1.

JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACION

La investigacin cientfica supone la realizacin de una serie de actividades que, para alcanzar los objetivos deseados, deben preverse y organizarse de cierta manera, lo cual se consigue a travs del Plan de Investigacin.

Las empresas de servicios de limpieza son entes econmicos que tienen como objetivo principal satisfacer la demanda de limpieza en edificios, hoteles y restaurantes.

La empresa de limpieza tiene distintas finalidades en cuanto a los servicios que presta, los que pueden ser: limpieza, pulido y vitrificado de pisos,

desmanchado de vidrios; aspirado, lavado normal y profundo de alfombras, limpieza y lavado de muebles de tela y todo lo concerniente al ramo. En las actividades que realiza este tipo de empresas se utiliza insumos ( material de limpieza ), la mano de obra, y los gastos necesarios para la prestacin de este servicio tan esencial en nuestro medio.

Por la situacin descrita con anterioridad, es necesario que la empresa que presta el servicio de limpieza est bien organizada, debe tener un control detallado de los servicios y transacciones, con especial cuidado en sus costos, este control lo puede realizar por medio de un presupuesto de operacin, ya que con esta vital herramienta la empresa se encuentra en condiciones de poder tomar decisiones en forma veraz y oportuna.

La empresa objeto de estudio

Corporacin Limpie, S. A., se encuentra

constituida de acuerdo con la legislacin vigente, y tiene sus oficinas situadas en la zona 13 de la ciudad de Guatemala, su objeto principal es la prestacin de servicios de limpieza, y sus principales clientes son edificios, oficinas, hoteles y restaurantes que operan en nuestro pas.

El presupuesto de operacin en una empresa es muy importante, ya que ste depende del plan de organizacin, as como de las polticas adoptadas en un negocio, su importancia radica en que sirve como una herramienta que gua hacia el futuro, con el que se puede confrontar lo real con lo planificado y obtener el motivo de las desviaciones que son analizadas para poder adoptar un plan de accin y lograr los objetivos propuestos por la administracin de la empresa.

Derivado de lo anterior, surge la necesidad de planificar y elaborar un presupuesto de operacin, que tienda a promover la eficiencia de las operaciones que se realizan, detectar desviaciones en los ingresos y los egresos de la empresa objeto de estudio, as como las debilidades existentes en las transacciones para plantear las recomendaciones y superar las deficiencias.

Este presupuesto de operacin es de gran beneficio a la empresa, ya que servir de base para la toma de decisiones oportunas en el desarrollo de las actividades que le competen como ente econmico; este a la fecha presenta deficiencias, por lo que se plantea el problema Cules son las causas desde el punto de vista administrativo, por las que el presupuesto de operacin presente deficiencias en su elaboracin, ejecucin, control y anlisis de las desviaciones, por no tener definida claramente la responsabilidad el personal del departamento financiero, no existir una adecuada coordinacin entre los niveles jerrquicos de la organizacin, por solo estudiar las cifras convencionales del momento sin tener en cuenta los antecedentes y causas de los resultados, y su efecto en el estado de resultados de una empresa de servicio de limpieza, ubicada en la ciudad capital, durante el perodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre del 2004?

Como respuesta al planteamiento anterior, surge la siguiente hiptesis: las causas desde el punto de vista administrativo por las que actualmente la empresa de servicio de limpieza ubicada en la ciudad capital presente

deficiencias en la elaboracin, ejecucin y anlisis de las variaciones del presupuesto de operacin con respecto a las operaciones reales se deben a que el personal del departamento financiero no tiene definida su responsabilidad, no cuenta con una adecuada coordinacin entre los niveles jerrquicos que conforman la organizacin, las cifras que integran el estado de resultados no son analizadas y no se toman en cuenta los

antecedentes y causas de los resultados de operacin de la entidad durante el perodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre del 2004.

Por lo anterior, se ha considerado importante desarrollar la investigacin sobre el tema denominado ELABORACIN, EJECUCIN Y CONTROL

DEL PRESUPUESTO DE OPERACIN EN UNA EMPRESA DE SERVICIO DE LIMPIEZA, el que tiene como objetivo demostrar que un presupuesto de operacin bien elaborado, ejecutado y controlado ayuda a evaluar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y a fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa, para lograr el cumplimiento de las metas previstas en la empresa objeto de estudio.

