INVENTARIO DE MERCANCIAS: a.

Concepto e importancia: El inventario de mercanca constituye la existencia a precio de costo de los artculos comprados o producidos por una empresa para su comercializacin, con un porcentaje de utilidad. Se incluyen en el inventario todas las mercancas de propiedad de la empresa que se encuentran en el almacn, bodegas, o entregadas en consignacin; as mismo se excluyen del inventario las mercancas que no son de su propiedad y que se encuentran en su poder porque las han recibido en consignacin o estn vendidas y an no se han remitido a sus clientes. En las empresas cuyo objeto social es la compraventa de mercancas, esta cuenta es el centro generador de utilidades, por esto los inventarios deben ser valorados y controlados tcnicamente. b. Clases de Inventarios: Con el fin de controlar y registrar los inventarios, de acuerdo al volumen de ventas y existencias de mercancas, adems de la magnitud del negocio, los comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Los sistemas ms utilizados son: Sistema de Inventario Peridico Sistema de Inventario Permanente

1. Inventario Peridico: es el sistema de valoracin de inventarios de mercancas mediante el registro de las transacciones en las cuentas Cdigo PUC (COMPRAS) 6205 Compras de Mercancas, 6225 Devolucin en Compras y (VENTAS) 4135 Comercio al Por Mayor y al Por Menor, 4175 Devoluciones en Ventas. Es recomendable para empresas como Supermercados, Drogueras, Ferreteras o tiendas de abarrotes y otros negocios en los que el volumen de ventas de productos por valor unitario es muy bajo y esto dificulta consultar el valor de costo de estos bienes. Mediante este sistema los comerciantes determinan el valor de la existencia de Mercanca haciendo un conteo fsico de mercanca llamado Inventario Inicial, el primero e Inventario Final, el ltimo. Inventario Inicial: es la relacin detallada y minuciosa de las existencias de mercancas que tiene una empresa al iniciar sus actividades, despus de hacer un conteo fsico. Inventario Final: es la relacin de existencias al finalizar un periodo contable. Contabilizacin: Para contabilizar el inventario Inicial, se debita la cuenta 1435 Mercancas no Fabricadas por la empresa al inicio del perodo contable y se acredita al cerrar el ejercicio contable para cancelar su saldo. 1

Al finalizar el perodo contable se cancela el Inventario Inicial contra la cuenta 5905 Ganancias y Prdidas; luego se incorpora el inventario Final, que en el prximo periodo contable se convierte en el nuevo inventario inicial. Ejemplo: El 1. De julio de 20xx se constituye una empresa y los socios aportan $5.000.000 en mercancas, el 31 de diciembre del mismo ao se realiza un inventario final valorado en $3.500.000. Asiento Inventario Inicial: Cdigo 1435 3115 Cuenta Debe Mercanca No fabricada por la 5.000.000 Empresa Aporte Social Haber 5.000.000

Asiento de Cancelacin del Inventario Inicial: Cdigo 5905 1435 Cuenta Debe Ganancias y Prdidas 5.000.000 Mercancas no Fabricadas por la Empresa Haber

5.000.000 Asiento para incorporar Inventario Final de Mercanca: Cdigo 1435 5905 Cuenta Debe Mercanca No fabricada por la 3.500.000 Empresa Ganancias y Prdidas Haber 3.500.000

En el inventario peridico para determinar el costo de la mercanca vendida, se debe tener en cuenta lo siguiente: Valor del inventario Inicial Valor de las Compras y devoluciones Valor del Inventario final Una vez contadas las mercancas se valorizan tomando el precio de compra o su costo unitario de acuerdo al mtodo de valuacin seleccionado. EJERCICIO: La Empresa Portal Ltda presenta la siguiente informacin: Existencia de Mercanca en Enero 2/20xx Compras de Mercancas durante el ao Conteo de Inventario fisico-valorado Determinar el costo de venta para el estado de resultados. COSTO DE VENTA Inventario Inicial $ 400.000 $1.300.000 $ 280.000

$ 400.000 2

+ Compra de Mercancas Valor Mercancas disponible para la venta Menos inventario final Costo de las Mercancas vendidas El inventario final se registra a la contabilidad, as: Diciembre 31 143501 590505 $280.000

$1.300.000 $1.700.000 $ 280.000 $1.420.000

$280.000

Con este saldo se crea el inventario de mercancas que va a permanecer inmodificable durante el ao El valor del inventario inicial se debe cancelar, as: Diciembre 31 590505 143501 $ 400.000 $400.000

c. Registro de entradas y salidas de mercancas en el sistema de Inventario peridico Cuando se utiliza este sistema, la cuenta 1435 Mercancas No Fabricadas por la Empresa, no se emplea durante el ejercicio; los registros de entradas y salidas de mercancas se hacen en las cuentas: 6205 Compras y 4135 Comercio al por mayor y al por Menor, as mismo las devoluciones, rebajas y descuentos en compras o en ventas de acuerdo al catlogo de cuenta ya visto Ejercicios sobre manejo cuentas Inventario Peridico. Ejemplo 1: El Almacn Milenio Ltda. Compra Mercancas a crdito, segn factura No.535 por $620.000; IVA 16%, Retencin en la Fuente 3.5%. Cdigo 6205 2408 2205 2365 Cuenta Debe Compra De Mercancas 620.000 Impuesto Sobre Ventas. Por Pagar 99.200 Proveedores Nacionales Retencin en la Fuente Haber 697.500 21.700

Ejemplo 2: Vende Mercancas a crdito a Julin Ruiz O. Segn factura 820. Por $300.000, IVA 16% Cdigo 1305 4135 2408 Cuenta CLIENTES Julin Ruiz O. Comercio al Por Mayor y Menor Impuesto Sobre Ventas Por Pagar Debe 348.000 Haber 300.000 48.000 3

Ejemplo 3: Devuelve el 50% de la mercanca comprada en factura No.535. Cdigo 2205 2365 6225 2408 Cuenta Proveedores Nacionales Retencin en la Fuente Devoluciones en Compras Impuesto Sobre las Ventas por Pagar Debe 348.750 10.850 Haber 310.000 49.600

Ejemplo 4: El cliente Julin Ruiz O. Devuelve el 50% de la mercanca vendida segn factura No.820 Solucin 4: Cdigo 4175 2408 1305 Cuenta Devoluciones en Ventas Impuesto Sobre Ventas Por Pagar Clientes Debe 150.000 24.000 Haber 174.000

VENTAJAS DEL SISTEMA PERIODICO Se puede conocer en cualquier momento el saldo del Inventario inicial, las compras, las devoluciones o descuentos por tener cuenta separadas. Facilita la elaboracin del Estado de Resultados porque se tiene conocimiento de todos los elementos que lo integran. DESVENTAJAS DEL SISTEMA PERIODICO No es posible conocer el valor del inventario final, porque no se tiene una cuenta que controle las existencias. Para determinar el valor del inventario final es necesario tomar un inventario fsico y valorarlo. No se puede determinar robos o errores de las mercancas porque no existe una cuenta que los controle. Por desconocer el valor del inventario final antes del conteo fsico, no se puede conocer el valor del costo de las ventas ni la utilidad bruta.

DESARROLLO PRIMER HORA 2. Sistema de Inventario Permanente: Este mtodo es utilizado por las empresas que venden mercancas con precios unitarios altos, como el caso de los almacenes de Electrodomsticos, los de prendas de vestir, los almacenes que venden materiales de construccin, etc.

La empresa que adopta este sistema, requiere un fichero o Auxiliar de mercancas denominado Krdex, en el cual se registra cada artculo como subcuenta de la cuenta Mercancas. La suma de los saldos de cada subcuenta da el saldo de mercancas, por esta razn este sistema recibe el nombre de inventario permanente utilizado manualmente por las empresas que tienen reducida variedad de mercanca. Cuando se maneja gran variedad de mercanca o artculos con diferentes referencias es conveniente llevar un Krdex sistematizado con ayuda de la computadora. d. Registro de entradas y salidas de mercancas en el Sistema de Inventario Permanente: En este sistema se registran al costo, en la cuenta Mercanca No Fabricada por la Empresa todas las operaciones de compra, venta, descuentos, devoluciones en compras y en ventas. As: 1. COMPRAS: La adquisicin de mercancas se contabiliza con un dbito en la cuenta 1435 Mercanca No fabricada por la Empresa y un Crdito en Bancos o Proveedores, segn el caso. Ejemplo 1: El Almacn Milenio Ltda. Compra Mercancas al contado, segn factura No.640 por $500.000; IVA 16%, Retencin en la Fuente 3.5%. Paga con cheque. Cdigo 1435 2408 1110 2365 Cuenta Compra De Mercancas Impuesto Sobre Ventas Por Pagar Bancos Retencin en la Fuente Debe 500.000 80.000 Haber 562.500 17.500

Ejemplo 2: El Almacn Milenio Ltda. Compra Mercancas a crdito, segn factura No.641 por $500.000; IVA 16%, Retencin en la Fuente 3.5%. . Cdigo 1435 2408 2205 2365 Cuenta Compra De Mercancas Impuesto Sobre Ventas Por Pagar Proveedores Nacionales Retencin en la Fuente Debe 500.000 80.000 Haber 562.500 17.500

Como se observa el registro de compras por los dos sistemas de inventario slo se diferencia por el nombre de la cuenta que se debita, de acuerdo con el sistema utilizado. 2. DEVOLUCIONES EN COMPRAS: Se contabilizan estas operaciones como aparece en la anterior unidad, as: Ejemplo 1: 5

El Almacn Milenio Ltda. Devuelve Mercanca comprada al contado, segn factura No.640 por $500.000; IVA 16%, Retencin en la Fuente 3.5%. Paga con cheque. Cdigo 1105 2365 1435 2408 Cuenta Caja Retencin en la Fuente Mercancas No Fab. Empresa Impuestos Sobre las Ventas Por Pagar Debe 562.500 17.500 Haber 500.000 80.000

3. VENTAS: En este sistema, para contabilizar la venta de mercancas se requieren dos asientos: a. En el primer asiento se registra la salida de mercanca al precio de venta, tal como se hace el Inventario Peridico, tomando lo valores de la factura de venta. b. En el segundo asiento se registra la venta a precio de costo, debitando la cuenta 6135 Costo de Ventas y acreditando la cuenta 1435 Mercanca No Fabricada por la Empresa, los valores se toman de la columna salidas de la tarjeta de Krdex. Ejemplo: Venta de Mercancas al contado a varios clientes por valor de $530.000. IVA 16%, Costo de Ventas de la Mercanca $280.000. Registro a precio de Venta: Cdigo 1105 4135 2408 Cuenta Caja Comercio al Por Mayor y Menor Impuesto Sobre Ventas Por Pagar Debe 614.800 Haber 530.000 84.800

Registro a precio de Costo: Cdigo 6135 1435 Cuenta Comercio al Por Mayor y Menor Mercancas No fabricada Por la Empresa Debe 280.000 Haber 280.000

4. DEVOLUCIONES EN VENTAS: Por este sistema, igual que en la ventas, se requieren dos asientos para registrar las devoluciones, as: a. En el primer asiento se registra la devolucin a precio de venta, segn nota crdito, tomando los datos de la factura de venta. b. En el segundo asiento se registra la devolucin a precio de costo con los valores del krdex. Ejemplo: Alonso Garca B. Devuelve mercanca facturada a crdito por $485.000, IVA 16%, Costo de Ventas $200.000.

