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EJEMPLAR DE CONSULTA

DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS SUBDIRECCIN DE FINANZAS GERENCIA DE TESORERA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIN Y COBRANZA

SERVICIO POSTAL MEXICANO

MARZO 2010

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIN Y COBRANZA

DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS Cdigo: DCAF-PR-09GERENCIA DE TESORERA 041

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NDICE
Pgi na 1. 2. 3. 4. 5. 5.1. Introduccin Objetivo del Manual Marco Jurdico Polticas Generales Procedimientos Facturacin a Clientes en General por los Servicios Proporcionados en las Oficinas Postales del Organismo a nivel nacional. Facturacin a Crdito por los Servicios de Mensajera Acelerada Mexpost Proporcionados por las Oficinas Postales del Organismo a nivel nacional. Facturacin de Contado del Servicio de Correspondencia y Franqueo de Clientes Corporativos. Facturacin de Contado del Servicio de Franqueo Remoto de Clientes Corporativos. Facturacin a Crdito del Servicio de Correspondencia y Franqueo de Clientes Corporativos. Facturacin a Crdito del Servicio Estampillas Postales Recibos Oficiales D.F. e Interior de la Repblica. Facturacin a Crdito del Servicio Mexpost Proporcionado a Clientes Corporativos. Facturacin a Clientes por Servicios Diversos Cobranza de la Facturacin Emitida a Crdito Emisin de Notas de Crdito Emisin de Recibos Anexos: Factura 7. Vigencia 64 66 7 4 4 5 6

5.2

11

5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 6.

17 22 27 32 36 43 47 54 58

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1. INTRODUCCIN
Como parte de las actividades que el Servicio Postal Mexicano ha emprendido en materia de Combate a la Corrupcin dentro de la Administracin Pblica Federal, la Gerencia de Tesorera adscrita a la Subdireccin de Finanzas, elabor el Manual de Procedimientos de Facturacin y Cobranza, con el propsito de contar con un documento que apoye al eficaz desempeo de las diferentes reas que participan en el proceso de facturacin y cobranza, para lo cual se cont con la aportacin de los servidores pblicos que ejecutan directamente los procedimientos, aprovechando su experiencia y el conocimiento especializado que poseen en la materia. Por tal motivo, el Manual adems de constituir un instrumento de referencia fundamental para el desempeo de rutinas de trabajo, servir de directriz para la capacitacin, induccin y evaluacin del personal. La utilidad de la informacin que comprende el manual depende, en gran medida, de la vigencia de su contenido, por lo que es indispensable que derivado de cualquier modificacin en las funciones, estructuras y normas que afecten los procedimientos, se proceda a la actualizacin de ste conforme a los resultados que se observen en su aplicacin y las necesidades de las reas involucradas en este proceso administrativo.

2. OBJETIVO DEL MANUAL


Contar con un documento que permita conocer como se llevan a cabo las actividades para la emisin de comprobantes fiscales en las oficinas postales a nivel nacional por los servicios que presta el Organismo, as como en las reas dependientes de la Gerencia de Tesorera involucradas en la facturacin y cobranza, sirviendo como instrumento de apoyo y consulta para que los empleados desarrollen sus labores con mayor eficiencia.

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3. MARCO JURDICO

1. Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. 2. Ley del Servicio Postal Mexicano. 3. Ley de Vas Generales de Comunicacin. 4. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos. 5. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental y su
Reglamento.

6. Ley Federal del Trabajo. 7. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendara y su Reglamento. 8. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. 9. Ley de Coordinacin Fiscal. 10. Ley de Fiscalizacin y rendicin de cuentas de la federacin 11. Cdigo Fiscal de la Federacin. 12. Cdigo Civil Federal. 13. Cdigo Federal de Procedimientos Civiles. 14. Reglamento para la Operacin del Organismo Servicio Postal Mexicano. 15. Reglamento del Cdigo Fiscal de la Federacin. 16. Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano. 17. Estatuto Orgnico del Servicio Postal Mexicano.

18. Manual de Organizacin Institucional del Servicio Postal Mexicano. 19. Manual de Normas Presupuestarias para la Administracin Pblica Federal. 20. Presupuesto de Egresos de la Federacin. 21. Contrato Colectivo de Trabajo del Servicio Postal Mexicano. 22. Y dems disposiciones aplicables en la materia.

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4. POLTICAS GENERALES 1. La Gerencia de Tesorera es responsable de asesorar sobre cualquier duda e interpretacin de la
normatividad establecida en el presente Manual.

2. La Gerencia de Tesorera tendr la responsabilidad de verificar la existencia de los formatos en su


Almacn de Formas Valoradas, para la emisin de los comprobantes fiscales por los servicios prestados por el Organismo a sus clientes.

3. Las reas prestadoras de Servicios a nivel Nacional, sern responsables a travs de sus
Coordinaciones Administrativas Estatales de mantener el stock de comprobantes fiscales necesarios.

4. La Direccin Corporativa Comercial es la responsable de celebrar contratos, convenios o acuerdos


comerciales, a travs de los cuales se autorice la prestacin de servicios a crdito a los clientes corporativos.

5. La Direccin Corporativa Comercial a travs de sus reas facultadas, solo podr solicitar facturas
anticipadas, si tal esquema se encuentra contemplado en el contrato de servicios y cumpliendo con todos los requisitos de facturacin establecidos.

6. Ser responsabilidad de las reas Operativas prestadoras de Servicios a nivel Nacional, verificar
que el contrato se encuentre debidamente firmado y vigente antes de que el servicio sea proporcionado.

7. Cuando la documentacin soporte de las solicitudes de facturacin, sea parte integral de la misma
por los datos contenidos en ella, esta deber estar validada con nombre y firma del personal facultado para tal efecto.

8. La Direccin Corporativa Comercial a travs de la Subdireccin de Clientes Corporativos ser la


responsable de informar a las Coordinaciones Administrativas Estatales y a la Gerencia de Tesorera, sobre las clusulas de los contratos y de los datos fiscales de los Clientes Corporativos.

9. A efecto de mantener un adecuado control del personal que interviene en el proceso de solicitud y
emisin de los comprobantes fiscales por los servicios que presta el Organismo, las Gerencias de Administracin de Ventas y Tesorera debern mantener vigente un catlogo de firmas autorizadas con las facultades asignadas a cada una de ellas en este proceso.

10. La Gerencia de Tesorera es responsable de revisar peridicamente el Manual, y en caso de que


requiera ser modificado por la adicin o adecuacin de funciones, deber solicitar la intervencin de la Gerencia de Organizacin, a fin de reglamentar los cambios a sus funciones adjetivas y mantener

actualizado el presente documento.

11. La Gerencia de Organizacin por conducto y autorizacin del Comit de Mejora Regulatoria Interna
del Organismo, est facultada para normar el contenido, registro y publicacin del presente Manual.

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5. PROCEDIMIENTOS
o a Nivel Nacional.
Unidad Responsable:

5.1 Procedimiento:

Oficinas Prestador as de Servicios Facturaci n a Clientes en general por los Servicios Proporcion ados en las Oficinas Postales del Organism

Propsito

Que las oficinas prestadoras de servicios a lo largo del territorio nacional, emitan los comprobantes fiscales que soliciten los clientes, derivado de la venta de servicios propios.

Alcance

Polticas de operacin, normas y lineamientos

1. El
pe rs on al de las Ofi cin as Po st al es es tar ob lig

2.

El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin y Cobranza en las Oficinas Postales prestadoras de servicios del interior del pas y zona metropolitana, como de Oficinas Centrales, dentro del mbito de sus respectivas competencias. ado a expedir factura e nte. x por los servicios 3 Clave del p prestados a los Registro Federal e clientes del de di Organismo, cuando Contribuyentes ci estos as lo soliciten, del cliente. como lo indica el Art. n. 4 Domicilio Fiscal 29 del Cdigo Fiscal del cliente. de la Federacin. 2 R a 5 Descripcin del Los comprobantes z servicio prestado fiscales expedidos por el Organismo. debern cumplir con n los requisitos que S 6 Valor unitario o marca el Cdigo consignado en ci Fiscal de la nmero e importe al Federacin, en sus total consignado d Art. 29 y 29-A, como en nmero o el son: letra, as como el cli 1 Lugar y fecha de e monto de los

impuestos.

7 El comprobante fiscal que se

expida deber sealar si la forma de pago de la contraprestacin, se hace en una sola exhibicin o en 9 As parcialidades. co 8 Sello del rea emisora y m firma del responsable de su
SERVI

e mi si n .

o todos los datos necesarios estipulados en contratos y/o convenios para su correcta emisin.

3. Los datos facturados


sern responsabilidad del personal de la

Of ici n a P os tal q u

e emita la factura.

4. La emisin de los
comprobantes fiscales deber ser incluida en el reporte de la cuenta comprobada de la Oficina Postal respectiva.

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ACT.

RESPONSABLE
NO. COORDINACION
ES ADMINISTRATIV AS ESTATALES / OFICINAS

DESCRIPCI N

Elabora el comprobante fiscal en cuatro tantos con los requisitos que marca el Cdigo Fiscal de la Federacin, en sus Art. 29 y 29-A, por los servicios prestados por el Organismo:

NIV POSTALES NACIONAL


A EL

1er. tanto original color blanco denominado Cliente 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal 3er. tanto copia color amarillo denominado rea Emisora 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas 2 Revisa que la informacin registrada en el comprobante fiscal sean los datos correctos del cliente. Realiza el cobro de los servicios prestados. Entrega al interesado 1er. tanto color blanco, denominado Cliente y distribuye los tantos restantes como sigue: 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal, lo turna a la Coordinacin Administrativa Estatal para su control, la que ser responsable de su resguardo conforme a la normatividad vigente. 3er. tanto copia color amarillo denominado rea Emisora y 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas, los conserva en el consecutivo de la Oficina Postal. TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO

3 4

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO


FACTURACIN A CLIENTES EN GENERAL POR LOS SERVICIOS PROPORCIONADOS EN LAS OFICINAS POSTALES DEL

ORGANISMO A NIVEL NACIONAL


COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS ESTATALES / OFICINAS POSTALES A NIVEL NACIONAL

INICIO

1. Elabora el comprobante fiscal en cuatro tantos con los requisitos que marca el Cdigo Fiscal de la Federacin, en sus Art. 29 y 29-A, por los servicios prestados por el Organismo

Revisa que la informacin registrada en el comprobante fiscal sean los datos correctos del cliente.

2.

3.

Realiza

el cobro de los servicios prestados.

4. Entrega al interesado 1er. tanto color blanco, denominado Cliente y distribuye los tantos restantes: 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal, lo turna a la Coordinacin Administrativa Estatal para su control, la que ser responsable de su resguardo conforme a la normatividad vigente. 3er. tanto copia color amarillo denominado rea Emisora y 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas, los conserva en el consecutivo de la Oficina Postal.

FIN

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CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO


Procedimiento: Facturacin a clientes en general por los servicios proporcionados en las oficinas postales del organismo a nivel nacional.
Documentos de referencia
robante Fiscal: Es el documento que se recibe al adquirir un bien, un servicio o usar temporalmente bienes inmuebles Disposiciones aplicables en laLos materia, referidas en el (arrendamiento). comprobantes para efectos fiscales deben reunir los requisitos y caractersticas que establece la legislacin Marco Jurdico. fiscal. Estos comprobantes permiten la disminucin de un gasto sobre los ingresos (deduccin) y la disminucin de impuestos contra lo que se tiene a cargo (acreditamiento), y a la vez comprobar el ingreso percibido por esa operacin. Factura: Es el documento donde se fija el importe de la mercanca expedida. En algunos casos sirve, adems, como propio contrato de venta. Sobre ellas deben sealarse claramente las partes compradoras y vendedoras, con sus direcciones, telfonos y teles, la descripcin de los productos de acuerdo con la descripcin exacta sobre la que convengan las partes; losa bultos expedidos, con sus marcas y contraseas, peso bruto y neto; las cantidades de ventas acordada (CIF,FOB, etc.) y la divisa fijada, lugar de expedicin, etc.
M E XI C A N O

Registros

Glosario
Factur a

Co mp

Cambios en esta versin

No Aplica NMERO DE REVISI FECHA DE ACTUALIZACIN

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PROCEDIMIENTOS (CONTINA)
Unidad Responsable:

OFICINAS PRESTADOR
AS DE

DE MENSAJERA ACELERADA PROPORCIONADOS POR LAS POSTALES DEL ORGANISMO NACIONAL.

MEXPOST
OFICINAS A NIVEL

5.2 Procedimiento:

SERVICIOS / GERENCIA
DE

Registrar los comprobantes fiscales en el sistema de facturacin Mexpost de ACIN DE los clientes corporativos a los que el Propsito VENTAS / Organismo presta servicios de GERENCIA Mensajera Acelerada en las Coordinaciones Administrativas DE Estatales y que tienen celebrado un TESORERA contrato, convenio o acuerdo comercial en Oficinas Centrales del Organismo, FACTURACI N A dentro del que se establezca que el CRDITO pago se realizar en oficinas centrales POR LOS posteriormente a la entrega de la SERVICIOS factura. las funciones interior de del pas y zona Oficinas Alcance Centrales, Facturacin y metropolitana, El contenido del dentro Cobra c presente procedimiento es de del o nza en observancia obligatoria a nivel mbito m las de sus Nacional o Oficin respectiva tanto para as s d el personal Postal competen e que realice es del cias. ciones Cdigo Fiscal de la 4 D al del Cliente. Administrativas Federacin en sus Art. 1. L o Polticas de operacin, Estatales 29 y 29-A, como son: m a 5 Descripci normas y lineamientos emitirn las i s n del 1 Lugar y fecha de facturas por c servicio expedicin i servicios C prestado prestados en el o 2 Razn Social del li por el interior de la o Organismo cliente o Repblica las r . 3 Clave del Registro que debern d F 6 Valor Federal de cumplir con los i i Contribuyentes del requisitos que unitario n s cliente. establece el a consignad c ADMINISTR

o en nmero e importe total consignado en nmero o letra, as como el monto de los impuestos.

s e h a c e e n u

na sola exhibicin o en parcialidad es.

