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2.1.2 Planificacin especfica.


Sobre el anlisis del subproceso anterior, se determina la planificacin especfica de la auditora en trminos de alcance, objetivos, mtodo, criterios de evaluacin, planes de apoyo, entre otros; que ayudan a asegurar el xito de la auditora.

2.1.2.1 Insumos: a. Todos los productos de la REVISIN DE INFORMACIN; seccin 2.1.1.3. b. Normativa; normas, acuerdos, convenios nacionales e internacionales que sern utilizados para determinar si la entidad, programa o proyecto cumple con sus objetivos y metas ambientales, la efectividad del control y proteccin del medio ambiente, entre otras responsabilidades; conforme con la NAGU 2.20 Planificacin Especfica. Asimismo, incluye las Normas de Auditora Gubernamental - NAGU, el Manual de Auditora Gubernamental MAGU, directivas internas y otras relacionadas con la fase de planificacin de la auditora. c. Informacin semi detallada; corresponde a documentos especficos que se encuentran directamente relacionados con la auditora, identificados en el subproceso de revisin de informacin o posteriormente.

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d. Lineamientos de calidad de auditora; intenciones y orientacin de la auditora relativos a las especificaciones tcnicas del proceso y del producto y a la calidad. Establecidos por el equipo auditor conjuntamente con la supervisin y aceptada por la instancia superior; de conformidad con la NAGU 1.60 Control de Calidad. e. Restricciones; tales como personal, tiempos, disponibilidad de equipos multimedia, comunicaciones y otras que puedan afectar el planeamiento. 2.1.2.2 Actividades: a. Pedidos de informacin; teniendo como referencia las funciones de la entidad o rea a auditar, se solicitan de manera formal los documentos especficamente relacionados con la auditora. b. Entrevistas preliminares; teniendo como base el anlisis de la informacin preliminar y las hiptesis iniciales de auditora, el equipo auditor evaluar la conveniencia de reunirse o no, con los funcionarios de la entidad o rea a auditar; y ahondar en los temas de mayor inters esclareciendo la problemtica identificada para definir los objetivos especficos de la auditora. c. Juicio de expertos; el equipo de auditora debe contar, de ser posible desde el inicio de la planificacin, con la participacin de expertos (internos o externos) que ayuden a establecer con ms claridad, el alcance, objetivos, y mtodo a desarrollar durante la ejecucin de la auditora. El perfil de cada especialista, se debe definir teniendo en cuenta el enfoque de la auditora, funciones del sector o rea a auditar, problemtica ambiental. El equipo auditor debe estar en capacidad de asignarles tareas relevantes para el cumplimiento de los objetivos en cada fase de la auditora. d. Anlisis de datos; teniendo como base los productos de la revisin de informacin y otros que se generen posteriormente, el equipo auditor efecta, un anlisis profundo del problema principal, sus causas y efectos a fin de establecer las reas crticas y los puntos de atencin a evaluar. El resultado final debe ser discutido por el equipo auditor, especialistas y supervisor y considerado en la formulacin de los objetivos especficos de la auditora. Es un proceso dinmico e iterativo, es decir, a lo largo del desarrollo de la auditora puede reorientarse y es responsabilidad del equipo auditor actualizarlo cuantas veces sea necesario, manteniendo un registro adecuado de las versiones, con el fin de mantener la coherencia de la auditora.

