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1.1 Concepto de administracin.

Se puede conceptuar a la administracin como el esfuerzo humano coordinado para obtener la optimizacin de los todos los recursos a travs del proceso administrativo, a fin de lograr los objetivos constitucionales. Isaac Guzmn Valdivia.- Es la direccin eficaz de las actividades y la colaboracin de otras personas para obtener determinados resultados. Jos A. Fernndez Arena.- Es una ciencia social que persigue la satisfaccin de objetivos institucionales por medio de una estructura y a travs del esfuerzo humano coordinado. Harold Koontz y Cyril ODonnell.- Es la direccin de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes. Henry Sisk y Mario Sverdlik.- Es la coordinacin de todos los recursos a travs del proceso de plantacin, direccin y control, a fin de lograr objetivos establecidos. Robert F. Buchele.- El Proceso de trabajar con y a travs de otras personas a fin de lograr los objetivos de una organizacin formal. American Management Association.- La administracin es la actividad por la cual se obtienen determinados resultados a travs del esfuerzo y la cooperacin de otros. Joseph L. Massie.- Mtodo por el cual un grupo de cooperacin dirige sus acciones hacia metas comunes. Este mtodo implica tcnicas mediante las cuales un grupo principal de personas (los gerentes) coordinan las actividades de otras. Importancia. La importancia de la administracin radica en que es trascendente en la vida del hombre, porque es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social, pues simplifica el trabajo para lograr mayor productividad, rapidez y efectividad. Incluso en la vida diaria es necesaria la administracin. 1.2 los principios administrativos. LOS 14 PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIN DE FAYOL 1. Divisin del Trabajo: Cuanto ms se especialicen las personas, con mayor eficiencia desempearn su oficio. Este principio se ve muy claro en la moderna lnea de montaje. 2. Autoridad: Los gerentes tienen que dar rdenes para que se hagan las cosas. Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre obtendrn obediencia, a menos que tengan tambin autoridad personal(Liderazgo). 3. Disciplina: Los miembros de una organizacin tienen que respetar las reglas y convenios que gobiernan la empresa. Esto ser el resultado de un buen liderazgo en

todos los niveles, de acuerdos equitativos (tales disposiciones para recompensar el rendimiento superior) y sanciones para las infracciones, aplicadas con justicia. 4. Unidad de Direccin: Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan. 5. Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operacin particular solamente de una persona. 6. Subordinacin de inters individual al bien comn: En cualquier empresa el inters de los empleados no debe tener prelacin sobre los intereses de la organizacin como un todo. 7. Remuneracin: La compensacin por el trabajo debe ser equitativa para los empleados como para los patronos. 8. Centralizacin: Fayol crea que los gerentes deben conservar la responsabilidad final pero tambin necesitan dar a sus subalternos la autoridad suficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio. El problema consiste en encontrar el mejor grado de Centralizacin en cada caso. 9. Jerarqua: La lnea e autoridad en una organizacin representada hoy generalmente por cuadros y lneas y lneas de un organigrama pasa en orden de rangos desde la alta gerencia hasta los niveles ms bajos de la empresa. 10. Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar el cargo o posicin ms adecuados para l. 11. Equidad: Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus subalternos. 12. Estabilidad del Personal: Una alta tasa de rotacin del personal no es conveniente para el eficiente funcionamiento de una organizacin. 13. Iniciativa: Debe darse a los subalternos la libertad para concebir y llevar a cabo sus planes, aun cuando a veces se cometan errores. 14. Espritu de Grupo: Promover el espritu de equipo dar a la organizacin un sentido de unidad. Recomendaba por ejemplo el empleo de comunicacin verbal en lugar de la comunicacin formal por escrito, siempre que fuera posible. 1.3. Proceso administrativo alineado a proyectos informativos. 1. Organizacin del equipo de trabajo Incluso antes de poder considerar la realizacin de un proyecto con base en una idea genial, como construir un sitio web para exhibir productos y servicios o una base de datos de proveedores para almacenar un listado de proveedores locales y extranjeros, debe cerciorarse que tiene el personal

