Está en la página 1de 126
Guía de evaluación de Microsoft Office SharePoint Server 2007 Febrero de 2007

Guía de evaluación de

Microsoft Office SharePoint Server 2007

Febrero de 2007

Guía de evaluación de Microsoft Office SharePoint Server 2007 Febrero de 2007
Resumen Esta guía de evaluación está diseñada para ofrecerle un conoci miento sólido de los
Resumen Esta guía de evaluación está diseñada para ofrecerle un conoci miento sólido de los
Resumen Esta guía de evaluación está diseñada para ofrecerle un conoci miento sólido de los

Resumen

Esta guía de evaluación está diseñada para ofrecerle un conocimiento sólido de los objetivos de diseño y del conjunto de características de Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 y para ayudarle a familiarizarse con la implementación del producto. Proporciona información general sobre las soluciones y ventajas que aporta Office SharePoint Server 2007, además de descripciones de características nuevas y mejoradas en lo relativo a portales, búsquedas, administración de contenido, integración y formularios comerciales, e inteligencia empresarial. También proporciona un paseo práctico de las áreas de característica principales del producto y concluye con información útil para los administradores y desarrolladores.

El objetivo último de esta guía es ayudar el lector a realizar una evaluación exhaustiva y eficaz de Office SharePoint Server 2007. Esta guía está dirigida a cualquier persona que esté interesada en obtener más información sobre Office SharePoint Server 2007 y que desee probarlo en la práctica.

Para obtener la información más reciente sobre Office SharePoint Server 2007, visite el sitio Web SharePoint Products and Technologies Web site (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82555&clcid=0x409). Si desea consultar otros recursos de información del producto, vaya a la sección "Para obtener más información" al final de esta guía.

www.microsoft.com/sharepoint

Tabla de contenido Resumen 1 Recursos disponibles para la evaluación de Office SharePoint Server 2007

Tabla de contenido

Resumen

1

Recursos disponibles para la evaluación de Office SharePoint Server 2007

3

Productos y tecnologías de SharePoint

4

Windows SharePoint Services 3.0

4

Microsoft Office SharePoint Server 2007

4

Microsoft Office SharePoint Server 2007 para Search

5

Microsoft Office Forms Server 2007

5

Windows SharePoint Services 3.0

6

Comparación de versiones de Microsoft Office SharePoint Server2007

8

Áreas de características de Office SharePoint Server 2007

8

Colaboración

10

Portal 10

12

Perfiles de usuario y el almacén de datos de perfil 15

Personalización

Exploración y el Directorio de sitios

18

Identificación

de audiencias

21

Elementos Web para facilitar la búsqueda de contenido 22

Contenido y estructura del sitio

23

Elementos Web para acumular documentos y sitios de SharePoint

24

Plantillas para sitios de portal 25

27

Relevancia 28

Búsqueda empresarial

Búsqueda de

personas

30

Búsqueda de datos profesionales

31

Experiencia del usuario

32

Seguridad

34

Extensibilidad de búsqueda

36

Administración de búsquedas y escalabilidad

36

Administración de contenido 38

38

Administración de registros 44

47

Creación de contenido Web 51 Integración y formularios comerciales 55

Catálogo de datos profesionales 59

Administración de

Administración de

documentos

contenido Web

Inteligencia empresarial

62

Inteligencia empresarial basada en Web con Excel Services

62

Interoperabilidad de productos y tecnologías de SharePoint

66

Interoperabilidad

66

Servicios Web

68

Desarrollo personalizado

69

Arquitectura de Office SharePoint Server 2007

70

Aplicación y servicios

71

Servicios de la plataforma

73

Servicios

del sistema operativo

73

www.microsoft.com/sharepoint

Servicios compartidos

73

Instalación de un servidor de evaluación

74

Requisitos

de

hardware

75

Requisitos

de

software

76

Base de datos

77

Servidor de base de datos

 

77

Sistema operativo

77

Componentes de Windows

78

Microsoft .NET Framework

3.0

79

Instalar y configurar Office SharePoint Server 2007 con Microsoft

SQL Server 2005 Express Edition

79

Pasos después de la instalación

82

Tutorial del producto 84

Ejercicio 1: Introducción

84

Ejercicio 2: Administración del sitio

87

Crear un nuevo grupo

87

Ejercicio 3: Elementos Web

89

Agregar elementos Web

89

Ejercicio 4: Elementos Web para información común

91

Ejercicio

5: Seguridad

92

Seguridad de los elementos

92

Historial y versión del elemento 94

Papelera de reciclaje

96

Ejercicio 6: Notificaciones

97

Alertas 97

Notificaciones de correo electrónico 98

Fuentes RSS

100

Ejercicio 7: Trabajar con Microsoft Office Outlook 2007

101

Tareas y calendarios compartidos

101

Ejercicio 8: Identificación de audiencias

104

Ejercicio 9: Perfil de personas y Mi sitio

108

Redes sociales

112

Ejercicio 10: Crear una lista de SharePoint para realizar el seguimiento de los comentarios de un distribuidor desde el Catálogo de datos profesionales

116

Crear la lista Comentarios de distribuidor

117

Ejercicio 11: Flujo de trabajo

119

Para obtener más información

122

www.microsoft.com/sharepoint

Introducción

Le damos la bienvenida a la guía de evaluación de Microsoft Office SharePoint Server 2007. Esta guía tiene por objeto ayudarle a comprender las funciones de Office SharePoint Server 2007 y a obtener el conocimiento suficiente sobre el mismo para poder evaluar este producto de Microsoft.

Office SharePoint Server 2007 ayuda a las organizaciones a conseguir un mejor control y un mayor conocimiento de su contenido, a simplificar sus procesos empresariales y a compartir información y obtener acceso a ella. Además, Office SharePoint Server 2007 proporciona a los profesionales de TI las herramientas necesarias para la administración de servidores así como para la extensibilidad e interoperabilidad de las aplicaciones.

Office SharePoint Server 2007 proporciona una única ubicación integrada en la que los empleados podrán encontrar rápidamente recursos corporativos, consultar información corporativa y aprovechar los conocimientos profesionales para tomar decisiones mejor fundamentadas.

Office SharePoint Server 2007 le ayuda a:

Sacar más provecho de su información

Tome decisiones mejor fundamentadas

mediante el acceso centralizado a la información y las capacidades mejoradas para buscar contenidos relevantes. Implemente un control completo sobre el almacenamiento, la seguridad, la distribución, la reutilización y la administración de documentos y otros contenidos electrónicos, como páginas Web, archivos PDF y mensajes de correo electrónico. Envíe trabajo desde sitios de colaboración a portales utilizando herramientas que simplifican la publicación y la reutilización del contenido. Simplifique la administración de contenido multilingüe a través de plantillas de biblioteca de documentos diseñadas para mantener una relación entre el original y las versiones traducidas de los documentos. Utilice las bibliotecas de diapositivas como una manera fácil de compartir y reutilizar diapositivas de Microsoft Office PowerPoint® 2007.

Simplificar los procesos empresariales

Agilice los procesos empresariales

compartidos internos y externos. Comparta información empresarial dentro y fuera de su organización. El inicio, la participación, el seguimiento y la generación de informes de los procesos empresariales serán ahora más fáciles y flexibles al proporcionar una experiencia de usuario lógica y sencilla mediante conocidas aplicaciones cliente.

www.microsoft.com/sharepoint

Optimice la forma en la que interaccionan las personas, el contenido y los procesos, tanto dentro de las organizaciones como entre ellas.

Simplificar la forma de trabajar en equipo

Simplifique la reutilización del contenido

y

el replanteamiento de la información. Utilice los flujos de trabajo para automatizar

y

obtener más visibilidad de las actividades empresariales comunes, como la revisión

y

aprobación de documentos, el seguimiento de asuntos y la recopilación de firmas.

Céntrese en tareas estratégicas de valor añadido en lugar de en actividades redundantes. Mejore y amplíe la colaboración en equipo. Mejore sus relaciones con clientes, socios

y proveedores proporcionándoles un acceso sencillo a procesos comerciales basados en

formularios, aun cuando no han instalado el software de cliente. Cuente con directivas personalizadas de administración de documentos que permitan configurar los períodos de retención, las acciones de caducidad, la auditoría de la documentación y los derechos de acceso en el nivel del elemento. La integración de las directivas en aplicaciones cliente conocidas permite que su cumplimiento sea transparente y sencillo para los empleados.

Facilitar la administración de servidores, la extensibilidad y la

interoperabilidad

administrativa coherente para administrar aplicaciones de intranet, extranet e Internet. Emplee servicios Web XML y API de programación eficaces para ampliar el ámbito y la funcionalidad de la implementación del portal.

Utilice una única plataforma integrada con una interfaz

La sección titulada "Áreas de características de Office SharePoint Server 2007", explica en detalle las funciones nuevas y mejoradas de esta versión de Office SharePoint Server, entre las que se incluyen:

Portales

Búsqueda

Administración de contenido, que incluye documentos, registros y contenido Web

Integración y formularios comerciales

Inteligencia empresarial

Con este conocimiento, podrá evaluar correctamente estas nuevas características y explicar fácilmente sus posibilidades a sus compañeros, clientes y socios empresariales.

Para obtener más información sobre Microsoft Windows® SharePoint Services 3.0, visite el sitio Web Windows SharePoint Services Technology Guide (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82556&clcid=0x409). Puede revisar ese documento si desea realizar una evaluación más completa de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

www.microsoft.com/sharepoint

Este documento explica brevemente la tecnología Windows SharePoint Services 3.0 y continúa con la presentación de las múltiples capacidades adicionales que incorpora Office SharePoint Server 2007.

Una anotación más antes de continuar: la gama completa de funcionalidades y el valor empresarial que incluye Office SharePoint Server 2007 es enorme, por lo que resulta completamente imposible realizar una explicación detallada de cada una de sus características en este documento. Este documento se centra en evaluar las capacidades de Office SharePoint Server 2007 de forma general, resaltando las principales áreas funcionales que proporcionan el mayor valor empresarial. Muchas de las características más específicas se pondrán de relieve en el transcurso de la evaluación y mediante el uso del software, mientras que otras demandan una atención más profunda y técnica. Es recomendable revisar los recursos que se indican en la siguiente sección para obtener más información.

Recursos disponibles para la evaluación de Office SharePoint Server 2007

Para ayudarle a evaluar Office SharePoint Server 2007 tiene a su disposición numerosos recursos, entre los que se incluyen los siguientes:

La documentación del producto le ayudará a instalar Office SharePoint Server 2007.

El sitio Web SharePoint Products and Technologies Web site (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=82555&clcid=0x409) incluye diversas notas del producto y otros recursos.

El sitio Web MSDN® SharePoint Web site (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82557&clcid=0x409) proporciona numerosos recursos técnicos desde la perspectiva de un desarrollador sobre lo productos y tecnologías de Microsoft SharePoint.

El sitio Web Microsoft TechNet Web site (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82558&clcid=0x409) es un centro de recursos que le ayudará a implementar Office SharePoint Server 2007, realizar el mantenimiento del mismo y prestar el soporte técnico necesario.

El sitio Web Microsoft SharePoint Products and Technologies Team Blog (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82560&clcid=0x409) es el blog oficial del grupo de tecnologías y productos de SharePoint.

www.microsoft.com/sharepoint

Microsoft le recomienda utilizar estos recursos como ayuda para la instalación y evaluación de Office SharePoint Server 2007.

Productos y tecnologías de SharePoint

Los productos y tecnologías de SharePoint atienden una amplia gama de necesidades empresariales para proporcionar soluciones y aplicaciones Web flexibles, adaptables y eficaces. Estos productos y tecnologías pueden agruparse en distintas configuraciones adaptadas a los requisitos de aplicación Web específicos de una organización.

La gama completa de capacidades de los productos y tecnologías de SharePoint se proporciona a través de los siguientes productos:

Windows SharePoint Services 3.0

Windows SharePoint Services 3.0 proporciona la plataforma de soluciones para los productos

y tecnologías de SharePoint, ofreciendo una amplia gama de capacidades funcionales que

amplían y aprovechan otros productos y tecnologías de SharePoint. Para obtener una descripción detallada de Windows SharePoint Services 3.0, consulte la sección titulada

Windows SharePoint Services 3.0.

Microsoft Office SharePoint Server 2007

Microsoft Office SharePoint Server 2007 es un conjunto integrado de capacidades de servidor que puede contribuir a mejorar la eficacia organizativa al ofrecer completas funciones de

administración de contenido y búsqueda empresarial, acelerar los procesos empresariales compartidos y facilitar la posibilidad de compartir información superando cualquier barrera con vistas a mejorar la eficacia del negocio. Office SharePoint Server 2007 admite todas las intranet, extranet y aplicaciones Web de una empresa en una sola plataforma integrada en lugar de depender de sistemas fragmentados independientes. Además, este servidor de colaboración y administración de contenido proporciona tanto a profesionales de TI como

a programadores la plataforma y las herramientas necesarias para la administración de

servidores, la extensibilidad de aplicaciones y la interoperabilidad. Este documento se centra en la evaluación de Microsoft Office SharePoint Server 2007.

También hay productos y tecnologías de SharePoint especiales para las búsquedas y los formularios.

www.microsoft.com/sharepoint

Microsoft Office SharePoint Server 2007 para Search

La capacidad de buscar información en sitios Web de empresas resulta fundamental para el uso y aprovechamiento eficaces de dichos sitios. La característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 es un servicio compartido que proporciona recopilación, indización

y consulta de contenido extensivo y extensible. Este servicio admite búsquedas de texto

completo utilizando la sintaxis de consulta del Lenguaje de consultas estructurado (SQL),

y proporciona nueva sintaxis de palabras clave para admitir este tipo de búsquedas. Search

se explica con más detalle en este documento en la sección titulada Búsqueda empresarial. También puede obtener más información sobre la funcionalidad de búsqueda en el

(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=79614&clcid=0x409).

Microsoft Office Forms Server 2007

Microsoft Office Forms Server 2007 proporciona soluciones de formularios electrónicos ampliables basados en estándares con seguridad mejorada que pueden ayudar a las organizaciones a que sus procesos empresariales basados en formularios lleguen a cualquier persona que utilice un explorador Web. Es un servidor independiente que proporciona nueva tecnología Microsoft Office InfoPath® Forms Services, que también se encuentra disponible en Microsoft Office SharePoint Server 2007. Esta nueva tecnología utiliza formularios electrónicos basados en servidor para optimizar los procesos empresariales y lograr que la integración, distribución y recopilación de datos sea más rentable que con los formularios de papel.

Es importante comprender las opciones de licencia para estos productos. Puede obtener más información sobre el empaquetado y las licencias en How to Buy Microsoft Office SharePoint Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82566&clcid=0x409). Tenga en cuenta que esta guía de producto se centra en la funcionalidad que ofrece Microsoft Office SharePoint Server 2007 Client Access License (CAL), Enterprise Edition. Algunas de las funcionalidades que se describen en esta guía (por ejemplo, formularios comerciales

e integración e inteligencia empresarial) no están disponibles sólo con Standard CAL.

www.microsoft.com/sharepoint

Windows SharePoint Services 3.0

Microsoft Office SharePoint Server 2007 se basa en la funcionalidad que proporciona Windows SharePoint Services 3.0 y la amplía.

Windows SharePoint Services 3.0 emplea el sistema operativo y los servicios de base de datos para satisfacer requisitos que abarcan sitios de grupo para grupos de trabajo, grandes soluciones de portales de empresa que sirven a cientos de miles de empleados y personal, y portales de Internet corporativos utilizados por millones de usuarios.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 se basa en Windows SharePoint Services 3.0 para ofrecer una solución completa con capacidades a nivel empresarial que cubra necesidades esenciales, como administrar contenido y procesos empresariales, así como para simplificar la manera de buscar y compartir información entre fronteras.

Windows SharePoint Services 3.0 ofrece las siguientes funciones seguras, escalables, confiables y de alto rendimiento para la administración de sitios:

Almacenamiento

Permite que los diversos contenidos, como documentos (documentos

de Microsoft Office, PDF, archivos binarios personalizados), páginas Web, listas y otros

tipos de información residan en un repositorio de datos común (Microsoft SQL Server™) con capacidades de administración de datos completas, control de versiones, metadatos y búsqueda de nivel de sitio.

Seguridad

Proporciona los elementos esenciales de administración de seguridad

completa mediante una amplia gama de proveedores de autenticación (por ejemplo, Kerberos, NTLM, basic, el servicio de directorio de Active Directory®, LDAP, formularios ASP.NET y autenticación de inicio de sesión único Web), administración de directivas, administración de grupo y niveles de permisos que van desde elementos individuales en

listas a sitios enteros.

Administración

Habilita funciones administrativas centralizadas y delegadas para sitios

de Windows SharePoint Services desde perspectivas operativas y de aplicaciones, además de la supervisión continuada de sitios.

Proporciona una arquitectura que admite arquitecturas de distribución

flexibles, distribuidas y ampliables en servidores de bases de datos y Web. Permite la administración de características del sitio y su configuración.

Distribución

www.microsoft.com/sharepoint

Modelos de sitios

Proporciona una infraestructura basada en plantillas para

implementar sitios personalizados, lo que proporciona exploración automatizada y una interfaz de usuario coherente (al tiempo que permite la personalización extensiva y flexible del formato y diseño del sitio).

Extensibilidad

Proporciona una completa interfaz de programación de aplicaciones

(API) que permite integrar aplicaciones personalizadas en la arquitectura de Windows SharePoint Services mediante servicios Web XML y SOAP, lo que proporciona controladores de eventos para la integración cruzada con otras aplicaciones y métodos para migrar contenido a sitios de Windows SharePoint Services.

Desde una perspectiva empresarial, Windows SharePoint Services 3.0 ofrece las siguientes características básicas de colaboración:

Colaboración en documentos

Wikis y blogs

Compatibilidad con RSS

Paneles de discusión

Administración de tareas de proyectos

Contactos, calendarios y tareas

Integración de correo electrónico

Integración con las aplicaciones cliente de Office System 2007

Soporte de trabajo sin conexión para listas y bibliotecas de documentos de SharePoint mediante Office Outlook® 2007.

Estas características de colaboración son elementos fundamentales para crear aplicaciones de productividad empresarial avanzadas. Microsoft Office SharePoint Server 2007 utiliza y amplía estas características a la vez que aporta más niveles de capacidad para generar soluciones avanzadas de productividad empresarial. Este documento se centra principalmente en estas capacidades adicionales. Para obtener una mayor revisión y asesoramiento sobre la evaluación de Windows SharePoint Services 3.0, consulte Evaluation Guide

(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=82556&clcid=0x409).

www.microsoft.com/sharepoint

Comparación de versiones de Microsoft Office SharePoint Server2007

Para obtener una comparación detallada de la gama de características disponibles en los distintos productos y tecnologías de SharePoint (incluidas las capacidades que se incluyen en los distintos modelos de licencia disponibles para Microsoft Office SharePoint Server 2007), visite a downloadable spreadsheet with this information

(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82620&clcid=0x409).

Áreas de características de Office SharePoint Server 2007

Al valorar Microsoft Office SharePoint Server 2007 como solución Web de empresas, hay seis áreas de características principales que se deben examinar, como se muestra en la siguiente ilustración:

examinar, como se muestra en la siguiente ilustración: Figura 1: Áreas de características de Office SharePoint

Figura 1: Áreas de características de Office SharePoint Server 2007

www.microsoft.com/sharepoint

Las áreas de características son las siguientes:

1. Colaboración

Tecnologías que permiten a los equipos trabajar conjuntamente

de forma eficaz, proporcionando mecanismos intuitivos, flexibles y seguros para compartir información a través de wikis y blogs, publicando documentos y colaborando en ellos, manteniendo listas de tareas, dirigiendo encuestas, desarrollando y

manteniendo plantillas de sitios personalizadas para usos empresariales específicos

e implementando flujos de trabajo.

2. Portal

Instalaciones que ofrecen las capacidades para personalizar la experiencia

del usuario de un sitio Web de empresas, dirigir el contenido a varias audiencias en función de conjuntos de reglas, facilitar automáticamente la exploración intuitiva por el sitio Web al adaptar la exploración a los derechos del usuario, proporcionar la completa administración del contenido del sitio y las instalaciones estructurales,

y mucho más.

3. Búsqueda empresarial

Capacidad fundamental para buscar de forma rápida y

sencilla el contenido relevante distribuido en un amplio abanico de sitios: bibliotecas de documentos, repositorios de datos de aplicaciones empresariales y otros orígenes, (incluidos el uso compartido de archivos, varios sitios Web, carpetas públicas de Microsoft Exchange y bases de datos de Lotus Notes) y para encontrar el personal adecuado para responder a preguntas o involucrarse en proyectos.

4. Administración de contenido

Servicios para la creación, publicación y

administración de contenido, independientemente de si éste existe en documentos diferentes o está publicado en páginas Web. Los escenarios de administración de contenido incluyen administración de documentos, administración de registros y administración de contenido Web.

5. Formularios comerciales e integración

Capacidad para implementar de forma

rápida y eficaz procesos empresariales basados en formularios, (desde diseño a publicación y a acceso a usuarios) mediante exploradores Web estándar o una aplicación de cliente avanzada como Microsoft Office InfoPath 2007. Además, incluye la capacidad de conectarse a sistemas estructurados, como bases de datos y aplicaciones de línea de negocio, y la posibilidad de obtener acceso a esa información de múltiples maneras.

www.microsoft.com/sharepoint

6.

Inteligencia empresarial

Capacidad para proporcionar información fundamental

para los objetivos empresariales a través de una amplia gama de mecanismos, desde hojas de cálculo basadas en el servidor que obtienen acceso a los datos profesionales en tiempo real y llevan a cabo sofisticados análisis a la presentación de indicadores clave de rendimiento (KPI) en sitios Web de empresas.

En esta sección revisaremos cada una de estas áreas funcionales.

Colaboración

La colaboración es uno de los requisitos más vitales y relevantes en la mayoría de las implementaciones de portales de empresa. Las funciones de colaboración de Office SharePoint Server 2007 vienen proporcionadas por las tecnologías subyacentes de Windows SharePoint Services 3.0. Las mejoras de Windows SharePoint Services 3.0 hacen que compartir documentos, realizar el seguimiento de tareas, utilizar el correo electrónico de forma eficaz y compartir ideas e información resulte más sencillo que nunca. Todas las características y servicios proporcionados por Windows SharePoint Services 3.0 están disponibles en las instalaciones de Office SharePoint Server 2007.

Para obtener un resumen y asesoramiento más detallados sobre la evaluación de Windows SharePoint Services 3.0, consulte Evaluation Guide

(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=82556&clcid=0x409).

Portal

Una diferencia notable en cuanto al nombre de Microsoft Office SharePoint Server 2007 es la ausencia de la palabra "portal". Office SharePoint Server 2007 es más que una solución de portal que ofrece características y funcionalidad avanzadas. El propio término "portal" tiene una gran cantidad de connotaciones para distintas personas y organizaciones, y cualquier solución que pretende ofrecer capacidades de portal debe, por definición, ser extremadamente flexible y adaptable en función de los requisitos específicos de cada organización. Office SharePoint Server 2007 es la solución perfecta: se basa en las tecnologías de Windows SharePoint Services 3.0 para proporcionar capacidades de personalización e identificación que las organizaciones necesitan para generar soluciones flexibles destinadas a una gran base de usuarios.

www.microsoft.com/sharepoint

Algunas áreas funcionales comunes, tan variadas como puedan ser los requisitos específicos, tienden a ser necesarias en los portales de empresa. Office SharePoint Server cuenta con las siguientes capacidades:

Personalización

Capacidad para ofrecer un acceso sencillo al contenido de la empresa

y presentarlo de forma personalizada, bien por usuario individual o como contenido dirigido a individuos o grupos.

Creación de perfiles de usuario

Funcionalidad para perfilar cada una de las

preferencias, habilidades y pertenencias de los usuarios individuales en las comunidades empresariales. Éste puede ser el método por el cual no sólo el contenido personalizado "encuentra" a individuos, sino también una forma de que estos individuos se hagan visibles para la empresa.

Exploración

Capacidad del portal para presentar automáticamente exploración intuitiva,

completa y adaptada en el portal. El objetivo consiste en permitir que el usuario explore

jerarquías de portales potencialmente complejas con la mayor facilidad.

Identificación de audiencias

Capacidad de una empresa para conseguir que el

contenido adecuado esté visible para el público correcto. Esto permite que el contenido

encuentre su camino hasta los individuos para los que resultaría más relevante.

Elementos Web

Existencia de "miniaplicaciones" que pueden proporcionar contenido de

formas altamente personalizadas, definido por la lógica de aplicaciones o las preferencias

de uso, y presentado en el contexto de un portal junto con otro contenido que el usuario necesita.

Estructura y contenido del sitio

Capacidad del usuario para explorar la estructura y el

contenido del portal y sus subsitios, de forma que adapte la vista a usuarios individuales

en función de los permisos de seguridad.

Agregación y acumulación en el sitio y en la biblioteca

Capacidad de los individuos

para aportar contenido a una amplia gama de áreas de un portal (por ejemplo, varios sitios y subsitios, bibliotecas de documentos y listas de eventos) y la capacidad para que estos individuos puedan buscar rápidamente ese contenido, disperso, sin embargo, por el portal.

www.microsoft.com/sharepoint

Plantillas

Capacidad de los sitios, subsitios, bibliotecas y listas para estar disponibles en

una recopilación común de plantillas que aseguran una coherencia de la interfaz que maximiza la capacidad individual del usuario para utilizar cada área con rapidez. Esto se consigue mediante un enfoque basado en plantillas, permitiendo a la vez que los usuarios que no están especializados en TI seleccionen rápidamente una plantilla de un conjunto de plantillas disponibles indicadas para usos específicos que se integrará sin dificultades en la infraestructura del portal.

En las siguientes secciones se abarca cada una de esas áreas funcionales.

Personalización

La búsqueda e identificación de contenido relevante puede ser un enorme reto en sitios de gran tamaño. Esto es especialmente cierto en las intranets corporativas. El problema se puede reducir permitiendo que los usuarios personalicen el sitio y que el sitio personalice el contenido para los usuarios. La personalización representa la capacidad que tiene el contenido para adaptarse a un usuario individual. Si el sitio lo permite, el usuario debería poder crear sus propios sitios personalizados, especificar las preferencias de contenido y recibir contenido identificado según los intereses del usuario o las comunidades en línea a las que está suscrito. Si estas capacidades están habilitadas y se administran de forma correcta, el resultado final es un acceso y un uso más eficaces de la información y las aplicaciones del sitio Web, además de una mayor capacidad de los usuarios para obtener acceso rápido a la información y aplicaciones más relevantes que les ayudarán en sus trabajos.

Office SharePoint Server 2007 tiene amplias capacidades para habilitar y administrar la personalización. Para conseguirlo, hay tres aspectos distintos e importantes que se deben tener en cuenta:

1. Personalización de sitios mantenidos por usuarios ("Por mí"):

El usuario crea su propio sitio ("Mi sitio") y lo personaliza al seleccionar el contenido relevante para el trabajo, cargo, cualificaciones e intereses del usuario. La vista de esta información puede personalizarse en mayor medida al aplicar filtros al contenido. El usuario también puede obtener acceso al contenido a través de comunidades en línea, fuentes RSS y búsquedas personalizadas. El sitio también puede incluir un blog personal mantenido por el usuario al que se pueden suscribir otros usuarios. Los elementos Web pueden estar habilitados para la selección opcional, de manera que ofrezcan contenido o aplicaciones que el usuario pueda necesitar. Estos elementos

www.microsoft.com/sharepoint

Web pueden permitir que la personalización del usuario adapte el contenido que almacenan.

Caso práctico: Personalización de vistas de blogs: Dave Richards (director de marketing) ha creado un nuevo blog en su sitio Web personal para ofrecer información sobre recursos de marketing. La directora de producto, Jesse Merriam, desea ver los mensajes más recientes de este blog en su sitio personal. Encuentra el sitio personal de Dave y ve el vínculo del "blog" en su página principal personal. Copia la URL del blog de Dave, agrega un nuevo elemento Web, Entradas de blog recientes, a su página y, a continuación, cambia la URL del elemento Web por la del nuevo blog de Dave. Ahora podrá ver los mensajes más recientes de este blog en su página principal.

ajes más recientes de este blog en su página principal. Figura 2 – Página Mi sitio

Figura 2 – Página Mi sitio de ejemplo del sitio Web personal de Dave Richards

www.microsoft.com/sharepoint

2.

Información sobre el usuario ("Acerca de mí"):

Puede incluir metadatos relevantes sobre el usuario, basados en la descripción de su trabajo, el departamento, la suscripción a los grupos de servicio de directorio de Active Directory, la suscripción a comunidades en línea o la información proporcionada por el usuario sobre habilidades o intereses específicos.

Esta información se puede utilizar para dirigir contenido al usuario, adaptar la exploración del sitio a las áreas de interés del usuario y habilitar una "búsqueda de personas" más eficaz (capacidad para buscar personas en un sitio según los intereses

o las capacidades). Las definiciones de la audiencia se pueden basar en esta información para permitir la asignación de contenido basado en reglas.

Los blogs de usuario pueden ofrecer información útil para otras personas de la organización, ya que proporcionan una visión directa de las capacidades del usuario

a través de sus blogs. Además, el contenido del blog se puede indizar y buscar.

