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CLASIFICACIN DE LOS GASTOS DE COMERCIALIZACIN Las clasificaciones ms usuales son: 1) por funcin 2) por naturaleza 3) por tipo de variabilidad

4) por lnea de productos 5) por zonas o agencias de venta 1) Clasificacin por funcin. La centrolizacin requiere de un meditado estudio de las distintas tareas que se realizan dentro de sus lmites con vistas a crear subcuentas que engloben gastos acorde con las funciones que efecten. La cantidad de centros depende del tipo de empresa, de la variedad de productos que comercialice, de la forma que esta organizado el sector comercial y de los mtodos de operacin. Cuanto mayor sea la cantidad de funciones que se puedan distinguir ms seguridad hay de que el trabajo desempeado por cada una es de una sola y misma clase. Cada centro tiene asignado un nmero que lo individualiza en la contabilidad. Los gastos en que incurre cada seccin se hallan asociados con productos, zonas y clientes. En efecto, algunas partidas varan con el nmero de visitas que los vendedores hacen a sus clientes, otras con la cantidad de pedidos recibidos, con la de pedidos cursados, con el nmero de facturas, con el monto de entregas. Conocer la relacin normal y real que hay entre los gastos de cada rea y esas unidades de actividad ayuda a medir la eficiencia operativa y facilita la reasignacin de esos gastos a las distintas divisiones que contempla cada una de las clasificaciones externas. Otras cuentas no otorgan esa facilidad y es necesario prorratearlas. Hay que localizar los factores de variabilidad que se hallan ms estrechamente vinculados con las oscilaciones que sufren los gastos por alteracin en el nivel de actividad. Debe evitarse apelar a bases arbitrarias y a incurrir en una exactitud exagerada, slo se justifica emplear aquellas unidades cuando no se dispone de otras. Existen 5 sectores: 1) Gastos de exploracin y concrecin de ventas Jefes de productos: como en estas funciones los cargos que tienen primaca son los sueldos y las cargas sociales es necesario hallar un mdulo de aplicacin vinculado con el tiempo que estos funcionarios dedican a cada lnea, zona, canal y tipo de clientela, segn la importancia monetaria de sus pedidos. La solucin ms prctica surge de emplear taxi lo cual consiste en preguntar a las personas comprendidas que proporcin de su tiempo dedican a cada clasificacin externa. Investigacin de Mercado: las principales erogaciones de este centro son las remuneraciones del personal y los honorarios pagados a las agencias de investigacin, se utiliza nuevamente taxi; los honorarios, por lo general se pueden imputar directamente a lneas de productos o zonas.

Publicidad: Este rubro es uno de los que crean mayores inconvenientes para su registro contable. Generalmente se parte de un presupuesto anual, aprobado por la direccin, con expresa indicacin de las lneas beneficiadas. El presupuesto, desglosado por grupo de artculos, se relaciona con el monto de entregas presupuestadas, obtenindose as un porcentaje. Este porcentaje, aplicado a las entregas reales o presupuestadas mensuales de cada lnea, arroja un importe que se debita en la cuenta Gastos de Comercializacin. Las cosas se complican cuando se trata de propaganda institucional, que no menciona artculos en particular, se distribuye segn el monto de entregas de cada lnea. Vendedores: los cargos que se debitan son los derivados de retribuciones, movilidad, gastos de viaje y comunicaciones. Como cada vendedor pertenece a una zona, el dbito a stas es directo. Tampoco ofrece mayores dificultades conocer a qu tipo de canal y jerarqua de cliente atribuir los gastos: de los informes de viaje se extrae la cantidad de visitas realizadas y a qu eventuales compradores. Los gastos, entonces, se reparten proporcionalmente al nmero de visitas. La manera que se asignan a las lneas de productos es hacerlo analizar los pedidos levantados por cada vendedor en un lapso determinado. De ellos se extractan las lneas que se registraron en cada regin del pedido. El gasto se prorratea, por tanto, en virtud de la cantidad de renglones que demand cada grupo de artculos. La unidad renglones de pedidos puede ser remplazada por pedidos levantados. Agencias: Como el cuerpo de vendedores forma parte de las distintas agencias de ventas, sus gastos se reparten entre los distintos segmentos segn la tasa empleadas para distribuir las expensas efectuadas por aqullos. Dado que cada vendedor tiene distinto porcentaje de participacin en las clasificaciones externas, hay que obtener un promedio del conjunto. Supervisin de ventas: la funcin es de controlar la actuacin de los vendedores. La cantidad y udracin de las inspecciones depende de la eficiencia con que acte cada uno, la base de imputacin ms adecuada es taxi. 2) Gastos de preparacin de entregas Programacin de entregas: este centro es el nexo de unin del rea comercial con la fabril en lo que respecta al estricto cumplimiento de entregas de mercaderas. En la constitucin de sus cargos que tiene primaca los derivados de remuneraciones. Como opera con los pedidos de los clientes, la atribucin de sus gastos a lneas puede ejecutarse conforme a renglones de pedidos y a los otros segmentos, segn el nmero de esos pedidos. Almacn de productos terminados: Debe preguntarse cules son los rubros que predominan en la constitucin de los dbitos a este almacn. Si tienen primaca los derivados de edificio, las lneas que guarda pueden gravarse en relacin con la superficie o el metraje cbico que ocupen. Las bases en algunos casos: a) seguros mercaderas valor mercaderas

