Edicin:

Primera Junio de 2006 207B13003 1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO DE INVESTIGACION Y CAPACITACION AGROPECUARIA, ACUICOLA Y FORESTAL DEL ESTADO DE MEXICO

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PROCEDIMIENTO: 4.48

ELABORACION Y CONTROL DE POLIZAS

OBJETIVO: Mantener el registro de las facturas de los proveedores por los insumos requeridos, mediante la elaboracin y control de plizas. ALCANCE: Aplica a los servidores pblicos de la Direccin de Administracin y Finanzas y del Departamento de Recursos Financieros que tiene a su cargo el control y manejo de los recursos estatales, as como el registro de los ingresos y egresos correspondientes al periodo mensual en el cual se efectan las operaciones. REFERENCIAS: Reglamento Interior del Instituto de Investigacin y Capacitacin Agropecuaria, Acucola y Forestal del Estado de Mxico, 27 de octubre del 2004 (Captulo V de las Direcciones y de la Contralora Interna, artculo 14, incisos II, III y VII). Manual General de Organizacin del Instituto de Investigacin y Capacitacin Agropecuaria, Acucola y Forestal del Estado de Mxico, 31 de enero del 2005 (Inciso VII del Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa, apartado 207B11000 Direccin de Apoyo Tcnico y Divulgacin).

RESPONSABILIDADES: La Direccin de Administracin y Finanzas y el Departamento de Recursos Financieros son los responsables de realizar la elaboracin de plizas de diario donde se efectan registros de comprobacin, plizas de egresos como registro del pago de gastos a investigadores y proveedores. El titular del Departamento de Recursos Financieros deber: Recibir de la caja general del ICAMEX las plizas cheques, entradas de caja, fichas de depsito y comprobaciones. Revisar que dichos comprobantes estn debidamente requisitados. Elaborar pliza de ingresos, de entradas de caja y fichas de depsito. Elaborar pliza de diarios (comprobaciones, facturas, nminas, listas de raya y contra recibos). Enviar al capturista para proceso de informacin. Recibir los estados financieros para su conocimiento y revisin. Firmar de revisin y elaboracin la informacin financiera. Entregar la informacin al Director de Administracin y Finanzas para su autorizacin.

El capturista deber: Recibir las notas y facturas contabilizadas como plizas de diario, egresos e ingresos y proceder a su captura. Emitir listados financieros con la informacin capturada y procesada. Enviar la informacin al titular del Departamento de Recursos Financieros.

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El titular de la Direccin de Administracin y Finanzas deber: Recibir los informes financieros para su revisin y autorizacin. Enviar al titular de la Direccin General para firma de autorizacin. Recibir los estados financieros. Elaborar oficio y entregar la informacin.

El titular de la Direccin General deber: Recibir los estados financieros para firma de autorizacin. Remitir la informacin a la Direccin de Administracin y Finanzas para trmite de envo.

DEFINICIONES: Pliza: Documento contable donde se registran las operaciones en forma de resumen de las notas y facturas de proveedores por partida de gasto. Estados Financieros: Reportes resumen de las plizas que reflejan la situacin contable y presupuestal de una entidad. Plizas de Diario: Documento en el cual se registran los documentos y facturas por da. Plizas de Ingreso: documento por el cual se registran las entradas y salidas de dinero de acuerdo a las entradas de caja y fichas de depsito.

INSUMOS: Facturas y notas de venta. Fichas de depsito bancarias. Entradas de caja.

RESULTADOS: Estado de Posicin Financiera. Estado de Resultados. Balanza de Comprobacin.

INTERACCION CON OTROS PROCEDIMIENTOS: Control de pagos.

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POLITICAS: El Departamento de Recursos Financieros deber llevar un control exacto de los documentos bancarios para emitir informacin veraz y confiable de la situacin financiera del Instituto. El Departamento de Recursos Financieros deber reflejar las cuentas por pagar y por cobrar, as como deudores diversos.

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DESARROLLO: DIAGRAMA

PROCEDIMIENTO:

ELABORACION YCONTROL DE POLIZAS

CAPTURISTA DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

INICIO

VIENE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE PAGOS

1
RECIBE DE LA CAJA GENERAL DE ICAMEX LA SIGUIENTE DOCUMENTACION: POLIZAS DE CHEQUE, ENTRADAS DE CAJA, FICHAS DE DEPOSITO, COMPROBACIONES Y CONTRA RECIBOS, ANALIZA, CONTABILIZA Y ELABORA: POLIZAS DE CHEQUE, POLIZAS DE INGRESOS (ENTRADAS DE CAJAS Y FICHAS DE DEPOSITO), POLIZAS DE DIARIO (COMPROBACIONES, FACTURAS, NOMINAS, LISTAS DE RAYA Y CONTRA RECIBOS). REALIZADO LO ANTERIOR, REGISTRA EN SUS MANUALES AUXILIARES Y ENTREGA LAS POLIZAS AL CAPTURISTA.