Para que la información del usuario esté disponible, es igualmente importante la necesidad de proteger esa información. Por ejemplo, es posible que un usuario desee que su número de teléfono sólo esté disponible para ciertas personas, como el administrador del usuario.

Caso práctico: Definición de datos del perfil personal: La directora de producto, Jesse Merriam, necesita actualizar la información de su perfil para que otras personas de la organización la encuentren con más facilidad basándose en sus cualificaciones. Se desplaza hasta la página Mi perfil y selecciona el vínculo Detalles. Observa que el administrador del portal ha permitido el acceso a todas las personas de la organización a muchas de las propiedades del perfil (como Nombre, Cargo, Imagen y Responsabilidades), pero ha permitido que los usuarios determinen de manera selectiva quién puede obtener acceso a la información Cualificaciones:"Sólo yo", "Mi administrador", "Mi grupo de trabajo", "Mis compañeros" o "Todos". Deja seleccionado el valor predeterminado "Todos", inserta el texto "Preparación práctica de negocios, presentaciones en directo, construcción de grupos, documentación técnica." en el cuadro Cualificaciones, y guarda su perfil. Tan pronto como se ejecute un rastreo de búsqueda incremental en los sitios personales, los datos que ha introducido estarán disponibles para que otras personas de la organización los busquen.

www.microsoft.com/sharepoint

3.

Información dirigida al usuario ("Para mí"):

A menudo, los creadores de contenido necesitan dirigir la información a varios

usuarios de una organización. Esto suele realizarse con frecuencia en líneas organizativas: por ejemplo, por división o departamento. También es habitual que se necesite dirigirse a usuarios utilizando algún otro baremo, como un conjunto

de cualificaciones o intereses.

El contenido (documentos, páginas, elementos Web o incluso sitios Web completos)

se puede dirigir a grupos de personas específicos, a suscriptores de comunidades en línea, a listas de distribución o sobre la base de metadatos.

Caso práctico: Elegir como destino un elemento Web: Un director con la autoridad de editar una página Web desea especificar que un determinado elemento Web de esa página sólo debe aparecer para audiencias específicas. Se desplaza a la página y, desde el menú Acciones del sitio, selecciona la opción Editar página. En el menú Editar del elemento Web, selecciona Modificar elemento Web compartido. En el grupo de opciones de configuración Avanzadas para el elemento Web, especifica el nombre de la audiencia en el cuadro denominado Audiencias de destino, hace clic en el botón Aceptar y, a continuación, guarda la página. (No existe ningún flujo de trabajo asociado a la página, por lo que se publica.) Ahora, sólo los usuarios que son miembros de la audiencia especificada verán el elemento Web cuando exploren esta página.

Perfiles de usuario y el almacén de datos de perfil

Para comprender todo el potencial de la personalización se necesita un almacén de datos de perfil de usuario. Este almacén de datos contendrá información de preferencias de usuario, como parámetros para elementos Web personalizados que se utilizan en los sitios de personalización de los usuarios ("Mis sitios"). También se puede almacenar información adicional, como los departamentos, divisiones, suscripciones a listas de distribución de Microsoft Exchange Server y a sitios de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 del usuario, además de otra información.

En Office SharePoint Server 2007, el sitio personalizado de un usuario ("Mi sitio") contendrá una página de perfil. Esta página muestra a los compañeros y suscripciones de un usuario, además de los puntos comunes entre el usuario y un usuario que visita el sitio personal Mi sitio de otro usuario. También muestra una vista agregada de los documentos, registros Web www.microsoft.com/sharepoint

(blogs) y propiedades de perfil confidenciales del usuario. Office SharePoint Server 2007

permite a los administradores establecer directivas de privacidad en propiedades de perfil

de usuario, compañeros y suscripciones, así como restringir quién puede obtener acceso

a la información personal. De acuerdo con estas directivas, los usuarios pueden limitar la

visibilidad de las propiedades, los compañeros, los vínculos y las suscripciones a Sólo yo,

Mi administrador, Mi grupo de trabajo, Mis compañeros o Todos.

Un aspecto importante de la información de perfil de usuario es que se puede utilizar como la base para las "búsquedas de personas” (encontrando otros individuos de la organización según sus intereses, cualificaciones y otras características).

La definición inicial de la mayoría de los datos de perfil de usuario residirá con casi total

seguridad en otras áreas de la empresa: el servicio de directorio de Active Directory, los

directorios LDAP o las aplicaciones de empresa. Los datos de Active Directory se pueden

importar directamente en el almacén de datos de perfil de usuario. La información de usuario

de directorios LDAP también se puede importar.

Una vez que los datos están disponibles en el almacén de datos de perfil de usuario, los usuarios pueden actualizar y complementar la información en sus perfiles. Para las organizaciones que admiten varios idiomas, la información se puede proporcionar en tantos idiomas como estén implementados en el portal. Por ejemplo, el cargo de un usuario podría estar disponible en inglés, francés, alemán y español (el valor utilizado dependería de la configuración de idioma o referencia cultural del cliente del usuario que obtiene acceso a la información).

El uso más inmediatamente evidente de los datos de perfil de usuario se produce en el sitio

personalizado del usuario ("Mi sitio"). El usuario crea y configura una vista personalizada del portal, y las preferencias que definen esta vista se almacenan en el almacén de datos de perfil de usuario. Además de "Mi sitio", Office SharePoint Server 2007 permite la creación

de "sitios de personalización" que proporcionan vistas personalizadas de un sitio al usuario.

Estos sitios utilizan la identificación de audiencias para mostrar información personalizada como "Mis RRHH" y "Mis ventas".

Office SharePoint Server 2007 agrega automáticamente al administrador, los compañeros y los informes directos de un usuario como compañeros del usuario. Además, Office SharePoint Server 2007 permite agregar a compañeros (personas que el usuario conoce), lo que ofrece una exploración sencilla de las páginas públicas de Mi sitio de los compañeros. Office

www.microsoft.com/sharepoint

SharePoint Server 2007 también ofrece un elemento Web Rastreador de compañeros en

Mi sitio, que mantiene al usuario informado sobre los cambios de los compañeros del usuario.

Además, al buscar personas en la organización, los resultados se pueden agrupar por distancia social para que se muestren primero los compañeros.

La creación de perfiles de usuario se emplea además para implementar el concepto de

"contexto compartido" para usuarios individuales. Cuando un usuario visita la página de perfil

de otro usuario, Office SharePoint Server 2007 muestra todas las similitudes entre los dos

usuarios, como:

Su administrador común

Las listas de distribución y los sitios de Windows SharePoint Services 3.0 de los que ambos son miembros.

Los compañeros que tienen en común.

Los perfiles de usuario proporcionan las bases para la identificación de audiencias según las audiencias basadas en reglas, además de proporcionar ámbito de búsqueda de personas. Los usuarios pueden encontrar a personas por el nombre o por las propiedades de perfil públicas del usuario. La característica de búsqueda empresarial de Office SharePoint Server 2007 admite consultas basadas en propiedades, agrupación por distancia social, perfeccionamiento

de los resultados de búsqueda y resultados de búsqueda avanzada.

Caso práctico: Administración de información de perfil personal: Diane Tibbot quiere realzar sus cualificaciones más importantes para toda la organización, pero al mismo tiempo desea limitar el acceso a alguna información sobre ella sólo a los miembros de su equipo más cercano. Desde su página Mi sitio, hace clic en la ficha Mi perfil y ve una representación de su posición dentro de la organización, una lista de sus compañeros más valorados, sus suscripciones a varias listas de distribución y vínculos a sitios internos y externos que desea compartir con sus compañeros. Hace clic en el vínculo Detalles en el área de exploración "Inicio rápido", que la lleva a la página Editar detalles donde puede mantener la información de su perfil. Ve que no puede modificar ciertos elementos, como su nombre y cargo. Puede modificar algunos campos, como la imagen de su retrato personal, pero se han configurado directivas administrativas que permiten que todas las personas de la organización vean esta imagen. Escribe el texto en el campo Cualificaciones:

"Administración de proyectos, resolución de conflictos, construcción de grupos".

www.microsoft.com/sharepoint

A continuación, desde un menú, puede seleccionar el rango de personas que podrán ver este documento. El menú permite seleccionar Sólo yo, Mi administrador, Mi grupo de trabajo, Mis compañeros o Todos. Para Cualificaciones selecciona Todos. También desea que su número de teléfono móvil esté disponible para los miembros de su grupo de trabajo más cercano, por lo que escribe el número en el campo Teléfono móvil y selecciona Mi grupo de trabajo del menú que está situado al lado de este campo.

Exploración y el Directorio de sitios

Lógicamente, la exploración de un portal debe facilitar un acceso rápido e intuitivo a aquellas áreas a las que los usuarios del sitio puedan obtener acceso y sean relevantes para ellos. Independientemente de la estructura del portal, habrá ciertos vínculos "globales" a áreas de uso habitual dentro del portal (por ejemplo, Ayuda o Soporte), además de áreas que son "globales" en el contexto del usuario individual: Mi sitio y Mis vínculos. Los vínculos globales de todo el sitio pueden estar asignados por administradores de sitio (suelen estar representados como una "ficha" de exploración en la parte superior de la página). En las plantillas proporcionadas con Office SharePoint Server 2007, los usuarios autenticados verán un vínculo Mi sitio visible en la parte superior de todas las páginas, junto con un menú Mis vínculos que el usuario puede modificar y mantener, lo que permite un acceso rápido a la vista personalizada del portal, además de a los sitios (internos y externos) que son más importantes para el usuario. La ventaja de un menú Mis vínculos de portal con respecto al menú "Favoritos" típico de un explorador es que el menú Mis vínculos está disponible para los usuarios autenticados independientemente del equipo desde el que obtienen acceso al portal.

El siguiente elemento importante en la exploración es la presentación dinámica de vínculos a sitios a los que el usuario tiene acceso. En los diseños de plantilla que incluye Office SharePoint Server 2007, estos vínculos aparecen como fichas en la parte superior de la ventana del explorador, y no sólo incluyen vínculos a esos sitios a los que el usuario puede obtener acceso, sino también a los que se han identificado para el usuario.

www.microsoft.com/sharepoint

Figura – Página principal del portal con exploración personalizada En Office SharePoint Server 2007, los

Figura – Página principal del portal con exploración personalizada

En Office SharePoint Server 2007, los controles de exploración de sitios utilizan el modelo de proveedor ASP.NET como medio para enlazar los controles de exploración con la jerarquía de sitios subyacente. Los controles predeterminados son los controles Menú y Ruta de exploración, que se enlazan con el origen de datos subyacente PortalSiteMapProvider. El control Menú crea menús emergentes dinámicos basados en la jerarquía del sitio. También se pueden agregar vínculos creados ("estáticos") al menú sin escribir ningún código. Además, la apariencia y el comportamiento de este menú son ampliamente personalizables. El control Ruta de exploración presenta una ruta de acceso a la ruta de exploración desde la parte superior del mapa de sitio hasta la ubicación actual dentro del sitio.

www.microsoft.com/sharepoint

El desarrollador puede implementar controles de exploración personalizados para los diseños de sitios que requieren apariencias y comportamientos de exploración completamente únicos. El enfoque recomendado es utilizar controles que se puedan enlazar con un proveedor de mapas de sitio subyacente, separando con ello los datos y capas de presentación en la aplicación Web. Los controles de exploración existentes en Office SharePoint Server 2007 se pueden subclasificar y modificar para esta finalidad. Además, se pueden emplear los controles estándar del menú ASP.NET 2.0, TreeView y SiteMapPath. Todos estos controles son compatibles con el modelo de proveedor. Y, por supuesto, el desarrollador es libre de implementar controles totalmente personalizados de diseño único para el sitio. El Kit de desarrollo de sitio (SDK) de Office SharePoint Server 2007 ofrece un amplio y completo conjunto de clases .NET que se pueden emplear para crear exploración de sitio dinámica que satisfará una gama prácticamente ilimitada de diferentes requisitos.

Directorio de sitios

Uno de los primeros pasos para crear un portal es definir la estructura general del sitio y el subsitio. La exploración ayuda a guiar al usuario a distintos sitios y subsitios del portal. Sin embargo, a medida que el portal aumenta su tamaño y complejidad, desplazarse por la estructura jerárquica puede suponer retos prácticos. Es posible que haya subsitios a los que otros subsitios hacen referencia con frecuencia, y algunos sitios pueden ser totalmente externos al portal y tener jerarquías que la exploración predeterminada del portal no descubra automáticamente. Las organizaciones de gran tamaño suelen definir algunas categorías para permitir la presentación de información en el contexto de la estructura organizativa o las líneas de negocio.

La función del Directorio de sitios de Office SharePoint Server 2007 es solucionar estos problemas. Se puede asignar cualquier sitio a cualquier cantidad de categorías diferentes en el Directorio de sitios. Los sitios pueden ser internos o externos, y no tienen por qué que ser un elemento físico del portal. El Directorio de sitios puede proporcionar una vista rápida de las posibles categorizaciones del portal. Normalmente, el Directorio de sitios se convierte en un elemento de la exploración global del portal. El usuario siempre encuentra un vínculo al Directorio de sitios en cualquier lugar del portal.

www.microsoft.com/sharepoint

Caso práctico: Creación de varias categorizaciones para un sitio: El director de marketing David Ramírez ha creado un nuevo sitio con información sobre un nuevo conjunto de ofertas de servicio que su empresa dirige a clientes y minoristas con licencia. Desea que este sitio esté dividido en las categorías "Iniciativas de marketing" y "Servicios". El administrador del portal ya ha creado estas categorías al desplazarse a Directorio de sitios, seleccionar Editar página y hacer clic en el vínculo denominado "Crear nueva categoría". Desde la página principal del portal corporativo, Dave hace clic en la ficha Sitios que está situada en la parte superior de la página. Ahora ve el Directorio de sitios. Selecciona los valores adecuados en las categorías "Iniciativas de marketing" y "Servicios". A partir de ahora, cuando los usuarios exploren el Directorio de sitios y hagan clic en alguno de estos dos valores de categorías, verán el nuevo sitio de Dave.

Identificación de audiencias

El uso de la definición permite dirigir el contenido del sitio del portal a una o más audiencias específicas. Office SharePoint Server 2007 admite la definición que se basa en las audiencias basadas en reglas, los grupos de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 y las suscripciones a listas de distribución. Estas audiencias pueden abarcar uno o más sitios de portales en una implementación. Además, Office SharePoint Server 2007 ofrece la posibilidad de definir cualquier elemento de la lista, no sólo los listados. Esto significa que ahora se puede dirigir prácticamente cualquier elemento del portal (documentos, eventos, elementos de listas personalizadas e incluso sitios enteros) a las audiencias.

