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APUNTES DE AUDITORIA DE MANTENIMIENTO

INTRODUCCIN

El propsito de la Auditoria del Mantenimiento es determinar donde la organizacin creada para el mantenimiento del activo de la organizacin est bien implementada, a fin de fortalecer este aspecto y donde quedan reas que deben ser mejoradas para que los servicios sean entregados con la calidad y oportunidad que son requeridos. Este instrumento provee una visin de la estructura, relaciones, procedimientos y personal, relativo a una buena prctica del mantenimiento. Este es el primer paso para decidir e implementar mejoramientos en la gestin del mantenimiento.

La Auditora Interna Del Mantenimiento . La auditora interna es una funcin dentro de la organizacin que tiene la capacidad de evaluar permanente e independientemente en cada organizacin, si es que tiene implementado un sistema de retroalimentacin destinado al mejoramiento continuo. Su objetivo principal es asesorar al tomador de decisiones en la promocin de la eficiencia de los procedimientos existentes. Cuando se plantea la necesidad de realizar la auditoria interna es para garantizar los resultados de la gestin y adems tener recomendaciones, las cuales son objeto de consideraciones y decisiones. Mltiples factores impulsan a tener un sistema de auditora, pero entre lo ms gravitante se puede mencionar que durante los ltimos veinte aos, el mantenimiento ha cambiado, quizs ms que cualquier otra disciplina de la administracin. Los cambios se deben a un aumento en el nmero y variedad de recursos fsicos que deben mantenerse, plantas mucho ms complejas, nuevas tcnicas de mantenimiento y puntos de vistas cambiantes en la organizacin del mantenimiento y en sus responsabilidades. El mantenimiento tambin est respondiendo a las expectativas cambiantes. stos incluyen un rpido y creciente conocimiento de hasta que punto la falla del equipo afecta la seguridad y el ambiente, un conocimiento creciente de la conexin entre el mantenimiento y calidad del producto, presin creciente por lograr una alta disponibilidad de la planta y mantener controlados los costos. Se suma a lo anteriormente mencionado que ha habido un crecimiento explosivo de nuevos conceptos del mantenimiento y sus tcnicas. Se han desarrollado variadas durante los ltimos aos, y ms estn surgiendo en el presente. Los nuevos desarrollos incluyen: herramientas de apoyo a la decisin, como estudios de riesgo, modos de falla y anlisis de efectos y sistemas expertos; nuevas tcnicas de mantenimiento, como monitoreo de condicin; diseo de equipo con un nfasis mayor en la fiabilidad y mantenibilidad y un cambio mayor en el pensamiento orgnico hacia la participacin, equipo- trabajo y flexibilidad. La auditora interna del mantenimiento es una funcin que evala en forma permanente si el sistema de control interno, implementado por la administracin del mantenimiento, est operando efectiva e eficientemente. Su objetivo primordial es dar recomendaciones a la alta administracin tanto para fortalecer los controles internos existentes o para sugerir nuevos controles, como para promover la eficiencia de los procedimientos existentes, despus de evaluarlos.

