Tema 1: Introduccin a los Sistemas de Informacin

Diseo y Desarrollo de Sistemas de Informacin Grado en Ingeniera Informtica

Gabriel Navarro (e-mail: gnavarro@ugr.es)

Sistema, automatizado o manual, que engloba a personas, mquinas y/o mtodos organizados para recopilar, procesar, transmitir datos que representan informacin. Infraestructura, organizacin, personal y componentes para la recopilacin, procesamiento, almacenamiento, transmisin, visualizacin, diseminacin y organizacin de informacin.

Sistemas de Informacion

Qu entendemos por informacin?

Es habitual que se confunda este trmino con dato.

Dato
Los datos estn constituidos por los registros de los hechos, acontecimientos transacciones, etc. Los datos son realidades concretas en su estado primario. Son nmeros, letras, smbolos, imgenes y sonidos, que describen objetos, condiciones o situaciones.

Concepto de Informacin

Informacin
La informacin es un conjunto de datos organizados de tal modo que adquieren un valor adicional ms all del propio La informacin, de forma contraria a los datos, implica que los datos estn procesados de tal manera que resulten tiles o significativos para el receptor de los mismos Los datos se pueden considerar la materia prima para obtener informacin

Concepto de Informacin

Ejemplos:
Datos: Piezas de Madera Informacin: Grada, corral, caja o una escalera (con otras materias primas) Datos: 26/06/64, 03/04/08 19:52. Informacin: 26/06/64 simboliza la fecha de nacimiento (26 de junio de 1964), 03/04/08 -19:52 quiere indicar que la cita con el dentista es el prximo 3 de abril a las 19 horas y 52 minutos

Necesitamos un procesamiento para darle valor a los datos, darle un significado o situarlo en un contexto

Concepto de Informacin

Conocimiento
Informacin son datos provistos de mayor utilidad
mediante la aplicacin de conocimiento.

Base de conocimiento
Conjunto de datos, reglas, procedimientos y relaciones que deben tenerse en cuenta para generar valor u obtener el resultado que se busca

Concepto de Informacin

Caractersticas de la Informacin Valiosa

Exacta: La informacin exacta carece de errores Completa: La informacin completa contiene todos los datos importantes. Econmica: Los responsables de la toma de decisiones siempre deben evaluar el valor de la informacin con el costo de producirla. Flexible: La informacin flexible es til para muchos propsitos. Confiable: La informacin confiable depender de algunos factores; por ej.: del mtodo de recoleccin de datos o de la fuente de informacin.

Concepto de Informacin

Caractersticas de la Informacin Valiosa

Simple: Por lo general no se precisa de informacin sofisticada y detallada. Oportuna: La informacin oportuna es la que se recibe justo cuando se le necesita. Verificable: La informacin debe ser verificable. Esto significa la posibilidad de comprobar que es correcta. Accesible: La informacin debe ser de fcil acceso para los usuarios autorizados. Segura: La informacin debe estar protegida contra el acceso por parte de usuarios no autorizados.

Concepto de Informacin

El grado de importancia de las caractersticas puede variar de acuerdo al niveles de gestin de la organizacin en que se necesite
Nivel Estratgico

Investigacin de mercado
(-) Exactitud, completitud, .. (+) Oportunidad, confiable, ..

Nivel Tctico

Nivel Operacional

Datos de Contabilidad
(-) Oportunidad, simple,.. (+) Exactitud, completitud, ..

Concepto de Informacin

La palabra sistema se emplea en muchos mbito distintos: Sistemas elctricos Sistemas monetarios Sistemas de seguridad Sistema solar Sistemas de juego en equipos de ftbol etc

El trmino sistema se emplea para designar un concepto, una herramienta genrica que se puede emplear para explicar o analizar mejor cmo es o qu ocurre en una determinada rea social, econmica, fsica, etc.

