VICERRECTORA DE OPERACIONES COORDINACIN GENERAL DE CAPITAL HUMANO COORDINACIN DE CAPACITACIN ADMINISTRATIVA Y DOCENTE

[ HERRAMIENTAS TECNOLGICAS: EXCEL NIVEL INTERMEDIO]

Los colaboradores administrativos conocern y aplicarn las herramientas tecnolgicas provistas por Excel para organizar y administrar eficientemente la informacin relevante involucrada en el desarrollo de sus labores cotidianas, potenciando as su actividad.

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Este cuadernillo se reestructur por la Coordinacin de Capacitacin Administrativa y Docente para uso exclusivo de Universidad ICEL. Febrero 2011.

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Estimado Participante Universidad ICEL, es una institucin educativa particular, caracterizada por su constante bsqueda de la vigencia y alta calidad en sus funciones sustantivas de educar, difundir la cultura e investigar, en el contexto del mundo contemporneo y para la formacin integral de profesionales que respondan a las necesidades humanas de su momento histrico, resolviendo y promoviendo el desarrollo nacional. Te invitamos a participar con nosotros en el alcance del objetivo propuesto en el cursotaller, que permitirn obtener resultados orientados a las necesidades de nuestra Institucin e incentiven tu desarrollo personal y profesional. A continuacin, presentamos algunos lineamientos que consideramos importantes para el ptimo desarrollo de las sesiones de trabajo. El curso iniciar a la hora establecida, considerando la puntualidad como un valor que nos identifique y fortalezca como Institucin. Los cursos son eminentemente prcticos, por lo que su intervencin en las sesiones de trabajo es determinante para el alcance de los objetivos establecidos. Es necesario la entrega de evidencias de aprendizaje creativas que fortalezcan el trabajo individual y cooperativo, por lo que en su momento, el instructor requerir que le sean entregadas para hacerlas llegar a la coordinacin. El tiempo estimado de cada curso se establece de acuerdo a la extensin de las temticas que se abordarn. Es necesario cubrir con un mnimo de 90% de horas de trabajo para considerar la acreditacin y la obtencin de la constancia. Llevar cuando le sea solicitado, herramientas de trabajo que permitirn el desarrollo del curso. Anotar en la lista de asistencia su nombre completo con letra de imprenta, pues as ser escrito en su constancia, firmarla al inicio o cierre de la sesin de trabajo. Anotar los datos que se le piden en la hoja de registro para actualizar nuestra base de datos. Sabemos que contaremos con su valiosa cooperacin para desarrollar con la mxima calidad nuestro servicio de Capacitacin

Coordinacin de Capacitacin Administrativa y Docente

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INDICE
1. Funciones bsqueda y referencia 1.1 Columna 1.2 Fila 1.3 Hipervnculo 5 6 6 7 8 8 10 10 12 13 16 16 16 17 18 18 19 20 21 21 22 24 25 25 27 27 28 29 32 34 35

2. Esquemas y vistas 2.1 Creacin automtica de esquemas 2.2 Creacin manual 2.3 Ocultar esquema 3. Paneles 4. Formato personalizado 5. Formato condicional 5.1 Agregar formato 5.2 Aplicar formato a celdas de texto, numrico o fecha 5.3 Aplicar formato a todas las celdas empleando color 5.4 Formato empleando conjunto de iconos 5.5 Formato con rango superior o inferior y por encima o debajo del promedio 5.6 Formula para aplicar formato 5.7 Borrar formato 6. Tabla de datos 6.1 Crear tabla 6.2 Modificar datos de tabla 6.3 Modificar estructura de la tabla 6.4 Estilo de la tabla 6.5 Ordenar datos de tabla 7. Filtros 7.1 Autofiltro 7.2 Filtro avanzado 8. Tabla dinmica 8.1 Eliminar tabla 8.2 Grficos con tabla dinmica Anexos

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FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA

Las funciones de bsqueda y referencia son aquellas funciones que a partir de unos argumentos nos ayudan a localizar valores o datos dentro de rangos Excel. En mltiples ocasiones disponemos de tablas con datos e informaciones (listas de precios, tablas de salarios, de impuestos, de rappels, grandes relaciones de elementos a modo de bases de datos, en las que buscar ciertos valores, mediante procedimientos que van desde los ms sencillos y directos hasta otras ms "rebuscados" e indirectos que nos pueden dar solucin a necesidades concretas y de ms difcil clculo de no conocer estas posibilidades. Para ello, Excel dispone de una serie de herramientas y funciones que vamos a conocer y practicar. Las funciones son:

Funcin
DIRECCION AREAS ELEGIR COLUMNA COLUMNAS BUSCARH HIPERVINCULO INDICE INDIRECTO BUSCAR COINCIDIR DESREF FILA FILAS RDTR

Descripcin
Devuelve una referencia como texto a una sola celda de una hoja de clculo Devuelve el nmero de reas de una referencia Elige un valor de una lista de valores Devuelve el nmero de columna de una referencia Devuelve el nmero de columnas de una referencia Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, en una intranet o en Internet Utiliza un ndice para elegir un valor de una referencia o matriz Devuelve una referencia indicada por un valor de texto Busca valores de un vector o una matriz Busca valores de una referencia o matriz Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a una referencia dada Devuelve el nmero de fila de una referencia Devuelve el nmero de filas de una referencia Recupera datos en tiempo real desde un programa compatible con la automatizacin COM (automatizacin: modo de trabajar con los objetos de una aplicacin desde otra aplicacin o herramienta de entorno. La automatizacin, antes denominada automatizacin OLE, es un estndar de la industria y una funcin del Modelo de objetos componentes (COM).) Devuelve la transposicin de una matriz

TRANSPONER

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COLUMNA La funcin COLUMNA devuelve el nmero de la columna Excel que corresponde a la referencia dada como argumento. En Excel, la columna de trabajo A ser la 1, la C la 3. Si en la funcin no se coloca argumento y tiene la forma COLUMNA(), el resultado ser la el nmero de columna que corresponde a la celda en donde se coloca la frmula. Sintaxis: =COLUMNA(referencia) ... y tambin... =COLUMNA()

Referencia, es la celda (normalmente) o el rango de celdas de las que se desea saber el nmero de columna.

Ejemplo: COLUMNA(B6) devuelve como resultado un 2, porque la columna B es la segunda de Excel, o sea la 2; es el nmero de la columna (no devuelve la letra). FILA La funcin FILA, devuelve el nmero de fila que corresponde a una referencia (una celda) dada como argumento.En Excel, la fila de trabajo correspondiente a la celda B12 ser la 12, a la B33 la 33. Si en la funcin no se coloca argumento y tiene la forma FILA(), el resultado ser el nmero de la fila que corresponde a la celda en donde se coloca la frmula. Sintaxis: =FILA(referencia) ... y tambin... =FILA()

Referencia, es la celda (normalmente) o el rango de celdas de las que se desea saber el nmero de fila. Ejemplo: FILA(B6) devuelve como resultado un 6, porque la FILA 6 es la sexta de

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Excel, o sea la 6; es el nmero de la fila. HIPERVINCULO Esta funcin crea un acceso directo, un link, un enlace o un salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, en una intranet, en disco o dispositivo de almacenamiento local o bien en una direccin de internet. Realiza l amisma accin que si se inserta un hipervnculo en una celda mediante el botn de la ficha Insertar hipervnvulo: Si la ubicacin del vnculo es una ruta de acceso a archivo en disco, Excel abrir el archivo almacenado en ubicacin_del_vnculo. Resulta muy til para documentar y completar la informacin de un libro. Se puede enlazar o puentear libros m ediante hipervnculos, dar acceso a pginas web, abrir documentos PDF.DOC,presentaciones. Sintaxis: HIPERVINCULO(ubicacin_del_vnculo;[nombre_descriptivo]) Ubicacin_del_vnculo: Es la ruta y el nombre de archivo del documento que se desea abrir como texto. Ubicacin_del_vnculo puede hacer referencia a un lugar de un documento, como por ejemplo una celda especfica o un rango con nombre de una hoja de clculo o un libro de Microsoft Excel, o a un marcador incluido en un documento de Microsoft Word. La ruta puede apuntar a un archivo almacenado en una unidad de disco duro, o bien a una ruta UNC (Universal Naming Convention, convencin de nomenclatura universal) de un servidor, otro libro Excel para Windows, o una ruta de Internet vlida o bien de una intranet.... Las posibilidades son diversas.

Nombre_descriptivo: Es la palabra o frase representativa que aparecer en la celda en lugar de la propia direccin de acceso. Es un argumento opcional.

