MICROSOFT PROJECT 2007 SESION 1 (1,5 horas) 1.

Conceptos bsicos - Qu es Ms Project 2007 Herramienta de ayuda a la planificacin de proyectos y al control del mismo en temas de duraciones, costos o recursos. - Instalacin, inicio y ayuda Como cualquier aplicacin Windows. Versiones: Standard y Professional; Server. 2. Entorno de la aplicacin: mens y vistas - Ventana del programa: barras de ttulo, de mens, de herramientas y de vistas Barra de ttulos: arriba. Barra de mens: seleccin de la operacin a realizar. - Barra de herramientas: estndar, formato, panel de tareas, personalizar, Organizacin mediante iconos de opciones del men. Ver -> Barra de Herramientas Ver -> Barra de Herramientas->Personalizar - Barra de vistas: hojas, grafos y formularios Distintas formas de mostrar informacin de la base de datos del proyecto. Hojas: en una tabla, cada fila un registro y cada columna un campo. Ver -> Tabla->Entrada Grafos: grficamente (diagrama de Gantt, diagrama de red, grfico de recursos) Ver -> Diagrama de Gantt Formularios: datos asociados a 1 registro, es decir, a una sola tarea o recurso Proyecto->Informacin de la tarea Ayuda de un campo: se pulsa en el campo y F1 Otras vistas: Ver -> Ms vistas 3. Configurar el proyecto y el calendario - Crear un proyecto y su fecha de inicio Crear proyecto nuevo o abrir existente (un solo fichero .MPP): Archivo -> Nuevo; Archivo -> Abrir; Crear proyecto desde una plantilla: Archivo -> Nuevo; Mi PC->Plantillas de Project-> Construccin comercial Crear proyecto desde una gua asistente: (Botn derecho en barra de herramientas)Gua de proyectos Cambiar la fecha de inicio o la forma de programar: Proyecto->Informacin del proyecto; Fecha de comienzo/Programar a partir de - Fijar el calendario del proyecto: excepciones y cambios en semanas laborales Crear calendario para el proyecto: Herramientas->Cambiar calendario laboral Calendarios existentes: Estndar, 24 horas, Turno noche Crear un calendario nuevo: (Botn)Crear calendario; Nombre; Hacer una copia del Crear una excepcin (da festivo): (Click en el da); Excepciones: Nombre; (Botn)Detalles; No laborable/(horario) Crear un cambio en semana laborable (cambio horario o periodo no laborable):

Semanas laborables; (Botn)Detalles; (Da);(Establecer da como periodo no laborable) Semanas laborables; (Botn)Detalles; (Varios das);(Establecer da(s) en estos periodos laborables especficos); Desde (8:00); Hasta (16:00); (Enter) Copiar el calendario de un proyecto a otro: Herramientas->Organizador->Calendarios; Calendarios disponibles en:->Copiar Ejemplo: crear calendario de 10 h/da con 4 das/semana (Lesson 13-Lab.1) - Cambiar la moneda en uso Herramientas->Opciones->Vista; Opciones de moneda 4. Introducir lista de tareas - Tareas y sus duraciones Ver->Diagrama de Gantt; Ver->Tabla->Entrada; Nombre de tarea; Duracin Cada tarea: se puede Editar (doble clic); Borrar; Insertar; Mover Duracin puede ser: me/s/d/h/m; por defecto=1 d; comienzo=el del proyecto; estimadas (?) = se pueden usar para Filtro - Mostrar las duraciones en otras unidades (semanas, meses,) Herramientas->Opciones->Programacin; Mostrar duracin en - Crear un hito Proyecto->Informacin de la tarea/(Doble click); Avanzado->Marcar la tarea como hito O bien: Duracin=0 - Crear una tarea repetitiva Insertar->Tarea repetitiva; Nombre; Duracin; Patrn de repeticin; Intervalo de repeticin - Estructurar tareas y subtareas Agrupar tareas como subtareas (esquemas): Proyecto->Esquema->Aplicar sangra Ver los nmeros de los esquemas: Herramientas->Opciones->Vista; Mostrar nmeros de esquemas Ejemplo: 1-02: Agrupar A,B,C en Diseo, D,E,F en Desarrollo y G,H en Pruebas - Mostrar la tarea resumen del proyecto Herramientas->Opciones->Vista; Mostrar tarea de resumen del proyecto 5. Programar tareas - Relaciones entre tareas (Seleccionar las 2 tareas)->Edicin->Vincular tareas - Establecer fecha especfica a una tarea Proyecto->Informacin de la tarea; Avanzado->Tipo de delimitacin; Fecha de delimitacin - Fecha lmite de una tarea Proyecto->Informacin de la tarea; Avanzado->Fecha lmite - Asignar un calendario a una tarea Proyecto->Informacin de la tarea; Avanzado->Calendario - Dependencia entre tareas Proyecto->Informacin de la tarea; Predecesoras->Nombre de la tarea; Tipo; Pos (Doble click sobre vnculo)->Tipo; Posposicin - Ver el diagrama de Red Ver->Diagrama de red - Ver el proyecto completo

