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Schellenberg, T. Principios de clasificacin (Cap. VII) El objetivo de la clasificacin es el de arreglarlos en una forma accesible y ordenada.

Se necesitan dos cosas para lograr esto 1) Los documentos o registros deben estar clasificados propiamente; y 2) Tambien deben estar correctamente archivados o expedientados. Elementos de la clasificacin. Se deben tener en cuanta tres elementos principales: Las acciones, la estructura orgnica y sus asuntos por materias. La accion puede discutirse en terminos de funciones, actividades y transacciones. Funciones La funcion se usa aqui para abarcar las responsabilidades de una dependencia para que realice los amplios propsitos para los que fu establecida. A su vez, cada funcin puede dividirse en cierto nmero de actividades, termino que se utiliza para referirse a las acciones que se toman para realizar determinada funcin. Por ltimo, las actividades se subdividen en transacciones particulares. Las funciones se subdividen en dos tipos principales de actividades: las substantivas y las facilitativas. Las substantivas se refieren a las labores tcnicas y profesionales de la dependencia. Las facilitativas son las que se relacionan con la administracin interna o local de una dependencia. Al llevar a cabo cualquier actividad particular, ya sea substantiva o facilitativa, tienen lugar dos tipos de transacciones: Las polticas y las operativas. Las polticas son las que determinan los cursos de las acciones a seguir en los trmites de una misma especie. Las operativas son los trmites individuales que se toman en relacin con las decisiones polticas. Las transacciones de un gobierno por lo general se refieren a las personas, corporaciones, lugares y hechos. Organizacin por la estructura orgnica de la institucin Frecuentemente la estructura refleja las funciones de la institucin. Se divide, por lo general, en oficinas directivas y of. subalternas. En las directivas se toman las decisiones importantes de la institucin. En general, dentro de estas se incluyen cierto numero de oficinas legales, fiscale o de personal, en una palabra se relacionan mas con las actividades facilitativas de la dependencia. Abajo de las oficinas directivas se encuentran las subalternas, que son aquellas que hacen el verdadero trabajo. Asuntos o materias

Prcticas de clasificacin:

Clasificacin funcional: El grupo mas pequeo es la unidad de expediente o pieza documental. Por regla general deben establecerse unidades de expedientacion para todas las transacciones. Son mas dificiles de agrupar las transacciones cuando se refieren a varias personas, corporaciones, lugares o tpicos (tema). En este caso si por ejemplo una transaccion se refiere a cierta clase de personas, la clase sera la base de la agrupacin y no las personas. Si por ejemplo agrupamos un conflicto laboral sera el suceso la forma de agrupar y no las personas que actuaron en el. Las unidades de expedientacion relativas a la poltica son los mas dificiles de establecer. En general estos estan dentro de unidades de poca importancia. Siempre que sea posible se separaran los expedientes de asuntos de importancia. Los tpicos polticos deben separarse de los operativos; lo general de lo especfico; lo importante de los rutinario. Las diferentes actividades que son necesarias para realizar las funciones principales de una dependencia proporcionan la base para producir los ttulos por materia bajo los cuales pueden agruparse los expedientes. Los documentos que hayan sido agrupados por actividades podrn todava reunirse mejor de acuerdo con las funciones. Los grupos funcionales son las clases mas grandes que deben ser establecidas para la clasificacin de los documentos de una dependencia. Las funciones deben tomarse en cuenta en la divisin sucesiva de los documentos en claes y subclases. Las clases mas amplias se estableceran de acuerdo a las funciones mayores de una dependencia, las secundarias sobre la base de las actividades y las clases mas detalladas comprendern las unidades de expedientacion individuales relacionados con personas, lugares, corporaciones o tpicos. Clasificacin de organizacin La estructura orgnica proporciona la base para el mayor agrupamiento de los documentos. La forma principal en que se agrupan organicamente los documentos es por medio de la descentralizacin, la que en s es un acto de clasificacin mayor. Cada una de las oficinas descentralizadas mantiene sus propios documentos y los conserva para establecer bien sus funciones, que son bien distintas a las de las dems oficinas. Tambien se pueden agrupar los documentos por series. La serie es definida como el conjunto de documentos que contienen una actividad especfica. Pag. 9 Clasificacin por asuntos: Son los referidos por lo general los que dan referencia e informacion. En general no debe usarse este tipo de clasificacin Principios de clasificacin. Por regla general los documentos deben clasificarse por funciones. En este sentido se deben observar ciertos requisitos bsicos: 1- Las clasificaciones que se hagan deberan hacerse siempre sobre una base a posteriori y no a priori para evitar futuros problemas de nuevas funciones de la institucin que provoquen un cambio de la forma de clasificacin o en las subclasificaciones. No deberan clasificarse excesivamente los documentos.

Si la clasificacin general es por funciones, todos los encabezados o ttulos en ese nivel debern ser por funciones; si la secundaria es por actividades todos los encabezados sern por actividades. Es importante seleccionar bien los ttulos de los expedientes pues estos reflejarn las funciones, actividades o transacciones a que se refieran. Es importante establecer ttulos separados de las actividades facilitativas de modo que se distingan de las substantivas.

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