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ESQUEMAS Y VISTAS
Un esquema podramos definirlo como un resumen preciso que refleja los conceptos ms importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado. As pues, un esquema puede ser perfectamente un ndice de un libro, donde vemos todos los puntos tratados en el libro, tambin podemos ver como ejemplo de esquema el ndice de este curso, el cual contiene los puntos ms importantes que se tratan en l y adems est estructurado por niveles de profundizacin sobre un tema en concreto, vamos desplegando el esquema de los puntos contenidos en el tema. Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos. - Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos apropiados para crear un esquema debe tener una jerarqua o disponer de una estructura por niveles. - En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener ms de un esquema sobre los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja. - Para crear esquemas automticamente debemos preparar lo hoja con un formato adecuado como veremos ms adelante. Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2007: Manual y Automtica. Creacin automtica de esquemas La mejor opcin para crear esquemas es que lo haga Excel automticamente, puesto que tarda mucho menos tiempo que hacindolo manualmente. Existen unos requisitos previos automticamente el esquema: para que Excel 2007 pueda crear

- Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados. - Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezclados. Si la disposicin de los datos no se corresponde con estas caractersticas nos veremos obligados a definir el esquema manualmente.

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En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:

Por tanto, como ya tenemos los datos vamos a realizar el esquema. Para ello nos situamos sobre una celda cualquiera y seleccionamos la opcin Autoesquema del men Agrupar que se encuentra en la pestaa Datos.

Automticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a continuacin:

En la imagen anterior podemos ver que ahora aparecen unas lneas en la zona izquierda de las celdas y otra lnea sobre las columnas de la tabla. Adems, vemos en la esquina superior izquierda unos nmeros que nos indican cuntos niveles tiene el esquema. Para comprimir y expander el esquema slo tenemos que hacer clic en los smbolos - y + de cada nivel.

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Creacin manual de esquemas La segunda opcin es la de crear el esquema manualmente. Para crear un esquema manualmente debemos crear grupos de filas o de columnas dependiendo del tipo de esquema que queramos hacer. Para crear un grupo debemos seleccionar las filas (seleccionando los nmeros de las filas) o columnas (seleccionando las letras de las columnas) de las cuales vayamos a crear un grupo, pero no debemos incluir las filas o columnas que contengan frmulas de sumario. Una vez seleccionadas las filas o columnas vamos al men Agrupar de la pestaa Datos y seleccionamos Agrupar. Para trabajar un poco ms rpido podemos utilizar las teclas para agrupar y desagrupar. Para agrupar, una vez tengamos Alt+Shift+Flecha derecha. el grupo seleccionado presionamos

Para desagrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos Alt+Shift+Flecha izquierda. Borrar y ocultar un esquema Para borrar un esquema debemos acceder a la opcin Desagrupar y seleccionar la opcin Borrar esquema. Antes de eliminar un esquema, debemos estar seguros de que es lo que realmente deseamos, pues una vez dada la orden, Excel no nos ofrece la posibilidad de deshacer . As pues si no estamos seguros de querer eliminar el esquema es mejor ocultarlo. Ocultar un esquema. Al ocultarlo lo que hacemos es ocultar las marcas que nos ayudan a expandir/contraer un esquema, pero el esquema sigue estando activo, para ocultar un esquema basta con presionar las teclas Ctrl+8 y automticamente desaparecen las marcas del esquema, para volverlas a mostrar volvemos a pulsar la combinacin de teclas Ctrl+8.

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Ver una hoja en varias ventanas Suele suceder de forma muy comn que al estar realizando hojas de clculo vayamos ampliando cada vez ms el campo de visin de la pantalla, llegando a ocupar ms de una pgina por hoja, y cuando se trata de estar cotejando datos resulta bastante incmodo tener que desplazarse cada vez de arriba hacia abajo o de un lado al otro. Para ello podemos utilizar la opcin de ver la misma hoja en varias ventanas, o utilizar la opcin de ver la misma hoja en varios paneles. Para ver la misma hoja en varias ventanas, debemos acceder a la pestaa Vista y pulsar el botn Nueva ventana, si la ventana que tenamos estaba maximizada no nos daremos cuenta de que haya ocurrido algn cambio en la ventana, pero si nos fijamos en la barra de ttulo podemos ver que ahora el nombre del documento adems tiene aadido al final ":2" indicando que es la segunda ventana del mismo documento.

