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PROCEDIMIENTO DE ACEPTACIN Y EXCLUSIN DE MARCAS DE EQUIPOS, REPUESTOS Y MATERIALES ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCIN DE ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS ECP-DAB-P-019

Elaborado 04/03/2011 Versin: 4

1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para la determinacin y actualizacin de Marcas Aceptadas de Ecopetrol para el abastecimiento de Equipos, Repuestos o Materiales a nuevos proyectos y los equipos que forman parte de la operacin de Ecopetrol.

2. GLOSARIO
reas de Negocio: Corresponde a la Vicepresidencia Ejecutiva de Exploracin y Produccin, Vicepresidencia Ejecutiva del Downstream, Vicepresidencia de Servicios y Tecnologa y sus dependencias. rea Tcnica: Dependencia de ECOPETROL que tiene como responsabilidad definir estndares de ingeniera y elaborar especificaciones tcnicas para el diseo, construccin, compra de equipos paras procesos operativos. Categora de Equipos, Repuestos o Materiales: Clasificacin dentro de cada especialidad en la que se incluyen las marcas aceptadas (ej. Bombas Centrfugas). Contrato EPC: Estrategia para ejecucin de proyectos a travs de un tercero para realizar la ingeniera de detalle (Engineering), las compras (Procurement) y la construccin (Construction). Costo de Ciclo de Vida: Es la metodologa que permite cuantificar detalladamente los costos asociados a la adquisicin, instalacin, operacin, mantenimiento y disposicin final de equipos, repuestos o materiales durante todo su ciclo de vida. Corporativo de Normas y Estndares (CNE): Equipo de profesionales y Lideres de Ecopetrol que tienen como funcin la definicin de las Normas, Estndares y Especificaciones Tcnicas que rigen la infraestructura de Ecopetrol. CSC: Centro de Servicios Compartidos de Ecopetrol S.A. Cupo: Es el mximo nmero de marcas aceptadas aprobado para cada Categora de Equipos, Repuestos o Materiales. Equipo Tcnico: Constituido por profesionales y tcnicos especialistas en cada categora de equipos, repuestos o materiales, y cuyas funciones se describen en ste documento. Especialidad: Agrupacin de equipos, repuestos o materiales de un mismo tipo (ej. Equipo Esttico). Fabricante: Persona natural o jurdica responsable de la fabricacin del equipo, repuesto o material, o entidad integrada por el capital y el trabajo como factores de la produccin y dedicada a actividades industriales de creacin y manufactura de nuevos productos con una marca comercial. Grupo Central de Mantenimiento: Grupo de profesionales de Ecopetrol que tienen como funcin la definicin, compartir y tomar decisiones acerca de los planes de mantenimiento y mejores prcticas de mantenimiento al interior de Ecopetrol. ICP: Direccin Instituto Colombiano del Petrleo. 1/10

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Mantenibilidad: Es una medida de la facilidad y rapidez con la cual un sistema o equipo puede ser restaurado y puesto en operacin despus de una falla. Es funcin del diseo e instalacin del equipo, de la disponibilidad de personal con los niveles de destreza requeridos, de contar con adecuados procedimientos de mantenimiento y equipos de prueba, y con un entorno fsico controlado bajo el cual se desarrollan las actividades de mantenimiento. Marca: Nombre comercial o del fabricante del equipo, repuesto o material. Marcas Aceptadas (MA): Son las Marcas de equipos, repuestos y materiales que ECOPETROL determina para asegurar la confiabilidad, mantenibilidad y integridad de sus procesos. Marca Nacional: Marca cuyo origen y fabricacin es colombiano. Marca Internacional: Marca cuyo origen y fabricacin es de un pas diferente al Colombiano. No Conformidad: Se refiere al incumplimiento, por la marca aceptada, de alguna(s) de las condiciones con las que se evalu la marca para incluirla en la Lista de Marcas Aceptadas y/o el incumplimiento de condiciones o especificaciones tcnicas de operacin en los diferentes procesos industriales, que hacen dudar de la confiabilidad de la marca. Procesos licenciados: Son todos los procesos en cuyo diseo esta incorporado el desarrollo, investigacin avance tecnolgico que ha realizado la compaa y que ha sido registrado y reconocido por los entes certificadores, que dichos diseos son propios de la compaa y por lo tanto forman parte de su know-how. Representante: Trmino que, para efectos del presente documento, es aplicable al fabricante nacional o internacional, representante exclusivo y/o distribuidor autorizado de una marca determinada. Tiempo de Atencin: Tiempo que transcurre desde el momento en que el Usuario notifica a la empresa o contacto de representacin tcnica, las fallas y/o problemas tcnicos que se presenten con los equipos, repuestos o materiales de una marca, hasta que los tcnicos verifiquen, evalen y emitan un concepto de solucin. Usuario: Funcionario de ECOPETROL de los cargos profesional, tcnico o supervisor, que por su funcin tiene relacin con el equipo, repuesto o material de una marca aceptada.

