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GUIA DE APRENDIZAJE

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS F08-9405-045/ 01-11 Version 01


PROCESO: Ejecucion de la Formacion Profesional PROCEDIMIENTO: Desarrollo Curricular
Sistema de Mejora Continua

GUA DE APRENDIZAJE

Objetivo general del proyecto: Desarrollar e implementar estrategias que mejoren el servicio al cliente con caractersticas de calidad y oportunidad. Identificacin de la gua de aprendizaje: 210601008 Organizar la documentacin teniendo en cuenta las normas legales y de la organizacin Fase del proyecto: Ejecucin - Evaluacin Duracin: HORAS 70 - 38 Modalidad(es) de Formacin: b- learning Resultados de Aprendizaje: 21060100801 Recibir los documentos de acuerdo con las polticas organizacionales y la legislacin vigente. 21060100804 Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas tcnicas colombianas para la elaboracin y presentacin de los documentos, las normas internas y la legislacin vigente. 21060100802 Operar los recursos tecnolgicos requeridos para el recibo, el despacho y la organizacin de los documentos, de acuerdo con las polticas institucionales.

El proceso de gestin documental al interior de toda organizacin es hoy una estrategia de informacin y comunicacin, el proceso archivstico sistemtico comprende las fases 1. FASE DE PRODUCCION DE DOCUMENTOS: Comprende la elaboracin de los documentos y los aspectos de su origen, creacin conforme a las actividades de la empresa. Esta fase la conforman las siguientes actividades: (Manejo de los documentos, La impresin, la tinta, etc.) 2. FASE DE RECEPCION DE DOCUMENTOS: Son las acciones que la entidad debe realizar para el control de su documentacin y para garantizar a la administracin la verificacin de que los documentos y las comunicaciones oficiales han sido remitidos a la persona que les corresponde o actuante. 3. FASE DE TRMITE: Corresponde a los procesos de registro y radicacin de las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas, aplicando el principio de procedencia (es el que trata de no mezclar los documentos de los fondos) y el principio del orden original (trata de que los documentos deben ser organizados tal y como son producidos dentro de las empresa); para que las comunicaciones puedan ser resueltas y atendidas con oportunidad.
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Presentacin

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4. FASE DE DISTRIBUCION: Consiste en la entrega de los documentos a la persona competente para que estos puedan ser distribuidos a cada una de las dependencias dentro de la entidad, en esta parte del proceso se debe tener cuidado en la constitucin de las series, las Subserie y verificar los tipos documentales los cuales van a ir en la tabla de retencin documental TRD. 5. FASE DE CONSULTA: Su objetivo es facilitar y proporcionar la consulta de los documentos y el derecho que tienen las personas a este acceso de archivo. 6. FASE DE RETENCION: Este es el tiempo de permanencia que los documentos van a estar dentro del ciclo vital del documento. 7. FASE DE RECUPERACION DE LA INFORMACIN: Despus de elaborar los instrumentos como los inventarios se puede acceder a la consulta a travs de dichos instrumentos estipulados. 8. DISPOSICION FINAL: Los documentos se clasifican y se envan a los archivos de gestin o a los archivos centrales o al archivo histrico. En esta gua comprenderemos, analizaremos y desarrollaremos actividades pertinentes a las fases de produccin, recepcin, trmite y distribucin de documentos. Planteamiento de las Actividades y Estrategias de Aprendizaje ACTIVIDAD DEL PROYECTO ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE ESTRATEGIAS TIEMPO (DIDACTICAS ACTIVAS) HORAS 1. Con el fin de determinar la viabilidad de la propuesta empresarial cada GAES debe disear y aplicar una encuesta del producto y/o servicio elegido, que le permita determinar mediante un muestreo a una poblacin objetivo de 100 personas la aceptacin en el mercado. Demostrar mediante la tabulacin de resultados y grficas del proceso. Presentar un informe que contenga los siguientes puntos: Tipo de investigacin Poblacin Muestra hiptesis nula hiptesis alterna operalizacin de las variables Instrumentos para la recoleccin de la informacin PLAN DE ANALISIS: ( tabulacin, grficas, pruebas estadsticas) Cronograma Recursos disponibles ( materiales, talento humano y financieros) Bibliografa Personas que participan en el proyecto. Juego de roles, imitar empresas de mensajera. Trabajo de campo, investigacin individual y grupal

