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AUDITORIA

ETAPAS DE UNA AUDITORIA


1. ANTECEDENTES HISTRICOS DE LA AUDITORA
La Auditoria en su concepcin moderna naci en Inglaterra o al menos en ese pas se encuentra el primer antecedente. La fecha exacta se desconoce, pero se han hallado datos y documentos que permiten asegurar que a fines del siglo XIII y principios del siglo XIV ya se auditaban las operaciones de algunas actividades privadas y las gestiones de algunos funcionarios pblicos que tenan a su cargo los fondos del Estado. La Auditoria existe desde tiempos inmemoriales, prcticamente desde que un propietario entreg la administracin de sus bienes a otra persona, lo que haca que la Auditoria primitiva fuera en esencia un control contra el desfalco y el incumplimiento de las normas establecidas por el propietario, el Estado u otros. Como elemento de anlisis, control financiero y operacional la Auditoria surge como consecuencia del desarrollo producido por la Revolucin Industrial del siglo XIX. En efecto, la primera asociacin de auditores se crea en Venecia en el ao 1851 y posteriormente en ese mismo siglo se produjeron eventos que propiciaron el desarrollo de la profesin, as en 1862 se reconoci en Inglaterra la auditoria como profesin independiente. En 1867 se aprob en Francia la Ley de Sociedades que reconoca al Comisario de Cuentas o auditor. En 1879 en Inglaterra se estableci la obligacin de realizar Auditorias independientes a los bancos. En 1880 se legaliz en Inglaterra el ttulo de Charretera Accountants o Contadores Autorizados o Certificados. En 1882 se incluy en Italia en el Cdigo de Comercio la funcin de los auditores y en 1896 el Estado de New York haba designado como Contadores Pblicos Certificados, a aquellas personas que haban cumplido las regulaciones estatales en cuanto a la educacin, entrenamiento y experiencia adecuados para ejecutar las funciones del auditor. Debido al mayor desarrollo de la auditoria en Inglaterra, a fines del siglo XIX e inicios del siglo XX se trasladaron hacia los Estados Unidos de Norte Amrica muchos auditores ingleses que venan a auditar y revisar los diferentes intereses en este pas de las compaas inglesas, dando as lugar al desarrollo de la profesin en Norte Amrica, crendose en los primeros aos de ese siglo el American Institute of Accountants (Instituto Americano de Contadores). Es conveniente considerar que la contabilidad y la Auditoria que se realizaban en el siglo XIX y a principios del siglo XX no estaban sujetas a Normas de Auditoria o Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, por lo que la dificultad para ejecutarlos e interpretarlos gener en el primer cuarto del siglo XX una tendencia hacia la unificacin o estandarizacin de los procedimientos contables y de auditoria, un ejemplo de esta aspiracin son los folletos mencionados anteriormente que emiti el Instituto Americano de Contadores, as como el Sistema Uniforme de Contabilidad Hotelera emitido por la Asociacin Hotelera del Estado de New York. En 1917 el ya creado Instituto Americano de Contadores prepar a solicitud de la Comisin Federal de Comercio de USA un "Memorandum sobre las auditorias de Balance General" que fue aprobado por la Comisin, publicado en el Boletn de la Reserva Federal y distribuido en forma de folleto a los intereses bancarios y de negocios y a los contadores de ese pas bajo el nombre de: "Contabilidad Uniforme, Propuesta presentada por el Comit de la Reserva Federal". Este folleto fue reeditado en 1918 bajo un nuevo ttulo, "Mtodos Aprobados para la Preparacin de Estados de Balance General", indicando tal vez el cambio de nombre a una realizacin del enfoque utpico de la "contabilidad uniforme". En 1929, el folleto fue revisado a la luz de la experiencia de la dcada transcurrida. En adicin a un cambio del ttulo, (que se convirti en "Verificacin de Estados Financieros" como evidencia de la creciente toma de conciencia acerca de la importancia del Estado de Resultado), la revisin contena la significativa