Necesidad de conocer la calidad del control interno y retroalimentacin

Dar seguridad y garanta en el servicio a terceros

Auditoria del Mantenimiento

Complejidad creciente de la organizacin

Complejidad creciente del entorno

UN MODELO DE AUDITORA PARA MANTENIMIENTO . Hay muchos instrumentos para auditar el mantenimiento cuya seleccin o diseo depende de la estrategia definida para la organizacin en primer lugar, y para el departamento de mantenimiento en segundo; sin embargo, el foco central de la herramienta, que se aplica por primera vez, debe apuntar a una auditora global. El contenido de la auditora debe cubrir las reas que van desde la identificacin y descripcin del departamento de mantenimiento hasta el uso de herramientas de gestin. La importancia de este recorrido por todos los aspectos involucrados en la gestin del mantenimiento es tener las bases para ms adelante, cuando llegue el momento de plantear alternativas de soluciones a los problemas detectados durante la auditora. Hay que destacar que, una vez que se deciden implementar acciones para el mejoramiento de aquellos aspectos del mantenimiento que no estaban de acuerdo con los estndares esperados, la herramienta de auditora debe incluir en su estructura las preguntas necesarias para medir, al momento de aplicar nuevamente la encuesta, el estado del rea en proceso de mejoramiento. Estoindica que el instrumento no es algo esttico en el tiempo, sino que debe seguir la dinmica de la evolucin que le da el administrador para lograr los objetivos impuestos. La auditoria se puede dividir en seis aspectos (ver figura 1.2) y de esta manera cubrir todos los campos que una buena gestin del mantenimiento debera tener en cuenta. Se comienza con la caracterizacin del tipo de mantenimiento que se practica en la empresa (ver figura 1.3), informacin clave para el auditor, en especial si es externo, a fin de que las acciones de mejoramiento que recomiende sean acorde con la estructura, forma y prcticas de mantenimiento de la organizacin auditada.

Identificacin y caracterizacin de la empresa

Sectorizacin de la planta
Criticidad de las rutas de inspeccin
Criticidad de los equipos

Dimensionamiento de los tiempos de


mantencin

Informacin de los equipo Informacin del mantenimiento

Manejo de la informacin

Informacin sobre el manejo de recursos Informacin sobre indicadores Informacin sobre manejo del personal

sobre AUDITORIA DEL MANTENIMIENT

Integracin de la gente de operaciones Programacin de las tareas de mantencin

Estado del mantenimiento

Antecedentes para programar el mantenimiento Generaciones ndices de control y retroalimentacin Anlisis de reemplazo de equipos

actual

Antecedentes de costos de mantencin

Anlisis reemplazo a la falla o grupal Anlisis para mantencin propia o por terceros Anlisis de la evolucin de los costos Capacidad de programar actividades

Efectividad de la mantencin

Administracin de trabajos Procedimiento para mantenimiento

actual

Manejo de las relaciones humanas Manejo de repuestos y herramientas

A. IDENTIFICACIN Y CARACTERIZACIN DE LA EMPRESA

B. CRITICIDAD DE RUTAS DE INSPECCION La parte global de la auditoria cubre tambin los aspectos de anlisis de las rutas como ser la sectorizacin que se ha hecho de la planta, la identificacin de la criticidad de los equipos y la estimacin de los tiempos de mantenimiento. Es importante este aspecto para asignar las prioridades en la ejecucin de las tareas de mantenimiento, acumular e identificar costos y en un futuro prximo implementar polticas de mantenimiento basadas en la confiabilidad de las lneas de produccin.

C. MANEJO DE LA INFORMACIN SOBRE EQUIPOS

La parte del manejo de datos acerca de cada equipo se ve en la seccin manejo de la informacin sobre equipos. Se recaban antecedentes sobre la existencia de informacin sobre equipos, como ser catlogos, fichas de inventario, adems de datos que son importantes en e el momento de planificar el mantenimiento, como ser: tasas de fallas, tiempos de abastecimiento, identificacin de personal, medios para el mantenimiento y proveedores, entre otros. El objetivo de esta seccin es evaluar el grado de conocimiento acerca de los recursos de informacin y medios, para realizar una planificacin de las acciones de mantenimiento con un alto grado de certeza en el cumplimiento de dichas tareas para los tiempos que se le asignan como normales.

D. ESTADO DEL MANTENIMIENTO ACTUAL

El siguiente bloque de preguntas est dirigido a evaluar cmo se est realizando el mantenimiento actualmente en base a aspectos como ser: existencia de rutinas bsicas de mantenimiento, recopilacin de mantenciones realizadas, relacin de horas de mantenimiento, etc.