En esta investigacin se utilizar el mtodo deductivo, en el que se parte de los aspectos generales hacia los particulares, tomando en consideracin las definiciones de empresa de servicio de limpieza, presupuesto de operacin, el departamento financiero, causas por las que presenta deficiencias el presupuesto de operacin desde el punto de vista administrativo y su efecto en el estado de resultados, y la elaboracin de un caso prctico que ejemplifique la elaboracin, ejecucin y control de las desviaciones en la empresa objeto de anlisis.

2. 2.1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DEFINICION DEL PROBLEMA: Cules son las causas desde el punto de vista administrativo, por las que el presupuesto de operacin presente deficiencias en su elaboracin, ejecucin, control y anlisis de las desviaciones, por no tener definida claramente la responsabilidad el personal del departamento financiero, no existir una adecuada coordinacin entre los niveles jerrquicos de la organizacin, por solo estudiar las cifras convencionales del momento sin tener en cuenta los antecedentes y causas de los resultados, y su efecto en el estado de resultados de una empresa de servicio de limpieza, ubicada en la ciudad capital, durante el perodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre del 2004?

2.2

MARCO TEORICO LA EMPRESA: La empresa se considera como una unidad dinmica para produccin de bienes y servicios. Desde esta perspectiva la empresa es una actividad o en otras palabras, un proceso que se puede prolongar a lo largo del tiempo.

Junto a esta definicin dinmica de la empresa, aparece la concepcin esttica que la identifica con su infraestructura organizada, que se compone de diversos activos ( bienes de capital ), edificios, maquinaria, mercancas en almacn, activos financieros y activos inmateriales.

Desde una perspectiva sociolgica, hay otro modo de definir a la empresa, que conjuga los dos aspectos, esttico y dinmico, la empresa se contempla, as como una asociacin donde participan diversos grupos

sociales que estn interesados en el proceso productivo y sus logros. En trminos sociolgicos, esta implicacin de grupos sociales con sus actividades e intereses, se convierte en una asociacin en la que aparecen encuadrados varios grupos: los accionistas, los obligacionistas, los

directores y burcratas, los tcnicos, los empleados de planta, los eventuales o temporales, donde unos y otros estn interesados en la supervivencia de la asociacin y en el cumplimiento de sus fines ms generales. Es una entidad jurdica que realiza actividades econmicas gracias a las aportaciones de capital de personas ajenas a la actividad de la empresa, los accionistas. La empresa sigue existiendo aunque las acciones cambien de propietario o stos fallezcan. Una empresa o compaa posee una serie de activos; cuando se crea una empresa hay que redactar una serie de documentos pblicos en los que se definir el objetivo de la misma, cul es su razn social, su domicilio fiscal, quines son los socios fundadores, cul es el volumen de capital social inicial, en cuntas acciones o participaciones se divide el capital social y cules son los estatutos de la sociedad, entre otros. La actividad y la estructura legal de las empresas se regula mediante el Derecho mercantil. Con esta ley se establecen los requisitos contables, las obligaciones de los gestores o administradores y los derechos de los accionistas.1

ELEMENTOS QUE FORMAN LA EMPRESA La empresa est formada, esencialmente por tres clases de elementos: a) Bienes materiales: ante todo lo integran sus edificios e instalaciones donde realizan la labor productiva, la maquinaria que tiene por objeto multiplicar la capacidad productiva del trabajo humano y los equipos que son los instrumentos o herramientas que complementan la accin de la maquinaria.

1"Empresa." Enciclopedia Microsoft Encarta 2001. 1993-2000 Microsoft Corporation,

Disco Compacto.

b)

Elemento humano: que se clasifica desde los obreros hasta los altos directivos de la empresa.

c)

Los sistemas: son las diversas relaciones en que deben coordinarse las cosas y las personas, existen sistemas de produccin, sistemas de ventas, sistemas de finanzas y sistemas de organizacin y administracin.