Socializaciones, mesa redonda, debates. 108 Lectura y anlisis normatividad. Videos youtube, unidad de correspondencia Exposiciones grupales Trabajo colaborativo en grupos.
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2. Operar equipos y herramientas tecnolgicas, manuales o automatizadas, empleadas para la radicacin, recepcin y despacho de documentos, de acuerdo con los manuales de operacin. A. En su Gaes, elabore el manual de gestin documental de su empresa, en donde debe indicar los siguientes aspectos: a. Objetivo b. Alcance c. Poltica de operacin d. Normatividad e. Desarrollo de los procesos (ingreso, radicacin, clasificacin, distribucin y salida de documentos y/o comunicaciones tanto internas como externas). B. As mismo elaborar los formatos para el recibo, distribucin y despacho de la correspondencia, personalizados con la identidad de sus empresas. C. Aprpiese de los conceptos dados en la anterior gua, y aquellas palabras que no entiende a lo largo de la norma de competencia y elabore un diccionario archivstico, incluyendo los siguientes conceptos: Gestin documental, Documento, Clases de documentos, Documento de archivo, Documento electrnico de archivo, Soportes documentales, Comunicaciones oficiales, Correspondencia

Presentacin en diapositivas. Ejemplos prcticos de empresas reales

Actividad E-A-E

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

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Concienciacin ( antes de aprender) 1. ANALICE Y RESPONDA: Usted considera que en el desarrollo de una investigacin, un paso fundamental es la recoleccin de la informacin? Justifique su respuesta? 2. De acuerdo a sus experiencias reales, en Grupo tome como referencia una empresa real cualquiera e intente imitar las funciones que usted ha visto que realizan en referencia a las actividades relacionadas con la correspondencia de dichas entidades. Realice una obra de teatro de acuerdo a toda la informacin recopilada de su grupo de trabajo. Conceptualizacin ( mientras aprende) UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias. FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Las entidades debern establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestin documental y los programas de conservacin, integrndose a los procesos que se llevarn en los archivos de gestin, centrales e histricos. Cuando existan regionales, debern contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinar conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepcin de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habr unidad de correspondencia. As, de acuerdo a la anterior podemos mencionar algunas de las funciones que se debe cumplir al interior de las unidades de correspondencia: 1. Vigilar que las acciones de las reas que integran la Unidad de Correspondencia y Archivo se realicen de acuerdo a los criterios establecidos. 2. Organizar, supervisar y controlar las actividades de recepcin de la correspondencia oficial dirigida a las diferentes reas de la empresa. 3. Supervisar las actividades de los responsables de rea en la Unidad, de acuerdo a los procedimientos de trmite y control interno, que permitan ser eficientes en su funcionamiento. 4. Supervisar las actividades de control y seguimiento de las peticiones que an no han obtenido respuesta por parte de las Dependencias asignadas para su conclusin. 5. Presentar a la Unidad Administrativa los requerimientos de los recursos necesarios para el adecuado cumplimiento de las actividades. 6. Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades pblicas y las privadas que cumplan funciones pblicas, cumplir con los programas de gestin documental, para la produccin, recepcin, distribucin, seguimiento, conservacin y consulta de los documentos.

