Cmo constituir una asociacin

Manuales de gestin bolunta

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9. 8. 7. 6. 5. 4. 3. 2. 1.

Autora: Soledad Caldern Diseo grco: ST3 Elkartea Imprenta: Berekintza Dep. Legal:

Introduccin .................................................................................5 Qu es una asociacin? ...............................................................6 Quines pueden constituir una asociacin? ..................................7

Diez pasos para constituir una asociacin .......................9 1.- Al menos tres .............................................................. 9 2.- Nos dotamos de normas .......................................... 9 3.- Constituimos formalmente la asociacin ................ 11 4.- Papeles para inscribirnos ................................... 13 5.- Entregamos la inscripcin ................................ 13 6.- Nos la conrman ............................................. 13 7.- Sellamos los libros ......................................... 14 8.- Nos dan el C.I.F. ............................................. 14 9.- Al banco ........................................................ 14 10.- Y an hay otros registros ............................. 15 Ten steps to set up a non-prot organization ....16 Normativa y obligaciones de las asociaciones ......17

Declaracin de utilidad pblica ...................................18

* Esta publicacin est disponible en nuestro web www.bolunta.org junto con material complementario.

ndice

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El primer requisito para participar solidariamente en el desarrollo social es la decisin personal de comprometerse con el bien comn. Tras esta determinacin, el primer paso suele ser incorporarse a una organizacin que rena las caractersticas que buscamos y que cumpla con nuestras expectativas. Pero si tal entidad no existe, nos plantearemos aunar esfuerzos con otras personas con iguales objetivos e inquietudes y constituir una asociacin. Tambin puede ocurrir que sean las propias entidades las que ven la necesidad de crear plataformas comunes que coordinen su trabajo, rentabilicen esfuerzos y tengan una mayor capacidad de inuencia social. En ambos casos, la pregunta suele ser la misma: cmo lo hacemos?

El presente manual nace con el objetivo de ofrecer la informacin precisa que facilite la creacin de cualquier tipo de entidad, ya sea una asociacin formada por un determinado nmero de personas o, por ejemplo, una federacin de organizaciones ya constituidas. Cules son los trmites exigidos, qu papeles se han de presentar, qu leyes lo regulan, a qu instituciones acudir... abordamos todos estos puntos y ms para que cualquier particular, entidad o persona con responsabilidad en la promocin de la participacin sepa como actuar.

intro duccin

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qu esuna asociacin
Podemos denir una asociacin con Persona jurdica formada por varias personas o colectivos. Con un inters compartido: se crea con una nalidad particular o general que comparten las personas que se asocian. Sin nimo de lucro: los benecios, patrimonio, dinero, etc. que posee no se pueden repartir entre las personas socias sino que se deben usar para cumplir la nalidad de la asociacin. Funcionamiento democrtico: todas las personas socias tienen los mismos derechos y deberes siendo la asamblea general el rgano mximo decisorio.

elementos bsicos.

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Puede crear una asociacin cualquier persona fsica o jurdica bajo los siguientes supuestos:

... que las personas promotoras sean mayores de edad, menores

emancipados (con ms de 16 aos y que vivan por su cuenta) o tutoras legales;

o menores no emancipados con consentimiento de sus tutores

... que tengan capacidad de obrar, que sean jurdicamente responsables de sus actos;

... junto a otras personas o entidades en nmero igual o superior

a tres.

A los y las extranjeras (en cuanto que personas fsicas) les asiste el acuerdo a la legislacin aplicable a cada caso.

derecho de crear asociaciones o formar parte de ellas siempre de

Quines pueden constituir 1 una 2 asocia3 cin

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Diez pasos para constituir una asociacin

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para 2 constituir una asociacin
1
Al menos tres
en su nalidad. Tiene que haber un nmero mnimo de tres personas, fsicas o jurdicas, que quieran crear la asociacin y que estn de acuerdo

10pasos
Nos dotamos de normas
no contravengan las leyes ni los principios de la asociacin. Los estatutos deben contener como mnimo lo siguiente.

Hay que elaborar los estatutos o, lo que es lo mismo, la normativa que rige el funcionamiento de la asociacin, delimita sus objetivos y estipula el modelo organizativo. La ley establece un contenido mnimo al cual se pueden aadir otras disposiciones siempre que

Nombre. Debe hacer referencia a sus nes estatutarios o al principal de ellos de la forma ms precisa posible. Adems, servir para distinguirla del resto de asociaciones inscritas. Fines y actividades de la asociacin, enumerados de manera

pormenorizada.