Para ver las dos ventanas o ms al mismo tiempo hacemos clic en Organizar todo y seleccionamos Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada, dependiendo de como estn situados los datos en la hoja. Ahora podemos desplazarnos independientemente de la otra. sobre una ventana

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PANELES
Si lo que nos interesa es dejar inmviles las cabeceras de los datos y as desplazarnos nicamente sobre los datos teniendo siempre disponible la vista de las cabeceras, podemos utilizar la opcin de inmovilizar los paneles. Para realizar esto, simplemente despliega el men Inmovilizar paneles que se encuentra en la pestaa Vista. Si te interesa mantener la primera fila (como cabecera) o la primera columna (para que ejerza la misma funcin) selecciona la opcin correspondiente En el caso de que no se encuentre la opcin de lo que se quiera inmovilizar selecciona el rango de celdas y pulsa la opcin Inmovilizar paneles. La zona seleccionada podr desplazarse, el resto permanecer inmovilizado.

Para desactivar la inmovilizacin de los paneles vuelve a seleccionar esta opcin y haz clic sobre Movilizar paneles. Podemos utilizar tambin la opcin de dividir la hoja por paneles. Si no nos gusta lo de tener varias ventanas abiertas en la pantalla, podemos utilizar la opcin de dividir la hoja en 2 4 paneles. Para dividir la hoja en paneles podemos hacer clic en el botn Dividir en la pestaa Vista y automticamente nos aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal las cuales podemos desplazar para ajustar el tamao de las porciones de ventana a nuestro gusto.

Otra opcin para definir los paneles y dividir la pantalla a nuestro gusto es utilizando las barras de divisin:

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Tenemos dos disponibles: - La barra de divisin horizontal que aparece en la barra de desplazamiento vertical arriba del todo. Al situar el puntero del ratn sobre la lnea gris que est encima de la flecha de desplazamiento el puntero del ratn toma el aspecto , indicando el desplazamiento hacia arriba y hacia abajo. - La barra de divisin vertical que aparece en la barra de desplazamiento

Horizontal a la derecha del todo. Al situar el puntero del ratn sobre la lnea gris vertical que est a la derecha de la flecha de desplazamiento, el puntero del ratn adopta la forma , indicando el desplazamiento de la barra hacia la derecha y hacia la izquierda.

FORMATO PERSONALIZADO
Excel provee una gran cantidad de formatos numricos, pero es posible que en algn momento necesitemos algn formato que no est disponible en los estndares de Excel. Para subsanar esta carencia Excel dispone de una herramienta para crear formatos personalizados. Por defecto todas las celdas de Excel tienen el formato de nmero general. Su funcionamiento se basa en que lo que escribimos es lo que tenemos, es decir se adapta a lo que hayamos escrito, ya sea texto, nmeros con decimales, porcentajes, etc. Para crear un nuevo formato debemos acceder al cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccionar la Categora: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos escribir el cdigo del formato que deseamos crear.

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Para crear un formato de nmero personalizado, primero debemos conocer las reglas de los cdigos para crear un formato. El formato se compone de cuatro secciones separadas por; (punto y coma). ____________ ;____________; ____________; ____________ La primera seccin define el formato que tendr el nmero en la celda si es positivo; la segunda, si el nmero es negativo, la tercera, si el nmero vale cero; la cuarta si la celda contiene texto. 0 : Reserva un dgito para un nmero, si no se completa el tamao definido por el formato se completa con ceros. # : Reserva un dgito para un nmero, pero si no se completa el tamao definido por el formato se deja en blanco. ? : Reserva un dgito. Aade espacios en ceros insignificantes. . : Punto decimal. % :Smbolo porcentual. , : Separador de millares. E- E+ e- e+ : Notacin cientfica. $ - + / ( ) : : Muestra estos caracteres. No necesitan comillas. \ : Muestra el siguiente caracter en el formato.

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* : Repite el siguiente caracter hasta completar el ancho de la celda. _ : Deja un espacio "texto" : Muestra el texto escrito entre la comillas dobles. @ : Espacio reservado para texto. [color] : Muestra el caracter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul,Cian, Verde, Magenta, Verde, Rojo y Amarillo. [color n] : Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser un nmero entre 0 y 56. [valor condicion] : Permite escoger tu prpio criterio para cada seccin de un formato numrico. m : Muestra el mes como nmero sin ceros (1-12). mm : Muestra el mes como nmero con ceros (01-12). mmm : Muestra el nombre del mes como abreviacin (Ene, Feb). mmmm : Muestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero). mmmmm : Muestra la inicial del mes (E, F). d : Muestra el da como nmero sin ceros (1-31). dd : Muestra el da como nmero con ceros (01-31). ddd : Muestra el nombre del da como abreviacin (Lun, Mar). dddd : Muestra el nombre del da por completo (Lunes, Martes). yy o yyyy : Muestra el ao en dos dgitos (00-99) o cuatro (1900-9999). h o hh : Muestra la hora como nmeros sin ceros (0-23) o como nmeros con ceros (00-23). m o mm : Muestra los mintos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con ceros (00-59). s o ss : Muestra los segundos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con ceros (00-59).