9 As como todos los


datos necesarios para su correcta emisin. Gerencia de Tesorera es responsable de registrar en la base de datos del programa de Facturacin Mexpost, los documentos fiscales que emitieron

l a s C o o r d i n a c

8 Sello

7 El

comprobante fiscal que se expida deber sealar si la forma de pago de la contraprestacin,


SER

del rea emisora y firma del responsabl e de su emisin.

2. La

iones Administrativas Estatales, que de acuerdo al contrato deban ser cobrados por la Gerencia de Tesorera, si cumple con lo establecido en la poltica 1 y 4.

VICIO POSTAL

MEXICANO

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3. La Direccin Corporativa Comercial a travs de sus Subdirecciones y por


medio de los ejecutivos de cuenta adscritos a stas, sern los responsables de informar a los Coordinadores Administrativos Estatales, sobre las condiciones establecidas en las clusulas de los contratos, tarifas aplicables y de los datos fiscales de los Clientes Corporativos.

4. Las Coordinaciones Administrativas Estatales debern anexar copia de las


Guas de Depsito a las facturas que stas emitan, para llevar a cabo el trmite de cobranza.

5. En el caso de que el contrato, convenio o acuerdo comercial contemple la


emisin de formatos de validacin a efecto de llevar a cabo la cobranza, estos debern ser enviados a la Gerencia de Administracin de Ventas dependiente de la Direccin Corporativa Comercial, para su conciliacin, la cual ser la responsable de autorizar y solicitar a la Gerencia de Tesorera las facturas de los servicios que en estos se amparen.

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ACT.

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RESPONSABLE
NO. COORDINACION
ES ADMINISTRATIV AS

DESCRIPCIN

Elabora el comprobante Fiscal conforme a lo establecido en la poltica 1 de este procedimiento, en cuatro tantos, por los servicios prestados por el Organismo: 1er. tanto original color blanco denominado Cliente 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal 3er. tanto copia color amarillo denominado rea Emisora 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas

ESTATALES / OFICINAS NIV POSTALES A EL NACIONAL

2 3 4

Revisa que la informacin asentada en el comprobante fiscal sea la correcta. Rubrica y estampa en la factura el sello del rea responsable de su elaboracin. Realiza la distribucin correspondiente: 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal.- Lo conserva en la Coordinacin Administrativa Estatal para su control. 3er. tanto copia color amarillo denominado rea Emisora.- Lo conserva en el consecutivo de la oficina postal o rea que elabor la factura.

Enva en los primeros tres das hbiles del mes, 1er. tanto original color blanco denominado Cliente y 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas a la Gerencia de Tesorera, para su trmite de cobro, los cuales debern incluir los servicios prestados en el mes anterior. Recibe la facturacin 1er. tanto original color blanco denominado Cliente y 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas, estampa sello y hora y turna a la Coordinacin de Ingresos para su atencin. Verifica que las facturas contengan los requisitos fiscales y documentacin soporte correspondiente y estampa sello y firma al reverso.

GERENCIA TESORERA

DE

COORDINACIN

DE

INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN

INFORMACIN INCORRECTA 8 Devuelve facturas y documentacin soporte a la Coordinacin Administrativa Estatal para su correccin o cobro en su localidad. INFOMACIN CORRECTA 9 Registra en el Sistema de Facturacin Mexpost los documentos de los Clientes Corporativos correspondientes a los servicios proporcionados en el interior de la Repblica. Imprime en tres tantos el reporte definitivo de facturacin Lista de Facturas Rgimen Forneas e integra a la facturacin. Distribuye y entrega las facturas como sigue, recabando acuse de recibo:

10

11

1.

Unidad de Cobranza de la Coordinacin de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorera:

1 2 2.

1er tanto original de la factura denominado Cliente y original del Detalle de Guas 4to. tanto de la factura denominado Cobranzas y definitivo de la Lista de Facturas Rgimen Forneas

Gerencia de Contabilidad:

Oficio con la Lista de Facturas Rgimen Forneas

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ACT.

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RESPONSABLE
NO.

DESCRIPCIN

FACTURACIN CON FORMATOS DE VALIDACIN


COORDINACION
ES

12

ADMINISTRATIV
AS

ESTATALES / OFICINAS POSTALES DEL INTERIOR


DE LA REPBLICA D E D E

Elaboran los formatos de validacin (en caso de estar estipulado en el contrato) por los servicios prestados a los clientes y los envan debidamente requisitados a la Gerencia de Administracin de Ventas para su conciliacin.

GERENCIA ADMINISTRACI
N

13

Recibe Formatos de Validacin y realiza conciliacin elaborando reporte total de guas y reporte detallado por estado y Coordinacin Administrativa Estatal para solicitar la facturacin.

VENTAS 14

Enva solicitud de autorizacin de facturacin a la Gerencia de Tesorera,

anexando debidamente validada la documentacin soporte como son: el reporte total de guas, reporte detallado por Estado y Coordinacin Administrativa Estatal y Formatos de Validacin originales. GERENCIA TESORERA COORDINACIN E INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN
D D E

15

Recibe oficio de autorizacin en el que se solicita la facturacin, estampa sello y hora y turna a la Coordinacin de Ingresos para su atencin. Verifica que la solicitud de autorizacin de facturacin contenga todos los datos y documentacin soporte correspondiente debidamente validada, para proceder a su facturacin. INFORMACIN INCORRECTA

16

17

Devuelve documentacin a la Gerencia de Administracin de Ventas para su correccin. Corrige documentacin y reenva a la Unidad de Facturacin de la Coordinacin de Ingresos de la Gerencia de Tesorera, para su facturacin.

GERENCIA ADMINISTRACI
N

D E D E

18

VENTAS INFOMACIN CORRECTA COORDINACIN E INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN


D

19

Registra solicitudes de autorizacin de facturacin en el sistema de facturacin Mexpost y procede a la emisin de la factura por los servicios prestados. Distribuye y entrega las facturas como sigue, recabando acuse de recibo:

20

1. 2 3 2. 2 3. 2

Unidad de Cobranza de la Coordinacin de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorera: 1er tanto original de la factura denominado Cliente y original del reporte total de guas y reporte detallado por Estado y formatos de validacin originales. 4to. tanto de la factura denominado Cobranzas Gerencia de Contabilidad: 2do. tanto de la factura denominado Consecutivo Fiscal copia del reporte detallado por Estado. Unidad de Facturacin de la Coordinacin de Ingresos de la Gerencia de Tesorera: 3er. tanto de la factura denominado rea Emisora y reporte detallado por Estado. TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO

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DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS Cdigo: DCAF-PR-09GERENCIA DE TESORERA 041 DIAGRAMA DE FLUJO
COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS ESTATALES / OFICINAS POSTALES DEL INTERIOR DE LA REPBLICA
7. INI CIO 6. Recibe la facturacin 1er. t a n ori t gin color o al blanco
denominado Cliente y 4to.

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GERENCIA DE TESORERA

COORDINACIN DE INGRESOS

GERENCIA
DE

/ UNIDAD DE FACTURACIN
q Veri u la factur fica e s as contengan los requisitos fiscales

ADMINISTRACIN DE VENTAS

documenta cin

soport e

t a n t o

c o pi a

v c er ol d or e Cobranzas ,

correspondiente y estampa sello

y firma al reverso.

denomin ado 1. Elabora el comprobante Fiscal e n 4


t a n t o

estampa sello y hora y

p l servi o o cios r s prestados por el Organismo: 1er.


co lor bl a n c o

ta nt o s,

turna a la Coordinacin de Ingresos para su atencin. S I

R e ci b 13. e Valida cin, c i n t o t a l deta llad o

Form d atos e realiza concilia-

original

denominado Cliente, c o c a p ol z i o u a r l
Consecutivo Fiscal ,

2do. tanto

Informa cin

elabora ndo g u y d a e s

re po rte re po rte

denomi nado
3 e r . ta nt o

correct a?

p o r

est ado

c o p i a r e a c o l o r

Coordinacin Administrativa denomi nado c o p Emisora, 4to. i tanto a color amarillo N O Esta tal p a r a soli cita r

l a

ver de

denomi nado Dev uelv 8. e document acin Coordinaci n 1 factur as y a l sopor te a Administra tiva

factura cin.

Cobranz as.

Estatal para su correccin o cobro en su localidad.

14.

E n

solicitud

d e

v autoriz a acin 2-3. Revisa que ase ntad a informaci n

d e

facturac in

a la Gerencia de Tesorera,

anexand o

valid ada

docu -

e n

el

comproba nte

9.

Regi stra

e n

el Sistema de l o s menta cin t o t d a e l deta llad o soporte: reporte

fiscal sea la correcta. Rubrica y s e r esta e ll d e mpa l o el a

Factura cin

Mexp ost l o s

gu as, p o r

rep orte

docume ntos

d e

Client es

Est ado

responsable de su elaboracin.

Corporativos correspondientes a serv icio s

los

proporcion ados

e n

Coordinacin Administrativa Esta Forma tal tos

d e

el interior de la Repblica. Validacin originales.

4 .

Re aliz a

l a

distribuci n o f i c i o

correspondie nte: c c o o a p l z i o u a r l

2d o.

ta nt o

1 5 .

Re cib e

d e

10. Imprime en tres tantos el re po rte Li st a de facturaci n

denomin ado

Consec L utivo Fiscal.o con serv e l Coordinaci a n a n Administrativa para Estatal su t a c n o c control. t pi ol 3er. o a or ama re rillo denominado a Emisora.- Lo conserva en el

autorizacin en el que se s ol ic it facturaci a la n, estampa sello y hora y turna a la Coordinacin de

defini tivo

d e

Fact uras

Rgi men

Forneas e integra a la facturac in.

Ingresos para su atencin.

consecutivo de la oficina postal o rea que elabor la factura. 11. Distribuye y entrega las a c u facturas, s d recabando e e recibo: Unidad de Cobranza: 1er tanto original de la factura Cliente y original del Detalle de primeros tres Guas. 4to. tanto das hbiles del mes, 1er. tanto c o l origi o blanc nal r o d e l a fac tur a d e

5. Env a

e n

l o s

Cobran zas Li st a

y defini tivo

l a

d e

Fact uras

Rgim en

denomin Client ado e y t c a o n l t copi o o a r

4t o. v er d e Forne as. Gere ncia d e

Contabilidad: Oficio con la denomin ado Cobran zas a la de Facturas Rgimen Forneas Gerencia de Tesorera, para su
trmite de cobro, los cuales

Li sta

deb ern

in cl uir

l o s

servic ios

prestados en el mes anterior. 16. Verifica que la solicitud de d autoriza e facturacin cin contenga todos los datos y document soport acin e correspondie debidame nte nte validada, para proceder a su facturac in. Facturacin con

Formato de Validacin SI 12. Elaboran los formatos de validacin por servicios prestados a los clientes y los envan a la Gerencia de Administracin de Ventas para su conciliacin. N O 17. Devuelve documentacin a la Ger enci a Ventas para su correccin. FIN autorizacin de facturacin en el sistema de facturacin Mexpost y emite la factura 18. por los servicios prestados. Corrige document acin y reenva a la Unidad 2 de 0 Facturaci . fact n para uras su , facturaci reci n. bo.

1 9 .

Regis tra

SER O POSTAL VICI MEXICANO

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CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO


Procedimiento: Facturacin a crdito por los servicios de mensajera acelerada Mexpost proporcionados por las oficinas postales del Organismo a nivel nacional. Documentos de referencia DOCUMEN TO
Disposiciones aplicables en la materia, referidas en el No aplica Marco Jurdico.

CDIGO

Registros REGISTRO
TIEMPO DE CONSERVACI N
10 aos

RESPONSABLE DE CONSERVARLO
Coordinaci n Administrativa Estatal

CDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIN NICA No aplica

Factura

Glosario

Cobranza: Es la accin inmediata por la cual se obligacin cualquiera que fuere esta

pretende obtener

la satisfaccin de una

Conciliacin: Proceso sistemtico de comparacin entre los ajustes contable de una cuenta corriente realizada por el banco y la cuenta de bancos correspondientes en la contabilidad de una empresa, con una explicacin de las diferencias encontradas.

Cambios en esta versin

No Aplica NMERO DE REVISI N FECHA DE DESCRIPCIN DEL CAMBIO ACTUALIZACIN

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PROCEDIMIENTOS (CONTINA)
Unidad Responsable: 5.3 Procedimiento: GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS / GERENCIA DE TESORERA FACTURACIN DE CONTADO DEL SERVICIO DE CORRESPONDENCIA Y FRANQUEO DE CLIENTES CORPORATIVOS. Emitir los comprobantes fiscales de los clientes corporativos a los que el Organismo presta servicios de correspondencia y franqueo que establece el Manual de Normas y Polticas Comerciales para Depsitos Masivos y Aplicacin de la Tarifa Postal, los cuales pueden ser: Cartas, Respuestas a Promociones Comerciales, Publicaciones Peridicas, Impresos Depositados por sus Editores o Agentes, Propaganda Comercial, Paquetera entre otros. El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin en la Gerencia de Tesorera, como de la Gerencia de Administracin de Ventas, dentro del mbito de sus respectivas competencias. 1. Para la emisin de la factura, el cliente debe realizar el pago de los servicios en relacin a los lineamientos emitidos en el Manual de Normas y Polticas, Comerciales para Depsitos Masivos y Aplicacin de la Tarifa Postal, fraccin VI Polticas Especficas apartado 1 Pago. 2. La Direccin Corporativa Comercial a travs de la Gerencia de Administracin de Ventas debe enviar a la Gerencia de Tesorera la solicitud de autorizacin de facturacin por servicios prestados por el Organismo, la cual debe contener los siguientes datos y/o documentacin. Razn Social. Registro Federal de Contribuyentes. Domicilio Fiscal del Cliente. Tipo de servicio prestado por el Organismo (Cartas, Respuestas a Promociones Comerciales, Publicaciones Peridicas, Impresos Depositados por sus Editores o Agentes, Propaganda Comercial, Paquetera, Franqueo, Franqueo Remoto, Servicio de Mensajera Mexpost, entre otros).