La empresa se puede clasificar por varias caractersticas, entre ellas: Por su magnitud: a) b) c) Por su volumen de ventas Por su volumen de Produccin Por su Volumen de Capital

Por el nmero de personas que en ella laboran: a) b) c) Pequea Mediana Grande

Por la conformacin de su capital: a) b) c) Estatales o pblicas Privadas Mixtas

Por su naturaleza o propsito: a) Lucrativas b) No Lucrativas

Por su funcin econmica: a) Primarias o extractivas

b) Secundarias o de transformacin c) De servicios Por su naturaleza jurdica: a) Individuales b) Colectiva c) Annimas d) De responsabilidad limitada e) En comandita simple f) En comandita por acciones Atendiendo al Mvil de su explotacin:

a) Industriales Extractivas Fabriles Manufactureras

b) Comerciales Mercantiles Financieras De Transporte De Servicio Personales

De acuerdo con lo anterior, la empresa Corporacin Limpie, puede clasificar de la siguiente forma:

S. A., se

1.-

Mediana: por el nmero de personas que en ella laboran, en este caso son sesenta y seis colaboradores.

2.-

Privada: por el origen de su capital.

3.4.-

Por su propsito y funcin econmica: en lucrativa y de servicios. Por su naturaleza jurdica: como sociedad annima, ya que su capital est dividido en acciones y los socios son responsables nicamente por el monto de su aportacin.

EL

PRESUPUESTO

DE

OPERACIN

COMO

HERRAMIENTA

ADMINISTRATIVA Dirigir o administrar es guiar la accin hacia el logro de los objetivos y esto se consigue aplicando consecuentemente las funciones de direccin y observando los principios establecidos. Las funciones de la administracin estn integradas por la planeacin, la organizacin, el mando y el control, y dentro de la actividad empresarial la planificacin y la organizacin constituyen la fase de preparacin de la estrategia, el mando y el control en la fase de ejecucin mientras que los recursos humanos constituyen el eslabn que complementa e integra estas fases con su accin.

DIRECCIN Desde sus inicios ha sido preocupacin de la planeacin prever el futuro, en la medida de lo posible, por integrarse como mejor pueda a la evolucin de este futuro, en funcin de obtener determinados objetivos. En la segunda mitad del siglo XX, la planificacin ha sufrido una fuerte evolucin para convertirse conjuntamente con la organizacin en los elementos bsicos de la implantacin de la estrategia empresarial. Ahora bien, la planificacin sin el correspondiente sistema de control es totalmente intil por cuanto mediante el control se verifica el cumplimiento de los objetivos y se aplican las posibles acciones correctivas. Los presupuestos constituyen la expresin cuantitativa de los objetivos que se quieren alcanzar, convirtindose en un auxiliar para la organizacin y el control, debiendo estar estrechamente coordinados con el consejo de direccin y el sistema de contabilidad a fin de que todos los que realicen tareas de direccin participen en su elaboracin y conozcan su

responsabilidad para que los mismos sean operativos. Los Presupuestos son bsicamente estados financieros anticipados y constituyen objetivos que abarcan todas las fases de las operaciones de la empresa ( Ventas, Produccin, Compras, Financiamiento, etc. )2

PRESUPUESTO CONCEPTOS GENERALES Definicin etimolgica: Etimologa, a partir de sus races latinas PRE = antes de, delante de SUPUESTO (de fictus) = hecho, formado PRESUPUESTO = antes de lo hecho

Es la tcnica de planeacin y determinacin de cifras sobre bases estadsticas y apreciacin de hechos y fenmenos aleatorios.

El presupuesto es un conjunto de pronsticos referentes a un perodo predeterminado.

El presupuesto del sector privado es la herramienta fundamental de la administracin. En l se registran las rdenes de prioridad establecidas por la administracin con respecto a las distintas funciones que debe cumplir, las que contarn con las partidas presupuestarias para su efectiva prestacin, descartando todas aquellas consideradas como no prioritarias. Al mismo tiempo, se establece el monto y origen de los recursos con que se ha de disponer para hacer frente a tales erogaciones o gastos.

www.monografas.com , Caldern, Neyla, El Presupuesto Maestro, Pg. 1.

Objetivos:

Inciden en todas las etapas del proceso administrativo Previsin Preconocer lo necesario. Tener anticipadamente, todo lo conveniente para la elaboracin y la ejecucin del presupuesto.

Planeacin Qu y cmo se va a hacer? Planificar unificada y sistematizadamente las posibles acciones, en concordancia con los objetivos de la organizacin privada o gubernamental.

Organizacin Quin lo har? Que exista una adecuada, precisa, y funcional estructura y desarrollo de la organizacin.