Concepto de Sistema

Conjunto de cosas que, relacionadas entre s ordenadamente, contribuyen a un determinado objetivo (Diccionario de la RAE, 2007)
Conjunto de elementos o componentes que interactan entre s para cumplir ciertas metas (Stair y Reynolds, 1999)
Conjunto de elementos dinmicamente relacionados entre s, realizando una actividad para alcanzar un objetivo, operando sobre entradas (informacin, energa o materia) y proveyendo salidas (informacin, energa o materia) procesadas, al medio ambiente en el cual est inserto.

Concepto de Sistema

Componentes bsicos de los sistemas

Elementos. Unidades u objetos que forman el
sistema.

Objetivo

SISTEMA

Entrada

Procesamiento

Salida

Retroalimentacin

Concepto de Sistema

Componentes bsicos de los sistemas

Relaciones entre elementos. Son los lazos que
unen los elementos (u objetos) entre s. Alguna forma de interaccin o interdependencia.
Objetivo

SISTEMA

Entrada

Procesamiento

Salida

Retroalimentacin

Concepto de Sistema

Componentes bsicos de los sistemas

Objetivo. Lo que se pretende conseguir al disear el
sistema

Objetivo

SISTEMA

Entrada

Procesamiento

Salida

Retroalimentacin

Concepto de Sistema

Componentes bsicos de los sistemas

Entorno. Conjunto de objetos exteriores que rodean,
contienen o influyen al sistema.

Objetivo

SISTEMA

Entrada

Procesamiento

Salida

Retroalimentacin

Concepto de Sistema

Componentes bsicos de los sistemas

Lmites. La frontera entre lo que es el sistema y su entorno
No hay lneas claras de separacin. La viabilidad o supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del entorno Objetivo

SISTEMA

Entrada

Procesamiento

Salida

Retroalimentacin

Concepto de Sistema

Componentes bsicos de los sistemas

Entradas. Los elementos que ingresan al sistema
desde el entorno.

Objetivo

SISTEMA

Entrada

Procesamiento

Salida

Retroalimentacin

Concepto de Sistema

Componentes bsicos de los sistemas

Procesamiento. Mecanismo que produce cambios,
convirtiendo los elementos de entrada en elementos de salidas, agregando valor y utilidad a aquellos.
Objetivo

SISTEMA

Entrada

Procesamiento

Salida

Retroalimentacin

Concepto de Sistema

Componentes bsicos de los sistemas

Salidas. Resultados del proceso de transformacin

Objetivo

SISTEMA

Entrada

Procesamiento

Salida

Retroalimentacin

Concepto de Sistema

Componentes bsicos de los sistemas

Retroalimentacin. Funcin del sistema que tiende
a comparar la salida con un criterio o un estndar previamente establecido. La retroalimentacin tiene por objetivo el control del sistema.
Objetivo

SISTEMA

Entrada

Procesamiento

Salida

Retroalimentacin

Concepto de Sistema

Tipos de Sistemas
Simples
Posee pocos componentes, y cuya relacin o interaccin entre ellos es sencilla y directa

Complejos
Posee muchos elementos estrechamente relacionados o interconectados

Abierto
Interacta con su entorno

Cerrado
No interacta con el entorno

Estable
Sufre escasos cambios al paso del tiempo

Dinmico
Sufre rpidos y constantes cambios al paso del tiempo

Adaptable
Es capaz de modificarse en respuesta a cambios en el entorno

No adaptable
Es incapaz de modificarse en respuesta a cambios en el entorno

Concepto de Sistema

Tipos de Sistemas
Permanente
Est diseado para existir durante un perodo relativamente largo

Temporal
Est diseado para existir durante un perodo relativamente corto

Naturales
Creados por la naturaleza

Artificiales
Creados por el hombre

Concretos
Compuestos por mquinas, objetos y cosas del mundo real

Abstractos
Estn compuestos por conceptos, planes, hiptesis e ideas

Determinsticos
Es posible conocer con certeza su comportamiento

Probabilsticos
No es posible esperar una salida determinada, comportamiento asociado a una probabilidad

Concepto de Sistema

Sistema, automatizado o manual, que engloba a personas, mquinas y/o mtodos organizados para recopilar, procesar, transmitir datos que representan informacin. Infraestructura, organizacin, personal y componentes para la recopilacin, procesamiento, almacenamiento, transmisin, visualizacin, diseminacin y organizacin de informacin.