E. ANTECEDENTES DE COSTOS DE MANTENCION

El grupo de preguntas contenido en la auditoria sobre el mantenimiento actual apunta a detectar el grado de uso de antecedentes, que son recopilados en terreno, y son la base para medir la efectividad del mantenimiento. Con estos datos se puede conocer la capacidad que se tiene para enfrentar la carga actual y determinar cual es el costo asociado a las polticas de mantenimiento implementadas. En el mdulo sobre mantenimiento actual se mencion acerca de la recopilacin de antecedentes de costos. Es en la planilla antecedentes de costos de mantenimiento donde se entra al detalle de estos. Se pregunta sobre costo de adquisicin, tasa de depreciacin, costos de mano de obra, costos alternativos, etc.

F. EFECTIVIDAD DE LA MANTENCION ACTUAL El ltimo grupo de preguntas va dirigido a medir el aspecto relacionado principalmente con el manejo de los ndices de control Se incluye este aspecto ya que un sistema de gestin no puede ser implementado sin tener un punto de referencia sobre el cual medir la evolucin de la efectividad del manejo de los recursos que le han sido asignados.

Es en base a los costos de mantenimiento que se plantean las polticas de mantenimiento, el reemplazo de equipos y la forma de manejo de bodegas. Adems, en la estructura de costos del producto, la variable costo de mantenimiento puede ser muy importante, por lo cual hay que tener un conocimiento detallado acerca de l. El cuestionario abarca aspectos tales como cumplimiento de los programas, efectividad de los procedimientos, nivel de capacitacin del personal, etc.

EVALUACIN Y PRESENTACIN DE RESULTADOS. Cada pregunta se valora con un puntaje de 1 cuando la situacin es mala o desfavorable, con nota 3 para situaciones regulares o que pueden ser rescatables y con nota 5 cuando esta est bien implementada o cumple con su objetivo, en el momento de aplicar la encuesta. Esta valoracin tiene una fuerte componente de la apreciacin que realiza el auditor sobre el estado del tem que se esta calificando, por lo cual en el espacio destinado a observaciones y comentarios debe dejar la sustentacin del valor consignado. El valor promedio del conjunto de preguntas para cada aspecto global considerado se presenta en un grfico acompaado de una calificacin descriptiva. De esta forma el auditor tiene una apreciacin relativa de todos los aspectos y los puede comparar. As, enfoca la atencin en aquellos aspectos mal calificados y tiene una gua para comenzar a estudiar el detalle del porqu se da esta situacin. El criterio que se uso para definir la calidad del mantenimiento fue: 1,0 puntaje 1,6 : aspecto con deficiencias. 1.6 < puntaje 3,3 : aspecto regular. 3,3 < puntaje 5,0 : aspecto bien implementado.

Lo importante de esta asignacin de puntajes es tener un valor de referencia para, primero tener una idea acerca del estado actual del mantenimiento y segundo poder comparar bajo una misma escala distintos aspectos involucrados en la mantenimiento, ms que el valor en si mismo. Para analizar cada aspecto global individualizado en el grfico de la figura 1.9, se genera una serie de grficos (ver figuras 1.10, 1.11, 1.12, 1.13 y 1.14), en los cuales, bajo la misma escala de evaluacin, se detallan los aspectos particulares incluidos en cada aspecto global.

PROCESO DE APLICACION DE LA AUDITORIA. Llevar a cabo una auditoria no es solamente aplicar un cuestionario pre-elaborado, como herramienta operativa, sino que necesita de varias etapas previas y/o complementarias para obtener un resultado que sea de utilidad para la toma de decisiones de la administracin del mantenimiento. Dentro de estos estudios se pueden nombrar:

Estrategia, Visin y Misin. Revise y entienda, desde el nivel corporativo hasta la organizacin del mantenimiento, cual es la estrategia, visin y misin de cada nivel en la organizacin de la empresa. Cules son los planes y las acciones tcticas realizados en cada nivel para apoyar la estrategia, visin y misin del siguiente nivel superior dentro de la organizacin? Las declaraciones

para la estrategia, visin y misin deben ser definidas desde arriba hacia abajo. En el nivel del mantenimiento, los planes estratgicos y tcticos deben apoyar las metas y objetivos corporativos y de aquellos sistemas relacionados claramente. El auditor debe ser capaz de definir como las metas de mantenimiento apoyan las metas de los niveles superiores y los relacionados y como mantenimiento recibe soporte de aquellos que deben entregrselo.