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declaracin de que "la responsabilidad por la extensin del trabajo requerido debe ser asumida por el auditor". En 1936, el Instituto como vocero de una profesin que ya en esa fecha estaba bien establecida, revis los folletos previos y emiti de forma independiente bajo su propia responsabilidad un folleto titulado: "Examen de Estados Financieros por Contadores Pblicos Independientes", aparecieron dos interesantes desarrollos de la profesin:

Primero, que la palabra "verificacin" utilizada en el ttulo del folleto anterior, no es una representacin exacta de la funcin del auditor independiente en el examen de los Estados Financieros de una entidad. Segundo, la aceptacin por el Instituto de la responsabilidad de la determinacin y publicacin de las normas y procedimientos de Contabilidad y Auditoria.

El aprovechamiento del trabajo de los auditores internos como parte del proceso de revisin de las Auditorias de Estados Financieros ha sido especficamente normado por el Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados.

2. AUDITORIA
2.1. INICIACION DE LA AUDITORIA 2.1.1. ALCANCE DE LA AUDITORIA El cliente toma la decisin sobre los elementos del sistema de la calidad, las localizaciones fsicas y las actividades de la organizacin debern ser auditadas dentro de un lapso especificado. Ello deber ser realizado con la asistencia del auditor responsable. Si corresponde, el auditado deber ser contactado durante la determinacin del alcance de la auditoria. El alcance y la profundidad de la auditoria debern ser definidos a fin de Satisfacer las necesidades de informacin especfica del cliente. El cliente deber especificar las normas o documentos que debe cumplir el sistema de la calidad del auditado. Debern estar disponibles suficientes evidencias que demuestren la operatividad y efectividad del sistema de la calidad del auditado. Los medios comprometidos para la auditoria debern ser suficientes para el alcance y la profundidad pretendidos. 2.1.2. FRECUENCIA DE LOS AUDITORES La necesidad de llevar a cabo una auditoria es determinada por el cliente, tomando debida cuenta de requerimientos regulatorios o especificaciones y cualquier otro factor pertinente. Circunstancias tpicas a ser consideradas para decidir la frecuencia de las auditorias son: cambios significativos en la conduccin, organizacin, polticas tcnicas o tecnolgicas que pueden afectar el sistema de la calidad, o cambios del sistema en si mismos y los resultados de recientes auditorias previstas Dentro de una organizacin las auditorias internas debern ser organizadas regularmente para satisfacer objetivos de la gestin empresaria. Revisin preliminar de la descripcin del sistema de calidad del auditado. Como base para el planeamiento de la auditoria, el auditor deber analizar la descripcin detallada del sistema de la calidad (como por ejemplo el manual de la calidad o su equivalente).

