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Serie Comunicacin Corporativa

Cmo organizar un evento?

Francesc Hernndez Garca
2013

Otros ejemplares gratuitos: - Cmo organizar una rueda de prensa? - Cmo redactar notas de prensa?

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Antes de empezar
Acerca de Francesc Hernndez Garca

Mi nombre es Francesc Hernndez Garca y soy socio fundador de http://www.solehernandez.com Tengo 41 aos, nac en Barcelona y vivo en la poblacin costera de Castelldefels (en la provincia de Barcelona). Soy licenciado en Publicidad y Relaciones Pblicas, Mster en Relaciones Relaciones Pblicas y Postgrado en Community Manager & Social Media. Trabajo desde hace ms 18 aos en el mundo de la comunicacin corporativa, y desde octubre de 2006 soy Director Adjunto de la agencia de comunicacin y gabinete de prensa SOL & HERNNDEZ Consultors de Comunicaci. En qu puedo ayudarte? Si eres empresario o trabajas en departamentos de marketing o comunicacin, y deseas organizar eventos corporativos o dar a conocer tus productos, servicios u otras actividades corporativas, puedo ayudarte en la definicin de la estrategia comunicativa y las acciones tcticas necesarias para convertir tus actividades y tu empresa en noticia. Somos expertos en comunicacin corporativa, actuamos como agencia de comunicacin,
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especializada en gabinete de prensa de corporaciones y todo tipo de entidades privadas y pblicas, organizamos todo tipo de eventos, ruedas de prensa, visitas corporativas, convenciones, nos pasamos el da redactando comunicados para nuestros clientes, gestionamos entrevistas corporativas, organizando aniversarios corporativos, inauguraciones, presentaciones, etc. Puedes visitar algunos ejemplos de diversos eventos corporativos que hemos organizado en nuestro portfolio: http://www.solehernandez.com/ca/portfoliocategory/esdeveniments-corporatius/

El ebook Cmo organizar eventos Como podrs observar, he elaborado un ebook eminentemente prctico. En el mercado ya existen diversos manuales tericos, pero este breve ebook es ms un compendio de grandes necesidades, as como un planteamiento general de todo evento, que he dividido en tres grandes bloques (antes, durante y despus del evento). Tambin he aadido un resumen de aspectos a tener en cuenta a la hora de organizar una conferencia o presentacin. Finalmente he aadido un checklist que te puede servir como gua o repaso previo sobre las necesidades que puedan plantearse en la organizacin de todo tipo de evento. Espero que este documento sea de tu inters y resto a tu disposicin para cualquier consejo o servicio de comunicacin que puedas necesitar. Sinceramente, espero que sea de tu utilidad. Un cordial saludo, Francesc Hernndez Garca Director Adjunto SOLE & HERNANDEZ Consultors de Comunicaci SL solehernandez@solehernandez.com
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SUMARIO
1) Organizacin: pautas generales 2) La organizacin paso a paso: Pre-act Act Define los objetivos Analiza los pblicos objetivos Cuidado con Murphy! Haz un listado de necesidades Realiza un presupuesto previo

Plan de accin al minuto Ensayos Timing Post-act Dossier de valoracin Dossier de archivo Agradecimientos Cierre de presupuesto

3) Checklist para organizar eventos

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1) ORGANIZACIN: PAUTAS GENERALES

La

complejidad

de

la

elaboracin

de

cualquier

acto,

su

programacin y ejecucin, requieren de toda nuestra atencin y planificacin. A continuacin tienes unas pautas generales a seguir en la organizacin de un evento, ya sea de carcter interno o externo:

1. Idea general del evento/acto a organizar: Determina la necesidad del acto. Precisa sus objetivos y finalidades. Especifica cules son las zonas de influencia (o pblicos) Elabora el presupuesto previo.

2. Organizacin del acto: Distribucin del tiempo. Planificacin general. Ensayo.

3. Invitados: Seleccin. Listado. Creacin y envo de las invitaciones. Confirmacin de la asistencia. Desplazamientos y alojamiento.

4. El lugar donde organizaremos el evento:

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 Capacidad. Climatologa. Servicios diversos.

5. Seguridad: Exterior e interior. En los desplazamientos. Listado y / o credenciales.

6. Transportes: Viajes. Organizacin y reservas. Caravana de vehculos. Aparcamiento.

7. Materiales grficos: Material de papelera: cartas y sobres timbrados. Dpticos, trpticos, carteles, etc. Invitaciones. Mens.

8. Tcnicas de ordenacin de los asistentes: Colocacin de los invitados.

9. Logstica: Planos.
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 Itinerarios y rutas alternativas. Cronometraje de los recorridos. Ornamentacin general. Colocacin de banderas. Capacidad.

10. Personal: Coordinador / a del evento. Auxiliares de relaciones pblicas y protocolo. Traductores e intrpretes. Azafatas. Servicio de catering.