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AM/PM : Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opcin se muestra la hora en formato 24 horas. Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato personalizado: ###[Verde];(0,00)[Rojo];"Cero";"" Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada seccin. Con este formato estamos indicando que los nmeros positivos (1seccin) se escriben en verde, llevan el signo del euro delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (###); los nmeros negativos se escriben en rojo, entre parntesis con el detrs y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los textos por la cadena nula, es decir que si en la celda hay texto, ese texto desaparecer.

FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. El formato condicional suele utilizarse para explorar y analizar datos visualmente, resaltar errores y para valores que cumplan una determinada condicin, para resaltar las celdas segn el valor contenido en ella. El formato condicional facilita el proceso de resaltar celdas o rasgos de celdas interesante de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barra de datos, escala de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en funcin de una condicin o criterio. Aplicar formato slo a las celdas que contienen valores de texto, numrico o fecha y hora. Para encontrar ms fcilmente las celdas especficas dentro de un rango de celdas, puede aplicar formato a dichas celdas especficas basndose en un operador de comparacin. En la imagen podemos ver el ejemplo:

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Para aplicar el formato realizamos los siguientes pasos: Seleccione un rango de celdas. Seleccionamos la opcin formato condicional que se encuentra en la pestaa de Inicio y a continuacin resaltar reglas de las celdas. Seleccione el comando que desea, como Entre, Texto que contiene o una fecha. Escriba los valores que desea utilizar y, a continuacin, seleccione un formato.

Seleccionamos la fecha del mes anterior y resalta las celdas con dicho formato.

Aplicar formato colores.

a todas

las celdas empleando

una celda

de 2 o 3

La escala de colores son guas visuales que ayudan a comprender la variacin y la distribucin de datos. Una escala de 2 o 3 colores permite comparar un rango de celdas utilizando una grabacin de 2 o 3 colores. El tono de color representa los valores superiores o inferiores.

Como el mismo ejemplo ahora resaltaremos las edades.

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Aplicar formato a todas las celdas empleando un conjunto de iconos. Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar datos de tres o cinco categoras separadas por un valor de umbral. Cada icono representa rango de valores.

Aplicar formato a los valores de rango superior o inferior y por encima o por debajo del promedio Puede buscar los valores ms altos y ms bajos en un rango de celdas segn un valor de corte que especifique. Puede buscar valores por encima o por debajo del promedio o desviacin estndar en un rango de celdas. Seleccione un rango de celdas. Seleccione la opcin formato condicional que se encuentra en la pestaa de Inicio y, a continuacin, seleccionamos en las reglas superiores e inferior. Seleccione el comando que desee, como 10 elementos superiores o 10% inferiores. Escriba los valores que desee utilizando y, a continuacin, seleccione un formato.

Para aplicar el formato realizamos los siguientes pasos:

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Por ejemplo: enlistamos 5 productos ms consumidos en Mxico

Utilizar la frmula que determine las celdas para aplicar formato Si el formato condicional tiene que ser ms completo, puede utilizar una frmula lgica para especificar los criterios de formato. Para aplicar el formato realizamos los siguientes pasos: 1. Seleccione un rango de celdas. 2. Seleccione la opcin Formato condicional que se encuentra en la pestaa de Inicio y a continuacin, seleccionamos administrador reglas. Se mostrar el cuadro de dialogo administrador de reglas de formato condicionales.

3. Para agregar un formato condicional, selecciona en nueva regla. Aparecer el cuadro de dialogo Nueva regla de formato. 4. En seleccione un tipo de regla, haga clic en Utilice una frmula que determine las celdas par aplicar formato.