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A continuacin miraremos la normatividad de acuerdo al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION en cuanto al envo, radicacin de documentos y los tiempos de respuesta a una solicitud. RECEPCIN DE DOCUMENTOS DEFINICIN: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitucin Poltica Artculo 15. Prrafo 3: Reforma Acto Legislativo 02 de 2003. Decreto 2150 de 1995. Artculos 1, 11 y 32. Supresin de autenticacin de documentos originales y uso de sellos, ventanilla nica. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicacin y control de las comunicaciones recibidas y enviadas. ACTIVIDADES Recepcin de documentos: se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registro con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs de diferentes medios tales como: mensajera, correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo tradicional, correo electrnico, pgina web, otros. 2. DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS DEFINICIN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. Decreto 2150 de 1995 Artculo 25. Utilizacin del correo para el envo de informacin. Acuerdo 060 de 2001. Artculo 3. Centralizacin de los servicios de distribucin de las comunicaciones oficiales. ACTIVIDADES La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: 1. Distribucin de documentos externos Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificacin de las comunicaciones. Organizacin de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reasignacin de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos.

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TRMITE DE DOCUMENTOS DEFINICIN: Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitucin Poltica. Artculo 23. Ley 58 de 1982. Reglamentacin trmite peticiones. Decreto 01 de 1984 Cdigo Contencioso Administrativo. Derecho de peticin. Decreto 2150 de 1995. Artculos 6, 16, 17, 22. Artculo 25. Decreto 1222 de 1999 Artculo 33. Derecho de turno. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 3, 6 y 8. Envo y control del trmite de las comunicaciones, numeracin de actos administrativos. ACTIVIDADES En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben tener en cuenta los tiempos mximos establecidos para el trmite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se sealan las actividades de: 1. Recepcin de solicitud o trmite Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite. Identificacin del trmite. Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias. Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. Respuesta Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin. Proyeccin y preparacin de respuesta. Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la culminacin del asunto. DEFINICIONES CONCEPTOS UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas durante el desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del soporte y medio utilizado. Mensaje de datos: Es la informacin generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrnicos, pticos o similares, tales como, el Internet, el correo electrnico, el telegrama, el tlex o el telefax. Documento Original: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.


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Documento Pblico: Es el producido o tramitado por servidor pblico en ejercicio de su cargo o con su intervencin. Registro de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, la entidad registra la informacin y asigna un nmero nico consecutivo a las comunicaciones, segn sean recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la ley. Se considerarn oficiales las comunicaciones que sean recibidas o producidas en la organizacin, las cuales siempre deben ser radicadas en el Sistema de Gestin de Correspondencia y Archivo Oficial y enviadas al rea de Correspondencia; por lo tanto ningn empleado est autorizado para recibir y dar trmite a las mismas a travs de otras oficinas o dependencias. Clasificacin de las comunicaciones. Las comunicaciones se clasifican en oficiales o pblicas y correspondencia personal o privada. Comunicaciones oficiales o pblicas. Las comunicaciones oficiales se clasifican en externas e internas, y enviadas y recibidas. Comunicaciones oficiales externas: Son las comunicaciones que ingresan a travs de la ventanilla del rea de Correspondencia, dirigidas a la entidad y a sus funcionarios o empleados en calidad de tales, a travs de las redes de correos, o entregadas en las ventanillas autorizadas para tal fin. Comunicacin ordinaria: Es la comunicacin que ingresa a la entidad a travs de la ventanilla del rea de Correspondencia, dirigida a la empresa, a sus funcionarios o empleados en calidad de tales y cuyo contenido es de conocimiento pblico. Comunicacin reservada o confidencial: Es la comunicacin que ingresa a travs de la ventanilla del rea de Correspondencia, dirigida a la entidad, a sus funcionarios o empleados en calidad de tales y cuyo contenido debe ser conocido nicamente por el destinatario y/o funcionarios o empleados involucrados en el trmite. Esta comunicacin slo se definir as, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explcita la categora de confidencial y ser registrado en el sistema con la informacin disponible del remitente y el destinatario institucional. Comunicacin normal: Es la comunicacin que debe ser tratada bajo el procedimiento normal. Comunicacin urgente certificada: Es la comunicacin que de acuerdo al grado de prioridad tiene un plazo de respuesta cierta y obligatoria y que por su implicacin jurdica debe ser gestionada especialmente, los recursos interpuestos, los documentos relativos a procesos de contratacin, los documentos relacionados con procesos de convocatoria a concursos de mritos y documentos afines.