Sistemas de Informacin

Toda empresa necesita una infraestructura para poder desarrollar sus actividades
Controlar y gestionar el empleo de los recursos financieros. Comercializar de manera ptima los productos o servicios. Fabricar productos o crear servicios que vender en el mercado.

Los sistemas de informacin sirven de apoyo en la realizacin de dichas actividades

Sistemas de Informacin

Utilidad de los sistemas de informacin:

Gestin de los recursos de una empresa

Factores que favorecen el desarrollo de SI:

Complejidad de los sistemas actuales (p.ej. competencia). Capacidad de los ordenadores.

Ventajas

Econmicas (ahorro de costes, aumento de productividad). No econmicas (valor percibido).

Sistemas de Informacin

Un nico sistema no proporciona toda la informacin que una empresa necesita

Nivel estratgico Informacin Resumida

Nivel Administrativo Nivel gerencial Nivel Conocimiento Nivel operativo Finanzas Recursos Humanos Servicios de Informacin Produccin Informacin Exacta

Marketing

Sistemas de Informacin

Sistemas a nivel operativo:

SI que supervisan las actividades elementales y las transacciones de la organizacin. Apoyan a los gerentes operativos en el seguimiento de las actividades y transacciones elementales de la organizacin (ventas, ingresos, depsitos diarios, etc.) Ej.: SI para realizar depsitos en un cajero automticos, sistemas de registros de horas trabajadas.

Sistemas de Informacin

Sistemas a nivel de conocimiento:

SI que apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos de una organizacin. El propsito es ayudar a las empresas comerciales a integrar el nuevo conocimiento en los negocios y ayudar a las organizaciones a controlar el flujo de trabajo de oficinas.

Sistemas de Informacin

Sistemas a nivel administrativo

SI que apoyan las actividades de supervisin, control, de toma de decisiones y administrativas de los gerentes de nivel medio. Proporciona informes peridicos ms que informacin instantnea de operaciones. Apoyan a la toma de decisiones no rutinarias, decisiones menos estructuradas. Ej: SI de control de ubicacin en viviendas de empleados.

Sistemas de Informacin

Funciones de un gerente
Funciones de Fayol: Planificar, organizar, apoyar, dirigir y controlar. Papeles de Mintzberg: funciones interpersonales (representacin, liderazgo, enlace), informacin (monitor, diseminador, portavoz) toma de decisiones (emprendedor, controlador de perturbaciones, asignador de recursos, negociador).

Sistemas de Informacin

Sistemas de nivel estratgico:

SI que apoyan a las actividades de planeacin a largo plazo de la direccin general de la empresa. Ayudan a los directores a enfrentar y resolver aspectos estratgicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo.

Sistemas de Informacin

Ejemplo: SI para funciones de ventas

a nivel operativo: SI para registrar cifras de ventas diarias y procesar pedidos. a nivel de conocimiento: SI para el diseo de promociones para los productos de la empresa. a nivel administrativo: SI para el registro de ventas mensuales por territorios, y reporte de aquellos que se exceden o caen por debajo del promedio de ventas. a nivel estratgico: SI para pronosticar tendencias de ventas durante un perodo de cinco aos.

Sistemas de Informacin

TIPOS DE SISTEMAS

Sistemas a nivel estratgico

Pronstico de Plan operativo Propsito de Planificacin Planificacin a 5 aos presupuesto de utilidades de personal Tendencia de para 5 aos ventas a 5 aos

Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS)

Sistemas de informacin gerencial (MIS) Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS)

Sistemas a nivel administrativo

Administracin de ventas Anlisis de la regin de ventas Elaboracin Anlisis de del presupuesto inversin de capital Anlisis de fijacin Programacin de Anlisis de de precios y la produccin costos rentabilidad Control de inventarios Anlisis de reubicacin Anlisis de costo de contratos

Sistemas a nivel de conocimiento Sist. de trabajo del conocimiento (KWS) Sistemas de oficina Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS)
Estaciones de trabajo para ingeniera Estaciones de trabajo para grficos Digitalizacin de documentos Estaciones de trabajo para gerentes Calendarios electrnicos