Caso práctico: Definición de un sitio para un grupo de usuarios de SharePoint: Un administrador de sitio (con privilegios de administración del sitio) desea dirigir un sitio externo a un grupo de usuarios específicos del portal. Se desplaza a la página principal del sitio y, desde el menú Acciones del sitio, selecciona Configuración del sitio y, a continuación, Modificar exploración del sitio. A continuación, hace clic en el elemento Agregar vínculo, que abre el cuadro de diálogo Vínculo de exploración, donde puede especificar la URL y el título del sitio y donde también puede seleccionar los grupos de usuarios a los que está dirigido este vínculo. Una vez completada esta definición, todos los usuarios del grupo especificado verán el sitio externo que aparece en las fichas de exploración en cualquier sitio del portal donde se encuentren.

www.microsoft.com/sharepoint

El contenido de los elementos Web se puede definir de dos maneras diferentes: 1) Los elementos Web se pueden definir para que los miembros de diferentes audiencias vean distintos elementos Web en una página, y 2) mediante el uso de elementos Web que reconocen a los integrantes de la audiencia, los elementos o vínculos de una lista se pueden dirigir a una o más audiencias, de manera que sólo los miembros de esas audiencias puedan ver los elementos definidos en los elementos Web. Por ejemplo, en un área predeterminada denominada Recursos humanos, el administrador de un sitio o el director de esa área podrían agregar un elemento de noticias en el elemento Web Noticias. Este elemento se podría dirigir a una audiencia compuesta por los nuevos empleados, dirigiéndolos al sitio Ventajas para los nuevos empleados.

Las audiencias se crean mediante la interfaz administrativa central. Las definen los administradores del proveedor de servicios compartidos (SSP, Shared Services Provider) en la página Administración de aplicaciones para los servicios principales del grupo de servidores que proporcionan el servicio de audiencias compartido. La interfaz del sitio Web Administración central de SharePoint presenta un sencillo conjunto de opciones para definir las reglas que se aplican a la audiencia. Para poder utilizar reglas más complejas, Office SharePoint Server 2007 proporciona el modelo de objetos de audiencias, al que se puede obtener acceso mediante programación para crear y modificar audiencias.

Elementos Web para facilitar la búsqueda de contenido

Office SharePoint Server 2007 incluye diversos elementos Web diseñados para que los usuarios puedan encontrar el contenido de forma rápida y sencilla. A continuación se destacan dos de estos elementos Web: el elemento Web Agregador de sitios y el elemento Web Consulta de contenido.

El elemento Web Agregador de sitios se utiliza en el sitio personalizado ("Mi sitio") para habilitar un menú personalizado que permita la exploración de sitios que los usuarios requieren con frecuencia. A diferencia de los menús "Favoritos" habituales, los sitios seleccionados en el elemento Web Agregador de sitios se muestran en línea en la página personalizada del usuario. Estos sitios pueden ser sitios de otros portales o sitios totalmente externos.

El elemento Web Consulta de contenido es un elemento Web general diseñado para habilitar la configuración de consultas específicas para su inclusión en páginas de portales. Las consultas se pueden personalizar para filtrar tipos de contenido específicos. Se puede

www.microsoft.com/sharepoint

utilizar cualquier tipo de lista de SharePoint, como documentos u otros elementos de lista.

También se pueden aplicar otros filtros y utilizar el filtrado de audiencia. De esta manera,

el elemento Web Consulta de contenido se puede utilizar como un vehículo para la

identificación de contenido.

Caso práctico: Agregar una consulta personalizada a páginas Wiki con una palabra clave específica en el título: Una diseñadora de sitios desea agregar un elemento Web a la zona derecha de una página de sitio para mostrar páginas Wiki que utilizan una palabra clave determinada en los títulos. Selecciona Editar página del menú Acciones del sitio y, en la zona de la derecha, hace clic en el vínculo Agregar elementos Web. Selecciona el elemento Web Consulta de contenido y observa el panel de propiedades para ese elemento Web. En la propiedad Tipo de lista, selecciona Biblioteca de páginas Wiki y, para Tipo de contenido selecciona Tipos de publicación y Páginas. En Filtros adicionales, especifica que el Título debe contener la palabra clave requerida. Hace clic en Aceptar y publica la nueva versión de la página. Ahora, los resultados de esta consulta aparecerán en la zona de la derecha de la página siempre que alguien vea esta página.

Existe un conjunto muy completo de elementos Web adicionales que se ajustan a una amplia gama de aplicaciones adicionales en áreas como acceso a datos de empresa, control de fuentes RSS, indicadores clave de rendimiento, vínculos de resumen y búsquedas, por nombrar sólo algunas. Para obtener más detalles sobre todo el complemento de elementos Web prediseñados, consulte la documentación de Office SharePoint Server 2007.

Contenido y estructura del sitio

A medida que el portal crece, la estructura de su contenido se vuelve más compleja y

variada. No sólo hay sitios y subsitios que administrar, sino que dentro de los sitios y subsitios puede haber una combinación de bibliotecas de documentos, carpetas, documentos, páginas, tareas, áreas de reuniones, blogs, Wikis y mucho más. Es fundamental contar con una estructura coordinada para desplazarse por esta jerarquía heterogénea de manera rápida

y sencilla.

Office SharePoint Server 2007 aborda este problema con la página Contenido y estructura del sitio, también conocida como el Administrador del sitio. Esta página presenta una vista de la jerarquía en un formato intuitivo similar al del Explorador de Windows, lo que permite obtener acceso a todos los niveles de una colección de sitios y a todos los objetos contenidos allí. Todos los objetos se podrán seleccionar, y las acciones disponibles serán las que se

www.microsoft.com/sharepoint

apliquen al tipo del objeto seleccionado. Por ejemplo, en la siguiente figura se muestra el menú de acciones disponibles para un objeto de página seleccionado:

disponibles para un objeto de página seleccionado: Figura – Administración del sitio mediante la página

Figura – Administración del sitio mediante la página Contenido y estructura del sitio

Elementos Web para acumular documentos y sitios de SharePoint

"Mi sitio" es un sitio personal que ofrece a los usuarios un lugar central para administrar los documentos que han creado, abierto, guardado o desprotegido en cualquier sitio de Office SharePoint Server 2007 del portal. Los usuarios pueden ver y trabajar en sus documentos de forma privada o compartirlos en páginas públicas. También pueden utilizar sus sitios Mi sitio para ver y obtener acceso a todas las tareas que tienen asignadas en cada sitio de la organización.

Los usuarios pueden obtener acceso fácilmente a todos los documentos que han guardado y a todas las tareas que tienen asignadas mediante el elemento Web Sitios de SharePoint en sus páginas Mi sitio. Es posible que un usuario desee agregar un sitio a la barra de la parte

www.microsoft.com/sharepoint

superior del elemento Web para que el usuario pueda desplazarse rápidamente a estos sitios con un solo clic.

El elemento Web Sitios de SharePoint de la página Mi sitio es útil para enumerar todos los documentos que el usuario ha creado, guardado o modificado en un sitio de la organización. El elemento Web Sitios de SharePoint muestra automáticamente documentos de cinco sitios donde el usuario aparece en el grupo de SharePoint Miembro de nombre de sitio. El elemento Web Sitios de SharePoint también incluye las tareas asignadas al usuario en cualquier sitio. Los usuarios pueden agregar tantos sitios como deseen al elemento Web Sitios de SharePoint.

El elemento Web Documentos de la página pública de un usuario permite al usuario compartir documentos con otras personas. Todos los documentos que el usuario ha guardado en cada una de las bibliotecas de la organización (excepto en la biblioteca de documentos privada del usuario) aparecerán automáticamente en la lista para que otras personas obtengan acceso a ellos. El usuario puede cambiar los permisos de los elementos de lista y de las bibliotecas para evitar que aparezcan en el elemento Web Documentos.

Caso práctico: Búsqueda de los propios documentos de un usuario: Una arquitecta de información, que está involucrada en varios proyectos distintos, ha publicado documentos en distintas bibliotecas de documentos del portal. Desea ver una lista de todos sus documentos situados en una ubicación. Ha agregado vínculos a todos los sitios a los que pertenece desde su sitio Mi sitio del elemento Web Sitios de SharePoint. Cuando hace clic en el vínculo de cada sitio puede ver todos sus documentos en el encabezado Documentos. Puede obtener acceso a ellos directamente desde esta ubicación.

Plantillas para sitios de portal

Dos requisitos funcionales clave para crear portales de manera rápida y eficaz son: 1) que deben basarse en plantillas que implementen una experiencia de usuario coherente y 2) que se puedan seleccionar e implementar por usuarios de empresa que tengan poca o ninguna experiencia en el diseño o desarrollo técnico de sitios Web.

Otro requisito clave es que las plantillas se puedan personalizar completamente para ofrecer una apariencia personalizada, según determinen los requisitos de la organización. Estas organizaciones no deben estar limitadas por los aspectos de diseño inherentes a los prototipos que se proporcionan con el software. Esto es especialmente importante en la

www.microsoft.com/sharepoint

creación de sitios públicos, donde la marca de la organización es fundamental para presentar

y mantener una identidad Web única para el público.

Estos requisitos están completamente cubiertos en Microsoft Office SharePoint Server 2007. Además de un conjunto de plantillas de áreas de reunión y colaboración (que también se incluyen con Microsoft Windows SharePoint Services 3.0), Office SharePoint Server 2007 amplía el conjunto de plantillas con dos grupos adicionales:

Empresarial: Plantillas de uso general en los sitios de portal para que estén disponibles para la organización.

Publicación: Plantillas para sitios que muestran contenido publicado, tanto desde la perspectiva interna como desde la pública (externa).

Las plantillas que se incluyen son completamente funcionales, lo que permite a una organización implementar rápidamente una amplia gama de funciones y sitios de portal. También se pueden ver como puntos de partida para las organizaciones que necesitan ir más allá de las funciones de estas plantillas.

Caso práctico: Creación de un nuevo sitio: Un administrador de sitios desea crear un sitio de publicación nuevo como un subsitio del sitio de la intranet principal. Selecciona el vínculo Crear sitio desde el menú Acciones del sitio del sitio principal. En la página Nuevo sitio de SharePoint, introduce un título y una descripción para el sitio, y especifica una URL. En el encabezado Selección de plantilla, selecciona la ficha de grupo de plantillas Publicación. A continuación, selecciona la plantilla Sitio de publicación con grupo de trabajo. Acepta la configuración predeterminada de los permisos y la exploración y selecciona las categorías que se van a asignar a este nuevo sitio (como se mostrarán en el Directorio de sitios) y, a continuación, hace clic en el botón Crear. La página Operación en curso aparece mientras se crea el sitio. Una vez completada la operación, el nuevo sitio se muestra y está listo para su uso.

Como siempre, con plantillas basadas en SharePoint, el diseño es totalmente personalizable.

A medida que se crean nuevos sitios mediante estas plantillas, las implementaciones de

nuevos sitios se pueden guardar en el repositorio de datos para utilizarlas como nuevas

plantillas para otros sitios. Estas plantillas incluirán diseño y elementos funcionales,

y también pueden incluir contenido predeterminado.

www.microsoft.com/sharepoint

Búsqueda empresarial

Nota: Para obtener más información sobre Search de Microsoft Office SharePoint Server 2007, descargue el archivo Evaluation Guide

(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=79614&clcid=0x409).

Office SharePoint Server 2007 es el producto estrella de la búsqueda empresarial. La característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 ha evolucionado de forma extraordinaria en esta versión, con un amplio conjunto de nuevas características que proporcionan funciones de búsqueda eficaces y avanzadas en el portal con mayor relevancia.

La última generación de la funcionalidad Búsqueda en Office SharePoint Server 2007 proporciona una interfaz intuitiva y flexible, relevancia mejorada y la capacidad de buscar información desestructurada y estructurada, como bases de datos y aplicaciones de línea de negocio. La característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 también incluye herramientas eficaces para realizar consultas avanzadas. La búsqueda basada en propiedades se puede realizar mediante búsquedas avanzadas (y, para el usuario avanzado, mediante la introducción directa de palabras clave de propiedades en un cuadro de búsqueda) para ofrecer mayor flexibilidad a la hora de componer consultas de búsqueda. La funcionalidad "¿Quiso decir?" se incluye para gestionar palabras clave no reconocidas que pueden haberse escrito mal. La solución también incluye la administración avanzada de resultados duplicados. No sólo se administran los duplicados adecuadamente, sino también los resultados semiduplicados. Los resultados de búsqueda duplicados se indican mediante un vínculo "Duplicados" situado bajo un resultado de búsqueda individual. El usuario puede revisar los duplicados al hacer clic en el vínculo.

La característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 incluye la posibilidad de controlar el ámbito de las consultas (y, por supuesto, hacer que estos controles estén disponibles para los usuarios finales), además de nuevas capacidades para indizar una amplia gama de orígenes y tipos, entre los que se incluyen los datos de la empresa.

La característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 también ofrece la capacidad de buscar a personas según sus conocimientos y otros factores (como las audiencias basadas en Sharepoint de pertenencia). La capacidad de comunicarse rápidamente con las personas adecuadas que pueden responder a una pregunta o ayudar con un conjunto de problemas habilita procesos empresariales mucho más eficaces en la empresa. Como resultado, los empleados encontrarán maneras más inteligentes y eficaces de trabajar en equipo.

www.microsoft.com/sharepoint

Figura – Página Resultados de la búsqueda del Ce ntro de búsqueda que muestra las

Figura – Página Resultados de la búsqueda del Centro de búsqueda que muestra las palabras clave de búsqueda resaltadas (caracteres en negrita)

Relevancia

La relevancia de los resultados de búsqueda es muy importante para encontrar la información y a las personas adecuadas, y en última instancia, para la elección del usuario. Existe una amplia gama de atributos que ayudan a determinar la relevancia de la información, como un documento, una página Web, una base de datos empresarial y otras formas de contenido. La característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 tiene en cuenta estos atributos para maximizar la relevancia de los resultados. EL motor de búsqueda está ajustado especialmente para los requisitos únicos de búsqueda de contenido de la empresa. Estos requisitos incluyen:

Búsqueda de contenido del documento y datos de aplicaciones de línea de negocio, además de contenido Web.

www.microsoft.com/sharepoint

Obtener resultados de búsqueda de gran relevancia a pesar de la ausencia de información completa sobre vínculos que se obtiene del contenido del documento o de los datos de las aplicaciones de línea de negocio.

Alta seguridad y controles de acceso al contenido.

Entre los elementos de los nuevos algoritmos de relevancia se incluyen:

Cantidad de clics necesaria

principal autoritativa.

Medida de distancia de un documento desde una página

Texto delimitador de hipervínculos

documento.

Texto utilizado en un vínculo que señala al

Profundidad de exploración de dirección URL representa la dirección URL del documento.

Creación de metadatos faltantes la página (por ejemplo, el título).

Detección automática de idioma partir de su contenido.

