Ao de la Consolidacin Econmica y Social en el Per

Sistema Web para la Gestin de Matrculas y Consulta de Notas, en la Institucin Educativa John Nash
ALUMNO :
JOEL MARTN CABRERA GMEZ
joelmartin22@hotmail.com

DOCENTE

: ING. VCTOR ANGEL ANCAJIMA MIN

CICLO

VII

Trujillo Per

2010

INDICE
Titulo del Proyecto..................................................................4
1.Informacin de la Organizacin...................................................4
a)Razn Social.......................................................................................................... 4 b)Nombre del Representante Legal..........................................................................4 c)Direccin............................................................................................................... 4 d)Giro del Negocio.................................................................................................... 4

2.Descripcin del Proyecto.............................................................4 3.Objetivo General del Proyecto.....................................................4 4.Objetivos Especficos del Proyecto...............................................6 5.Alcance del Proyecto...................................................................6 6.Seleccin de la metodologa para el desarrollo.............................6
a.Definicin de objetivos y visin del proyecto ........................................................6 b.Definicin de la estrategia ....................................................................................7 c.Cambios organizacionales, en los procesos y en las personas ..............................7 d.Informacin .......................................................................................................... 7 e.Tecnologa ............................................................................................................ 8 f.Seguimiento y control ........................................................................................... 8

7.Anlisis de la Situacin Actual.....................................................8

a.Recopilacin de la Informacin .............................................................................8 b.Identificacin y Lista de Requerimientos.............................................................14 d.Principales Entregables del proyecto...................................................................16

8.Gestin del Tiempo...................................................................17

a.Lista de actividades............................................................................................. 17 b.Cronograma de trabajo.......................................................................................17

9.Modelamiento del Sistema Propuesto........................................18

Diagrama de Clases............................................................................................... 18 Casos de Uso.......................................................................................................... 19 Caso de Uso del Sistema.....................................................................................19 Caso de uso: Registrar Matricula........................................................................20 Casos de uso: Registrar Disponibilidad...............................................................22 Casos de uso: Registrar Asistencias y Notas ....................................................24 Casos de Uso: Generar Reporte de Notas...........................................................26 Diagrama de Secuencia: Disponibilidad Horaria................................................28 Diagrama de Secuencia:Registrar Matrcula......................................................29 Diagrama de Secuencia:Registrar Asistencia de Alumnos.................................30 Diagramas de Secuencia: Registrar Notas de Alumnos.......................................31 Diagramas de Secuencia: Registrar Notas de Alumnos.......................................32 Diagramas de Actividades: Disponibilidad Horaria..............................................33 Diagrama de Actividades: Registrar Matrcula....................................................34

Diagrama de Actividades: Registrar Asistencia y Notas......................................35 Diagrama de Actividades: Registrar Asistencia y Notas......................................35

ANEXOS:............................................................................... 36
Modelo de Contrato para desarrollar el Proyecto...........................36

Titulo del Proyecto

Sistema Web para la Gestin de Matrculas y Consulta de Notas, en la Institucin Educativa John Nash

1. Informacin de la Organizacin
a) Razn Social I.E. John Nash - Trujillo b) Nombre del Representante Legal Omar Len c) Direccin Calle Cuba # 304, Urbanizacin El Recreo - Trujillo. d) Giro del Negocio La Institucin Educativa John Nash, se encarga de impartir conocimiento a jvenes de ambos sexo en los niveles Primario y Secundario. A pesar de ser una institucin joven, cuenta con un calificado personal que cumple con los estndares de calidad en el desarrollo de las asignaturas que se imparten.

2. Descripcin del Proyecto

En este proyecto se propone el desarrollo de un sistema Web para la gestin de matrculas y consulta de notas de alumnos de la Institucin Educativa John Nash. A partir de las necesidades del sistema, se implementarn mdulos que permitan: Registrar Apertura del Ao Escolar. Registrar Matrculas Registrar Docentes. Registrar Aulas y Cursos por grado. Registrar Alumnos por grado. Registrar Asistencias y Notas. Consultar la Asistencia y Notas por alumno. Registrar el Cierre de cada bimestre y del ao escolar.