disponible para trabajar en el proyecto. Cuando empiece a organizar el equipo de trabajo del proyecto, deber considerar dar repuesta a preguntas como: 2. Desarrollo del plan del proyecto.- Despus de que el equipo de trabajo haya sido organizado, puede decidir cundo hacer la reunin de lanzamiento del proyecto. Esta primera reunin del equipo busca generar una lluvia de ideas, un ambiente para compartir conocimientos en donde los miembros del equipo puedan concentrarse para producir un plan de proyecto ms eficiente. A continuacin hay algunos puntos que deben tenerse en cuenta en la reunin de lanzamiento: 3. Ejecucin del proyecto.- Es responsabilidad de todo el equipo del proyecto, y no solo del jefe del proyecto, garantizar que puede cumplir cuando llegue la hora de ejecucin. La responsabilidad principal del jefe del proyecto es guiar al equipo segn el plan del proyecto y asegurarse que se mantiene dentro del cronograma previsto y cumple los requerimientos establecidos en el alcance y la razn del proyecto. Cuando empiece la ejecucin, debe haber informes de avance programados regularmente para determinar cuanto se ha hecho y/o que necesita realizarse todava. Se debe hacer una revisin regular de los resultados del trabajo realizado y un anlisis comparativo de resultados reales contra los proyectados (incluyendo si se estn logrando los objetivos del proyecto). 4. Finalizacin del proyecto.- Cuando se hace la entrega aceptable de los resultados/compromisos acordados (productos, servicios, etc.), se debe cerrar formalmente el proyecto para evitar que se transforme involuntariamente en un nuevo proyecto. Esto tambin representa el cierre para los miembros del equipo, cuyas contribuciones deben ser reconocidas, y les permite a los miembros continuar con sus otras asignaciones laborales. 1.4. Planeacin: inicio del xito y fracaso. Se debe elaborar un Plan de Desarrollo Informtico en el que se establezcan los objetivos, polticas y estrategias que harn posible el ejercicio de la funcin informtica dentro de la empresa. Con dicho plan se pretende: Definir las necesidades de bienes y servicios informticos que tendr la empresa a corto, mediano y largo plazo. Establecer un esquema de desarrollo gradual, coordinado y racional de la informtica. Normar el desarrollo de la funcin informtica, considerando para ello las disposiciones oficiales y legales que apliquen, as como la normatividad interna. Definir los parmetros de retroalimentacin que contribuyan al xito del desarrollo del propio plan. Algunas de las caractersticas ms importantes de este plan deben ser su integridad, flexibilidad, factibilidad, normatividad y jerarqua. Una estructura recomendable del plan es la siguiente: 1. Identificar objetivos y funciones de la empresa, considerando si es necesario, las bases legales de su creacin.

2. Describir las necesidades de bienes y servicios informticos de la empresa a corto, mediano y largo plazo. 3. Establecer las polticas y estrategias que servirn de base para la ejecucin del plan, tratando de jerarquizar las acciones que sean necesarias. 4. Definir el Esquema de Desarrollo Informtico al que pretende llegar la empresa, considerando aqu recursos fsicos, lgicos, estructurales y humanos. Es importante definir aqu las metas en que se dividir la ejecucin del plan. 5. Definir explcitamente el programa de actividades que har posible la ejecucin del plan, considerando en l las adquisiciones de bienes y contratacin de servicios necesarios para lograr el Esquema de Desarrollo Informtico deseado. 6. Dado que la informtica normalmente representa un alto costo de operacin para la empresa es importante contemplar dentro del Plan de Desarrollo Informtico, las medidas de seguridad que se implantarn en la organizacin a fin de proteger los bienes, asegurar su disponibilidad, integridad y confidencialidad. Dentro de este plan de contingencias se debern definir los procedimientos de accin, el personal que interviene en su ejecucin, as como los recursos que demanda 1.4.1 Tipologa de la planeacin. El resultado del proceso de la administracin puede definirse como modelos de lo que llegara a hacerse en el futuro y especificaciones necesarias para realizarse Los planes puede ser: inmediatos de 6 meses. Mediatos (ms o menos de 1 ao) Encuentro al periodo establecido: corto plazo que es de 1 ao Mediano plazo que es de 1 a 3 aos Largo plazo de 3 aos o ms En cuanto a los planes de organizacin son estos: Estratgicos: establece lineamientos generales de la planeacin. Sirve de base a los dems planes (tcticos, operativos)diseo (alta direccin). Tcticos: planes mas especficos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa. Se subordinan a los planes estratgicos- establece los directivos. Nivel medio- son a mediano y corto plazo. Operativa: se rige de acuerdo a los lineamientos de la planeacin tctica. Consiste en formulacin de actividades ms detalladas que deben ejecutar los ltimos niveles jerrquicos corto plazo 1.5. Teora moderna de la organizacin La teora de la organizacin y la prctica administrativa evolucionan continuamente. El enfoque de sistemas ofrece una base para la integracin al permitir visualizar la organizacin total en interaccin con su ambiente y la

