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INTRODUCCION

El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Definicin
El control es un proceso mediante el cual la administracin se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, ser necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios.

SEGN:

Burt K. Scanlan: El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos
vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Eckles, Carmichael: Es la regulacin de las actividades, de conformidad


con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

George R. Terry: Es el proceso para determinar lo que se est llevando a


cabo, valorizndolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Robert C. Appleby: La medicin y correccin de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y econmicamente.
Proceso de monitorear las actividades para asegurarse de que se lleven a cabo de acuerdo con lo planificado y para corregir cualquier desviacin significativa. (Robbins, 2000) El conjunto de procesos de recoleccin y utilizacin de informacin que tiene por objeto supervisar y dominar la evolucin de la organizacin en todos sus niveles. (Dupuy y Rolland, 1992)

En general podemos definir control como: un sistema de informacin que permite Comparar los planeado con los resultados obtenidos a travs de la gestin, adoptando las medidas correctivas pertinentes en caso de detectarse desviaciones significativas.

Elementos del concepto:


1. Relacin con lo planeado.
El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeacin.

2. Medicin.
Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

3. Detectar desviaciones.
Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacin.

4. Establecer medidas correctivas.


El objeto del control es prever y corregir los errores. Con base en estos elementos, se puede definir el control como: La evaluacin y medicin de la ejecucin de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

Importancia del control.


1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. 2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos. 3. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentarse en el futuro.

4. Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. 5. Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeacin. 6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. 7. Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Principios
Equilibrio. A cada grupo de delegacin conferido debe de proporcionarse el grado de control correspondiente, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos para verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida. De los objetivos. Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos y si a travs de l, no se evala el logro de los mismos, por lo tanto, es imprescindible establecer medidas especficas o estndares que sirvan de patrn para la evaluacin de lo establecido. De la oportunidad. El control para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectu el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipacin. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de

tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. De excepcin. El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales o representativas, afn de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratgicas requieren de control. Este principio se auxilia de mtodos probabilsticos, estadsticos o aleatorios. De la funcin controlada. La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es bsico ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

Requisitos de un buen control


Correccin de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeacin, organizacin o direccin. Previsin de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeacin, organizacin o direccin.

Caractersticas del Control


Reflejar la naturaleza de estructura organizacional. Un sistema de control deber ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desea controlar. Oportunidad. Un buen control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan.

Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fciles de interpretar para facilitar su aplicacin, las tcnicas muy complicadas en lugar de ser tiles crean confusiones. Ubicacin estratgica. Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas reas de valor estratgico.
Precisin: un sistema de control que genera informacin imprecisa puede inducir a no actuar cuando se debiera o reaccionar contra un problema que no existe. Un sistema de control preciso es digno de confianza y proporciona datos vlidos. Oportunidad: los controles debern advertir a los administradores en forma oportuna cuando se producen las variaciones. Un sistema de control eficaz deber aportar informacin oportuna, ya que la mejor informacin tiene escaso valor cuando se torna obsoleta. Economa: la operacin de un sistema de control debe ser econmica, es decir que, todo sistema de control tendr que justificar los beneficios que aporta en relacin con los costos que ocasiona. Flexibilidad: los controles deben ser lo suficientemente flexibles como para ajustarse a cambios adversos o para aprovechar nuevas oportunidades. ad: los controles que no son comprensibles para los usuarios carecen de valor. Un sistema de control que es difcil de entender puede ocasionar errores innecesarios, frustrar a los empleados y a la larga ser ignorado. los estndares de control debern ser razonables y susceptibles de alcanzarse. Si son demasiado altos o no resultan razonables, su posible accin motivadora desaparece. los administradores debern establecer controles sobre los factores que sean estratgicos para el rendimiento de la organizacin. Los controles debern abarcar las actividades, operaciones y eventos crticos dentro de la organizacin. Accin Correctiva: un sistema de control eficaz deber no slo sealar el problema sino tambin especificar una solucin. Es decir que deber sugerir medidas alternativas que ser conveniente tomar para corregir la desviacin.

Etapas de control
Establecimiento de Estndares
Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control. Los estndares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los

resultados, representan la expresin de las metas de planeacin de la empresa o departamento en trminos tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse contra ellos. Pueden ser fsicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en trminos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros trminos de medicin.

Medicin de resultados
Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar exactamente que estn haciendo los subordinados, la comparacin del desempeo real con lo esperado es fcil. Pero hay actividades en las que es difcil establecer estndares de control por lo que se dificulta la medicin.

Correccin
Si como resultado de la medicin se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar.

Retroalimentacin
Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la informacin obtenida causante del desvo.

Factores que comprende el control


Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control.

a) Cantidad b) Tiempo c) Costo d) Calidad


Los tres primeros son de carcter cuantitativo y el ltimo es eminentemente cualitativo. El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante.

A travs del factor tiempo se controlan las fechas programadas. El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de l se determinan las erogaciones de ciertas actividades. La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto o ciertas funciones de la empresa.