2
RECIBE POLIZAS DE CHEQUE, POLIZAS DE INGRESOS Y POLIZAS DE DIARIO, CAPTURA, EMITE LISTADOS Y ENTREGA.

3
RECIBE LOS LISTADOS, REVISA, COTEJA CON LOS MANUALES AUXILIARES Y DETERMINA SI PROCEDE.

SI
PROCEDE?

NO

4
REGRESA LOS CORRECCION. LISTADOS AL CAPTURISTA PARA SU

5
RECIBE LOS LISTADOS, LOS REVISA, SE ENTERA DE LAS OBSERVACIONES, CORRIGE Y LOS REMITE AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS. SE CONECTA A LA OPERACION No. 3.

6
INTEGRA LOS LISTADOS CADA MES Y PROCEDE A ELABORAR LOS ESTADOS FINANCIEROS CORRESPONDIENTES A BALANCE, ESTADO DE RESULTADOS, BALANZA DE COMPROBACION Y MAYOR GENERAL, IMPRIME UN JUEGO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS, LOS REVISA Y ENTREGA A LA DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS.

RECIBE UN JUEGO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS, BALANCE, ESTADO DE RESULTADOS, BALANZA DE COMPROBACION Y MAYOR GENERAL, REVISA Y DETERMINA SI PROCEDE.

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PROCEDIMIENTO:

ELABORACION YCONTROL DE POLIZAS

CAPTURISTA DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

A
SI
PROCEDE?

NO

9
RECIBE LOS ESTADOS FINANCIEROS, REVISA, SE ENTERA, REALIZA CORRECCIONES Y LOS REMITE A LA DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS. SE CONECTA A LA OPERACION No. 7

REGRESA LOS ESTADOS FINANCIEROS CORRECCION AL DEPARTAMENTO DE FINANCIEROS.

PARA SU RECURSOS

7 10

11

SOLICITA SEIS JUEGOS MAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS.

SE ENTERA, INTEGRA SEIS JUEGOS MAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y LOS TURNA A LA DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS.

12
RECIBE SEIS JUEGOS MAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS, INTEGRA EL QUE TIENE, FIRMA DE VISTO BUENO LOS SIETE JUEGOS, PROCEDE A ELABORAR SIETE OFICIOS DE ENVIO DE ORIGINAL Y DOS COPIAS, RECABA FIRMA DE AUTORIZACION DEL DIRECTOR GENERAL EN LOS ESTADOS FINANCIEROS Y EN LOS OFICIOS Y ENTREGA: -ORIGINAL DE OFICIO Y UN JUEGO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS AL DIRECTOR GENERAL DE GASTO PUBLICO. -ORIGINAL DE OFICIO Y UN JUEGO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS AL DIRECTOR GENERAL DE TESORERIA. -ORIGINAL DE OFICIO Y UN JUEGO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS AL CONTADOR GENERAL GUBERNAMENTAL. -ORIGINAL DE OFICIO Y UN JUEGO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS AL DIRECTOR DE CONTABILIDAD DE ORGANISMOS AUXILIARES. -ORIGINAL DE OFICIO Y UN JUEGO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS PARA EL CONTRALOR INTERNO. -PRIMERA COPIA DE LOS OFICIOS PARA EL DIRECTOR DE ADMINISTRACION Y FINANZAS. -Y EN LA SEGUNDA COPIA DE LOS OFICIOS RECABA ACUSES DE RECIBO PARA EL DIRECTOR GENERAL.

FIN

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MEDICION:

NO APLICA

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FORMATOS E INSTRUCTIVOS:
INSTITUTO DE INVESTIGACION Y CAPACITACION AGROPECUARIA, ACUICOLA Y FORESTAL DEL ESTADO DE MEXICO ICAMEX POLIZA DE INGRESOS No. de Pliza: (1) I No. (4) Status de la pliza: C A No. de Contrato: (7) (12)
REN CTA SCTA SSCTA SSSCTA SSSSCTA REF CONCEPTO DEBE HABER

(2) Mes: ____

(3) Fecha de emisin: 00/00/00 (5) Fecha de la pliza: 00/00/00 Capturo: (9) (10) dep2005 (11)

(6)

(8)