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5. En editar una descripcin de celda, en el cuadro de lista Dar formato a los valores donde esta la frmula sea verdadera, escriba las frmulas. 6. Haga clic en formato para mostrar el cuadro de dialogo formato de celdas. 7. Seleccione el nmero, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple la condicin y, a continuacin, haga clic en aceptar. Puede elegir ms de un formato. los formatos que selecciona aparecen en el cuadro de vista previa

Borrar formatos condicionales Sigue uno de los procedimientos siguientes: 1. Hoja de clculo En la ficha de Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en las flechas situadas junto al formato condicional y, despus, en Borrar reglas. Haga clic en borrar reglas de toda la hoja. 2. Rango de celdas, tabla o tabla dinmica. Seleccione el rango de celdas. en la ficha de inicio, en el grupo estilos, haga clic en las flechas situadas junto a formato condicional y, despus, en borrar reglas. Segn lo que haya seleccionado, haga clic en celdas seleccionadas, esta tabla o esta tabla dinmica.

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TABLAS DE EXCEL
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las dems filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como mximo una lista con 255 campos y 65535 registros. Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda. Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: Ordenar la los registros. Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio. Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado. Crear un resumen de los datos. Aplicar formatos a todos los datos. Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el trmino Listas de datos. Incluso encontrars, que en algunos cuadros de dilogo, se refiere a las tablas como listas. A partir de ahora nos referiremos a este tipo de tablas. Crear una tabla. Para crear una tabla o lista tenemos que seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la tabla o lista. Seleccionar Tabla en la pestaa Insertar. Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear tabla.

Para trabajar un poco ms rpido podemos utilizar las teclas (Ctrl +Q). Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.

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Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificacin La tabla o lista tiene encabezados. Al final hacer clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaa Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de clculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla. Modificar los datos de una tabla.

Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores sobre ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opcin viene muy bien sobre todo si la tabla es muy grande. Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que est activa, y pulsar en el icono Formulario. Como esta opcin no est directamente disponible en la Cinta de opciones, podemos aadirla a la Barra de acceso rpido. Pulsando el Botn Office > Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar el icono Formulario..., en la seccin de Comandos que no estn en la cinta de opciones. .

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Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones: Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro. Eliminar: Eliminar el registro que est activo. Restaurar: Deshace los cambios efectuados. Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior. Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de bsqueda. Cerrar: Cierra el formulario. Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulacin), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botn Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro. Para crear un nuevo registro o agregar un nuevo dato, hacemos clic en el botn Nuevo, Excel se posicionar en un registro vaco, slo nos quedar rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente. Despus de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar. Para buscar un registro y posicionarnos en l podemos utilizar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de bsqueda. Pulsamos en el botn Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de bsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios. Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre, escribimos Ana en Nombre y pulsamos el botn Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana.

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Modificar la estructura de la tabla. Pulsando en el icono Cambiar tamao de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posicin, as que slo podremos aumentar y disminuir filas.

Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha. Cuando necesitemos aadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, slo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la ltima celda y aparecer una fila nueva. Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, nos posicionaremos en la primera celda que queremos desplazar y elegiremos la opcin correspondiente desde el men Insertar, en la pestaa de Inicio o en el men contextual de la tabla.

Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y elegiremos Filas o Columnas de la tabla en el men Eliminar, disponible en la pestaa de Inicio y en el men contextual de la tabla. Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, eliminamos los datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla.

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Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR. Si deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces pulsamos en la pestaa de Diseo de la tabla, convertir rango y asi se convertir la tabla al rango normal sin perder los datos.

Estilo de la tabla Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaa Diseo de la tabla.

En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la primera o ltima columna. Las bandas y resaltados dependern del estilo de la tabla. Por lo dems, a cada celda se le podrn aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de clculo.

En est tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las opciones Primera y ltima columna. Ordenar una tabla de datos A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un nico campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez. Para hacer una ordenacin simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, despus podemos acceder a la pestaa Datos y pulsar sobre Ordenar... y

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escoger el criterio de ordenacin o bien pulsar sobre uno de los botones de la seccin Ordenar y filtrar para que la ordenacin sea ascendente o descendente respectivamente. Estos botones tambin estn disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaa junto al encabezado de la columna. Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenacin, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido ms calificacin, en la pestaa Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de dilogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para aadir un campo), si ordenamos segn el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar Segn), y el Criterio de ordenacin, donde elegimos si el orden es alfabtico (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. Por ejemplo, si en la columna de la tabla se guardan los nombres de das de la semana o meses, la ordenacin alfabtica no sera correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valores posibles, ordenados de la forma que creamos conveniente, y as el criterio de ordenacin seguir el mismo patrn.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden descendente. En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el criterio de la ordenacin.

