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Marcos Delgadillo Moreira

Fuente: Carlos Mora Vanegas

ROL EN EL CONTEXTO ACTUAL DE LAS INSTITUCIONES

Origen de la palabra Secretario


Secretum

Secretarii

Informacin secreta maneada por estos

Consejeros del gobierno en la Europa del medioevo

Transformacin de la Economa de Servicios


Cambios Sociales
Poticas
Gubernamentales

Tendencias de negocios

Avances en TI Globalizacin

Nuevos mercados y categoras de productos Incremento de la demanda por servicios Competencia mas intensa

Innovaciones en servicios, productos y sistemas de entrega, estimulada por una mejor tecnologa. Los clientes tienen ms opciones y ms poder ejercer

El xito depende de: Comprensin clientes y competidores Modelos de negocio viables Creacin de valor para los clientes y la empresa

IMPORTANCIA DE LA FUNCIN

"Un@ asistente ejecutiv@ es colabor@ inmediat@


de un centro de gestin, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, adems est capacitad@ para la delegacin de ciertas reas o trabajos que

desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.

Organizar los viajes de negocios, etctera.

Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones

Establecer buenos contactos telefnicos

Preparar presentaciones de productos o servicios

Es una profesional que trabaja en equipo:

Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc

Concertar, acoger y atender a las visitas Preparar y tratar la informacin adecuadamente

Planificar su tiempo y el de su jefe

FUNCIONES GERENCIALES

Clasificacin de los administradores

Administradores superiores Administradores intermedios Administradores de primera lnea Operativos

Funciones de la Administracin

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN

Direccin

Roles Administrativos
Interpersonales

ROLES ADMINISTRATIVOS

Decisionales

De informacin

ESTILOS DE DIRECCIN

Orientaciones fundamentales

Preocupacin por alcanzar los objetivos

Preocupacin por el personal

Estilos de direccin eficaces


Orientacin Tarea: Compromiso-Integracin

Alto
(Ms fuerte que los otros)

POSITIVISTA

MAXIMALISTA

Medio
(Igual que los otros)

REALISTA

Bajo
(Menos fuerte que los otros)

MINIMALISTA

COOPERATIVISTA

Bajo
(Menos fuerte que los otros)

Medio
(Igual que los otros)

Alto
(Ms fuerte que los otros)

Orientacin Relacin: Cooperacin

Estilos de direccin ineficaces


Orientacin Tarea: Compromiso-Integracin

Alto
(Ms fuerte que los otros)

MATERIALISTA

IDEALISTA

Medio
(Igual que los otros)

OPORTUNISTA

Bajo
(Menos fuerte que los otros)

ESCAPISTA

POPULISTA

Bajo
(Menos fuerte que los otros)

Medio
(Igual que los otros)

Alto
(Ms fuerte que los otros)

Orientacin Relacin: Cooperacin

Fuente: Gustavo Villegas UNIVERSIDAD EAFIT Colombia

ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

Tomar tiempo para planificar ampla la visin, produce satisfaccin personal, evita el estrs y ayuda a lograr los objetivos.

Criterios para priorizar actividades


Tipo A: Tareas importantes y urgentes

Tareas
Tipo C: Tareas que no son importantes ni urgentes sino rutinarias Tipo B: Tareas importantes o urgentes, pero no ambas cosas

Equilibrar tareas diarias

Clasificacin de tareas
(adaptacin a partir de Covey)
Ms urgentes Ms Importantes
I. Importantes y urgentes (A) Crisis Problemas apremiantes Proyectos cuyas fechas vencen

Menos urgentes
II. Importantes no urgentes (B) Prevencin de actividades Construir relaciones Reconocer nuevas actividades Planificacin, recreacin

Menos importantes

III. Urgentes no importantes (B) Interrupciones, algunas llamadas Correo, algunos informes Algunas reuniones Cuestiones inmediatas Actividades populares

IV. No importantes y no urgentes (C) Rivalidades, ajetreo intil Algunas cartas Algunas llamadas telefnicas Prdidas de tiempo Actividades agradables

