Para importar arquivos clicar em Iniciar/Importar arquivo. A funo habilitada quando no h documento aberto.

No campo Arquivo a ser importado clicar no boto abrir arquivo, localizar e selecionar o arquivo a ser importado, clicar em abrir. O sistema carrega na tela as informaes de identificao do contribuinte e do arquivo.

Selecionar a finalidade do arquivo e clicar em Importar. necessrio estar conectado internet, pois antes de iniciar o processo, o sistema busca o perfil do contribuinte na SEFAZ.

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Ao processar a importao o sistema faz a validao do arquivo conforme leiaute definido, checa a existncia de dados cadastrais anteriores para o contribuinte na base do SEF, e se for o caso, oferece a opo de atualizar estes dados. Optando por atualizar, os dados existentes sero substitudos pelos dados do arquivo importado.

O sistema tambm checa a existncia do mesmo documento e perodo na base no SEF, e d a opo de salvar o documento antes de continuar a importao, se for o caso. Ao optar por concluir, o arquivo anterior ser totalmente substitudo pelo arquivo importado.

Caso queira preservar o documento anterior, preciso salv-lo fazendo uma cpia de segurana no menu Utilitrios, e s depois fazer a importao. Caso o documento importado tenha origem em migrao do SEF 2003, ou no contenha todos os dados cadastrais exigidos no leiaute do SEF 2012, ser necessrio complement-los antes de abri-lo. As informaes solicitadas so CFOPs preponderantes, marcadores na tela de perfil, municpio da empresa e do contador, e o cargo do responsvel.

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1.4 Abrir/Fechar Documentos

Serve para visualizar lista de documentos e seus respectivos status no banco de dados do SEF, selecionar, alterar, excluir, criar um novo, exportar, abrir para edio, e fechar documento. O sistema s permite abrir um documento por vez, por isto as funes se alternam nos menus principal e lateral, conforme o estado do documento aberto ou fechado.

Clicar em Iniciar>abrir para exibir a lista de documentos que o usurio poder ordenar por qualquer grupo de informaes, clicando no ttulo. Para salvar a relao clicar na funo exportar. Para abrir documento clicar no menu Iniciar/Abrir e na funo Abrir do menu lateral.

Ao abrir um documento, o usurio direcionado tela de edio do menu Editar, onde so habilitados os itens de lanamentos necessrios para a edio do documento (ver instrues do menu Editar). No exemplo abaixo, foi aberto o arquivo LA - Livros de Apurao do ICMS/IPI. A identificao do documento aberto permanece na barra de status no rodap das telas, at que seja fechado.

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Clicando em Novo, Alterar ou Detalhar, no menu lateral, o sistema exibe a tela de edio da funo Criar Novo Documento, com as mesmas funcionalidades, onde o usurio poder criar um novo documento, alterar dados de identificao do documento ou exclu-lo (ver procedimento 1.2).

Caso o documento detalhado esteja na situao de assinados e/ou transmitidos, os dados de assinatura, gerao e transmisso so exibidos na tela, e o boto Desbloquear movimento para Alterao habilitado. Estes documentos s podero ser alterados aps o desbloqueio atravs do boto assinalado. Os dados da assinatura sero perdidos conforme mensagens exibidas.

Para fechar o documento clicar no menu Iniciar>Fechar, e na funo fechar do menu lateral. O sistema fecha o documento e ativa novamente a funo abrir. Uma vez fechado um documento, pode-se atravs da funo consultar, acessar novamente a lista de documentos, selecionar, abrir, alterar, excluir, ou exportar sem ter que voltar ao menu Iniciar>Abrir.

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1.5 Arquivo Texto

A partir da escriturao aberta (com ou sem dados), permite fazer importaes adicionais de arquivos texto completos, que so arquivos no leiaute do SEF, gerados ou no no prprio sistema, com lanamentos parciais, ou Guias de Informaes (GIAM, GIAF, GIA). Os documentos adicionados que j constarem na base sero sobrepostos. ,

Para adicionar arquivo texto, selecionar e abrir o documento, clicar em Iniciar/Arquivo texto. Escolher na rea de trabalho o tipo de arquivo que ser adicionado.

O sistema usa a tela padro de importao, mas, a funo difere da importao de arquivo, porque no altera dados cadastrais e de identificao do arquivo, apenas adiciona e mescla os registros novos com os registros existentes. Na adio de um documento duplicado, o ltimo prevalecer.

O recurso bastante til para reunir em um nico documento os possveis complementos da escriturao gerados em outras mquinas ou sistemas. Os registros lanados no SEF so salvos no formato txt atravs da funo Exportar do menu Utilitrios (vide item 5.2).

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1.6 Documentos
Permite fazer a importao adicional de dados de documentos j assinados dentro dos padres requeridos, que so os arquivos do eDoc; NF-e; e o CT-e base do SEF. tambm por onde podem ser importados dados de documentos que sero relacionados com as sub-apuraes do Prodepe (e-Doc; NF-e). *6 Assim como na adio de arquivo texto, a adio de arquivos assinados mescla com os documentos existentes sem substitu-los, exceto os documentos que j constarem na base de dados, que sero sobrepostos. Decorre deste processo a gerao das informaes preliminares para a preparao da GIAF.

Para realizar a adio de documentos abrir a escriturao no menu Iniciar/Abrir, em seguida clicar em Iniciar/Documentos. Se o contribuinte receber incentivos fiscais, e o marcador de GIAF indicar que tem dados informados, a rea de trabalho exibir a funo de Ajustes de incentivos para que o usurio possa fazer a excluso seletiva de documentos, aps a importao adicional, antes de gravar os lanamentos.

*6 No primeiro momento apenas o arquivo assinado eDoc poder ser adicionado escriturao.

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Clicar no documento a ser adicionado, localizar o documento assinado e clicar em Adicionar, no menu lateral. O sistema far a importao adicional do documento e voltar rea de trabalho.

No processo de adio, o sistema l a lista de documentos indicada e compe os respectivos livros trazendo, seletivamente, para uma base provisria de dados, as informaes de identificao dos lanamentos e seus principais valores, inclusive aqueles que dependem de consolidao dos itens. A operao pode ser repetida para adicionar mais documentos.

ATENO: O contribuinte com benefcios fiscais e GIAF com dados informados deve cadastrar os benefcios, as sub-apuraes e os itens relacionados da 1 vez que fizer a adio de eDoc, atravs do Menu Editar>Benefcios Fiscais, instruo 2.4. Da segunda vez em diante, as informaes podem ser carregadas atravs do menu Editar/Atualizar tabelas, instruo 2.2 e apenas complementadas, se for o caso. As funes de consulta e excluso de documentos pendentes alertam o usurio da necessidade de cadastrar os dados de benefcios fiscais, sem interromper o processo. J as funes de excluso seletiva de incentivos, ou a gravao dos lanamentos, s operam se os dados dos benefcios fiscais estiverem devidamente cadastrados.

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Para visualizar os documentos carregados e seus respectivos itens, clicar em Visualizar lista de documentos>Consulta de documentos pendentes.

Os documentos fiscais adicionados so exibidos conforme a aba escolhida Entrada ou Sada. Assim como, os itens das notas fiscais so visualizados no campo de Itens da tela, conforme documento fiscal selecionado. Arrastar a barra de rolagem na parte inferior da tela para ver todos os dados dos itens. Para excluir todos os documentos carregados e ainda no gravados clicar em Excluir documentos pendentes.

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O contribuinte com benefcios fiscais, sub-apuraes e itens devidamente cadastrados, e ainda, com marcador de GIAF com dados informados, poder fazer Ajustes de incentivos nos documentos carregados, atravs da funo Excluso seletiva de incentivos, clicando nas opes disponveis na rea de trabalho. Ao selecionar o item e clicar em remover, o indicador de item incentivado e respectiva subapurao so retirados e o item passa a ter o indicador de no incentivado.

Para concluir a adio dos documentos, clicar em Finalizar>Gravar lanamentos, na rea de trabalho. O processo de importao adicional terminado e os documentos gravados na base de dados do SEF. A partir da os lanamentos so incorporados escritura do perodo. Para aqueles que tem incentivos, importante clicar em Editar/Informaes de Incentivos Fiscais e conferir os lanamentos com itens incentivados, a Apurao incentivada, a GIAF e ajustar, se for o caso. Caso no trabalhe com itens incentivados deve conferir os livros de Entrada, Sada e de Apurao, assim como a GIAM.

