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Qu es la Previsin?.

"El anlisis de la informacin relevante del presente y del pasado, ponderando probables desarrollos futuros de tal manera que puedan determinarse los cursos de accin (planes) que posibiliten a la organizacin para el logro de objetivos" (Sisck y Sverdlik). "Es el elemento de la administracin en el que con base en las condiciones futuras en que una empresa habr de encontrarse, reveladas por una investigacin tcnica, se determinan los principales cursos de accin que nos permitirn realizar los objetivos de la empresa" (Agustn Reyes Ponce). "Es calcular el porvenir y prepararlo. Hacer articular los programas de accin". (Henri Fayol). Como puede inferirse, la palabra previsin proviene de prever o pre-ver, lo que es "ver anticipadamente las cosas" o "tratar de ver en forma anticipada lo que va a ocurrir". Entonces, entenderemos por previsin como aquella etapa del proceso administrativo donde se diagnostica a travs de datos relevantes del pasado y del presente que sean relevantes, de tal forma que se puedan construir contextos sociales, polticos, econmicos, tecnolgicos, etc., en los que se desenvolver la empresa en el mediano como en el largo plazo. Todo administrador debe ser un visionario, pero a la vez, previsor, ya que en la actualidad la nica constante es el "cambio", y debemos estar preparados para enfrentarlo. El mundo puede cambiar de un momento a otro, tal como sucedi el 11 de septiembre con las Torres Gemelas en Nueva York. Principios de la Previsin.

Principio de consistencia de direccin: debemos ser estables y coherentes cuando tomemos una decisin, y mantenernos firmes hasta finalizar lo que nos hemos propuesto. Si surgieren inconvenientes, debe buscarse alternativas de solucin resolver los problemas e ir siempre en el camino que se ha trazado.

Principio de la Primaca: por ser la primera etapa del proceso administrativo, la previsin tiene incidencia directa e indirecta en el resto de etapas (planificacin, organizacin, integracin, direccin y control). Principio de la transitividad: tiene relacin con el principio anterior, ya que la previsin est inmersa en las dems etapas del proceso administrativo, y transita por todas. Principio de ejecutividad: todo lo que nos hayamos propuesto realizar, debemos llevarlo a cabo en los tiempos programados, tratando de evitar demoras y situaciones que causen retraso a las operaciones de la empresa.

La previsin implica ver anticipadamente, y responde a la pregunta qu puede hacerse?. Es base necesaria para la planeacin ya que fija objetivos y plantea la seleccin de cursos de accin. 1.2 Elementos y procesos de la previsin: Podemos identificar tres elementos de la previsin:

1) OBJETIVOS. Utilizamos los objetivos para expresar lo que queremos lograr, son los resultados especficos que queremos obtener como resultado del proceso administrativo. Un objetivo expresa un intento que describe un cambio propuesto que es medible y observable. En s, los objetivos, son hiptesis que sealan lo que queremos alcanzar como un resultado preconcebido mediante el desempeo de actividades y con uso de recursos. Como toda hiptesis cientficamente preconcebida, requiere de elementos necesarios y suficientes para alcanzarse. La previsin debe sealarlos y seguirlos para disminuir la incertidumbre, que siempre, aunque en diversos grados se presenta en las organizaciones. Aunque parezca obvio, la correcta definicin y la debida jerarquizacin de los objetivos, deben precisarse y observarse ya que a veces se pierden de vista y se persiguen cosas muy distintas a los fines de la organizacin.
Clasificacin de los objetivos Presentamos algunas de las clasificaciones ms usadas. a) Objetivos individuales y organizacionales: Para distinguir los objetivos de las personas con los de la organizacin b) Objetivos a corto y largo plazo

c) Objetivos generales y particulares: Segn la amplitud en relacin a departamentos o subordinados de una organizacin d) Jerarqua de objetivos: Actividades, Resultados, Propsitos y Fines.

