Qu es una base de datos?

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar informacin. En las bases de datos, se puede almacenar informacin sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de clculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta ms complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos mtodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la informacin a una base de datos creada mediante un sistema de administracin de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007.

Loque se puede hacer

Agregar ms datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario. Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicacin de un elemento. Eliminar informacin, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artculo. Organizar y ver los datos de distintas formas. Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrnico, una intranet o Internet.

Que es un campo en acces?

Un campo es el espacio donde vas a meter un dato. Por ejemplo: si quieres hacer una tabla para almacenar datos de clientes. La informacin ms comn que puedes querer es el nombre, direccin, telefono. En este caso telefono es un campo en el cual vas a anotar el telfono del cliente. Hay varios tipos de campos: numricos, de fecha, numricos, por mencionar algunos.

tipos de campos
TEXTO: admite cualquier carcter alfabtico, nmero o signo de puntuacin. MEMO: admite cualquier carcter textual hasta un mximo de 64000 carcteres. Se suele utilizar para escribir comentarios u observaciones.

NUMRICO: admite cualquier carcter numrico susceptible de ser utilizado en clculos matemticos. FECHA/HORA: admite valores de fecha y hora. MONEDA: para valores monetarios. Utiliza el separador de miles y el signo monetario que se tenga configurado en Windows. AUTONUMRICO: es un campo propio del programa, ste aade un nmero nico para cada nuevo registro. SI/NO: es un campo que slo acepta uno de estos dos valores. OBEJTO OLE: es un tipo de campo que va a contener un objeto, que puede ser una imagen, un grfico, una hoja de clculo, etc. HIPERVINCULO: contiene una ruta o direccin URL de Internet. ASISTENTE PARA BUSQUEDAS: se crea un campo que permite seleccionar un valor de otra tabla o crear una lista de valores en el momento

Que es un registro
Lo mismo que un registro en cualquier base de datos. Una coleccin de datos descriptivos de los campos, que se relacionan uno a uno. Por ejemplo, un campo es tu altura, otro tu peso y otro el color de tus ojos. Un registro sera el valor de tu talla, peso y color de ojos. Ahora, si estas asistiendo a una escuela y te tratan de ensear bases de datos con MS Access, huye de ah.

Que es una tabla

Son los objetos principales de bases de datos que se utilizan para guardar datos. Podemos tener ms de una tabla en la base de datos para guardar informacin relacionada. Por ejemplo, en una tabla podemos tener la informacin de clientes, en la otra la informacin del producto y en la tercera podemos enlazar los datos de dos tablas anteriores, por ejemplo los pedidos que hicieron clientes de cada producto. Una relacin es una caracterstica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a travs de un campo en comn. Existen tres tipos de relaciones:

Relacin de uno a uno: En este tipo de relacin, un registro de la tabla 1 slo puede estar enlazado con un nico registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relacin es la que menos se utiliza. Un ejemplo podra ser ste, en el que cada persona tiene un nico DNI: Relacin de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2 y viceversa. En el siguiente ejemplo, en la tabla 1 cada pelcula pueden trabajar varios actores y, en la tabla 2, un mismo actor puede trabajar en varias pelculas:

Qu es un formulario? Para Access, un formulario no es ms que un formato de pantalla que se utiliza para mejorar la imagen de las tablas Ya sabes que cuando trabajas con una tabla, esta aparece en filas y columnas (parecido al formato de una hoja de clculo). El fondo normalmente en color blanco. Las letras normalmente en color negro. Algo montono. Podemos mejorar el aspecto de una tabla cuando la visualizamos en pantalla gracias a los formularios.

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario

Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente estn colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentacin o Diseo para ajustarlo a sus necesidades.

CONSULTAS
Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su funcin ms comn es recuperar datos especficos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Adems, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.

INFORMES
Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta especfica, como "Cunto dinero se ha facturado por cliente este ao?" o "En qu ciudades estn nuestros clientes?" Cada informe se puede disear para presentar la informacin de la mejor manera posible. Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejar los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero tambin se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrnico.