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UNIVERSIAD CATOLICA DE HONDURAS

NUESTRA SEORA REINA DE LA PAZ


TAREA #2
Informe AIO de anlisis organizacional

Facilitadora: Msc. Liesbeth Castro Sierra Integrantes grupo # 4:


-Elvin Ham -Montserrath Montalvn -Ricardo Morales -Alex Salguero

PRESENTACION

Un plan organizacional se deber de constituir como un eje principal para lograr un desarrollo sostenido y equilibrado de las funciones sustantivas de una empresa. El cumplimiento de los programas organizacionales permiten un mayor desarrollo al desempeo pasando de un estado pasivo a uno caracterizado por un dinamismo con posibilidades reales de ser actor indiscutible en la transformacin, econmico, social y cultural de nuestra sociedad. Es por lo tanto, es indispensable realizar un seguimiento de los avances logrados en los programas organizacionales, esto para conocer el estado general del plan de desarrollo de la organizacin desde un inicio, a la fecha. Los logros significativos son dignos de reconocimiento que impulsan a seguir trabajando arduamente para mantenerlos en esa condicin, y para aquellos programas cuyo desarrollo no es significativo, ser indispensable realizar un anlisis minucioso en toda su estructura para que derive en nuevas estrategias que permitan avanzar en el cumplimiento de los objetivos planeados. Con el presente trabajo se ha recopilado la informacin producto de la investigacin de la empresa South computer con el objeto de efectuar una evaluacin para detectar debilidades y as aumentar las fortalezas de la organizacin, teniendo como principal objetivo la retroalimentacin de forma permanente para apoyar el cumplimiento de los objetivos definidos y as poder mejorar la toma de decisiones en el futuro. Esta investigacin parte de con la misin y visin de la empresa al 2018, continua con el anlisis de los programas que se implementan dentro de la empresa, as como la relacin de los programas de trabajo. Sin duda esta tarea de seguimiento organizacional, ser de gran utilidad para fundamentar la toma de decisiones de los socios de la organizacin en estudio, acciones que redundaran en mayores beneficios tanto para la organizacin como para los clientes que confan en South computer.

INTRODUCCION
Para poder lograr una evaluacin que sea representativa y efectiva, verificaremos los siguientes parmetros: Un anlisis del entorno: -Identificando las amenazas: Que son las situaciones desfavorables, actuales o futuras que presenta el entorno de South computer, la cual deber de ser enfrentada a con miras a evitar o minimizar los daos potenciales sobre el desempeo y supervivencia de la misma. Tratar de identificar las oportunidades: -Que son las situaciones favorables, actual o futura que ofrece el entorno de South computer cuyo aprovechamiento adecuado u oportunidad mejorara su posicin de competencia. Planteamiento del Problema: La evaluacin es un proceso de gran importancia dentro de cualquier organizacin, ya que es atravs de este recurso que se puede detectar las fallas administrativas o de servicio, entre otras cosas. La evaluacin es indispensable para establecer programas o planes que mejoren la estructura administrativa, as como para mejorar los servicios o productos que se ofrecen a los usuarios. Analizaremos el entorno de la organizacin y la organizacin misma. La valoracin del entorno identifica las oportunidades y las amenazas de la organizacin; al pronosticar los cambios, se valoran los significados para la organizacin y se preparan las estrategias para enfrentarlos. La evaluacin de la organizacin considera la capacidad de la organizacin para responder a las oportunidades y amenazas.

DESCRIPCION DE LA EMPRESA
IAntecedentes: South computers es una empresa Hondurea fundada en Choluteca en el 28 de junio del 2007 dedicados desde un principio a la venta de equipo de cmputo, accesorios, suministros, reparacin y mantenimiento. IIPropsitos de la empresa:

Implantar confianza en los clientes y garantizar su satisfaccin total. Hacerles saber que nuestra intencin es convertirnos en sus socios estratgicos. Mantener actualizado al personal de las ltimas tecnologas disponibles en el mercado. Orientar todos los esfuerzos a lograr una relacin costo/beneficio que le permita a nuestro cliente disminuir gastos y obtener un mejor aprovechamiento de sus recursos informticos y humanos; ya sea tanto a travs de ofrecerle asesoramiento o servicio tcnico en lo que hace al funcionamiento de sus computadores y redes. Ayudar al desarrollo de la sociedad Hondurea mediante la apertura de oportunidades y la extensin de beneficios a nuestros colaboradores. I.2 Descripcin de la Organizacin:

South computer es una empresa que se dedica a la venta de equipo de cmputo, accesorios, suministros, reparacin y mantenimiento. Est ubicada en Barrio Guadalupe, avenida Herrera, calle Manuel Bonilla, Choluteca, Honduras. Fue fundada en el ao del 2007, desde entonces y hasta la fecha la empresa ha ofrecido sus excelentes servicios de forma interrumpida a la poblacin de Choluteca.

Misin Somos una empresa dedicada a la comercializacin y distribucin de productos informticos, soluciones en redes, servicio tcnico y mantenimiento de equipos y sistemas informticos, y consultora de proteccin de datos. Ofreciendo una solucin global a empresas, profesionales, administraciones y usuarios particulares.

Visin Para el 2018 seremos una empresa con una tasa de cobertura en ventas del 30% del mercado a nivel de la regin sur, fortaleciendo nuestra posicin el en rea de servicios Tcnicos brindando un servicio de excelencia y calidad, satisfaciendo las necesidades y expectativas de nuestros clientes. Entregando soluciones integrales, permanentes y diferencindonos por nuestros estndares de calidad, siendo socios estratgicos de nuestros clientes, colaborando con ellos en la toma de decisiones que maximicen su productividad otorgndoles servicios y productos de calidad comprobada.

Valores:

Experiencia Somos profesionales capaces y con una profunda trayectoria en este campo, que sigue en constante formacin. Demostramos la seguridad que tenemos en nuestra empresa con nuestra poltica de calidad. Calidad: En todos los mbitos y en cada una de las tareas que realizamos Vocacin por el cliente No slo hacemos un buen trabajo sino queremos que nuestros clientes salgan realmente beneficiados con nuestros servicios o productos que ms se ajusten a sus necesidades.

Mejora Continua e Innovacin: Nos damos cuenta de la importancia de mirar hacia el futuro por tanto ofrecemos lo ltimo del mercado para dar apoyo y servicio nico a nuestros clientes. Puntualidad: En la entrega de nuestro producto y trabajo Solicitado por nuestros clientes. Compromiso: Para con nuestros clientes brindndoles servicio de calidad y Con la sociedad al brindar estabilidad a la familia de nuestro personal.

Estructura Organizativa de la empresa: Organizacin y Recursos Humanos

Junta Directiva. Es la mxima autoridad de la organizacin, se rene una vez por mes para deliberar los resultados y el desarrollo de las actividades de la empresa durante el mes anterior y el movimiento administrativo, contable y financiero segn la agenda de trabajo y as mismo, Disear objetivos estratgicos a corto, mediano y largo plazo.

Gerente General.
El Gerente General de South Computers S.A de C.V (SOCOSA) tiene dentro de sus mltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a travs del proceso de planeamiento, organizacin direccin y control a fin de lograr objetivos establecidos. Entre sus funciones pueden estar: 1. Designar todas las posiciones gerenciales. 2. Realizar evaluaciones peridicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos. 3. Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobacin de los gerentes corporativos. 4. Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, y proveedores para mantener el buen funcionamiento de la empresa.

Toma de decisiones.
El Gerente General de South Computers S.A puede tomar decisiones en todo lo relacionado con el funcionamiento comercial de la empresa incluyendo la contratacin de personal. En lo nico caso que el gerente tiene que consultar con la junta Directiva es la solicitud de crditos a cualquier institucin financiera. O Autorizaciones para otorgar crditos mayores de L.25,000.00. El Gerente General debe velar por todas las funciones de mercadeo y ventas de South Computers S.A de C.V, as como las operaciones del da a da. Frecuentemente, el gerente general es tambin responsable de liderar y coordinar las funciones de planeamiento estratgico.

Sub-Gerente Coordinara las actividades de ventas y atencin al cliente junto con el Gerente sern los encargado de la parte de distribucin as como del control de los inventarios de la empresa.

Haciendo los requerimientos necesarios de productos al gerente que ser quien se encargue directamente de la adquisicin de producto con proveedores. Gerente Tcnico Es el encargado de toda la parte de servicios que brinda la empresa tanto en las instalaciones de la empresa. Como de los servicios que la empresa brinda a domicilio de clientes personales y empresariales.

Contador General Labora para la empresa pero de manera externa lleva el control de la parte contable de la empresa, elabora informes mensuales y junto con el gerente brindara informes de resultados a la junta directiva de la empresa. Tcnicos Son los encargado de brindar soluciones de problemas de equipos de clientes estos realizaran sus labores tanto en la empresa as como visitando los clientes, donde estos requieran los servicios que la empresa brinda. Que queremos revisar: La estructura de South computers Para que hacer la revisin de la estructura: El planteamiento de nuevas estrategias en las empresas para lograr la competividad exige que estas revisen si la estructura organizacional actual es adecuada para llevar a cabo los nuevos retos y crear valor para la empresa. El diseo organizacional es fundamental para implementar la estrategia. Se observa que South computer maneja un tipo de estructura funcional

I.3 Unidad de Anlisis: Son los elementos en los que recae la obtencin de informacin y que deben de ser definidos con propiedad, es decir precisar, a quien o a quienes se va a aplicar la muestra para efectos de obtener la informacin: -El proceso administrativo II. Metodologa 2.1 Alcance del anlisis: El alcance que se espera abarcar son las reas de toda la organizacin, en sentido administrativo y operacional a nivel local, llegando al conocimiento total de sus procesos. Abarcaremos las reas de: -Mantenimiento -Taller -Ventas Aqu conoceremos el funcionamiento real de los procesos, para luego poder aplicar una correcta solucin que agilice y mejore los procesos y permita hacer nuevas actividades.