3. CONDICIONES GENERALES
3.1. CONFORMACION DE MARCAS ACEPTADAS

Las marcas aceptadas en Ecopetrol son las marcas definidas para los equipos, repuestos y materiales que por su nivel de criticidad para la operacin requieren de un cumplimiento de Especificaciones Tcnicas con altos estndares de calidad en la industria, con el fin de garantizar las metas de confiabilidad establecidas por la compaa. 3.2. ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL PROCESO

Es responsabilidad del Centro de Servicios Compartidos vertical de Abastecimiento. 2/10

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La administracin, custodia y verificacin de la aplicacin de los listados de marcas aceptadas definidos para Ecopetrol en los diferentes procesos de compras y contratacin de bienes y servicios para la infraestructura operativa de Ecopetrol. Brindar el conocimiento del estado del mercado de acuerdo a la categorizacin y estndares o criterios tcnicos definidos en los listados de marcas y garantizar el mejor negocio para Ecopetrol. Definir los arboles de las categoras para la conformacin de las marcas aceptadas, teniendo en cuenta las necesidades del Negocio y la estructura del mercado y sus productos. Alinear las marcas aceptadas a los sistemas de clasificacin de bienes y servicios internacionales (UNSPSC) Garantizar la alineacin entre el catalogo de bienes y servicios y las marcas Aceptadas de Ecopetrol Es responsabilidad del Corporativo de Normas y Estndares (CNE) y del Grupo Central de Mantenimiento: Revisar que las categorizaciones o arboles de las categoras estn acordes a las necesidades de Ecopetrol. Definir las especificaciones tcnicas para las categoras y subcategorias de marcas aceptadas Realizar desde el ICP las evaluaciones tcnicas requeridas para la aprobacin de cada una de las listas de marcas por categora. La aprobacin de cada lista de marcas por categora debe llevar la aprobacin del lder Corporativo de Normas y Estndares de Ecopetrol y el visto bueno del Lder del Grupo Central de Mantenimiento. 3.2.1. Matriz de asignacin de responsabilidades A continuacin los roles de las diferentes reas del proceso. Comits extendidos por especialidad Lder responsable de cada comit extendido R R C, I R Grupo Central de Mantenimiento Responsable del Comit designado por el Grupo R R C, I R

reas Responsables

DAB

ICP Lder Normalizacin Tcnica de Ecopetrol R A I R

Descripcin de la Actividad Estructuracin del listado de Marcas Aceptadas Definicin de las especificaciones tcnicas Analizar el Mercado de Proveedores Definicin de los Listados de Marcas Aceptadas

Lder Marcas Aceptadas A I A A, R

Lder del Tema en DAB C, I C R C, I

Se aclara que los comits estn conformados por representantes de las diferentes reas de negocio de Ecopetrol.