Propsito

Alcance

Polticas de operacin, normas y lineamientos

Lugar y fecha en donde el Organismo proporcion el servicio al Cliente. Nmero de Cliente. Nmero de Registro Postal. Piezas, peso y porte unitario, por nmero de registro. Total de piezas e importe a facturar. En caso de otorgar servicios adicionales como los que se establecen en la fraccin 7.1 del Manual de Normas y Polticas Comerciales para Depsitos Masivos y Aplicacin de la Tarifa Postal, debern indicar por registro postal este servicio.
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1 La forma de Pago: 1 2 3 4
Efectivo. Cheque Certificado o de Caja. Tarjeta de debito o crdito. Transferencia Electrnica Bancaria (especificar banco, nmero de cuenta, fecha de depsito y referencia).

5 Notas de Crdito y/o Recibos (especificar nmero, fecha e importe). 3. Cuando la Gerencia de Administracin de Ventas requiera facturacin con
fecha del ltimo da hbil del mes (por cierre mensual), deber enviar la solicitud de las mismas a la Gerencia de Tesorera a ms tardar el segundo da hbil del mes siguiente.

4. Anexo a la solicitud de facturacin, la Gerencia de Administracin de Ventas


debe integrar comprobante de la forma de pago (en caso de pagar los servicios con nota de crdito y/o recibo, se debe anexar el original de este documento).

5. En caso de existir excedente de pago, la Gerencia de Administracin de


Ventas debe indicar el importe del remanente, para la emisin del recibo correspondiente.

6. Se debe incluir la firma, nombre y cargo de la persona responsable de la


Autorizacin de facturacin emitida por la Gerencia de Administracin de Ventas.

7. Si existen descuentos autorizados al cliente, deben especificar el porcentaje y


monto del mismo, as como el fundamento legal para hacerse acreedores a ese descuento.

8. La Gerencia de Tesorera debe entregar a la Gerencia de Administracin de


Ventas los tantos denominados Cliente y Cobranzas de las facturas expedidas por servicios pagados de contado, para su distribucin correspondiente.

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ACT.

RESPONSABLE
NO. GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS 1

DESCRIPCIN

Elabora y enva a la Gerencia de Tesorera la solicitud autorizando la facturacin, especificando en ella los datos que correspondan detallados en las polticas de este procedimiento y dems polticas de su mbito de competencia aplicables de este Manual. Recibe la solicitud de Facturacin, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinacin de Ingresos. Verifica que la solicitud contenga todos los requisitos numerados en las polticas respectivas de este Manual, para proceder a la emisin de la factura, conforme lo establecido. INFORMACIN INCORRECTA

GERENCIA DE TESORERA COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD


DE

FACTURACIN

4 GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS 5

Regresa la documentacin a la Gerencia de Administracin de Ventas. Enva debidamente corregida la informacin de la facturacin a la Gerencia de Tesorera.

INFORMACIN CORRECTA GERENCIA DE TESORERA / COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD


DE

Elabora en cuatro tantos y verifica que la factura contenga los datos solicitados por la Gerencia de Administracin de Ventas, conforme al instructivo del Anexo 1, como sigue:

1er. tanto original color blanco denominado Cliente FACTURACIN 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal 3er. tanto copia color amarillo denominado rea Emisora

4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas 7 Rubrica y estampa en la factura el sello correspondiente de la Unidad de Facturacin.

Entrega las facturas de la siguiente manera recabando acuse de recibo:

1. 2.

Gerencia de Administracin de Ventas.1er y 4to. Tanto de la factura denominados Cliente y Cobranzas. Gerencia de Contabilidad.2do. tanto de la factura denominado Consecutivo Fiscal y en el caso de que el pago se realice con Recibo del Organismo se anexar el original.

3.

Unidad de Facturacin.3er. tanto de la factura denominado rea Emisora, se archiva en el consecutivo del rea anexando autorizacin original de la solicitud de facturacin y copia de forma de pago; en caso de que el pago se realice con Nota de Crdito y quede saldo a favor del cliente, el original se entrega a la Gerencia de Administracin de Ventas. TERMINA PROCEDIMIENTO

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GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS
INICIO

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Rev. A1

GERENCIA DE TESORERA

COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN


3 . V e r i f i c a q u e l a s o l i c i t u d c o n t e n g a t o d o s l o s r e q u i s i t o s n u m e r a d o s e n l a s p o l SI Inform acin correc ta? NO Reg 4. resa documentaci n Gere ncia l a l a ticas respecti vas de este Manual, para proced er a la emisin de la factura, confor me lo estable cido.

2. Recibe 1. Elabora y enva a la Gerencia de Tesorera la solicitud autorizando la facturacin, especificando en ella los datos que la solicitud de correspondan. Facturaci n, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinaci n de 5. Enva debidamente corregida la informacin de la facturacin a la Gerencia de Tesorera. Ingresos.

a de Administraci n

de Ventas.

6.
Elabora en 4 tantos y verifica que la factura conten ga los datos solicita dos por la Gerenc ia de Admini straci n de Ventas: 1er. tanto original color blanco Client e, 2do. tanto copia color azul Conse cutivo Fiscal, 3er. tanto copia

color amarillo rea Emisora, 4to. tanto copia color verde Cobranzas

7. 8.

Rubrica y estampa en la factura el sello correspondiente de la Unidad de Facturacin.

Entrega facturas reca-bando acuse de recibo: Gerencia de Administracin de Ventas.- 1er y 4to. Tanto de la factura Cliente y Cobranzas. Gerencia de Contabilidad.-2do. tanto de la factura Consecutivo Fiscal y en el caso de que el pago se realice con Recibo se anexar el original. Unidad de Facturacin.-3er. tanto de la factura rea Emisora, se archiva anexando autorizacin original de la solicitud

de fac tur aci n y co pia de for m a de pa go ; en ca so de pa

g o c o n N o t a d e C r d i t

o y quede saldo a favor del cliente, el original se entrega a la Gerenci a de Adminis tracin de Ventas.

FIN

SERVI

CIO POSTAL MEXICANO

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CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO


Procedimiento: Facturacin de Contado del Servicio de Correspondencia y Franqueo de Clientes Corporativos.

Documentos de referencia DOCUMEN TO


Disposiciones aplicables en la materia, referidas en el Marco Jurdico.

CDIG O
No aplica

Registros REGISTRO
TIEMPO DE CONSERVACI N
10 aos

RESPONSABLE DE CONSERVARLO
Gerencia de Contabilida d

CDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIN NICA No aplica

Factura

Glosario

Nota de Crdito: Documento o comprobante que las empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la cuenta. Es el comprobante que una empresa enva a su cliente, con el objeto de informar la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Saldo: Es la diferencia entre las cantidades anotadas al Debe y las anotadas al Haber de una cuenta. Si el total del Debe es mayor que el total del Haber es saldo deudor, si no, es saldo acreedor.

Cambios en esta versin

No Aplica

NMERO DE REVISI N

FECHA DE DESCRIPCIN DEL CAMBIO ACTUALIZACIN

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PROCEDIMIENTOS (CONTINA)
Unidad Responsable: 5.4 Procedimiento: GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS / GERENCIA DE TESORERA FACTURACIN DE CONTADO DEL SERVICIO DE FRANQUEO REMOTO DE CLIENTES CORPORATIVOS. Emitir los comprobantes fiscales de los clientes corporativos a los que el Organismo presta servicios de Franqueo Remoto a travs de la empresa Pitney Bowes de Mxico, S.A., que estable el Manual de Procedimientos para el Uso, Habilitacin y Control de Mquinas Franqueadoras.

Propsito

El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin en la Gerencia de Tesorera, como de la Gerencia de Administracin de Ventas, dentro del mbito de sus respectivas competencias. io, los lineamientos y la forma de 1. La depsito, su nmero de licencia y Gere Polticas de operacin, normas y lineamientos matricula para la prestacin del ncia mismo. de Admi 2. La Gerencia de Administracin de nistra Ventas ser la responsable de cin enviar la informacin a la empresa de Pitney Bowes de Mxico, S.A., para Venta que esta realice la habilitacin de s los importes a las Maquinas debe Franqueadoras de los clientes. dar a cono cer a 3. La Gerencia de Administracin del los Ventas debe enviar por escrito, la client solicitud de autorizacin o es cancelacin de facturacin a la que Gerencia de Tesorera anexando los utilice soportes correspondientes n indicados en la poltica 4, e informar este cual es el archivo consecutivo servic generado, para su facturacin en el Alcance

sistema SICICO.

4. La Gerencia de Tesorera emitir la factura de este


servicio en base a los datos incluidos en el archivo electrnico consecutivo generado en el mdulo de Habilitacin Remota de Mquinas Franqueadoras y en el Informe de depsitos confirmados en el 5. Estado de Cuenta para el Servicio de Rehabilitacin Remota de Mquinas Franqueadoras de Pitney Bowes Inc. y su documentacin soporte que lo integra, ambos emitidos por el Sistema Institucional de Clientes
SERVICIO

Corpo rativo s (SICI CO). El archiv o para gener

ar la facturacin emitido por el mdulo de Habilitacin Remota de Mquinas Franqueadoras del sistema SICICO debe contener lo siguiente:

1. Fecha de deposito 2. Cuenta Bancaria 3. Permiso de Registro Postal 4. Matrcula

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Rev. A1

5. Razn Social 6. Registro Federal de Contribuyentes 7. Licencia 8. Importe del Depsito 1. Domicilio Fiscal 6. El Informe de Depsitos Confirmados en el Estado de Cuenta para el
Servicio de Rehabilitacin Remota de Mquinas Franqueadoras de Pitney Bowes Inc., debe contener lo siguiente:

1) Fecha de habilitacin 2) Nm. de consecutivo 3) Fecha de Depsito 4) Institucin Bancaria de Depsito 5) Nm. de Cuenta de Depsito 6) Matricula 7) Nm. de Licencia 8) Razn social del Cliente 9) Importe del Depsito 10)
Nm. de autorizacin bancaria

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GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS ACT.

Hoja: 24 de 66

Rev. A1

DESCRIPCIN
NO. 1 Proporciona al cliente los lineamientos del servicio de Habilitacin Remota de Mquinas Franqueadoras y le da a conocer los datos correspondientes a la cuenta bancaria, Nm. de licencia y Nm. de matrcula del Servicio Postal Mexicano. Deposita el importe del servicio a utilizar en las cuentas del Servicio Postal Mexicano autorizadas para el servicio de Habilitacin Remota. Imprime y exporta de la Banca Electrnica, el archivo del Estado de Cuenta Bancario que contiene los movimientos disponibles, correspondientes a los depsitos realizados por los clientes que utilizarn el servicio de Habilitacin Remota y enva esta informacin a la Gerencia de Administracin de Ventas.

CLIENTE

GERENCIA DE TESORERA / COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD


DE

BANCA ELECTRNICA GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS 4 Recibe la informacin de los movimientos disponibles del archivo exportado de la banca electrnica y la introduce al mdulo de Habilitacin Remota del sistema SICICO, para que la informacin sea procesada. Realiza el proceso y genera archivo electrnico consecutivo en el mdulo de Habilitacin Remota del sistema SICICO y enva solicitud de autorizacin a la Gerencia de Tesorera, para emitir las facturas con los datos siguientes:

a . b . c. d . e . f. g . h .

Fecha de deposito Cuenta Bancaria Permiso de Registro Postal Matrcula Razn Social Registro Federal de Contribuyentes Licencia Importe del Depsito

i .
GERENCIA DE TESORERA COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD
DE

Domicilio Fiscal

Recibe solicitud, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinacin de Ingresos. Elabora las facturas con base en el archivo generado en el sistema SICICO, conforme al instructivo del anexo 1, en cuatro tantos: 1er. tanto original, de color blanco denominado Cliente 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal 3er. tanto copia color amarillo denominado rea Emisora 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas

FACTURACIN

8 9

Verifica que los datos contenidos en la factura sean los mismos que los sealados en el archivo emitido por el mdulo de Habilitacin Remota y rubrica y estampa el sello correspondiente de la Unidad de Facturacin en las facturas elaboradas. Distribuye y entrega las facturas como sigue, recabando acuse de recibo:

1) 2) 3)

Gerencia de Administracin de Ventas.1er y 4to tanto de la factura denominados Cliente y Cobranza. Gerencia de Contabilidad.2do. Tanto de la factura denominada Consecutivo Fiscal. Unidad de Facturacin de la Coordinacin de Ingresos dependiente a la Gerencia de Tesorera.3er tanto de la factura denominado rea Emisora, es archivado en el consecutivo del rea y los documentos soportes correspondientes. TERMINA PROCEDIMIENTO
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GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS CLIENTE GERENCIA DE TESORERA / COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE BANCA ELECTRNICA GERENCIA DE TESORERA

Hoja: 25 de 66

Rev. A1

COORDINACIN
DE

INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN

INICIO 2. Deposita el importe del 1. Proporciona al cliente los lineamientos del servicio de Habilitacin Remota de Mquinas Franqueadoras y le servicio a da a conocer los datos de la cuenta bancaria, Nm. de licencia y Nm. de matrcula del Servicio Postal utilizar en Mexicano. las cuentas del Servicio Postal Mexicano autorizada Recibe informacin de los movimientos disponibles del archivo de la banca electrnica y la s para el servicio de introduce al mdulo de Habilitacin Remota del SICICO, para que la informacin sea procesada. Habilitaci n Remota. 3. Imprim e y export a de la Banca Electr nica, el archiv o del Estado de Cuent a Bancar io que contie ne los movimi entos disponi bles, a los depsi tos realiza dos por los cliente s del servici o de Habilit acin Remot a y enva a la Geren cia de Admini straci n de Ventas . tanto copia color verde denominad o Cobranza s

4. 5.

