Taller Reuniones Efectivas y Gestin del Tiempo

Facilitador: Andrs Cantn P.

Al trmino del curso los participantes estarn en condiciones de:

Mejorar la efectividad de vuestras reuniones.

Identificar los factores que dificultan realizacin de reuniones efectivas.

la

Aprender y aplicar tcnicas y herramientas de gestin de reuniones. Identificar de forma personal e individual, las mejoras en el desarrollo y participacin en reuniones.

Desarrollar habilidades de gestin eficiente del tiempo personal.

Mdulo 1: Antes, Durante y Despus de una reunin

Para qu sirven las reuniones? Ciclos circadianos y horarios para reuniones eficientes Cundo convocar una reunin Preparacin de la reunin Durante y despus de la reunin

Mdulo 2: Las habilidades para una Reunin Eficiente

Una reunin es un encuentro cara a cara Escuchar es distinto a or en una reunin Tome notas, la prdida de informacin es altsima La importancia de la empata en las reuniones Desarrollar sintona con otros, para reuniones eficientes Negociar en una reunin para mejorar relaciones La comunicacin y evaluacin de compromisos

Mdulo 3: Gestin del Tiempo Qu es el tiempo? Los ladrones del tiempo Aclarar prioridades Aprender a delegar Las claves de la administracin eficiente del tiempo

Facilitador
Andrs Cantn andres@andrescanton.cl 6 149 88 19 Director Ejecutivo de Andrs Cantn Relaciones Estratgicas. Consultor Senior y Relator Senior en Desarrollo de Personas y Neuromarketing, con 15 aos de experiencia. Actualmente trabaja para PwC Consultores, Fundacin Chile, ICARE, tica Sur, Capglobal, WTCS, OTC Consultores, entre otros. A lo largo de 13 aos ha dictado clases, charlas y seminarios en las universidades Catlica de Chile, Catlica del Maule, de Talca, del Pacfico, Pedro de Valdivia, entre otras. Es Periodista, Neurocoach, Master Trainer en Relaciones Estratgicas, Magister en Comunicacin, Practitioner y Master Practitioner en PNL, Neurocoach, Trainer en Ventas de Alto Rendimiento, Diploma en Neuromarketing y Diplomado en Habilidades Directivas. Autor del libro Modelo de las Relaciones Estratgicas: Peregrinar hacia el Neuroliderazgo y de los manuales Crisis Management: Chile, Pas Cero y Neuromarketing, la Captura de Clientes 2.0.

Mdulo 1: Antes, Durante y Despus de una reunin

Para qu sirven las reuniones? Ciclos circadianos y horarios para reuniones eficientes Cundo convocar una reunin Preparacin de la reunin Durante y despus de la reunin

Qu son y para qu sirven las reuniones?

El valor y creencias frente a ellas determinarn nuestras decisiones y actitudes mentales, o sea, emocionales.

Qu son y para qu sirven las reuniones?

Las reuniones son espacios para reforzar y mejorar las relaciones estratgicas entre personas talentosas, basadas en la confianza, credibilidad, excelencia, responsabilidad, flexibilidad, compasin, respeto, empata y escucha activa, donde cada uno de sus integrantes cree y practica la mejora continua, pues quieren y creen que siempre se puede ser una mejor persona. Andrs Cantn

Para qu sirven las reuniones?

Para reunir al equipo y asignar, evaluar, comunicar, felicitar A considerar tiempo, motivo, cantidad de participantes, condiciones del lugar, organizacin, temas a tratar

Ciclos Circadianos y el factor biolgico

Desde el Neuromanagement, el factor neurobiolgico determina que existen ciertas pautas que deben ser analizadas antes de realizar una reunin.