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FLUJO DE VALIDACIN Y APROBACIN DEL PROCESO

Las actividades generales del proceso deben cumplir con el siguiente flujo de aprobacin y validacin, este flujo garantiza la informacin de calidad que el proceso requiere.

3.4.

APLICACIN DE LA LISTA DE MARCAS ACEPTADAS

La Lista de marcas aceptadas aplica en todos los procesos de compras de equipos, repuestos y materiales para la infraestructura de ECOPETROL, por concepto de gastos o inversiones, cuya adquisicin se haga de manera directa a travs de terceros. La aplicacin de los listados de marcas aceptadas depende de dos perspectivas primordiales, as: 3.4.1. Para Equipos, repuestos y materiales de Operacin y Mantenimiento Los listados de marcas aceptadas, son un filtro primordial en la compra de equipos, repuestos y materiales para la operacin de Ecopetrol, ya que mediante la definicin de sus criterios tcnicos o estndares garantizan la consecucin de equipos, repuesto y materiales de excelente calidad y confiabilidad para Ecopetrol, se exceptan: Cuando no obstante estar clasificado el equipo, repuesto o material dentro de una categora de la Lista de Marcas Aceptadas: Se requiera de condiciones especiales de diseo o proveedura que ninguna de las marcas aceptadas para dicha categora cumpla; Su diseo forme parte de procesos licenciados, en los cuales el licenciatario exija la compra del equipo, repuesto o material a su compaa empresa fabricante, para poder cumplir con las garantas del diseo del proceso;

Cuando se requiera comprar repuestos o materiales para un equipo que se encuentra operando y cuya marca no est incluida dentro de la Lista de marcas aceptadas equipos que no se encuentren clasificados dentro de las mismas. 3.4.2. Para Equipos y materiales de nuevos proyectos de inversin Los nuevos proyectos de Ecopetrol, debern usar las marcas aceptadas que estn definidas por Ecopetrol para conservar las lneas tecnolgicas que se establecen para garantizar Confiabilidad en la Operacin. En el caso en que la innovacin tecnolgica evidencie la necesidad de seleccionar marcas fuera del listado para equipos, repuestos o materiales del proyecto, el proyecto deber comunicar al Lder de marcas aceptadas la necesidad soportada en las Especificaciones Tcnicas que ratifican el uso de la nueva marca descalificando las anteriores para el proyecto y deber llevar aprobacin del comit extendido encargado del CNE. El listado de marcas aceptadas hace parte de los documentos entregables requeridos para aprobacin de Fase III y Fase II (Con Compras Tempranas o Long lead tem) y como documento contractual a 4/10

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cumplir en las fases III, IV, y V, segn el documento ECP-DPY-M-001 proyectos en Ecopetrol. Lo anterior aplicar bien sea que la estrategia de haga a travs de un contrato EPC con un tercero que actu en los procesos S.A. para procesos de compra que se realicen a travs del Centro de Ecopetrol S.A. 3.5. MODIFICACIONES A LAS LISTAS DE MARCAS ACEPTADAS

Las listas de marcas aceptadas de ECOPETROL S.A., se actualizaran en periodos en el mediano plazo de 5 aos, por requerimiento expreso de las reas de negocio o por cambio de tecnologa detectados en el mercado. Se tendrn en cuenta las siguientes situaciones: 1. Cambios tecnolgicos o requerimientos tcnicos que ameriten la revisin de las especificaciones o estndares a cumplir por el equipo, repuesto o material; 2. Cuando se requiera incorporar una marca para una nueva categora de equipos, repuestos o materiales. 3. Cuando una de las marcas aceptadas sale del mercado (debido a ventas, compras, fusiones, escisin, etc.); 4. Cuando las marcas cambian de nombre o han sido vendidas sus patentes y transferidas sus certificaciones a otro fabricante. 5. Cuando una de las marcas aceptadas ha presentado deficiencias en el desempeo, segn lo descrito en el numeral 4.2 de este documento; 6. Cuando la evaluacin de desempeo del fabricante o representante exclusivo sea deficiente de acuerdo con el Procedimiento de Gestin de Contratistas. Para los casos sealados en el numeral 2, se podrn adelantar inteligencias de mercado para identificar las marcas y posteriormente adelantar procesos de aceptacin de marcas cuando se identifiquen ms de 5 marcas, de acuerdo con los criterios establecidos en el numeral 4.1.3. del presente documento. Para la actualizacin de marcas en los casos sealados en los numerales 3 al 6, se documentar la investigacin realizada y los documentos que acreditan la situacin presentada.