8.
Verifica que los datos contenidos en la factura sean los mismos que los sealados en el archivo emitido por el mdulo de Habilitacin Remota y rubrica y estampa el sello de la Unidad de Facturacin en las facturas elaboradas.

Realiza el proceso y genera archivo electrnico consecutivo en el mdulo de Habilitacin Remota del sistema SICICO y enva solicitud de autorizacin a la Gerencia de Tesorera, para emitir las facturas con los datos siguientes: Fecha de depsito, Cuenta Bancaria, Permiso de Registro Postal, Matrcula, Razn Social, RFC, Licencia, Importe del Depsito, Domicilio Fiscal.

6. Recibe solicitu d, estam pa sello de recepc in y hora, turnn dolo a la Coordi nacin de Ingres os.

7. Elabor a factura s con base en el archivo genera do en el SICIC O, e instruct ivo del anexo 1, en 4 tantos: 1er. tanto original , de color blanco denom inado Client e,2do. tanto copia color azul denom inado Conse cutivo Fiscal, 3er. tanto copia color amarill o denom inado rea Emisor a, 4to.

9.
Distribuye y entrega las facturas recabando acuse de recibo: Gerente de Administra cin de Ventas.1er y 4to tanto de la factura Cliente y Cobranza. Gerente de Contabilid ad.-2do. Tanto de la factura Consecuti

vo Fiscal. Unidad de Facturacin.- 3er tanto de la factura rea Emisora, es archivado y los documentos soportes.

FIN

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Hoja: 26 de 66

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CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO


Procedimiento: Facturacin de Contado del Servicio de Franqueo Remoto de Clientes Corporativos. Documentos de referencia DOCUMEN TO
Disposiciones aplicables en la materia, referidas en el Marco Jurdico.

CDIG O
No aplica

Registros REGISTRO
TIEMPO DE CONSERVACI N
10 aos

RESPONSABLE DE CONSERVARLO
Gerencia de Contabilida d

CDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIN NICA No aplica

Factura

Glosario

Banca Electrnica: Hace referencia al tipo de banca que se realiza por medios electrnicos como puede ser cajeros electrnicos, telfono y otras redes de comunicacin. Tradicionalmente, este trmino ha sido atribuido a la banca por Internet o banca online, comprende aquellas herramientas que ofrece una entidad para que sus clientes hagan sus operaciones bancarias a travs de la computadora utilizando una conexin a la red Internet. Franqueo Remoto: Toda persona fsica o moral que obtenga la autorizacin para el uso de mquinas franqueadoras en los sistemas de habilitacin remota, la adquiere con la empresa proveedora autorizada, llenado un formato que especifica la marca, nmero de medidor, nmero de matrcula, nombre y direccin del cliente titular, la empresa proveedora del equipo, la firma del cliente titular y la impresin de la marca del equipo. Matrcula: Registro numrico de un bien que los identifica. SICICO: Sistema Institucional de Clientes Corporativos.

Cambios en esta versin

No Aplica

NMERO DE REVISI N

FECHA DE DESCRIPCIN DEL CAMBIO ACTUALIZACIN

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Hoja: 27 de 66

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PROCEDIMIENTOS (CONTINA)
Unidad Responsable: 5.5 Procedimiento: GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS / GERENCIA DE TESORERA FACTURACIN A CRDITO DEL SERVICIO DE CORRESPONDENCIA Y FRANQUEO DE CLIENTES CORPORATIVOS. Emitir los comprobantes fiscales de los Clientes Corporativos a los que el Organismo presta servicios de correspondencia y franqueo que establece el Manual de Normas y Polticas Comerciales para Depsitos Masivos y Aplicacin de la Tarifa Postal, los cuales pueden ser: Cartas, Respuestas a Promociones Comerciales, Publicaciones Peridicas, Impresos Depositados por sus Editores o Agentes, Propaganda Comercial, Paquetera entre otros, a travs de la celebracin de un contrato o convenio que establezca dentro de sus clusulas que el pago se realizar posteriormente a la entrega de la factura. El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin y Cobranza en las Oficinas Postales del interior del pas y zona metropolitana, como de Oficinas Centrales, dentro del mbito de sus respectivas competencias. 1. Para la emisin de la factura, debe de existir un convenio, contrato o acuerdo comercial suscrito por parte del personal de la Direccin Corporativa Comercial facultado para tal efecto, estableciendo las condiciones del crdito y los tiempos de pago por parte de los clientes corporativos a los cuales fue autorizado el servicio. 2. Los datos facturados solicitados en la autorizacin de facturacin sern responsabilidad de la Gerencia de Administracin de Ventas, as como el aseguramiento de los servicios proporcionados a los Clientes Corporativos a quien se encuentren facturados. 3. En el caso de facturacin a crdito, en la solicitud debe indicar Nm. de contrato, convenio o acuerdo comercial de autorizacin, indicando vigencia y clusula en donde se especifica el plazo y condiciones establecidas para su pago, as como todos los requisitos establecidos en las polticas Nos. 2 del

Propsito

Alcance

Polticas de operacin, normas y lineamientos

procedimiento 5.1 y 2 del procedimiento 5.3 de este Manual. 4. La Gerencia de Tesorera a travs de su rea de cobranza debe entregar para su cobro a los clientes el tanto original de la factura denominado Cliente expedida por servicios a crdito, asimismo entregar a la Gerencia de Administracin de Ventas el tanto denominado Cobranzas una vez que haya recibido el pago correspondiente del cliente. 5. Ser responsabilidad de la Direccin Corporativa Comercial a travs de sus reas y en particular de los Ejecutivos de Cuenta realizar el seguimiento y control de la facturacin emitida, para establecer el nivel crediticio de cada cliente.

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ACT.

Hoja: 28 de 66

Rev. A1

RESPONSABLE
NO. GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS 1

DESCRIPCIN
Elabora y enva a la Gerencia de Tesorera la solicitud autorizando la Facturacin, especificando en ella los datos correspondientes como; tipo de servicio, lugar y fecha, datos del cliente, registro postal, piezas, peso, porte e importe a facturar, datos de cobranza. Recibe Solicitud de Facturacin, estampa sello de recepcin y hora y remite a la Coordinacin de Ingresos. Verifica que la informacin contenga todos los requisitos para proceder a la emisin de la factura: a ) Razn Social b) Registro Federal de Contribuyentes c) Domicilio Fiscal del Cliente d) Tipo de servicio prestado por el Organismo. e) Lugar y fecha en donde el Organismo prest el servicio al Cliente. f ) Nmero de Cliente g) Nmero de Registro Postal. h) Piezas, Peso y Porte, por nmero de registro. i) Total de piezas e importe a facturar j) En caso de otorgar servicios adicionales que establecen en la fraccin 7.1 del Manual de Normas y Polticas Comerciales para Depsitos Masivos y Aplicacin de la Tarifa Postal, deben indicar por registro postal este servicio. k) Notificacin de que la factura es a crdito y los lineamientos para su cobro l) Las autorizaciones debern contener, firma, nombre y cargo de la persona responsable de la autorizacin emitida en la Gerencia de Administracin de Ventas. m) Sello de la Gerencia de Administracin de Ventas.

GERENCIA DE TESORERA COORDINACIN DE INGRESOS/ UNIDAD DE FACTURACIN

INFORMACIN INCORRECTA 4 Regresa la solicitud de facturacin a la Gerencia de Administracin de Ventas, para su correccin. Recibe y enva debidamente corregida la informacin de facturacin a la Gerencia de Tesorera.

GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS

INFORMACIN CORRECTA COORDINACIN DE INGRESOS/ UNIDAD DE FACTURACIN 6 Elabora factura en relacin a los datos solicitados por la Gerencia de Administracin de Ventas, conforme al instructivo del Anexo 1 en los siguientes tantos. 1er. tanto original, de color blanco denominado Cliente 7 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal 3er. tanto copia color amarillo denominado rea Emisora 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas

Verifica que los datos contenidos en la factura sean los mismos que los solicitados por la Gerencia de Administracin de Ventas.

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ACT.

Hoja: 29 de 66

Rev. A1

RESPONSABLE
NO. COORDINACIN DE INGRESOS/ UNIDAD DE FACTURACIN 8

DESCRIPCIN

Rubrica y estampa el sello de Crdito de la Unidad de Facturacin.

Distribuye y entrega las facturas de la siguiente manera y recaba acuse de recibo: a) Unidad de Cobranza de la Coordinacin de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorera. 1er tanto de la factura color blanco denominado Cliente, fotocopia de la autorizacin de depsito y de la solicitud de facturacin y documentacin soporte. 4to tanto de la factura color verde, denominado Cobranzas. b) Gerencia de Contabilidad. 2do tanto de la factura color azul, denominado Consecutivo Fiscal. c) Unidad de Facturacin de Gerencia de Tesorera.la Coordinacin de Ingresos dependiente a la

3er tanto de la factura color amarillo denominado rea Emisora lo archiva en el consecutivo del rea anexando la solicitud de la Gerencia de Administracin de Ventas y documentacin soporte correspondiente. TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO

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GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS GERENCIA DE TESORERA COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN
.

Hoja: 30 de 66

Rev. A1

IN IC IO

3 . 2. Recibe Solicitud de 1. Elabora y enva al Gerente de Tesorera la solicitud autorizando la Facturacin, especificando los datos: tipo de servicio, lugar y Facturacin, fecha, datos del cliente, registro postal, piezas, peso, porte e importe a facturar, datos de cobranza. estampa sello de recepcin y hora y remite a la Coordinacin de Ingresos. V e r i f i c a q u e l a i n f o r m a c i n c o n t e n g a t o d o s l o s r e q u i s i t o s p a r a p r o c e d e r a l a e m i s i n d e l a f a c t u r a NO 4. Regresa la solicitud de facturaci n al Gerente de Administr acin de Ventas, para su correcci n.

ta?

5. Recibe y enva debidamente corregida la informacin de facturacin a la Gerencia de Tesorera.

Ela bora factura en relacin a los datos solicitad os por el Gerente de Administ racin de Ventas, en los siguient es tantos. 1er. tanto original, de color blanco denomin ado Cliente , 2do. tanto copia color azul denomin ado Consec utivo Fiscal, 3er. tanto copia color amarillo denomin ado rea Emisora , 4to. tanto copia color verde denomin ado Cobran zas

6.

7.
Verifica que los datos contenid os en la factura sean los mismos que los solicitad os por el Gerente de Administ racin de Ventas.

SI I n f o r m a c i n cor rec

8.
Rubrica y estampa el sello de Crdito de la

Unidad de Facturacin.

9.

Distribuye y entrega las facturas y recaba acuse de

recibo: Unidad de Cobranza.- 1er tanto de la factura blanca Cliente, fotocopia de la autorizacin de depsito y de la solicitud de facturacin y documentacin soporte, 4to tanto de la factura color verde, Cobranzas. Gerente de Contabilidad.-2do tanto de la factura color azul, Consecutivo Fiscal. Unidad de Facturacin.- 3er tanto de la factura color amarillo rea Emisora lo archiva anexando la solicitud de la FIN

Gerenci a de Administ racin de Ventas y docume ntacin soporte.

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Hoja: 31 de 66

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CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO


Procedimiento: Facturacin a crdito del servicio de correspondencia y franqueo de clientes corporativos. Documentos de referencia DOCUMEN TO
Disposiciones aplicables en la materia, referidas en el Marco Jurdico.

CDIG O
No aplica

Registros REGISTRO
TIEMPO DE CONSERVACI N
10 aos

RESPONSABLE DE CONSERVARLO
Gerencia de Contabilida d

CDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIN NICA No aplica

Factura

Glosario

No aplicable

Cambios en esta versin

No Aplica NMERO DE REVISI N FECHA DE DESCRIPCIN DEL CAMBIO ACTUALIZACIN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIN Y COBRANZA

DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS Cdigo: DCAF-PR-09GERENCIA DE TESORERA 041

Hoja: 32 de 66

Rev. A1

PROCEDIMIENTOS (CONTINA)
Unidad Responsable: 5.6 Procedimiento:

GERENCIA DE COBERTURA Y VENTAS DEL SERVICIO / GERENCIA DE TESORERA FACTURACIN A CRDITO DEL SERVICIO ESTAMPILLAS POSTALES RECIBOS OFICIALES D.F. E INTERIOR DE LA REPBLICA.

Propsito

Emitir los comprobantes fiscales a las Entidades del Gobierno Federal a los que el Organismo presta servicios de correspondencia a travs de la celebracin de un contrato, convenio o acuerdo comercial que establezca dentro de sus clusulas que el pago se realizar posteriormente a la entrega de la factura.

Alcance

El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin y Cobranza en las Oficinas Postales del interior del pas y zona metropolitana, como de Oficinas Centrales, dentro del mbito de sus respectivas competencias. rciales, a travs de los cuales se autorice a las Entidades del 1. La Polticas de operacin, normas y lineamientos Gobierno Federal a realizar el pago Direc a crdito de los servicios y/o bienes cin recibidos. Corp orativ a 2. En el caso de facturacin a crdito, Come en la solicitud debe indicar Nm. de rcial contrato, convenio, acuerdo u oficio es la de autorizacin, indicando su facult vigencia y clusula(s) en la(s) que ada se especifica el plazo y condiciones para establecidas para su pago. celeb rar 3. Para la emisin de la Factura, la contr Gerencia de Cobertura y Ventas de atos, Servicio debe validar la informacin conve de los Recibos Oficiales emitidos a nios o nivel nacional a travs de la acuer solicitud de facturacin. dos come

4. Los Recibos Oficiales que amparan la prestacin

de los servicios deben estar debidamente 5. requisitados y validados por la Dependencia que utiliza el servicio y por la Administracin Postal que otorga el mismo.