Maximizacin de la eficacia
Punto mximo de media maana: ideal para las tareas A Punto mximo de media tarde: ideal para las tareas B

Nivel de Rendimiento

El nivel de energa empieza a descender al final de la jornada laboral

Punto mnimo despus de almuerzo: ideal para las tareas C

8am 9am 10am 11am 12m 1pm 2pm 3pm 4pm 5pm 6pm Hora

Generaciones de administradores de tiempo (Stephen Covey)


Cuarta generacin: Autoorganizados (en lugar de administrar el tiempo se organizan ellos mismos). Tercera generacin: Priorizadores (Fijan objetivos y actan de acuerdo a prioridades). Segunda generacin: Programadores (planean y usan la agenda) Primera Generacin: Hacedores de listas (conciencia de lo que deben hacer)

Cinco palabras en japons


SEIRI (Clasificar) SEITON (Ordenar) SEISO (Limpiar) SEIKETSU (Estandarizar) SHITSUKE (Continuar) SEI: SENTIDO

Cmo lo Hacemos?

Se usa con frecuencia Es un objeto o informacin necesaria para el objetivo del puesto de trabajo? Se usa ocasionalmente

Colocar cerca

Colocar menos cerca Colocar lejos

Usados muy de vez en cuando Clasificar No es til para nadie Es un objeto o informacin innecesaria para el objetivo del puesto de trabajo?

Vender, donar o botar

A alguien le puede servir

Transferir

LA COMUNICACIN EN EL ROL DE LA SECRETARIA

La comunicacin
Es ms revelador lo que hacemos que lo que decimos

Comunicacin no verbal
La mirada La expresin facial El atuendo Las posturas La proximidad y la orientacin Las manos Los movimientos Los aspectos no verbales del lenguaje

Comunicacin verbal

Las personas muchas veces decimos cosas distintas a las que pretendemos expresar

No utilizar tecnicismos Transmitir el mensaje acercndose al nivel sociocultural del receptor Informar slo sobre lo que se nos pregunta Hacer empleo de un lenguaje positivo El no hay no existe El tuteo Utilizar frases sencillas

Tipos de asistentes
PINTURITA EMPRENDEDORA CONFORMISTA TELEFNICA

CENTRALIZADORA

CONVENCIONAL

MISTERIOSA

INFORMADA

GUARDIAN

SUPERMADRE

METDICA

GUERRERA

AMBICIOSA

SOCIABLE

PELEADORA

EL PERFIL DEL ASISTENTE EMPRENDEDOR@


Capacidad para adaptarse a los cambios, sin morir en el intento Privilegiar las relaciones interpersonales y el conocimiento justo a tiempo de tcnicas y principios de gestin. Estudiosa y lectora de todo tipo de libros y material sobre el cambio y mejoramiento organizacional.

Tolerante a la incertidumbre con que se mueven los negocios.

Con capacidad de crear, innovar e implementar

Con visin global del negocio de la empresa

Hablar a lo menos ingls

Manejar la tecnologa informtica moderna para obtener informacin y conocimiento de valor agregado.

Carcter, personalidad, hbitos y estilos proactivos y de alto estndar profesional.

De secretaria de un ejecutivo a un rea o gerencia, a una administradora de procesos en estructuras desmontables, descartables, desechables, transportables o virtuales.

Habilidades Generales y Conocimientos Esenciales Siguientes:

Tareas prioritarias
Organizacin del trabajo de modo que las tareas importantes se realicen primero.

Indicacin de reas para mejorar la propia oficina:


Proporcionar sugerencias concretas para realizar mejoras

Problemas Transnacionales de la empresa:


Dominar los negocios y las reas interconectadas con la Empresa. Conocer la informacin de inters de cada pas que permitan auxiliar al ejecutivo en la organizacin de sus viajes. Conversaciones y Comentarios Importancia de la dignidad profesional. No debe confundir cordialidad con intimidad.

Resumen del curso EL rol del asistente de gerencia Mayor informacin: marcosdelg@hotmail.com