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CURSO DE PRESENTACIONES Y POSTERS M Carmen Herrera Enrquez e Inmaculada Valor Segura

(e-mail: mcherrer@ugr.es/ivalor@ugr.es)

Introduccin Hay diferentes formas de participar en un congreso, una es mediante una comunicacin oral y otra es mediante un pster. La comunicacin oral consiste en exponer nuestra investigacin verbalmente con ayuda de trasparencias; mediante el pster mostramos nuestra investigacin de forma ms esquemtica y concisa de forma escrita. El programa Power Point es especialmente indicado para realizar las trasparencias que se utilizan en las presentaciones. El objetivo de este curso es aprender paso a paso las funciones principales para la realizacin de presentaciones efectivas. Parte de un enfoque prctico y se centra en obtener las diapositivas deseadas de modo fcil y rpido. Antes de la realizacin de las transparencias es conveniente ordenar las ideas que deseamos transmitir y preguntarnos: Qu queremos contar? A quin? Cual es el modo ms efectivo de comunicar mis ideas? Muchas exposiciones se estructuran en tres partes: 1) Introduccin. Planteamiento de la cuestin o situacin actual. Es importante captar la atencin del pblico desde el principio. 2) El desarrollo. La parte extensa en donde se analizan las cuestiones de modo ordenado. Por ejemplo comenzando con los aspectos ms generales para pasar a los ms concretos. Y agrupando los aspectos a tratar por temas.

3) Conclusin. Se exponen las conclusiones finales. Reglas prcticas para la elaboracin de las transparencias: No sobrecargue la transparencia con excesivo texto e imgenes. Normalmente la transparencia es un guin y no todo debe ir en la misma. Mantener la coherencia formal y la esttica elegida. Trate de comunicar visualmente, incorpore elementos de comunicacin visual como grficos, diagramas o fotografas. La comunicacin debe tener una cierta dinmica y la secuencia de proyecciones debe contribuir a mejorar la fluidez de la presentacin de los datos e ideas. Inicio del programa

Lo primero es abrir el programa PowerPoint. Suele estar en el directorio de programas. Por lo tanto: A) Pulsamos en la esquina inferior izquierda Inicio, B) Seleccionamos Programas y C) Dentro del men elegimos "Microsoft PowerPoint"

Inicialmente PowerPoint presenta tres alternativas. A) El asistente para autocontenidos que permite realizar rpidamente ciertas presentaciones B) La plantilla de diseo que nos facilita varias opciones con la estructura y el fondo de la transparencia

C) Y Presentacin en blanco

Nosotros seleccionamos primero presentacin en blanco para realizar una desde el principio. Y dentro de Las opciones de Presentacin en blanco podemos elegir varios tipos que ya tienen el espacio marcado para el ttulo y fijada la estructura para el texto. Seleccionamos "En Blanco" y pulsamos aceptar.

Nos aparece la pgina o transparencia en blanco sobre la que vamos escribir. Sencilla transparencia con texto Es importante tener en cuenta que la utilidad fundamental de esta aplicacin (en lo que respecta a los textos), no es la de funcionar como un procesador de textos, sino como apoyo en la explicacin de conceptos, por tanto, el formato va a ser el de un esquema, en el que cada prrafo representar una idea Para aadir texto utilizamos la opcin "Insertar" que se encuentra en la barra superior y seleccionamos en el men "Cuadro de Texto".

Comenzaremos realizando una transparencia mediante dos inserciones de textos. El primer texto que insertaremos ser un texto de mayor tamao que ser el titular y posteriormente un texto con varios puntos Situamos el puntero del ratn en el punto donde queremos comenzar el texto del titular y pulsamos el botn izquierdo del ratn Suele ser interesante archivar para su uso futuro las transparencias que vamos creando. La forma de guardar un documento en Power Point es similar a la de otras aplicaciones. Habr que ir al men Archivo|Guardar como para asignar un nombre y una localizacin al archivo y, hecho esto, hacer un click sobre el botn

Guardar. Si el documento ya estaba creado y se quiere guardar los cambios bastar con ir al men Archivo|Guardar. Una vez escrito un texto, ste no es definitivo, es decir, puede ser modificado o corregido. A partir de este momento todo funcionar como en cualquier procesador de textos a la hora de cambiar el tipo de fuente, el tamao o el tipo de la letra, la alineacin, etc... Para cualquiera de estas opciones se acudir a la primera parte del men Formato.

