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CORREO ELECTRNICO

PARA QU SRVE

El correo electrnico es el servicio de Internet con ms usuarios de todo el mundo. Con este servicio se pueden crear mensajes para enviarlos a otras personas de la red e incluso otros usuarios, tambin se puede recibir correo y enviar y recibir ficheros junto con los mensajes. Su uso tambin se destina a las intranets, en las cuales no hace falta estar conectado a Internet, ya que en el Host se instala el programa necesario para gestionar las entradas y salidas de los mensajes. En definitiva, es una forma de comunicarse con otra persona o personas de la misma forma que se usan las cartas, pero teniendo en cuenta que es ms rpido y ms fiable, ya que es difcil que el servidor pierda los datos a mandar o a recibir.

Hoy en da para las personas que no dispongan de acceso a Internet y que deseen recibir mensajes a un e-mail, se han creado diferentes formas y aparatos para poder gestionarlos, como Telfonos Mviles y Beepers capaces de leer los mensajes y de mandar estos a un e-mail. CMO FUNCIONA Para el usuario una vez configurado todo la operacin de mandar o recibir mensajes a su correo se realiza de forma transparente, pues solo ha de escribir el mensaje y mandarlo, puesto que el servidor de correo se encarga de mantenerlo en su buzn hasta que es requerido por la persona a la que va dirigida. De todas formas existen diferentes formas de consultar el correo, como comentbamos antes (GSM, Beeper), existen dos que estn interrelacionadas, ya que una sola configuracin puede para administrar el correo desde ellas: -Administracin del correo por WEB -Administracin del correo a travs de un Navegador Antes de describir las dos formas de administrar el correo, veremos como se compone ste, o lo que es lo mismo, como es una direccin de correo. COMO SE COMPONE LA DIRECCIN DE CORREO Los nombres utilizados para las direcciones de correo pueden contener cualquier letra de la A a la Z, maysculas o minsculas, guiones (-), puntos(.), y el carcter subrayado(_). No se pueden ser vlida

utilizar vocales acentuadas y en general caracteres especiales del castellano: , , , etc. Las claves para acceder al correo vienen formadas de la misma forma que el nombre, pero con diferencia del nmero de caracteres, que deben ser como mnimo seis. Aparte del nombre del correo o e-mail , se encuentra tambin el nombre del servidor de correo, ya sea gratuito o de pago. El acabado final de la direccin de correo es por ejemplo: Fingers@email.es <nombre>@<servidor>.<dominio> Si por cualquier cosa el nombre en ese servidor estuviera repetido deberamos usar otro diferente. ADMINISTRACIN DEL CORREO POR WEB Este es uno de los servicios que ofrecen las compaas que ofrecen correo gratuito, aunque tambin se encuentra en las de pago para que se pueda administrar el correo tanto desde WEB como desde el Navegador. Lo primero que se debe hacer para configurar un e-mail gratuito es acceder a Internet, desde all se buscar la direccin de una de stas empresas de correo gratuito o freemail, una vez all se proceder al REGISTRO, en el cual se deben insertar tanto el login (nombre de la direccin de correo), como el password (Clave para acceder al correo), ya que el nombre del servidor y el dominio son insertados por el servidor. Una vez cumplimentado lo anterior y hacer un pequeo test de gustos o personalidad, ya se est preparado para mandar y recibir correo. Para mandar y consultar correo se debe de entrar en la WEB e insertar el login y la clave y seleccionar la opcin de mandar correo, incluyendo si se desea algn archivo.

ADMINISTRACIN DEL CORREO POR UN NAVEGADOR El correo se puede tambin consultar a travs de un programa, ya sea el Navegador de Internet, como otro cualquiera destinado a lo mismo. Los ms usuales son Netscape Navigator y Microsoft Internet Explorer.