4. DESARROLLO 4.1
PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIN O CREACIN DE LISTA DE MARCAS ACEPTADAS PARA UNA ESPECIALIDAD Y CATEGORIA

4.1.1. Categorizacin de los listados de Marcas Aceptadas Son las clasificaciones tcnicas de los listados de marcas aceptadas de bienes que se estn estudiando y que expresen claramente las necesidades tcnicas y de mercado para ECOPETROL en cada una de las categoras. El Comit Extendido de cada especialidad analizar la estructura que refleje las necesidades tcnicas de conveniencia para ECOPETROL.

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Se deben revisar los aspectos tcnicos (cumplimiento de especificaciones, relevancia de las diferencias entre marcas, estndares internacionales que deben cumplirse, etc.), adems del aspecto comercial (ventajas y desventajas de contar con marcas aceptadas para el abastecimiento, etc.). Si la decisin del Comit Extendido de la especialidad es la de contar con marcas aceptadas para la categora en estudio, debe continuar con el proceso reglado en el presente documento. 4.1.2. Definicin de las especificaciones tcnicas Las especificaciones tcnicas son el soporte tcnico para la definicin de la marcas de acuerdo a la estructuracin de la categora, determinan las caractersticas tcnicas fundamentales de cumplimiento para cada una de las marcas que conforman el listado. Las especificaciones tcnicas se enmarcan en los siguientes criterios de agrupacin que garantizan dar cumplimiento a las caractersticas requeridas por las reas tcnicas de ECOPETROL. Conocer si la marca ha sido comprada y/o utilizada en otras empresas del sector del petrleo (validar si para cada categora en particular ste criterio debe corresponder al sector del petrleo o a cualquier otro de la industria) Identificar si la fbrica de la marca cuenta con certificaciones de calidad en el sistema de gestin correspondiente (ISO 9001:2008, ISO 14001, etc.) Facilidad de acople con otras marcas o existencia de repuestos estndar compatibles Innovacin tecnolgica Respuesta por la calidad y servicio post-venta Gama de productos del Fabricante y canal de suministro Cumplimiento de Estndares Internacionales del sector Oil & Gas para fabricacin, pruebas y operacin de los Equipos, repuestos y materiales Nmero de equipos comprados o instalados y en funcionamiento en instalaciones de ECOPETROL Permanencia de la marca en el mercado y su disponibilidad de repuestos por un periodo determinado Disponibilidad de asistencia tcnica y tiempo de atencin Dar prioridad a los fabricantes colombianos por responsabilidad social; salvaguardando los estndares de alta calidad en fabricacin, pruebas y operacin de los equipos, repuestos y materiales.

Aceptabilidad

Calidad Compatibilidad Desarrollo Garanta Mercado Normalizacin Poblacin Produccin Representacin Proteccin a la Industria Nacional

Una vez recopilada la informacin de la categora o producto en el mercado; los comits extendidos deben evaluar los aspectos tcnicos de los productos encontrados en el mercado, con el fin de evaluar las marcas que harn parte del listado de la categora que se est conformando o evaluando.