Una vez que tenemos abierto un cuadro de texto sobre al transparencia es fcil y suele ser til utilizar un esquema numrico o de puntos para ordenar los conceptos que vamos a exponer en la presentacin. Primero tenemos que tener abierto el cuadro de texto como hemos aprendido, "Insertar" y "Cuadro de Texto" Y situndonos dentro del cuadro de texto pulsamos en la barra de formato numeracin. Y ya aparece un "1" para el primer elemento que podemos escribir y cuando demos a "enter" tendremos el "2" Lo mismo podemos realizarlo con puntos utilizando el comando vietas.

La forma ms cmoda con la que cuenta en esta aplicacin para traer textos elaborados en Word es la de copiarlo en el procesador de textos y pegarlo en la diapositiva, con las opciones Edicin/copiar y Edicin/pegar. Power Point incorpora una serie de herramientas que permiten crear dibujos propios con los que enriquecer las diapositivas. Son varias las herramientas disponibles. As, se puede dibujar lneas rectas, curvas, polgonos, rectngulos, elipses, flechas, etc... Ya se ha visto cmo utilizar la herramienta de texto. El funcionamiento de los restantes iconos que ofrece la barra de herramientas de dibujo es muy similar. Para utilizar una u otra, en primer lugar hay que seleccionarla haciendo un click sobre ella. A continuacin se hace un click sobre el cuerpo de la diapositiva y se arrastra el ratn sin soltarlo hasta darle las dimensiones que interesen. Tal vez la herramienta ms interesante sea la de crear formas automticas - -; tambin aparece haciendo Insertar|Imagen|Autoformas. Con esta herramienta se pueden crear hasta 24 formas distintas automticamente: cuadrados, trapecios, cubos, tringulos, estrellas, flechas... Para elegir una u otra figura basta con hacer un click sobre el icono de las formas automticas (el segundo desde abajo en la barra de herramientas de dibujo) y, sin soltarlo, se mueve el ratn hasta seleccionar una de las figuras. La figura seleccionada aparecer en el icono cuando suelte el ratn. Para hacer un dibujo, hay que ir al cuerpo de la diapositiva y hacer un clic arrastrando el ratn hasta darle el tamaoadecuado.

Una vez hecho el dibujo deseado, se tendr que determinar sus bordes, rellenos y sombras.

Insertar objetos Para crear una diapositiva nueva hay que ir al men Insertar y seleccionar la opcin Nueva Diapositiva, o hacerlo a travs del botn que a tal efecto aparece en la barra de estado. Al hacerlo se muestra una ventana en la que se debe elegir, como ya se ha hecho al principio, el diseo que ms se ajuste al tipo de diapositiva con la que se va a trabajar. Para insertar imgenes podemos hacerlo desde el men de la barra superior A) Seleccionamos "Insertar"

B) En el men pulsamos sobre "Imagen" C) Y elegimos el tipo de imagen.

Para insertar grficos utilizamos Insertar en la barra superior y pulsamos Grfico. Aparece un grfico por defecto al que podemos cambiar los datos de la "Hoja de datos" para construir nuestro grfico. Igualmente podemos cambiar el tipo de grfico

Marcamos todo el grfico realizando un DOBLE click. Es importante Y pulsando el botn DERECHO del ratn aparece el men en el que

fijarse donde esta el cursor del ratn. El cursor lo situamos en el rea de grfico.

tenemos que seleccionar "Tipo de grfico"

OTRAS OPCIONES PARA INSERTAR GRAFICOS

Podemos utilizar los datos de una hoja de clculo Excel y exportarlos al Otra opcin menos elegante pero efectiva es realizar un grfico con

PowerPoint.