b) retribuciones del personal dedicado a Lnea establecer un

determinar el tiempo de producto o

costo de jornal directo por bulto c) en caso de complicarse la signacin se utiliza costo de entregas Empaque: La funcin es preparar y embalar los pedidos que deben despacharse a la clientela. Sus gastos ms trascendentes estn representados por los materiales de empaque y las remuneraciones del personal operario. Este es uno de los pocos centros donde es factible calcula gastos unitarios por artculo. 3)Gastos de concrecin de entregas Cargas: Si el despacho de la mercadera se realiza mediante fleteros, quienes la entregan directamente a clientes o a estaciones de ferrocarril, no hay mayores problemas en aplicar su valor a los distintos segmentos de ventas. Tampoco hay inconveniente de imputacin si los productos se envan por cualquier otro medio externo: en todos los casos es posible conocer el costo de transporte, los bienes y los clientes afectados. Si se realiza con camiones propios puede establecer unos costos por kilmetro recorrido. Expedicin: Su funcin es ordenar las mercancas por lugar de destino, de manera de facilita el labro de cargas. Como los dbitos ms relevantes que recibe son los salarios de su personal, tambin se pueden imputar el costo unitario al artculo. Facturacin: Deben analizarse las facturas de un perodo determinado para saber cuntos renglones impresos contienen, que lneas de productos amparan y a qu zona, canal y tipo de clientela fueron cursadas. El mdulo es renglones impresos ya que mayor renglones tenga la factura mayor tiempo demandar su confeccin. 4) Gastos de cobranzas Crditos y cobranzas: Tiene preeminencia las remuneraciones y sus gastos derivados. El elemento bsico para repartir sus expensas es la factura. De ellas se extraen las zonas, canales y la magnitud de las compras individuales. La porcin de gastos que se han de asignar a cada clasificacin depender , por tanto, de la cantidad de facturas cursadas. Resta conocer que lneas requirieron el esfuerzo de esta seccin. Para saberlo se atribuye un valor 1 a las facturas que amparan una sola lnea , 0,50 a las que contengan dos, luego se suman los resultados obtenindose el nmero de facturas por lneas de producto. Previsin por deudores morosos: Representa un porcentaje de las entregas, su atribucin a los segmentos de ventas es directa. En caso de manejar muchas lneas de artculos se pueden emplear diferentes tasas de previsin.

5) Gastos generales Administracin de ventas: Esta seccin realiza todas las tareas administrativas vinculadas con el sector comercial. Sus dbitos ms significativos son tambin las remuneraciones y sus cargas sociales, por lo tanto, lo ideal es taxi. Capacitacin para vendedores: Pueden distribuirse juntamente con la subcuenta vendedores. a) regalas: como es un gasto directo se puede imputar a cada segmento de las ventas. b) Impuestos: los principales impuestos son los derivados de la facturacin c) Gastos diversos: se debitan los componentes que por su naturaleza no pueden asignarse a las otras funciones. Para establecer un mdulo es necesario conocer como se componen todos los gastos Los mdulos pueden ser actualizados una vez por ao. El nico segmento de ventas que se calcula con esta frecuencia (mensual) es lneas de productos. La rentabilidad de los restantes solamente se determina una o dos veces por ao. Las facilidades que otorga la clasificacin de los gastos comerciales por funcin 1) Conocer los cargos reales de cada centro 2) Presupuestar sus gastos en relacin con el nivel de actividad planeado. Esta estimacin se basa, principalmente, en cifras histricas, proyectadas hacia el futuro inmediato 3) Medir eficiencias mediante el control de las expensas responsabilizando al jefe de cada rea por los gastos excesivos. 4) Analizar las imputaciones con vistas a lograr su reduccin 5) Lograr una ms correcta asignacin de ciertas partidas a las clasificaciones externas. Esto ayuda a valorar el manejo de los mtodos y polticas de comercializacin 6) Tomar decisiones (outsourcing) 7) Proporcionar a los empresarios el conocimiento preciso de su estructura de comercializacin B) Clasificacin por naturaleza La clasificacin por naturaleza complementa la anterior e ilustra acerca del monto y clase de gasto en que ha incurrido cada funcin. Esto ayuda a: i) ii) iii) iv) presupuestar razonablemente los gastos de cada centro comercial Reducir costos mediante el control del rendimiento de algunos rubros Detectar las causas de las desviaciones entre las cifras presupuestadas y las reales. Clasificar los gastos por tipo de variabilidad

v) vi)

vii)

