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Sistemas Administrativos

Sistema Nacional de Control

Los Resultados de las Auditoras: Cul debe ser su Valor Agregado?(*)


Jorge Len Flores(**)
ndice Resumen Ejecutivo

1. Presentacin del tema 2. Cul es la finalidad de las Auditoras y su importancia?, Cul debe ser su aporte a la entidad pblica auditada? 3. Conclusin

En el presente artculo el autor nos recuerda que la principal herramienta del Sistema Nacional de Control para ejercer el control gubernamental son las acciones de control o auditorias. Es por ello que seala que es relevante analizar cul es la finalidad de las auditorias y su importancia. Al respecto plantea cual debe ser su valor agregado, el cual considera se encuentra en los aportes del equipo de auditora contenidos en las Recomendaciones de cada Informe de Control, en su acpite Otros Aspectos de Importancia y en el respectivo Memorando de Control Interno, que le permitan a la entidad pblica efectuar mejoras en su organizacin, en su Sistema de Controles Internos y en la propia gestin; y no en el numero de presuntas responsabilidades civiles y/o penales que pudieran identificarse.

1. PRESENTACIN DEL TEMA Todos sabemos que segn el artculo 6 de la Ley N 27785 - Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica: El control gubernamental consiste en la supervisin, vigilancia y verificacin de los actos y resultados de la gestin pblica, en atencin al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economa en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, as como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de poltica y planes de accin, evaluando los sistemas de administracin, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a travs de la adopcin de acciones preventivas y correctivas pertinentes. El control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente. Asimismo, que el Sistema Nacional de Control, conforme lo establece el artculo 12 de la citada Ley, es: el conjunto de rganos de control, normas, mtodos y procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente, destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada. Su actuacin comprende todas las actividades y acciones en los campos administrativo, presupuestal, operativo y financiero de las entidades y alcanza al personal que presta servicios en ellas, independientemente del rgimen que las regule(1). Pero, cual es hoy en da la principal herramienta del Sistema Nacional de Control para el ejercicio del control gubernamental que le corresponde a los distintos rganos del Sistema Nacional de Control?

El conocimiento es el alimento del alma Platn El hombre es el ser que necesita absolutamente de la verdad y, al revs, la verdad es lo nico que esencialmente necesita el hombre, su nica necesidad incondicional Jos Ortega y Gasset Todo logro comienza con un sueo JALF

El artculo 10 de la Ley N 27785 nos indica que la principal herramienta del Sistema es la Accin de Control o Auditoria(2). Es por ello que es trascendente reflexionar en torno a cules son los resultados que se debe esperar de dichas auditorias o acciones de control, y cul es su importancia para la entidad auditada. 2. CUAL ES LA FINALIDAD DE LAS AUDITORIAS Y SU IMPORTANCIA?, CUAL DEBE SER SU APORTE A LA ENTIDAD PUBLICA AUDITADA? Las Normas de Auditoria Gubernamental vigentes - NAGU reconocen tres tipos de Auditoria o acciones de control: 1) Auditoria Financiera, 2) Auditoria de Gestin y 3) Examen Especial. Todas las auditorias o acciones de control, independientemente de su tipo, deben tener como resultado un Informe de Control, el mismo que si se trata de un Examen Especial, que la experiencia nos indica que es de lejos el tipo de auditora que los rganos del Sistema Nacional de Control realizan con mayor frecuencia, deber contener las Observaciones de Auditoria y las recomendaciones preventivas y correctivas para subsanarlas. Asimismo, debe comprender el acpite Otros Aspectos de Importancia y el respectivo Memorando de Control Interno, conforme lo establece la NAGU 4.40. Pero qu valor agregado debe tener este Informe de Control para ser realmente til a la Entidad Pblica auditada? En un artculo publicado en el ao 1997, sealbamos que los informes de control

(*) El presente artculo est dedicado a la seora Susana Len Laynes viuda de Roca (Q.E.P.D.), cuya visin de futuro forj el destino de mi padre y con ello el de sus descendientes. (**) Abogado, Especialista en Derecho Civil y Administrativo. Universidad Nacional Federico Villarreal. Estudios de Especializacin en Control y Evaluacin de la Accin Administrativa, Instituto Internacional de Administracin Pblica (Pars Francia). Egresado de la Maestra en Derecho Civil de la Pontificia Universidad Catlica del Per. Egresado del Programa de Gerencia en la Administracin Pblica de ESAN. Arbitro PUCP y del Colegio de Abogados de Lima.