Asiento de devolucin en venta a precio de Venta: Cdigo 4175 2408 1305 Cuenta Devolucin en Ventas Impuesto Sobre Ventas Por Pagar Clientes Debe 485.000 77.600 Haber 562.600

Asiento de devolucin en ventas a precio de Costo: Cdigo 6135 1435 Cuenta Comercio al Por Mayor y Menor Mercancas No fabricada Por la Empresa Debe 200.000 Haber 200.000

COMPARACION DE LOS DOS SISTEMAS SISTEMA PERIODICO Utilizado en empresas que venden al detal cantidades de m/cias, con valor muy bajos. Las Compras de M/cias utilizan la cuenta 6205 Al vender solo utilizan la cuenta sobre el precio de Venta. La venta de mercancas no afecta la cuenta de inventarios. Para conocer el Costo de Venta se debe hacer un conteo fsico de las mercancas en existencias pero al final del periodo. SISTEMA PERMANENTE Utilizado en Empresas que venden mercancas con valores altos. Las Compras de M/cias se cargan a la cuenta 1435 de Inventarios. Al vender se utiliza el precio de Venta y el precio de Costo. En las Ventas se acredita la cuenta de inventarios al valor del Costo. Para conocer el Costo de Venta no se necesita hacer conteo fsico al final del periodo.

Los inventarios representan uno de los renglones mas importantes en una empresa, su valuacin es muy importante para analizar los ingresos de la empresa y para determinar la utilidad. Como las mercancas se adquieren en momentos distintos y a precios diferentes, se debe tener en cuenta que precio utilizar para las unidades que se venden y que costo tomar para poder valorizar el inventario al finalizar el periodo contable.

METODOS PARA VALORIZAR LOS INVENTARIOS Mtodo para fijar el costo de mercancas Los mtodos ms utilizados son los siguientes: 1. Mtodo del promedio ponderado: por el cual se asigna un costo intermedio a cada articulo, aplicando la formula: COSTO TOTAL/ CANTIDAD TOTAL 2. Mtodo P.E.P.S. O FIFO: Significa Primera mercanca en entrar, Primera en salir; con este mtodo se obtiene una valoracin de inventario a precios ms recientes y consiste en aplicar el supuesto de que la primeras mercancas que se compran son las primeras que se venden. 3. Mtodo U.E.P.S. O LIFO: Significa Ultima mercanca en entrar, Primera en salir, con este mtodo se obtiene una valoracin del inventario a precios ms antiguos y consiste en aplicar el supuesto que los ltimos artculos adquiridos son los primeros que se venden.

Ejercicio: Inventario Inicial: Compras: Cantidad Total: 10 unidades a $10.000 c/u total 30 unidades a $15.000 c/u total 40 unidades Valor Total $100.000 $450.000 $550.000

Costo promedio ponderado: Valor total = $ 550.000 = $13.750 Cantidad total 40 Ventas en el perodo: 35 unidades. Inventario final: 40 unidades 35 unidades = 5 unidades El valor promedio de costo por artculo es de $13.750

El valor del inventario final: 5 unidades x $13.750 = $68.750 El inventario queda as valorado al costo promedio de la mercanca en existencia. Costo P.E.P.S.,: El valor del inventario final: 5 unidades x $15.000 = $75.000 El inventario queda as valorado al costo ULTIMA MERCANCIA COMPRADA. Costo U.E.P.S.,: 8

El valor del inventario final: 5 unidades x $10.000 = $50.000 El inventario queda as valorado al costo PRIMERA MERCANCIA EN EXISTENCIA. c. Comparacin entre mtodos para fijacin de Costos: El valor de un inventario depende del mtodo utilizado para fijacin de costo. Si se observa en el ejemplo se presentan 3 valores diferentes de costo para el inventario, as: Por el mtodo de Promedio Ponderado Por el mtodo de PEPS o FIFO: Por el mtodo de UEPS o LIFO: $68.750 75.000 50.000