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1.7 Ler Arquivo SEF

Permite ler e abrir para edio, imprimir ou exportar arquivo SEF, que o arquivo gerado e assinado digitalmente, compactado e criptografado, sendo o formato do arquivo que transmitido a SEFAZ, tratando-se de documento vlido de escrita fiscal, salvo em pasta do contribuinte.

A leitura do arquivo-SEF, carrega o contedo do arquivo para o banco de dados do SEF, semelhante ao processo de importao, substituindo inteiramente os dados de documento na base do sistema. A diferena que o arquivo pode ser lido e mantido bloqueado para edio at que seja desbloqueado pelo usurio. Os arquivos das mdias-SEF ficam localizados por padro em:
C:\SEFAZ-PE\SEF2012\dados\MidiaSEF\999999940\200411\REMESSA

Para carregar o documento clicar em Iniciar/Ler arquivo SEF, localizar e selecionar o arquivo, clicar em Abrir/Importar no menu lateral. Para preservar informaes anteriores, necessrio fazer cpia de segurana em Utilitrios, e depois retornar funo.

. No SEF 2012, o arquivo LA (Livros da Apurao do ICMS), e a GI-ICMS (Guias das Informaes Econmico Fiscais), so editados conjuntamente e separados no momento da gerao do arquivo SEF. Ao ler um arquivo SEF com contedo de Livros de Apurao, o usurio pode optar em fazer a importao simultnea da Guia de Informaes pertinente, ou ler (importar) apenas um dos documentos.

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Selecionar os arquivos a serem lidos e clicar em Importar.

. Para abrir o documento clicar em Abrir, selecionar o arquivo e confirmar abrir, no menu lateral. Caso queira fazer alguma alterao no documento o sistema informa o caminho a seguir para chegar tela de desbloqueio. O usurio dever fechar a tela de edio, clicar no menu Iniciar>Fechar, onde ter acesso a funo de desbloqueio.

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Caso o documento ainda no esteja aberto, clicar em Iniciar/Abrir, selecionar o documento SEF, e clicar em Detalhar/Desbloquear. O desbloqueio do arquivo para edio apaga as informaes de Gerao, Assinatura e de Transmisso do documento importado, sem alterar seu contedo. Estas informaes no sofrem alteraes no documento original.

Para extrair da mdia SEF o arquivo em txt diretamente para pasta do contribuinte, acessar o menu Complementos/Exportar/exportar txt, selecionar a pasta e clicar em exportar. O sistema atualiza os clculos e salva o arquivo na pasta indicada.

possvel abrir conferir, transmitir ou retransmitir um arquivo SEF que no tenha sido desbloqueado. Quando desbloqueado, o documento dever passar pelas etapas de gerao no menu Encerrar para re-adquirir suas caractersticas de mdia SEF e poder ser transmitido.

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2. Editar

2.1 Dados - Identificao do Contribuinte

Exibe os dados cadastrais do contribuinte no documento em edio. Estes dados podem conter diferenas em relao aos dados cadastrais do banco de dados do SEF, uma vez que documentos podem ser importados sem atualizar os dados cadastrais no momento da importao.

Os dados cadastrais do documento aberto ou suas alteraes podem ser mantidos apenas no documento ou levadas para atualizar o banco de dados do SEF, atravs da funo Exportar dados para o contribuinte. As informaes cadastrais do banco de dados tambm podem ser trazidas para atualizar o documento aberto atravs de Importar dados do contribuinte. Exceo para documentos bloqueados cujos dados podem apenas ser exportados para a base de dados.

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Os dados que podem ser alterados na funo Identificao do Contribuinte so dados do responsvel, do contador e o CFOP Dirio, conforme abaixo. O Perfil e os Marcadores do arquivo no permitem alteraes.