La Gere ncia de

Tesorera debe emitir la factura de los servicios, en relacin a los datos proporcionados en la solicitud y Recibo Oficial, enviados por la Gerencia de Cobertura y Ventas de Servicio.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIN Y COBRANZA

DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS Cdigo: DCAF-PR-09GERENCIA DE TESORERA 041 RESPONSABL E


ACT.

Hoja: 33 de 66

Rev. A1

DESCRIPCIN
NO.

GERENCIA DE COBERTURA Y VENTAS DE SERVICIO GERENCIA DE TESORERA COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD


DE

Elabora y enva a la Gerencia de Tesorera la solicitud autorizando la facturacin, especificando en ella los datos que correspondan de los detallados en la poltica Nm. 2 de los procedimientos 5.1 y 5.3 de este Manual.

Recibe la solicitud de Facturacin, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinacin de Ingresos. Verifica que los Recibos Oficiales que amparan el servicio proporcionado por las Administraciones Postales, contenga la siguiente informacin: a. Nmero y fecha del recibo oficial b. Se especifique la Administracin Postal que est proporcionando el servicio. c. Cantidad de estampillas, precio unitario e importe parcial y total del servicio proporcionad o. d. Nombre y firma del Administrador que proporcion el servicio y sello de la Administraci n. e. Nombre, firma y nmero de autorizacin de firma vigente de la persona que design la Dependencia, para que se le proporcione el servicio. f. Sello de la Dependencia. IINFORMACIN INCORRECTA

FACTURACIN

Regresa a la Gerencia de Cobertura y Ventas de Servicio la solicitud de facturacin para su correccin. Enva corregida la informacin de facturacin a la Gerencia de Tesorera.

GERENCIA DE COBERTURA Y VENTAS DE SERVICIO

INFORMACIN CORRECTA COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD


DE

Elabora la factura en cuatro tantos y verifica que contenga los datos solicitados por la Gerencia de Cobertura y Ventas de Servicio.

FACTURACIN

7 8

Rubrica y estampa en la factura el sello correspondiente de la Unidad de Facturacin. Distribuye y entrega las facturas como sigue, recabando acuse de recibo:

1.

Unidad de Cobranza de la Coordinacin de Ingresos dependiente de la

Gerencia de Tesorera.1er tanto original de la factura denominado Cliente anexando copia del Recibo Oficial 4to. tanto de la factura denominado Cobranzas, anexando fotocopia de la solicitud.

2. 3.

Gerencia de Contabilidad.2do. tanto de la factura denominado Consecutivo Fiscal Unidad de Facturacin de la Coordinacin de Ingresos dependiente a la Gerencia de Tesorera.3er. tanto de la factura denominado rea Emisora, lo archiva en el consecutivo del rea anexando el original de la solicitud y del Recibo Oficial TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIN Y COBRANZA

DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS Cdigo: DCAF-PR-09GERENCIA DE TESORERA 041 DIAGRAMA DE FLUJO
GERENCIA DE COBERTURA Y VENTAS DE SERVICIO
INICIO

Hoja: 34 de 66

Rev. A1

GERENCIA DE TESORERA

COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN


3 . V e r i f i c a q u e l o s R e c i b o s O f i c i a l e s q u e a m p a r a n e l s e r v i c i o p r o p o r c i o n a d o p o r l a s Administrac iones Postales, contenga: No. y fecha del recibo oficial, Se especifique la Administrac in Postal que est proporciona ndo el servicio, Cantidad de estampillas, precio unitario e importe parcial y total del servicio proporciona do, Nombre y firma del Administrad or que proporcion el servicio y sello de la Administrac in, Nombre, firma y nmero de autorizacin de firma vigente de la persona que design la Dependenci a, para que se le proporcione el servicio, Sello de la Dependenci a.

2. Recibe 1. Elabora y enva a la Gerencia de Tesorera la solicitud autorizando la facturacin, especificando en ella los datos que la solicitud de correspondan. Facturaci n, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinaci n de Ingresos.

5. Enva corregida la informacin de facturacin a la Gerencia de Tesorera.

SI Informa cin correct a? NO 4. Regresa la solicitud de facturaci n, para su correcci n.

6.

Elabora la factura en cuatro tantos y verifica que contenga los datos solicitados por el Gerente de Cobertura y Ventas de Servicio.

7. 8.

Rubrica y estampa en la factura el sello correspondiente de la Unidad de Facturacin.

Distribuye y entrega las facturas, recabando acuse de recibo:

Unidad de Cobranza.- 1er tanto original de la factura Cliente anexando copia del Recibo Oficial, 4to. tanto de la factura Cobranzas, anexando fotocopia de la solicitud. Gerencia de Contabilidad.-2do. tanto de la factura Consecutivo Fiscal

U n i d a d d e F a c t u r a c i n .-

3 e r . t a n t o d e l a f a c

tura rea Emisora , lo archiva en el consecu tivo del rea anexan do el original de la solicitud y del Recibo Oficial

FIN

SERVIC

IO POSTAL MEXICANO

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DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS Cdigo: DCAF-PR-09GERENCIA DE TESORERA 041

Hoja: 35 de 66

Rev. A1

CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO


Procedimiento: Facturacin a crdito de la Repblica. Documentos de referencia DOCUMEN TO
Disposiciones aplicables en la materia, referidas en el Marco Jurdico.

del servicio Estampillas Postales Recibos Oficiales D.F. e Interior

CDIG O
No aplica

Registros REGISTRO
TIEMPO DE CONSERVACI N
10 aos

RESPONSABLE DE CONSERVARLO
Gerencia de Contabilida d

CDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIN NICA No aplica

Factura

Glosario

No aplica

Cambios en esta versin

No Aplica NMERO DE REVISI N FECHA DE DESCRIPCIN DEL CAMBIO ACTUALIZACIN

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Hoja: 36 de 66

Rev. A1

PROCEDIMIENTOS (CONTINA)
Unidad Responsable: 5.7 Procedimiento:

GERENCIA DE OPERACIN MEXPOST / GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS / GERENCIA DE TESORERA FACTURACIN A CRDITO DEL SERVICIO MEXPOST PROPORCIONADO CORPORATIVOS.
A

CLIENTES

Propsito

Emitir los comprobantes fiscales a los Clientes Corporativos a los que el Organismo presta servicios de Mensajera Acelerada Mexpost y que tienen celebrado un contrato o convenio o acuerdo comercial, que establezca dentro de sus clusulas que el pago se realice a crdito. El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin y Cobranza en las Oficinas Postales del interior del pas y zona metropolitana, como de Oficinas Centrales, dentro del mbito de sus respectivas competencias. 1 .

Alcance

Polticas de operacin, normas y lineamientos

Los envos que estn amparados en las facturas, tanto nacionales como internacionales, se encuentran en relacin a las Guas de Depsito, capturadas en el sistema por Mesa de Control dependiente de la Gerencia de Operacin Mexpost, siendo responsabilidad de sta la informacin capturada.

2. Los datos registrados en el sistema para ser plasmados en las facturas como son: Razn Social, Domicilio fiscal, Registro Federal de Contribuyentes; Nmero de Contrato y las tarifas aplicadas a cada Cliente Corporativo que utiliza el Servicio de Mensajera Mexpost, son responsabilidad de las Subdirecciones adscritas a la Direccin Corporativa Comercial. 3 . El Gerente de Administracin de Ventas ser el responsable de la solicitud de autorizacin para la emisin de facturacin que no est incluida en el sistema, as como la validacin de los soportes que la integran. 4. La Gerencia de Sistemas Administrativos debe dar mantenimiento y

capacitacin del Sistema de Facturacin Mexpost, asimismo informar a la Gerencia de Tesorera la liberacin del sistema para la impresin de las facturas.

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ACT.

Hoja: 37 de 66

Rev. A1

RESPONSABLE
NO. DIRECCIN CORP. COMERCIAL Y SUS SUBDIRECCIONES 1

DESCRIPCIN

Celebra contrato o convenio con los clientes corporativos que utilizarn el Servicio de Mensajera Mexpost. Captura en el Sistema de Facturacin Mexpost los siguientes datos del cliente y establece la tarifa correspondiente al volumen de envos contratados: a . Razn Social b . Domicilio fiscal c. Registro Federal de Contribuyentes d . Nmero de Contrato

CLIENTE CORPORATIVO

Solicita el Servicio de Mensajera Mexpost a travs de las Guas de Depsito prellenadas, previamente asignadas por la Subdireccin de Clientes Corporativos. Captura al da siguiente de la prestacin del servicio, las guas de depsito por contrato en el Sistema Visual Studio 2003, con los siguientes datos: a. Folio de la Gua de Depsito. b. Nmero de Contrato (en caso de que cuente con subcuentas especificarlo). c . Fecha. d. Destino del envo y/o paquetes (incluyendo cdigo postal). e . Peso.

GERENCIA DE OPERACIN MEXPOST / MESA DE CONTROL

Al trmino del mes, informa el primer da hbil del mes siguiente a la Gerencia Tesorera, que se llevo a cabo la captura de la totalidad de las guas de depsito, para que realice el procesamiento de los datos y solicite a la Gerencia de

Sistemas Administrativos la transferencia al Sistema de Facturacin Mexpost (Sistema Progress). GERENCIA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 6 Realiza Transferencia de datos el primer da hbil de cada mes y libera el Sistema de Facturacin Mexpost, informando a la Gerencia de Tesorera que puede realizar la impresin de los comprobantes fiscales. Captura en el Sistema de Facturacin Mexpost el Tipo de Cambio para solventar obligaciones denominadas en moneda extranjera pagaderas en la Repblica Mexicana, correspondiente a la fecha de emisin de la factura (para envos internacionales) y el nmero de folio de la factura inicial. Ejecuta en el Sistema de Facturacin Mexpost el proceso de clasificacin de la Informacin capturada por la Gerencia de Operacin Mexpost de los envos, por rango de clientes correspondientes al mes a facturar.

GERENCIA DE TESORERA / COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN

Imprime reporte previo denominado Lista de Facturas Rgimen Locales y Lista de Facturas Rgimen Forneas antes de la emisin de las facturas, con los siguientes datos:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Nmero de factura Fecha Contrato Razn Social Envos Porte Subtotal, IVA, Total
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Hoja: 38 de 66

Rev. A1

ACT.

RESPONSABLE
NO. GERENCIA DE TESORERA / COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN 11 12 10

DESCRIPCIN

Imprime las facturas en cuatro tantos correspondiente a la Lista de Facturas Rgimen Locales y Lista de Facturas Rgimen Forneas, as como los soportes respectivos denominados Detalle de Guas y reporte definitivo de facturacin.

Rubrica y estampa el sello correspondiente de la Unidad de Facturacin. Distribuye y entrega las facturas de la siguiente manera, recabando acuse de recibo: a. Unidad de Cobranza de la Coordinacin de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorera.1er tanto original de la factura denominado Cliente y original del Detalle de

Guas 4to. tanto de la factura denominado Cobranzas y definitivo de la Lista de Facturas Rgimen Locales. b. Gerencia de Contabilidad.2do. tanto de la factura denominado Consecutivo Fiscal y definitivo de la Lista de Facturas Rgimen Locales y Lista de Facturas Rgimen Forneas c. Unidad de Facturacin de la Coordinacin de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorera.3er. tanto de la factura denominado rea Emisora y definitivo de la Lista de Facturas Rgimen Locales y Lista de Facturas Rgimen Forneas son archivados en el consecutivo del rea. TERMINA PROCEDIMIENTO

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DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS GERENCIA DE Cdigo: DCAF-PR-09TESORERA 041 DIAGRAMA DE FLUJO
DIRECCIN CORP.
SUS

Hoja: 39 de 66

Rev. A1

COMERCIAL Y SUBDIRECCIO
NES

CLIENTE CORPORATIVO

GERENCIA DE OPERACIN

GERENCIA DE SISTEMAS

GERENCIA DE TESORERA / COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD


DE

MEXPOST / MESA DE CONTROL

ADMINISTRATIVOS

FACTURACIN
INICIO 3. Solicita el Servicio de Celebra contrato o convenio con los clientes corporativos que utilizarn el Servicio de Mensajera Mexpost. Mensajer a Mexpost a travs de las Guas de Depsito Captura en el Sistema de Facturacin Mexpost los datos del cliente y establece tarifa por prellenadas, volumen de envos contratados: Razn Social, Domicilio fiscal, RFC, Nmero de Contrato. previamen te asignadas por la Subdirecci n de Clientes Corporativ os.

4.
Captur a al da siguie nte de la presta cin del servici o, las guas de depsi to por contrat o en el Siste ma, con los datos siguie ntes: Folio de la Gua de Deps ito, Nmer o de Contra to (subcu entas), Fecha, Destin o del envo y/o paquet es (cdig o postal) , Peso.

1. 2.

Tesore ra, que se llevo a cabo la captur a de la totalida d de las guas de depsit o, para que realice el proces amient o de los datos y solicite a la Gerenc ia de Sistem as Admini strativo s la transfe rencia al Siste ma de Factur acin Mexpo st (Siste ma Progre ss).

6. Realiza Transfer encia de datos el primer da hbil de cada mes y libera el Sistema de Facturac in Mexpost , informan do a la Gerencia de Tesorer a que puede realizar la impresi n de los comprob antes fiscales.

7.

C aptura en el Sistema de Facturaci n Mexpost el Tipo de Cambio para solventar obligacion es denomina das en moneda extranjera pagaderas en la Repblica Mexicana, correspon diente a la fecha de emisin de la factura (envos internacio nales) y el nmero de folio de la factura inicial.

8.

5.Al
trmin o del mes, inform a el primer da hbil del mes siguie nte a la Geren cia

E jecuta en el Sistema de Facturaci n Mexpost el proceso de clasificaci n de la Informaci n capturada por la Gerencia de Operacin Mexpost de los envos, por rango de clientes correspon dientes al mes a facturar.