Algunas reglas para elaborar objetivos

a) b)

Los objetivos deben ser formulados como acciones terminadas El objetivo debe fijarse por escrito

c) El objetivo debe ser perfectamente conocido y querido por todos los que han de ayudar a realizarlo. d) Los objetivos deben ser estables

2) LA INVESTIGACIN. Es la base de la previsin, tiene como finalidad, determinar los medios ms adecuados para alcanzar el objetivo fijado. Reglas de la investigacin a) Debe tenerse a la vista el mayor nmero de factores positivos y negativos que habrn de influir en la obtencin del objetivo propuesto, y para ello, clasificarlos adecuadamente. b) Deben distinguirse los factores mensurables (que puede ser medido)de los de mera apreciacin c) Deben distinguirse los factores disponibles de los que no se hallan a nuestro alcance, tratando de determinar dnde y cmo encontrar aquellos que podemos allegarnos, sus fuentes, su costo de adquisicin, etc. d) Deben seleccionarse los factores estratgicos Son factores estratgicos Los factores variables o modificables. Si algn factor no puede cambiarse, habr que tomarlo en cuenta, pero no se puede actuar sobre l. Los que influyen ms sobre otros factores en amplitud y en intensidad como el capital. Todos los factores sin los cuales no puede cambiarse ninguno o muy pocos de los dems. Entre dos factores de igual importancia, es estratgico el menos costoso y ms rpido para obtener. Los factores limitantes (crticos, ms dbiles) que nos causan mayores problemas como relaciones sindicales o el factor humano. e) Deben tratar de fijarse los elementos totalmente imprevisibles, con el fin de buscar el modo de prever y evitar los efectos daosos que pueda producir. 3) CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIN. Los cursos alternativos de accin resuelven el problema de cmo lograr la ms eficiente adaptacin posible de los medios al fin. Dado el carcter contingencia de las organizaciones, la previsin disea cursos de accin para escoger, cambiar, o alternar segn las circunstancias. Algunas reglas Debemos esforzarnos por pensar cmo podramos lograr el mismo fin que nos hemos propuesto, pero con diversos medios

Podemos, por el contrario, analizar si la investigacin de los medios no nos indica alguna modificacin, precisin, ampliacin o reduccin en el objetivo inicialmente sealado. Debemos aplicar aqu tambin la regla de no tomar el dilema: se hace o no se hace, sino analizar combinaciones intermedias En los organismos ya en operacin, vale la pena qu efectos podra producir la no accin Para valorizar los diversos cursos de accin que se presenten, con el fin de escoger el mejor o los mejores, deben o pueden usarse como criterios: o El riesgo esperado, comparado con los posibles beneficios o La mayor economa de esfuerzos o El tiempo necesario para desarrollar cada curso o La imitacin de recursos con que pueda contarse, sobre todo los de tipo humano. Muchas veces se piensa en un programa magnfico, sin considerar si los hombres con que podemos contar sern adecuados para realizarlo La previsin administrativa descansa en una probabilidad seria, la que ser tanto mayor, cuanto ms pueda apoyarse en experiencias pasadas, propias o ajenas, y cuanto ms puedan aplicarse a dichas experiencias, mtodos estadsticos o de clculo de probabilidad. En la previsin del futuro, encontramos tres situaciones bsicas: Certeza: Seguridad de que ocurra o no, una cosa Incertidumbre: Carencia de elementos para predecir cmo se presentan los acontecimientos del futuro Probabilidad: Existencia de motivos fundados para concluir que hay mayores posibilidades de la ocurrencia de algo en un sentido o en otro. Principios orientadores en la previsin El Principio de la objetividad, las previsiones deben descansar en hechos ms bien que en opiniones subjetivas El principio de la medicin, las predicciones sern tanto ms seguras cuanto ms podamos apreciarlas, no slo cualitativamente, sino en forma cuantitativa o susceptible de medirse. 1.3 Propsito Todo administrador debe de ser un visionario, pero a la vez, previsor, ya que en la actualidad la nica constante es el cambio, y debemos estar preparados para enfrentarlo. 1.5 Anlisis de problemas y diagnsticos organizacionales El principal objetivo del diagnostico empresarial es la localizacin y anlisis de las fallas existentes a distintos niveles en la empresa, y poder llegar al planteamiento de una gama de alternativas de solucin con base en un plan de accin que sea acorde con el anlisis integral de la organizacin.

