5S

Em prdios e
reas administrativas


12/ 2001
Rev. 1






5S em prdios e reas administrativas
Elaborado por Vladimir Ornelas Rev.1 - 12/2001 Pg. 2 / 12

A abordagem da Gesto pela Qualidade parte do pressuposto de que a QUALIDADE dos bens e servios
desenvolvidos, produzidos e distribudos pelas organizaes o principal fator de competitividade e sobrevivncia a
longo prazo. O 5S aparece neste cenrio como uma ferramenta de apoio a melhoria da qualidade atravs de uma
metodologia de combate aos desperdcios, melhorando e otimizando espaos fsicos e processos de trabalho; o
estado mental para realizao das atividades, e criando/aprimorando a conscincia de trabalho em grupo e de
melhoria contnua.

1. Origem

Em 1949, o Japo ps-guerra era um pas empobrecido, com praticamente todas as suas indstrias destrudas. A
fome e a misria faziam parte da vida do povo. Havia sido destrudo o maior valor de uma nao, o esprito
nacionalista, smbolo da cooperao e do desenvolvimento.

Observando-se que o povo utilizava de forma errnea e desordenadamente os poucos recursos disponveis e que as
empresas no dispunham de mecanismos e bases cientificas para a busca da produtividade necessria para reerguer a
economia, o Centro de Educao para a Qualidade Japonesa criou em maio de 1950 um modelo prtico para o
combate das causas da origem de perdas e desperdcios. Este modelo prtico foi chamado Regra do 5S. e teve
como base os fundamentos do Housekeeping (programa de origem norte-americana).

No Brasil o 5S foi formalmente introduzido em 1991 pela Fundao Cristiano Ottoni.

2. Significado

A sigla 5S representa 5 palavras japonesas que foram traduzidas para portugus como sensos
1
. H diversas
denominaes para os sensos, mas de maneira geral eles tem o mesmo objetivo. Usaremos a terminologia de cada
um da seguinte maneira:

SEIRI....................................... Senso de Utilizao;
SEITON................................... Senso de Ordenao;
SEISOU................................... Senso de Limpeza;
SEIKETSU.............................. Senso de Asseio; e
SEITSUKE.............................. Senso de Disciplina.

Cada senso representa uma etapa da implantao do 5S com caractersticas e atividades especficas. A forma de
aplicao de cada senso ser detalhado no tpico Implantao.

3. Benefcios do 5S

A ausncia de uma ferramenta como a do 5S normalmente ocasiona vrios problemas, das quais podemos citar:
obsolescncia de documentos; objetos desnecessrios; desperdcios de materiais; design no funcional excesso de
papel; documentos em duplicatas; etc. Estes problemas tem impacto diretamente nas atividades e gera uma srie de
desperdcios
2
. O trabalho efetivo prejudicado entre outras coisas, pela perda de tempo e de material, gerando
retrabalhos e ocasionando um efeito indireto e no desejado: o stress.

Podemos concluir ento que atravs da sua implantao, conseguiremos melhorar: a qualidade e a produtividade, a
segurana e sade, a utilizao dos materiais, o trabalho em grupo, e a satisfao do empregado no ambiente de
trabalho.

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Senso a capacidade de aprender.
2
Tudo aquilo que no agrega valor ao produto/servio

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Alm dos benefcios acima referidos podemos citar alguns intangveis como a melhoria da imagem da empresa /
Instituio e o aumento da motivao.

4. Implantao

O processo de implantao do 5S deve ser iniciado por um planejamento das atividades a serem realizadas. S
ento devemos desenvolver as atividades de cada senso. A cada etapa e de tempos em tempos devemos auditar sua
implantao. Por fim devemos reconhecer o esforo das reas/ pessoas que se destacaram no desenvolvimento das
atividades. Nos itens a seguir veremos detalhes de cada um destes tpicos.
4.1. Planejamento

A postura do empregado fruto da sua percepo da cultura organizacional. Se queremos implantar o 5S devemos
comear por nossos atos. Planejar as atividades uma virtude que infelizmente o brasileiro no tem como costume.
Ao se iniciar uma atividade importante refletirmos quais tarefas sero necessrias, que pessoas estaro envolvidas,
quais variveis podem influenci-la e quais seus impactos sobre as pessoas. Um plano bem elaborado um
indicativo de sucesso da sua implementao.