9. Imprime reporte previo denominado Lista de Facturas Rgimen Locales y Lista de Facturas
Rgimen Forneas antes de la emisin de las facturas, con los siguientes datos: Nmero de factura, Fecha, Contrato, Razn Social, Envos, Porte, Subtotal, IVA, Total 12. Distribuye y entrega las facturas Imprime las facturas en 4 tantos correspondiente a la Lista de Facturas Rgimen Locales y recabando Lista de Facturas Rgimen Forneas, as como los soportes respectivos denominados Detalle de acuse de recibo: Guas y reporte definitivo de facturacin. Unidad de Cobranza. - 1er tanto original de la factura Cliente y Rubrica y estampa el sello correspondiente de la Unidad de Facturacin. original

10.

11.

del Detall e de Guas , 4to. tanto de la factura Cobra nzas y definiti vo de la Lista de Factur as Rgim en

Locale s. Gerenc ia de Contab ilidad.2do. tanto de la factura Conse cutivo Fiscal y definiti vo de la Lista de Factur

as Rgimen Locales y Lista de Facturas Rgimen Fornea s Unidad de Facturac in.- 3er. tanto de la factura rea Emisora y definitivo

de la Lista de Facturas Rgimen Locales y Lista de Facturas Rgimen Forneas los archivados.

FIN

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ACT.

Hoja: 40 de 66

Rev. A1

RESPONSABLE
NO.

DESCRIPCIN

FACTURACION A SOLICITUD DE LA SUBDIRECCION DE CLIENTES CORPORATIVOS SUBDIRECCIN DE CLIENTES CORPORATIVOS / GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS GERENCIA DE TESORERA COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN 3 1 Elabora y enva a la Gerencia de Tesorera la solicitud autorizando la facturacin, anexando la documentacin soporte correspondiente, debidamente validada.

Recibe la solicitud de Facturacin, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinacin de Ingresos. Revisa que la solicitud y documentacin soporte venga debidamente requisitada y este completa.

Captura en el sistema de facturacin Mexpost la informacin correspondiente segn la documentacin soporte, para la emisin de la factura. Imprime las facturas en cuatro tantos y anexa los soportes respectivos denominados Detalle de Guas, as como la documentacin enviada en la solicitud por la Gerencia de Administracin de Ventas. Distribuye y entrega las facturas de la siguiente manera, recabando acuse de recibo: a. Unidad de Cobranza de la Coordinacin de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorera.1er tanto original de la factura denominado Cliente con el original del Detalle de Guas y el soporte de la solicitud de la Gerencia de Administracin de Ventas. 4to. tanto de la factura denominado Cobranzas y copia de la solicitud de la Gerencia de Administracin de Ventas. b. Gerencia de Contabilidad.2do. tanto de la factura denominado Consecutivo Fiscal y copia de la solicitud de la Gerencia de Administracin de Ventas. c. Unidad de Facturacin de la Coordinacin de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorera.3er. tanto de la factura denominado rea Emisora y original de la solicitud de la Gerencia de Administracin de Ventas son archivados en el consecutivo

del rea. TERMINA PROCEDIMIENTO

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DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS Cdigo: DCAF-PR-09GERENCIA DE TESORERA 041 DIAGRAMA DE FLUJO
SUBDIRECCIN DE CLIENTES CORPORATIVOS / GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS
FACTURACION A SOLICITUD DE LA SUBDIRECCION DE CLIENTES CORPORATIVOS

Hoja: 41 de 66

Rev. A1

GERENCIA DE TESORERA

COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN

INICIO hora, turnn dolo a la Coordi nacin de Ingres os.

1. Elabora y enva a la Gerencia de Tesorera la solicitud autorizando la facturacin, anexando la documentacin soporte correspondiente, debidamente validada.

2. Recibe la solicitud de Facturacin , estampa sello de recepcin y

3. Revisa que la solicitud y documentacin soporte venga debidamente requisitada y este completa.

6.
Distribuye y entrega las facturas de la siguiente manera, recabando acuse de recibo:

4.

5.

Captura en el sistema de facturacin Mexpost la informacin correspondiente segn la documentacin soporte, para Unidad de la emisin de la factura. Cobranza.1er tanto original de la factura Cliente con el Imprime las facturas en 4 tantos y anexa los soportes respectivos denominados Detalle de Guas, as como la original del Detalle de documentacin enviada en la solicitud por la Gerencia de Administracin de Ventas. Guas y el soporte de la solicitud de la Gerencia de Administrac FIN

in de Ventas . 4to. tanto de la factura denom inado Cobra nzas y copia de la solicitu d de la Geren cia de Admini straci n de Ventas . Geren cia de Conta bilidad .-2do. tanto

de la factura Consecutiv o Fiscal y copia de la solicitud de la Gerencia de Administrac in de Ventas. Unidad de Facturacin .-3er. tanto de la factura denominad o rea Emisora y original de la solicitud de la Gerencia de Administrac in de Ventas son archivados.

VICIO POSTAL SER MEXICANO

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DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS Cdigo: DCAF-PR-09GERENCIA DE TESORERA 041

Hoja: 42 de 66

Rev. A1

CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO


Procedimiento: Facturacin a crdito del servicio Mexpost proporcionado a clientes corporativos. Documentos de referencia DOCUMEN TO
Disposiciones aplicables en la materia, referidas en el Marco Jurdico.

CDIG O
No aplica

Registros REGISTRO
TIEMPO DE CONSERVACI N
10 aos

RESPONSABLE DE CONSERVARLO
Gerencia de Contabilida d

CDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIN NICA No aplica

Factura

Glosario

No Aplica

Cambios en esta versin

No Aplica NMERO DE REVISI N FECHA DE DESCRIPCIN DEL CAMBIO ACTUALIZACIN

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Hoja: 43 de 66

Rev. A1

PROCEDIMIENTOS (CONTINA)
Unidad Responsable: REA SOLICITANTE / GERENCIA DE TESORERA 5.8 Procedimiento: FACTURA
CIN A

CLIENTES
POR

Propsito

SERVICIO
S

de los Clientes que tengan una relacin comercial diferente a la que es el objetivo principal del Organismo, como es la entrega de correspondencia y paquetera.

Alcance

Polticas de operacin, normas y lineamientos

1. O
t r a s G e r e n c i

El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin y Emitir Cobranza en la Gerencia de Tesorera, los como de las Direcciones Corporativas comprob a travs de sus Subdirecciones y/o antes Gerencias, dentro del mbito de sus fiscales respectivas competencias. as y/o e s al objetivo principal Subdirecciones v del Organismo, que podrn solicitar e es la entrega de facturas por eventos n correspondencia y especficos como t paquetera. son: Enajenacin de o Bienes o Desechos, s 2. Ser responsabilidad por Siniestros di de las reas ocurridos a bienes f solicitantes, la del Organismo, por e informacin asentada Penalizaciones r en la factura emitida aplicadas a e por servicios proveedores por n incumplimiento en lo t diversos. contratado y otros e

DIVERSO S.

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ACT.

Hoja: 44 de 66

Rev. A1

RESPONSABLE
NO. GERENCIA SOLICITANTE 1

DESCRIPCIN

Elabora y enva a la Gerencia de Tesorera la solicitud autorizando la facturacin, anexando la documentacin soporte correspondiente, debidamente validada. Recibe la solicitud de Facturacin, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinacin de Ingresos. Revisa que la solicitud y documentacin soporte venga debidamente requisitada y este completa.

GERENCIA DE TESORERA COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN

Verifica que la solicitud contenga todos los requisitos (enunciados en las polticas de este manual) para proceder a la emisin de la factura, conforme lo establecido. INFORMACIN INCORRECTA

5 GERENCIA SOLICITANTE 6

Regresa la documentacin a la Gerencia Solicitante. Enva debidamente corregida la informacin de Facturacin a la Gerencia de Tesorera. INFORMACIN CORRECTA

COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN

Elabora en cuatro tantos y verifica que la factura contenga los datos solicitados, por la Gerencia Solicitante, conforme al instructivo del Anexo 1, los tantos son: 1er. tanto original color blanco denominado Cliente 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal 3er. tanto copia color amarillo denominado rea Emisora 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas

Rubrica y estampa en la factura el sello correspondiente de la Unidad de Facturacin. Entrega las facturas de la siguiente manera recabando acuse de recibo: a. Gerencia Solicitante.1er y 4to. Tanto de la factura denominados Cliente y Cobranzas. b. Gerencia de Contabilidad.2do. tanto de la factura denominado Consecutivo Fiscal y copia de la solicitud de facturacin.

c. Unidad de Facturacin.3er. tanto de la factura denominado rea Emisora, se archiva en el consecutivo del rea anexando, autorizacin original de la solicitud de facturacin y documentacin soporte correspondiente. TERMINA PROCEDIMIENTO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIN Y COBRANZA

DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS Cdigo: DCAF-PR-09GERENCIA DE TESORERA 041 DIAGRAMA DE FLUJO
GERENCIA SOLICITANTE GERENCIA DE TESORERA COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN
2. Recibe la solicitud de Facturaci n, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinaci n de Ingresos.

Hoja: 45 de 66

Rev. A1

INICIO

3 .
R e v i s a q u e l a s o l i c i t u d y d o c u m e n t a c i n s o p o r t e v e n g a d e b i d a m e n t e r e q u i s

itada y este complet a.

1. Elabora y enva a la Gerencia de Tesorera la solicitud autorizando la facturacin, anexando la documentacin soporte correspondiente, debidamente validada.

4.
Verifica que la solicitu d conten ga todos los requisit os (enunci ados en las poltica s de este manual ) para proced er a la emisi n de la factura , confor me lo estable cido.

6. Enva debidamente corregida la informacin de Facturacin a la Gerencia de Tesorera.

SI Inform acin correc ta? NO 5 Reg . resa documentaci n Gerencia Solicitante. l a l a

7. Elabora en 4 tantos y verifica que la factura conten ga los datos solicita dos, por la Gerenc ia Solicita nte:

1er. tanto original color blanco Cliente, 2do. tanto copia color azul Consecutivo Fiscal, 3er. tanto copia color amarillo rea Emisora, 4to. tanto copia color verde Cobranzas

U n i d a d d e

n . 3 e r . t a n t o d e l a

8.

Rubrica y estampa en la factura el sello correspondiente de la Unidad de Facturacin.

9. Entrega las facturas recabando acuse de recibo:


Gerencia Solicitante.- 1er y 4to. Tanto de la factura Cliente y Cobranzas. Gerencia de Contabilidad.-2do. tanto de la factura Consecutivo Fiscal y copia de la solicitud de facturacin. FIN

F a c t u r a c i

factura rea Emisor a, se archiva anexan do, autoriz acin original de la solicitu d de factura cin, doctos. soporte

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DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS Cdigo: DCAF-PR-09GERENCIA DE TESORERA 041

Hoja: 46 de 66

Rev. A1

CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO


Procedimiento: Facturacin a Clientes por Servicios Diversos. Documentos de referencia DOCUMEN TO
Disposiciones aplicables en la materia, referidas en el Marco Jurdico.

CDIG O
No aplica

Registros REGISTRO
TIEMPO DE CONSERVACI N
10 aos

RESPONSABLE DE CONSERVARLO
Gerencia de Contabilida d

CDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIN NICA No aplica

Factura

Glosario

No Aplica

Cambios en esta versin

No Aplica NMERO DE REVISI N FECHA DE DESCRIPCIN DEL CAMBIO ACTUALIZACIN

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DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS Cdigo: DCAF-PR-09GERENCIA DE TESORERA 041

Hoja: 47 de 66

Rev. A1

PROCEDIMIENTOS (CONTINA)
Unidad Responsable: 5.9 Procedimiento: Propsito GERENCIA DE TESORERA COBRANZA DE LA FACTURACIN EMITIDA A CRDITO. Entregar los comprobantes fiscales para tener una oportuna cobranza de los Servicios a crdito proporcionados por el Organismo a los Clientes Corporativos y Entidades del Gobierno Federal, de acuerdo a los compromisos contractuales establecidos por las reas de la Direccin Corporativa Comercial. El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin y Cobranza en las Oficinas Postales del interior del pas y zona metropolitana, como de Oficinas Centrales, dentro del mbito de sus respectivas competencias. 1. Las facturas que reciban las reas para gestionar la cobranza de los

Alcance

Polticas de operacin, normas y lineamientos

servicios proporcionados, deben estar emitidas de acuerdo a lo establecido en los contratos, convenios y/o acuerdos comerciales que celebre la Direccin Corporativa Comercial.

2. La Direccin Corporativa Comercial a travs de sus Subdirecciones y/o


Gerencias, debern indicar a las reas que reciban las facturas para gestionar la cobranza, el nombre del funcionario, cargo y domicilio en el cual se entregarn las facturas para su revisin y cobro o en su caso, establecerlo en el contrato, convenio y/o acuerdo comercial.

3. La Gerencia de Tesorera a travs de los Gestores de Cobranza, debern


entregar al cliente la factura original para su revisin dentro de los tiempos que se establecen en el contrato, convenio y/o acuerdo comercial.

4. En el caso de los clientes del Sector Pblico, las Subdirecciones y/o


Gerencias de la Direccin Corporativa Comercial, debern considerar las modalidades de pago y/o polticas establecidas por el Gobierno Federal o por sus Direcciones Generales de Programacin y Presupuesto de cada entidad, con la finalidad de establecer los tiempos reales de revisin y cobro en los contratos, convenio y/o acuerdos.

5. Las facturas originales sern entregadas al cliente por los Gestores de


Cobranza, mediante escrito en el cual se relacionarn las facturas que se estn gestionando para su cobro, este documento deber ser acusado de

recibido por el cliente mediante sello y/o firma previa identificacin del personal que reciba las facturas (en el caso de recepcin del documento con firma se deber indicar el cargo).

6. El pago de los servicios proporcionados a crdito debern ser en: 1. Efectivo. 2. Cheque. 3. Transferencia Bancaria o SPEI 4. Tarjeta de crdito y/o dbito
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5. 6. 7.