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Por su especial tratamiento las tutelas y los derechos de peticin tendrn tems separados dentro de la presentacin del sistema de gestin. Correo electrnico: Es la comunicacin que ingresa a las direcciones de correo electrnico establecidas para tal fin, dirigidas a la entidad, y a sus funcionarios o empleados en calidad de tales. Las comunicaciones que sean recibidas a travs de correo electrnico, sern administradas por el rea de Correspondencia, el cual garantizar la oficializacin, seguimiento y control de su trmite. Comunicacin o documento dispositivo o impositivo: Es la comunicacin en la que la autoridad asienta su voluntad con intencin de ser obedecida, ejemplo: Leyes, Decretos, Acuerdos, Sentencias, Resoluciones, Circulares, Directivas y afines. Comunicacin o documento testimonial o probatorio: Es la comunicacin en que la autoridad asienta o acepta una informacin, de modo que haga fe y tenga valor legal, ejemplo: los registros del estado civil, de graduados de universidad, del estado de propiedad (muebles e inmuebles), de patentes y seales. Son de este tipo los documentos notariales, los diplomas y certificados emitidos por la autoridad competente, los testimonios con certificacin legal, los balances y libros contables redactados con los requisitos de Ley, las actas de reuniones, los contratos celebrados bajo condiciones legales, y las dems afines. Comunicacin o documento informativo o noticioso: Es la comunicacin en que un sujeto cualquiera asienta una informacin o noticia relacionada con una tramitacin, ejemplo: boletines, revistas informativas, etc. Correspondencia personal o privada: Es la correspondencia que se recibe en la ventanilla del rea de Correspondencia, a ttulo personal y cuyo contenido interesa nicamente al destinatario. Esta correspondencia slo se definir as, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explcita la categora de personal. Comprende entre otras, documentos bancarios, tarjetas, invitaciones, a excepcin de las invitaciones oficiales dirigidas a las autoridades o Administrativos de la empresa. Esta correspondencia no se radica y no genera ningn trmite, ni responsabilidad para la entidad. A menos que la entidad as lo requiera. Gestin Documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.


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Contextualizacin (despus de aprender) 1. Elabore un diccionario con los siguientes trminos: Tipos de Investigacin: Exploratoria, descriptiva, correlacionar y explicativa Exploratoria, descriptiva, correlacionar y explicativa. Mtodo cientfico: Concepto, etapas y aplicaciones Metodologa para investigacin: Conceptos de: Estadstica y su diferencial Universo, Poblacin, Muestra. Recoleccin de Datos: Fuentes de la informacin: Primarias y secundarias. Mtodos para la recoleccin de informacin: observacin directa, observacin indirecta Instrumentos de recoleccin de informacin: entrevistas, cuestionario, hoja de cotejo Control del nmero de formularios distribuidos y recolectados. Procesamiento de Datos: Codificacin, Identificacin de variables, Clasificacin de la informacin, Tcnicas para clasificacin del material: Material bueno; Material incorrecto pero corregible, Material incorregible pero desechable. Tabulacin: Concepto, clases (manual o electrnica: Tablas de frecuencias), Medidas de tendencia central o de concentracin: Media, Mediana, Moda. Medidas de variabilidad o dispersin. Desviacin estndar para datos agrupados. Elaboracin de tablas de frecuencias aplicando las tecnologas de informacin y comunicacin. Elaboracin Tablas, Cuadros, Grficos. Presentacin de informacin recolectada. 2. De acuerdo a la anterior gua especifique con sus propias palabras los objetivos d la unidad de correspondencia y su misin 3. Elabore un mapa conceptual sobre la normatividad vigente en cuanto a la unidad de correspondencia y preprese para sustentarla, para esto debe investigar en bibliotecas o internet todo lo relacionado al tema propuesto. 4. Realice a travs de un mapa mental los pasos a seguir en la radicacin y envo de documentos teniendo en cuenta y tomando ejemplo una empresa real. 5. En grupos investigue, prepare y presente en exposicin los temas dados a continuacin: - Manual de gestin documental. Concepto e importancia - Legislacin vigente para trmite de documentos. - Estructura orgnico-funcional de la organizacin. - Tablas de retencin documental. Concepto e importancia. - Canales o medios de ingreso de los documentos: Mensajera, fax, correo tradicional, correo electrnico, pgina Web. - Usos de la tecnologa en los procesos de gestin documental