O planejamento deve ser iniciado pela definio da estratgia de implantao do 5S contemplando as caractersticas
da empresa em questo ( tamanho, nmero de empregados, complexidade, etc ), caso contrrio, sua implantao
pode se tornar invivel. A estratgia deve definir pontos como responsveis pela coordenao, treinamento do
pessoal (interno ou externo), material utilizado (broches, cartazes, etc), perodo de realizao de auditoria, prmios
de reconhecimento, etc.

Uma estratgia que vm mostrado ser eficiente a utilizao de uma rea modelo. Ou seja, aplicar a metodologia
inicialmente em uma rea apenas para que sirva de referncia para as demais.

Definida a estratgia ela deve ser retratada em um cronograma para divulgao.


O planejamento deve contemplar:
:
Declarao verbal do principal executivo da empresa demostrando seu objetivo e a sua importncia. Ele deve
demonstrar sinais evidentes de que se interessa no resultado e est comprometido com o processo;
Aplicao dos 5 Sensos
Auditorias; e
Eventos de Reconhecimentos.

Importante: Todo o processo deve ser registrado, tanto informaes quanto imagens. No h como retornar
no tempo para demostrar como era a situao no passado,

4.2. Aplicando os 5 Sensos

Devemos aplicar um senso de cada vez para que seu significado seja entendido e aplicado constantemente. Algumas
empresas optam por realizar todas as atividades num s momento. Esta estratgia, apesar de ser mais rpida, pode
implicar numa falsa realizao das atividades. Pior que isso, o conceito do 5S pode no ser realmente incorporado
pelas pessoas.



4.2.1. Seiri - Senso de Utilizao


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Este senso objetiva identificar o que necessrios, destinando corretamente aquilo que no o . Nesta etapa
devemos avaliar materiais, ferramentas, equipamentos, informaes e dados que encontram-se no local, destinando
corretamente o que for considerado desnecessrio para execuo dos trabalhos ou atividades.

Palavras chaves deste senso: Necess|dade, 3e|eao, Arruraao, Lg|ca e Prl|ca

Implementando o Senso de UTILIZAO

Para implementar o Senso de Utilizao devemos inicialmente distribuir tarefas determinando responsvel(is) por
cada equipamento e informao existentes na rea.
Determinar uma rea para descarte de materiais. Esta rea dever ter locais especficos para: envio/disponibilizao
para outras reas, envio para recuperao; doao ou venda; e lixo.

Uma vez determinadas as reas e seus respectivos responsveis, eles devero analisar os seguintes aspectos

Necessidade do material. Caso a pessoa considere o material desnecessrio deve questionar todos que o usam
para que no ocorra posteriormente nenhum problema;
Conservao do material
Destinao do material

Se ampliarmos o conceito deste senso podemos aplic-lo tambm na nossa postura, preservando-se consigo apenas
os sentimentos valiosos descartando aqueles sentimentos negativos e criando atitudes positivas para fortalecer e
ampliar a convivncia.

Importante: To importante quanto a classificao dos materiais em necessrios e desnecessrios analisar
a(s) causa(s) dos excessos. Desta forma poderemos adotar medidas preventivas evitando o
retorno da situao anterior.

Exemplo: Espao(s) da casa onde colocamos tudo que no serve, os brinquedos quebrados que no usamos
mais, a roupa velha que guardamos, as revistas e jornais que jamais sero lidos novamente,
dentre outros exemplos que voc j deve estar imaginando

Ateno: Devemos atentar para o fato de que o apego um ato natural das pessoas e por esta razo elas
tem receio de se desfazerem de objetos e informaes
Ateno: No descarte tem de ser tomado o cuidado de no se jogar fora materiais importantes. Na busca de
atender o objetivo do senso as pessoas terminam jogando o que no deviam fora.

