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Dirección de Proyectos

Caso: Buscando una nueva casa
Cuando el jefe de departamento de la oficina gubernamental decidió buscar un nuevo lugar que ofreciera mejores condiciones al público y al personal, asomaron una serie de problemas. Un estudio le mostraría que lo más aconsejable era tomarse su tiempo y planificar el traslado. Los funcionarios del departamento de Registro Civil del Ministerio de Justicia de una populosa comuna de Santiago esperaban con ansias el traslado a las nuevas dependencias. Las antiguas oficinas habían quedado pequeñas y las nuevas instalaciones prometían solucionar una serie de problemas con que los empleados y el público debían lidiar a diario. Todo parecía indicar que el hacinamiento, las malas condiciones de luz y de calefacción, y otras dificultades que afectaban el desempeño, serían cosa del pasado para este grupo de trabajadores, que comentaban ilusionados sobre las flamantes oficinas. Sin embargo, la realidad fue otra cuando se puso en marcha el proyecto debido a serios errores en su planificación. Todo comenzó cuando José Rojas, el jefe del departamento, hizo el requerimiento para el traslado a sus superiores. Tal como estipulaba el reglamento, se efectuó la petición de los recursos al Ministerio vía documentación oficial, pero pasaron varias semanas y la solicitud se fue entrampando debido a numerosos asuntos que eran prioritarios. Además, había que considerar una serie de requerimientos burocráticos que fueron postergando la respuesta.

Adelantándose
Cuando pasaron varias semanas, Rojas decidió buscar la solución por sus propios medios. Luego de analizar el tema con el encargado de Finanzas de su repartición, le encargó a uno de sus subalternos que buscase una casa en arriendo donde trasladarse. Pensaba que todo sería más fluido si presentaban una nueva petición al Ministerio, esta vez con el inmueble a utilizar ya definido. Tras una breve búsqueda, el funcionario a quien se le había asignado para la labor dio con la casa que podría ser usada. Rojas visitó el lugar y, según le indicaba su experiencia, le pareció adecuado. Hablaron con los corredores encargados y tras llegar a un acuerdo en el monto del arriendo, el cual se ajustaba al presupuesto que se manejaba, decidieron dar el siguiente paso. El jefe redactó la nueva petición al Ministerio. Adjuntó el que sería el contrato y una descripción del inmueble.

Módulo 6 - Caso Ignacio Orrego -1-

Tras estudiar una serie de factores. asunto que no estaba considerado inicialmente. Así. le dijo. El jefe estuvo de acuerdo y lo contrató como director de proyecto.Dirección de Proyectos Para apurar la decisión. La primera labor de Pereira fue analizar si era conveniente arrendar una nueva oficina o si era más aconsejable la compra de un inmueble. Entonces. un viejo colega que se desempeñaba en la oficina central del Ministerio y que podría darle un curso más veloz al tema. un arquitecto que había realizado un proyecto de similares características para otra dependencia y que conocía el tema. La lista de requerimientos iba aumentando. inicialmente. eran muchas las oficinas públicas que no se proyectaban adecuadamente. Módulo 6 . Al ser una casa que antes era utilizada con fines habitaciones. si tú me aseguras que esa es la oficina que tú y tu gente necesitan. convencido de que era la solución. por lo que dejaban de ser funcionales. cuando Pedro lo llamó para saber cómo iba el cambio. no contaba con un sistema de redes para los computadores y su instalación debía ser desde el comienzo. Asimismo. le aseguró su colega. le contó lo que pasaba. “José. Rojas. al momento de instalarse aparecieron los problemas. Rojas recibió la notificación del Ministerio que daba luz verde al cambio. Sin embargo. las instalaciones eléctricas estaban en pésimo estado y era necesario cambiarlas completamente a un costo que. Acto seguido. Rojas debió incluir en el presupuesto la compra de nuevo mobiliario. el arquitecto le propuso a Rojas la adquisición de una oficina. Tras escuchar cómo se había planificado el traslado. sin ningún tipo de estudio realizado por expertos que avalase la decisión de trasladarse a la casa elegida. te aseguro que así lograrás los mejores resultados”. como también lo hacían los recursos que serían necesarios para implementar la oficina. decidió llamar a Pedro. le aconsejó que realizara un estudio de calidad que permitiera evaluar la mejor opción para el traslado. lo que significaría varias dificultades para los funcionarios. le aseguró que sí y le pidió que hablara con quien fuese necesario. habló con las personas a cargo y le sacamos el visto bueno lo más pronto posible”. A lo anterior se sumaba que la nueva oficina estaba ubicada en un entorno poco grato y donde la locomoción más cercana pasaba a varias cuadras del lugar. Pedro se dio cuenta de inmediato de que no había existido tal planificación. tampoco estaba considerado. “Lo que necesitas es un plan de calidad que sea realizado por gente experta. A los pocos días. pero lo estrecho de la puerta impedía que los grandes archiveros y escritorios pudiesen ser entrados a las nuevas oficinas. El caso no era nuevo. se formalizó el arriendo y se pusieron manos a la obra en las mejoras a las nuevas oficinas.Caso Ignacio Orrego -2- . Pintura y una revisión de las instalaciones eléctricas fueron las prioridades. Rojas se contacto con Juan Pereira. Así. la mudanza ya entraba en tierra derecha. Primero se pensó en llevar los mismos muebles. confortables y no cubrían las necesidades reales de los usuarios. Buscando la solución Rojas comenzaba a cuestionarse la decisión tomada y.