Medida de la profundidad del sitio que

Automatización de los metadatos del contenido de

Determinación del idioma de uso en una página a

Las mejoras más recientes de la característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 consiguen una relevancia de resultados notablemente superior en todas las consultas. Estas mejoras son incluso mayores en el caso de consultas comunes. Las pruebas concluyen que los resultados mejoran en un 100% en todas las consultas, y en un 500% en las consultas comunes cuando se comparan con la versión anterior.

Caso práctico: Efectuar búsquedas anecdóticas Una analista de un gran bufete de abogados está interesada en estudiar la aplicación de las cláusulas de Fuerza mayor en casos de litigio que ha llevado el bufete. Los documentos de los historiales de los casos de este bufete se han indizado mediante Office SharePoint Server 2007 y se pueden consultar desde el sitio de Office SharePoint Server 2007 del bufete. En el Centro de búsqueda del sitio, la analista realiza una consulta de búsqueda con las palabras clave "fuerza mayor litigio". Sin las mejoras de relevancia avanzadas, los algoritmos de búsqueda simples devolverían mayores clasificaciones de documentos que sólo contuviesen las tres palabras clave. En un bufete de gran tamaño, esto supondría una cantidad enorme de resultados, muchos de los cuales (si no la mayoría) serían irrelevantes para sus necesidades. Las características de relevancia de la característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 suelen producir mayores clasificaciones de documentos donde Fuerza mayor es un tema clave en los documentos de casos de litigio específicos. Gracias a que los

www.microsoft.com/sharepoint

resultados de búsqueda más relevantes aparecen los primeros de la lista, la analista pierde mucho menos tiempo en buscar los historiales de los casos que son relevantes para su búsqueda.

Búsqueda de personas

Una clave para trabajar eficazmente dentro de cualquier organización es saber quiénes son las personas con mayor experiencia para ponerse en contacto con ellas. Dentro de una gran organización, esto puede ser un reto significativo. La característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 ayuda a lograrlo:

Búsqueda de personas: Los usuarios del portal pueden mantener información sobre ellos mismos en sus páginas de perfil de sus sitios personales. Esta información se

puede indizar con Office SharePoint Server 2007 y utilizarse en las consultas. (Por razones de seguridad y privacidad, el usuario puede elegir restringir el acceso

a determinada información sólo a ciertos grupos de personas. Las directivas de seguridad las configura y mantiene el administrador del sitio.)

A menudo, se puede mejorar la relevancia de los resultados en búsquedas de

personas si las personas de estos resultados se agrupan por "Distancia social", es decir, la relación de estos individuos con la persona que realiza la búsqueda. Las categorizaciones de distancia social incluyen "Mis compañeros", "Compañeros de mis compañeros" y "Todos los demás".

Caso práctico: Búsqueda del director de proyectos adecuado: Un director de desarrollo de negocios de una gran organización busca un director de proyectos para un nuevo proyecto de desarrollo de aplicaciones. Está especialmente interesado en buscar a alguien que tenga una amplia experiencia en la dirección de proyectos, pero que también esté familiarizado con los miembros de su propio equipo de desarrollo y con los problemas de la empresa que gestiona su departamento. En una consulta de búsqueda de personas de "experiencia director de proyectos" la distancia social le ayudará a evaluar la idoneidad de los posibles directores de proyecto. Los que estén más "distantes" de su equipo serán menos adecuados que los que estén más cerca. Además, los que están más cerca de su equipo tienen más probabilidad de comprender los principales factores impulsores de negocio del departamento.

www.microsoft.com/sharepoint

Búsqueda de datos profesionales

En muchas (si no en todas) implementaciones de portal comunes, el indizado de contenido y la búsqueda suelen limitarse a las páginas Web (páginas publicadas, grupos de discusión en línea y blogs) y a los documentos. A menudo, estos escenarios de búsqueda suelen carecer de la capacidad para buscar información de la aplicación de línea de negocio real junto con los otros tipos de contenido común. A menudo, esto incluye datos de planificación de recursos de la empresa (ERP) o aplicaciones de administración de relaciones con los clientes (CRM), pero también puede incluir aplicaciones empresariales personalizadas. Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye la posibilidad de indizar contenido al que se obtiene acceso mediante el Catálogo de datos profesionales (consulte la sección titulada "Catálogo de datos profesionales" en este documento), y tratar estos datos como si fueran datos de cualquier otro origen de búsqueda. La característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 puede indizar datos del Catálogo de datos profesionales directamente. No es necesario escribir código para obtener acceso a los datos, y las páginas de búsqueda se pueden personalizar ampliamente para su uso.

Caso práctico: Búsqueda de datos de clientes: Una gran organización de ventas utiliza un sistema de administración de relaciones con los clientes (CRM) que contiene información sobre la jerarquía de administración de cuentas de la organización, además de información de contacto del cliente. Las personas de esta organización necesitan poder buscar esta información como buscarían a personas o contenido en la empresa. Se crea una definición de aplicación (un archivo XML que define conectividad de bases de datos y entidades de requeridas) mediante administración y desarrollo que asigna la conexión a la base de datos de CRM y las vistas de datos que contiene. Esta definición de aplicación se importa como una aplicación del Catálogo de datos profesionales. En esta entrada del Catálogo de datos profesionales, se configuran las entradas requeridas de la aplicación. A continuación, el Catálogo de datos profesionales se define como un origen de contenido para la característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007, que se programa para rastrear estos datos en intervalos regulares. La página Centro de búsqueda está personalizada para agregar una ficha "CRM" que permita al usuario buscar estos datos profesionales. Ahora, los usuarios pueden consultar datos de CRM a través de la misma página de búsqueda que utilizan para buscar contenido y personas dentro de la organización.

www.microsoft.com/sharepoint

Experiencia del usuario

La característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 representa un gran adelanto en la experiencia de búsqueda del usuario si se compara con el componente de búsqueda de SharePoint Portal Server 2003. La interfaz de búsqueda del usuario final (el "Centro de búsqueda") tiene una nueva metáfora de ficha extensible, lo que permite al usuario seleccionar tipos de búsqueda personalizados, como búsqueda de contenido general, personas y datos profesionales. Además, la personalización y extensibilidad de la interfaz del usuario final es más eficaz que antes, con muchos más elementos Web y características. Las opciones de Búsqueda avanzada incluyen la capacidad de especificar valores y rangos de metadatos, y el control de búsqueda permite el uso de palabras clave especiales para especificar parámetros de búsqueda adicionales.

para especificar parámetros de búsqueda adicionales. Figura – Búsqueda avanzada en el Centro de búsqueda,

Figura – Búsqueda avanzada en el Centro de búsqueda, que muestra la selección de propiedades de metadatos

www.microsoft.com/sharepoint

Administración de búsquedas

La nueva interfaz administrativa de la característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 presenta una información general simplificada, clara y consolidada de las actividades de búsqueda, el estado de rastreo, los orígenes de contenido, los ámbitos y las opciones de relevancia.

La interfaz administrativa de búsqueda incorpora un gran número de mejoras nuevas. Una de estas mejoras es la capacidad de supervisar los registros de rastreo mientras hay búsquedas en curso. También se pueden filtrar los eventos de registro por tiempo, dirección URL o sitio, origen de contenido, tipo de estado (Todos, Éxito, Advertencia, Error), y último mensaje de estado.

Todas las propiedades de metadatos que se rastrean pueden convertirse en "propiedades administradas" a través de la interfaz administrativa de búsqueda. Las propiedades administradas permiten a una organización tener un nombre global para una propiedad específica que se puede asignar a distintas propiedades en los distintos orígenes de datos rastreados. Por ejemplo, puede asignar los metadatos "Nombre del cliente" y "Organización" de dos orígenes diferentes a la propiedad administrada "Nombre". A continuación, estas propiedades administradas pueden utilizarse para filtrar los resultados de la consulta, o sencillamente, para mostrar sus valores en los resultados. La interfaz de usuario es sencilla e intuitiva, y se puede aplicar a cualquier origen de contenido definido.

En el caso de orígenes de contenido nuevos, como Catálogos de datos profesionales, la interfaz de búsqueda de usuario final se puede modificar y ampliar con sólo editar la página de búsqueda y agregar una página de búsqueda nueva. Esto se puede realizar íntegramente desde el explorador del portal. Existen muchos elementos Web de búsqueda nuevos que se pueden emplear para personalizar el comportamiento y las opciones disponibles en la página de resultados de búsqueda del Centro de búsqueda.

Caso práctico: Agregar una nueva ficha de búsqueda para datos profesionales: Un administrador de sitios desea agregar una nueva ficha a la página principal de búsqueda que obtiene acceso a una nueva entrada del Catálogo de datos profesionales, que se acaba de agregar al sistema y que ha rastreado la característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007. Desde el menú Acciones del sitio de la página de búsqueda, selecciona Editar página. Para agregar una nueva ficha, simplemente hace clic en el vínculo Agregar nueva ficha y especifica un nombre para la nueva ficha (por ejemplo, Clientes) junto con un

www.microsoft.com/sharepoint

nombre de página (por ejemplo, Clientes.aspx). A continuación, hace clic en Aceptar y publica la página. Después, selecciona Crear página desde el menú Acciones del sitio, especifica un título utilizando el mismo Nombre de URL (por ejemplo Clientes, para que coincida con la dirección URL Clientes.aspx de la página de resultados de búsqueda), selecciona el diseño Página de resultados de búsqueda y hace clic en Crear. Cuando se crea la página, aparece el modo de edición, donde el administrador puede modificar o agregar elementos Web. A continuación, modifica el elemento Web Cuadro de búsqueda para especificar la URL de los resultados de búsqueda (Clientes.aspx en este ejemplo). Edita el elemento Web Resultados principales de la búsqueda y, en el grupo Opciones de consulta de resultados, hace clic en el botón de puntos suspensivos (…) situado junto al cuadro de texto Columnas seleccionadas. Puede pegar en XML, que enumera las columnas a partir de los datos del Catálogo de datos profesionales que desea utilizar en los resultados de consulta. A continuación, en Propiedades de la vista de datos, hace clic en el botón Editor XSL donde coloca el código XSLT personalizado para generar los resultados mediante las columnas personalizadas que especificó en el XML anterior. Por último, debe agregar una nueva ficha de búsqueda a esta nueva página, exactamente igual que agregó la ficha a la página de búsqueda principal anterior (es decir, Clientes y Clientes.aspx), y publicar la página. Ya tiene una nueva ficha para buscar los datos del Catálogo de datos profesionales y presentar los resultados en un diseño personalizado. (Nota: la edición de XML y de XSLT se puede realizar mediante un editor de texto y el nuevo Office SharePoint Designer 2007.)

Seguridad

La mayor parte de la administración de seguridad en Office SharePoint Server 2007 procede de la compatibilidad de seguridad subyacente contenida en Windows SharePoint Services 3.0 e Internet Information Services (IIS). Una nueva característica de compatibilidad es la autenticación acoplable de ASP.NET, un modelo de autenticación basado en proveedor que admite LDAP, software de base de datos de Microsoft SQL Server 2005, servicio de directorio de Active Directory de un solo dominio y Servicios de federación de Active Directory (ADFS, disponible en Windows Server® 2003 R2). (Para obtener una descripción más detallada sobre estas características, consulte la documentación de Windows SharePoint Services 3.0.) Las características de administración de seguridad combinadas en Office SharePoint Server 2007 tienen varias ventajas para la búsqueda que se destacan aquí.

www.microsoft.com/sharepoint

Compatibilidad con autenticación acoplable y rastreo de búsqueda

Gracias a la nueva compatibilidad de SharePoint Services 3.0 con la autenticación acoplable de ASP.NET 2.0, la característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 puede rastrear todo el contenido necesario en el portal, garantizando que los resultados de la búsqueda se ajustarán de forma dinámica según los derechos de acceso de cada usuario.

Cuenta predeterminada de acceso al contenido: Acceso completo de sólo lectura

En anteriores iteraciones del motor de búsqueda, el rastreador requería privilegios administrativos para garantizar que todo el contenido se podía rastrear correctamente. Con la característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 para Search, esto se ha limitado

a Acceso completo de sólo lectura. El rastreador no necesita privilegios administrativos para completar un rastreo correctamente.

Eliminación selectiva de elementos únicos

A veces sucede que se indiza un elemento que no debería estar allí durante un rastreo.

La nueva versión de la función de búsqueda contiene la capacidad de eliminar físicamente

elementos individuales del índice para que no vuelvan a aparecer en los resultados de búsqueda.

Optimización de la seguridad en tiempo de consulta

Mientras se desplaza por un portal de Office SharePoint Server 2007, las colecciones de sitios

y elementos a los que el usuario puede tener acceso siempre están "optimizadas" para incluir aquellos elementos para los que el usuario tiene permiso de acceso. Esto también se cumple con los resultados de consulta en las búsquedas. Al ver los resultados de una búsqueda, un usuario nunca podrá ver un vínculo a un elemento al que no pueda obtener acceso. Una nueva característica de Office SharePoint Server 2007 es la capacidad de agregar un optimizador de seguridad de tiempo de consulta para mejorar aún más este proceso

y abordar requisitos únicos.

www.microsoft.com/sharepoint

Caso práctico: Uso de vistas de exploración de distintos usuarios: Dos empleados de una organización pertenecen a distintas divisiones. Los administradores del portal de la empresa han permitido el acceso a algunos sitios de nivel superior para todos los usuarios de la organización. También se han creado sitios relativos a las divisiones en el nivel superior del portal, pero éstos se han configurado para permitir el acceso sólo a los empleados de las respectivas divisiones. Cuando cada empleado abre su vista de la página principal del portal de la empresa en un explorador, la exploración por fichas muestra los sitios de nivel superior disponibles para todos los empleados. Además, cada usuario ve fichas de los sitios de la división a los que pertenece, pero no de los sitios a los que no tiene acceso. La exploración de Inicio rápido (es decir, en la parte izquierda de cada página de portal) está optimizada de manera similar según las áreas a las que cada usuario tiene acceso. Aunque uno de los empleados conozca las direcciones URL del resto de sitios de las divisiones, no podrá obtener acceso a ellos sin iniciar sesión con credenciales de usuario que tengan acceso a estos sitios.

Extensibilidad de búsqueda

Office SharePoint Server 2007 incluye un modelo de objetos completo y eficaz que se puede emplear para ampliar la configuración de búsqueda y la funcionalidad. La API incluye interfaces para la administración de búsquedas además de para la invocación de consultas. Al combinarse con la flexibilidad de acceso a casi cualquier origen de contenido, tanto si se trata de documentos, páginas Web o datos profesionales, las oportunidades de integración son prácticamente ilimitadas. Entre los escenarios de extensibilidad se incluyen los siguientes:

1. Aprovechar el servicio Web XML de búsqueda en un sitio que no sea de SharePoint al aceptar las palabras clave en un cuadro de texto y mostrar los resultados devueltos.