2.2 Tabelas
Rene as tabelas do sistema que atendem ao layout do SEF, as tabelas de outros rgos utilizadas no aplicativo, e as tabelas do Contribuinte que do apoio escriturao. Traz ainda a funo de atualizar tabelas, que importa os dados de outros documentos para o documento aberto. As tabelas do Sistema criadas pela SEFAZ, em conformidade com a legislao fiscal do estado, e as tabelas de outros rgos so acessadas ao longo da edio da escriturao conforme o documento aberto.

Nas tabelas do Sistema constam, por exemplo, os Documentos do ICMS, as Classes de Operao ou Prestao, os Livros do ICMS/IPI, os tipos de Ajustes de Apurao e de Obrigaes, os Benefcios Fiscais do ICMS, os Cdigos de Receita de Pernambuco, entre outras.

Nas tabelas de outros rgos encontram-se os Municpios do Brasil, a Qualificao dos Assinantes, os Pases, os Combustveis, a Nomenclatura Comum do Mercosul, os CFOP-ICMS, os Ajustes da Apurao do IPI, as Atividades do Simples Nacional, entre outras.

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As tabelas do contribuinte so exibidas e habilitadas de acordo com o documento aberto. recomendvel que sejam editadas ou atualizadas antes dos lanamentos da escriturao. Tambm so carregadas automaticamente atravs da importao de documentos.

No exemplo acima consta a tabela Cadastro de Participantes que deve guardar os dados de clientes e fornecedores do contribuinte, exigida para o LA Livro de Apurao e outros documentos.

Clicar na tabela, clicar em Novo no menu lateral, inserir os dados do participante, e confirmar. A lista de fornecedores e clientes cadastrados pode ser visualizada atravs da funo consultar. Atravs do menu lateral pode-se cadastrar um novo participante, alterar seus dados ou exclu-lo. A lista tambm pode ser salva em pasta do usurio clicando em exportar.

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As tabelas de Benefcios Fiscais, necessrias para contribuintes com incentivos fiscais, devem ser preenchidas no menu Editar/Informaes Econmico-Fiscais/Benefcios Fiscais. Ver instruo 2.4

O usurio pode carregar as tabelas do documento aberto trazendo dados de outros documentos da base do SEF atravs da funo Atualizar tabelas.

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2.3 Lanamentos
O bloco de Lanamentos contempla as hipteses possveis de lanamentos da escriturao, e so habilitadas conforme o perfil tributrio do contribuinte, e o tipo de documento aberto. Os documentos so o LA Apurao do ICMS, a GI - Guia de Informaes, e os Livros de Controles de Inventrio, Combustveis, Automveis e Grfica. *7 Ao abrir documento de Apurao do ICMS - LA, o sistema exibe a rea de trabalho da Apurao do ICMS com a lista de itens onde se pode consultar o resumo dos lanamentos, das operaes, das totalizaes e as obrigaes do ICMS. As mesmas informaes referentes ao IPI podem ser obtidas clicando em Apurao do IPI.

A lista de lanamentos de entrada, sada e o resumo de ECFs podem ser visualizados clicando em suas respectivas abas.

*7 Neste primeiro momento, apenas o LA Apurao do ICMS e a GI Guia de Informaes esto disponveis.

30
Os resultados das operaes com ICMS podem ser vistos por diversos tipos de filtros, a exemplo do total por aquisio, total por Classe de Operao (at 12 COP), ou total dirio, para entradas e sadas, conforme abaixo.

As totalizaes do ICMS das Entradas e Sadas podem ser consultados por CFOP, e por origem.

31
Nas Obrigaes do ICMS encontram-se as informaes de crdito, dbitos, saldos e obrigaes.

Para fazer alteraes ou consultas nos lanamentos efetuados, ou para fazer os lanamentos da escriturao de forma manual, clicar em Entradas e aquisies, ou em Sadas e prestaes, selecionar o tipo de documento na rea de trabalho.

32 Preencher os dados do lanamento e dos respectivos valores e clicar em confirmar.

As funes Ajustes da apurao do ICMS e Ajustes da apurao do IPI permitem realizar alteraes tanto na apurao quanto nos resultados. Clicar em cada item e clicar em alterar no menu lateral.