4.2.2. Seiton - Senso de Ordenao

Este senso refere-se disposio sistemtica
3
dos objetos e dados, bem como a uma excelente comunicao visual
que facilite o acesso rpido aos mesmos, alm de facilitar o fluxo das pessoas. O objetivo organizar o uso e
manuseio do que foi considerado necessrio no Senso de utilizao facilitando sua localizao e guarda.

Palavras chaves deste senso: 3|sleral|zaao, 0rder e C|ass|l|caao

Implementando o Senso de ORDENAO

A implementao do Senso de Ordenao ocorre atravs de princpios bsicos que muitas vezes nos esquecemos.
Entre eles podemos citar:

Definio de local permanente;
Colocar o que for mais pesado em baixo e o mais leve em cima;

3
Definir locais apropriados, critrios de guarda e disposio

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O que for maior atrs e menor na frente;
Pensar na facilidade para estocar;
Consumir os itens mais velhos primeiro;
Identificar os locais, itens e seus contedos;
Adotar o conceito espacial de simetria, paralelismo, verticalidade e horizontalidade;
Usar uma ordem sequencial: numrica, alfabtica ou alfanumrica;
Entre outros.

Utilizando estes princpios devemos organizar os locais, materiais e as informaes do local. Devemos tambm
repensar o layout, buscando simplificar, facilitar e reduzir o esforo fsico e o tempo para se chegar/achar as coisas.


Ateno: Nesta etapa comum encontrarmos materiais e informaes desnecessrias que no foram
observados no senso de utilizao. Devemos destin-los como o fizemos anteriormente.

Exemplo: A correria pela manh procura da agenda, dos documentos, dos cadernos, das chaves do carro,
dos documentos do carro. E na hora de declarar o imposto de renda? aquela luta para encontrar
os documentos, os recibos, a declarao do ano anterior

No mbito das pessoas podemos dizer que ter Senso de Ordenao distribuir adequadamente o seu tempo dedicado
ao trabalho, ao lazer, famlia, aos amigos. ainda no misturar suas preferencias profissionais com as pessoais, ter
postura coerente, serenidade nas suas decises, valorizar e elogiar os atos bons, incentivar as pessoas e no somente
critic-las.

Para facilitar a implementao deste senso podemos utilizar o controle visual e determinar padres. Eles permitem
que todos saibam aonde se encontra cada coisa, otimizando tempo e uniformizando a linguagem.

Controle Visual
4


O uso de Controle visual facilita a localizao de pessoas e objetos. Por esta razo devemos utiliz-lo como
ferramenta de apoio a realizao das atividades.
Contudo, importante frisar que o uso exagerado pode criar uma poluio visual causando um efeito contrrio ao
esperado.

Padres
5


O uso de padres um forma de se criar referncias nicas na organizao. Ele muito importante quando
queremos uniformizar linguagens visuais/verbais. Atravs da aplicao de padres, por exemplo, poderamos
encontrar um documento dentro de uma pasta em qualquer departamento da empresa.


Ateno: No recomendada a determinao de padres desde o incio da implementao do programa pois
seria uma forma de privar a criatividade do grupo.

4.2.3. Seisou - Senso de Limpeza

Este senso objetiva eliminar a sujeira do ambiente ( parede, armrios, o teto, gaveta, estante, piso) e tambm seus
agentes causadores. Alm disso, pretende manter dados e informaes atuais e necessrios a tomada de deciso.
Nesta etapa devemos limpar os locais fsicos eliminando, quando possvel, sua(s) fonte(s) de sujeira. Devemos criar
a conscincia de "no sujar" e de atualizao constante com descarte de revises antigas.


4
Recurso usado para transmitir visualmente uma informao de maneira rpida e fcil.
5
Forma preestabelecida

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Palavras chaves deste senso: Ze|o, L|rpeza, Forles

Implementando o Senso de LIMPEZA

Para implementar o Senso de Limpeza devemos inicialmente distribuir tarefas determinando responsvel(is) por
cada equipamento e informao existentes na rea.
Determinar uma rea para descarte de materiais. Esta rea dever ter local especficos para: envio/disponibilizar para
outras reas, envio para recuperao; doao ou venda; e lixo.