Fuentes de informacin:
Puntos crticos Tipos de control (Como se obtendrn) Que se pretende conocer Tiempo estimado de obtencin Tipos de decisiones necesarias en cada rea y quien es responsable Gente involucrada en cada rea Medios de capacitacin general por rea Medios de coordinacin actuales. Volumen de trabajo que se procesa. Cultura y polticas que sern expuestas en el sistema -Puntos crticos: Entre los puntos crticos de una organizacin tenemos: - La excelencia gerencial y de la organizacin: El xito primordial depende primordialmente de la gerencia, por lo que en South computers se ha realizado un buen trabajo gerencial ya que esto ha mantenido a la empresa a flote y competente en el mercado durante casi seis aos de forma ininterrumpida desarrollando la gerencia la visin y misin de forma clara.

- La cultura de la calidad evidente: Es el resultado de un proceso que involucra un cambio constante en la manera de pensar y actuar, aqu no se buscan culpables cada error se considera como una oportunidad para el mejoramiento continuo. Por lo que nuestra organizacin en anlisis actualmente est trabajando con una filosofa de calidad total, que ayuda a la disminucin de riesgos. En resumen la cultura de la calidad significa hacer las cosas lo mejor posible desde la primera vez, a un nivel ms econmico con mucho entusiasmo y ofreciendo al consumidor la satisfaccin completa. - La innovacin constante en todas las reas de la gestin empresarial: La innovacin es la herramienta que permite a la organizacin mantenerse delante de la competencia, por lo que habr que llevar a cabo la innovacin a todas las operaciones de la organizacin. - El desarrollo de productos y servicios de acuerdo a los retos: Para que una empresa se considere realmente competente en el mercado, casi una tercera parte de los ingresos por las ventas debern de provenir de nuevos productos y nuevos servicios, Si esto se cumple se deber de tener la confianza de que la organizacin satisface muy bien al consumidor y a sus necesidades cambiantes. En este aspecto South computer posee proveedores extranjeros que ofrecen la posibilidad de proporcionar tecnologa de punta a mejores precios y con exclusividad con la idea clara de expandir el mercado.

- El manejo adecuado y oportuno de informacin confiable: Una informacin confiable, esencial, a tiempo y en forma fcil de asimilar, debe fluir hacia las gerencias para que puedan tomar las decisiones ms adecuadas y en tiempos reales. Los procesos de recoleccin, anlisis y presentacin de la informacin deben ser ordenados, adecuados y adaptados a las necesidades de la organizacin y de sus distintas operaciones. Para la utilizacin de esta herramienta, la gerencia debe evaluar los diferentes tipos de sistemas que existen para el manejo de la informacin, tales como los diversos tipos de software, redes de informacin y otras que se adapten mejor a la organizacin. Las organizaciones que trabajan con la Filosofa de la Calidad Total, dependen, para su xito, de la informacin proveniente de benchmarking, de las herramientas estadsticas y de otras fuentes. Esto mismo les da una ventaja sobre la competencia que posea informacin desactualizada o incompleta. - El manejo y trato adecuado, justo, honesto y participativo del recurso humano bien entrenado y motivado: Este es el recurso ms importante que posee una organizacin. Un recurso humano convencido, motivado, cooperador y colaboradores una

precondicin para avanzar en el camino de la Calidad Total. Todos los trabajadores de una organizacin, no importando su nivel jerrquico, merecen un trato justo y honesto, fomentando una comunicacin sana y un ambiente de libertad de expresin, de confianza y seguridad, tanto industrial como laboral. El recurso humano debe compartir la Visin y la Misin de la organizacin formulada y transmitida por la Gerencia General, debe sentirse propietario de la misma y responsabilizarse e involucrarse en su rea de gestin y con su equipo de trabajo, tal y como se espera de un propietario. En South computes la entrega del personal ha sido uno de los bastiones principales para su sostenimiento y desarrollo, ya que todos comparten las responsabilidades y obligaciones por igual dentro de un ambiente fraternal y de solidaridad. La capacitacin constante y continua del personal garantiza el fiel cumplimiento de objetivos - El manejo adecuado y eficiente del factor competencia: El conocimiento ms ntimo posible de la competencia es de vital importancia para una empresa. Una organizacin que se encuentra trabajando en la Gestin de la Calidad Total aprende cmo es que funciona su competencia en los diferentes aspectos empresariales y cules son sus debilidades y fortalezas para saber enfrentarlas. Una organizacin est en mejores condiciones que su competencia cuando: - conoce mejor al consumidor, - posee un nivel de calidad superior en productos y servicios, - posee mejor tecnologa en procesos productivos, - es ms innovadora, - posee personal ms motivado y entrenado, - posee informacin ms actualizada y veraz, - responde ms rpido a los deseos y expectativas del consumidor, - est ms avanzada en el camino hacia la Calidad Total La competencia debe verse como un factor positivo, ya que es una fuerza que impulsa el desarrollo y provoca cambios constantes en el mercado, obligando a la organizacin a mantenerse atenta y seguir en el camino de las mejoras y superaciones continuas.