33
Ao abrir o documento Guia de Informaes o sistema exibe a rea de trabalho das informaes econmico-fiscais, com as listas de itens que compe cada documento GIAM, GIA e GIAF. Alguns desses itens permitem a edio outros apenas a visualizao das informaes. Caso o documento aberto seja o LA clicar no menu Editar>Informaes Econmico Fiscais para acessar a rea de trabalho.

possvel editar o valor adicionado, aquisio de bens, e o crdito acumulado clicando nos respectivos itens na GIAM, assim como as operaes interestaduais, clicando no item da GIA. Atravs do item Benefcios fiscais, do bloco de Informaes de incentivos fiscais (GIAF), se faz a incluso dos dados dos benefcios fiscais do contribuinte, das sub-apuraes e dos respectivos itens incentivados necessrios gerao das informaes preliminares para a preparao da GIAF, conforme instruo 2.4 do menu Editar.

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2.4 Benefcios Fiscais

Para fazer pela primeira vez importao adicional de dados de arquivo eDoc necessrio cadastrar os benefcios fiscais, as sub-apuraes e os itens a elas relacionados antes de gravar os documentos na base do SEF. Nas escrituraes seguintes o usurio precisar apenas importar os dados atravs da funo Atualizar Tabelas do menu Editar, antes da adio de eDoc. Para iniciar o cadastramento clicar em Informaes econmico-fiscais> Benefcios fiscais na rea de trabalho do menu Editar.

Selecionar o tipo de incentivo nas abas superiores: indstria, importao ou central de distribuio e seguir o passo a passo da figura.

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O cdigo da sub-apurao far a vinculao entre o benefcio e todos os respectivos itens. A relao no possui a opo apurao parcial 01 porque esta reservada para todos os itens que no possuem incentivos.

Informar os dados conforme solicitado.

Preferencialmente, para evitar erros, em lugar de digitao usar a funo Selecionar itens para incentivos (visvel na prxima figura), para informar os itens da sub-apurao. Usar a tela acima para complementar as informaes de NMB e Fruio que no constam no eDoc. A lista de itens fica disponvel aps a carga do eDoc.

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Aps confirmar a incluso do item o sistema exibe a lista de itens e as funes para nova incluso, alteraes ou excluso no final da tela.

A funo Selecionar da tela acima, contem a aba dos itens disponveis para seleo, visveis apenas aps a importao adicional do eDoc.

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A Aba dos Itens em outras Sub-apuraes permite acompanhar a situao dos itens cadastrados e suas respectivas vinculaes.

Para inserir novo incentivo, ou sub-apurao, voltar tela de consulta do Benefcio Fiscal e reiniciar o processo. No exemplo abaixo foram criadas 3 sub-apuraes para um benefcio fiscal de industria.

Durante a importao adicional de eDoc com itens incentivados, antes da gravao final do arquivo na base do SEF, possvel excluir incentivos de itens para determinados documentos fiscais da lista do eDoc. Em Iniciar>Documentos>Excluso seletiva de incentivo>Consulta de documentos pendentes.

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Aps selecionar e detalhar, clicar em remover. O indicador de item incentivado e respectiva sub-apurao so retirados e o item passa a ter o indicador de item no incentivado. Esta alterao atinge o item apenas no documento fiscal selecionado, permanecendo a classificao de item incentivado e sua respectiva sub-apurao para os demais documentos, conforme cadastrado na funo Benefcios Fiscais do menu Editar.

importante aps o cadastramento dos dados dos benefcios fiscais, aps a adio do eDoc, clicar em Editar>Informaes de Incentivos Fiscais e conferir os lanamentos com item incentivados, a Apurao incentivada, a GIAF e ajustar a se for o caso.

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3. Encerrar

3.1 Assinar
A funo assinar d incio s etapas de gerao e transmisso da escriturao editada ou complementada no SEF. Para habilitar clicar em Abrir. Para os documentos gerados fora do SEF, o processo de concluso inicia na funo Validar, habilitada quando no h documento aberto.

A funo Inicia Processamento do menu lateral d incio ao processo que consiste nas etapas abaixo citadas:

Selecionar o certificado digital que dever estar instalado na mquina, colocar senha da assinatura digital e confirmar.

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O SEF usa como caminho padro a pasta SEFAZ-PE para gravar o arquivo remessa para transmisso. O usurio poder, no entanto, selecionar outro local para gravao.