Procesamiento de textos

Sistemas a nivel operativo

Nmina Seguimiento Control de mquinas Negociacin Compensaciones de pedidos de valores Programacin Cuentas por pagar Capacitacin y desarrollo Procesamiento de la planta Control de mov. AdministracinCuentas por cobrar Registro de empleados de pedidos del efectivo de materiales

Evolucin de los SIE

OLTP
OnLine Transaction Processing Procesamiento de Transacciones En Lnea

OLTP

Es un tipo de proceso especialmente rpido en el que las solicitudes de los usuarios son resueltas de inmediato Mecanismo que permite el procesamiento de varias transacciones a la vez.

Por ejemplo, las bases de datos relacionales

OLTP

OLTP

Empleado en el funcionamiento cotidiano de una empresa: Recopilacin de datos (transacciones). Manipulacin de datos: clasificacin, ordenacin, clculos, resmenes Almacenamiento de datos (base de datos) Preparacin de documentos (informes)

OLTP

Importantes:
garantizan la automatizacin de los procesos y el flujo de la informacin a travs de la misma Ejemplos de sistemas de informacin contable/OLTP:
Gestin de pedidos Control de inventario (stock) Facturacin Contabilidad

OLTP

Bases de datos con OLTP

Datos que constantemente estn cambiando Gran nmero de usuarios que estn ejecutando transacciones simultneamente Requerimientos solicitados al mismo tiempo Se busca concurrencia (dos usuarios no pueden cambiar el mismo dato a la vez) y atomicidad (modificacin = todo o nada)

OLTP

Las empresas necesitan agilidad, flexibilidad y capacidad de adaptarse a nuevos entornos de una manera rpida e incluso espontnea

Como?

Usando tecnologa

ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) Planificacin de Recursos Empresariales

Sistemas de gestin de informacin que automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa

ERP

Objetivos de un ERP
Optimizacin de los procesos empresariales Acceso rpido a la informacin Posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera Tiempos rpidos de respuesta a problemas Manejo eficiente de la informacin que permita una toma de decisiones oportuna Disminucin de los costes de las operaciones

ERP

Gestin en tiempo real de toda la informacin de la empresa Almacenar informacin de todos los procesos, para analizarla posteriormente Aumento de productividad de todos los departamentos Mejor aprovechamiento del tiempo

ERP (Ventajas)

Por ejemplo:
Disminucin de inventario. Disminucin espacio almacenamiento. Reduccin de existencias desechadas. Mejora de calidad. Optimizacin de uso de recursos productivos (mquinas, mano de obra, subcontratacin) Mejora del servicio al cliente.

ERP (Ventajas)

Desventajas
Son sistemas complejos y algunas compaas no saben ajustarse a ellos No es valido para empresas pequeas Su implantacin en la empresa resulta cara Es necesario tener empleados capaces de controlar el sistema ERP Cuando se establece el sistema, realizar cambios resulta muy costos en tiempo y dinero

ERP (Desventajas)

Coste de la compra de un ERP:

Hardware Software Implantacin Interno 14% 17% 46% 23%

ERP

Implantacin
La implantacin se suele hacer por mdulos. Esta tcnica es ms barata que mantener el viejo sistema en funcionamiento hasta que est totalmente implantado el nuevo

ERP

ERP Comerciales (Software propietario)

SAP Oracle E-Business Suite ABW Microsoft Dynamics

http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_ERP_software_packages

ERP

Systemanalyse und Programmentwicklung

(Anlisis de Sistemas y Programacin)

SAP es un SI estndar modular que puede ser parametrizado para cada compaa (el mismo software se adapta a necesidades especficas) Los datos estn disponibles en tiempo real. Se generan pantallas con informacin resumida para facilitar la toma de decisiones

ERP

http://timerime.com/en/timeline/242039/unofficial+History+of+SAP/

ERP

Mdulos de SAP
Las compaas que usan SAP determinan los mdulos que desean utilizar en base a las necesidades del negocio. Los mdulos pueden personalizarse de acuerdo a necesidades especficas de la empresa.