Importante: Muitas pessoas acham que neste senso devem realizar grandes mudanas como trocar o piso ou
armrios. Estas mudanas podem gerar custos elevados. importante frisar que devemos
priorizar as mudanas que impactam na realizao das atividades, deixando as grandes mudanas
fsicas para quando for possvel e realmente necessrio.

No mbito das pessoas podemos dizer que ter Senso de Limpeza procurar ser honesto ao se expressar, ser
transparente, sem segundas intenes com os amigos, com a famlia, com os subordinados, com os vizinhos, etc.

4.2.4. Seiketsu - Senso de Asseio

Este senso objetiva criar condies favorveis sade fsica e mental, garantir ambiente no agressivo e livre de
agentes poluentes, manter boas condies sanitrias nas reas comuns (lavatrios, banheiros, cozinha, restaurante,
etc.), zelar pela higiene pessoal e cuidar para que as informaes e comunicados sejam claros, de fcil leitura e
compreenso. Significa ainda ter comportamento tico, promover um ambiente saudvel nas relaes interpessoais,
sejam sociais, familiares ou profissionais, cultivando um clima de respeito mtuo nas diversas relaes.

Palavras chaves deste senso: Aperle|oarerlo, l|g|ere, Pureza e lrlegr|dade

Implementando o Senso de ASSEIO

Para implementar o Senso de Asseio devemos:

Rever o ambiente fsico observando as condies de higiene e sanitrias, verificando itens tais como:
iluminao, rudo, temperatura do ambiente, etc.
Manter uma boa apresentao de dados para fcil assimilao e compreenso revisando os padres de
documentos.
Provocar a avaliao da forma como as pessoas tem se comportado quanto as outras pessoas, a tica e
sobretudo, com elas mesmos.
Criar um clima propcio a comunicao, incluindo o aspecto interpessoal.
Incentivar que as pessoas perguntem a opinio dos outros na realizao das atividades do dia a dia.
.

Importante: Os aspectos fsicos/comportamentais devem ser iniciados por ns mesmos, avaliando-os e
melhorando-os sempre que possvel.

4.2.5. Shitsuke - Senso de Disciplina

Este senso objetiva desenvolver o hbito de observar e seguir normas, regras, procedimentos, atender especificaes,
sejam elas escritas ou informais. Este hbito o resultado do exerccio da fora mental, moral e fsica.

Palavras chaves deste senso: larror|a, 0|sc|p||ra, Corprorel|rerlo e Educaao

Implementando o Senso de DISCIPLINA


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Elaborado por Vladimir Ornelas Rev.1 - 12/2001 Pg. 7 / 12

O Senso de Disciplina, diferente dos demais, no constitudo por aes determinadas. Ele permeia todos os outros.
Ao falarmos de disciplina estamos falando de verificar se os padres, as normas, os procedimentos esto sendo
cumprido por todos . Caso no estejam devemos rev-los conjuntamente com o grupo identificando os pontos de
dificuldade e seus obstculos.
Uma ao de disciplina o hbito de iniciarmos as reunies no horrio acordado e cumprir o que for prometido.


Importante: Este senso no caracterizado por uma etapa e permeia todos os outros


Ateno: Quando estamos falando de disciplina no estamos falando de obedincia submissa. . importante
que seu desenvolvimento seja resultante do exerccio da disciplina inteligente
6
, caso contrrio
estaremos criando obstculos a melhoria contnua.


Exemplo: Perda de tempo por reunies que se iniciam depois do horrio pois as pessoas no chegam no
horrio programado.


5. Avaliao

Para medir o estgio de avano e identificar oportunidades de melhorias necessrio se estabelecer um critrio para
avaliao. atravs destes critrios que iremos realizar auditorias e acompanhar o andamento das atividades.

A auditoria pode ser realizada de duas formas:

Auto-auditoria

A auto-auditoria ou seja, a auditoria realizada pelo prprio grupo, deve ser incentivada uma vez que o objetivo do
5S a apropriao das pessoas do esprito de qualidade. Devemos incentivar ao mximo sua realizao.

Auditoria formal.