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e. Criterios de gestin de calidad de la auditora; relacionado con los procesos a seguir y con la generacin del producto final de la auditora: el informe de auditora. El equipo deber identificar todos los subprocesos y las actividades propias del proceso de la auditora. Puede tomar como orientacin el esquema presentado en el Anexo 1 y adecuarlo a la realidad del rgano de auditora. Identificados los subprocesos, el equipo auditor debe establecer un control continuo sobre cada uno de ellos a travs de listas de verificacin y as asegurar que el producto final del proceso, en este caso el informe de auditora, satisfaga o supere las expectativas del SNC. Para ello deber designar un responsable directo, preferiblemente el auditor encargado. f. Gestin de comunicaciones de la auditora; la supervisin debe establecer en esta etapa las diferentes maneras de comunicacin, tales como: Informes de supervisin; dirigido al nivel inmediato superior, estableciendo: fechas, tiempos y actividades a realizar con el equipo auditor. De realizarse una auditora mltiple, debe presentar un itinerario por cada comisin de auditora. Informes del equipo auditor; la supervisin debe coordinar con los equipos de auditora el formato de los avances de auditora donde sealarn fechas, responsables, horas/hombre empleadas en cada actividad, esquema de avances y otros que se consideren necesarios para la elaboracin del informe final. Informes de especialistas; de contar con especialistas, la supervisin, conjuntamente con el auditor encargado, deber consignar los plazos y resultados esperados para sus informes. El informe final de los especialistas deber anexarse, de ser necesario, al informe de auditora como sustento de las observaciones encontradas. Reuniones; la supervisin debe establecer los canales adecuados para llevar a cabo reuniones de trabajo a fin de evaluar los avances del equipo auditor. En el caso de la CGR, resulta de utilidad para las auditoras mltiples, pues el esfuerzo individual de cada equipo llevar al logro del objetivo integral de la auditora y en el caso de encontrar alguna desviacin respecto a los objetivos estas reuniones facilitarn los ajustes necesarios.

2.1.2.3 Productos: a. Definicin del tipo de auditora a realizar; sobre la base de la informacin disponible revisada, as como de la identificacin de las reas crticas, tal como se seal en el punto 1.2.1, se define el tipo de auditora ambiental a realizar: auditora financiera,
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examen especial o auditora de gestin. b. Objetivos especficos; obtenidos sobre la base del tipo de auditora ambiental a realizar y a partir del diagnstico inicial de auditora. Deben ser precisos y enfocados a los temas priorizados. A partir de ellos se establecern los procedimientos de auditora. c. Enunciado del alcance; como resultado del anlisis de la informacin evaluada se debe obtener el periodo, cobertura geogrfica y la dependencia, rea o unidad a auditar. d. Mtodos de evaluacin; establecidos los objetivos, el equipo auditor con la ayuda de los especialistas debe seleccionar la metodologa necesaria y adecuada para la obtencin de evidencias de auditora, tales como: entrevistas, visitas de inspeccin, muestreo, anlisis estadstico, entre otros.El equipo auditor podr establecer plantillas de evaluacin y llegar a obtener, con el transcurso del tiempo, mtodos de evaluacin estandarizados. e. Criterios de evaluacin; el equipo auditor al final de la fase de planificacin obtendr una lista de criterios o normativa de evaluacin. Deben ser verificables y en lo posible cuantificables (como los Lmites Mximos Permisibles LMP y Estndares de Calidad Ambiental ECA). f. Diagnstico ajustado de la fase de planificacin; documento resultante de la evaluacin de la informacin obtenida. Tiene como base, las herramientas de identificacin y anlisis de problemas, aplicadas en la revisin de la informacin. El diagnstico debe ser aprobado por el equipo auditor, la supervisin e instancia superior y tiene como fin, ayudar a identificar los objetivos especficos, puntos de atencin y determinar las reas crticas a auditar. Se registra en el Archivo de Planificacin. g. Plan de Calidad de la auditora; documento interno del equipo auditor, donde se identifica cada una de las actividades vinculadas a la calidad del producto final de la auditora, es decir el informe, de preferencia a travs de listas de verificacin. Debe ser conocido por todo el equipo de auditora; ver

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Anexo 2. h. Plan de Comunicacin de la auditora; documento interno del equipo auditor, que contiene los tipos de informes, plazos, responsables, contenido y la codificacin de los papeles de trabajo. Reconocido por toda la comisin de auditora, cada integrante se har responsable de su cumplimiento. El Plan de Comunicacin de la auditora debe tener un responsable directo, preferiblemente el supervisor, en coordinacin con el auditor encargado. Asimismo, debe estar documentado, aprobado por el nivel superior, debe ser de conocimiento de todo el equipo auditor y ser registrado en el Archivo II: Plan y Programa. Su estructura y contenido se presentan en el Anexo 3. Este Plan deber incluir un acpite de codificacin de los papeles de trabajo, estilos de presentacin y otros, teniendo como referencia las NAGU y el MAGU. Cada integrante se har responsable de su cumplimiento. Aqu, se debe considerar la necesidad de actualizar formalmente los cambios que pudieran ocurrir a lo largo del desarrollo de la auditora en los diferentes documentos.

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