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Si este anlisis revela que el sistema descrito por el auditado no es adecuado para alcanzar los requerimientos no se deber incurrir en gastos adicionales para la auditoria hasta que tales cuestiones sean resueltas a satisfaccin del cliente, del auditor, y cuando fuera aplicable, del auditado. 2.2. PREPARACIN DE LA AUDITORIA 2.2.1. PLAN DE LA AUDITORIA El plan de la auditoria deber ser aprobado por el cliente y comunicado a los auditores y al auditado. El plan de la auditoria deber ser diseado con la suficiente flexibilidad con el objeto de permitir cambios de nfasis basados en la informacin obtenida durante la auditoria y para permitir el efectivo uso de los recursos. El plan deber incluir: Los objetivos y alcance de la auditoria; La identificacin del personal que tenga importantes responsabilidades directivas relacionadas con los objetivos y alcances; La identificacin de los documentos de la referencia (tales como normas aplicables del sistema de la calidad y manual de la calidad del auditado. La identificacin de los miembros del equipo auditor; El idioma de la auditoria; El lugar y fecha donde ser conducida la auditoria; La identificacin de las unidades de la organizacin a ser auditadas; El tiempo estimado y la duracin para cada actividad relevante de la auditoria; El cronograma de reuniones a ser mantenidas con la direccin del auditado; La distribucin del informe de la auditoria y la posible fecha de emisin. Si el auditado objetase cualquier punto previsto en el plan de la auditoria, tales Objeciones debern ser inmediatamente comunicas al auditor responsable. Estas discrepancias debern ser resueltas entre el auditor responsable y el auditado, y si fuera necesario el cliente, antes de ejecutar la auditoria. Cuando la comunicacin prematura de detalles especficos del plan de la auditoria pudiera comprometer la recoleccin de evidencias objetivas, dichos detalles debern ser comunicados el auditado durante la auditoria. 2.2.2. ASIGNACION DEL GRUPO DE AUDITORES Cada auditor deber tener asignado elementos especficos del sistema de la calidad o departamentos funcionales para auditar. Tales asignaciones debern ser realizadas por el auditor responsable en relacin con la especialidad de los auditores. 2.2.3. DOCUMENTOS DE TRABAJO Los documentos requeridos para facilitar las investigaciones de los auditores y los documentos para informe de resultados, deber incluir: Listas de control para la evaluacin de los elementos del sistema de calidad ( normalmente preparadas por el auditor asignado para auditar esa rea o funcin ); Formularios para el informe de las observaciones de la auditoria. Formularios para la documentacin de evidencias de conclusiones alcanzadas por los auditores. Los documentos de trabajo debern ser diseados de modo que los mismos no restrinjan actividades adicionales de auditoria o investigaciones, las cuales pudieran llegar a ser necesarias como resultado de la informacin reunida durante la auditoria misma.

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2.3. EJECUCION DE LA AUDITORIA 2.3.1. REUNIN DE APERTURA El propsito de la reunin de apertura es: Presentar a los miembros del grupo auditor a la direccin de la organizacin auditiva. Revisar el alcance y los objetivos de la auditoria. Proporcionar un corto resumen de los mtodos y procedimientos a ser usados al conducir la auditoria. Establecer los lazos de comunicacin oficial entre el grupo auditor y el auditado. Confirmar que los recursos e instalaciones necesarios para el grupo se encuentren disponibles. Confirmar la hora y la fecha para la reunin de cierre y cualquier otra reunin intermedia del grupo auditor y la mxima autoridad directiva del auditado; Clarificar cualquier detalle no suficientemente claro del plan de la auditoria.

2.3.2. INVESTIGACION 2.3.2.1. RECOLECCION DE EVIDENCIAS Las evidencias debern ser recogidas a travs de entrevistas, examen de documentos y observacin de las actividades y las condiciones en las reas involucradas. Aquellos indicios que sugieran no conformidades y que resulten significativos, debern ser investigados aun cuando no estn previstos en las listas de control. La informacin lograda a travs de entrevistas deber ser verificada mediante la obtencin de la misma informacin desde otras fuentes independientes, tales como observaciones fsicas, mediciones y registros. Durante la auditoria, si ello es necesario para asegurar el logro de los objetivos, el auditor responsable puede realizar cambios en las asignaciones de los trabajos de los auditores y tambin sobre el plan de la auditoria, con la aprobacin del cliente y el acuerdo del auditado. Si los objetivos de la auditoria aparecieran como inalcanzables el auditor responsable deber informar las razones al cliente y al auditado. 2.3.2.2. OBSERVACIONES DE LA AUDITORIA Todas las observaciones de la auditoria debern ser documentadas. Luego que todas las actividades hayan sido auditadas, el grupo auditor deber revisar todas sus observaciones para determinar cuales debern ser informadas como no conformidades. El equipo auditor debe entonces asegurarse que todas ellas estn debidamente documentadas de manera clara y concisa y estn respaldadas por evidencias. Las no conformidades deben estar identificadas en trmino de requerimientos especficos de la norma u otros documentos relacionados en base a los cuales la auditoria ha sido conducida. Las observaciones deben ser revisadas por el auditor responsable con el director responsable con el director responsable del auditado. La direccin del auditado deber tener conocimiento de las observaciones de las no conformidades. 2.3.3. REUNION DE CIERRE CON EL AUDITADO Al final de la auditoria, previo a la preparacin del informe, el equipo deber mantener una reunin con la direccin del auditado y aquellos responsables por las funciones involucradas. El propsito principal de