A travs de la Tesorera de la Federacin por Transferencia Electrnica (Sistema Integral de Administracin Financiera Federal (SIAFF) Sistema de Compensacin (SICOM). Recibos y/o Notas de Crdito. Otros establecidos por el Gobierno Federal

7. Las reas y/o Oficinas Postales que reciban facturas a crdito para su cobro
de las Direcciones Corporativas del Organismo y de la Gerencia de Tesorera a travs de su rea de Cobranza, debern realizar las gestiones de cobro de los servicios prestados.

8. En el caso de que los clientes no realicen el pago de los servicios, la


Gerencia de Tesorera debe informar a las Subdirecciones y/o Gerencias de la Direccin Corporativa Comercial y solicitar su intervencin.

9. Las Subdirecciones y/o Gerencias de la Direccin Corporativa Comercial a


travs de la relacin comercial, debern gestionar la cobranza de los clientes que en su caso, no realizaron el pago en los tiempos estipulados en los contratos, convenios y/o acuerdos celebrados por las reas de la Direccin Corporativa Comercial, en caso de no realizar la cobranza, deber informar a las reas que solicitaron su intervencin, el resultado de las gestiones realizadas, anexando el soporte documental de las gestiones de cobranza realizadas, as como el contrato original y la documentacin soporte original que ampare la prestacin del servicio, para que se proceda legalmente.

10. Las reas que reciban las facturas establecidas en la poltica No. 8 de este
procedimiento, debern integrar el expediente, con la documentacin enviada por las reas de la Direccin Corporativa Comercial y con las gestiones realizadas por sus reas de cobranza, para solicitar la intervencin del rea Jurdica y se gestione la cobranza por la va legal y/o administrativa.

11. La Direccin Corporativa de Asuntos Jurdicos y Seguridad Postal recibir la


documentacin necesaria para iniciar el proceso judicial para su cobro, comunicando a la Direccin Corporativa Comercia el resultado que se obtuviera para los efectos que estime procedentes.

12. En caso de que los servicios proporcionados a crdito no sean recuperados,


deber realizarse lo establecido en el Manual de Normas, Bases y Procedimientos para Cancelar Adeudos a Cargo de Terceros y a Favor del Servicio Postal Mexicano.

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AC T.

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RESPONSABLE
NO. DIRECCIN CORPORATIVA COMERCIAL 1

DESCRIPCIN

Solicita la emisin de la facturacin para gestionar la cobranza de los servicios proporcionados, de acuerdo a lo establecido en los contratos, convenios y/o acuerdos comerciales que haya celebrado, y a travs de sus Subdirecciones y/o Gerencias adscritas, informa a las reas que reciben las facturas para gestionar la cobranza, el nombre del funcionario, cargo y domicilio en el cual se entregarn las facturas para revisin y cobro. Emite las facturas a crdito de los Clientes Corporativos y/o Entidades del Gobierno Federal, indicando la forma de cobro para proceder a recuperar los servicios prestados y elabora oficio a cada Cliente Corporativo, indicando nmero de facturas e importe del servicio utilizado y recaba firma del Gerente de Tesorera. Entrega al Cliente oficio, factura(s) original(es) y soporte que ampara el servicio utilizado, recabando acuse de recibo a travs de sello o firma de recibido del cliente, anotando nombre de la persona, cargo y nmero de telfono. Monitorea va sistema el pago de los servicios con los clientes, de acuerdo al tiempo calendarizado indicado por el rea Comercial. SE REALIZA EL COBRO

GERENCIA DE TESORERA / COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE COBRANZA

5 6

Deposita y/o verifica en las cuentas del Organismo, el cobro de los servicios. Registra el cobro efectuado y enva documentacin original de los cobros a la Gerencia de Contabilidad, para su registro. Recibe y revisa que est correcta la documentacin original de los cobros, elabora pliza contable y archiva. NO SE REALIZA EL COBRO

GERENCIA DE CONTABILIDAD

GERENCIA DE TESORERA /

Elabora en original y copia oficio recordatorio al cliente corporativo solicitando el pago, indicando antigedad de saldos, lo rubrica y recaba firma del Gerente de

COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE COBRANZA 9

Tesorera y/o Jefes de Unidades de Cobranza.

Enva al cliente original del oficio recordatorio, recaba acuse de recibo en copia y lo integra al expediente. REALIZA EL COBRO?

9.1 9.2

SI: Contina con las actividades Nm. 5 a la 7. NO: Elabora y rubrica oficio al Cliente como segundo recordatorio, marcando copia a la Direccin Corporativa Comercial, solicitando su intervencin para efectuar el cobro al cliente. Interviene por la relacin comercial, solicitando el cobro al cliente, de no llegar a un acuerdo con el Cliente, enva a la Gerencia de Tesorera la documentacin en original del contrato de servicio y/o convenio y acuerdos comerciales, as como las gestiones realizadas. REALIZA EL COBRO?

DIRECCIN CORPORATIVA COMERCIAL

10

GERENCIA DE TESORERA / COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE COBRANZA

10. 1

SI: Contina con las actividades Nm. 5 a la 7.

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AC T.

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RESPONSABLE
NO. 10. 2

DESCRIPCIN

NO: Elabora oficio en original y copia a la Subdireccin Jurdica, lo rubrica en el recuadro donde se solicita la intervencin del rea jurdica del Organismo y anexa originales de la siguiente documentacin: a. Contrato de servicio y/o Convenio y Acuerdos del rea Comercial en original. b. Acuse de los oficios de requerimiento de pago. c. Acuse original de la entrega de la factura o contra-recibo (con anexos entregados por el rea comercial). d. Acuse del oficio recordatorio.

11

Recaba firma del Gerente de Tesorera y/o Subdirector de Finanzas en el oficio y

lo entrega. DIRECCIN CORPORATIVA DE ASUNTOS JURDICOS Y SEGURIDAD POSTAL/ SUBDIRECCIN JURDICA 12 Recibe de la Gerencia de Tesorera oficio y la siguiente documentacin: a. Contrato de servicio y/o Convenio y Acuerdos del rea Comercial en original. b. Acuse original de los oficios de requerimiento de pago.

c. Acuse original de oficio de la entrega de la(s) factura(s) o contra-recibo (con anexos de la prestacin del servicio entregado por el rea comercial). d. Acuse original del oficio recordatorio. 13 Revisa que la documentacin est correcta e interpone demanda ante la autoridad judicial competente, o en su caso, devuelve los documentos a la Gerencia de Tesorera, por no contar los requisitos de procedibilida para inicial alguna accin legal. EL DEUDOR REALIZA EL PAGO 14 Recibe cheque de caja o certificado o transferencia bancaria a las cuentas a nombre del Servicio Postal Mexicano, por la cantidad estipulada y lo remite mediante oficio a la Gerencia de Tesorera. Recibe de la Direccin Corporativa de Asuntos Jurdicos y Seguridad Postal la siguiente documentacin: a. Oficio remisin del cheque y/o transferencia bancaria. b. Cheque original y/o transferencia bancaria. c. Original de la factura o contra-recibo. (Contina con las actividades Nm. 5 a la 7.) EL DEUDOR NO REALIZA EL PAGO DIRECCIN CORPORATIVA DE ASUNTOS JURDICOS Y SEGURIDAD POSTAL/ SUBDIRECCIN JURDICA 16 Presenta demanda en contra del deudor.

GERENCIA DE TESORERA

15

17 18

Se efecta el proceso del juicio, presentando las pruebas y alegatos proporcionados por la Gerencia de Tesorera, hasta que la autoridad competente emita la sentencia respectiva. Recibe de la autoridad competente la sentencia correspondiente en original, y comunica a la Gerencia de Tesorera para los efectos que estime procedentes.
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AC T.

RESPONSABLE
NO.

DESCRIPCIN

EL DEUDOR REALIZA EL PAGO DIRECCIN CORPORATIVA DE ASUNTOS JURDICOS Y SEGURIDAD POSTAL/ SUBDIRECCIN JURDICA GERENCIA DE TESORERA 19 Recibe cheque de caja o certificado y/o transferencia bancaria a nombre del Servicio Postal Mexicano, por la cantidad estipulada ms gastos de cobranza y lo remite mediante oficio a la Gerencia de Tesorera.

20

Recibe de la Direccin Corporativa de Asuntos Jurdicos y Seguridad Postal la siguiente documentacin: a. Oficio remisin de cheque y/o transferencia bancaria. b. Cheque original. c. Original de la factura o contra-recibo. (Contina con las actividades Nm. 5 a la 7). EL DEUDOR NO REALIZA EL PAGO

21

Se contina con el procedimiento descrito en el Manual de Normas, Bases y Procedimiento para Cancelar Adeudos a Cargo de Terceros y a Favor del Servicio Postal Mexicano. TERMINA PROCEDIMIENTO

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GERENCIA DE CONTABILIDAD

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DIRECCIN CORPORATIVA
DE

DIAGRAMA DE FLUJO
GERENCIA DE TESORERA /

COORDINACIN DE INGRESOS

DIRECCIN CORPORATIVA

GERENCIA DE TESORERA

COMERCIAL
p se a recu rvi r pera lo cio a r s s prestados y elabora oficio a cada
Cliente indicando No. de facturas e

ASUNTOS JURDICOS Y SEGURIDAD POSTAL/ SUBDIRECCIN JURDICA


I N I

/ UNIDAD DE COBRANZA
2. Emite facturas a crdito de los Clientes y/o Entidades del Gobierno Federal, indicando la forma de cobro importe del servicio y recaba firma del Gerente de Tesorera.

3. Entrega al Cliente oficio, factura(s) original(es) y soporte que ampara el s er vi ci utilizado, recabando o acuse de recibo a travs de sello o firma de re ci bi d o del cliente, anotando nombre de la persona, cargo y nmero de telfono.

4. Monitorea el pago de los servicios con los clientes, de acuerdo al tiempo calendarizado indicado por el rea Comercial. N O SE REALIZA EL COBRO?
O / C

1. Solicit a la emisi n de la factur acin para gestio nar la cobra nza de los servici os propor ciona dos y a travs de sus Subdir eccion es y/o Geren cias adscri tas, inform ncaria, Cheque original y/o transfere ncia bancaria, Original de la factura o contrarecibo.

a a

12. Reci be de la Gere ncia de Tesor era oficio con la docu ment acin sopor te en origin al.

j u d i c i a l c o m p e t e n t e , o

proce dibilid a para inicial algun a acci n legal.

NO
EL DEU DOR REA LIZA EL PAGO?

13. Revisa que la documenta cin est correcta e interpone demanda ante la autoridad S I

e n s u c a s

1
S I

C o b

1 4 .

1 1 6

5.
Deposita y/o verifica 7. Recibe y revisa que est correcta la documentacin original de los en las cobros, elabora pliza contable y archiva. cuentas del Organismo, el cobro de los servicios.
Archivo

9 .

6.
Registra el cobro efectuado y enva documenta cin original de los cobros a la Gerencia de Contabilida d, para su registro.

8.
Elabora en

al utorid e ad g compe at tente o emita s la pr senten o cia p respec or tiva. ci o n a d o s p or la G er e n ci a d e T e s or er a , h a st a q u e la a

9
9.2 Elabora y rubrica oficio al Cliente como segundo recordatorio, marcando copia a la Direccin Corporativa Comercial, solicitando su intervencin 1 para efectuar el cobro al cliente.

10. 1 SI

N O

originales e n de la v document acin soporte.

S E R E

NO

S e

S I
EL DEUDOR REALIZA

1 0 .
F

2 1 .
3

EL PAGO?

1 9 .

tra nsf ere nci a ba nc ari a a

n o m

1 8 .

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CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO


Procedimiento: Cobranza de la Facturacin Emitida a Crdito. Documentos de referencia DOCUMEN TO
Disposiciones aplicables en la materia, referidas en el Marco Jurdico.

CDIG O
No aplica

Registros REGISTRO
TIEMPO DE CONSERVACI N
10 aos

RESPONSABLE DE CONSERVARLO
Gerencia de Contabilida d

CDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIN NICA No aplica

Factura

Glosario

No Aplica

Cambios en esta versin

No Aplica NMERO DE REVISI N FECHA DE DESCRIPCIN DEL CAMBIO ACTUALIZACIN

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PROCEDIMIENTOS (CONTINA)
Unidad Responsable: GERENCIA DE TESORERA
5.10 Procedimiento:

EMISIN DE NOTAS
DE

bonificaciones que correspondan, as como por la reexpedicin de facturas de ejercicios anteriores.

CRDITO Propsito Elaborar Notas de Crdito a los clientes del Organism o, por las 1. El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin y Cobranza en las Oficinas Postales del interior del pas y zona metropolitana, como de Oficinas Centrales involucradas, dentro del mbito de sus respectivas competencias.
P O S T A L M E XI C A N O

Alcance

Polticas de operacin, normas y lineamientos

La Gerencia de Tesorera debe elaborar las Notas de Crdito a los Clientes del Organismo, para dar cumplimiento a las polticas comerciales establecidasa por la Direccin Corporativa Comercial y a solicitud por cada una de ellas y se escrito conciliar de la Subdireccin de Clientes Corporativos. mensualmente, para

2. 3.

evitar que las cuentas Las Notas de Crdito podrn ser utilizadas por el cliente para el pago de contables respectivas servicios o ser cobradas por medio de cheque o transferencia electrnica. reflejen saldos contrarios. Las Notas de Crdito se emitirn tambin por la modificacin, cancelacin
SERVICIO y/o reexpedicin de facturas de ejercicios anteriores.

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ACT.

RESPONSABLE
NO. SUBDIRECCIN DE CLIENTES CORPORATIVOS GERENCIA DE TESORERA COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN 1

DESCRIPCIN

Enva a la Gerencia de Tesorera la solicitud autorizando la elaboracin de la Nota de Crdito, especificando en ella los datos correspondientes por lo que el cliente se hizo acreedor a la misma. Recibe solicitud, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinacin de Ingresos. Verifica que la solicitud de autorizacin para emisin de la Nota de Crdito se encuentre correcta.

