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3: La estructura y contenido de un plan de trabajo

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. Este capítulo describe lo que usted debe incluir en su plan de trabajo y cómo elaborarlo. Consta de las partes siguientes: • Resumen o sumario ejecutivo • Introducción y antecedentes (problemas) • Metas y objetivos (resultados) • Recursos e impedimentos (aportaciones) • Estrategia y acciones (de las aportaciones a los resultados) Apéndices (presupuesto, calendario y otros)
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3.1: Resumen o sumario ejecutivo: Redacte esta parte en último lugar, y asegúrese de que es un sumario, no una introducción. El tamaño máximo es de dos párrafos que ocupen media página. (Ver las orientaciones sobre propuestas o redacción de informes). . 3.2: Introducción y antecedentes: En un plan de trabajo breve, la introducción y los antecedentes se pueden combinar en un sólo capítulo corto. En un plan de trabajo más extenso, será mejor (y es más probable que las lean) si se separan en dos capítulos.
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La introducción debe presentar el plan de trabajo. Esto suena obvio cuando se escribe así, pero muchos planificadores y gerentes se dejan llevar por introducciones largas, históricas y analíticas que desaniman o aburren a los lectores antes de que lleguen a la parte de planificación real del plan de trabajo. No repita ni copie mucho texto de la propuesta, limite su introducción sólo al material relevante al periodo que abarca el plan de trabajo. . Los antecedentes comienzan por una exposición lógica que lleva a la selección de los objetivos (resultados) que se pretenden conseguir durante el periodo correspondiente al plan. Esta sección incluye los problemas y cuestiones relevantes que se deben considerar durante dicho periodo. Las circunstancias no tienen que ser un largo análisis o reseña histórica, mencione sólo los temas que justifican la elección de objetivos en el periodo en cuestión.
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los antecedentes deben contar con: información recogida durante los seis meses previos o del informe trimestral, especialmente las recomendaciones cualquier cambio relevante en las condiciones del entorno que haya afectado al proyecto, o pueda hacerlo cualquier efecto o resultado importante de las actividades del proyecto que exija cambios en el diseño de este proyecto párrafos relevantes de los documentos adecuados, como la política o los documentos del programa y

cualquier otra referencia que justifique su elección de objetivos y resultados para el periodo planificado .
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El documento del proyecto (o cualquier otro documento que se utilice para justificar los objetivos definidos en su plan de trabajo) pueden ser largos y abarcar muchos objetivos y resultados distintos. No es necesario referirse a todos ellos durante el periodo cubierto por su plan de trabajo. La sección de antecedentes de su plan de trabajo tiene que incluir explicaciones lógicas de por qué ha elegido algunos de ellos y de por qué no ha incluido los otros. . No debe copiar o repetir la información sobre los antecedentes que aparece en el documento central (documento del proyecto o del programa, propuesta o acta política) : esta información era útil para justificar el proyecto o programa en general, pero no para el segmento específico de tiempo de su plan de trabajo. En la sección de antecedentes, sólo debe incluir la información o

. . Ver SMART. suministros. Son el eje del plan de trabajo. Se deben escribir aquí. . los objetos inventariados que se puedan utilizar. Los objetivos tienen que seleccionarse entre los objetivos del documento del proyecto (o un equivalente adecuado. Juntas. capital.. . . vender o negociar. 3. concreta o verificable. 3. deben especificarse en esta sección. No insista en los recursos financieros..3: Metas y objetivos: En otros documentos orientativos de este sitio (1) se ha señalado que metas. Por contra. Los objetivos se derivan de las metas y se generan a partir de ellas. Una meta es amplia y general. siendo soluciones a los problemas mencionados en la sección de antecedentes. las secciones de estrategia y acciones pueden conformar un sólo capítulo o dos. Los objetivos elegidos para el plan de trabajo (o resultados. especificando la fecha prevista para su consecución dentro del periodo que abarca el plan de trabajo. tal y como se justifica en la sección de antecedentes (identificación de problemas) ya descrita. equipamientos. asesores.4: Recursos y obstáculos: Al igual que en la introducción y los antecedentes. finita. porque éste es más específico. Nota (1): Consulte nuestro documento «Orientaciones para el diseño de proyectos». dependiendo de la longitud total del plan de trabajo. como ya se ha mencionado) . Aquí puede incluir recursos que no sean necesariamente dinero en efectivo: refiérase al personal y otros trabajadores (por ejemplo. en el que se explican con más detalle las similitudes y diferencias entre metas y objetivos. Incluya también una corta descripción de cómo planea superarlos. .5: Estrategia y acciones: Igual que las otras secciones dobles anteriores. . y luego utilizarse para generar los objetivos específicos.referencias específicamente vinculadas a los resultados y objetivos que desea lograr en el periodo que abarca el plan de trabajo. en lugar de ello. La sección de obstáculos debe prever cualquier restricción o impedimento que pueda dificultar la consecución de los objetivos. explican cómo se pretende convertir . . socios (organizaciones y personas). remita al lector al apéndice que trata del presupuesto. . Proporcionan la justificación de las acciones a emprender y los costes de las mismas. tierra. Una meta nunca puede conseguirse. . tiene una fecha de conclusión y se puede verificar. La sección de recursos debe indicar qué aportaciones (potenciales) se han identificado para contribuir a la consecución de los objetivos determinados y seleccionados. Mientras que los antecedentes explican la elección de los problemas a resolver. . 3. y cualquier cosa susceptible de ser movilizada y utilizada en la consecución de los objetivos identificados. Elija sólo los objetivos que son relevantes para el periodo de tiempo que ocupa el plan de trabajo. es finito. . los recursos y obstáculos pueden constituir un capítulo o dos. o verificar que se ha conseguido porque no es específica. Las metas de su plan de trabajo. la resolución del problema que se ha identificado. o deben derivarse de los nuevos problemas que hayan surgido y se hayan identificado en el anterior informe de progreso. . No es necesario que incluya todos los objetivos expuestos en el documento del proyecto. Indican a dónde quiere llegar al final del periodo abarcado por este plan de trabajo. si son más específicos que los objetivos de los que derivan) son los elementos centrales de este plan. finitos y verificables. los voluntarios). y los objetivos son productos de las metas más precisos. descritos en la sección de antecedentes de su plan de trabajo. Los objetivos se derivan de cada meta. objetivos y resultados son conceptos diferentes pero relacionados. El plan de trabajo tiene que seguir una progresión lógica desde la introducción y los antecedentes hasta las metas y los objetivos. . las metas definen las soluciones a estos problemas. una meta puede señalar un objetivo. .