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FILTROS
Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en una tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algn criterio fijado por nosotros. Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista. Utilizando el Filtro (autofiltro). Utilizando filtros avanzados. Utilizar el Filtro. Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaa Datos marcando o desmarcando el botn Filtro). O utilizando las teclas (Ctrl + Mays+ L) habilitamos el filtro en las celdas seleccionadas.

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo NOMBRE, nos aparece un men desplegable, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro. Por ejemplo, si slo marcamos UN NOMBRE, Excel filtrar todos los registros que tengan ESE NOMBRE y las dems filas 'desaparecern' de la lista. Otra opcin, es usar los Filtros de texto, donde se despliegan una serie de opciones:

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En cualquier opcin, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condicin o las dos. Excel evaluar la condicin elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrar la fila. Usaremos el carcter ? para determinar que en esa posicin habr un carcter, sea cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres

. En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarn los registros cuyo apellido paterno tenga una o en el segundo carcter y no contenga la letra z. Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono. Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opcin (Seleccionar Todo), reaparecern todos los registros de la lista. Tambin podemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtro en la pestaa Datos.

Utilizar Filtros avanzados. Si queremos filtrar los registros de la lista por una condicin ms compleja, utilizaremos el cuadro de dilogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de clculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado. Para abrir el cuadro de dilogo Filtro avanzado, pulsaremos en seccin Ordenar y filtrar. en la

Rango de la lista: Aqu especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro. Rango de criterios: Aqu seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios). 6

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Tambin podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opcin Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirn el resultado del filtrado. Si marcamos la casilla Slo registros nicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente los mismos valores) desaparecern. Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al men Datos - Filtro - Mostrar todo. Realiza el ejercicio que se encuentra en la parte de anexos.

TABLA DINMICAS
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos. Supongamos que tenemos una lista de datos de artculos y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artculo en cada mes. Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).

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Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En este caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva. Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Pulsamos Aceptar para seguir. Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

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Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica. Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura: - Una fila para cada una de los ARTCULO de la tabla. - Una columna para cada uno de los MESES de la tabla. - En el resto de la tabla incluiremos el TOTAL general por cada Mes. Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel. En este ejemplo deberamos arrastrar el campo ARTICULO a , el campo MES a seccin . y finalmente el campo TOTAL a la

Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos los artculos, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas. Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.

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Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:

El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona arrastrndolo fuera. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Si arrastrsemos a la zona de datos (rtulos de la fila) los campos cantidad y total, obtendramos la siguiente tabla, ms compleja pero con ms informacin:

Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al aadir varios campos en la seccin Valores el rtulo aparecer en una las secciones de rtulos, si te aparece en Rtulos de columna despliega la lista asociada a l y selecciona la opcin Mover a rtulos de fila. Eliminar una tabla dinmica. Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.

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Aplicar formatos una tabla dinmica Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y as visualizar nicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante. Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn acompaados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo Rtulos de columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificacin en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, ms una opcin para marcar todas las opciones en este caso todos los meses.

Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecern de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo).

Suma de TOTAL Rtulos de fila

CARPETAS CARTUCHOS DE IMPRESORA COPIADORA PERFORADORA SEPARADORES Total general

Rtulos de columna ENERO

750 1250 4000 792 2792 200 4200 Total FEBRERO general 750 1250 4000 792 200 6992

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Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Grficos con tablas dinmicas Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el botn Grfico dinmico de la pestaa Opciones. Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos convenga ms segn los datos que tenemos. Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos escoger el grfico que ms nos convenga.

En el panel de filtros del grfico dinmico podrs elegir algn campo en especfico y solo en la grfica te representar dicha categora seleccionada.

De esta manera obtenemos la grfica de la tabla con los elementos que seleccionamos sean representados. Realiza el ejercicio que se encuentra en la parte de anexos.

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ANEXOS

Ejercicio de Filtros
1 Copia estos datos en una hoja de clculo.
AUTOR GABRIEL GARCA MRQUEZ JORGE LUIS BORGES PAULHO COHELO MARIO BENEDETTI CARLOS FUENTES MACAS ISABEL ALLENDE LLONA GABRIEL GARCA MRQUEZ GABRIEL GARCA MRQUEZ GABRIEL GARCA MRQUEZ JORGE LUIS BORGES JUAN RULFO ISABEL ALLENDE LLONA ISABEL ALLENDE LLONA CARLOS FUENTES MACAS LIBRO EL LTIMO VIAJE DEL BUQUE FANTASMA EL LIBRO DE ARENA HISTORIAS PARA PADRES, HIJOS Y NIETOS ANDAMIOS ADN EN EDN LA ISLA BAJO EL MAR MEMORIAS DE MIS PAUTAS TRISTES MONLOGO DE ISABEL VIENDO LLOVER EN MACONDO EL CORONEL NO TIENE QUIEN LE ESCRIBA EL ESPEJO DE TINTA EL LLANO EN LLAMAS EL BOSQUE DE LOS PIGMEOS LA HIJA DE LA FORTUNA EL CANTAR DE CIEGOS GNERO CUENTO CUENTO NOVELA NOVELA NOVELA NOVELA NOVELA NOVELA NOVELA CUENTO NOVELA NOVELA NOVELA CUENTOS AO 1968 1975 2009 1999 2009 2009 2004 1968 1961 1935 1947 2004 1999 1964