Coordinacin o Integracin: Que se haga y se forme en orden, en lo particular y en lo general. Compaginar de manera estrecha y coordinada todas y cada una de las secciones de la empresa.

Direccin Guiar para que se haga. Tomar como base las polticas establecidas para la toma de decisiones y la conduccin de los subordinados.

Control Ver que se realice. Analizar las diferencias entre lo presupuestado y lo ejercido.

Caractersticas

Es un plan esencialmente numrico para anticipar las operaciones. La certeza de sus resultados depende de la calidad de la informacin estadstica disponible al efectuar la estimacin.

10

Requisitos para integrar y ejercer un buen presupuesto

Conocimiento de la empresa La forma, contenido y profundidad del presupuesto siempre van ligados con los objetivos, necesidades y organizacin de la empresa. Su preparacin se basa en el principio de que todas las transacciones de la entidad estn ntimamente relacionadas entre s.

Exposicin del plan o poltica El conocimiento del criterio de los directivos de la compaa, en cuanto al objetivo que se busca con la implantacin del presupuesto, deber exponerse en forma clara y concreta por medio de manuales o instructivos, cuyo propsito ser, adems de lo anterior, uniformar el trabajo y coordinar las funciones de las personas encargadas de la preparacin y ejecucin del presupuesto, definiendo las responsabilidades y los lmites de autoridad en cada uno de ellos, y evitando opiniones particulares o diversas. En dichos manuales se incluir tambin informacin sobre los presupuestos que forman el sistema aprobado; el perodo que abarcar el presupuesto; el diseo de las formas que hayan de usarse, con instrucciones sobre su manejo y contenido; y toda la informacin que se juzgue conveniente incluir para llenar las necesidades especficas del organismo que se trate.

Coordinacin para la ejecucin del plan o poltica. Debe existir un director de presupuesto que actuar como coordinador de todos los departamentos que intervienen en la ejecucin del plan. La sincronizacin de las diferentes actividades se harn elaborando un calendario, en el que se precisen las fechas en que cada departamento deber tener disponible la informacin necesaria para que las dems secciones puedan desarrollar sus estimaciones. Ser necesario que toda la

11

informacin obtenida y las estimaciones realizadas sean enviadas al director de presupuesto y centralizar en l la programacin de actividades. La responsabilidad de la preparacin del presupuesto recae sobre l mismo, pero los funcionarios de los diversos departamentos tendrn la obligacin de proporcionarle los informes y estudios necesarios para su elaboracin.

Fijacin del Perodo Presupuestal La determinacin de este perodo se establece en funcin de factores como: estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el tiempo del proceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada, entre otros. A una entidad estable en sus operaciones, le ser ms fcil hacer sus presupuestos por perodos ms largos, las industrias de temporada, como la de juguetes, tendrn necesidad de almacenar existencias suficientes para la poca de mayor consumo. Es conveniente establecer el lapso del presupuesto de manera anual, dividiendo ste en trimestres, que a su vez se subdividirn en meses.

Direccin y vigilancia Una vez aprobado el plan cada departamento recibir las instrucciones o recomendaciones para elaborar los presupuestos, posteriormente se revisarn y ajustarn peridicamente las estimaciones. Las personas responsables de elaborar el presupuesto debern tener conocimientos y tiempo para vigilar su cumplimiento, slo as ser un instrumento de direccin.

12

Apoyo directivo La voluntad de los directivos al implantar el presupuesto es fundamental para convertirlo en un plan de accin operativo y patrn de medida de lo ejecutado para toda la empresa. CLASIFICACIN DEL PRESUPUESTO Por el origen y aplicacin De Ingresos Presupuesto de ventas Presupuesto de otros ingresos

De Egresos e Inversiones Presupuesto de inventarios, produccin, costo de produccin y compras Presupuesto de costo de distribucin Presupuesto de gastos de administracin Presupuesto de impuestos Presupuesto de aplicacin de utilidades Presupuesto de otros egresos Presupuestos de inversiones a ms de un ao

El presupuesto general o maestro que viene a ser el presupuesto aprobado por el director, est conformado por presupuestos parciales, siendo los principales. Presupuesto de Operacin Presupuesto Financiero Presupuesto de Inversin