Imputar con mayor precisin las expensas funcionales a los otros tipos de clasificaciones Mensurar los gastos incrementales que se originan como consecuencia de la creacin de nuevas lneas de productos, agencias o canales de distribucin. Efectuar estudios econmicos

Las expensas por naturaleza se desglosan contablemente por tipo de gasto. Esto permite estudiar los cargos por grandes conceptos, y slo cuando stos muestran resultados llamativos respecto del presupuesto, acudir a sus divisiones. Tambin es til que la cantidad de elementos sea amplia, y es til que cada concepto abarque elementos que tengan igual comportamiento ante oscilaciones en el nivel de actividad. De los Departamentos de Servicios Indirectos e Inactividad Vacaciones Anuales, del primero se asignan a la cuenta Gastos de Comercializacin la proporcin que le toca absorber por la utilizacin que hace de los servicios comunes( edificios, almacenes, administracin). En cuanto al segundo cabe sealar que la provisin realizada bajo ese concepto debe constituirse si las entregas se resienten por esa contingencia.

c) Clasificacin por variabilidad Para poder estudiar los gastos comerciales es necesario efectuar varias subclasificaciones: Hay centros comerciales donde es posible medir mensualmente el grado de aprovechamiento de la capacidad operativa siguiendo igual procedimiento que el empelado en los sectores fabriles. Esta facilidad se debe a que algunas reas disponen de unidades de medida de actividad concreta y fcilmente mensurable. Los resultados finales adolecen de pequeas imprecisiones dado que los gastos variables no siempre tienen una relacin directa con la unidad de volumen elegida (comisiones). Para verificar cmo la mayor o menor entrega en una lnea respecto del presupuesto afecta sus resultados es necesario efectuar otro tipo de sub-clasificacin. Debe estudiarse el comportamiento que tiene cada rubro respecto de alteraciones en el monto de entregas de una compaa, y luego se clasifica la variabilidad de cada lnea de producto. Las mediciones que se realizan para conocer el importe de gastos sobre absorbidos o sub absorbidos por cada grupo de artculos no es exacto: a) ya que existen 2 gastos variables comerciales: los que fluctan en relacin directa con el monto de entregas y los que guardan proporcin con su volumen fsico. b) Existen otros 2 rubros variables que se encuentran relacionados con los totales de ventas (comisiones de vendedores y de cobradores) c) Hay gastos semifijos que oscilan respecto de los das de entrega y otros de la jornadas de ventas, y ambas cifras no siempre son coincidentes

Para operar con los gastos de comercializacin en toma de decisiones se ignoran los rubros semi fijos y se trabaja exclusivamente con los variables y fijos.

En los gastos de comercializacin la forma de registrar los cargos que adopte el contador de costos afecta los tipos de variabilidad (publicidad). Cabe destacar que en el sector comercial la clasificacin por variabilidad es extracontable. d) Clasificacin por lneas de productos Se tiene la necesidad de conocer los resultados de una empresa desglosada por lneas de productos. No es posible manejarse con un estado de resultado a nivel global. El sistema de contabilidad analtica permite determinar los beneficios netos de cada tipo de artculos que elabore una industria, poniendo en evidencia las ventas con prdidas y permitiendo tomar decisiones conducentes a mejorar las utilidades. Se agrupan en una lnea de productos bienes de parecido diseo, sometidos a Casio idnticos proceso fabril y expuesto a similares problemas de competencias en lo que se refiere a precios y condiciones de venta. Las lneas de productos son centros de resultados puesto que tienen costos e ingresos propios y se comercializan bajo la responsabilidad de un funcionario. Un aspecto importante en esta clasificacin es la amplitud que ha de drsele. sta depende en buena parte, de la variedad de artculos que comercialice la empresa que se plantee esa cuestin. La clasificacin debe ser razonablemente extensa para poder detectar mejor los grupos de artculos de baja rentabilidad. Una vez definidas y codificadas las distintas lneas hay que adjudicarles las imputaciones de gastos comerciales que deban solventar, en la medida del esfuerzo que requieran. Esta clasificacin tiene 2 caractersticas: 1) su asignacin a los grupos de artculos son extracontables, 2) y los resultados se establecen todos los meses. En estos resultados se determinan en virtud de los cargos reales, pero se reiteran, empleando como base de distribucin de los cargos fijos las unidades de actividad calculadas una vez por ao. Algunos gastos varan con ciertas caractersticas de las lneas, sin verse afectados pro el canal de distribucin o por la magnitud de los pedidos. Otros oscilan con algunas peculiaridades de los clientes, cualquiera que sea la lnea que adquieran. La rentabilidad real de cada grupo de artculos solo se puede conocer si antes se realizan esos cargos. Adems, al saber que erogaciones se mantienen se puede mensurar qu porcin del esfuerzo comercial est libre para aplicar en otras direcciones. Esta clasificacin por lneas de productos, permite: asignar racionalmente aquellos gastos a los estados de resultado internos por lneas de artculos, estas lneas se identifican entre s por cdigos.