11. Medios de comunicacin: Confeccin del dossier de prensa. Redaccin y envo de los comunicados de prensa. Organizacin de ruedas de prensa. Coordinacin y atencin a los diferentes medios de

comunicacin. Seguimiento de prensa.

12. Presupuesto general del acto.

13. Acciones posteriores al acto: Valoracin de los resultados del acto. Dossier-archivo de todo el material utilizado.
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 Agradecimientos especiales. Cierre del presupuesto.

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2) LA ORGANIZACIN PASO A PASO: PRE-ACT, ACT Y POST-ACT.

La organizacin de cualquier evento necesita mucho tiempo de preparacin por muy simple que sea. Se utilizan gran diversidad de servicios y debes controlar el buen funcionamiento general del mismo y de todos los detalles.

En primer lugar debes tener en cuenta que todo envento est dividido en tres partes o bloques: 1. Las actividades previas al acto/evento (pre-act). 2. La preparacin del acto/evento (act). 3. Las actividades posteriores al acto/evento (post-act).

El pre-act:

1. Define los objetivos: Elabora un informe escrito y detallado que contenga los objetivos que pretendes alcanzar con el acto que ests

organizando, especificando aspectos como: La asistencia prevista. La difusin prevista en los medios de comunicacin. La promocin que querrs hacer. Las posibles colaboraciones o patrocinios.

2. Analiza los pblicos objetivos del evento.

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Es muy importante que estudies con detenimiento los pblicos a los que quieres dirigirte, tanto a nivel interno como externo, ya que el xito de asistencia depender de la correcta eleccin del pblico objetivo. Por ejemplo: Pblico interno: empleados, socios, accionistas, etc. Pblico externo: pblico en general, medios de comunicacin, administracin pblica, lderes de opinin, etc.

3. Cuidado con Murphy! Podemos resumir las leyes de Murphy diciendo "si algo puede ir mal, ir mal ". Cuando organices cualquier evento tenlo muy presente. Analiza cualquier situacin o inconveniente que pueda surgir y que, adems, comprometa el xito del acto. A continuacin, te muestro unas normas o consejos generales que deberas tener en cuenta:

- Si el acto es al aire libre, ten siempre un lugar alternativo protegido por si llueve. - No organices un acto en las mismas fechas en que se realizan otros actos importantes en tu poblacin o que puedan influir en la asistencia de su pblico objetivo. - Vigila que ese da no coincida con un acto social o deportivo importante: partidos de ftbol importantes, finales de la Copa, partidos de la Champions League, etc.

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- Si crees que asistir un gran nmero de personas, tal vez debas contratar un servicio mdico o de socorrista. - En la mayora de los actos conviene (o te obligan) a contratar un seguro de responsabilidad civil (consulta con tu

Ayuntamiento). - Si se necesitan medios audiovisuales, conviene tener aparatos de repuesto. - Facilita al mximo el aparcamiento o llega a algn acuerdo econmico con alguno cercano. - Contrata seguridad, especialmente si el acto es al aire libre, se prev un elevado nmero de personas o si est abierto a todos.

Recordando algunas de las leyes de Murphy, tambin debes recordar que: - Todo requiere ms tiempo de lo que piensas. - Sin control y seguimiento, las cosas tienden a ir de mal en peor. - Es imposible satisfacer a todo el mundo. - Si aprecias que hay cuatro formas posibles de que algo salga mal y las evitas, no tardar en surgir la quinta. - Si las posibilidades de xito son del 50%, las de fracaso son del 75%. - Cuando algo sale mal, siempre habr alguna persona que ya lo saba.

4. Haz un listado de las necesidades.

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Estudia cules son las necesidades para cada acto, tanto las materiales (sillas, tablas, megafona, identificadores ...) como las de personal (seguridad, azafatas, speakers, conductores, coordinacin, traduccin, etc.). Al final del documento, te facilito un checklist (estndar) que te ayudar a efectuar este relacin. De todos modos, debers crear tu propio checklist, en funcin de las necesidades y tipologas de eventos que organices.

5. Elaboracin del presupuesto. Una vez definidas las necesidades que requiere el acto, elabora un presupuesto detallado, lo ms aproximado a la realidad. Sobre este presupuesto conviene que aadas entre un 10 y un 15% para gastos imprevistos.

Act

1. Plan de accin en el minuto (o programa). Todo evento tiene un Plan de Accin en el Minuto (tambin llamado PAM) propio, que consiste en agrupar todas las actividades del acto por minutos. En ocasiones tambin es conocido como Programa del evento. Por ejemplo: PAM de una inauguracin: 11:30 Convocatoria de los invitados. 11:45 Palabras inaugurales del Presidente de la entidad. 11:55 Breve discurso del Alcalde.
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12:05 El Alcalde, junto con el Presidente, descubren una placa conmemorativa. 12:10 Firma en el libro de honor de la entidad. 12:15 Visita al local que se acaba de inaugurar. 12:20 Se sirve a los asistentes un refrigerio. 12:55 Final de la inauguracin.