Para configurar stos programas se han de insertar una serie de parmetros:

Servidor de correo saliente SMTP

Deber introducir la direccin del Servidor SMTP

Servidor de correo Entrante POP3

Deber indicar la direccin del Servidor POP3

Nombre de usuario POP3 Servidor de noticias NNTP

Deber introducir la cuenta POP3 Deber introducir el servidor de noticias

Nombre

Deber

introducir

su

nombre

completo para el encabezado de cada uno de los mensajes

Direccin de correo electrnico

Deber introducir la direccin de correo configurada en el servidor

Contrasea o Password

Deber introducir la clave para acceder al correo

Direccin de respuesta

Esta ser su direccin de correo

PROTECCIN ELECTRNICO

DE

LOS

MENSAJES

ENVIADOS

POR

CORREO

Existen varios programas para que nadie sea capaz de interceptar sus mensajes de correo, los cuales encriptan el contenido del mensaje. Entre ellos existe el PGP for Personal Privacy, el cual usa un esquema de codificacin basado en clave pblica/clave privada. Para enviar a un usuario de PSP un mensaje privado es necesario que tenga la clave pblica del destinatario, ya que de otro modo no podr cifrar el mensaje.

CONDICIONES DE USO DE CORREO ELECTRNICO

1.

OBJETIVO: El propsito de este documento es ofrecer una gua y

unos requerimientos mnimos que se deben satisfacer para el uso del correo electrnico; y definir los niveles de servicio de los usuarios del correo electrnico con el fin de mejorar la calidad del servicio ofrecido.

Es importante anotar que el uso inapropiado de los recursos tecnolgicos expone a la Universidad a riesgos innecesarios como ataque de virus, compromiso de las redes y sistemas, problemas de ndole jurdico nacionales, regionales e internacionales. Estas condiciones y lineamientos permiten asegurar que el correo electrnico sea utilizado para apoyar las actividades de la Universidad; dar la importancia que amerita el contenido de los mensajes pues tiene implicaciones legales; para el archivo general de la Universidad, minimizar fallas presentadas por el uso inadecuado del servicio; y proporcionar a los usuarios y a los administradores del servicio una gua que describa sus responsabilidades relacionadas con la confidencialidad, la privacidad y el uso aceptable de los servicios de correo electrnico. 2. ALCANCE: Estas condiciones de uso estn dirigidas a los

docentes, administrativos, estudiantes, contratistas, consultores, personal tcnico y dems miembros de la comunidad universitaria, incluyendo el personal vinculado con firmas que prestan servicios a la Universidad, que utilicen el servicio de correo electrnico o que estn involucrados con su administracin; al igual que a las dependencias de sedes y nacional a las organizaciones y eventos que hacen parte de la misin de la Universidad Nacional de Colombia.

3. a.

LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE CORREO ELECTRNICO Asignacin y desactivacin de cuentas de correo electrnico

Como principio fundamental, todas las personas pertenecientes a la comunidad tienen derecho a una cuenta de correo electrnico. Este principio tambin aplica a las dependencias, proyectos y eventos oficiales de la Universidad.

Se podr asignar ms de una cuenta de correo a un usuario cuando ste tenga carcter institucional, es decir, aquella que se destina para un evento (Seminario, Curso, etc.), que tiene una duracin definida, o para aquella Oficina que no est inscrita en el Organigrama de la Universidad Nacional. b. La cuenta de correo electrnico y su uso

El dominio de correo electrnico es por ejemplo.edu.pe, .com.pe La cuenta de correo electrnico es intransferible. Por esto se deben tener claves seguras y no se puede compartir la cuenta con otro usuario. El buen uso del servicio esta bajo total responsabilidad del propietario de la cuenta. Los mensajes enviados a listas de correo o grupos de discusin por los miembros de la comunidad y que utilicen las direcciones de correo deben contener un prrafo donde diga "las opiniones expresadas en este mensaje son estrictamente personales Los mensajes de correo procuren tiener ms de tres meses en el buzn de un usuario sern eliminados para evitar problemas en el uso de espacio fsico en el servidor. La consulta de estos mensajes se har siguiendo el procedimiento para bsqueda de cuentas de correo inactivas. El usuario del servicio tiene derecho a tener sus listas de correo en el servidor, y para esto no tiene ningn lmite.