Los tiempos de una reunin

Antes, durante y despus

Los tiempos de una reunin

Antes Verifique si es NECESARIO reunirse De serlo, determine tiempo, motivo y participantes

Luego comunquelo a los participantes

Recurdelo antesla memoria y el tiempo es frgil

Los tiempos de una reunin

Durante Dirija o delegue la gua de la reunin (tiempos y temas) Elimine distractores (conciencia) Escuche Rapport activamente y haga

Desde la Neurocomunicacin es posible hacer Rapport

El lenguaje construye realidad El lenguaje opera mejor en positivo

El lenguaje es neutro
El lenguaje modifica el entorno

La necesidad de ser asertivos 3 de cada 5 chilenos entiende con dificultad la frmula para preparar una mamadera impresa en un tarro de leche en polvo. La capacidad de comprender un texto es similar a la de los norteamericanos que solamente finalizaron el colegio y a la de los suecos con enseanza media incompleta.
Ms de un 80% de los chilenos entre 16 y 65 aos no tiene el nivel de lectura mnimo para funcionar en el mundo de hoy. Brbara Eyzaguirre, Centro de Estudios Pblicos, 2005

El Acompasamiento o Rapport se puede lograr a travs de: Postura corporal, movimientos y gestos. Frecuencia y profundidad en la respiracin. Tiempo, tonalidad, ritmo y volumen al hablar. Parpadeo y vas de acceso ocular. Patrones de lenguaje (visual, auditivo, kinestsico, olfativo y gustativo).

 Sobre el cerro, la casa azul se encuentra rodeada de un frondoso bosque verde. Al ingresar a su interior, la luz natural destaca en cada habitacin. Durante la tarde, la sombra que se forma en el patio trasero permite descansar la vista de tanta belleza.

 El silencio que se produce en el lugar se transforma en el lenguaje de mi alma, a travs del cual escucho un suave susurro de ngeles que se apoyan en el sonido del viento, para lograr que los rboles canten a mi alrededor, como una sinfona perfecta.

 Siento paz, alegra y fe, pues es imposible dejar de tocar el cielo. Todo se mueve hacia mi, todo fluye como una energa suave y tibia que me hace palpar a Dios en cada rincn de mi casa.

 Sobre el cerro, la casa azul se encuentra rodeada de un frondoso bosque verde. Al ingresar a su interior, la luz natural destaca en cada habitacin. Durante la tarde, la sombra que se forma en el patio trasero permite descansar la vista de tanta belleza. El silencio que se produce en el lugar se transforma en el lenguaje de mi alma, a travs del cual escucho un suave susurro de ngeles que se apoyan en el sonido del viento, para lograr que los rboles canten a mi alrededor, como una sinfona perfecta. Siento paz, alegra y fe, pues es imposible dejar de tocar el cielo. Todo se mueve hacia mi, todo fluye como una energa suave y tibia que me hace palpar a Dios en cada rincn de mi casa.

Existen personas que se mueven desde lo Visual, Auditivo y Kinsico

Cmo saber quin es Visual, Auditivo o Kinsico?

Submodalidades
Visuales Mirar, imagen, foco, imaginacin, interior, escena, visualizar, perspectiva, brillo, reflejo, clarificar, examinar, ojo, enfocar, prever, espejismo, ilustrar, observar, revelar, ver, mostrar, inspeccin , visin, vigilar, oscuridad, tiniebla. Auditivas Decir, acento, ritmo, alto, tono, resonar, sonido, montono, sordo, timbre, pregunta, acentuar, audible, claro, discutir, proclamar, notar, escuchar, gritar, sin habla, vocal, silencio, disonante, armonioso, agudo, mudo.

Submodalidades Kinestsicas Tocar, contacto, empujar, acariciar, slido, clido, templado, fro, spero, agarrar, empujn, presin, sensible, estrs, tangible, tensin, toque, concreto, suave, araar, sostener, rascar, sufrir, pesadez, liso.

Neutrales
Decidir, pensar, recordar, saber, meditar, reconocer, atender, entender, evaluar, procesar, decidir, aprender, motivar, cambiar, conciencia, considerar.

Personas Visuales Postura algo rgida Se paran en puntas de pie Se sealan los ojos Hacen movimientos rpidos Manos muy mviles Levantan y adelantan el mentn Movimientos hacia arriba Respiracin superficial, alta y rpida Voz aguda, ritmo rpido, habla entrecortado Palabras conectores del discurso del tipo visual (ve, mira, observa)

Cmo piensan?
Piensan varias cosas al mismo tiempo. Piensan en imgenes. Las imgenes representan ideas. Pueden crear imgenes de varias ideas al mismo tiempo, mover esas imgenes alrededor del pensamiento, unir dos imgenes para hacer una nueva, etc.