Marzo de 2013

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Sistemas Administrativos
o por contar con personal insuficiente, o por no haber la entidad definido y documentado un proceso para estandarizarlo, o por que el personal no se encuentra debidamente capacitado o actualizado, o por no haber asignado funciones y responsabilidades, o por una superposicin de funciones de dos unidades orgnicas, o por una combinacin de estas posibilidades o de otras carencias. En la auditoria gubernamental, y en general en la auditoria, hay infinidad de causas y efectos. Por tanto, debemos desterrar definitivamente esa equivocada idea que los resultados de una auditora deben ser medidos por el nmero de responsabilidades civiles o penales que identificamos y por el nmero de los respectivos Informes Especiales que emitimos. Lo que realmente importa es cunto contribuye nuestro Informe de Control para mejorar la organizacin y funcionamiento de la entidad pblica materia de control. Es cierto, que las responsabilidades penales son muy impactantes, pero cunto ms efectivo es que la Comisin Auditora como producto de su labor logre un recupero econmico significativo en sede administrativa, o que se fortalezca el Sistema de Controles Internos para evitar en el futuro cuantiosas prdidas o despilfarros, o lograr por ejemplo que la entidad pblica distribuya alimentos o medicinas antes de que estos incurran en vencimiento, o lograr que equipos mdicos sofisticados olvidados en un almacn entren en funcionamiento. Porque incluso un proceso penal iniciado, no nos garantiza nada. Bastar un tecnicismo para que durante el proceso, la conducta presuntamente delictiva sea declarada atpica y por tanto se declare improcedente la persecucin penal; es por ello que desde la perspectiva de la auditora gubernamental es tambin vlido sostener que la bsqueda del resarcimiento econmico al Estado, a travs de un proceso penal, debe ser siempre la ltima alternativa, la ultima ratio del auditor. Vienen a mi memoria importantes procesos penales, por la cuanta involucrada o por los funcionarios comprendidos, que como decimos coloquialmente se cayeron por que la documentacin que se logr encontrar en la entidad auditada, no era suficiente para acreditar todos los requisitos que el tipo penal exiga, o en algunos casos que segn la interpretacin del tipo penal que el Fiscal de turno efectuaba deba tener. 3. CONCLUSIN Es verdad que los auditores estamos obligados a identificar presuntas responsabilidades administrativas funcionales, civiles y penales, durante el ejercicio de nuestra labor, pero debemos ser plena y permanentemente conscientes que esa no es nuestra tarea principal, sino una tarea complementaria, muy importante, pero complementaria. Personalmente creo que el mayor logro de un equipo de auditora es haber plasmado en un documento oportuno, tcnico, objetivo, riguroso, conciso, positivo y creativo, una evaluacin objetiva del asunto o rea auditada, y proporcionar a la entidad pblica un conjunto de aportes contenidos en las correspondientes recomendaciones del Informe de Control (que deben ser preventivas y correctivas), en su acpite Otros Aspectos de Importancia y en el respectivo Memorando de Control Interno, que le permitan efectuar mejoras en su organizacin, en su Sistema de Controles Internos, y en la propia gestin. Asimismo, creo que en el mbito del rol identificador de presuntas responsabilidades que le corresponde cumplir al equipo auditor, este debe orientar su labor a procurar evitar la consumacin del dao econmico, a tratar de lograr el resarcimiento oportuno del perjuicio econmico en sede administrativa( cuando es posible), a velar por el ptimo uso de nuestros escasos recursos fiscales, procurando que no se escurra por entre los dedos de la corrupcin ese lquido vital que constituye el patrimonio pblico, destinado a satisfacer las necesidades de una ciudadana sedienta de servicios pblicos eficientes e infraestructura bsica de calidad; sin perjuicio de la identificacin de las presuntas responsabilidades administrativas funcionales y penales, que pudieran corresponder. Solo entonces el Informe de Control tendr el Valor agregado que la entidad pblica requiere para mejorar.
NOTAS: (1) El Sistema Nacional de Control est integrado por la Contralora General de la Repblica como rgano rector, por los rganos de Control Institucional ubicados en las entidades pblicas y por las Sociedades de Auditoria designadas por la Contralora General de la Republica de conformidad a la normativa aplicable. (2) Ley N 27785, Articulo 10: La accin de control es la herramienta esencial del Sistema, por la cual el personal tcnico de sus rganos conformantes, mediante la aplicacin de las normas, procedimientos y principios que regulan el control gubernamental, efecta la verificacin y evaluacin, objetiva y sistemtica, de los actos y resultados producidos por la entidad en la gestin y ejecucin de los recursos, bienes y operaciones institucionales. Las acciones de control se realizan con sujecin al Plan Nacional de Control y a los planes aprobados para cada rgano del Sistema de acuerdo a su programacin de actividades y requerimientos de la Contralora General. Dichos planes debern contar con la correspondiente asignacin de recursos presupuestales para su ejecucin, aprobada por el Titular de la entidad, encontrndose protegidos por el principio de reserva. Como consecuencia de las acciones de control se emitirn los informes correspondientes, los mismos que se formularn para el mejoramiento de la gestin de la entidad, incluyendo el sealamiento de responsabilidades que, en su caso, se hubieran identificado. Sus resultados se exponen al Titular de la entidad, salvo que se encuentre comprendido como presunto responsable civil y/o penal.