Es responsabilidad de cada usuario tener copias de respaldo (BackUp's) de los mensajes de sus carpetas de correo y de su agenda de direcciones electrnicas. El usuario puede crear agenda personal con sus correspondientes contactos desde el Webmail. Se recomienda hacer uso de esta herramienta con los contactos principales. Se puede acceder al servicio de correo a travs de cualquier producto disponible en el mercado como cliente de correo (Outlook, Mozilla, Netscape, Evolution, etc.). Para mayor informacin de cmo acceder al servicio, configurar sus clientes de correo, y acceder al Manual del Servicio, por favor acceda a la pgina web de la Direccin Nacional de Informtica y Comunicaciones - DNIC. Es responsabilidad del usuario la seleccin del cliente de correo y la configuracin de ste. En caso de requerir ayuda en la configuracin, el usuario puede hacer una llamada a la extensin 81000 de la Mesa de Servicios de la Universidad Nacional.

El usuario puede enviar mensajes de correo electrnico a un mximo de 50 casillas o destinatarios. c. Administracin del Servicio de Correo Electrnico.

La violacin de la seguridad de los sistemas y/o de la red puede incurrir en responsabilidades civiles Y/O criminales. Ejecutar regularmente un antivirus en los buzones (la periodicidad y la cantidad de casillas se definir como un mnimo, porque cuando se tienen ataques de virus esto se intensifica).

4.

CONDICIONES DE USO DEL CORREO ELECTRNICO Utilizacin de la cuenta de correo con fines acadmicos y/o de Respetar las cuentas de otros usuarios. No mandar ni contestar cadenas de correo o cualquier otro No usar su cuenta para fines comerciales. No se debe transmitir virus o programas de uso mal

investigacin.

esquema de "pirmide" de mensajes.

intencionado. Los usuarios no deben leer correo ajeno ni generar o enviar correos electrnicos a nombre de otra persona sin autorizacin o suplantndola. Se prohben las violaciones de los derechos de cualquier persona o institucin protegidos por derechos de autor, patentes o cualquier otra forma de propiedad intelectual. Entre otras actividades, se incluye la distribucin o instalacin de software sin la licencia de uso adecuada adquirida por la Universidad Nacional de Colombia (software "pirata"). Se niega la copia no autorizada de material protegido por limitado a, derechos de autor que incluye, pero no est origen (revistas, libros, pginas Web, etctera), digitalizacin y distribucin de msica, audio o video, distribucin e instalacin de software de los cuales ni la Universidad ni el usuario tienen la licencia debida. No introducir software malicioso en la red o en los servidores No revelar la clave cdigo de su cuenta, o permitir su uso a (virus, worms, rfagas de correo electrnico no solicitado, etctera). terceros para actividades ajenas a la misin de la Universidad.

digitalizacin y distribucin de imgenes o fotografas de cualquier

Se prohbe el uso del sistema con el fin de realizar algn tipo de

acoso, difamacin, calumnia, con intencin de intimidar, insultar o cualquier otra forma de actividad hostil. No hacer ofrecimientos fraudulentos de productos o servicios cuyo origen sean los recursos o servicios propios

No realizar actividades que contravengan la seguridad de los

sistemas o que generen interrupciones de la red o de los servicios. Entre las acciones que contravienen la seguridad de la red se encuentran (aunque no estn limitadas por stas) acceder a datos cuyo destinatario no sea el usuario ingresar a una cuenta de un servidor o de una aplicacin para la cual no est autorizado, excepto si sus funciones le obligan a hacer esto. Para propsitos de estos lineamientos la palabra "interrupcin" incluye, pero no est limitada a, capturar trfico de la red, inundar depings la red, realizar spoofing de paquetes, ataques de negacin de servicios (DDoS) o objetivo de aprovechar alguna vulnerabilidad de los sistemas. Uso de comandos o programas o el envo de mensajes de cualquier tipo con el propsito de interferir o deshabilitar una sesin de usuario a travs de cualquier medio, local o remoto (Internet o Intranet). Enviar mensajes de correo no solicitados, incluyendo junk mail (material publicitario enviado por correo) o cualquier otro tipo de anuncio comercial a personas que nunca han solicitado ese tipo de material (email spam, mensajes electrnicos masivos, no solicitados y no autorizados en el correo electrnico). Cualquier forma de acoso a travs de correo electrnico, telfono o mensajes a localizadores personales (beepers) sin importar el idioma, la periodicidad o tamao del mensaje. Colocar mensajes de correo iguales o similares no relacionados con las actividades de la Universidad a un gran nmero de grupos de falsificar informacin de enrutamiento y de configuracin de los equipos con el