La valoracin ms altas obtiene con el PEPS, las valoracin ms baja el UPS y un valoracin intermedia con el Promedio Ponderado. DESARROLLO TERCER HORA MANEJO DE KARDEX POR EL METODO DE PROMEDIO PONDERADO: Los Movimiento se registran as: A. En Entradas: en esta columna se registran las compras y las devoluciones en compras de mercancas Las entradas se registran con los datos tomados de las facturas de compra liquidadas con el factor de costo. Las devoluciones en compras se registran entre parntesis, porque representan disminucin de la compra o entrada. Al final perodo esta columna informa el valor total de las mercancas almacenadas durante el perodo, as: Inventario inicial + compras devoluciones en compras B. En Salidas: Registra la cantidad y costo de la mercanca vendida a precio de costo. Las devoluciones en ventas se registran a precio de costo, entre parntesis, porque representan un disminucin de las ventas o salidas. Al final perodo esta columna informa el costo total de las mercancas vendidas. C. En Saldos: En esta columna se registra la cantidad y costo de las mercancas en existencia. Los saldos se determinan as: las compras se suman al saldo anterior, las ventas se restan del saldo anterior, las devoluciones en compras se restan del saldo anterior y las devoluciones en ventas se suman al saldo anterior. D. Costo Unitario: Para calcular el costo unitario, en cada rengln, despus de registrar las entradas o las salidas y los saldos, se divide el costo total por la cantidad total de la columna de los saldos. El costo unitario se utiliza para registrar el costo de ventas en la columna de salidas, multiplicando la cantidad vendida por el costo unitario de las mercancas en existencia.

Al final de cada perodo, se utiliza tambin para liquidar el inventario final de mercancas.
DISTRIBUCIONES M&L LTDA Inventario de Mercancias Articulo: maletines FECHA D M A DETALLE 1 12 7inventario inicial 5 12 7compra fac no.450 7 12 7venta Fac No.120 10 12 7compra fac no.830 15 12 7venta fac no.143 25 12 7compra fac no.850 25 12 7devolucion compra fac no.850 28 12 7venta fac no.167 30 12 7devolucion en venta fac no.167 saldo final localizacion:bodega no.3 existencias: mimimo:5 maximo:50

Metodo: Promedio Ponderado Referencia: BG4830 Codigo: 118.85 ENTRADA SALIDA SALDOS COSTO COSTO CANT. COSTO CANT. COSTO UNITARIO 15 300.000 15 300.000 20.000 10 220.000 25 520.000 20.800 5104.000 12 300.000 367.125 8 -2 212.000 -53.000 25577.054 -7-161.574 20 416.000 32 716.000 29 648.875 37 860.875 35 807.875 10 230.821 17 392.395 17 392.395 20.800 22.375 22.375 23.267 23.082 23.082 23.082

CD CANT. 1 2 3 2 3 2 4 3 4

10

DISTRIBUCIONES M&L LTDA Inventario de Mercancias Articulo: maletines FECHA D M A DETALLE 1 12 7inventario inicial 2 12 7compra fac no.450 7 12 7Venta Fac No.120

Metodo: Referencia: BG4830

PEPS Codigo: 118.85

CD CANT. 1 2 3

ENTRADA SALIDA SALDOS COSTO COSTO CANT. COSTO CANT. COSTO UNITARIO 15 300.000 15 300.000 20.000 10 220.000 10 220.000 22.000 5100.000 10 200.000 10 220.000 10 200.000 10 220.000 12 300.000 7 140.000 10 220.000 12 300.000 7 140.000 10 220.000 12 300.000 8 212.000 7 140.000 10 220.000 12 300.000 6 159.000 20.000 22.000 20.000 22.000 25.000 20.000 22.000 25.000 20.000 22.000 25.000 26.500 20.000 22.000 25.000 26.500

10 12 7compra fac no.830 12 12 7fac no,0007-00011

12

300.000 360.000

15 12 7compra fac no,850

212.000

16 12 7devolucion fac no.850 19 12 7fac venta no.12

-2

-53.000 7140.000 10220.000 8200.000

4 100.000 6 159.000 7 140.000 4 100.000 6 159.000 17 399.000

25.000 26.500 20.000 25.000 26.500

19 12 7devolucion en venta G

-7-140.000

saldo inventario final localizacion:bodega no.3 existencias: mimimo:5 maximo:50

11

DISTRIBUCIONES M&L LTDA Inventario de Mercancias Articulo: maletines FECHA D M A DETALLE 1 12 7inventario inicial 2 12 7compra fac no.450 7 12 7venta Fac No.120