- El manejo adecuado y eficiente del factor tiempo: El rpido avance de la tecnologa y la industrializacin en los pases desarrollados, y las oportunidades y amenazas que conllevan las integraciones regionales y la apertura de fronteras, permiten afirmar que las empresas de Amrica Latina no tienen tiempo que perder para introducir el sistema de Gestin de la Calidad Total en sus organizaciones. Las empresas que adquieren una tecnologa superior antes que su competencia, innovan sus productos y servicios antes y tienen una respuesta ms rpida al mercado que la competencia, poseen una clara

ventaja. La organizacin que se encuentra practicando la Gestin de la Calidad Total a la Medida es aquella que normalmente tiene las respuestas antes que su competencia. Las empresas deben reaccionar ms rpidamente a las situaciones cambiantes, las cuales son causadas por un consumidor ms exigente y un mercado ms competitivo. Para lograr esto, la Gerencia General debe conocer su situacin en tiempo real, introducir las mejoras, modificaciones y prcticas gerenciales oportunamente, tal como lo indica la Gestin de la Calidad Total, antes que sea tarde. El gerente debe recordar que todas sus decisiones son vlidas para un tiempo y situacin dados. Las decisiones prematuras o tardas pueden representar una catstrofe para la empresa y, por lo tanto, se debe desarrollar un sistema eficiente para el aprovechamiento ptimo del factor tiempo. - Una relacin slida, de mutuo beneficio y confianza entre la organizacin y sus socios estratgicos: Una organizacin que actualmente no cuenta con alianzas estratgicas con sus proveedores, otras organizaciones o con sus consumidores, se ver limitada en sus fortalezas para hacer frente al mercado futuro. Una alianza estratgica de la organizacin con sus proveedores le permite obtener materias primas e insumos de acuerdo a sus necesidades, garanta en los tiempos de entrega, en la calidad del producto y, para el socio estratgico, la confianza de tener un mercado seguro. Teniendo al consumidor como socio estratgico, le da la ventaja a la organizacin de que el mismo socio le informa sobre sus niveles de satisfaccin, sus necesidades y a la vez un mercado asegurado. El establecimiento de alianzas estratgicas con empresas y organizaciones competitivas, tanto nacionales como de otros pases le permite a la empresa una expansin de mercado, aprovechando, por ejemplo, la fortaleza relativa del socio en el otro mercado y la ventaja de la propia organizacin en produccin. Dentro de la Cultura de la Calidad Total, las alianzas estratgicas son muy comunes, representando un beneficio mutuo para los socios, dndole a la organizacin la fortaleza necesaria para enfrentar el futuro.

- El manejo adecuado y eficiente del factor capital: El capital de trabajo y de inversin es un recurso costoso y limitado y, por lo tanto, su manejo debe ser lo ms eficiente posible para que su rendimiento sea al mximo. El capital es la base sobre el cual la gerencia puede adquirir nuevas tecnologas, desarrollar procesos y productos, mantener y contratar personal, poner en marcha programas de capacitacin, etc. Para aprovechar eficientemente el factor capital, un gerente debe elaborar los presupuestos y planes de inversin, los cuales deben estar

ajustados a la Misin, estrategia y plan de trabajo general de la organizacin. Por naturaleza este recurso es siempre limitado, por lo tanto, la gerencia debe establecer mecanismos para la sistemtica y eficiente forma de evaluar, programar y auditar el uso de este recurso, segn las necesidades reales de la organizacin y la ubicacin de los recursos financieros. 2.2 Planeacin del estudio La planeacin es el proceso mediante el cual se determina racionalmente a dnde queremos ir y como llegar all. Es una relacin entre fines y medios Significa que las decisiones de hoy producirn resultados en el futuro; resultados que se desprenden de la finalidad y los objetivos de la organizacin. Aqu se fijan los procedimientos para determinar el objetivo del estudio y llevar a cabo una exploracin o investigacin preliminar que proporcione la informacin fundamental para integrar un proyecto de estudio slido y completo.