2. Crear controladores de protocolos personalizados e IFilters para ampliar la capacidad de indización.

3. Desarrollar aplicaciones de búsqueda personalizadas que aprovechan el motor subyacente y la aprobación de consultas personalizadas.

Administración de búsquedas y escalabilidad

La administración de búsquedas y la escalabilidad se han mejorado considerablemente en Office SharePoint Server 2007:

Interfaz de usuario de administración simplificada: como se explicó anteriormente, las mejoras de la interfaz de usuario de administración suponen avances considerables

www.microsoft.com/sharepoint

para la administración. En Office SharePoint Server 2007, prácticamente todas las opciones necesarias desde el punto de vista operativo están en un solo lugar. Esto ofrece una perspectiva general de lo que está ocurriendo con la búsqueda, los rastreos y la propagación.

Administración de la indización: la función de administración de la indización se ha simplificado para conferir más control al administrador. Ahora sólo hay un índice, de manera que se elimina la necesidad de administrar índices independientes. La nueva capacidad para definir varias direcciones de inicio dentro de un origen de contenido facilita la administración del rastreo.

Informe de consultas: la mejor forma de mejorar la búsqueda es comprender su uso actual. Esto se puede realizar de manera sencilla utilizando los nuevos informes de uso para obtener información acerca de elementos como las tendencias de volumen, las consultas principales, el índice de número de clics o las consultas con cero resultados. Además, la información de los informes se puede exportar a Microsoft Excel® para obtener un análisis y unos informes más avanzados.

Mejoras de rendimiento: las nuevas características clave agilizan los rastreos, por lo que el resultado es más actualizado. Esto se logra a través del rastreo más eficaz de los sitios de SharePoint y la propagación continua del contenido indizado. La nueva característica de rastreo sólo de cambios de seguridad ahorra tiempo gracias a que el administrador no tiene que realizar un rastreo completo cuando sólo hay cambios de seguridad.

Escalabilidad: la escalabilidad se ha mejorado considerablemente en Office SharePoint Server 2007. No existe límite físico para el número máximo de documentos en un índice, (aunque el límite de documentos recomendado es de 50 millones de documentos por indizador). Esto también depende del hardware utilizado.

Solución de problemas: las características se integran en Office SharePoint Server 2007 para facilitar la solución de problemas. Los administradores pueden implementar un paquete de Microsoft Operations Manager (MOM) para supervisar el funcionamiento de los rastreos y comprobar si las consultas están respondiendo, así como para observar si hay errores comunes. Los administradores también pueden consultar los registros de rastreo

o utilizar la interfaz de usuario del registro de rastreo para ver los orígenes de contenido

y el número de éxitos, advertencias y errores. También es sencillo utilizar el visor de registros para introducir una ruta de acceso específica y ver el motivo por el que alguien no puede encontrar un documento. ¿Se ha rastreado? ¿Hay algún error o advertencia?

www.microsoft.com/sharepoint

Administración de contenido

El alcance del término "administración de contenido" se ha ampliado considerablemente con la nueva generación de Office SharePoint Server 2007. Ahora, prácticamente cualquier contenido que desee publicar una organización en una intranet, extranet o sitio Web (tanto

si se trata de documentos individuales, páginas Web, formularios o documentos, como de

registros con requisitos legales estrictos) se puede administrar dentro de la arquitectura de Office SharePoint Server.

Las capacidades de administración de contenido de Office SharePoint Server 2007 se dividen en tres categorías principales: administración de documentos, administración de registros

y administración de contenido Web.

Administración de documentos

de contenido Web. Administración de documentos Figura – Administración de documentos con la plan tilla

Figura – Administración de documentos con la plantilla Centro de documentación mostrando tareas de flujo de trabajo

www.microsoft.com/sharepoint

Las capacidades de administración de documentos han sido una parte fundamental de Windows SharePoint Services desde sus inicios. La última generación de esta tecnología, Windows SharePoint Services 3.0, proporciona un conjunto de mejoras a esta administración de documentos, entre las que se incluye la capacidad de desproteger documentos de manera local, la compatibilidad con la biblioteca de documentos sin conexión en Outlook 2007, el seguimiento y la numeración de versiones principales y secundarias, la compatibilidad con varios tipos de contenido, las mejoras de directivas, la integración del flujo de trabajo y la compatibilidad con vista de árbol. Para obtener más información acerca de estos cambios, consulte la documentación y la guía de producto de Windows SharePoint Services 3.0.

Este amplio conjunto de mejoras proporciona una base nueva y más eficaz en la que se basan las siguientes características de Office SharePoint Server 2007:

Plantillas de sitio de administración de documentos

Office SharePoint Server 2007

incluye plantillas de sitio de administración de documentos mejoradas que se pueden

utilizar rápidamente sin necesidad de personalizarlas:

o

La plantilla de sitio Biblioteca de documentos administrados define sitios de administración de documentos a gran escala.

o

La plantilla de sitio Biblioteca de división incluye bibliotecas de documentos administrados, paneles, indicadores clave de rendimiento y otras herramientas de análisis.

o

La plantilla de sitio Biblioteca de traducciones ayuda a las organizaciones

a administrar varias traducciones de un documento.

Plantillas de flujo de trabajo configurables

En muchas organizaciones, la capacidad

de crear y configurar flujos de trabajo compatibles con procesos de organización es esencial. Office SharePoint Server 2007 incluye plantillas de flujos de trabajo configurables por el usuario que pueden guiarle en los procesos de aprobación y revisión. Los flujos de trabajo incluidos son:

o

Aprobación: envía un documento para su aprobación. Los aprobadores pueden aprobar o rechazar el documento, reasignar la tarea de aprobación

o

rechazar los cambios del documento.

o

Recopilar comentarios: envía un documento para su revisión. Los revisores pueden proporcionar comentarios, que se compilan y envían al propietario del documento cuando se completa el flujo de trabajo.

www.microsoft.com/sharepoint

o Recopilar firmas: recopila firmas necesarias para completar un documento de Microsoft Office (iniciado desde una aplicación cliente de Office).

o Aprobación de disposición: administra el vencimiento y la retención del documento permitiendo a los participantes decidir si conservan o eliminan los documentos caducados. Los desarrolladores también pueden utilizar Microsoft Visual Studio® o Microsoft Office SharePoint Designer 2007 para definir flujos de trabajo personalizados, crear procesos de administración de documentos, ayudar a los usuarios a colaborar a través de portales y áreas de trabajo, y conectar a los usuarios con información de sistemas empresariales.

Entrada de metadatos

Todos los documentos de las bibliotecas de SharePoint tienen

metadatos asociados a los documentos que contienen, e incluyen algunos atributos que se

generan automáticamente (por ejemplo, la fecha de creación) y otros que puede proporcionar el autor (por ejemplo, asunto o palabras clave). La característica Metadatos es totalmente personalizable y extensible.

La capacidad de indizar y buscar contenido es fundamental en

la administración de contenido empresarial. La características de búsqueda de Office

SharePoint Server 2007 (consulte la sección titulada "Búsqueda empresarial" en este documento) ofrece una solución amplia y completa para este requisito.

Búsqueda empresarial

Bibliotecas de diapositivas

Las bibliotecas de diapositivas permiten a los usuarios de

Microsoft Office PowerPoint 2007 compartir diapositivas individuales de una presentación, volver a utilizar diapositivas, realizar el seguimiento del historial de una diapositiva, compilar diapositivas individuales en una presentación y recibir notificaciones cuando cambia una diapositiva de una presentación. Los usuarios pueden publicar diapositivas en

una biblioteca de diapositivas desde Office PowerPoint 2007.

Flujos de trabajo

Los flujos de trabajo están disponibles en Office SharePoint Server 2007 para todas las bibliotecas y listas, para controlar la publicación de documentos y otros elementos de lista. Estos flujos de trabajo se pueden definir para que se inicien de manera manual o automática, y se pueden asignar varios flujos de trabajo a una biblioteca o lista según las necesidades empresariales de la organización. Los flujos de trabajo pueden desencadenar mensajes de correo electrónico para participantes del flujo de trabajo, y las tareas de flujo de trabajo de un usuario se pueden mostrar en páginas del portal de la empresa.

www.microsoft.com/sharepoint

Figura – Agregar un flujo de trabaj o a una biblioteca de documentos www.microsoft.co m/sharepoint

Figura – Agregar un flujo de trabajo a una biblioteca de documentos

www.microsoft.com/sharepoint

Figura – Personalizar un flujo de trabajo Las plantillas de flujo de trabajo incluidas en

Figura – Personalizar un flujo de trabajo

Las plantillas de flujo de trabajo incluidas en Office SharePoint Server 2007 se pueden aplicar y configurar sin necesidad de desarrollarlas. Estas plantillas de flujo de trabajo prediseñadas satisfarán las necesidades del flujo de trabajo habituales de la mayoría de organizaciones.

www.microsoft.com/sharepoint

Incluyen opciones para configurar los flujos de trabajo de distintas maneras, incluidas la capacidad de especificar si un flujo de trabajo será en paralelo o en serie y la capacidad de definir los participantes del flujo de trabajo, además de otras opciones de configuración.

Obviamente, se prevé que muchas organizaciones tendrán requisitos de flujo de trabajo específicos que las plantillas de flujo de trabajo prediseñadas no puedan satisfacer. En estos casos, los administradores de sitios tienen dos opciones para crear sus propios flujos de trabajo personalizados:

1. Office SharePoint Designer 2007: la aplicación Office SharePoint Designer 2007 se puede utilizar para diseñar visualmente flujos de trabajo con la ayuda del Asistente para el diseño de flujos de trabajo. Esta herramienta ofrece un enfoque sin código para diseñar flujos de trabajo y es totalmente adecuada para flujos de trabajo específicos de sitio y lista.

2. Visual Studio y SDK de flujo de trabajo: los desarrolladores pueden implementar flujos de trabajo generados de forma personalizada mediante el uso del Kit de desarrollo de software (SDK) de flujo de trabajo y el diseñador de flujo de trabajo visual de Microsoft Visual Studio 2005. Éste es el entorno más general para crear flujos de trabajo específicos de organizaciones que se deban desarrollar en el portal.

Para obtener más información sobre las capacidades de flujo de trabajo del sistema de Office 2007, consulte 2007 Office System Document: Understanding Workflow in Microsoft Windows SharePoint Services and the 2007 Microsoft Office System

(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82680&clcid=0x409).

Caso práctico: Escribir documentos y administrar el flujo de trabajo: Una analista de marketing prepara el borrador inicial de un documento de estrategia de marketing para publicarlo en el centro de documentación de marketing de su departamento. Completa el borrador inicial del documento con Microsoft Office Word 2007 y guarda el documento en la biblioteca de documentos principal del centro de documentación de marketing. A continuación, decide proteger el documento directamente en la biblioteca desde el cliente Office Word 2007, aunque también podría guardar el documento en su escritorio y cargarlo en la biblioteca mediante el explorador Web. La biblioteca de documentos tiene configurado un flujo de trabajo de aprobación en serie que se inicia siempre que se agrega un documento nuevo a la biblioteca o se modifica un documento, y ya tiene configurada una secuencia de aprobadores. La analista tiene la opción de agregar nuevos usuarios a esta secuencia si lo

www.microsoft.com/sharepoint

considera necesario. Cuando envía el documento, agrega texto de mensaje a la notificación que recibirán los buzones de entrada de correo electrónico de los aprobadores con respecto

a su envío. También pone en la copia a algunos compañeros en el mensaje de correo

electrónico de notificación para que puedan ver el documento, aunque no formarán parte del flujo de trabajo de revisión ni aprobación. El mensaje incluye un vínculo al documento

del centro de documentación de marketing.

A medida que el flujo de trabajo avanza por las sucesivas aprobaciones, cada usuario

asociado a este flujo de trabajo recibe una tarea asignada y una alerta de correo electrónico para aprobar el documento. Los usuarios ven las tareas cuando ven la página principal del centro de documentación de marketing, y también ven las tareas agregadas a sus aplicaciones cliente de Office Outlook 2007. Una vez que todos los miembros del grupo

de aprobación han aprobado el documento, éste tendrá el estado de publicado y estará disponible para todos aquellos que tengan permisos para verlo.

Administración de registros

Todas las organizaciones, ya sean privadas, públicas o sin fines lucrativos, necesitan un método riguroso para el mantenimiento de registros. La administración de los registros adecuada es vital para que una organización administre los conocimientos, se defienda legalmente y cumpla las normativas.

La administración de registros es el proceso de recopilar, administrar y eliminar los registros corporativos (información considerada importante para el historial, conocimiento o la defensa legal de una empresa) de una manera coherente y uniforme basada en las directivas de la empresa. Estas directivas se adaptan al tipo de actividad que realiza la empresa, los posibles riesgos legales a los que se enfrenta y las leyes y normas que la rigen.

Office SharePoint Server 2007 introduce un nuevo conjunto de características para crear y admitir capacidades de administración de registros oficiales en una organización:

Directiva y auditoría

Server 2007 incluyen:

Las características Directiva y auditoría de Office SharePoint

o

Programas de retención y caducidad de documentos basados en el tipo de contenido y en las directivas.

o

Auditoría y generación de informes de acciones basadas en directivas.

www.microsoft.com/sharepoint

o

Posibilidad de etiquetar y asignar códigos de barras sin modificar físicamente un documento.

o

Windows Rights Management Services (RMS) integrado.

Repositorio de registros

El núcleo de la implementación de administración de

registros en Office SharePoint Server 2007 lo constituye un repositorio estable, escalable y eficaz, integrado en Windows SharePoint Services. El Repositorio de registros de Office

SharePoint Server 2007 incluye varias características importantes:

o

Plantillas de sitio de Repositorio de registros especializadas.

o

Almacén de registros que incluye funciones para garantizar la integridad de los archivos almacenados en el repositorio.

o

Directivas de administración de la información que aplican, de forma coherente y uniforme, los procesos de etiquetado, auditoría y caducidad de los registros.

o

Funciones de retención que permiten al personal técnico de TI, abogados y administradores de registros aplicar una o varias retenciones que inhabilitan las directivas de administración de registros de los elementos para garantizar que permanezcan invariables durante litigios, auditorías u otras investigaciones.

o

Interfaz de recopilación de registros que ayuda a las personas y los sistemas automatizados a enviar de forma sencilla contenido a un repositorio de registros, permitiendo el acceso de "sólo escritura" sin tener que obtener acceso directo a los registros de este repositorio.

o

Distribución de registros que permite el enrutamiento automatizado del contenido hasta su correspondiente ubicación dentro del sistema de administración de registros, en función del tipo de contenido.

o

Extensibilidad para soluciones que requieren funciones adicionales, además de las incluidas en Office SharePoint Server 2007.