ERP

Mdulos de SAP
Financial Accounting (FI) Financial Supply Chain Management (FSCM) Controlling (CO) Materials Management (MM) Sales and Distribution (SD) Logistics Execution (LE) Production Planning (PP) Quality Management (QM) Plant Maintenance (PM) Project System (PS) Human Resources (HR)

ERP

ERP

Caractersticas de SAP
Indicado para grandes volmenes de datos (grandes compaas). Coste elevado. Desarrollado siguiendo estndares de calidad: Los ingenieros de SAP disean el producto para que los diversos procesos de negocio se realicen siguiendo las mejores prcticas de la industria. En ocasiones el proceso de implantacin no se trata tanto de adaptar SAP a la empresa, sino de adaptar la empresa a SAP.

ERP

Caractersticas de SAP
Los paquetes de SAP incluyen diversas opciones de configuracin para adaptarse a los detalles de operacin de cada empresa. Cuando los requisitos van ms all de retocar algn parmetro, se pueden escribir nuevas funcionalidades usando el lenguaje ABAP (Advanced Business Application Programming).

ERP

Busca informacin sobre:

Oracle E-Business Suite ABW Microsoft Dynamics Realiza una presentacin para cada uno de ellos

ERP

Qu significa CRM?

Customer Relationship Management

en espaol Administracin de la Relacin con los Clientes

CRM

Qu es CRM?
CRM es una forma de pensar la actitud de la empresa hacia los consumidores CRM es un modelo de gestin de toda la organizacin, basada en la orientacin al cliente

Tambin
Sistemas informticos de apoyo a la gestin de las relaciones con los clientes, a la venta y al marketing CRM se refiere al sistema que administra un data con la informacin de la gestin de ventas y de los clientes de la empresa.

CRM

Se administran
Las finanzas El personal El inventario

pero, las relaciones?

CRM

Sin embargo, es muy importante Ejemplo. Supongamos dos tiendas

La primera no se relaciona con sus clientes No sabe que productos prefieren No sabe si el producto vendido les ha satisfecho No interacta socialmente con ellos

CRM

Sin embargo, es muy importante

Ejemplo. Supongamos dos tiendas

La segunda conoce bien a sus clientes Sabe lo que compran Lo que les gusta Conoce datos sobre ellos:
cumpleaos lugar de residencia

CRM

En el segundo caso, el dueo puede

Optimizar los productos en stock Ofrecer nuevos productos con cierta seguridad Saber a quienes invita a muestras gratuitas A quienes dar crdito

Conclusin: Clientes fieles y rentables

CRM

Moraleja Conoce bien a tus clientes y basado en ese conocimiento toma decisiones para obtener ventajas competitivas

CRM

CRM es importante porque tiene el potencial de diferenciar a una organizacin de la competencia

Como se logra?
Conociendo a los clientes y, a partir de ese conocimiento, tomar acciones para mejorar la experiencia del cliente

CRM

Procesos de Negocio
Conocimiento cliente

Ventaja competitiva

Tecnologia

Personas

CRM

Cmo conocer al cliente (qu necesitamos saber)

Datos personales Gustos y preferencias (informacin sicogrfica) Registros de ventas y servicios

Almacenamiento en una base de datos

En un lugar centralizado Toda la estructura tiene acceso Actualizacin posible por toda la organizacin

CRM

Problemas que resuelve

Informacin de clientes descentralizada Dificultad para hacer seguimiento a negocios potenciales Dependencia de los vendedores en la informacin Dificultad de tener una visin nica del cliente Dificultad de tener un registro de los servicios prestados Dificultad de crear un listado de clientes

CRM

Qu se le pide al software
Facilitar administracin de la base de conocimiento de clientes Flexible, para adaptarse al negocio Monitorizar los procesos en tiempo real

CRM

Software propietario
Microsoft Dynamics CRM
http://www.youtube.com/watch?v=RUY9hbn0WBU&feature=relmfu

Oracle/Siebel SAGE CRM Solutions SAP Business One CRM

Buscar software CRM de cdigo libre

CRM