Ver->Diagrama de Gantt; Ver->Zoom->Proyecto completo - Comprobar fechas del proyecto Proyecto->Informacin del proyecto->Estadsticas - Identificar la ruta crtica Formato->Asistente para diagrama de Gantt Proyecto->Filtro para->Tareas crticas - Obtener la holguras totales y libres Ver->Tabla->Programacin; Demora permisible; Margen demora total - Anlisis PERT del proyecto Ver->Barra de herramientas->Anlisis PERT Hoja de entradas PERT: Ver->Ms vistas->AP_Hoja de entradas PERT (rellenar datos) Calcular PERT Diagrama de Gantt optimista, esperado y pesimista Establecer pesos PERT Ejemplo: 1-06 - Uso del Formulario de tareas y de la entrada de tareas: Ver->Ms vistas->Formulario de tareas Ver->Ms vistas->Entrada de tarea Ejemplos: 1-01; 1-02; 1-03; 1-06

SESION 2 (2 horas) 6. Ejercicio 1: Lista de tareas y programacin Proyecto Reliable Construction Company: Apartados 1, 2, 3 y 5 Prctica 1: Introduccin a MS Project. Tareas 7. Ejercicio 2: Relaciones de precedencias Ejemplo del libro de Construccin: Tabla 10-10 Prctica 2: Definicin de tareas y sus dependencias Prctica 4 (apartados 3 y 5): Programar el proyecto desde final. Delimitaciones en tareas

SESION 3 (1,5 horas) 8. Crear una lista de recursos Toda tarea tiene: duracin (tiempo para completar la tarea) y trabajo (esfuerzo). Ejemplo, 1 pintor 2 das tiene mismo esfuerzo que 2 pintores 1 da, pero mayor duracin - Aadir los recursos del proyecto a la lista de recursos Ver->Hoja de recursos; Ver->Tabla->Entrada; Nombre del recurso; Tipo; Etiqueta de material; Grupo; Capacidad mxima Tipos de recursos: Trabajo (personas y equipos), Materiales (consumibles necesarios) y Costo (billetes de avin) Grupos de recursos: es opcional, para filtros, estadsticas y ordenacin Capacidad mxima (solo Trabajo): en %. Si 100%, entonces 8 horas diarias Diferencia entre Materiales y Costo: en Costo, cada vez que se asigne hay que escribir el coste que supone en la tarea; en Materiales, el coste siempre es el mismo Se puede cambiar de % a Decimal en:

Herramientas->Opciones->Programacin; Mostrar las unidades de asignacin como - Datos adicionales de los recursos: calendario y costes Cada recurso puede tener su propio calendario de trabajo y disponibilidad Proyecto->Informacin del recurso/(Doble click); General; Disponibilidad de recursos Proyecto->Informacin del recurso/(Doble click); General; Cambiar calendario laboral Cada recurso puede tener asociado 3 tipos de costes (coste estndar, horas extras y fijos) se ver en asignar costes a recursos 9. Asignar recursos a tareas - Asignar un recurso a una tarea Es una labor larga y tediosa. Los recursos ms eficientes se asignarn a las tareas crticas. Los recursos ms caros se asignarn a las tareas ms cortas y de mayor presupuesto. Y los recursos infraasignados ayudarn a los recursos sobreasignados. Hay 2 formas de asignarlos: Ver->Diagrama de Gantt; Ver->Tabla->Entrada; (Doble click sobre tarea)-> Recurso; Nombre; Unidades Ver->Diagrama de Gantt; Ver->Tabla->Entrada->(Click sobre tarea); Herramientas>Asignar recursos; Nombre; Unidades Se pueden filtrar los recursos Opciones de lista de recursos - Vistas asociadas a los recursos Ver->Hoja de recursos Ver->Uso de recursos Ver->Grfico de recursos Ver->Ms vistas->Formulario de tareas; Formato->Detalle->Trabajo del recurso - Modificar la distribucin de un recurso durante la tarea Ver->Uso de tareas; (Doble click en recurso); General->Perfil de trabajo Ejemplo: Lesson 15, pag 10, Lab 5. - Relacin entre Trabajo, Duracin y Unidades de una tarea y los recursos (Doble click en tarea); Avanzado->Tipo de tarea (Unidades fijas/Duracin fija/Trabajo fijo) Si se quiere conservar el trabajo total de la tarea: (Doble click en tarea); Avanzado->Condicionada por el esfuerzo Ejemplo: Lesson 15, Lab 2. 10. Asignar costes a recursos - Introducir a cada recurso sus costes: estndar, horas extras y fijo Cada recurso tipo Trabajo puede llevar asociado costos estndar (/h), por horas extras (/h) y fijos (); si es tipo Material, puede llevar costos estndar () y fijos () Ver->Hoja de recursos; Ver->Tabla->Entrada; Tipo; Tasa estndar; Tasa horas extras; Costo/uso - Modificar las tarifas de costes Cada recurso puede tener hasta 5 rangos de tarifas de cada tipo de coste en diferentes rangos de fechas, debido a la evolucin del tiempo o a la tarea Ver->Hoja de recursos; (Doble click); Costos; A; Fecha efectiva; Tasa estndar; Tasa horas extras; Costo/uso - Asignar una horas extras a un recurso en una tarea:

Ver->Diagrama de Gantt; Ventana->Dividir; Ver->Ms vistas->Formulario de tareas; Formato->Detalles->Trabajo del recurso; Trab h extra - Asignar una tarifa concreta de un recurso a una tarea: Ver->Uso de tareas; (Doble click en recurso/tarea)->Tabla de tasas de costo - Reparto de costes en la tarea Los costos se pueden cargar al principio de la tarea, al final o repartirlos Ver->Hoja de recursos; Acumular; Comienzo/Prorrateo/Fin Ver->Grfico de recursos; Formato->Detalles->Costo Ejemplo: Lesson 14-pag.15 - Reparto de costes segn tipo de recurso Si el tipo de recurso es Trabajo, los costes estandar y extra se acumulan (/h), pero si es de tipo Material, no hay costes extras y el coste estandar se aplica una vez () Ejemplo: Lesson 14-pag.15, con R pasa a ser Material 11. Asignar costes fijos a tareas - Introducir costes fijos en las tareas Las tareas pueden tener costes fijos independientes de los recursos Ver->Diagrama de Gantt; Ver->Tabla->Costo; Costo fijo; Acumulacion de costo fijo; Comienzo/Prorrateo/Fin Ejemplo: Lesson 14-pag.15, con 300 y Prorrateo en tarea T - Visualizar costes de tareas y recursos Ver->Uso de tareas; Ver->Tabla->Costo; Formato->Detalles->Costo; Trabajo Ejemplo: Lesson 14-pag.15, con 300 y Comienzo en tarea T - Usar un recurso de tipo Costo para asignar costo fijo a una tarea Ver->Hoja de recursos; Ver->Tabla->Entrada; Tipo: Costo; Ver->Diagrama de Gantt; Herramientas->Asignar recursos; Nombre del recurso; Costo Ejemplo: Preparar una mquina con un coste fijo de 500

SESION 4 (2 horas) 12. Ejercicio 3: Lista de recursos y costes Proyecto Reliable Construction Company: Apartados 8 y 9 Prctica 3: Gestin de recursos con MS Project. Asignacin a tareas y costes Prctica 4 (apartados 1 y 2): Trabajo/Duracin/Unidades. Perfiles de trabajo SESION 5 (1,5 horas) 13. Redistribucin de recursos Si hay sobreasignacin de recursos, las medidas pueden ser: dividir tareas o retrasar las mismas. Las tareas pueden tener Delimitaciones de fechas y/o Prioridades que influyen al redistribuir. - Ver los recursos sobreasignados Ver->Hoja de recursos; Capacidad mxima Ver->Grfico de recursos - Redistribuir los recursos Puede hacerse Manual (controlado por el usuario) o Automtica (el programa distribuye los recursos sobreasignados). Puede hacerse la redistribucin de todo el proyecto o de un periodo.

Hay 3 estrategias para redistribuir: Estndar (en base a holguras, delimitaciones y prioridades), Slo identificador (en base slo a prioridades) o Prioridad, estndar (primero prioridades y luego holguras y delimitaciones) Herramientas->Redistribuir recursos; Manual; Por das; Estndar->Redistribuir ahora - Comparacin antes y despus de la redistribucin Ver->Ms vistas->Gantt de redistribucin - Eliminar una redistribucin Herramientas->Redistribuir recursos->Borrar redistribucin Se puede hacer sin retrasar la duracin del proyecto. Pero puede no ser posible, dando lugar a nuevas tareas crticas. El programa avisa. Herramientas->Redistribuir recursos; Redistribuir slo conforme al margen de demora disponible Si se desea redistribucin Automtica, se pulsa Aceptar. Herramientas->Redistribuir recursos; Manual; Aceptar Ejemplo: HTML con un recurso al 500% y al 300% 14. Usar lneas de base del proyecto Las lneas de base son un conjunto de informacin del proyecto sobre su estado actual: tareas, recursos y costos, con la idea de comparar y conocer retrasos y adelantos. Se suelen establecer lnea de base cuando termina la fase de planificacin y al final de alguna fase crtica. Durante la fase de planificacin se graba el fichero MPP varias veces sin guardar una lnea de base - Establecer una lnea de base Se pueden guardar hasta 10 lneas de base. El plan provisional solo guarda fechas Ver->Diagrama de Gantt; Herramientas->Seguimiento->Establecer lnea de base; Establecer lnea de base (nombre)/Establecer plan provisional (Copiar; En); Proyecto completo/Tareas seleccionadas; Aceptar - Mostrar la informacin de una lnea de base comparada con la actual Ver->Gantt de seguimiento; Ver->Tabla->Variacin Proyecto->Informacin del proyecto->Estadsticas - Borrar una lnea de base Herramientas->Seguimiento->Borrar lnea de base - Modificar la fecha de estado Fecha en la que se desea estudiar la situacin del proyecto Proyecto->Informacin del proyecto; Fecha de estado 15. Seguimiento a la informacin de la programacin Mtodo para registrar el progreso de la informacin basado en hechos reales de las tareas. Se debe establecer una lnea de base antes de ingresar la informacin real - Campos asociados al seguimiento del proyecto Ver->Diagrama de Gantt; Ver->Tabla->Seguimiento; Comienzo real; Fin real; %completado; Duracin real; Duracin restante; Costo real; Trabajo real Son campos relacionados entre s: %completado=Duracin real/Duracin *100 = Duracin real/(Duracin real+Duracin restante)*100 - Registrar las fechas reales de comienzo y fin de las tareas Ver->Diagrama de Gantt; Ventana->Dividir; Ver ->Ms vistas->Formulario Detalle de tareas; Real; Comienzo; Fin - Registrar las duraciones reales de las tareas

Ver->Diagrama de Gantt; Herramientas->Seguimiento->Actualizar tareas; Duracin real - Establecer el valor del % completado de las tareas (Botn derecho en Barra de Herramientas)->Seguimiento; (Seleccionar tarea); % - Registrar las duraciones restantes de las tareas Ver->Diagrama de Gantt; Ver->Tabla->Seguimiento; Duracin restante - Registrar el trabajo real completado por un recurso en una tarea Ver->Uso de tareas; Ver->Tabla->Seguimiento; Formato->Detalles->Trabajo real; Trabajo real (modificarlo para un recurso en una tarea) - Actualizar y reprogramar el proyecto Herramientas->Seguimiento->Actualizar proyecto; Actualizar trabajo completado al: (Fecha de estado)/Reprogramar trabajo restante para que empiece despus de: (Fecha de estado) SESION 6 (2 horas) 16. Ejercicio 4: Redistribucin de recursos Proyecto Reliable Construction Company: Apartado 10 Ejemplo del libro de Construccin: Tablas 10-2 y 10-15 Prctica 4 (apartado 5): Redistribucin 17. Ejercicio 6: Lnea de base y Seguimiento Proyecto Reliable Construction Company: Apartado 11 Prctica 4 (apartado 6): Definicin de lnea de base Prctica 5: Seguimiento del proyecto