13

Ciclo Presupuestario Dentro del ciclo presupuestario se van a dar una serie de etapas sucesivas, interrelacionadas entre s que van a estar amoldadas de acuerdo al tipo de negocio, estilo de direccin e influenciados de acuerdo al entorno nacional e internacional que terminaron plasmndose en la adopcin de una cultura organizacional. Estas fases o etapas se dan a partir de: El marco establecido por la alta direccin hacia los centros de direccin para la elaboracin de sus planes de accin, programas y presupuestos. Los centros de responsabilidades establecidos por cada unidad de operacin y para lo cual se programan las actividades presupuestarias dentro del plazo establecido por la alta direccin. La coordinacin y negociacin de los miembros de las reas de cada actividad para su ejecucin de acuerdo a la experiencia adquirida en anteriores procesos presupuestarios, as como a las contingencias que puedan plantearse. La aprobacin por parte de la alta direccin, luego de los ajustes necesarios al finalizar el proceso de elaboracin presupuestal de las unidades operativas, siguiendo la estructura formal por las personas encargadas de establecer la conexin entre los centros de responsabilidad y los altos mandos. El seguimiento necesario para establecer el grado de precisin entre lo proyectado dentro del presupuesto y lo real que permitir corregir en el futuro las fallas o equivocaciones que pudieron haberse cometido. Ventajas del Presupuesto Obliga a la planeacin

14

Proporciona los criterios para la evaluacin del desempeo Facilita la coordinacin de actividades Obliga a la ejecucin de planes Fomenta la comunicacin Apoya en la deteccin de problemas internos

Presupuesto de operacin: El presupuesto de operacin consta de varios programas, cada uno relacionado a una funcin de la empresa, y todos ellos interrelacionados entre s, pues la informacin de un rea es relevante para las dems en lo

referente a las bases del presupuesto. Entre los programas ms usuales encontramos: Presupuesto de ventas o ingresos Presupuesto de produccin Presupuesto de materiales directos (uso y compras) Presupuesto de mano de obra directa de fabricacin Presupuesto de costos indirectos de fabricacin Presupuesto de inventario final y costos de bienes terminados Presupuesto de costo de ventas (bienes y servicios vendidos) Presupuesto de gastos administrativos, de ventas y de distribucin (por funciones)

15

Presupuesto de ingresos y gastos financieros Todos estos presupuestos y sub-presupuestos permiten la preparacin final de un estado de ganancias y prdidas proyectado, el mismo que da inicio al presupuesto financiero. El presupuesto de operacin se elabora considerando el corto plazo, es decir, para ser ejecutado en el lapso de un ao: si bien puede prolongarse hasta dos o tres aos, el grado de detalle que en estos programas se maneja dificulta tal proyeccin. Este presupuesto por lo general es fijo (esttico), y permite la comparacin con la situacin real al cabo del periodo que abarque (usualmente un ao), pues en caso de ser flexible, obliga a realizar un cambio en todos los programas. La elaboracin del presupuesto de operacin se adapta a cada tipo de empresa: en el caso de empresas no productivas de bienes (por ejemplo, comercializadoras, empresas de servicio, almacenes, etc.) algunos de estos presupuestos no son relevantes y se limitan slo los necesarios o resumirse en un par de ellos. En este presupuesto, resulta muy importante la

participacin del personal de menor jerarqua, pues son ellos quienes ejecutarn estos programas, y la informacin que ellos manejan resulta ser valiosa para la planeacin. Planeacin integral de ventas o ingresos: Un presupuesto de este tipo muestra las proyecciones de ventas (en unidades fsicas y monetarias), constituyendo generalmente en la base sobre la que se desarrolla la planificacin, integral de las ventas e ingresos de la empresa. El planeamiento de ventas abarca el corto y mediano plazo, en funcin a los planes tcticos y estratgicos; en ese sentido, el presupuesto de ventas detalla los resultados de las acciones tcticas (corto plazo) e incluso esboza los resultados generales de las acciones a mediano plazo.

