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UNIDAD 4

ASPECTOS ORGANIZACIONALES

4.1. ORGANIZACIN DEL PROYECTO El concepto de la Administracin ha evolucionado enormemente en los ltimos cien aos. Se trata de un rea de estudio relativamente nueva, aunque sus componentes han sido estudiado desde los comienzos de la humanidad. Actualmente se le conoce como Ciencias Administrativas, trmino un tanto ambicioso, dado que un alto porcentaje de sus postulados tienen un carcter basado el la practica, obtenido de la experiencia ms que de un mtodo cientfico.

Dentro del formulacin de un proyecto, se har un detalle de los diferentes departamentos o divisiones de la empresa, indicando si se efectuar una implementacin progresiva de la organizacin o se comenzar con la que ser definitiva.

Se tendr que considerar el esquema de organizacin del sector ejecutivo, administrativo, tcnico-contable, financiero y del sistema de control interno. Se indicar la estructura y las funciones de cada uno de ellos. Es til presentar un organigrama para tener una visin completa de toda la organizacin de la empresa.

Existen varios tipos de estructuras de organizacin, que se representan en un organigrama, donde cada una de ellas ofrece las siguientes ventajas:

Aclara la responsabilidad. Facilita la comunicacin y el control. Diferencia las actividades.

La estructura de organizacin funcional divide las unidades, de modo que cada una cuente con un conjunto diferente de deberes y responsabilidades. Por lo regular, en

Mauricio H. Lpez Muoz Ingeniero Comercial, MBA

una empresa de produccin ello significa que los departamento de Ingeniera, Produccin y ventas sern departamentos individuales con tarea especificas.

Grfico: Tipo de Organigrama Funcional


Gerente General

Gerente Produccin

Gerente Finanzas

Gerente de Vena

4.1.1. Planificacin de la Administracin La planificacin es un proceso en el que se define que hacer para alcanzar un futuro deseable. Un plan de accin se preocupa del proceso cambio, ms all de pasar de un punto A al B, como dos puntos fijos en una escala de objetivos. Un plan tiene que fomentar una evolucin permanente para sobrevivir y transcender, para competir e incluso alcanzar el dominio de un nicho de mercado.

4.1.2. Los Objetivos del Proyecto Todo proyecto tiene que ser planeado, organizado controlado y evaluado en funcin de sus objetivos. Los objetivos tienen una naturaleza jerrquica: parten de un ideal de una misin organizacional o sectorial, a objetivos particulares de un proyecto y metas a seguir dentro del mismo. En la siguiente grfica se visualiza los diferentes objetivos y como ellos deben ser conocidos en forma vertical en toda la organizacin.

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Retroalimentacin de Objetivos.

Misin Objetivos generales de la Organizacin Objetivos generales ms especficos Objetivos de divisin

Gerentes de Alto Nivel

Gerentes de Nivel Medio

Objetivos de departamentos y unidad Objetivos individuales (desempeo, desarrollo personal)

Gerentes de Nivel Inferior

El equipo que maneja un proyecto debe tener un conjunto muy especifico de objetivos. Es muy comn encontrar que son muy diferentes a los de las instituciones que participan. Esto es la clave del xito, ya que estos objetivos grupales, definen el marco general para la evaluacin y control. Un lder de equipo debe asegurarse que sus miembros participen en el proceso de seleccin de objetivos. La eleccin de objetivos especficos cuantificable es necesaria para alcanzar que el personal se haga responsable de las acciones a seguir. Los objetivos deben ser: Precisos: Es decir, deben ser definidos en trminos cuantificables, no solamente con relacin a su unidad de medida sino tambin con relacin al uso de terminologa clara, evitando la ambigedad e interpretacin distintas de los actores. Mauricio H. Lpez Muoz Ingeniero Comercial, MBA

Asequibles: Es decir, deben ser realistas y alcanzables dentro de las capacidades que se tengan. Si se fijan objetivos muy altos, se impone una carga sobre los miembros, quienes quizs, a la mitad del proyecto renuncien o bajen su produccin exageradamente. Por el contrario, si es demasiado modesto, no habr suficientes incentivos para mejorar.

Fcil de Medir: El proceso de las actividades debe ser fcil de medir en cualquier momento o en puntos predeterminados. Es importante dividir el objetivo en sub-objetivos, para saber si el trabajo va conforme a programa o si se necesitan aplicar medidas correctivas.

Dado que, es necesario evaluar tanto el trabajo individual como colectivo, los objetivos deben ser segmentados, para que los individuos sepan de su contribucin hacia el grupo. La mayora de los proyectos que fracasan, tienen origen en una confusin de objetivos y consecuentemente una mala ejecucin o eleccin de medios para llegar a cumplirlos. Existe un ejemplo muy ilustrativo al respecto: Se refiere a la impresionante diferencia de resultados de trabajadores que estn construyendo un muro para una catedral: Un albail que estaba dando resultados inconsistentes, responda que estaba construyendo slo un muro, cuando se le preguntaba que estaba haciendo. El otro ofreca ms dedicacin y mejor trabajo, por el contrario, contestaba que estaba construyendo la casa de dios. Ambos trabajadores tenan la razn, pero el ltimo, al tener una visin ms amplia de lo que haca, tena mejores resultados.

Mauricio H. Lpez Muoz Ingeniero Comercial, MBA

El xito de proyectos se concentra por lo tanto en la correcta eleccin de objetivos y subsecuentemente en el establecimiento de medios flexibles y sistemas efectivos de control, evaluacin y monitoreo.

LOS OBJETIVOS NOS INDICAN QUE ES LO QUE QUEREMOS LLEGAR A OBTENER O CUMPLIR.

LA PLANIFICACIN NOS INDICA COMO LLEGAREMOS A CUMPLIR EL OBJETIVO

4.1.3. Organizacin Una vez definidos claramente las metas y objetivos, se tiene que conducir a la gente hacia su consecucin, distribuyendo responsabilidades, tareas e interacciones entre actores. Los proyectos exigen innovacin permanente y flexibilidad, alcanzada con cada vez ms pequeos grupos de trabajo altamente motivados. El buen manejo organizacional de un proyecto es primordial para el xito de cualquier proyecto ya que tiene que ver con la definicin de las interacciones. La estructura de la organizacin en este sentido pasa a un segundo trmino, siendo ms importante un esquema en donde no slo se cumplen las funciones de cada individuo o componente en forma aislada, sino que se d en forma armnica con las dems partes del sistema. Es decir, una empresa formada exclusivamente por personas con una experiencia excelente, de gran aporte para la empresa, es raro Mauricio H. Lpez Muoz Ingeniero Comercial, MBA

encontrar, en lo individual, resultados pobres, pero con problemas de relacin interpersonal.

Debido a lo anterior un buen administrador debe preocuparse, tanto de las operaciones como de las interacciones de las personas, ya que de ellas depende el xito, o el fracaso, de las actividades de la organizacin.
Atributos de un Buen Administrador Dominio de Informacin Bsica Conocimiento Profesional

Conocimientos Bsicos e Informacin

Sensibilidad a Eventos

Habilidades
Habilidades analticas, resolucin de problemas y toma de decisiones. Habilidades Sociales Fortaleza Emocional Proactividad

y Atributos

Creatividad Agilidad mental Habito de Aprendizaje Auto Conocimiento

Cualidades De Autodesarrollo

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