Envío de contenido por correo electrónico en forma de registros

Las

características de administración de registros de Office SharePoint Server 2007 incluyen la

capacidad de ofrecer soluciones coherentes, basadas en directivas para administrar contenido de correo electrónico en Microsoft Office Outlook® 2007, Microsoft Exchange Server 2007 y Office SharePoint Server 2007. Esto se logra mediante dos nuevas características:

o Carpetas de correo administradas

Office SharePoint Server 2007 está

estrechamente integrado con Exchange 2007. Esta integración permite a las

www.microsoft.com/sharepoint

organizaciones crear carpetas de correo electrónico administradas en Exchange que se muestran a los usuarios en Office Outlook 2007. Los usuarios también pueden utilizar estas carpetas para enviar correo electrónico a un sitio del Centro de registros que se ha implementado en Office SharePoint Server 2007. Los usuarios pueden arrastrar y colocar registros de correo electrónico desde sus buzones a la carpeta de correo electrónico administrada adecuada.

o Directivas de administración de correo

Las organizaciones pueden definir

directivas de administración de información para carpetas de correo administradas que especifican aspectos como un período de retención o una cuota.

Caso práctico: Administración de contratos: Un administrador de contratos para el grupo de ventas de una empresa de software está realizando el borrador de los términos de licencias de software con un nuevo cliente. El borrador del contrato reside en la Biblioteca de borradores de términos de licencias del grupo de ventas, donde residen los documentos mientras la empresa negocia con el cliente. La biblioteca está configurada para gestionar un tipo de contenido personalizado que ha creado la empresa para los documentos de términos de licencias. Esta biblioteca de documentos está conectada a un Repositorio de registros para contratos.

Cuando el administrador de contratos agrega un nuevo documento a esta biblioteca, se asigna una directiva de administración de información que hace que aparezca una notificación en Microsoft Office Word 2007, en la que se informa al analista de que los detalles del acuerdo son estrictamente confidenciales y de que sólo se pueden discutir con los clientes implicados, los miembros del grupo de ventas, los directivos y el consejo, y la asesoría legal.

Durante el curso de creación de documentos, los campos de metadatos personalizados que se han definido en la biblioteca como campos obligatorios se aplican para garantizar que se recoge toda la información necesaria relacionada con el acuerdo (por ejemplo, la fecha final efectiva del contrato o la fecha de vencimiento). Cuando el documento de términos de licencias está listo para su revisión y aprobación, el administrador de contratos inicia un flujo de trabajo personalizado que se ha asignado a la Biblioteca de borradores de términos de licencias.

www.microsoft.com/sharepoint

Una vez recibidas todas las aprobaciones necesarias para los términos de licencias específicos, el flujo de trabajo personalizado envía la copia aprobada del documento al Repositorio de registros. Cuando este proceso se completa, el borrador de términos de licencias se elimina de la Biblioteca de borradores de términos de licencias.

El repositorio tiene una regla de enrutamiento de registros para términos de licencias de software que se invoca como resultado del tipo de contenido personalizado asociado con los términos de licencias nuevos. El documento se almacena en una carpeta de términos de licencias en el repositorio y se le asigna automáticamente un período de retención en el repositorio de la fecha final efectiva más 10 años (como dicta la directiva de la empresa). Cuando el contrato alcanza su fecha de vencimiento, se ha configurado un flujo de trabajo para el repositorio que recopila firmas de la administración de contratos a fin de comprobar que el contrato ya no está en vigor.

La directiva de otra empresa estipula que se deben guardar los registros de auditoría para indicar cuándo se ha visto el documento. Las opciones de auditoría del Repositorio de registros están configuradas para habilitar esta característica.

Administración de contenido Web

Office SharePoint Server 2007 tiene capacidades de administración de contenido Web integradas que permiten a las organizaciones autorizar a sus usuarios comerciales a administrar su propio contenido Web. Algunas de estas características incluyen:

Compatibilidad con sitios Web de alta fidelidad con marcas coherentes

Controles de exploración que presentan automáticamente vínculos de exploración de sitios

Creación Web basada en explorador con un editor de contenido Web WYSIWYG

Publicación e implementación de contenido con flujos de trabajo

Plantillas para sitios de publicación

Compatibilidad con sitios multilingües

Office SharePoint Server 2007 incluye gran variedad de características que resultan útiles para diseñar, implementar y administrar portales de intranet empresariales, sitios Web de presencia corporativa en Internet y sitios de portales divisionales. Estas características permiten crear y publicar contenido Web a tiempo y, en última instancia, pueden reducir el coste y la sobrecarga que se derivan de administrar varios sitios. Esto se logra mediante las siguientes características:

www.microsoft.com/sharepoint

1.

Páginas Web basadas en plantillas

Mediante el uso de las características de

administración de contenido Web de Office SharePoint Server 2007, se pueden crear, editar y administrar páginas Web basadas en plantillas. Para ello, se crean diseños de página. Un diseño de página es una plantilla que se utiliza junto con una página principal para controlar la apariencia, el funcionamiento y el contenido de una página. Los diseños de página sirven como un bastidor que se diseña mediante Office SharePoint Designer 2007 y definen el lugar en el que los autores pueden editar contenido en la página y la forma de hacerlo. El uso de estos diseños proporciona el acceso completo a las páginas, tanto en el modo de creación como en el modo de visualización. El contenido almacenado en la base de datos es independiente de los diseños, posibilitando los cambios de diseño del sitio al manipular los diseños sin tener

que volver a crear el contenido. Por ejemplo, si hay 1.000 páginas que están basadas en un diseño de página determinado, su apariencia se puede cambiar fácilmente con sólo cambiar ese único diseño. Además, la independencia entre el contenido y su diseño permite la presentación dinámica de contenido en distintos formatos para diferentes dispositivos (por ejemplo, dispositivos móviles frente a exploradores de escritorio).

2. Plantillas para sitios de publicación

Cuando crea un sitio nuevo de Office

SharePoint Server 2007, puede comenzar por seleccionar uno de los distintos tipos de plantillas de sitio, incluidas las plantillas compatibles con necesidades de publicación de contenido específicas que pueda tener su organización. Las plantillas de sitio del grupo Publicar permiten a las organizaciones diseñar, implementar y administrar portales de intranet empresariales, sitios Web de presencia corporativa en Internet y sitios de portales divisionales. Todas las plantillas de sitio del grupo Publicar tienen características de publicación habilitadas, incluida la barra de herramientas de edición de páginas, el editor de contenido y la desprotección. Se incluyen las siguientes plantillas:

Sitio de noticias

Seleccione esta plantilla de sitio cuando desee crear un sitio

para incluir artículos de noticias y vínculos en artículos de noticias de una manera rápida y sencilla. Incluye diseños de páginas de noticias de ejemplo y un archivo para almacenar elementos de noticias antiguos. Además, incluye un diseño sencillo de utilizar para los lectores y los proveedores de noticias. Esta

www.microsoft.com/sharepoint

plantilla de sitio también incluye dos elementos Web que permiten una distribución eficaz de las noticias: Visor de RSS y Esta semana en imágenes.

Sitio de publicación con flujo de trabajo

Seleccione esta plantilla de sitio

cuando desee crear un sitio para publicar páginas Web en un programa mediante flujos de trabajo de aprobación. Incluye bibliotecas de documentos e imágenes para almacenar activos de publicación Web. Por ejemplo, puede crear un sitio para mostrar artículos técnicos que deben revisarse por expertos en la materia antes de poderse publicar.

Portal de colaboración

Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear una

jerarquía inicial de sitios para el portal divisional de una intranet. Incluye una

página principal, un sitio Noticias, un Directorio de sitios y un Centro de búsquedas con fichas. Normalmente, este sitio tiene casi tantos colaboradores como lectores, y se utiliza para alojar sitios de grupo. Este tipo de plantillas puede resultar útil cuando desea crear un portal divisional donde los empleados puedan colaborar y publicar documentos y páginas Web. Esta plantilla de sitio está disponible sólo si se está creando una colección de sitios dentro de Administración central.

Portal de publicación

Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear una

jerarquía inicial de sitios para un sitio público de Internet o un portal de intranet de gran tamaño. Este sitio se puede personalizar de manera sencilla con elementos característicos de marca comercial. Incluye una página principal, un ejemplo de subsitio para comunicados de prensa, un Centro de búsquedas y una página de inicio de sesión. Este sitio suele contar con muchos más lectores que colaboradores, y se usa para publicar páginas Web con flujos de trabajo de aprobación. De forma predeterminada, sólo puede crear subsitios de publicación con flujo de trabajo en sitios que cree mediante la plantilla de este sitio. Esta plantilla de sitio está disponible sólo si se está creando una colección de sitios dentro de Administración central.

3. Integración con Office SharePoint Designer 2007

Office SharePoint Designer

2007 es un nuevo producto para crear y personalizar sitios Web de Office SharePoint Server 2007 y para generar aplicaciones habilitadas para el flujo de trabajo basadas en los productos y tecnologías de SharePoint. Puede utilizar Office SharePoint Designer 2007 para personalizar un sitio de SharePoint Server 2007. Esto permite diseñar y extender sitios de portal o páginas de portal con más flexibilidad y eficacia www.microsoft.com/sharepoint

que nunca antes. Por ejemplo, puede utilizar herramientas de edición avanzadas para editar archivos de hojas de estilo en cascada (CSS) para sitios SharePoint. Office SharePoint Designer 2007 también se utiliza para crear las páginas principales y los diseños de página que controlan el aspecto y funcionamiento del sitio.

4. Creación de páginas Web en contexto

Puede crear páginas Web mediante el

avanzado editor de texto que incluye Office SharePoint Server 2007. Con sólo cambiar al modo de edición, puede escribir y editar el contenido de la página mediante un

explorador. La experiencia es similar a Word, donde la experiencia es WYSIWYG (por ejemplo, puede aplicar formato al texto, comprobar la ortografía y crear tablas de forma sencilla). También tiene la opción de cambiar al modo de edición de origen HTML, donde puede escribir y editar contenido de página mediante código HTML estándar. Otras características de la creación Web son:

Una característica que permite crear, organizar y aplicar formato a vínculos de forma rápida.

Un elemento Web que permite reunir contenido en su sitio.

La capacidad de revisar la ortografía del contenido creado.

La capacidad de administrar y editar contenido estereotipado, como los párrafos de los derechos de propiedad individual, en una única ubicación.

5. Creación de clientes inteligente

Office SharePoint Server 2007 también ofrece la

posibilidad de crear páginas Web al convertir los documentos que crea mediante otras aplicaciones, como Word e InfoPath. Esto supone grandes ventajas, dependiendo de la aplicación que utilice para crear el documento original. Por ejemplo, puede utilizar documentos de Office Word 2007 para crear comunicados de prensa que deben publicarse en el Web. Las ventajas de este método incluyen:

Creación más rápida

Puede volcar documentos importantes de Office Word

2007 (por ejemplo, notas del producto o informes de estado) directamente en las páginas Web, en lugar de volver a crear esos documentos para su uso en el Web.

Trabajo sin conexión

Al utilizar Office Word 2007 para crear una página

Web, puede trabajar en el contenido con o sin conexión a Internet.

Conjunto de características de creación avanzadas

Office Word 2007

proporciona más características de procesamiento de texto que las que ofrece Office SharePoint Server 2007 por sí solo. www.microsoft.com/sharepoint

Flexibilidad de documentos

Puede utilizar documentos de Office Word

2007 también para otros fines. Por ejemplo, puede crear el anuncio de un nuevo producto con Word y, a continuación, distribuirlo en un mensaje de correo electrónico y en el Web.

6. Variantes de sitios

Las audiencias de los sitios Web pueden variar de muchas

maneras, entre las que se incluye el idioma, la región geográfica, el dispositivo de exploración o la afiliación a la empresa. El trabajo de producir y mantener variantes de un sitio puede resultar difícil y lento. En Office SharePoint Server 2007, la característica Variantes permite a los administradores de sitios simplificar el proceso de administrar variantes al mantener copias personalizables del contenido desde un sitio de origen en cada sitio de destino. Esta característica es especialmente útil para publicar sitios multilingües. Por ejemplo, puede identificar un origen (por ejemplo, Comunicados de prensa: Inglés) y varios sitios de destino (por ejemplo, Comunicados de prensa: Francés, Comunicados de prensa: Japonés), y Office SharePoint Server 2007 mantendrá los sitios de destino sincronizados con el sitio de origen.

Creación de contenido Web

La creación y publicación de documentos siempre está sujeta a actividades únicas dependiendo de la naturaleza del documento. Por ejemplo, la creación de un documento de Office Excel 2007 requiere que el uso de la aplicación cliente de Office Excel 2007 y su publicación en un sitio de Office SharePoint Server 2007 pueda iniciarse desde el cliente o desde el explorador Web. Una vez enviado el documento, puede publicarse inmediatamente o gestionarse mediante flujos de trabajo, dependiendo de la configuración de la biblioteca de documentos a la que se ha enviado.

La creación de contenido Web tiene sus propias peculiaridades. Una de las decisiones principales que se deben tomar al publicar una página es la ubicación (el "contexto de exploración") dentro del sitio. Por este motivo, el método más común para crear y publicar páginas es realizar esta actividad en el explorador Web. En Office SharePoint Server 2007, la experiencia del usuario de crear y mantener páginas Web se implementa dentro del contexto del sitio. El autor de contenido sólo utiliza el explorador para desplazarse a la ubicación del sitio donde se va a publicar el contenido y crea una nueva página, o edita la existente. (De manera alternativa, Office SharePoint Server 2007 también incluye una característica conocida como Creación de clientes inteligente, que permite la creación de contenido en aplicaciones cliente de Office y convierte el contenido en una página Web del sitio Web.) www.microsoft.com/sharepoint

Otra decisión principal en la creación de páginas Web es seleccionar un diseño adecuado para la página. Los diseños disponibles deben satisfacer las distintas necesidades para presentar contenido, así como proporcionar una apariencia y funcionamiento coherentes del sitio de la organización. En Office SharePoint Server 2007, el autor selecciona los diseños de página de entre los disponibles de los administradores de sitios para el sitio determinado.

Una vez que el autor de contenido ha seleccionado la ubicación de sitio y el diseño de la página, se invoca el modo de edición, que ofrece al usuario un entorno intuitivo y avanzado donde puede crear el contenido de la página.

y avanzado donde puede crear el contenido de la página. Figura – Modo de edición WYSIWYG

Figura – Modo de edición WYSIWYG de página Web

Los diseñadores Web que crean los diseños de página controlan los estilos que van a estar disponibles para los autores de contenido a fin de aplicar formato al contenido HTML en la página. Esto asegura coherencia en la marca y en el diseño de sitio general.

www.microsoft.com/sharepoint

Además de la provisión de contenido Web visible, los autores pueden proporcionar metadatos adicionales para la página. Estos metadatos se pueden utilizar para mejorar la indización de contenido, y los valores de campo de metadatos se pueden aplicar donde sea necesario.