Metodo: Referencia: BG4830

UEPS Codigo: 118.85

CD CANT. 1 2 3

ENTRADA SALIDA SALDOS COSTO COSTO CANT. COSTO CANT. COSTO UNITARIO 15 300.000 15 300.000 20.000 10 220.000 10 220.000 22.000 5110.000 15 300.000 5 110.000 15 300.000 5 110.000 12 300.000 15 300.000 5 110.000 9 225.000 15 300.000 5 110.000 9 225.000 8 212.000 15 300.000 5 110.000 9 225.000 6 159.000 10 200000 20.000 22.000 20.000 22.000 25.000 20.000 22.000 25.000 20.000 22.000 25.000 26.500 20.000 22.000 25.000 26.500 20.000

10 12 7compra fac no.830 12 12 7fac no,0007-00011

12

300.000

375.000

15 12 7compra fac no,850

212.000

16 12 7devolucion fac no.850 19 12 7fac venta no.12

-2

-53.000 5100.000 511.000 9225.000 6159.000

19 12 7devolucion en venta -1-25.000 -6-159.000 saldo inventario final Localizacin:bodega no.3 Existencias: Minimo 5 maximo:50

10 200.000 1 25.000 6 159.000 17 384.000

20.000 25.000 26.500

EJERCICIO PARA MANEJO DE METODOS DE INVENTARIOS

12

1. El 1 de diciembre de 20xx se constituye la empresa xy Ltda.(rgimen comn) Integrada por los socios Danery Mildrey Herrera Garcia, y el seor Milton Sabogal; Inician su empresa con un inventario inicial de 15 televeisores ref tv-20 por valor de 200.000 c/u. CODIGO CUENTAS DEBE HABER

2.DICIEMBRE 5/20xx: Se compran 10 televisores, ref. tv-20, al almacn electromilenio(regimen comn), a $220.000 c/u, al contado con el cheque No.2225001 del Banco Caja Social, segn factura No.00142 CODIGO CUENTAS DEBE HABER

3.DICIEMBRE 7/20xx: Se vende 5(rgimen simplificado) televisores, ref, TV-20 al varios clientes, a $280.000 c/u, segn factura No.0001-006 CODIGO CUENTAS DEBE HABER

4.DICIEMBRE 10/20xx: Se compra 12 televiores, ref TV-20 a distribuciones mundial ltda (gran contribuyente) a contado a razn de $250.000 c/u Facturas No830 CODIGO CUENTAS DEBE HABER

5.DICIEMBRE 12/20xx Se venden 3 televiores ref TV-20 a varios clientes(rgimen simplificado) a $300.000 c/u, segn factura No.0007-00011. CODIGO CUENTAS DEBE HABER

6.DICIEMBRE 15/20xx: Se compra 8 televisores, ref TV-20 a distribuciones mundial ltda (gran contribuyente) a crdito a razn de $26.5000 c/u Facturas No850 13

CODIGO

CUENTAS

DEBE

HABER

7.DICIEMBRE 16/20xx: Devolvemos mercancas comprada a distribuciones mundial, segn factura No.850, 2 televisores, ref .TV-20 CODIGO CUENTAS DEBE HABER

8.DICIEMBRE 19/20xx: Se vende mercancas a todo TV ltda (Gran contribuyente), segn factura No.12 25 televisores , ref. TV-20 a $320.000 c/u a crdito. CODIGO CUENTAS DEBE HABER

9. DICIEMBRE 19/20xx: Devolucin en venta de mercancas de todo TV ltda, segn factura No.12 , por 7 unidades. CODIGO CUENTAS DEBE HABER

14