El diagnostico debeser en el menor tiempo posible y el plan que elabore con este fin debe mostrar la forma de obtener buenos resultados, preferiblemente a corto plazo. El diagnostico preventivo: Se realiza peridicamente, respondiendo a polticas. Se presenta sin necesidad de que existan seales de algn mal funcionamiento y su finalidad es la de detectar problemas incipientes. El diagnstico correctivo: Se aplica cuando existe un problema en la compaa. Permite establecer cuales y de que tipo son las medidas correctivas necesarias para eliminar las caudas y hacer desaparecer tanto el sntoma como el problema. FASES PARA LA ELABORACION DEL DIAGNOSTICO |PREPARACION |La empresa debe preparar la informacin preliminar que le servir como base para su tarea. Se debe plantear a| | |la gerencia cual ser un programa de accin, describiendo las actividades que se requieren para realizar el | | |estudio. Programar reuniones con las personas que puedan colaborarle. | |ANALISIS |Las reas de las compaas son interdependiente y por lo tanto el anlisis de todas y cada una de ellas | | |constituye la base primordial del diagnostico para localizar los puntos dbiles y fuertes de cada rea. | | |Las grficas e indicadores son su valioso instrumento de anlisis | |DEFINICION DEL PROBLEMA |Con una lista de orden de importancia de las fallas principales de cada rea, para establecer el problema | | |fundamental y las ramificaciones que se presentan en los puntosneurlgicos de la compaa. | |PLAN DE ACCION |Es la formulacin de pautas de comportamiento y criterios sobre la forma de darle solucin al problema o | | |problemas, en un determinado tiempo. | |REDACCION DEL INFORME |Respuesta por escrito, respaldada por informacin verbal. Se inicia con la descripcin de los objetivos, los | | |resultados obtenidos global y especficamente, debe constar los cambios y modificaciones. | Como detectar problemas y oportunidades En la toma de decisiones se trata con problemas. Un problema surge cuando el estado real de las cosas no se ajusta al estado deseado. En muchos casos, un problema puede representar una oportunidad disfrazada. El proceso para detectar problemas suele ser informal e intuitivo. Por regla general, son cuatro las situaciones que alertan a los gerentes, cuando se puede presentar un problema. 1. Una desviacin de la experiencia pasada. Significa que se ha roto un patrn existente de la actuacin de la organizacin. Las ventas del ao actual son inferiores a las del anterior, los gastos se han disparado repentinamente, la rotacin de empleados ha aumentado. 2. Una desviacin del plan establecido. Significa que no se estn alcanzando las proyecciones o las expectativas de los gerentes. La cantidad de utilidades es inferior a la esperada; un departamento ha excedido su presupuesto; un proyecto no cumple con el programa. Estas circunstancias sealan al gerente que se debe hacer algo para que el plan vuelva a seguir su curso.

3. Otras personas presentan problemas al gerente con frecuencia. Los clientes se quejan de las demoras de las entregas; los gerentes de los niveles altos establecen otras normas para los resultados del departamento del gerente; todos los das entraan problemas que han presentado terceros. 4. El desempeo de la competencia. Tambin puede producir situaciones que requieren resolver problemas. Cuando otras empresas desarrollan procesos nuevos o mejoran sus procedimientos de operaciones. El gerente quiz tenga que reevaluar los procesos o los procedimientos de su organizacin. No siempre est claro si la situacin que enfrenta el gerente representa un problema o una oportunidad. Estas dos posibilidades suelen estar entrelazadas. Dejar pasar oportunidades puede causar problemas a las organizaciones, mientras que el estudiar problemas, con frecuencia, se pueden encontrar oportunidades. 1.7 Toma de decisin Conocer el pasado, entender el presente y predecir el futuro, permite al administrador tener un slido conocimiento de las situaciones que actan sobre su trabajo y, sobre esta base, estar en capacidad de tomar mejores decisiones. La previsin sienta base para la toma de decisiones relacionada con la planeacin. No pueden concretarse planes sin antes prever, dado que la previsin responde a la pregunta: Qu puede hacerse? Debe establecer con claridad el fin que desea alcanzar. Debe investigar para recolectar toda la informacin necesaria y confiable sobre las variables que influencian el propsito. Debe coordinar los diversos medios a su disposicin en la mejor forma posible, de modo que le permitan escoger la base de sus planes. PREVISION Es aquella etapa del proceso administrativo en donde se diagnostica con base en las condiciones o datos relevantes del presente y del pasado. Esto permite determinar o calcular probables desarrollos futuros, que posibiliten el logro de los objetivos. La actividad previsiva debe proporcionar en su trabajo la posibilidad de crear una gama de alternativas que, en trminos generales, le permitan derribar, evadir o eliminar el efecto negativo de las variables que lo afecten, y aprovechar al mximo aquellas que actan con efecto positivo. 3.1 PROPOSITOS * Le proporciona informacin sobre los efectos de muchas variables en su trabajo. * Le permite adelantarse al futuro y conocer qu puede suceder. * Facilita la tarea planificadora * Da la base para tomar decisiones * Permite plantear hiptesis y supuestos vlidos * Ayuda a minimizar errores y fallas.