vigilar la rentabilidad de cada lnea conocer cul es el momento ms adecuado para alterar los precios o las condiciones de venta, realizar campaas de promocin, modificar la calidad o el diseo de los bienes, etc. determinar el porcentaje de gastos de comercializacin que debe computarse a los efectos de fijar precios tentativos de venta analizar las ventajas econmicas de un plan de publicidad detectar aquellos sectores donde el esfuerzo comercial debe ser ms sostenido efectuar estudios tendientes a la supresin o ampliacin de lneas.

e) Clasificacin por zona o agencia de venta La divisin de los gastos de comercializacin por zonas o agencias de venta facilita conocer la rentabilidad que brindan las distintas regiones del pas. Un adecuado desglose de los gastos por zonas contribuye a: i) detectar regiones no lucrativas ii) dirigir los esfuerzos comerciales hacia lugares geogrficos ms rentables o promisorios iii) conocer qu contribucin realizan los vendedores individuales a la ganancia de cada agencia. Los gastos solo varan como consecuencia de las bonificaciones otorgadas por al envergadura de los pedidos, y que sus costos de produccin solo se ven afectados por factores ajenos a los puramente fabriles. En esta clasificacin la aplicacin de los gastos son extracontables y los resultados se obtienen mensualmente. f) Clasificacin por canal de distribucin. El objetivo de esta clasificacin es el de hallar el canal de comercializacin que rinde el mximo de beneficios. En la seleccin de canales hay que tener en cuenta una serie de factores tales como la dispersin geogrfica de los clientes, que puede impedir atenderlos directamente. En un extremo de la seleccin se encuentra la distribucin selectiva (tractores) y en la otra se encuentra la distribucin intensiva (pilas). La decisin de la intensidad de la distribucin es determinada en primer lugar por el artculo, en segundo trmino por la rentabilidad que puede proveer cada canal y por ltimo las circunstancias especiales. Puede afirmarse que cuanto mayor es el precio unitario de un bien, menos frecuente es el comprador y ms selectiva es la distribucin. Algunas compaas utilizan canales mixtos de comercializacin en diferentes zonas, no es conveniente utilizar ms de un canal para llegar a un mismo mercado. La clasificacin de la clientela por canal de distribucin obliga a definir previamente los grados de ventas en que se dividir cada uno de los escalones. Una vez terminado esto se debe asignar a cada cliente el canal que le pertenece segn las caractersticas que lo distinguen y la forma en que encauce sus adquisiciones.

Los factores que inciden en la rentabilidad de los canales: 1) los precios de venta que se ven influenciados por las bonificaciones y los gastos de comercializacin. El estudio de la rentabilidad de los canales tiene que ser permanente porque as lo requieren las cambiantes condiciones de los negocios. g) Clasificacin por importancia de pedidos. Esta clasificacin seala cul es el costo de manejar pedidos de diversos tamaos. El conocimiento de este costo ayuda a decidir hasta qu punto un determinado volumen de compras merece ser atendido por un fabricante. El estudio de la importancia de los pedidos ofrece un excelente campo para lograr reducciones de gastos. Es que el abandono de los clientes no rentables por la escasa magnitud de sus operaciones, se traduce en una probable reduccin de expensas tales como sueldos, movilidad. Se debe ser cauto al eliminar ciertos clientes no rentables: i) ii) iii) iv) i) ii) iii) iv) v) vi) atender pedidos pequeos, aunque su rentabilidad sea negativa (polticas comerciales) algunas ventas que dan prdidas son aconsejables el riesgo que encierra el eliminar clientes la anulacin de pedidos puede afectar la participacin en el mercado Algunas soluciones para estos problemas, son: simplificar los procesos de comercializacin implementando rutinas especiales ofrecer incentivos a los vendedores que eviten estos pedidos pasar los encargos pequeos a los mayoristas habilitar depsitos propios en algunas regiones reducir las bonificaciones por cantidad o aplicar recargos especiales convenir con el cliente una facturacin mensual que abarque varias entregas en una sola factura.

No siempre los pedidos de bajo monto son originados por el canal minorista. En esta clasificacin no se justifica preparar estados de resultados mensuales por importancia de los pedidos. Bastan uno o dos estudios anuales basados en las cifras del presupuesto.