16

La funcin responsable de establecer este plan es el rea de ventas. Si bien muchos autores coinciden en sealar que ste debe ser el primer presupuesto en elaboracin, se debe empezar por el factor o funcin limitante en el nivel de actividad. Es importante distinguir un plan o presupuesto de ventas de un pronstico: el pronstico es una apreciacin cuantificada de las futuras condiciones que rodean a una situacin, basadas en supuestos; entonces, el pronstico har uso de diversas herramientas para predecir dichas condiciones. Una vez elaborado, el pronstico forma parte del plan de ventas, que aunado a las decisiones de la gerencia, dan forma a este plan integral (el pronstico sirve de base sobre la que se desarrolla el plan). Para elaborar un plan de ventas, los pasos a seguir se pueden resumir en: Establecer polticas de planificacin de ventas, indicar responsabilidades. Preparar uno o ms pronsticos de ventas (escenarios), coherentes con las polticas, los supuestos bsicos y las condiciones de mercado. El pronstico puede elaborarse segn informacin del personal de ventas, estimaciones estadsticas y juicio de la Gerencia. Evaluar otros factores limitantes (capacidad de planta, abastecimientos de materia prima y suministros, disponibilidad de personal, de dinero, y canales de distribucin) Desarrollar planes de ventas a nivel estratgico y tctico, asegurar el compromiso y la participacin constante de la alta gerencia para alcanzar las metas especificadas en el plan integral de ventas. La elaboracin del plan de ventas es muy particular para cada empresa, pues deben ser considerados factores tales como:

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Clases de servicios que se pueden prestar ( en el caso de la empresa objeto de estudio, son el pulido y vitrificado de pisos, limpieza de alfombras, limpieza de vidrios, y todo lo relacionado con limpieza de hoteles, edificios y restaurantes). Relacin de costos volumen utilidad Control de gastos relacionados a las ventas Para evaluar la aplicacin de este plan, se emiten reportes de control de desempeo, donde se analizan las variaciones sobre las que se toman medidas.

18

2.3

HIPOTESIS:

La empresa de limpieza es un ente econmico que tiene como actividad principal la prestacin de servicios de limpieza en las instalaciones de edificios, hoteles y restaurantes; y deben estar legalmente constituidas para poder operar dentro del territorio nacional; la empresa objeto de estudio no cuenta con presupuesto de operacin debido a que no se tiene definida claramente la responsabilidad del personal del departamento financiero; no cuenta con una adecuada coordinacin entre los niveles jerrquicos de la organizacin; las cifras convencionales del momento no son analizadas y no se toman en cuenta los antecedentes y causas de los resultados de operacin.

De tal manera que por las causas antes sealadas se ve en la necesidad de elaborar un presupuesto de operacin, con la finalidad de planear integral y sistemticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar, controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa, coordinar los diferentes centros de costos para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral, y por medio de ste analizar las desviaciones significativas, y aplicar un control adecuado en las variaciones entre lo real y lo presupuestado durante el perodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre del 2004.

En conclusin, las causas desde el punto de vista administrativo por las que actualmente la empresa de servicio de limpieza ubicada en la ciudad capital, presente deficiencias en la elaboracin, ejecucin y anlisis de las variaciones del presupuesto de operacin con respecto a las operaciones reales, se deben a que el personal del departamento financiero no tiene definida su responsabilidad, no cuenta con una adecuada coordinacin entre los niveles jerrquicos que conforman la organizacin, las cifras que

19

integran el estado de resultados no son analizadas y no se toman

en

cuenta los antecedentes y causas de los resultados de operacin de la entidad.

En consecuencia, en las empresas de servicio de limpieza que cuentan con un presupuesto de operacin, que integre todas las reas y actividades de la empresa, coordine los planes para varios departamentos preparados conjuntamente y en armona, y sea elaborado con principios de previsin, planeacin, organizacin, direccin y control de las variaciones entre lo real y lo proyectado, generan informacin financiera razonable y oportuna, para la toma de decisiones y establecer planes de accin hacia el futuro.

20

3. 3.1

OBJETIVOS: GENERALES Dar a conocer la importancia que representa un presupuesto de operacin en una empresa de servicio de limpieza. Proponer soluciones a las deficiencias en la elaboracin, ejecucin y control presupuestario para que la informacin financiera sea eficiente, oportuna y confiable en la empresa objeto de estudio. Determinar las principales causas por las que no se elabora un presupuesto de operacin con tcnicas adecuadas en una empresa de servicio de limpieza.