Independentemente da realizao da auto-auditoria devemos realizar periodicamente a auditoria formal. Vale
ressaltar que o sistema de avaliao no tem um carter punitivo e sim educacional. Assim sendo, o auditor tem dois
papeis muito importantes: instruir e incentivar. A auditoria formal no representa apenas uma chance para verificar
se as atividades esto sendo realizadas corretamente, mas sobretudo uma oportunidade de ensinar e identificar
pontos de melhoria.

O 5S pode ser considerado consolidado quando a rea obtiver pontos iguais ou superior a 90% dos pontos possveis
em 3 auditorias formais consecutivas..

Abaixo algumas sugestes quanto a realizao de auditorias:

As auto-avaliaes devem ser feitas por duplas de avaliadores e revezamento entre o auditor lder;
A avaliao formal deve ser realizada com o acompanhamento de uma pessoa da rea que deve replicar
posteriormente para todo o time.
As no conformidades devero ser informadas no final da avaliao para todos presentes.

Na COPENE a avaliao ocorre atravs de Auto-auditoria. A avaliao original deve permanecer com o grupo e
uma cpia deve ser enviado GEQUAM. O formulrio de auditoria se encontra no drive i:\gerais\tpm\melh-adm.

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Demonstrao de respeito a si prprio e aos outros

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6. Premiao

Para facilitar/incentivar a implantao do 5S recomendvel a criao de uma premiao para reas/pessoas
Reconhecer o esforo atravs de algum prmio gerar uma competio sadia entre os times.

Trimestralmente O time que obtiver a maior pontuao consolidada no trimestre.
Anualmente O setor que obtiver a maior pontuao consolidada no ano.

So vrias os recurso que as empresas utilizam como forma de premiao: placas de reconhecimento, folgas, almoo
com o time, dinheiro, viagens, brindes, etc.

Importante: No recomendvel o pagamento de dinheiro como prmio. Est constatado que este representa
um fraco fator motivante.

Na COPENE a premiao do 5S ocorre eventualmente no evento de reconhecimento e incentivo.
7. Dificuldades

Desde a fase de planejamento do programa at a sua implementao, surgem diversas dvidas e questionamentos.
Alguns fatores podem ser decisivos no sucesso da implantao do programa. Estes fatores tambm podem gerar
resistncia mudana. Como exemplo podemos citar: a falta de entendimento dos conceitos e benefcios, falta de
comprometimento da chefia, falta de continuidade do trabalho, clima organizacional, apego material, comodidade,
custos.

Para evit-los necessrio: criar um ambiente favorvel, conscientizar as pessoas, demonstrar de maneira clara os
objetivos e motivos da opo pelo 5S e, sobretudo, envolver a todos. Este o principal fator de sucesso da
implantao do programa.

Normalmente, buscando atingir um determinado resultado, esquecemos de pensar na atividade como um todo. Por
conta disso, uma vez atingido um estgio de excelncia no 5S, uma questo pode surgir: como garantir que no
teremos retrocesso?. Para que isso no ocorra, to importante quanto o resultado alcanado, transmitir o esforo
do time para atingir este estgio. Desta forma seremos capaz de demonstrar os problemas que existiam antes da
implantao do 5S. No temos como voltar no tempo para fazermos este registro. Como dito anteriormente, no se
esquea de registrar o evento (fotos, filmagem); e de quantificar o material retirado. Outro fato importante treinar
as pessoas novas e reciclar os antigos de tempos em tempos. Um prazo sugerido para reciclar o pessoal seria a cada
dois anos.
8. Consideraes finais

importante observar que a implantao do 5S realizada por pessoas e quando falamos de pessoas estamos
falando de sentimentos (apego, valor sentimental, etc). Como abordamos determinados assuntos pode aumentar ou
reduzir a resistncia sua implantao, leia-se mudana.

Uma vez consolidado o 5S, manter a organizao difcil mas s depende da conscincia e ao de todos. A
realizao espordica ao invs da real conscincia dos 5S's no caracterizaria o programa como legtimo e criaria o
que podemos denominar como "efeito serrote". Ou seja, fazendo e desmanchando.

importante no ser complacente com a situao, por isso, comece a mudana do comportamento por voc mesmo.

Apesar de ser constituda por etapas bem definidas, mas do que um programa, o 5S uma cultura.





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