O contribuinte poder optar entre a transmisso imediata ou posterior do documento. Caso opte por transmitir em outro momento, dever clicar na funo Transmitir e seguir a instruo 3.3 do menu Encerrar. Aps a gerao ou transmisso o sistema exibe os respectivos recibos.

O arquivo SEF salvo em pasta do usurio e pode ser trazido novamente para a base do SEF, atravs da funo Iniciar/Ler arquivo SEF. Nesta situao, fica bloqueado para alterao podendo ser aberto apenas para consulta e visualizao. Para edit-lo ser necessrio fazer o desbloqueio no menu Iniciar/Abrir. O desbloqueio do arquivo apaga do documento as informaes de gerao e/ou transmisso, mantendo os dados digitados ou importados. No entanto, estas informaes no so afetadas no arquivo SEF original.

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3.2 Validar
A validao o processo de leitura do arquivo texto criado fora do SEF que verifica a consistncia dos dados de acordo com as regras de integridade definidas, para gerar o arquivo SEF e transmiti-lo. Caso a escriturao no esteja completa, ou precise de alteraes, dever ser submetida ao processo de importao no menu Inicar/Importar para que seja complementada atravs da digitao.

Localizar e selecionar o arquivo a ser validado, escolher a finalidade do documento e clicar em Validar no menu lateral. .

O sistema faz a leitura do arquivo e verifica a consistncia dos dados de acordo com os parmetros de integridade e layout definidos, sem carregar os dados no SEF, como ocorre na importao. Caso o arquivo que esteja sendo validado apresente erros, para san-los deve-se ajustar o mecanismo de extrao de dados do sistema empresarial de forma a orient-lo de acordo com o leiaute do SEF. Concludo o processo de validao, tendo o certificado digital instalado, o usurio poder gerar e transmitir o arquivo validado, conforme descrito na instruo 3.1 Assinar.

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3.3 Transmitir

Aps a concluso da escriturao seja atravs da Assinatura (documentos digitados ou importados e complementados no prprio SEF), seja atravs da Validao (arquivo txt gerado em sistemas corporativos, no layout do SEF), o contribuinte pode transmitir imediatamente o arquivo SEF, bastando para isto ter o programa SEFAZNET instalado na sua mquina. Caso no queira ou no seja possvel a transmisso imediata poder faz-lo em outro momento clicando no menu Encerrar/Transmitir, que fica habilitado sempre que h documento assinado aberto no SEF. O programa SEFAZNET pode ser obtido atravs do site da SEFAZ no endereo sefaz.pe.gov.br

4. Impressos

4.1 Livros e Mapas

O menu Impressos rene as funes para visualizar, imprimir e exportar os documentos oficiais da escriturao que so os Livros e Mapas, Guias e Recibos, bem como os documentos complementares tais como Tabelas, Relatrios e as Crticas de Preenchimento.*8 As funes sero habilitadas conforme o documento aberto. Caso j tenha passado pelo processo de assinatura tambm os Recibos podero ser consultados.

*8 - As funes para os documentos complementares sero disponibilizadas em breve.

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Para visualizar os Livros de Apurao - LA, abrir o documento no menu Iniciar e clicar em Livros e mapas no menu Impressos.

Clicar no livro ou mapa selecionado na rea de trabalho. A visualizao de documentos ainda em edio ser sempre precedida da atualizao automtica dos clculos.

Na caixa de dilogo o usurio pode optar por visualizar ou imprimir. Na tela de visualizao possvel imprimir e salvar, em formato PDF (Portable Document Format), clicando nos cones indicados.

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4.2 - Guias

Para visualizar, imprimir e exportar as Guias de Informaes Econmicos Fiscais, geradas a partir da escriturao, clicar em Impressos/Guias. As informaes econmico fiscais que formam a Guia so compostas dos dados cadastrais; das informaes e apuraes dos incentivos fiscais e financeiros GIAF, quando for o caso, e das informaes e apurao do ICMS GIAM, em sua primeira folha.

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Os resumos das entradas, sadas esto na folha 2/4.

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A apurao do imposto com os respectivos crditos, dbitos, saldos e obrigaes podem ser visualizados na pgina 3/4.