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noticias

(newsgroup

spam,

mensajes

electrnicos

masivos,

no

solicitados y no autorizados en grupos de noticias). Segn la gravedad del evento de abuso de correo, los usuarios estn obligados a reportarlo al Administrador del Servicio de Correo Electrnico, al Oficial de Seguridad de la Direccin Nacional de Informtica y Comunicaciones o a una Entidad de Control del Estado, para evitar que esto vuelva a suceder al mismo a otros usuarios. Si el usuario crea listas de correo es importante utilizar el esquema de cuenta electrnica escondida, para evitar el uso de la lista para enviar correo basura. Los usuarios estn obligados a reportar abuso de Correo Electrnico a la extensin 81000 de la Mesa de servicios de la Universidad Nacional, para evitar y filtrar este tipo de situaciones. Ningn usuario, a excepcin del PostMaster y del WebMaster, est autorizado para enviar correo electrnico de manera masiva a toda la comunidad universitaria, y mucho menos a nombre de la En caso de ser requerido, el interesado debe solicitar autorizacin ante la Secretara General de la Universidad Nacional. El usuario se debe abstener en lo posible de escribir o responder mensajes de correo con letras Maysculas, ya que su uso en el servicio significa llamados de atencin. los mensajes de correo no deben ser enviados con archivos El usuario debe evitar subscribirse a listas de pornografa o Esta prohibido enviar correos electrnicos desde direcciones no anexos a listas de correo como destinatarios. listas comerciales que generan correo electrnico no deseado. asignadas por la Universidad Nacional y en general es ilegal manipular las cabeceras del mensaje de correo No es correcto enviar correo electrnico a personas que no

deseen recibirlo. Si le solicitan detener sta prctica, se deber actuar de inmediato. Si la Universidad Nacional recibe quejas,

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denuncias o reclamaciones por estas prcticas, se tomarn las medidas adecuadas.

USOS PRCTICOS DEL CORREO ELECTRNICO EN LA CASA. Recibir ofertas en tu correo electrnico. Podras inscribir tu correo electrnico con los proveedores de los cuales estuvieras interesado en recibir ofertas, as tendras la posibilidad de ahorrar sin moverte de tu casa a buscar los mejores precios. Cotizar con una sola solicitud. Si tuvieras que cotizar por ejemplo: partes para el motor de tu automvil y tuvieras todas las especifcaciones, podras enviar el listado de las autopartes a todas las refaccionarias que tuvieran correo electrnico con un solo mensaje y una sola llamada telefnica. Puedes enviar un mensaje o fotografas digitalizadas a algn pariente o amigo con mayor rpidez de lo que le llegara un telegrama. Puedes enviar tu curriculum a varias empresas que tengan correo electrnico en un mismo mensaje. Puedes recibir o dictar un curso a travs de correo electrnico. Puedes recibir asesora sobre tu tesis o investigacin de algn investigador reconocido de cualquier parte del mundo. Puedes crear tu propio medio de informacin, peridico, revista, galera de imagenes, msica, etc. por medio de correo electrnico. Por ejemplo: peridico escolar, imagenes de tu pas. Con el uso de foros de discusin o grupos de trabajo (estas dos herramientas sern tratados mas ampliamente en prxima ocasin) puedes crear una comunidad con la cual te reunas a platicar, debatir y aprender sobre un tema determinado. Por ejemplo un foro de psiclogos, profesores, ingenieros, mujeres, etc. Podras recibir las calificaciones de tus materias en tu buzn de correo electrnico.