Duracin de la asociacin cuando no se constituya por tiempo indenido.

Domicilio social. En caso de que sea un lugar pblico, deber

adjuntarse un certicado de autorizacin extendido por quien proceda. En caso de ser el domicilio de una persona asociada se har constar su carcter provisional.

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mbito territorial. La entidad debe desarrollar sus funciones

principalmente en el Pas Vasco sin excluir la posibilidad de actuar ocasionalmente fuera de l. En el caso de las organizaciones de cooperacin al desarrollo y de ayuda humanitaria basta con que estn constituidas en la C.A.V. Si la entidad tiene un mbito de accin superior, habr de inscribirse en el registro nacional (www.mir.es/SGACAVT/ asociaciones/inscripcion). Requisitos para la constitucin vlida de la asamblea gene-

ral, sus atribuciones y competencias, las reglas para la celebracin de reuniones, deliberaciones y adopcin de acuerdos, as como el porcentaje mnimo de personas asociadas para solicitar la convocatoria extraordinaria de asamblea general.

Requisitos y procedimiento para la eleccin y sustitucin de cargos: presidencia, secretara y tesorera, o de los y las miembros del rgano colegiado en caso de que se tome esta opcin. Se determinarn sus atribuciones y acuerdos.

competencias, la duracin del cargo, las causas de cese y las reglas para adoptar

Requisitos de admisin, baja y expulsin de postulantes en el primer caso

y de participantes en los dos siguientes.

Derechos y obligaciones de las personas asociadas. Podrn incluir tambin

las consecuencias del impago de las cuotas por parte de las y los asociados.

Rgimen de administracin, contabilidad y documentacin, as como la fecha

de cierre del ejercicio asociativo.

Rgimen sancionador en caso de producirse faltas por parte de los y las componen-

tes de la entidad.

Patrimonio inicial y recursos econmicos de los que podr hacer uso.

Procedimiento de modicacin de los Estatutos.

Causas de disolucin y destino del patrimonio en tal supuesto, que no podr desvirtuar el carcter no lucrativo de la entidad.

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. 2 1. . 3

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3. Constituimos formalmente la asociacin
lizarn una primera reunin ocial en la que... de la asociacin. cargos son las siguientes. Presidencia (obligatorio) junta directiva cretara y tesorera.

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Las personas que quieren formar la asociacin, denominadas socias y socios fundadores, rea-

... se acuerda la creacin de la asociacin y se aprueban los estatutos; ... se eligen los cargos y los rganos de gobierno; ... se levanta acta (Acta de Constitucin) en la que se har constar la voluntad de asociarse y la persona que va a inscribir a la asociacin en el registro (que es la misma que tiene que aparecer en el paso 4 de la solicitud de inscripcin. Se anexan los estatutos. El acta puede ser un documento pblico en notara o privado entre las y los miembros

El rgano de gobierno ms habitual es la denominada junta directiva, pero no es obligatorio que tome este nombre y ni siquiera que exista, ya que la propia asamblea puede asumir sus funciones. Sin embargo, s es obligatorio la eleccin de al menos los cargos de presidencia, secretara y tesorera. Las atribuciones de los diferentes

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Dirige y representa a la asociacin por delegacin de la asamblea y de la Preside y dirige los debates de la asamblea general y de la junta directiva. Convoca las reuniones de la asamblea general y de la junta directiva. Revisa las actas, los documentos y los certicados que le presentan se-

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Vicepresidencia (opcional)

Apoya a la presidencia y, en su ausencia, asume sus funciones. sustitucin o raticacin por la asamblea general.

Cuando la presidencia quede vacante, asumir sus funciones hasta

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Se ocupa de la documentacin y de llevar al da el libro de socios y socias.

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Secretara (obligatorio)

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Se encarga de levantar, redactar y rmar las actas de reunin de la asamblea general y de la junta directiva. Se encarga de redactar y autorizar certicados. Tesorera (obligatorio) Es responsable de los recursos de la asociacin. Elabora el presupuesto, el balance y la liquidacin de Lleva los libros contables. Firma los recibos de cuotas y otros documentos de Realiza el pago de facturas visadas previamente por tesorera. presidencia. Es responsable de mantener a la asociacin al corriente de sus obligaciones scales. Vocala (opcional) Elaboran proyectos por encargo de la junta directiva o por iniciativa propia con la aprobacin de la junta directiva. Llevan a cabo los proyectos aprobados y hacen su informe de evaluacin. En caso de haber optado por formar una junta directiva (opcional), sus funciones sern las siguientes: asume la responsabilidad de la gestin de la asociacuentas.

cin; - es la representante de la entidad ante sus socias y socios y ante terceras personas o entidades; debe presentar a la asamblea general un balance de gestin y una propuesta de actuacin para el siguiente ejercicio, el estado de cuentas de la asociacin y el presupuesto previsto para el ao siguiente. Los rganos de representacin y gobierno podrn recibir retribuciones si se prev expresamente en los estatutos.