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5.- Evaluacin:

Criterios de Evaluacin: Utiliza los tiles, papelera, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la recepcin y despacho de documentos teniendo en cuenta las polticas de la organizacin. Opera los equipos y aplicativos para el recibo y despacho de documentos internos y externos, de acuerdo con el manual de operacin. Controla la vigencia de los documentos teniendo en cuenta las tablas de retencin documental. Recepciona los documentos aplicando los procedimientos y la normatividad vigente. Ingresa los documentos aplicando el manual de gestin documental, las normas de gestin de la calidad y la legislacin vigente. Clasifica la documentacin recibida de acuerdo con las polticas de la organizacin. Direcciona los documentos de acuerdo con el destinatario o dependencia correspondiente. Utiliza los elementos de proteccin, de acuerdo con las normas de seguridad industrial y salud ocupacional durante el desempeo de sus funciones. Aplica el procedimiento para la radicacin de los documentos por despachar, utilizando la tecnologa disponible. Registra los documentos internos y externos por despachar, aplicando el manual de gestin documental y la tecnologa disponible. Distribuye las copias de los documentos por enviar de acuerdo con las normas internas y la legislacin vigente. Conserva las copias de los documentos enviados de acuerdo con las normas de la Organizacin y la legislacin vigente. Aplica tcnicas de plegado y embalaje para el despacho de los documentos, de acuerdo con las normas tcnicas y las de correo y mensajera. Realiza el descargue de los documentos trasladados a las dependencias responsables de su trmite, de acuerdo con el manual de gestin documental. Comprueba el registro de los documentos recibidos y despachados, de acuerdo con las normas y la legislacin vigente. Utiliza con criterio tcnico las tecnologas de la informacin y la comunicacin de acuerdo con las actividades a desarrollar. Evidencias de Conocimiento: Desarrollo, anlisis e investigacin acerca de la normatividad vigente para la unidad de correspondencia, exposiciones acerca de conceptos, manual de gestin documental y uso apropiado de la tecnologa. Evidencias de Desempeo: Juego de roles taller gestin documental. Evidencia de Producto: 1. En conjunto con su grupo de estudio continuar la aplicacin del diseo metodolgico para la investigacin de las necesidades del mercado al producto o servicio elegido por ustedes.( actividad de proyecto enciso N 1) 2. Disear formatos especficos que se ajusten a las necesidades las unidades de correspondencia para el Recibo , Despacho y Trmite de los documentos, elaboracin y transcripcin de documentos .( actividad de proyecto enciso N 2) 6. Escenarios de aprendizajes, medios y recursos
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Escenarios de Aprendizaje: Aula de clases, empresas de mensajera, bibliotecas, internet. Medios y Recursos Didcticos: Computador, Video Beam, televisor, videos y material auto formativo. 7. BIBLIOGRAFA Constitucin Nacional Archivo General de la Nacin 8. CIBERGRAFA http://www.google.com.co/#sclient=psy- ab&hl=es&site=&source=hp&q=%E2%80%9Cmini+manual+de+tablas+de+retenci%C3%B 3n+documental%E2%80%9D+&pbx=1&oq=%E2%80%9Cmini+manual+de+tablas+de+rete nci%C3%B3n+documental%E2%80%9D+&aq=f&aqi=&aql=&gs_sm=s&gs_upl=1213l1213l 0l3902l1l1l0l0l0l0l369l369l3- 1l1l0&bav=on.2,or.r_gc.r_pw.,cf.osb&fp=1c57c6d5762e04e7&biw=1366&bih=667 http://www.cali.gov.co/publico2/documentos/informatica/Documento_Referencia4.pdf

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