Controles utilizados con ms frecuencia en los factores del control


Cantidad Presupuestos Estimaciones Productos terminados Unidades vendidas Unidades rechazadas Inventarios de personal Medicin del trabajo Pronsticos Control de inventarios Tiempo Estudios de tiempos Fechas lmite Programas Tiempo mquina Medicin del trabajo Procedimientos Estndares Costo Presupuestos Costo por metro cuadrado Costos estndar Pronsticos Contabilidad Productividad Rendimiento s/inversin Calidad Evaluacin de la actuacin Pruebas psicolgicas Inspecciones visuales Coeficientes Rendimiento del personal Informes Procedimientos Estndares Calificacin de mritos

TIPOS DE CONTROL La tipologa del control depender del criterio de anlisis que se adopte. Podemos Mencionar tres clasificaciones bsicas: 1.- Segn los factores de anlisis: supone que, dependiendo de la realidad particular de cada empresa, existen tres enfoques del control que deber considerar, poniendo mayor o menor nfasis en cada uno.

Del mercado: Aplica mecanismos externos de mercado, como la competencia, los precios y la participacin relativa de mercado, entre otros. Este tipo de enfoque es utilizado por empresas que poseen productos o servicios claramente especficos y distintivos y donde existe una considerable competencia en el mercado. Son ejemplos: las bebidas gaseosas a nivel mundial, y a nivel local productos como la lana. Burocrtica: Pone nfasis en la autoridad organizacional y se basa en reglas administrativas, reglamentos, procedimientos, y polticas. Este tipo de control depende de la estandarizacin de actividades, descripciones de puestos de trabajo bien definidas y otros mecanismos administrativos. Un ejemplo concreto de control burocrtico lo constituyen los presupuestos. Del clan: este tipo de enfoque se basa en las conductas de los recursos humanos de la organizacin dadas por los valores compartidos, las normas de grupo, las tradiciones, las creencias y otros aspectos de la cultura organizacional.

2.- Segn el nivel de estructura formal: La divisin en niveles de control no es uniforme para todas las organizaciones y depender bsicamente del grado de descentralizacin que exista en cada una de ellas, lo que determinar el nivel jerrquico en el que se adopten decisiones vinculadas al control. Es evidente, por la misma definicin de control, que existe una estrecha relacin entre los niveles de Planeamiento, Estructura Formal y Control. Superior: tiene por objeto establecer la validez de los planes de nivel estratgico y evaluar la adecuada y coherente asignacin de los recursos en este nivel de la estructura. Se caracteriza por no estar sujeto a pautas predeterminadas, ya que evala bsicamente decisiones no programadas. Intermedio: se ocupa de medir la consistencia de los planes de nivel tctico en el marco del sistema de planeamiento integral y evaluar la correcta asignacin y distribucin de recursos sectoriales. Puede recaer sobre decisiones programadas, para las cuales se ajusta a determinados estndares preestablecidos o decisiones no programadas.

Inferior: es el encargado de supervisar el cumplimiento de los planes de este nivel, comprobando su puesta en marcha y funcionamiento a partir del seguimiento de las acciones desarrolladas. Normalmente se trata de un control sobre las operaciones rutinarias que surgen a partir de decisiones programadas, con pautas de control

prefijadas. 3.- Segn la oportunidad de realizacin: Los administradores pueden implementar controles en diferentes momentos, es decir, antes de comenzar una actividad, mientras sta se encuentra en marcha o despus que la misma ha terminado. : Se constituye como el tipo ms deseable de control e intenta prevenir los problemas previstos. Se le llama control preventivo o anterior a la accin porque se realiza antes de la actividad en cuestin. Esta orientado al futuro. En sntesis, el control preventivo consiste en emprender la accin administrativa antes que se presente el problema. Un ejemplo: Programa de mantenimiento preventivo de flota de camiones: La sodera El sifn del sur lleva adelante un programa de mantenimiento de los camiones que se utilizan para el reparto todos los das sbados de 7 a 9 hs. revisando aceite, freno, sistema elctrico y normas de seguridad. Concurrente: Se realiza al mismo tiempo que una actividad se est desarrollando. Cuando el control se aplica durante la realizacin del trabajo, la gerencia puede corregir los problemas en forma oportuna, antes de que se vuelvan altamente costosos. La forma ms utilitaria de control concurrente es la supervisin directa. Por ejemplo, cuando un superior supervisa directamente las actividades de un subordinado, puede vigilar simultneamente las acciones del empleado y corregir los problemas a medida que estos surjan. En la actualidad, muchos programas de calidad, se basan en controles concurrentes para informar a los trabajadores si su produccin y sus niveles de rendimiento son de calidad suficiente para garantizar el cumplimiento de los estndares de calidad. Correctivo: este tipo de control se basa en la retroalimentacin. Dicho control se realiza despus de que la actividad ha llegado a su trmino. La principal desventaja de este tipo de control es que cuando se recibe la informacin, el dao ya est hecho. Los informes financieros son un claro ejemplo de este tipo de control. Tal es el caso de los informes sobre ventas, los cuales muestran que los ingresos por ventas han disminuido o aumentado, esto es que el hecho del aumento o la disminucin ya se ha dado.

EL PROCESO DE CONTROL El control puede ser analizado como el proceso de evaluacin tendiente a determinar la real o efectiva aplicacin del sistema de planeamiento integral establecido para la organizacin. Grficamente, el proceso de control pueda adoptar la forma circular identificando la accin continua entre sus fases y de retroalimentacin permanente:

http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/procesoadmvo/tema6_3.htm