3.2

ESPECIFICOS Disear y proponer procedimientos adecuados para elaborar un presupuesto operativo, en este tipo de empresa. Promover la aplicacin de procedimientos adecuados, para que la ejecucin del presupuesto operativo sea de forma correcta en la empresa objeto de estudio. Proponer procedimientos para el efectivo control de las desviaciones entre lo real y lo presupuestado. Formular la ejecucin presupuestaria para aprovechar al mximo los recursos, humanos, materiales, fsicos y tecnolgicos de la empresa. Poner en prctica los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera de la Contadura Pblica y Auditoria como lo son la elaboracin de presupuestos de operacin, y el control presupuestal que es el anlisis de la ejecucin presupuestaria. Elaborar un modelo de presupuesto de operacin, en la empresa, en donde se pueda ejemplificar la ejecucin presupuestaria, as como el respectivo control de las variaciones.

21

4.

SUPUESTOS DE LA INVESTIGACIN

Las empresas de servicio de limpieza tienen como actividad principal la limpieza, pulido vitrificado de pisos, lavado y aspirado de alfombras, desmanchado de vidrios, lavado de muebles con tapicera de tela.

Las empresas de servicio de limpieza deben de estar inscritas en el Registro Mercantil y en la Superintendencia de Administracin Tributaria para operar legalmente dentro del territorio guatemalteco.

El departamento financiero es el encargado de elaborar el presupuesto de operacin, verificar la ejecucin presupuestaria y controlar las diferencias entre lo real y lo presupuestado.

Un presupuesto de operacin elaborado con principios de previsin, planeacin, organizacin, direccin y control de las variaciones entre lo real y lo proyectado, generan informacin financiera razonable y oportuna, para la toma de decisiones y establecen planes de accin hacia el futuro.

La ausencia de procedimientos y tcnicas adecuadas en la elaboracin del presupuesto influye en que no sea una buena herramienta de control.

La falta de presupuesto de operacin no permite evaluar el avance de los planes de accin en lo que se refiere a la venta de servicios de limpieza, as como los gastos generados por estudio. la empresa objeto de

Si no se cuenta con presupuesto elaborado con tcnicas apropiadas no es posible establecer controles o parmetros en la ejecucin presupuestaria.

El Presupuesto es importante porque ayuda a minimizar el riesgo en las operaciones de la empresa. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en lmites razonables

22

Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de programas en un determinado perodo de tiempo, y sirven como norma de comparacin una vez que se hayan completado los planes y programas.

Los presupuestos son medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Las lagunas, duplicaciones o desviaciones pueden ser tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relacin con el desenvolvimiento del presupuesto.

Sin un presupuesto no se puede medir, ni controlar los resultados cuantitativos, cualitativos y fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa.

23

5.

BOSQUEJO PRELIMINAR DE TEMAS Y SUBTEMAS INDICE INTRODUCCIN CAPITULO I LA EMPRESA DE SERVICIO DE LIMPIEZA 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 Antecedentes Definicin Formas de Constitucin Legislacin Aplicable Estructura Organizacional Aspectos Financieros y Contables

CAPITULO II EL PRESUPUESTO DE OPERACION 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 Concepto Definicin Origen y evolucin del presupuesto Objetivos del presupuesto Previsin Planeacin y elaboracin de un presupuesto de operacin Organizacin Coordinacin o integracin Direccin

2.10 Control de las variaciones del presupuesto de operacin 2.11 Conocimiento de la empresa 2.12 Exposicin del plan o poltica 2.13 Coordinacin para la ejecucin del presupuesto de operacin 2.14 Fijacin del perodo presupuestal 2.15 Direccin y vigilancia 2.16 Clasificacin de los presupuestos 2.17 El Presupuesto y la planeacin financiera

24

2.18 Planificacin y control de gastos

CAPITULO III EL DEPARTAMENTO FINANCIERO EN UNA EMPRESA DE SERVICIO DE LIMPIEZA 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 Estructura organizativa reas principales en las finanzas La administracin del departamento financiero Funcin administrativa del departamento financiero Punto de vista organizativo Relacin con la economa Relacin de la contabilidad con el presupuesto de operacin Objetivo del departamento financiero

CAPITULO IV CAUSAS DESDE EL PUNTO DE VISTA ADMINISTRATIVO POR LAS QUE EL PRESUPUESTO DE OPERACIN DE UNA EMPRESA DE SERVICIO DE LIMPIEZA PRESENTE DEFICIENCIAS

4.1

DEFICIENCIAS:

4.1.1 Responsabilidad indefinida en el personal del departamento financiero. 4.1.2 No existe una adecuada coordinacin entre los niveles jerrquicos de la organizacin. 4.1.3 Las cifras convencionales del momento no son analizadas y no se toman en cuenta los antecedentes y causas de los resultados de operacin.