deban ser: oportunos, tcnicos, objetivos, rigurosos, concisos, positivos y creativos. Oportunos: porque deben plantear soluciones a tiempo real. Tcnicos: porque deben ser el resultado del trabajo de un conjunto de profesionales especializados. Objetivos: porque deben ser elaborados en base a un anlisis serio de los hechos, sin permitir interferencias subjetivas. Rigurosos: porque deben ser el producto de un estudio minucioso de los acontecimientos, de sus verdaderas causas y sus reales efectos. Concisos: porque deben exponer las situaciones y los comentarios pertinentes, con el mnimo de palabras posible, por cuanto el tiempo del lector o usuario del informe, es un factor a tener en cuenta. Positivos: porque deben tender a mejorar la eficiencia y la eficacia de la entidad auditada, antes que buscar sancionar y reprimir conductas. Creativos: por cuanto deben utilizar diversos enfoques para evaluar las situaciones detectadas, as como aportar soluciones imaginativas a la problemtica de la entidad examinada. En consecuencia, debe ser un documento que permita conocer con claridad y precisin el real estado situacional del objeto materia de auditora, en lo que respecta a las deficiencias o desviaciones que presenta, por ello es muy importante que se haya realizado una adecuada revisin del respectivo Sistema de Controles Internos, a fin de definir apropiadamente las reas crticas y los puntos de atencin, as como efectuar mediante los procedimientos mnimos una revisin detallada y exhaustiva en base a una muestra representativa, definida en funcin a criterios tcnicos. Pero el Informe de Control no debe limitarse a ser un buen diagnostico de las falencias de la organizacin, a identificar los sntomas de los males que adolece la entidad pblica auditada, sino que debe contener las oportunidades de mejora, los remedios apropiados para corregir estos males y adems para prevenirlos, a fin que sea muy difcil que se puedan repetir, debiendo para ello plantear las mejoras pertinentes al Sistema de Controles Internos. Para ello, es vital que el Equipo de Auditoria haya logrado, como producto de su trabajo, precisar las principales causas de cada una de las desviaciones, que por lo general son mltiples. Asimismo, deber evaluar si las causas de algunas desviaciones estn relacionadas entre s. As por ejemplo, una desviacin puede ser originada por no contar con un Cuadro de Asignacin de Personal CAP actualizado a las necesidades de la entidad, o por no contar con el personal idneo para el cargo,

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