Esto es un periodo flexible y razonable. es complementar este texto. se escoge una y se dan las razones para esta elección. Muestre claramente que la acción se deriva de la estrategia.1 y el 3. La sección de estrategia de su plan de trabajo debe indicar cómo se proyecta transformar sus recursos y superar los obstáculos. ni la conexión de cada capítulo de los arriba descritos con el siguiente. y debe quedar claro cómo la acción descrita contribuirá a conseguir su objetivo correspondiente. un objetivo puede concluirse dentro de una semana concreta. no el el texto principal de este plan. Los presupuestos y calendarios están entre estos detalles. Si hay algún otro detalle. En consecuencia. los apéndices proporcionan los detalles necesarios. donde no desviarán o entorpecerán la argumentación. Cada uno de los puntos del presupuesto debe estar relacionado con uno o más objetivos (resultados). es decir. . El propósito de los apéndices. Algunos de los elementos del presupuesto (como transporte. pero se ponen al final del plan de trabajo donde no entorpecen la lectura ni la continuidad de la argumentación general. sino una lista de detalles que apoya este argumento. las acciones corresponden más a las aportaciones que a los resultados. metas). . De forma estricta. En resumen. no es parte del argumento del plan de trabajo. Puede constituir un primer apéndice. como listas. 3. No se puede incluir ningún elemento del presupuesto que no esté relacionado con alguna parte del texto del plan de trabajo. . No hay que adjuntar apéndices que el texto no mencione. Por ejemplo. . y que se conceda a cada uno una cantidad de tiempo razonable. correo. Algunos coordinadores creen que deben planificar cada día del periodo. correo electrónico) se tienen que dividir arbitrariamente entre los diferentes resultados. . incluyendo presupuesto y calendario: El texto de su plan de trabajo abarca los capítulos descritos en los puntos entre el 3. . Las acciones pertenecen en principio a la estrategia porque son las actividades que convierten aportaciones en resultados. dentro del texto. y dejar fuera las alternativas mencionadas. . fotocopias. lo que explica cómo las aportaciones se convierten en resultados. los recursos se encuentran entre las aportaciones (las inversiones) al proyecto. . Aunque es importante. que se mencionen en el texto (el cuerpo del plan de trabajo). teléfono. . . proporcionar los detalles que apoyan el argumento que se expone. . Mientras que las metas y objetivos están entre los productos (los resultados) del proyecto. Lo que se recomienda aquí es que se listen en orden las fechas de conclusión de cada uno de los objetivos (o resultados) deseados.5. utilizando esas aportaciones concretas (recursos) para lograr los objetivos o conseguir los resultados especificados en el capítulo anterior. . Donde sea necesario.. puesto que son necesarios para todos ellos. El presupuesto del plan de trabajo debe colocarse en un apéndice. Cada acción indicada en esta sección debe estar relacionada con alguno de los resultados (objetivos. se pueden incluir también como apéndices. ahora.6: Apéndices. Su plan de trabajo puede ser corto. El calendario del plan de trabajo es opcional. Decida si le conviene incluirlas o no. . En un plan de trabajo ideal. . . las fechas para emprender las acciones son opcionales. . se señalan varias estrategias alternativas. Esto es opcional. debe referirse al apéndice correspondiente.las aportaciones en resultados. . .