conceptualizacin delas relaciones entre los componentes internos o subsistemas. Un sistema es un todo unitario, compuesto por dos o ms partes, componentes o subsistemas interdependientes y delineados por lmites identificables de su supra sistema ambiente. La teora de la organizacin tradicional utilizaba un enfoque de sistema cerrado altamente estructurado. La teora moderna ha avanzado hacia el enfoque de sistema abierto. "Las cualidades distintivas e la moderna teora de organizacin son su base conceptual-analtica, su dependencia de datos de investigacin empricos y, sobre todo, su naturaleza sintetizadora e integradora. Estas cualidades estn agrupadas en una filosofa que acepta la premisa de que la nica manera significativa de estudiar la organizacin es como un sistema social. "Mary Parker Follet expres muchos puntos de vista indicativos de un enfoque de sistemas. Consider los aspectos psicolgicos de la administracin, describi la administracin como un proceso social, y consider la organizacin como un sistema social. Chester Barnard fue uno de los primeros escritores sobre administracin en utilizar el enfoque de sistemas. Herbert Simon y sus colaboradores consideraban la organizacin como un sistema complejo de procesos de toma de decisiones y no solamente hace hincapi en este enfoque para el punto de vista de comportamiento de las organizaciones sino que tambin subraya su importancia en la ciencia de la administracin. La organizacin puede ser considerada en trminos de un modelo de sistema abierto general. El sistema abierto est en constante interaccin con su medio ambiente y logra un "estado estable" o equilibrio dinmico, al tiempo que retiene la capacidad para trabajar o la transformacin de energa. Ms que simplemente un sistema tcnico o social, es la integracin y estructuracin de actividades humanas en torno de varias tecnologas lo que ayuda a entender las interrelaciones entre los principales componentes de una organizacin: sus objetivos, tecnologa, estructura y relaciones psicosociales. 1.6. reas administrativas funcionales. reas Funcionales de la Empresa Generalmente una empresa consta de al menos 5 reas funcionales bsicas de trabajo. * rea de Direccin General de la empresa * rea de Administracin * rea de Mercadeo y Ventas * rea de Produccin * rea Contable y Financiera. rea de Direccin General de la Empresa: Esta consiste en la cabeza de la empresa. En las pequeas empresas es el propietario. Es quien sabe hacia donde va la empresa y establece los objetivos de la misma, se basa en su plan de negocios, sus metas personales y sus conocimientos por lo que toma las decisiones en situaciones crticas. Muchas veces es el representante dela empresa y quien lleva las finanzas de la misma. Adems debe mantener unidad en el equipo de trabajo y un ambiente de cordialidad y respeto en la empresa para motivar a los trabajadores de la misma. Muchas empresas exitosas se deben a una excelente relacin entre el equipo de trabajo y una comunicacin constante, respetuosa y honesta entre los miembros que conforman

la empresa. Recuerde que muchas veces, las personas pasan mas tiempo de su vida en la empresa donde trabajan que en sus propios hogares. Un trabajador que se identifica y se siente orgulloso de trabajar en un lugar, transmitir ese orgullo hacia los clientes. Ms informacin Sistema Administracin de Recursos Humanos. rea de Administracin y Operaciones: Esta rea toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento de la empresa. Es la operacin del negocio en su sentido ms general. Desde la contratacin del personal hasta la compra de insumos, el pago del personal, la firma de los cheques, verificar que el personal cumpla con su horario, la limpieza del local, el pago a los proveedores, el control de los inventarios de insumos y de produccin, la gestin del negocio son parte de esta rea. Por lo general, es el emprendedor o propietario quien se encargar de esta rea en su fase inicial. Mas adelante puede contratar un administrador para que lleve la operacin del negocio sin que usted, como propietario est presente todo el tiempo. rea Contable y Financiera Toda empresa debe llevar un sistema contable en el que se detallen los ingresos y egresos monetarios en el tiempo. Adems, se debe declarar y cancelar peridicamente, ante la Superintendencia de Administracin Tributaria SAT los impuestos segn los resultados de los libros contables que la empresa lleva. La emisin de facturas, las proyecciones de ingresos por ventas y los costos asociados con el desarrollo del negocio son tomados en cuenta en esta rea. La empresa puede escoger ser una empresa individual o comerciante individual, Por lo que el mismo propietario puede llevar los registros contables o bien contratar a una persona dedicada a esta disciplina: Un contador o contadora. Algunas firmas de asesora contable ofrecen estos servicios, aunque enwww.infomipyme.com se detalla la forma de llevar los libros contables necesarios para una pequea empresa. Ms informacin de Finanzas * Conceptos Bsicos De Contabilidad * Costos rea de Mercadeo y Ventas: En esta rea se detallarn las funciones, capacidades y cualidades de quien ser el responsable y el personal involucrado en la estrategia de mercadeo del negocio, es decir, la publicidad, el diseo del empaque y la marca del producto o servicio, la distribucin del mismo y el punto de venta, la promocin y la labor de ventas. Aqu se podr incluir a la persona que atender en el mostrador a las personas o bien quien se dedique a vender el producto de puerta en puerta si esa es la forma de venta establecida en el negocio. Ms informacin de mercadeo * Plan de mercadeo * Estudio de mercado * Mercado Meta * Segmentacin de mercado * Anlisis del ciclo de vida del producto * Tcnicas de ventas * Diseo de Productos

rea de Produccin. En una fbrica que produce velas aromticas, se estipulan los operarios y trabajadores que manufacturan las velas, quienes las empacan, etc. En un restaurante, la persona que cocinar y las personas que atendern las mesas estn dentro de esta rea aunque pueden ser puestas en el rea de operacin, es mas apropiado el rea de produccin pues en este caso se est produciendo un servicio al cliente: su alimentacin. En una venta de artculos de consumo, por no ser produccin, los encargados del despacho pueden ir bajo el rea de Administracin y operaciones. .