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El primer paso es rellenar y presentar la solicitud de inscripcin en el registro. Se encargar el o la representante que gura en el acta de constitucin. Har constar lo siguiente: Solicitud de inscripcin en el registro de asociaciones rmada por la persona designada en el acta de constitucin. Dos copias del Acta de Constitucin con rmas originales de los y las socias fundadoras. datos de identicacin de quien solicita: nombre, cargo o condicin en la que acta, nmero de identicacin scal, domicilio, nmero de telfono y rma; identicacin de la asociacin: denominade dominio o direccin de Internet y cdigo de se hubiese obtenido); cin, domicilio, nombre Composicin de los rganos directivos si los hubiera. personas fundadoras. Copia del D.N.I. de las Dos copias de los estatutos con rmas originales en cada una de las pginas de quienes hayan asumido la presidencia y la secretara de la junta directiva u rgano equivalente. identicacin scal (si documentacin y peticin: descripcin de documentos los que acompaan a la solicitud la.

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4. Papeles para inscribirnos

6. Nos la conrman

y peticin que se formu-

En un plazo que no suele su-

perar los 30 das se comuni-

car a la asociacin que puede

5. Entregamos la solicitud

pasar a recoger los estatutos

compulsados. Desde ese mo-

mento se considera ocialmente

Rellena la solicitud, acudiremos

inscrita. En la noticacin apa-

a registrarnos. La inscripcin es

rece el nmero de inscripcin de

gratuita y se realiza en el Registro

la asociacin; este documento se

de Asociaciones del Gobierno Vas-

solicitar para cualquier trmite ad-

co (Gran Va, 85. Bilbao, planta baja)

ministrativo como, por ejemplo, pedir

aportando la siguiente documentacin.

una subvencin.

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7. Sellamos los libros

Tras recoger la noticacin, hemos de sellar en el mismo registro los tres libros que ha de llevar la asociacin, slo as tendrn validez. Se trata de: libro de socias y socios, donde se har el registro de altas y bajas de las personas asociadas con nombre, D.N.I., domicilio y rma;

nombre de la organizacin. El pro-

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cedimiento es muy sencillo: basta ms prxima y hacer una solicitud en la que presentaremos:

con ir a la delegacin de Hacienda

original y 2 copias del acta de constitucin, incluyendo nombramientos y cargos;

original y 2 copias de la resolucin de inscripcin en el registro;

original y 2 copias de los estatutos;

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nerales; anual resultante.

libro de actas, que recoge las actas de

las reuniones fundamentales de la asociacin, como por ejemplo las asambleas ge-

solicitud de C.I.F. relleno en maysculas y rmado por el o la presidenta; fotocopia del D.N.I. del o la presidenta.

libro de cuentas, donde se anotan los ingresos y gastos de la entidad con el saldo

Es conveniente abrir una cuenta corriente propia de la asociacin, para que los movimientos econmicos guren a su nombre y no de particulares. Para ello, hay que presentar en el banco o caja de ahorros:

9. Al banco

Los libros se pueden adquirir en cualquier estanco o librera. En el caso de llevar los datos informatizados, se puede optar por sellar 100 folios por cada libro paginados correlativamente con el nombre de la asociacin y el nombre del libro correspondiente.

8. Nos dan el C.I.F.

La asociacin ha pasado a ser una persona jurdica, por lo que el si-

guiente paso es obtener el cdigo cesario para cualquier trmite legal

de identicacin scal (C.I.F.), necomo abrir una cuenta corriente a

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una copia del C.I.F.;

un acta de la asociacin donde

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una copia de los estatutos registrados (o en trmite con sello de entrada en registro); se apodera a dos cargos del rar como titulares de la cuenta (entre las personas autorizadas o la presidenta y el o la tesorera). rgano de gobierno para gues recomendable que gure el

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Censo de Asociaciones de Voluntariado. Regulado por el Decreto 169/2000 de 1 de septiembre, este censo es opcional y va dirigido a aquellas organizaciones que cuentan con voluntariado. Depende del Dpto. de Bienestar Social del Gobierno Vasco.