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Os resultados das operaes interestaduais so informados mensalmente atravs da GIA. A SEFAZ acumular os dados para a obter a informao anual. O procedimento para visualizao, impresso ou exportao o mesmo para Livros e Mapas, Guias de Informaes e Recibos.

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4.3 Recibos
Permite visualizar, imprimir ou exportar os Recibos de Entrega de Documentos Digitais, onde constam os dados da gerao e da entrega dos documentos.

Os recibos so criados no banco de dados do SEF quando o documento gerado e assinado. Neste momento so registrados os dados e a data da gerao. Quando os documentos so transmitidos SEFAZ por meio eletrnico, os recibos recebem os dados adicionais e a data da transmisso.

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5. Complementos

5.1 Documento Digital

A funo Documento Digital, que permite ao usurio conhecer as propriedades de um arquivo gerado no SEF sem precisar abri-lo. *9

5.2 Exportar
A funo Exportar um complemento operacional equivalente ao salvar como ou enviar para, que possibilita salvar ou transportar os dados do SEF, em formato txt, para um diretrio ou mdia indicada pelo usurio.

Os dados exportados podem ser utilizados na complementao da escriturao centralizada em outra mquina (atravs do menu Iniciar/importar ou Iniciar/Arquivo textoImportao adicional), ou em sistemas contbeis do usurio. Para usar a funo deve-se abrir domumento, clicar no menu Exportar , clicar em Exportar txt na rea de trabalho. Esto em construo os recursos para a exportao de documentos em formato xml e a exportao em lotes.

*9 Funo Documento Digital e ser disponibilizada em breve.

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Selecionar a pasta que dever receber o documento e clicar em exportar.O sistema ir atualizar clculos, gravar registros na base de dados, carregar estruturas de validao e finalmente processar a exportao.

5.3 Extratos
Funo que permite montar e assinar um extrato de documentos fiscais lanados na escriturao, para fins diversos do usurio. *10

6. Utilitrios

6.1 Cpias de Segurana

Atravs desta funo possvel fazer e recuperar cpias de seguranas de seus registros ou documentos em edio ou assinados.

*10 Funo Extratos encontra-se em construo.

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Para salvar os arquivos de escriturao na base do SEF, clicar em Utilitrios/Cpias de Segurana, selecionar a opo Backup de movimentos e configurar o caminho do diretrio em que sero salvos os backups.

O SEF grava suas cpias de segurana em qualquer diretrio (de rede, inclusive) indicado pelo usurio. Caso no seja eleito algum outro diretrio de backup, o SEF indica como padro o caminho C:\SEFAZ-PE\SEF2012\Backup.

Antes de realizar a funo o SEF atualiza os clculos da escriturao em aberto, se houver dados. *11

*11 No primeiro momento o SEF estar apto a fazer apenas o backup de um documento por vez. Em breve ser possvel gerar backup de vrias ou de todas as escrituraes.

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Ao concluir a operao exibido o local e a identificao do arquivo salvo. O arquivo pode ser identificado pela inscrio estadual seguida do perodo a que se refere, e da data do backup: C:\SEFAZ-PE\SEF2012\Backup\PE0197457_E2011020_20120824A43BKP.zip

Para recuperar a(s) cpia(s) de Segurana/Restaurar backup de movimentos.

segurana,

clicar

em

Utilitrio/Cpias

de

Localizar e selecionar os arquivos a ser restaurados e clicar em restaurar backup. *12

*12 - No primeiro momento o SEF far apenas a restaurao de um backup por vez.

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Caso exista na base do SEF documento do contribuinte para o mesmo perodo, os dados existentes podero ser substitudos pelos dados do arquivo restaurado, semelhante ao que ocorre no processo de importao.

O usurio tem a opo de atualizar os dados, conforme mensagens.

6.2 Atualizar
A funo serve para atualizar verses do SEF e das regras de validao. *13 No estgio atual, para atualizar as verses do programa necessrio fazer o download do site da SEFAZ http://www.sefaz.pe.gov.br/ SEF 2012 Download. As regras de validao so atualizadas automaticamente cada vez que se abrir o programa.

