Gerencia de Proyectos para Organizaciones de Desarrollo

Las Restricciones de un Proyecto

Un proyecto exitoso significa que se ha llevado a cabo a un costo igual o inferior que lo presupuestado, en menor tiempo de lo previsto y que adems ha superado las expectativas de todos los stakeholders (interesados en el proyecto). Pero en realidad muy pocos proyectos pueden lograr todas estas metas, lo ms comn es que un proyecto concluya ms tarde de lo previsto y que cueste ms de lo presupuestado, adems de no haber solucionado las necesidades de los beneficiarios. El libroLa gua de conocimiento en gerencia de proyectos (The Guide to the Project Management Body of Knowledge) publicado por el Instituto de Gerencia de Proyectos, PMI (por sus cifras en ingles) en el ao 2000, mas conocido como el PMBOK, pronunciado pimbok, define un proyecto como un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o un servicio nico. Utilizaremos esta definicin para definir que es un proyecto: La primera caracterstica de un proyecto es que sea temporal, es decir que tiene que completarse en un tiempo determinado cuya duracin puede variar entre un par de meses a un par de aos, siempre y cuando cumplan con el factor de que tengan un fin. El final del proyecto es definido a veces por el donante, los beneficiarios, el presupuesto o el alcance del proyecto. La segunda caracterstica es que un proyecto tiene un presupuesto para adquirir los recursos necesarios para hacer el trabajo de proyecto: la gente, el equipo, materiales, todo lo necesario para completar una tarea, producir un resultado y/o alcanzar un objetivo. El trabajo requerido para lograr las actividades del proyecto es emprendido por el equipo de proyecto, mismo que se gua con los planes detallados. La tercera caracterstica es que un proyecto producir un servicio o un producto nico (el resultado), mismo que generalmente es tangible y medible, cuyos factores fueron acordados por el donante y los beneficiarios antes de que el proyecto comience. El servicio o el producto nico es el resultado de una lista de requisitos que definen el alcance, el marco de trabajo y el grado en el cual el proyecto lograr resultados dados los factores de tiempo, fondos y calidad.

Una forma de visualizar el trabajo de un proyecto es considerar la relacin entre el alcance, el cronograma, y el presupuesto en la figura grafica de un tringulo, practica que es conocida como `el tringulo del proyecto' debido a la correlacin cercana entre el tiempo, el dinero y el alcance. En este tringulo, cada lado representa una de los factores en donde cualquier cambio a uno de los lados causa un cambio en los otros lados. Por ejemplo, un cambio o un ajuste para reducir el cronograma impactara en el alcance o el presupuesto.

www.pm4dev.com

Las Restricciones de un Proyecto

alcance

calidad cronograma presupuesto

El tringulo del proyecto o Alcance es lo que el proyecto intenta cumplir, incluye todo el trabajo necesario para

producir los resultados esperados del proyecto y los procesos utilizados para producirlos. El alcance es la razn y el propsito del proyecto. El alcance es lo que esperan los beneficiarios, y los donantes del proyecto nada ms y nada menos. Muchos de los problemas con el alcanc ocurren cuado se realizan actividades y tareas que no estaban en incluidas el plan o en el presupuesto original, lo que lleva aun desfase econmico del proyecto. o Presupuesto son los fondos aprobados para el proyecto incluyendo todos los gastos necesarios para concluir el proyecto. En organizaciones de desarrollo, los gerentes de proyectos tienen que buscar un equilibrio entre no gastar demasiado dinero y no gastar muy conservadoramente porque muchos proyectos reciben fondos con contratos que incluyen clusulas de `o utilizan los fondos o los pierden'. Cuando los planes han sido mal ejecutados en trminos de presupuesto, esto puede dar lugar a urgencias de ltima hora para gastar los fondos asignados. Virtualmente en todos los proyectos, el presupuesto es el factor ms limitante ya que proyectos no pueden excederse en su presupuesto sin requerir acciones correctivas inmediatas. o Cronograma se define como el tiempo para terminar el proyecto. El tiempo es a menudo el descuido ms frecuente en la planificacin de los proyectos de desarrollo. Esto se refleja en plazos excedidos e incumplidos, actividades incompletas, y reportes atrasados para los donantes. El control apropiado del cronograma requiere una identificacin cuidadosa de las tareas necesarias, una valoracin exacta de sus duraciones, la secuencia en la cual las tareas van a ser realizadas, y la forma como se asignaran el personal y otros recursos. Ejemplos del cronograma como limitante son: Si estamos construyendo una escuela, el techo se debe acabar antes de la estacin de lluvias; si estamos ofreciendo asistencia tcnica a los agricultores, los entrenamientos deben ser terminados antes del comienzo del ciclo agrcola.

