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Estudio y Evaluacin de Control Interno: Ciclo de Tesoreria

Generalidades
Este ciclo comprende aquellas funciones a la estructura y rendimiento del capital; por lo tanto, se inicia considerando las necesidades de efectivo, distribucin y aplicacin del disponible a las operaciones productivas y otros usos, culminndose con su retorno a las funciones que lo originaron, como inversionistas, acreedores, etc. La mayor parte de las funciones relacionadas con un cliclo de tesorera pueden efectuarse en la Tesorera de la empresa, sin embargo, la Direccin Financiera, la Contralora, Personal, tambien pueden tener participacin. Es frecuente que algunas funciones de alta direccion estn encaminadas a la planeacin y control financiera. Funciones Tpicas: Las funciones Tpicas de un ciclo de Tesoreria podran ser: Relaciones con sociedades financieras y de crdito Relaciones con accionistas Administracion del efectivo y las inversiones Acumulacion, cobro y pago de intereses y dividendos Custodia fiscal del efectivo y los valores Administracin del efectivo y las inversiones Acumulacin, cobro y pago de intereses y dividendos Custodia fiscal del efectivo y los valores, incluyendo conciliaciones de saldos Administracin de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios Administracin de seguros

Asientos contables comunes Dentro del ciclo podramos distinguir los siguientes asientos contables comunes: Obtencin y pagos de financiamiento Emisin y retiro de acciones Compra y venta de inversiones en valores Acumulaciones, cobros y pagos de inetereses y dividendos. Amortizacin de descuentos, gastos y primas diferidos, en relacin con deudas e inversiones. Cambios en los valores segn libros de inversiones y deuda Combra y venta de moneda extranjera

Formas y documentos importantes Certificados provisionales de acciones Acciones emitidas Obligaciones, bonos, papel comercial Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones Ttulos de crdito como cheques, pagars, cartas de crdito etc. Contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura

Objetivos del control interno


Para efecto de este ciclo se han identificado 4 objetivos especficos del control interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue: a) b) c) d) De autorizacin De procesamiento y clasificacin de transacciones De verificacin y evaluacin De salvaguarda fsica

1. Objetivos de Autorizacin: Todos aquellos controles que beben establecerse para asegurarse de que se estn cumpliendo las polticas y criterios establecidos por la administracin. Estos objetivos son: 1. Las fuentes de inversin y financiamiento deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por administracin. 2. Los importes, momentos y condiciones de las transacciones de deuda y capital, beben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. 3. Los ajustes a las cuentas de inversin en valores, crditos bancarios, intereses por pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos primas, diferidos y la distribucin contable deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. 4. Los procedimientos de proceso del ciclo de tesorera deben estar de acuerdo con polticas establecidas por la administracin.

2. Objetivos de Procesamiento y clasificacin de transacciones. Son todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, as como los ajustes a stas. Estos objetivos son:

1. Slo deben aprobarse aquellas solicitudes de obtencin o entrega de recursos que se ajusten a las polticas establecidas por la administracin. 2. Slo deben aprobarse aquellas solicitudes de compra- venta de inversiones que se ajusten a las polticas establecidas por la administracin. 3. Los recursos obtenidos de inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna 4. Los gastos financieros de los recursos de capital y las entregas de recursos a inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. 5. Las compas y ventas de inversiones deben informarse con exactitud y en forma oportuna 6. Los productos de las inversiones en valores deben informarse con exactitud y en forma oportuna 7. Las cantidades adeudadas a, o por inversionistas y acreedores, as como la distribucin contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna. 8. Las compras y ventas de inversiones, los productos de las inversiones y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada una de las entidades en que se invierte. 9. Deben prepararse asientos contables por lasa cantidades que se adeudan, o a cobrar de, inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores y otros, y por los ajustes relativos. 3. Objetivos de verificacin y evaluacin. Son todos aquellos controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos son: 1. Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de efectivo, inversiones, financiamientos y capital y las actividades de transacciones relativas. 4. Objetivo de salvaguarda fsica. Todos aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. 1. El acceso al efectivo y los valores debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. 2. El acceso a los registros de accionistas, de tenedores de deuda y de inversiones, as como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas establecidas en la administracin.

Identificacin de objetivos con el riesgo de no cumplimiento


Al no conseguirse los objetivos del ciclo de tesorera, precedentemente relacionados, la empresa puede correr los siguientes riesgos:

Autorizacin. No llegar a satisfacer sus necesidades de recursos financieros, cuando stas se presentan; los acreedores o inversionistas pueden llegar a obtener el control de la empresa, de algunos de sus derechos o retirarse de ella en tiempo no propicio; la empresa puede llegar a obtener financiamiento en condiciones que no son favorables como el incurrir en costos financieros demasiado onerosos; no ajustarse a limitaciones o restricciones en razones o parmetros de solvencia econmica a infringir disposiciones de orden legal. La empresa puede correr el riesgo de llegar a una estructura de capital que no es adecuada, producida por diferentes aspectos como deficiencia de capitalizacin o hacer inversiones en contravencin a reglamentos o polticas establecidas; las secciones o departamentos pueden llegar a reorganizarse en aspectos tales como modificar las funciones del personal, para debilitar o reducir la segregacin de funciones, con el objeto de menoscabar el control interno. Procesamiento y clasificacin de transacciones. Se puede llegar a registrar en perodos diferentes, gastos de intereses, ingresos por dividendos y ganancias o prdidas o contabilizarse intereses que an no se han causado; liquidarse o informarse erradamente los rendimientos o prdidas por operaciones en moneda extranjera. Se pueden originar saldos incorrectos en las cuentas de inversiones, de los derechos a cobrar y obligaciones a pagar, lo mismo que de los rubros del patrimonio de los accionistas; se pueden afectar de manera incompleta o inexacta, cuentas en los libros contables. Los estados financieros e informes requeridos pueden no ser elaborados oportunamente o presentarse estos incorrectamente, como tambin no estar preparados conforme a principios de contabilidad generalmente aceptados y/o disposiciones de carcter legal; errores y omisiones en la autorizacin o procesamiento de transacciones y custodia fsica, pueden pasar inadvertidos y por ende sin corregirse. Verificacin y evaluacin. Los saldos registrados aunque muestren los valores histricos, pueden no estar reflejando las valuaciones acorde con reglamentos o sanas prcticas contables, a una fecha determinada. Salvaguarda fsica. El efectivo y dems valores pueden perderse, sustraerse, destruirse o distraerse temporalmente.

Descripcin narrativa y diagrama Captacin de recursos Las fuentes de recursos financieros para una organizacin normal tienen dos orgenes: Internos o propios y externos. Corresponde a los primeros las aportaciones de los accionistas, las recuperaciones de las cuentas por cobrar, la venta de activos diferentes a los del giro de la

entidad. En cuanto a los recursos, se trata de la obtencin de todo tipo de crdito y financiamiento y, eventualmente, subsidios y apoyos gubernamentales recibos, de diversa ndole. Recursos internos propios. Aportaciones de accionistas. Se refiere al pago del compromiso contrado por una persona fsica o moral que aporta recursos financieros o en especie para la Constitucin y puesta en marcha de una entidad, para llevar a cabo un objetivo o fin lcito. El punto de referencia y control para un tesorero es que las aportaciones pactadas se den en el tiempo y forma preestablecida. Recursos Externos a largo plazo Proveedores. El diferimientos de pago a proveedores constituye la fuente ms importante de financiamiento a corto plazo. En ste se trata del allegamiento de recursos no monetarios sino inmateriales indispensables para la marcha y operaciones de la entidad, que al no ser pagados en efectivo en el momento de adquisicin, se constituye una importante fuente externa de recurso financieros utilizados en el lapso comprendido entre compra y pago. La accin efectiva del tesorero, en coordinacin con la funcin de compras, es la obtencin del plazo del crdito ms favorable en las adquisiciones para la organizacin sin que ello afecte su buena marcha. Crditos bancarios sin garanta Los bancos representan para las empresas una de las fuentes de prstamos a corto plazo ms importantes. Habitualmente son obtenidos en base a la experiencia y buena relacin entre solicitante y el banco. El objetivo de sta clase de prstamos es el de financiar las necesidades peridicas de una empresa motivadas por una recesin de ventas o recuperacin de cartera inferior a la pronosticada con la expectativa del pago del crdito en el momento de regularizar dichas operaciones. Crditos con garanta. Es el prstamo que otorga una empresa de factoraje a su acreditado sobre la cartera (facturas a cargo de su cliente) por cobrar, que en s constituye la garanta. El vencimiento de ste crdito se da simultneamente cuando vence la obligacin del pago de las facturas por parte de los clientes de la empresa acreditada. Recursos externos a largo plazo Crditos bancarios. Es una fuente de obtencin de recursos externos por medio de la cual una organizacin obtiene fondos de una institucin de crdito para pagarlos a un plazo mayor de un ao, por lo regular se recurre a stos crditos para financiar capital de trabajo, adquisicin de maquinaria y equipo, o bien para consolidad pasivos.

Emisin de bonos Un bono es un documentos el cual una empresa certifica que ha tomado en prstamo cierta cantidad de dinero proveniente de personas fsicas o morales, comprometindose a devolverlos (pagarlo) en un futuro determinado de conformidad con condiciones claramente establecida dentro de las que incluye, por supuesto, el pago de intereses. Manejo y custodia del dinero Proceso de caja. Desde un punto de vista de control contable y financiero, la caja reviste un especial inters debido a que es el concepto bsico y el de mayor transferencia.

Evaluacin de control interno Una vez que el auditor ha decidido estudiar y evaluar el control interno del ciclo de Tesorera, a travs de la ayuda que le pueda proporcionar esta gua, deber proceder como se ha mencionado, e identificar las funciones que forman el ciclo, los objetivos del control interno aplicable a cada funcin y a preparar la documentacin de los procedimientos de proceso en cada funcin. Una vez efectuado el trabajo anterior, estar en posibilidad de determinar en su caso las tcnicas de control interno que est usando La empresa en cada una de las funciones identificadas y si stas logran total, parcialmente o no logran los objetivos de control interno aplicables.