3.2 UBICACIN DENTRO DEL PROCESO La ciencia como tal trabaja intentando descubrir, por medio de la investigacin y el razonamiento, basada en fenmenos que la inquietan y que son motivo de frecuente observacin, los hechos generales y particulares que la afecten y/o se puedan derivar de ellos. Conocer el pasado, entender el presente y predecir el futuro, permite al administrador tener un slido conocimiento de las situaciones que actan sobre su trabajo y, sobre esta base, estar en capacidad de tomar mejores decisiones. 3.3 BASADOS EN SITUACIONES REALES Y CONCRETAS, PODRA PLANTEAR SUPUESTOS VALIDAS. La previsin sienta base para la toma de decisiones relacionada con la planeacin. NATURALEZA DE PREVISION No puede concretarse planes sin antes prever, dado que la previsin responde a la pregunta: Qu puede hacerse? * Debe establecer con claridad el fin que desea alcanzar * Debe investigar para recolectar toda la informacin necesaria y confiable sobre las variables que influencian el propsito * Debe coordinar los diversos medios a su disposicin en la mejor forma posible, de modo que le permitan escoger la base de sus planes. 3.4 INFORMACION FACTOR INTERNO La investigacin del funcionamiento de las diversas reas de la compaa, han de permitirle la realizacin de un diagnostico que indique cules son las fuerzas, capacidades y potencialidades, los puntos dbiles, fallas o errores que la puedan colocar en una situacin de insuficiencia para la correcta consecucin de un determinado objetivo. * Proporciona informacin que, comparada con el factor externo, presenta mayor ndice de confiabilidad. * Es ms fcil el acceso a la informacin * Es menos costosa la recoleccin de la informacin * Es controlable y manejable por la empresa FACTOR EXTERNO Es importante que la informacin externa se integre con la referencia a las realidades internas de la empresa, ya que las dos situaciones deben necesariamente complementarse para establecer tanto la viabilidad de un objetivo como la forma de alcanzarlo. * Proporciona informacin con un menor ndice de confiabilidad * Presenta mayor dificultad de acceso a la informacin * Es ms costosa la recopilacin de a informacin * No es manejable ni controlable por la empresa Para decidir sobre el curso de accin o sobre cualquier otro aspecto con base en la informacin recolectada, debe, necesariamente, hacerse la previa ponderacin de los dos factores: interno y el externo.

VARIABLES QUE INTERESA ANALIZAR * Sobre Que variables est interesado en obtener informacin * Cul debe ser la amplitud de esa informacin * Cuales variables presentan mayor dificultad de acceso o, en su defecto, ms facilidad para llegar a las fuentes. * Cules son susceptibles de presentar mayor cantidades datos. * Cules proporcionaran informacin ms confiable, etc. 3.5 PROCEDIMIENTOS GENERALES Y PARTICULARES DE PREVISION PROCEDIMIENTOS GENERALES * Extrapolacin de tendencias * Las correlaciones * Las co variaciones * Las comparaciones y los auto- controladores. PROCEDIMIENTOS PARTICULARES * Experimentacin * La observacin * Las encuestas * Anlisis de evolucin * Anlisis de decisiones * ndices de coyuntura.