2 Convertir los datos en una tabla. 3 Introducir ms datos (no importa que sean ficticios). 4 Ordenar la lista por el campo Autor. 5 Filtrar los libros de Gabriel Garca Marquez. 6 Quitar el filtro. 7 Crear un filtro avanzado para filtrar los libros publicados desde 2000 en adelante. 8 Guardar los cambios realizados y cerrar el libro.

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Ejercicio de tabla dinmica

1 Copia estos datos en una hoja de clculo.

MES ENERO FEBRERO ABRIL JUNIO SEPTIEMBRE ENERO ABRIL JUNIO NM. COCHE 2 5 5 2 2 5 2 5 REF. REPARACIN 10502 10512 22365 12546 10256 10254 10987 10654 HORAS 5 10 5 9 4 5 3 5 P/HORA $9,458 $18,859 $4,690 $10,596 $8,000 $7,600 $5,000 $1,560 $ $ $ $ $ $ $ $ TOTAL 47,290.00 188,590.00 23,450.00 95,364.00 32,000.00 38,000.00 15,000.00 7,800.00

2 Crear una tabla dinmica a partir de la tabla anterior para saber nmero de coches, en cada mes, cuntas horas hemos empleado en repararlo y el costo total de la reparacin. 3 Visualizar nicamente las reparaciones del mes de Enero y Junio. 4 Crear una grfica de la tabla dinmica. 5 Guardar los cambios realizados.

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MENSAJES DE ERROR Si una frmula no puede evaluar adecuadamente un resultado, Microsoft Excel presentar un valor de error. Por ejemplo, los valores de error pueden ser el resultado de utilizar texto donde una frmula espera un valor numrico, de eliminar una celda a la que se hace referencia en una frmula o bien, de utilizar una celda que no sea suficientemente ancha como para presentar el resultado. Los valores de error pueden no estar originados por la frmula propiamente dicha. Una celda a la que haga referencia puede contener el error. ERROR ##### ALERTA SOBRE El resultado de la frmula o el valor numrico introducido en la celda es demasiado ancho para verlo en la celda. Puede cambiarse el tamao de la columna arrastrando el borde entre los encabezados de columna. #VALOR! Se utiliza un argumento o un operando equivocado, por ejemplo, al utilizar nmeros en una frmula estos se encuentren con formato de texto. #DIV/0! Se produce cuando se divide una frmula por 0(cero). #NOMBRE? Aparece cuando Microsoft Excel no reconoce el nombre utilizado una frmula. #N/A No hay ningn valor en algunas de las celdas utilizadas en la frmula #REF! Se da cuando una referencia de celda no es vlida. #NUM! Se ha utilizado un argumento inaceptable en una funcin que necesita un argumento numrico. Se ha utilizado una funcin de hoja de clculo que realiza iteraciones, como TIR o TASA y la funcin no encuentra un resultado. #NULO! Se ha utilizado un operador de rango incorrecto o una referencia de celda incorrecta.

REFERENCIAS Microsoft Office Excel 2007 SP3. Microsoft Corporation. 2007 Software programa/office; Microsoft, Microsoft www.youblisher.com/p/4804-excel-2007-por-ejemplo/ http://excellentias.com/funcion-excel-buscar/

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REPASO DE FORMULAS Y FUNCIONES Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sintaxis de cualquier funcin es: Nombre_funcin (argumentos1; argumento2;argumento N) Siguen las siguientes reglas: Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo = Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (nmeros o texto), frmulas o funciones. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma; Ej. =SUMA(A1:B1). Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidas dentro de la frmula. Ej. =SUMA(A1:B1)/(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. +, SUMA -, RESTA /, DIVISIN *, MULTIPLICACIN Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

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