25

4.2

EFECTOS EN LOS RESULTADOS DE OPERACIN DE LA EMPRESA

4.2.1 El nivel de capacitacin tcnica del departamento financiero genera que la informacin no sea confiable y oportuna. 4.2.2 Ejecucin presupuestaria sin polticas y planes establecidos produce desviaciones significativas en los estados financieros. 4.2.3 El no analizar las cifras expresadas en el estado de resultados induce a que los gastos y erogaciones se hagan de una manera desmedida.

CAPITULO V CASO PRCTICO ELABORACIN, EJECUCIN Y CONTROL DEL PRESUPUESTO DE OPERACIN EN UNA EMPRESA DE SERVICIO DE LIMPIEZA. 5.1 5.2 5.3 Elaboracin del presupuesto de operacin. Ejecucin del presupuesto de operacin. Control y anlisis de las variaciones, entre lo real y lo presupuestado durante el perodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre del 2004.

CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFA ANEXOS

26

6. 6.1

DETERMINACIN DE LOS METODOS Y LAS TCNICAS A EMPLEAR METODOS Mtodo Cientfico: En esta investigacin se aplicar el mtodo cientfico, en sus tres fases:

Indagadora: A travs de los procesos de recoleccin de informacin directamente de las fuentes primarias ( encuestas ) y secundarias ( libros y textos ).

Demostrativa: La comprobacin de nuestra hiptesis, confrontada con la realidad, por medio del proceso de anlisis de los elementos tericos con los empricos por tcnicas de correlacin a travs de la investigacin documental y de campo.

Expositiva: Utilizando los procesos de conceptualizacin y generalizacin que ser expuesto a travs del informe final. Mtodo Analtico Sinttico: Este mtodo ser til en el proceso de consulta de bibliografa; luego se aplicar la sntesis para documentar el marco terico ms formal, mismo que sirve de base a la hiptesis.

Mtodo Inductivo - Deductivo: Los resultados finales, la comprobacin de la hiptesis, permitir Inferir en que el fenmeno que explica la realidad financiera de una empresa de servicio de limpieza en el mbito guatemalteco puede generalizarse hacia todas las empresas de servicios, cuyos rasgos o caractersticas, les hacen ser comunes.

27

6.2

TECNICAS: Observacin Directa: Ordinaria, participante; se aplicar esta tcnica en la empresa objeto de estudi ubicada en la Ciudad Capital.

Observacin Indirecta: Consultas a expertos en estudios similares o parecidos, a quienes se solicitar conferencias o audiencias vinculadas con el tema.

Fichaje: Esta tcnica ser utilizada para la recoleccin y registro del material bibliogrfico, a travs de fichas de sntesis, resumen, parfrasis, comentarios y crticos.

Entrevista: Se utilizar con el personal ejecutivo y operativo de la empresa objeto de estudio.

Cuestionario: Se realizar cuestionario destinado al personal del departamento financiero de la empresa con el fin de recabar aspectos importantes para nuestro estudio.

28

29

8.

ESTIMACIN DE RECURSOS Para poder realizar este proceso de investigacin cientfica se estima que ser necesario la utilizacin de recursos humanos, fsicos y financieros, de acuerdo con la siguiente informacin:

8.1

Recursos Humanos Investigador o estudiante Interesado Asesor de tesis Supervisor de tesis Personal del departamento financiero de la empresa analizada Impresor de tesis

8.2

Recursos Fsicos y Tecnolgicos Bibliotecas Oficinas Sala de Estudio o Trabajo Equipo de Computacin Impresora Internet Libros y Copias relacionadas con el tema Revistas Papelera y tiles

8.3

Recursos Financieros Impresin de tesis Libros Papelera y tiles Fotocopias Transporte y comunicacin Internet Otros gastos imprevistos Total de gastos Q. Q. Q. Q. Q. Q. Q. Q. 4,000.00 500.00 500.00 300.00 1,500.00 300.00 400.00 7,500.00

30

9.

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