2. Ensayos Siempre hay que hacer uno o dos ensayos antes del inicio del evento, mucho mejor si se pueden hacer das antes. Esto nos permite ver las posibles dificultades y inconvenientes y

solucionarlos con tiempo.

Comprueba con suficiente tiempo todo el material que vayas a utilizar durante cada acto: megafona, iluminacin, audiovisuales, climatizacin, etc. Si contratas azafatas, personal de apoyo, catering o seguridad, es muy importante que los responsables conozcan previamente el lugar donde se har el acto. Deben saber cules sern sus tareas y responsabilidades y dnde deben ubicarse.

3. Timing general del acto. El timing o calendario es la ordenacin de todas las actividades en coordenadas accin-tiempo. Se lo ms preciso posibles y, sobre todo, procura cumplirlo.

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Siguiendo el ejemplo anterior de la inauguracin, el posible timing sera: Actividades seleccin invitados enviar invitaciones confirmar invitaciones invitacin Alcalde confirmar Alcalde contratar catering comprar placa conmemorativa Colocar placa como. Da del acto 28 Junio Julio Agosto

Post-act (actividades posteriores al evento)

1. Dossier de valoracin. Despus de haber organizado el evento, conviene que elabores un informe-dossier final con todas las conclusiones positivas y negativas del mismo. Procura ser lo ms sinceros posible.

Este dossier (fsico o digital) debera incluir toda la informacin principal utilizada para este evento, como por ejemplo: Modelos de cartas utilizadas (en la prensa, a las autoridades, los invitados, etc.)
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 Modelos de invitaciones. Permisos. Contratos. PAM y timing del acto. Listado de las personas asistentes. Patrocinadores y colaboradores. Etc.

2. Dossier archivo. Este dossier incluye todo el material que se haya generado para el evento: Dossier fotogrfico (seleccin de las mejores fotografas). Grabaciones de vdeo (si dispones de diferentes vdeos grabados). Material promocional (modelos de trpticos, carteles, anuncios, etc.) Grabaciones de todas las entrevistas en la radio, tv, internet... Dossier de las apariciones en la prensa escrita. Etc.

3. Agradecimientos. Los agradecimientos son uno de los aspectos ms importantes y al mismo tiempo ms olvidados en la organizacin de todo acto. No se debes olvidar agradecer la participacin a toda persona o entidad que haya colaborado en la organizacin del evento. Por ejemplo:
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 A las personas asistentes (o en las ms importantes o representativas). Al personal contratado o a los responsables de sus empresas (azafatas, seguridad, limpieza, etc.) A los patrocinadores y colaboradores. A los medios de comunicacin. A los proveedores de material. Etc.

Los agradecimientos se suelen realizar mediante una carta (o email) personalizada firmada por la persona ms relevante de la empresa o institucin organizadora del acto. En ocasiones se puede adjuntar algn detalle, como fotografas u obsequios conmemorativos.

4. Cierre del presupuesto. Una vez finalizado el evento, estudia todos los gastos e ingresos producidos por mismo y comprueba las desviaciones existentes respecto al presupuesto inicial.

Es importante saber, si ha sido necesario la utilizacin del porcentaje destinado imprevistos (entre un 10 y un 15 por ciento del total) calculado en el presupuesto inicial.

Procura que en las campaas que organices, el presupuesto final no supere el presupuesto inicial ms sus imprevistos, lo contrario
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indicar que no se calcul con suficiente precisin desde sus inicios.

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3) CHECHLIST PARA ORGANIZAR EVENTOS A continuacin les ofrecemos un checklist o lista orientativa para que no nos olvidemos los aspectos ms importantes a la hora de organizar un evento.

Cada entidad debe prepararse su propio checklist, en funcin de sus necesidades y de la tipologa de eventos que organiza. ACTO: _____________________________________ REF._____________ LUGAR: Municipio: _____________________ Direccin: ___________________________ Cdigo Postal: ________________________ Telfono: ____________________________ Fax: ________________________________ E-mail _______________________________ FECHA: ________________ HORA: _____________ ORGANIZADO POR: __________________________ COLABORACIONES: __________________________ __________________________________________ AUTORIDADES: 1. ________________________________________ 2. ________________________________________ 3. ________________________________________ 4. ________________________________________ 5. ________________________________________ Sala VIPS: Si_ No_
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Presidencia: _______________________________________ Otras autoridades a la presidencia ________________________ _________________________________________________ Rtulos Si_ No_ Nmero de rtulos: Aguas: Si_ No_ Hojas / lpices: Si_ No_ Rtulos: Si_ No_ NMERO TOTAL DE ASISTENTES: __________ MATERIAL GRFICO: Dptico o trptico: Si_ No_ Tirada: ____________ Cartel: Si_ No_ Tirada: ____________ Programa: Si_ No_ Tirada: ____________ Invitacin: Si_ No_ Tirada: ____________ Otros: ______________ Si_ No_ Tirada: ____________ ______________ Si_ No_ Tirada: ____________ ______________ Si_ No_ Tirada: ____________ DIFUSIN: 1. ________________________ Nmero: ___________ 2. ________________________ Nmero: ___________ 3. ________________________ Nmero: ___________ 4. ________________________ Nmero: ___________