*13 - A Funo Atualizar ainda no est disponvel.

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6.3 Configurar Aplicativo

Funo para auxiliar na configurao de impressoras e outros aplicativos. *14

6.4 Migrao SEF1>SEF2

Funo provisria atravs da qual possvel converter informaes existentes na base de dados do SEF 2003, digitadas ou importadas, em arquivo texto com o leiaute do SEF 2012. No necessrio estar com o SEF 2003 aberto. Clicar em Utilitrios/Migrao, o endereo aponta o caminho padro da pasta de dados do SEF 2003, caso utilize outro endereo para os dados no SEF 2003, localizar o novo endereo. Clicar em Carregar Dados no menu lateral. O sistema carrega toda a base de dados do SEF 2003. Selecionar o contribuinte e o movimento e clicar em Migrar dados, conforme figura abaixo.

*14 Ferramentas para configurar outros aplicativos em construo.

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A rotina de migrao no gera algumas linhas de totalizao, por isto, aps a gerao do arquivo texto migrado deve-se import-lo para o SEF 2012, e em seguida export-lo (salv-lo em pasta prpria), para visualizar as linhas de totalizao no geradas na migrao. Alguns modelos de documentos fiscais de sada no so passiveis de migrao pelo SEF 2012. So os modelos 21, 22, 6, que so as notas emitidas por empresas energia e de telecomunicaes. O documento fiscal modelo 18, Resumo de Movimento Dirio, tambm no migrado devendo seu lanamento ser lanado ou gerado diretamente no SEF 2012. Antes de gerar o arquivo txt no leiaute do SEF 2012 o sistema gera um relatrio informando as inconsistncias encontradas listando todos os documentos que ficaram pendentes na migrao. O usurio poder salvar o relatrio e fazer os lanamentos pontuais destes documentos, conforme o caso.

Clicar em salvar o relatrio, informar a pasta e um nome para o arquivo, clicar em salvar, ou clicar em fechar. Fechada a caixa de dilogo, o sistema conclui a migrao do documento salvando o arquivo gerado na pasta padro informada. Para trazer o documento para a base de dados do SEF, clicar em Iniciar/Importar, e seguir instruo de Importar documentos 1.3. O arquivo gerado s contm as informaes comuns aos dois programas, sendo necessria a complementao das novas informaes exigidas pelo SEF 2012 aps a importao. Ao tentar abrir o arquivo importado aps a migrao, o sistema informa os dados cadastrais que devem ser complementados.

6.5 Atualizar Clculos

Diversas funes do sistema, quando em operao, atualizam automaticamente os clculos. Esta funo deve ser utilizada caso o usurio faa alguma alterao nos dados, ou queira se certificar que todos os dados foram incorporados na escriturao.

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7. Ajuda

Menu onde constam informaes de apoio ao usurio tais como o Manual do Programa, o Leiaute do arquivo, as Regras de validao e os dados de assinatura do programa SEF. *15

7.1 Manual do Programa

O Manual do Programa um texto organizado com o objetivo orientar o usurio do SEF 2012 sobre sua operacionalizao. Aborda a Viso Geral do Sistema, suas Principais Mudanas, sua Instalao, suas formas de Atualizao, como fazer a Migrao do SEF 2003 para o SEF 2012. Faz um resumo geral de todos os principais Menus: Iniciar, Editar, Encerrar, Impressos, Complementos, Utilitrios, e Ajuda, e, por fim, apresenta o passo a passo de todas as funcionalidades por menu. As instrues apresentadas abordam apenas a viso operacional do sistema. A escriturao segue a legislao em vigor e deve observar as peculiaridades de cada contribuinte. As funcionalidades que ainda esto em construo sero detalhadas quando forem habilitadas, em futuras revises do Manual. Crticas e sugestes de melhorias do Manual, registros de erros no sistema, problemas tcnicos relacionados ao SEF 2012 ligar para o TELESEFAZ: 0800-285-1244 (para ligaes feitas em Pernambuco) ou 0xx81-3183-6401 (para ligaes feitas a partir de outros Estados). Atendimento de segunda a sexta, das 8:00 s 18:00.

*15 - No momento, disponibilizado apenas o Manual do Programa, em PDF.