Excel, marcarlo y pulsando el botn DERECHO del ratn copiarlo. Nos situamos en la diapositiva de PowerPoint y pulsando el botn derecho seleccionamos pegar.

Igualmente podemos importar un fichero de datos por ejemplo un fichero

de Excel para construir nuestro grfico. INSERTAR TABLA El aadir una tabla a nuestra diapositiva es realmente sencillo. Pulsamos "Insertar" en la barra superior y seleccionamos "Tabla". Tenemos que seleccionar el nmero de columnas y filas que deseamos. Si nos situamos sobre la tabla y pulsamos el botn DERECHO del ratn accedemos a un cuadro para que nos permite efectuar de modo sencillo cambios en la tabla.

EFECTOS DINAMICOS Transicin de diapositivas

Estableciendo la transicin entre diapositivas cuando proyectemos con un can de luz o proyector LCD conectado al ordenador se producir un cierto efecto de animacin entre una diapositiva y otra. Podemos establecer diferentes efectos dinmicos entre diapositivas con la instruccin de la barra superior "Presentacin" y "Transicin de diapositiva"

Para comprobar el resultado final pulsando "Ver" y "Presentacin con diapositivas" o pulsando F5. Con la animacin personalizada tenemos un gran control sobre la forma en que son animados los objetos de la diapositiva. Podemos elegir entre una amplia lista de efectos y adems podemos colocar algunos otros manualmente, y tambin podemos especificar en que orden van a ir apareciendo los objetos y los sonidos asociados a ellos. Pulsaremos la instruccin "Personalizar animacin " en el men Presentacin

Este es el cuadro de dilogo de la instruccin Personalizar animacin Observa que hay dos zonas.

La superior nos muestra los objetos de la diapositiva, si estn incluidos en la animacin o no y una previsualizacin de la diapositiva En la zona inferior vemos una serie de pestaa con las que podemos aadir los efectos deseados. En la pestaa Efectos, podemos definir los efectos de animacin y sonido a la entrada de cada objeto, Atencin, estos efectos solo se crean individualmente para cada animacin, si queremos aadir una animacin a cada objeto deberemos crear una para cada uno de ellos Una vez que hayamos terminado pulsaremos el botn aceptar Para comprobar el resultado de nuestro trabajo, pulsaremos el botn de la vista "Presentacin con diapositivas

Diseo de la diapositiva Para cambiar la apariencia de una diapositiva puede cambiar el color de fondo o bien asignarle una combinacin de colores completa. Para aplicar una combinacin de colores completa, haga click en el botn Estilo de la diapositiva y en el panel de tareas seleccione Combinaciones de colores. Si desea aplicar la combinacin slo a algunas diapositivas, seleccinelas primero y luego elija la combinacin de colores que desee aplicar. Para cambiar solamente el fondo, haga click en el men Formato y en Fondo. En el cuadro relleno de fondo haga click en la flecha situada a la derecha del cuadro. Seleccione un color en la combinacin de colores que se aplica en ese momento, haciendo click sobre el color sugerido y luego en Aplicar. El programa presenta una serie de colores estndar. Si se desea otro color distinto, se deber hacer un click en Ms colores para elegir dentro de toda la gama de colores de que disponga el ordenador. Especificados los colores que interesan, se pueden aplicar las modificaciones a una sola diapositiva - a la diapositiva en la que se estuviera al acceder a este men - o a todas las diapositivas del documento. Para ello se debe elegir el botn adecuado en la ventana Combinacin de colores: Aplicar a todo o Aplicar.

Por otro lado, una vez especificados los colores que se quieren utilizar para cada uno de los elementos, se puede hacer que esa combinacin de colores sea la estndar. Para ello, en Personalizada de la ventana de Combinacin de colores, hay un botn que dice Agregar como combinacin estndar.