INFORMACIN INCORRECTA 4 SUBDIRECCIN DE CLIENTES CORPORATIVOS 5 Regresa la documentacin a la Subdireccin de Clientes Corporativos. Enva debidamente corregida la informacin para la emisin de la Nota de Crdito a la Gerencia de Tesorera.

INFORMACIN CORRECTA COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN 6 Elabora en 4 tantos y verifica la Nota de Crdito, en relacin a los datos solicitados por la Subdireccin de Cliente Corporativos, los tantos son: a. 1er tanto denominado Cliente b. 2do. tanto denominado Consecutivo Fiscal c. 3er tanto denominado rea Emisora d. 4to tanto denominado Cobranzas 7 Rubrica y estampa en la Nota de Crdito el sello correspondiente de la Unidad de Facturacin. Entrega las Notas de Crdito como sigue recabando acuse de recibo: a. Subdirector de Clientes Corporativos.-

1er y 4to tanto de la Nota de Crdito denominado Cliente y Cobranza b. Gerencia de Contabilidad.2do tanto de la Nota de Crdito denominado Consecutivo Fiscal c. Gerencia de Tesorera.3er tanto de la Nota de Crdito denominado rea Emisora, el cual archiva en el consecutivo del rea. 9

Registra en la base de datos de la carpeta compartida creada por la Gerencia


de Contabilidad, la emisin de la Nota de Crdito, as como las incidencias de esta para llevar a cabo su seguimiento y aplicacin. TERMINA PROCEDIMIENTO

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SUBDIRECCIN DE CLIENTES CORPORATIVOS
INICIO

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Rev. A1

GERENCIA DE TESORERA

COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN


3 . V e r i f i c a q u e l a s o l i c i t u d d e a u t o r i z a c i n p a r a e m i s i n d e l a N o t a d e C r d i t o se encue ntre correct a.

1. Enva a la Gerencia de Tesorera la solicitud autorizando la elaboracin de la Nota de Crdito, especificando en ella los datos 2. Recibe correspondientes por lo que el cliente se hizo acreedor a la misma. solicitud, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinaci n de Ingresos. 5. Enva debidamente corregida la informacin para la emisin de la Nota de Crdito a la Gerencia de Tesorera.

SI Informa cin correct a? NO 4 Reg . resa documentaci n Subdirector de Corporativos. la al Clien tes

6.
Elabora en 4 tantos y verifica la Nota de Crdito , en relaci n a los datos solicita dos por la Subdir eccin de Cliente Corpor ativos: 1er tanto denomi nado Client e, 2do. tanto denomi nado Conse cutivo Fiscal, 3er tanto denomi nado rea Emisor a, 4to tanto denomi nado Cobra nzas

N o t a

o m o l a s i n c i d e n c i a s d e

7. 8.

Rubrica y estampa en la Nota de Crdito el sello correspondiente de la Unidad de Facturacin.

d e C r d i t o , a s c

esta para llevar a cabo su seguim iento y aplicac in.

Entrega las Notas de Crdito recabando acuse de recibo:

Subdirector de Clientes Corporativos.- 1er y 4to tanto de la Nota de Crdito Cliente y Cobranza Gerencia de Contabilidad.-2do tanto de la Nota de Crdito Consecutivo Fiscal Gerente de Tesorera.- 3er tanto de la Nota de Crdito rea Emisora, se archiva.

9. Registra en la base de datos de la carpeta compartida creada por la Gerencia de Contabilidad, la emisin de la FIN

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CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO


Procedimiento: Emisin de notas de Crdito Documentos de referencia DOCUMEN TO
Disposiciones aplicables en la materia, referidas en el Marco Jurdico.

CDIG O
No aplica

Registros REGISTRO
TIEMPO DE CONSERVACI N
10 aos

RESPONSABLE DE CONSERVARLO
Gerencia de Contabilida d

CDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIN NICA No aplica

Nota de Crdito

Glosario

No aplica

Cambios en esta versin

No Aplica NMERO DE REVISI N FECHA DE DESCRIPCIN DEL CAMBIO ACTUALIZACIN

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PROCEDIMIENTOS (CONTINA)
Unidad Responsable: 5.11 Procedimiento: GERENCIA DE TESORERA EMISIN DE RECIBOS

Propsito

Realizar la emisin de Recibos a clientes, proveedores o empleados del Organismo, por el excedente de pago en la prestacin de servicios de correspondencia y franqueo, o cuando existan remanentes en el pago de servicios facturados, as como por el pago de diversos servicios o devolucin de recursos. El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin en las Oficinas Postales del interior del pas y zona metropolitana, como de Oficinas Centrales involucradas, dentro del mbito de sus respectivas competencias. 1. Por el importe remanente que resulte del pago de servicios facturados y/o por el pago de diversos servicios prestados, la Gerencia de Tesorera debe emitir el recibo respectivo por el excedente de pago o por el pago recibido.

Alcance

Polticas de operacin, normas y lineamientos

2. Los recibos emitidos en la Gerencia de Tesorera por el remanente del pago


de servicios facturados, debe ser en tres tantos para los fines siguientes:

1. Tanto denominado Original, color blanco, para la Gerencia de


Administracin de Ventas.

2. Tanto denominado Consecutivo Fiscal, color azul, para la Gerencia de


Contabilidad.

3. Tanto denominado Tesorera, color amarillo, para la Unidad de


Facturacin, de la Gerencia de Tesorera.

3. Para el pago de diversos servicios, cuando alguna rea de SEPOMEX


requiera recibir un servicio de un cliente, proveedor o empleado del Organismo, por conceptos que no requieren facturarse, deben solicitar en la Caja de la Gerencia de Tesorera se expida un recibo con la requisicin de pago, dicho recibo se emitir en tres tantos para los siguientes fines:

1. Tanto denominado Original, color blanco, para el solicitante. 2. Tanto denominado Consecutivo Fiscal, color azul, para la Gerencia de
Contabilidad.

3. Tanto denominado Tesorera, color amarillo, para Unidad Caja


dependiente de la Gerencia de Tesorera.

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Rev. A1

ACT.

RESPONSABLE
NO.

DESCRIPCIN

EMISION DE RECIBO POR EL EXCEDENTE DE PAGO EN LOS SERVICIOS PRESTADOS GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS GERENCIA DE TESORERA COORDINACIN DE INGRESOS/ UNIDAD DE FACTURACIN 1 Enva a la Gerencia de Tesorera solicitud de autorizacin de facturacin, en el cual se incluye el remanente del pago de servicios facturados.

Recibe solicitud de autorizacin de facturacin, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinacin de Ingresos. Verifica que la informacin de la solicitud de autorizacin de facturacin se encuentre aritmticamente correcta y anexe comprobante de la Forma de Pago: (Efectivo, Cheque Certificado o de Caja, Transferencia Electrnica Bancaria.) en el que exista excedente, indicando el importe del remanente correspondiente. INFORMACIN INCORRECTA

4 GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS 5

Regresa la documentacin a la Gerencia de Administracin de Ventas. Enva debidamente corregida la informacin para la emisin del Recibo a la Gerencia de Tesorera.

INFORMACIN CORRECTA 6 Captura en el sistema para la emisin del Recibo la siguiente informacin: Fecha de Emisin. Oficina Emisora. Domicilio de la Oficina Emisora. Nombre del Cliente. Importe.

Concepto.

Emite el recibo requisitado por el excedente del pago en 3 tantos y lo entrega recabando acuse de recibo, como sigue: 1er. Tanto, original color blanco, lo entrega a la Gerencia de Administracin de Ventas junto con las facturas. 2do. Tanto, Consecutivo Fiscal color azul lo entrega a la Gerencia de Contabilidad. 3er. Tanto Tesorera lo archiva en el consecutivo del rea con los soportes correspondient es. TERMINA PROCEDIMIENTO

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GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS

GERENCIA DE TESORERA

COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN

EMISION DE RECIBO POR EL EXCEDENTE DE PAGO EN LOS SERVICIOS PRESTADOS INICIO 2. Recibe solicitud de autorizacin de facturacin, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinacin de Ingresos.

1. Enva a la Gerencia de Tesorera solicitud de autorizacin de facturacin, en el cual se incluye el remanente del pago de servicios facturados.

5. Enva debidamente corregida la informacin para la emisin del Recibo a la Gerencia de Tesorera.

3 . V e r i f i c a l a i n f o r m a

cin de la solicitu d de autoriz acin de factura cin se encuen tre aritmti cament e correct a y anexe compr obante de la Forma de Pago: (Efecti vo, Chequ

e Certificado o de Caja, Transferencia Electrnica Bancaria.) en el que exista excedente, indicando el importe del remanente correspondiente.

SI Informacin correcta? NO Reg l 4. resa a documentaci l n a a Gere de ncia Administracin de Ventas.

6.

Captura en el sistema para la emisin del Recibo la siguiente informacin: Fecha de Emisin, Oficina Emisora, Domicilio de la Oficina Emisora, Nombre del Cliente, Importe, Concepto.

7.

Emite recibo requisitado por el excedente del pago en 3 tantos y lo entrega recabando acuse de recibo:

1 er . T a nt o, o ri gi n al c ol o r bl a n c o, lo e nt r e g a a la G e r e n

c i a d e A d m i n i s t r a c i n d e V e n t a s j u n

to con las factura s, 2do. Tanto, Cons ecutiv o Fiscal color azul lo entreg a a la Geren cia de Conta bilidad , 3er. Tanto Tesor era lo archiv a en el conse cutivo del rea con los soport es corres pondie ntes.

FIN

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ACT.

RESPONSABLE
NO.

DESCRIPCIN

EMISION DE RECIBO POR EL PAGO DE DIVERSOS SERVICIOS O DEVOLUCIN DE RECURSOS REA SOLICITANTE 1 Solicita por escrito en la Unidad de Caja de la Gerencia de Tesorera, la expedicin de recibo por el pago de diversos servicios. Verifica que la informacin se encuentre aritmticamente correcta y registra la forma de pago: Efectivo, Cheque Certificado o de Caja, Transferencia Electrnica Bancaria u otro. Captura en el sistema para la emisin del Recibo la siguiente informacin: Fecha de Emisin. Oficina Emisora. Domicilio de la Oficina Emisora. 4 Nombre del Cliente. Importe. Concepto. Emite el recibo correspondiente por el pago de diversos servicios o devolucin de recursos en 3 tantos y lo entrega recabando acuse de recibo, como sigue: a 1er. tanto, Original, lo entrega al solicitante. b 2do. tanto, Consecutivo fiscal, lo entrega a la Gerencia de Contabilidad. c 3er. tanto, Tesorera, consecutivo del rea. TERMINA PROCEDIMIENTO

COORDINACIN DE EGRESOS/ UNIDAD DE CAJA

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Hoja: 62 de 66

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REA SOLICITANTE
EMISION DE RECIBO POR EL PAGO DE DIVERSOS SERVICIOS O DEVOLUCIN DE RECURSOS

COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN

INICIO

1 Solicita por escrito en la Unidad de Caja de la Gerencia de Tesorera, la expedicin de recibo por el pago de diversos servicios.

Verifica que la informacin se encuentre aritmticamente correcta y registra la forma de pago: Efectivo, Cheque Certificado o de Caja, Transferencia Electrnica Bancaria u otro.

2.

Nombre del Cliente, Importe, Concepto.

C aptura en el sistema para la emisin del Recibo la siguiente informacin: Fecha de Emisin, Oficina Emisora, Domicilio de la Oficina Emisora,

3.

E mite recibo por el pago de diversos servicios o devolucin de recursos en 3 tantos y entrega recabando acuse de recibo, como sigue: 1er. tanto, Original, lo entrega al solicitante. 2do. tanto, Consecutivo fiscal, lo entrega a la Gerencia de Contabilidad. 3er. tanto, Tesorera, consecutivo del rea.

4.

FIN

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CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO


Procedimiento: Emisin de Recibos Documentos de referencia DOCUMEN TO
Disposiciones aplicables en la materia, referidas en el Marco Jurdico.

CDIG O
No aplica

Registros REGISTRO
TIEMPO DE CONSERVACI N
10 aos

RESPONSABLE DE CONSERVARLO
Gerencia de Contabilida d

CDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIN NICA No aplica

Recibo

Glosario

Excedente de Pago: Cantidad de dinero que sobrepasa las previsiones de pago de un cliente. Recibos: Comprobante fiscal que se emite por el excedente de pago en la prestacin de servicios de correspondencia y franqueo, o cuando existan remanentes en el pago de servicios facturados, as como por el pago de diversos servicios o devolucin de recursos. Remanentes: Aquello que queda de algo.

Cambios en esta versin

No Aplica NMERO DE REVISI N FECHA DE DESCRIPCIN DEL CAMBIO ACTUALIZACIN

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6. ANEXOS
FACTURA

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ANEXO 1 INSTRUCTIVO DE LA FORMA FACTURA

CAMPO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

CONTENIDO
Anotar el lugar y fecha de expedicin de la factura. Anotar el nombre de la Oficina expedidora. Anotar la clave de la Dependencia expedidora Anotar el telfono de la Oficina expedidora. Anotar el domicilio de la Oficina expedidora Anotar el nombre o razn social del cliente. Anotar la clave autorizada del cliente. Anotar el domicilio fiscal del cliente. Anotar el Cdigo Postal del domicilio fiscal del Cliente. Anotar el registro federal de contribuyentes del cliente. En este campo se anotar la leyenda PAGO HECHO EN UNA SOLA EXHIBICIN. Anotar la cantidad y clase de mercancas o descripcin del servicio que amparen. Anotar el precio unitario. Anotar el importe total. Anotar el importe neto facturado. Anotar el importe del impuesto al valor agregado. Anotar el importe total facturado. Anotar con letra el importe total facturado. NOTA: Se deber de colocar los sellos de Pagado o Cancelado segn sea el caso, en cualquier parte de la factura sin que se pierda la visibilidad del texto de la misma.

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7. VIGENCIA
Este Manual entrar en vigor el da siguiente de su autorizacin.

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