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Las prcticas que permitan identificar aspectos claves para la aceptacin o no de la marca en estudio, de acuerdo a cada material, son, entre otras: Inspeccin a plantas de fabricacin siguiendo listas de verificacin diseadas con anterioridad; Prueba de los materiales en laboratorios determinados segn protocolos, estableciendo a cargo de quin estarn, en dnde se realizarn, bajo qu condiciones y si se divulgaran los resultados a los participantes (Para estas pruebas los equipos, repuestos o materiales entregados por los participantes, se identificaran con un cdigo y no con el nombre de la compaa). Pruebas de los materiales en condiciones reales, estableciendo la cantidad de materiales a probar y previendo que no todos los tipos de materiales son susceptibles de sta prctica. Es conveniente verificar la conveniencia de hacer el ensayo en las instalaciones de ECOPETROL, previa revisin de los riesgos que esto puede conllevar (Para estas pruebas los equipos, repuestos o materiales entregados por los participantes, se identificaran con un cdigo y no con el nombre de la compaa). El Comit Extendido de la especialidad revisar la documentacin o evidencias presentadas (resultados de las pruebas, formatos de inspeccin, certificaciones de cumplimiento y fabricacin) para comprobar la veracidad de la informacin presentada por el proveedor. Las certificaciones y dems documentacin con la que sea evaluada una marca, deben ser validadas por el Fabricante en el momento de certificacin de la categora, con el fin de garantizar las condiciones evaluadas por ECOPETROL. En el evento que ECOPETROL compruebe que alguna de la informacin suministrada no es veraz o no se ajusta a la realidad, la marca debe ser excluida de la Lista de Marcas Aceptadas. Los documentos a solicitar, entre otros: Certificacin de origen (pas, planta) del equipo, repuesto o material; Certificacin de la identidad y permanencia del Fabricante, evidenciando que cuenta con una o ms fbricas. Para esto, el representante podr indicar la direccin de correo fsico y electrnico, telfonos fijos, fotografas de la fbrica, pginas Web, adems de demostrar su existencia mediante el correspondiente Certificado de Cmara de Comercio en el caso de las personas jurdicas colombianas y de las sucursales en Colombia de personas jurdicas extranjeras, o su equivalente en el caso de las personas jurdicas extranjeras; Certificacin de gestin de calidad, en el proceso de fabricacin del equ ipo, repuesto o material, de cada una de las plantas de fabricacin con que se cuenta; Certificacin de haber sido comprado en forma repetitiva por un nmero determinado de empresas de la industria petrolera; Certificacin de cumplimiento de estndares internacionales del sector Oil & Gas, para cada una de las plantas de fabricacin con que se cuenta; Fichas tcnicas del producto indicando la informacin mnima requerida. 4.1.3. Analizar el Mercado de Proveedores Se analizar el mercado de cada categora de acuerdo a los lineamientos del documento ECP-DAB-G002 Gua para realizar Inteligencias de Mercado, advirtiendo que el proceso se har con completa transparencia y de acuerdo a los normatividad establecida en ECOPETROL para garantizarlo. El resumen final se consignar en un documento para posterior evaluacin del comit extendido por especialidad encargado de la categora o por un comit evaluador definido durante el proceso.

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4.1.4. Definicin de los Listados de Marcas Aceptadas Se deber cumplir con las siguientes validaciones para la ejecucin de esta actividad. Informe de aceptacin de marcas y aprobacin de inclusin en la Lista de Marcas Aceptadas. La modificacin o actualizacin del listado de marcas en una categora se documentar en el formato de Acta vigente, por el comit extendido encargado de la categora o las autoridades tcnicas que participaron en el proceso. En ella debe quedar consignada la informacin referente a las modificaciones, cambios o nuevas entradas del listado que se presenten, categora donde se presenta el cambio o inclusin, detalles del cambio o inclusin, si las modificaciones son presentadas por cambios de nombre estas deben estar soportadas con toda la documentacin necesaria (Certificaciones, documentos oficiales que soporten dio cambio). As mismo, la modificacin se indicar en la relacin de versiones del Listado de Marcas, el cual debe ser aprobado por el comit extendido de la especialidad encargado de la categora. Notificacin de resultados de la evaluacin El comit extendido de la especialidad encargado de la categora informar a los fabricantes o representantes de las marcas participantes del proceso de aceptacin de marcas los resultados de la evaluacin y su aceptacin o no en el listado de marcas.

4.2

NO CONFORMIDADES DEL PROCESO Y LISTADOS DE MARCAS ACEPTADAS

El objetivo es asegurar el cumplimiento de los criterios establecidos para seleccionar las marcas y de esta manera garantizar que ECOPETROL cuenta con marcas calificadas para abastecerse de equipos, repuestos y materiales. 4.1.5. Reporte El rea Tcnica reportar los incidentes o fallas de control asociadas a un equipo, material o repuesto de una marca a travs del buzn de correo Quejasysolucioes@ecopetrol.com.co., las No Conformidades asociadas a marcas de equipos, repuestos o materiales. El comit extendido por especialidad realizar seguimiento de las No Conformidades e iniciar un proceso de investigacin tcnica con el Fabricante o representante de la marca. 4.1.6. Investigacin y anlisis de las No Conformidades El comit extendido por especialidad comunicar la No Conformidad al representante de la marca o Fabricante, con el propsito de recibir de l, por escrito, las explicaciones correspondientes. Se conformar un Equipo Tcnico para realizar la investigacin y anlisis dirigidos a que se adopten las acciones que correspondan. El Equipo Tcnico debe valorar la No Conformidad segn la Matriz RAM y emitir su correspondiente sustentacin (incluir la descripcin de la No Conformidad, nombre de quin la detect y la fecha, causas, acciones propuestas y sus responsables y fechas estimadas de cumplimiento, etc.). 4.1.7. Aprobacin y aceptacin de las No Conformidades El comit extendido por especialidad encargado de la categora, de acuerdo con la valoracin realizada de la No Conformidad, aplicar las siguientes acciones:

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PROCEDIMIENTO DE ACEPTACIN Y EXCLUSIN DE MARCAS DE EQUIPOS, REPUESTOS Y MATERIALES ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCIN DE ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS ECP-DAB-P-019 VALORACIN RAM DE LA NO CONFORMIDAD N LM H VH Elaborado 04/03/2011 ACCIN A TOMAR No Aplica la No Conformidad Marca en periodo de prueba* Excluir de la Lista de Marcas Aceptadas Versin: 4

Una vez valorada la No Conformidad, el Equipo Tcnico debe proponer el tiempo durante el cual la marca estar en periodo de prueba. El periodo de prueba significa que se excluir la marca hasta que se verifique que se han implementado las acciones de mejora para subsanar dicha No Conformidad. 4.1.8. Notificacin al Interesado La decisin adoptada debe ser comunicada por el comit extendido por especialidad al representante, indicando la causa de la misma, las acciones de mejora esperadas y su periodo de validez. 4.1.9. Monitoreo continuo El comit extendido por especialidad encargado de la categora, una vez actualizado el listado de marcas, debe establecer un monitoreo continuo del desempeo de las marcas aceptadas o con no conformidades presentadas.

5.

CONTINGENCIAS

No Aplica.

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RELACIN DE VERSIONES
Versin

01 02

Fecha 08/11/2006 04/12/2009

Cambios

03

28/05/2010

04

04/03/2011

Emisin del documento Modificacin del procedimiento para actualizacin de marcas, ajustes al reporte de no conformidades, se derogan formatos- Modificacin del ttulo del documento Se modifica la estructura del documento acorde con el Procedimiento de elaboracin y control de documentos Eliminacin de los formatos Modificacin en el manejo de no conformidades Flujo grama de actividades Matriz de Responsabilidades Manejo de marcas para Proyectos de Inversin

Para mayor informacin sobre este documento dirigirse a quien lo elabor, en nombre de la dependencia responsable: Elabor: Edinson Ricardo Neira Ortiz / Reynaldo Prada Gratern Telfono: 42341 Buzn: edinson.neira@ecopetrol.com.co Dependencia: Coordinacin Planeacion, Gestin y Transparencia

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