Y es que en nuestros proyectos nunca debemos perder de vista qué es lo que nuestro usuario espera y necesita. Los empleados aseguraban que las actuales oficinas eran muy oscuras y heladas. cómodas sillas para la sala de espera. he estudiado la plusvalía del sector y en caso que un futuro el departamento deba cambiarse otra vez. El sueño de una moderna oficina era realidad y con un presupuesto dentro de lo estimado. Pereira propuso comprar muebles modulares. con paneles divisorios que dejaban atrás el hacinamiento característico.Caso Ignacio Orrego -3- . además. que se ubica en zona central de la comuna. le señaló entregándole una serie de carpetas que contenían especificaciones. para ello consultó directamente a los funcionarios. que generalmente aparecían en sitios que no correspondían. la recuperación de la inversión está asegurado”. Pereira realizó un catastro de lo que realmente se requería. entonces. lo que provocaba demoras y malos ratos. Pereira tenía todo en óptimas condiciones. quienes coincidieron en la necesidad de cajoneras que mantuvieran ordenada la documentación. con vías de acceso y movilización óptimas. el arquitecto diseño la distribución de las ubicaciones. que reemplazaran a los añosos estantes y escritorios que ocupaban. Módulo 6 . “La propuesta que más me convence -agregó. Las nuevas oficinas fueron inauguradas con la presencia de altos funcionarios del ministerio. en caso de cambio. aquí tengo los estudios de varias opciones”. La comprar incluía. Así la constante queja del público sería cosa del pasado. tanto como lo es considerar a los involucrados.Dirección de Proyectos “Don José.es la compra de esta planta libre. quienes destacaron la modernidad de las dependencias y las puso con un ejemplo a seguir. pues su nueva casa las comodidades cubrían con creces sus necesidades y su trato con el público mejoró. Pereira. Rojas se mostró convencido y se entró a la segunda etapa: la adquisición del mobiliario. La iluminación y la climatización también eran tema de inquietud. Al cabo de un mes. Muchos señalaban que perdían valioso tiempo buscando papeles. Es un edificio nuevo. Así. Rojas entendió que asegurar la calidad es fundamental. en un área comercial donde hay dependencias municipales y no habría ningún problema con los vecinos. * Caso ficticio escrito por el profesor Ignacio Orrego para el curso “Dirección de proyectos” del Programa eClass. planos y estudios de una decena de posibilidades. procuró la instalación de un sistema de aire acondicionado y de luminaria de primer nivel. Era cosa de realizar un estudio adecuado y tomarse el tiempo de buscar las mejores opciones que aseguraran la calidad del proyecto. Los trabajadores también estaban satisfechos. Además. Al ver los resultados Rojas quedó sorprendido. los nuevos muebles podrían ser acomodados a las necesidades. Instaló un moderno servidor para evitar las constantes caídas de sistema con que debían lidiar los funcionarios e incluyó un amplio acceso para minusválidos. Plano en mano. Cada funcionario tenía un espacio adecuado. Así.