Un requisito muy común en la publicación de contenido Web es la capacidad de obtener acceso al contenido reutilizable de una página. Office SharePoint Server 2007 admite una característica denominada "Contenido reutilizable" que permite el mantenimiento de este contenido reutilizable en una lista centralizada para cada colección de sitios. Los autores de páginas pueden reutilizar estos fragmentos de contenido en sus páginas Web. Los elementos se pueden configurar para permitir a los autores editar el contenido en sus páginas o para impedir que los autores lo editen. Se utiliza un enfoque similar para administrar documentos, imágenes u objetos de medios que se suelen requerir mediante el uso de las bibliotecas Imágenes de la colección de sitios y Documentos de la colección de sitios que el proceso de instalación de Office SharePoint Server 2007 crea automáticamente.

de Office ShareP oint Server 2007 crea automáticamente. Figura – Selección de contenido reutilizable Cuando el

Figura – Selección de contenido reutilizable

Cuando el autor ha completado el trabajo en la página y la ha guardado, la página Web (como cualquier otro documento en Office SharePoint Server 2007) puede someterse a flujos de trabajo. De manera predeterminada, hay disponible un proceso de flujo de trabajo en paralelo inmediatamente. Se pueden agregar otros flujos de trabajo. Al igual que con cualquier flujo de trabajo de Office SharePoint Server 2007, los flujos de trabajo se pueden configurar y personalizar, y se pueden diseñar y agregar flujos de trabajo completamente nuevos según las necesidades de la organización.

www.microsoft.com/sharepoint

Además de las capacidades de edición de contenido avanzadas del editor de contenido HTML, Office SharePoint Server 2007 ofrece capacidades de administración de contenido adicionales, entre las que se incluyen:

Controles de imágenes: controles que permiten al usuario seleccionar y aplicar formato a imágenes de las bibliotecas de imágenes.

Controles de vínculo de resumen: controles que permiten a los autores crear listas de resumen de vínculos a otros sitios Web (tanto internos como externos), y especificar el formato de estas listas en la página publicada.

Elementos Web:

o

Vínculos de resumen: permiten la creación, aplicación de formato y organización de vínculos rápida en otros sitios (similar a los controles de vínculo de resumen antes mencionados), pero con las capacidades agregadas de los elementos Web para la personalización e identificación.

o

Tabla de contenido: proporciona vistas de exploración basadas en los datos.

o

Consulta de contenido: permite la incrustación de consultas de contenido dinámicas en la página (por ejemplo, consultas de "Artículos relacionados" basadas en el tema).

Caso práctico: Publicar un artículo de noticias: Una analista de una editorial de periódicos necesita publicar un artículo de noticias con una foto en la página Web pública de la organización. Se desplaza a la sección de noticias actual del sitio y, desde el menú Acciones del sitio, selecciona Crear página. En el cuadro de diálogo Crear página, especifica el título, descripción y URL de la página (la URL se crea de manera automática y se puede cambiar si se desea). Selecciona el diseño de página que va a utilizar para publicar la página ("Página de artículo con imagen a la derecha") y, a continuación, hace clic en el botón Crear.

Pasa al modo de edición de páginas e inserta el cuerpo principal del texto del artículo en el campo denominado "Contenido de la página". Para adjuntar la imagen, hace clic en el vínculo Haga clic aquí para agregar una nueva imagen del campo Imagen de la página. En el cuadro de diálogo Editar propiedades de imagen, hace clic en el botón Examinar situado junto al campo Imagen seleccionada para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar una imagen. Desde esta ubicación, hace clic en el botón Cargar para cargar su foto digitalizada en la biblioteca Imágenes del sitio actual. Después de publicar la imagen,

www.microsoft.com/sharepoint

regresa al cuadro de diálogo Seleccionar una imagen para actualizar la lista y selecciona la imagen, especificando información adicional (como texto alternativo, información de diseño o tamaño) y, a continuación, hace clic en Aceptar. Completa la revisión del contenido al hacer clic en el botón Proteger para compartir borrador, que guarda el contenido y cierra el modo de edición de página para que pueda ver el aspecto que mostrará la página a los usuarios que exploren el sitio.

La página todavía no está publicada. El sitio en el que ha estado trabajando está configurado con flujo de trabajo, por lo que ahora debe enviar la página para su aprobación. Hace clic en el botón Enviar a aprobación, que la lleva a la página Iniciar flujo de trabajo, que ha seleccionado un flujo de trabajo Aprobación en paralelo de manera automática. En esta página, puede escribir un mensaje y seleccionar de manera opcional que otros usuarios reciban la notificación de este envío. A continuación, hace clic en el botón Inicio. El proceso de flujo de trabajo notifica al personal editorial sobre el nuevo envío. Una vez que el elemento ha recibido la aprobación, el artículo de noticias se publica.

Integración y formularios comerciales

Uno de los requisitos de las características más comunes y esenciales en las aplicaciones Web de empresas es la capacidad de adaptar procesos empresariales basados en formularios. A menudo, esto supone un proceso centrado de desarrollo para diseñar e implementar soluciones de formularios sofisticadas. Microsoft Office SharePoint Server 2007 ofrece Office InfoPath Forms Services, que permite el diseño de estos formularios mediante el uso de Microsoft Office InfoPath 2007, además de la implementación de estos formularios en sitios Web internos y externos con Office SharePoint Server 2007. Los usuarios pueden obtener acceso a estos formularios mediante un explorador o un dispositivo móvil habilitado por HTML sin necesitar ningún software de cliente personalizado ni componentes de aplicación.

Office InfoPath Forms Services ofrece la capacidad de controlar y administrar formularios centralizados a través de un catálogo de soluciones de formularios controlados por administrador. Esta utilidad permite a los usuarios ubicar de forma rápida formularios, minimiza el tiempo de inactividad de solución de formularios cuando se necesitan actualizaciones y proporciona a los administradores las herramientas para administrar accesibilidad y seguridad de solución de formularios.

www.microsoft.com/sharepoint

El diseño y la implementación de formularios mejora notablemente mediante una metodología de tipo "diseño de una sola vez". Gracias a Office InfoPath 2007, se pueden diseñar formularios sofisticados para su uso en el entorno completo del cliente de InfoPath y en exploradores Web. Tras la publicación, los formularios se convierten automáticamente en formularios Web de ASP.NET sin mayor intervención del diseñador. En el caso de los formularios que no requieren componentes de código administrado, el Asistente para publicación de Office InfoPath 2007 simplifica el proceso de publicar formularios en una biblioteca de documentos, al tiempo que hace que el formulario esté disponible como un formulario basado en explorador.

Las plantillas de formulario se publican en una biblioteca de formularios de Office InfoPath 2007. Esta biblioteca se puede configurar para que los usuarios predeterminados abran el formulario en el explorador o en el cliente de Office InfoPath 2007. La biblioteca de formularios se puede configurar para iniciar un flujo de trabajo de manera automática.

Para los usuarios con Office InfoPath 2007, los usuarios predeterminados pueden beneficiarse de la funcionalidad avanzada de la aplicación para abrir formularios con el cliente de InfoPath. Si el formulario requiere acceso a los datos, el formulario se puede configurar en el modo de diseño de InfoPath para obtener acceso a orígenes de datos de confianza en sitios de Office SharePoint Server 2007. Este acceso se lleva a cabo a través de servicios Web XML de Office SharePoint Server 2007, lo que simplifica el proceso de configurar el acceso a los datos. Los formularios a los que se obtiene acceso mediante el cliente de InfoPath pueden aprovechar la funcionalidad adicional que no está disponible a través de la interfaz de explorador. Las tareas de administración de formularios generales están disponibles a través de la biblioteca (para obtener acceso, ver, analizar y administrar flujos de trabajo de formularios).

www.microsoft.com/sharepoint

Figura – Diseño de formulario en Office InfoPath 2007 con Verificador de diseño visible Figura

Figura – Diseño de formulario en Office InfoPath 2007 con Verificador de diseño visible

en Office InfoPath 2007 con Verificador de diseño visible Figura – Acceso a formulario desde el

Figura – Acceso a formulario desde el explorador Web

www.microsoft.com/sharepoint

En el caso de formularios que se han diseñado en Office Excel u Office Word, se puede utilizar el Asistente para importación de formularios para convertir estos formularios en formularios de Office InfoPath 2007 completos. El asistente trata de manera dinámica la conversión de los campos del formulario, las tablas extensibles, los cuadros de texto enriquecido y otros elementos, y genera la estructura de XML subyacente para el nuevo formulario.

Lógicamente, la compatibilidad de formularios en una amplia gama de exploradores es una preocupación principal al implementar soluciones basadas en formularios. El Verificador de diseño integrado en Office InfoPath 2007 proporciona a los diseñadores de formularios comentarios de compatibilidad inmediatos sobre las características que se utilizan en el formulario. De este modo, los diseñadores diseñan formularios de manera eficaz para su uso tanto en el cliente de Office InfoPath 2007 como en el explorador Web.

Caso práctico: Implementar un formulario de gastos: Un director desea implementar un formulario de petición de gastos de departamento en la intranet corporativa y permitir que el formulario se complete y envíe mediante un explorador Web. Con Office InfoPath 2007, diseña y adapta un formulario ajustado a los requisitos de su departamento. A medida que trabaja en el formulario, debe supervisar la compatibilidad de su formulario con los clientes del explorador. En el cliente de InfoPath, habilita la herramienta Verificador de diseño y configura sus opciones para conectarse a una biblioteca de documentos de SharePoint. El Verificador de diseño muestra todos los mensajes que le advierten de elementos funcionales que no serán compatibles con el explorador, además de los mensajes que indican las optimizaciones del explorador que se producen a medida que diseña su formulario.

Para publicar el formulario en el sitio, selecciona Publicar desde el menú InfoPath, lo que inicia el Asistente para publicación. Especifica que el formulario se va a publicar en un servidor de Office SharePoint, la URL de ese servidor (comprobando que el formulario puede completarse en un explorador), y que el formulario se va a publicar como una plantilla en una biblioteca de documentos. Mediante el asistente, se creará una biblioteca de formularios nuevos. Una vez completado el proceso, el Asistente para publicación presenta una opción para abrir el formulario en el explorador. Ahora, la plantilla de formulario está disponible para la creación de nuevas peticiones de informes de gastos.

www.microsoft.com/sharepoint

(Nota: en este ejemplo, la plantilla de formulario se ha diseñado para su uso con una biblioteca de documentos específica. La plantilla de formulario también se puede guardar como un nuevo tipo de contenido en el sitio de SharePoint, lo que permite crear peticiones de formularios de gastos en bibliotecas de documentos del sitio.)

Catálogo de datos profesionales

El Catálogo de datos profesionales integra de manera estrecha datos profesionales en la experiencia de usuario de Office SharePoint Server 2007, lo que ofrece acceso a datos externos que residen en aplicaciones de línea de negocio de servidor. Con el Catálogo de datos profesionales, las organizaciones pueden exponer información que se halla bloqueada en bases de datos y aplicaciones de línea de negocio a través de elementos Web y de la capacidad de búsqueda de Office SharePoint Server 2007. Office SharePoint Server 2007 incluye cinco elementos Web para su uso con el Catálogo de datos profesionales:

1. Elemento Web Lista de datos profesionales

Muestra una lista de instancias

de entidad de una aplicación empresarial registrada en el Catálogo de datos profesionales. Por ejemplo, este elemento Web puede mostrar una lista de clientes que están contenidos en una tabla de información de clientes en una aplicación de administración de relaciones con los clientes (CRM).

2. Elemento Web Elemento de datos profesionales

Muestra los detalles de una

instancia de entidad desde una aplicación empresarial. Por ejemplo, los detalles de un

cliente específico pueden mostrarse a partir de los datos de la base de datos de una aplicación CRM.

3. Elemento Web Generador de elemento de datos profesionales

Crea un

elemento de datos profesionales a partir de los parámetros de la cadena de consulta de dirección URL y la conecta a otros elementos Web. Sólo está visible cuando la página está en modo de edición.

4. Elemento Web Lista relacionada con datos profesionales

Muestra una lista de

instancias de entidad relacionadas a partir de una aplicación empresarial. Por ejemplo,

se podría mostrar una lista de pedidos realizados por un cliente específico a partir de los datos de la aplicación CRM.

www.microsoft.com/sharepoint

5.

Elemento Web Acciones para datos profesionales

Muestra una lista de acciones

asociadas con una entidad según determina el Catálogo de datos profesionales. Por ejemplo, el elemento Web podría mostrar una lista de todas las acciones que podría llevar a cabo un usuario de portal autorizado con la información de cliente (como actualizar o enviar correo electrónico).

Acciones para datos profesionales

acciones de forma sencilla que abren páginas Web, muestran las interfaces de usuario de las aplicaciones de línea de negocio, inician formularios de InfoPath y realizan otras tareas

comunes. Utilice los vínculos adecuados que aparecen junto a los objetos profesionales devueltos desde el Catálogo de datos profesionales.

Sin código personalizado, el usuario puede crear

Caso práctico: Agregar una acción personalizada: Un administrador recibe una solicitud para agregar una acción que permita incluir nueva información de contacto en la tabla Contacto de la base de datos de un sistema de administración de relaciones con los clientes (CRM). El administrador de la aplicación CRM le proporciona una dirección URL que abrirá una página Web para agregar la entrada de información de contacto de un nuevo cliente. Ya se ha creado un Catálogo de datos profesionales que incluye la entidad Contacto. El administrador abre Administración central y selecciona el proveedor de servicios compartidos (SSP) que incluye la definición del Catálogo de datos profesionales de CRM. Ve las entidades del Catálogo de datos profesionales y selecciona la entidad Contacto. En la página Ver entidad, observa que no hay actualmente ninguna acción definida para los contactos, por lo que hace clic en el vínculo Agregar acción de esta página. En la página Agregar acción, escribe el nombre de la acción ("Agregar nuevo contacto"), la dirección URL para invocar esta acción y un icono para asociarlo con la acción en los menús. Hace clic en Aceptar, con lo que la acción se asocia con esa entidad. La acción Agregar nuevo contacto se mostrará en las páginas de la Web corporativa donde la entidad Contacto se publica a través de un Catálogo de datos profesionales o un elemento Web Acciones para datos profesionales.

El administrador del sitio crea y mantiene las definiciones del Catálogo de datos profesionales disponibles. Esto empieza con la creación de una Definición de aplicación del Catálogo de datos profesionales (un archivo XML que describe el origen de datos profesionales) que, a continuación, se importa mediante Administración central. La siguiente figura muestra un ejemplo de una de estas definiciones:

www.microsoft.com/sharepoint

Figura – Vista de una aplicación del Catálogo de datos profesionales de ejemplo Para obtener

Figura – Vista de una aplicación del Catálogo de datos profesionales de ejemplo

Para obtener información detallada sobre la creación de definiciones de aplicaciones del Catálogo de datos profesionales, consulte