ELABORO

REVISO

(13)
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

(14)
DIRECTOR DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

Edicin:

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INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA EL FORMATO: POLIZA DE INGRESOS

OBJETIVO: Registrar contablemente los ingresos en efectivo o en cheque. DISTRIBUCION: Departamento de Recursos Financieros. No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 CAMPO No. MES FECHA DE EMISION STATUS DE LA POLIZA FECHA DE LA POLIZA No. DE CONTRATO RENGLON SUBCUENTAS REFERENCIA CONCEPTO DEBE HABER ELABORO REVISO DESCRIPCION Colocar el nmero consecutivo de la pliza Anotar el Mes de la pliza Colocar la fecha de impresin de la pliza Representar por sistema con una C si esta contabilizada y A si se encuentra afectada Anotar la fecha de captura de la pliza Colocar en nmero de contrato cuando hay obra pblica Marcar el nmero de operaciones que constituyen a la pliza Registrar las cuentas presupuestales y subsecuentes Escribir el No. de pliza y el tipo Describir el concepto del gasto que se relaciona en la pliza Registrar el importe que se carga al gasto Registrar el importe que se abona al gasto Registrar el nombre de y firma de quien elabor la pliza Registrar el nombre de y firma de quien revis la pliza

Edicin:

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INSTITUTO DE INVESTIGACION Y CAPACITACION AGROPECUARIA, ACUICOLA Y FORESTAL DEL ESTADO DE MEXICO ICAMEX POLIZA DE DIARIO (1) I No. (4) Status de la pliza: C A No. de Pliza: No. de Contrato: (7) (11)
REN

(2) Mes: ____

(3) Fecha de emisin: 00/00/00 (5) Fecha de la pliza: 00/00/00 Capturo: (09) (10)
CONCEPTO DEBE HABER

(6)

(8)

dep2005

(12)
CTA SCTA SSCTA SSSCTA SSSSCTA REF

ELABORO

REVISO

(13)
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

(14)
DIRECTOR DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

Edicin:

Primera Junio de 2006 207B13003 10

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INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA EL FORMATO: POLIZA DE DIARIO

OBJETIVO: Registrar contablemente la comprobacin de gastos a comprobar, pagos anticipados, comprobacin de lista de raya y todos los pagos anticipados que se hacen a proveedores. DISTRIBUIDO: Departamento de Recursos Financieros. No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 CAMPO No. MES FECHA DE EMISION STATUS DE LA POLIZA FECHA DE LA POLIZA No. DE CONTRATO RENGLON SUBCUENTAS REFERENCIA CONCEPTO DEBE HABER ELABORO REVISO DESCRIPCION Colocar el nmero consecutivo de la pliza Anotar el mes de la pliza Colocar la fecha de impresin de la pliza Representar por sistema con una C si esta contabilizada y A si se encuentra afectada Anotar la fecha de captura de la pliza Colocar en nmero de contrato cuando hay obra pblica Marcar el nmero de operaciones que constituyen a la pliza Registrar las cuentas presupuestales y subsecuentes Escribir el No. de pliza y el tipo Describir el concepto del gasto que se relaciona en la pliza Registrar el importe que se carga al gasto Registrar el importe que se abona al gasto Registrar el nombre de y firma de quien elabor la pliza Registrar el nombre de y firma de quien revis la pliza

Edicin:

Primera Junio de 2006 207B13003 11

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POLIZA DE EGRESOS

Edicin:

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INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA EL FORMATO: POLIZA DE EGRESOS

No. CAMPO DESCRIPCION

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

DIA MES AO BENEFICIARIO IMPORTE CON NUMERO IMPORTE CON LETRA FIRMAS CONCEPTO FIRMA CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA DEBE HABER ELABORO REVISO AUTORIZO POLIZA No.

Anotar el da de elaboracin Anotar el mes de elaboracin Anotar el ao de elaboracin Escribir el nombre, apellidos paterno y materno del beneficiario o razn social de la empresa Anotar el importe del cheque Anotar la cantidad con letra Colocar firmas mancomunadas Escribir el concepto de elaboracin del cheque Firmar de recibido el cheque Escribir las cuentas de gasto Anotar el nombre de la cuenta Registrar el importe donde se carga el gasto Registrar el importe donde se abona el gasto Anotar las siglas y rubrica de quien elabora el cheque Anotar las siglas y rubrica de quien revisa el cheque Anotar las siglas y rubrica de quien autoriza el cheque Registrar el nmero progresivo que le corresponda a la pliza

ING. PEDRO MIJARES OVIEDO DIRECTOR GENERAL