COMUNICACIN: Rueda de prensa: Si_ No_ Da: _______ Hora: _______ Lugar: ___________________________________________
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Responsables: _____________________________________ Comida prensa: Si_ No_ Da: _______ Hora: _______ Nota de prensa: Si_ No_ Da: _______ Hora: _______ Confirmacin: Si_ No_ Da: _______ Hora: _______ Dossier de prensa: Si_ No_ Da: _______ Hora: _______ Lugar: ___________________________________________ Espacio para los MCM: S No Dnde: ____________________ Lugar para entrevistas: S No Donde:____________________

RESTAURACIN: Tipo de comida: __________________ Nmero de asistentes: _____________ Lugar: ______________ Da: ___________ Hora: ________ Presupuesto: __________ Facturar a: __________________ Tipo de comida: __________________

FOTOGRAFA: Responsable: ____________________________________ Material necesario: ________________________________

FILMACIN: Responsable: ____________________________________ Material necesario: ________________________________ GRABACIN: Responsable: ____________________________________ Material necesario: ________________________________
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BANDERAS: Privadas: _______________________________________ Orden de colocacin: ______________________________ Lugar _________________ Medidas __________________

ORNAMENTACIN: Plantas: ___________ Cantidad ____ Lugar ____________ Flores: ____________ Cantidad ____ Lugar ____________ Alfombras: _________ Cantidad ____ Lugar ____________ Faldones: __________ Cantidad ____ Lugar ____________

TARIMA: Si_ No_ Cantidad __________

SILLAS: Si_ No_ Cantidad __________

PANELES: Si_ No_ Cantidad __________

PIZARRA: Si_ No_ Cantidad __________

PANCARTA: Si_ No_ Cantidad __________

SEALES: Si_ No_ Cantidad __________

ILUMINACIN: Tipo:_____________________________________________
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Lugar: ___________________________________________ Empresa suministradora: ____________________________

MEGAFONA: Material necesario (micros, pies, altavoces, amplificadores ...): _________________________________________________ _________________________________________________ Potencia necesaria: _________________________________________________ Empresa suministradora: _____________________________

PROYECCIN: Material necesario (proyectores de diapositivas, de transparencias, vdeo, TV ...): __________________________________________________ __________________________________________________ Empresa suministradora: ______________________________

TRADUCCIN SIMULTNEA: Idiomas: ___________________________________________ Empresa suministradora: ______________________________

OBSEQUIOS: Tipo: _____________________________________________ Cantidad: ______________

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Personas que deben recibir: 1. _______________________________ 2. _______________________________ 3. _______________________________ 4. _______________________________ 5. _______________________________

DOCUMENTACIN: Nmero de personas que la recibirn: _____ Elementos que componen la documentacin: 1. _______________________________ 2. _______________________________ 3. _______________________________ 4. _______________________________ 5. _______________________________

APARCAMIENTO: Lugar ms cercano para estacionar: ____________________ Privado o pblico: __________________________________ Lugar para las autoridades: __________________________

SEGURIDAD: Credenciales: Si_ No_ Cantidad __________ Listados: Si_ No_ Cantidad __________ Cruz Roja: Si_ No_ Cantidad __________ Polica: Si_ No_ Cantidad __________
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Botiqun: Si_ No_ Cantidad __________ Salidas de incendios: Si_ No_ Cantidad __________ Otros: Si_ No_ Cantidad __________

TRANSPORTES: Autocar: Si_ No_ Cantidad __________ Coches: Si_ No_ Cantidad __________

EQUIPO ORGANIZATIVO: Responsable general: ________________________________ Conductor: _________________________________________ Tcnicos de RR.PP.: __________________________________ Responsables secretara: ______________________________ Jefe de mantenimiento: _______________________________ Azafatas: Si_ No_ Cantidad __________

OTROS ELEMENTOS: Sitios alternativos: __________________________________ Calefaccin-aire acondicionado: ________________________ Servicios: _________________________________________ Servicio de limpieza y mantenimiento: ___________________ Telfono mvil: _____________________________________ Otros ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________
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____________________________________________________

OBSERVACIONES: ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________

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