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Puedes formular quejas o mostrar tu opinin respecto a algun tema importante. Algunos usos prcticos del correo electrnico en las empresas o instituciones Dentro de las empresas es donde se han encontrado los mas grandes beneficios, sin embargo en algunas localidades estos aun no han sido apreciados. Puedes informar a tus clientes de tus promociones y ofertas peridicamente aun con fotografas de los productos ofertados y con una mas amplia descripcin de los mismos, sin gastar en correo convencional aprovechando el uso de listas de distribucin o grupos de trabajo, con el envo de un solo mensaje. Enviar cotizaciones de precios ahorrando en uso de papel y sin tener que esperar a que la persona a quien va dirigido te atienda o que un fax este disponible. En el caso de contar con varias sucursales ya sea en la misma ciudad o en diferente ciudad o pas, mantener tus inventarios relativamente actualizados, esto conjugado con algn programa de inventarios que permita leer la informacin desde el correo electrnico podra ser automatico. Con la conjugacin con programas de uso comn por ejemplo Excel de Microsoft se podra enviar un archivo (hoja de calculo) de ventas de cada sucursal y generar una consolidacin diaria de ventas y gastos. Ahorro considerable en el uso de medios convencionales para comunicacin entre ciudades o inclusive paises ya que con una sola llamada (o conexin a internet) se puede solicitar o distribuir informacin. Ser informado con oportunidad por tus proveedores sobre actualizaciones de precios, ofertas y existencias de sus inventarios. Contar con varias cuentas de correo o Alias (apuntadores a una o varias cuentas de correo) para la mejor atencin de sus clientes, por

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ejemplo: ventas@suempresa.com, atencionclientes@suempresa.com, quejas@suempresa.com Dentro del uso interno de la empresa enviar memorandums o avisos a sus trabajadores sin importar el lugar en que se encuentren. En el caso de consultores o prestadores de servicios se podra brindar consultora a cualquier parte del mundo a travs de correo electrnico. En el caso de diseo grfico o programas de cmputo, se pude enviar muestraros o demos de diseos o programas en venta. cabe mencionar que no he inventado nada nuevo todo lo que menciono ya existe o est siendo utilizado por alguien en Internet, tambin es cierto que no se encuentran enumerados todos los usos, simplemente pongo a tu alcance esta recopilacin que me parece importante para que obtengas el mximo provecho de esta novedosa herramienta. RECOMENDACIONES A muchos nos es cada vez ms difcil mantener al da nuestros buzones de correo. Peor an es que si no cambiamos nuestros hbitos de uso puede pasar de ser una herramienta til a convertirse en un verdadero dolor de cabeza. 1. Escribe correos cortos Si una llamada de 5 minutos puede resolver un asunto, invertir una hora en redactar el correo tratndolo es una prdida de tiempo. 2. Evita usar confirmaciones de apertura Si el asunto es importante es mejor tratarlo de frente. El correo es una herramienta y no sustituye a las personas. 3. Cuestiona siempre si el correo es la mejor va.

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Piensa tres veces antes de tratar un tema por correo. Evala si no es mejor tratarlo por telfono, por mensajero instantneo o en una reunin informal cara a cara, antes de ponerte a escribir. 4. Mantn los archivos adjuntos bajo 2.3 MB. Slo adjunta los archivos cuando es estrictamente necesario, especialmente cuando es un correo dirigido a varias personas. Existen mtodos alternos para compartirlos. 5. Slo copia a los involucrados. A veces es ms sencillo resolver un asunto entre dos personas sin involucrar a terceros. Copia a otros cuando as se te haya solicitado o cuando se trata de una minuta despus una reunin. En vez de usar copia oculta, renva el correo a quien te interesa que est enterado haciendo referencia explcita a que es slo para sus ojos (FYEO For your eyes only). 6. Archiva los correos con ms de 6 meses de antigedad. Una buena prctica es crear carpetas para cada ao y archivar all los correos antiguos. 7. Procura no usar tu correo de la empresa para asuntos personales. Es mejor que uses gmail, hotmail o Yahoo para esos correos. 8. Resiste la tentacin de poner reply to all cuando no es necesario. Si la respuesta atae solamente al remitente respndele slo a l. No es necesario copiar a todos con cada OK. 9. Evita caer en un ping-pong de correos. Cuando van y regresan respuestas sobre el mismo asunto, uno se pregunta si no hay una mejor va. Ten en cuenta la recomendacin 3 y busca otro medio para resolverlo.

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10. Ten cuidado al comentar en el cuerpo del mensaje del remitente. Si bien puede ser muy til para responder a un correo de bullets. Cuando ms de una persona comentan en el cuerpo del mensaje original puede volverse muy confuso. Si vas a trabajar sobre un documento en forma participativa usen otros mtodos, desde un wiki, hasta un doc en word con control de cambios.

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INDICE 1.- Qu es y para qu srve 2.- Cmo funciona 3.- Desarrollo del trabajo 4.- Bibligrafa: www.Infomail.tsai.es pgina 3 pgina 4 pgina 7

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