Al abrir el programa PowerPoint nos da la opcin de seleccionar una transparencia con la estructura o la organizacin de los elementos ya prefijada. Si uno de los diseos de diapositiva se adapta a la estructura que quiero para mi diapositiva es un camino rpido y cmodo para realizarla. Una vez que tenemos una diapositiva abierta, podemos para cambiar el diseo de la diapositiva, llegar al mismo men o cuadro en cualquier momento pulsando "Formato" y "Diseo de la diapositiva". APLICAR PLANTILLAS DE DISEO Una forma rpida de dar un aspecto profesional a una transparencia es utilizar las plantillas de diseo. Las plantillas de diseo tienen definidos el fondo y una cierto formato de letras y combinacin de colores.

LAS VISTAS PowerPoint presenta tiene varias opciones para mostrarnos en la pantalla el programa y las transparencias. Las distintas vistas se seleccionan con la opcin "Ver" que se encuentra en la barra superior. Para comenzar nos situamos en la vista Normal (seguramente es la que se encuentra pulsada y no necesitamos pulsarla). De todas formas pulse la opcin Normal sin miedo que no pasa nada.,

En esta vista tenemos a la derecha la diapositiva y a la izquierda un esquema de las distintas diapositivas y lo que hemos aadido a las mismas Tenemos tambin accesibles las rdenes que seleccionan las vistas en una barra que se encuentra en la esquina inferior izquierda

Normalmente utilizamos un conjunto de diapositivas para una presentacin. Para ver fcilmente el conjunto de diapositivas que hemos creado para una presentacin pulsamos "Ver" y "Clasificador de diapositivas"

El mismo botn se encuentra en la barra que se encuentra en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

REALIZAR UNA PRESENTACION PARA EL CAON DE LUZ O PROYECTOR LCD

La presentacin mediante un can de luz o proyector LCD o los distintos mtodos de proyeccin que conectan directamente el ordenador con el proyector requieren agrupar las distintas dispositivas de una presentacin y ordenarlas. Para ordenar las diapositivas es muy til la "Vista Clasificador de diapositivas" que la tenemos directamente accesible en la barra de la esquina inferior izquierda de la pantalla. Igualmente podemos activar esta vista en "Ver" de la barra superior

Ahora podemos ver las dispositivas que forman esta presentacin y el orden que le estamos dando. Pulsamos en la barra superior "Ver" y "Clasificador de diapositivas "

Para aplicar un formato a todas las diapositivas con la orden "Edicin" y "Seleccionar todo Esta orden Seleccionar todo es especialmente til para darle formato a varias diapositivas de forma rpida o realizar cambios a muchas diapositivas a la vez. Le aplicaremos a las tres diapositivas a la vez una plantilla de diseo. Seleccionamos en la barra superior "Formato" y "Aplicar plantilla de diseo" Para ver la presentacin tal como queda pulsamos en la barra superior "Ver" y "Presentacin con diapositivas. PSTER Para la realizacin de un pster lo primero que debemos hacer es pulsar Archivo y Configurar pgina. Posteriormente procedemos a establecer las dimensiones deseadas o fijadas por el congreso, un ejemplo podra ser: Ancho: 90 Alto: 120 Orientacin: vertical/vertical Con estas dimensiones tenemos la plantilla a tamao real y procedemos a hacer igual que en la comunicacin oral insertando cuadro de texto (insertar / Cuadro de texto). Observamos que el tamao de la letra se ajusta a las dimensiones reales, por lo tanto tenemos que reducir el tamao de sta. Un

ejemplo podra ser los ttulos y encabezados a tamao 54 y el resto del texto a 36. Una vez introducidos los diferentes cuadros de texto podemos insertar el diseo de la diapositiva, cambiar el fondo, etc, tal y como se ha visto anteriormente. Otra opcin para la realizacin de un pster es teniendo hecha la comunicacin oral, copiamos y pegamos las diferentes transparencias a nuestro pster.