Trabajan bien con las ideas abstractas, matemticas, reas contables, sistemas, razonando para resolver problemas.
Habilidad para percibir la comunicacin no verbal.

Personas Auditivas
Postura distendida Posicin de escucha telefnica Hombros balanceados Se sealan el odo Se tocan los labios o la pera Cabeza hacia atrs o hacia un lado Respiracin bastante amplia en medio del pecho, regular y diafragmtica, suspira Voz bien timbrada, musical Ritmo mediano Palabras auditivas conectores del discurso del tipo (oye, escucha)

Cmo piensan?
Piensan de manera lineal, una idea contina a la otra en una lnea. Piensan una idea por vez y luego la mueven para darle espacio a la siguiente. El proceso de pensamiento es ms lento y completo. Son las personas que interpretan bien los textos, la palabra escrita, se expresan bien por escrito y oralmente, siguen las directivas.

Personas Kinestsicas Postura muy distendida Pies en la tierra Hombros sueltos y relajados Gesticula hacia s mismo, seala el pecho o el vientre Cabeza hacia abajo Respiracin profunda y amplia Voz grave, ritmo lento con muchas pausas Referencia a las sensaciones en la eleccin de palabras conectores del discurso del tipo (siente, atiende, huele, saborea).

Cmo piensan? Los pensadores kinestsicos confan en sus sentimientos, sensaciones e intuiciones. Ellos conocen ms a travs de lo que sienten que a travs de lo que piensan.

Ellos pueden involucrarse con lo que estn haciendo y continuar concentrados aun en medio de las distracciones.
Expresan sus sentimientos como se expresan a s mismos, a travs del arte, la actuacin, la escritura, etc.

Confirmando el estilo (Pistas de Acceso Ocular)

Creacin Visual

Recuerdo Visual

Creacin Auditiva

Recuerdo Auditivo

Creacin Kinsica

Recuerdo Kinsico

Los tiempos de una reunin

Despus Enve a todos los participantes un resumen breve de la reunin, responsabilidades y tarea delegadas, as como tiempos de informe.

Mdulo 2: Las habilidades para una Reunin Eficiente

Una reunin es un encuentro cara a cara Escuchar es distinto a or en una reunin Tome notas, la prdida de informacin es altsima La importancia de la empata en las reuniones Desarrollar sintona con otros, para reuniones eficientes Negociar en una reunin para mejorar relaciones La comunicacin y evaluacin de compromisos

Escuchar es distinto a or en una reunin

La prdida dramtica de informacin

Lo que el otro tiene que decir Lo que el otro es capaz de decir

100% DE LA INFORMACIN

Lo que el otro dice Lo que puedo escuchar Lo que escucho Lo que entiendo Con lo que estoy de acuerdo Lo que recuerdo

70% DE LA INFORMACIN

Lo que resumir o repetir Lo que utilizar

10 a 30%

La importancia de la Empata en las reuniones

Es la consecuencia de la Escucha Activa Es una competencia emocional

Desarrollar Sintona con otros

Haga Rapport

Negociar en una reunin para mejorar relaciones

Qu es una BUENA negociacin para ustedes? Revisemos los modelos actuales (Neurocomunicacin y Harvard)

La comunicacin y evaluacin de compromisos

Clarifique y evale los compromisos Lleve una bitcora de ellos Recompense y felicite

Mdulo 3: Gestin del Tiempo Qu es el tiempo? Los ladrones del tiempo Aclarar prioridades Aprender a delegar Las claves de la administracin eficiente del tiempo

Qu es el tiempo? Un recurso escaso que usamos para medir distancias, distancias?

Los ladrones del tiempo Existen factores que roban tiempo, que lo hacen ms escasoy otros que nos hacen aprovecharlo Flexibilidad Conciencia para disminuir Trfico mental excesivo el

Priorizacin (Cantidad de acciones - Aprenda a decir NO PUEDO) Ansiedad y estrs

Aprender a delegar Tercerizar depende de una serie de elementos 1. La necesidad de espectculo unipersonal la impide 2. La baja confianza en otros, tambin 3. El delegar pasa por quin 4. Enfquese en resultados y respalde 5. Entregue el crdito y felicite