.com

www.pm4dev.com

Las Restricciones de un Proyecto

o Calidad se define como la obtencin de resultados esperados del proyecto segn las expectativas de los beneficiarios del proyecto, de los donantes y otros stakeholders. Calidad tambin quiere decir que se ha cumplido con estndares asignados por mandato de los donantes, gobiernos locales (leyes y regulaciones), o por estndares profesionales (tales como salud). La calidad no es necesariamente una limitante sino que es el resultado de cumplir satisfactoriamente con lo planeado por el proyecto. Se puede decir que un proyecto que concluye dentro del cronograma, presupuesto y alcance previstos cumple uno de los requisitos bsicos para lograr calidad, que se entiende como las necesidades y expectativas de los donantes y beneficiarios hacia el proyecto

Manejando las Restricciones del Proyecto

Cada proyecto tiene que manejar las cuatro restricciones bsicas: alcance, cronograma y presupuesto y calidad. El xito de un proyecto depende de las habilidades y del conocimiento del gerente del proyecto para tomar en consideracin todas estas restricciones y poder desarrollar los planes y los procesos para mantenerlos en balance.

Manejar las tres restricciones es la principal responsabilidad del Gerente de Proyecto. Cada restriccin tiene una meta especfica y un proyecto se define como exitoso cuando ha logrado las tres metas. Fracasar en una de las restricciones tiene un impacto directo en las otras dos, un retrazo en el proyecto tiene un impacto en el presupuesto, as como un aumento en el alcance tiene un impacto en el tiempo y el presupuesto.

El manejo de las cuatro restricciones tambin implica negociaciones. Todos los proyectos entran en ejecucin usando estimaciones para establecer el cronograma y el presupuesto de lograr un objetivo especfico; por lo tanto, los proyectos se ejecutan en medio de muchas incertidumbres y se exponen a muchos riesgos. Esto requiere de revisiones a los planes originales y a negociaciones con los diversos stakeholders. Cambios en el ambiente social y natural retrasan un proyecto, aumentan sus costos o reducen su alcance; esto obligue a los gerentes de proyectos a evaluar sus alternativas y negociar con los donantes y los beneficiarios para implementar las modificaciones necesarias. La gerencia de proyectos es esencialmente el arte, ciencia y la habilidad requeridos para balancear los factores de cronograma, presupuesto, y de alcance de los proyectos. El tringulo de proyectos ilustra el proceso de balancear estos factores porque los tres lados del tringulo estn conectados, y al cambiar un lado del tringulo, esto afecta otros lados. Cuando el cronograma requerido para terminar un proyecto disminuye, el proyecto podra necesitar aumentar su presupuesto porque ms recursos serian necesarios para hacer el mismo trabajo en menos tiempo. Si el presupuesto no se puede aumentar (si el donante no aprueba el incremento), el alcance tendra que reducirse porque los

Aqu algunos ejemplos del balance de los factores de los proyectos:

o

.com

www.pm4dev.com

Las Restricciones de un Proyecto

recursos disponibles no sern suficientes para hacer todo el trabajo previsto en menos tiempo. o Cuando el presupuesto del proyecto disminuye, el cronograma tendra que reducirse porque el presupuesto no seria suficiente para pagar el personal originalmente planeado. Si el tiempo no puede reducirse, la otra alternativa es reducir el alcance del proyecto porque con un presupuesto disminuido no se podr hacer todo el trabajo previsto en el tiempo planificado. o Cuando el alcance del proyecto aumenta, esto genera una necesidad de mayor tiempo y presupuesto para completar el trabajo. Cuando el proyecto encuentra que mas trabajo es necesario que lo originalmente presupuestado, esto debe notificarse inmediatamente al donante, solicitndole aprobacin para fondos adicionales antes de ejecutar el trabajo extra; de lo contrario el proyecto terminara con un dficit de presupuesto lo cual tendra un impacto en las expectativas de los beneficiarios y de la organizacin a cargo del proyecto. El elemento de calidad est en el centro del tringulo del proyecto y es afectado por cada lado del tringulo. Cualquier cambio realizado en cualquier lado del tringulo tendr un efecto en la calidad. La calidad no es solo una restriccin del tringulo; sino tambin, un resultado de como el gerente de proyecto maneja el cronograma, presupuesto, y alcance. Por ejemplo, el proyecto puede encontrar tiempo adicional que se puede dedicar a mejora la entrega de actividades del proyecto lo que incrementa la calidad de las mismas. De otra manera el proyecto se puede ver en la necesidad de reducir los costos del presupuesto lo que lleva a una reduccin en el tiempo asignado a las actividades lo que resulta que la calidad se disminuya. Con un alcance reducido, puede haber pocas oportunidades de alcanzar un nivel de la calidad aceptable, as que los resultados de baja calidad generalmente se originan en la necesidad de reducir los costos y actividades planificadas. El cronograma, el presupuesto, el alcance y la calidad son cuatro elementos esenciales de cualquier proyecto. Para tener xito como gerente de proyecto, es necesario saber cmo estos factores se aplican a sus proyectos.
Las metas del milenio apuntan para el ao 2015 reducir la pobreza, el hambre y la enfermedad que estn afectando a mil millones de personas. PM4DEV est comprometido a proporcionar recursos y desarrollar conocimientos para apoyar a las organizaciones de desarrollo en sus esfuerzos de alcanzar estas metas ambiciosas.

Gestin de Proyectos Para Organizaciones de Desarrollo P.O. Box 1064 Atlanta , GA 30091 info@pm4dev.com

.com

www.pm4dev.com