Reconocimiento del lugar. El auditor debe conocer en terreno la planta completa o donde se concentran los recursos destinados al mantenimiento, los almacenes de repuestos y los usuarios de los servicios que entrega mantenimiento. Un contacto en directo provee indicaciones de cmo opera el mantenimiento en la reas de trabajo a cargo del grupo de mantenimiento. Entrevistas. La auditoria no es solamente completar el formulario de preguntas, sino que se debe aprovechar la oportunidad para realizar una serie de entrevistas con un nmero significativo de gente de mantenimiento y conjuntamente con personas que reciben atencin o interactan con mantenimiento. Hay temas comunes que afloran durante la auditoria los cuales a menudo conducen a otras reas de investigacin. Los temas comunes como entrenamiento, abastecimiento de partes, sobre-tiempos y comunicaciones internas son los ms recurrentes durante el proceso de auditora. Tales situaciones se dejan anotadas en el espacio destinado a observaciones en la planilla de toma de datos y evaluacin, para un anlisis posterior al proceso de evaluacin.

Recoleccin de datos. El auditor debe juntar los datos mediante la auditoria del mantenimiento. Estos datos deben ser una revisin representativa de los registros histricos del equipamiento, del costeo del trabajo y materiales, movimientos de inventarios, ndices para medir la eficiencia, etc. Es importante que cualquier dato ingresado a la planilla debe ser validado a fin de que este antecedente refleje fielmente la situacin actual, o sea el auditor debe profundizar en el concepto y no asumir la primera impresin acerca del desempeo del factor medido Sistema de mantenimiento. Una revisin del flujo de trabajos de mantenimientos y como se relacionan con los manuales de procedimientos, rdenes de trabajo y sistemas computarizados usados por mantenimiento es la llave de entrada para la auditoria. A menudo un auditor puede, literalmente, caminar a travs del proceso usado en mantenimiento para determinar cuales reas estn dbiles y cuales estn fuertes. Un proceso de auditoria del mantenimiento incluye seguir una orden de trabajo a medidas que se completa, desde su emisin, su programacin, determinacin de requerimientos de repuestos y mano de obra hasta que se entrega conforme el trabajo.

Adems, una revisin del actual proceso de tratamiento de una orden de trabajo revela si hay un sistema de codificacin adecuado, si la priorizacin de trabajos est definida, si el personal entiende la informacin all contenida, si la orden es complementada apropiadamente y finalmente si la orden es un instrumento vlido para recoger informacin real desde la planta. Compilacin y anlisis. Realizados los pasos anteriores corresponde ahora colocar todos los antecedentes juntos, llenar las planillas y organizar todas las observaciones anotadas, complementndolas con lo que el auditor pudo apreciar en terreno. El informe final, aparte de las planillas, debe contener un anlisis de las causas que llevan a las actuales situaciones con deficiencias, aspectos mejorables y recomendaciones para el cambio, y una secuencia de recomendaciones con prioridades para ayudar a la administracin del mantenimiento a abordar los problemas que la auditoria detect.

CONCLUSION.

El modelo presentado para auditar la gestin del mantenimiento fue dividido en cinco aspectos, con la finalidad de abarcar todo el espectro de actividades dentro de una organizacin para el mantenimiento, pero hay que tener presente que toda organizacin es dinmica, por tanto se recomienda aplicar este cuestionario con una periodicidad regular y a la vez introducir aquellos aspectos que la tecnologa y la competencia as lo requieren.

Manejo de repuestos y herramientas