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esta reunin es presentar las observaciones de la auditoria a la direccin del auditado de tal manera de asegurar que han sido claramente comprendidos los resultados de la auditoria. El auditor responsable deber presentar las observaciones, asegurndose de su correcta compresin. El auditor responsable deber presentar las conclusiones del grupo, atendiendo a que la efectividad del sistema de la calidad asegure que los objetivos de la calidad sean alcanzados. Los informes de la reunin de cierre debern ser archivados. NOTA: Si le es requerido, el auditor puede tambin realizar recomendaciones para mejorar el sistema de la calidad del auditado. Estas recomendaciones no son obligatorias para el auditado. Es facultad del auditado determinar la extensin, las formas y los medios para accionar. 2.4. DOCUMENTOS DE LA AUDITORIA 2.4.1. PREPARACION DEL INFORME El informe de la auditoria deber ser preparado bajo la direccin del auditor responsable, quien debe cuidar que el informe sea preciso y completo. 2.4.2. CONTENIDO DEL INFORME El informe deber reflejar fielmente tanto el espritu como el contenido de la auditoria. Debe estar fechado y firmado por el auditor responsable. Debe contener los siguientes captulos segn sea aplicable: El alcance y los objetivos de la auditoria; Detalles del plan de la auditoria, la identificacin de los miembros del grupo auditor y el representante del auditado, fecha de la auditoria e identificacin especifica de la organizacin auditada. Identificacin de los documentos de referencia contra los cuales la auditoria fue realizada (norma del sistema de la calidad, manual de la calidad del auditado, etc.); Observaciones de no conformidades; Juicio del equipo auditor sobre el cumplimiento del auditado con las normas del sistema de la calidad aplicables y la documentacin relacionada; La capacidad del sistema para alcanzar los objetivos de la calidad definidos; La lista de distribucin del informe de la auditoria. Cualquier comunicacin en el periodo entre la reunin clausurada y la emisin del informe debe ser realizada por el auditor responsable 2.4.3. DISTRIBUCION DE INFORME El informe de la auditoria deber ser enviado al cliente por el auditor responsable. Es responsabilidad del cliente enviar a la direccin del auditado una copia del informe de la auditoria. Cualquier otra distribucin adicional deber ser determinada en consulta con el auditado. Los informe de la auditoria que contengan informacin confidencial o de patentes, debern ser debidamente salvaguardados por la organizacin auditora y por el cliente. El informe de la auditoria deber ser emitido tan pronto como sea posible. Si la emisin no puede realizarse dentro de los plazos acordados, las razones para el atraso debern ser brindadas a ambos clientes y auditado y establecer una nueva fecha de emisin. 2.4.4. RETENCION DE LOS REGISTROS.

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Los documentos de la auditoria debern ser archivados segn un acuerdo entre el cliente la organizacin auditora y el auditado de conformidad con los requerimientos reglamentarios. 3. FINALIZACION DE LA AUDITORIA La auditoria ha sido completada luego de enviarse el informe al cliente. 4. SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS. El auditado es responsable por la determinacin e iniciacin de las acciones correctivas necesarias para corregir una no conformidad o las causas de una no conformidad. El auditor es solamente responsable de identificar las no conformidades. Las acciones correctivas y las subsiguientes auditorias de supervisin debern ser completadas dentro de un periodo acordado por el cliente y el auditado en consulta con la organizacin auditora. NOTA: La organizacin auditora deber mantener al cliente informado del estado de las actividades de accin correctiva y de las auditorias de supervisin. Con posterioridad a la verificacin de la implementacin de las acciones correctivas la organizacin auditora deber preparar un informe de supervisin y distribuirlos de manera similar al informe original de la auditoria.