Registro Foral de Servicios Sociales de la Diputacin Foral de Bizkaia. Debern inscribirse en este registro las entidades, servicios y centros de titularidad pblica o privada que acten en el Territorio Histrico de Bizkaia y que ofrezcan prestaciones de servicios sociales.

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Registros Municipales. Algunos ayuntamientos tienen sus propios registros y, aunque no es obligatorio registrarse, suele ser condicin necesaria para acceder a las subvenciones que otorga el municipio. Para poderse inscribir, suele exigirse tener la sede social en el municipio, que sea ste su mbito de accin y que se haya dado de alta previamente en el Registro del Gobierno Vasco.

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10. Y an hay otros registros

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1 2 3 4 5 6 Ten steps 7 to set up a 8 9 non-prot 10rganization

2. Establish the Articles of Incorporation, including the following: organisation name; organisation purpose and activities; organisation address; area of activity (this cannot be outside the Basque Autonomous Community); conditions required to call a General Meeting; procedures for the selection or substitution of positions; the requirements for admitting or expelling members, or cancelling membership; administration, accounting and documentation rules; detailed rules; initial assets; nancial resources; procedures for amending the articles and the reasons for winding up the organisation and, consequently, the use or destination of the said assets. 3. Call a meeting to decide on the incorporation of the organisation, accept the articles of association, select the positions and governing bodies and draw up the memorandum of association. Three positions are mandatory: chairman, secretary and treasurer. The most frequent form of governance is the board of directors or similar, however this is not mandatory, given the fact that the general meeting can appropriate the powers of this board. The positions of vice-chairman and committee members are optional. 4. Complete the application for registration: this should include the details of the applicant and organisation, indicating the documents and application submitted. 5. Submit the application to the Basque Government Register of Associations - Registro de Asociaciones del Gobierno Vasco (Gran Va 85. Bilbao, planta baja), accompanied by two copies of the memorandum of association, the composition of the governing bodies, the National Identity Documents of the members and two copies of the articles of association. 6. Within a period of 30 days, applicants shall be notied that the articles of association have been certied and they shall be given a registration number. 7. Three of the associations ofcial books shall be stamped at the Register: the members book, the minute book and the account book. 8. Request the Tax Identication Code from the Tax Ofce (Hacienda). For this, the following should be submitted: the original memorandum of association and 2 copies; the original document demonstrating that the association is entered in the Register and 2 copies; and the original Articles of Association and 2 copies. The chairman is responsible for signing the application, which should be accompanied by a photocopy of his national identity document (D.N.I.). 9. Open a current account for the organisation. For this, you should present a copy of the registered articles of association, a copy of the Tax Identication Code (C.I.F.) and a document indicating the persons authorised. 10. Optionally, it is also possible to register the organisation in the municipal register, in the Register of Voluntary Associations and in the Provincial Register of Social Services of the Diputacin Foral (Provincial Council) of Vizcaya.

1. A minimum of three natural or legal persons is required.

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Normativa y obligaciones de las asociaciones

Dos son las leyes que afectan directamente a las asociaciones: la Ley Orgnica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociacin, de mbito estatal, y la Ley 7/2007, de 22 de Junio, de Asociaciones, de la Comunidad Autnoma Vasca. Constituirse en asociacin conlleva una serie de obligaciones que pueden resumirse en...

... tener actualizados los libros de actas, de personas socias y

de cuentas;

... acatar lo establecido en los estatutos; ... cumplir con las obligaciones scales o del tipo que proceda
en caso de desarrollar acciones de las que se deriven consecuencias legales como, por ejemplo, declarar I.V.A. en caso de realizar actividades econmicas.

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Para que una asociacin sea declarada de Utilidad Pblica es necesario tener una antigedad mnima de dos aos y perseguir los nes de inters general citados en el artculo 42a de la Ley 7/2007 de 22 de junio. Para solicitar este reconocimiento, la asociacin lo acordar en asamblea, en junta directiva o en el rgano de gobierno que proceda segn estatutos. Tomado el acuerdo, se presentar la correspondiente documentacin en el Registro de Asociaciones del Gobierno Vasco. Ser el Gobierno Vasco quien otorgue la declaracin, mediante decreto acordado en Consejo de Gobierno a propuesta del departamento que corresponda segn los nes de la entidad. Las asociaciones declaradas de utilidad pblica tendrn derecho a utilizar la mencin en todos sus documentos y gozarn de las exenciones, bonicaciones, subvenciones y dems benecios de carcter econmico, scal y administrativo que en cada caso se acuerden.

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Declaracin 2 de utilidad 1 pblica 0