La solucin que se propone ser sencilla y amigable, de tal forma que cualquier persona la podr utilizar sin ninguna dificultad.

3. Objetivo General del Proyecto

 Implementar un Sistema Web para la Gestin de Matrculas y Consulta de Notas, en la Institucin Educativa John Nash, para mejorar el servicio educativo de la misma.

4. Objetivos Especficos del Proyecto

Identificar los componentes que intervienen en el sistema de gestin de matrculas y registro de notas de la institucin. Disear un sistema que permita mejorar el manejo de la informacin de los diferentes componentes que interviene en la gestin y registro de notas. Implementar un sistema en entorno Web, que permita a los docentes llevar un mejor control de las notas. Permitir a travs del uso de un sistema Web, a los alumnos y padres realizar consultas sobre el avance y logros alcanzados por el estudiante. Mejorar el servicio que brinda la institucin mediante la implementacin de un sistema que mejore los estndares de calidad que se ofrecen.

5. Alcance del Proyecto

La implementacin de un Sistema Web para la Gestin de Matrculas y Registro de Notas, tendr como principales beneficiarios: a. Al rea administrativa, pues permitir llevar un mejor control de las tareas de registro e informacin sobre el alumnado, personal docente y de apoyo tcnico. b. Al rea acadmica, pues permitir tener actualizada la informacin sobre asistencia y notas de los estudiantes. c. A los docentes pues les permitir tener actualizada la informacin referente a las asignaturas que imparten. Se emplear una metodologa que permita desarrollar claramente los objetivos planteados en el presente proyecto, permitiendo adems luego realizar mejoras que enriquezcan el sistema propuesto. se emplear un paquete de programas que integren las caractersticas que requieren cada una de las necesidades del sistema propuesto; es decir, Administrar Datos, Crear entornos de trabajo amigables, implementar mtodos que garanticen la seguridad de la informacin, etc.

6. Seleccin de la metodologa para el desarrollo

Se aplicar como Base la metodologa para los Sistemas CRM, los cuales presentan la siguiente estructura: a. Definicin de objetivos y visin del proyecto Es necesario definir una visin as como unos objetivos globales del proyecto para as poder focalizar en estos objetivos y poder hacer un seguimiento de los mismos.

 Esta definicin ha de ser desarrollada tras un anlisis inicial para conocer tanto los puntos fuertes como dbiles de la organizacin, siendo crtico este anlisis inicial para el desarrollo posterior del proyecto.
Estos objetivos deben ser bastantes concretos (dentro de unos rangos). Es decir, los objetivos seran por ejemplo "disminuir la tasa de prdida de clientes en un x%" en lugar de "mejorar las relaciones con los clientes".

b. Definicin de la estrategia Tras haber definido la visin y objetivos, es indispensable definir una estrategia para alcanzar los objetivos definidos. En esta estrategia es clave la definicin del posicionamiento en cada uno de los segmentos de clientes de la organizacin, analizando las competencias actuales y necesarias as como un calendario para su implementacin. En este punto es crtico analizar cada uno de los segmentos as como la definicin de la propuesta de valor para cada uno de ellos. No se deben tratar todos los clientes como una "masa uniforme" sino que cada segmento tiene sus caractersticas y peculiaridades. c. Cambios organizacionales, en los procesos y en las personas Es necesario modificar la estructura organizativa y los procesos para conseguir una empresa centrada en el cliente. Los procesos han de ser redefinidos para mejorar su eficacia y eficiencia dando mxima prioridad a los que ms impacto tengan en la satisfaccin del cliente. En este punto, la tecnologa ser clave. Igualmente, es necesario introducir los valores de organizacin orientada al cliente en la cultura corporativa. Este es uno de los elementos crticos en el xito de un proyecto CRM: la "pasin por el cliente" integrada en la cultura de la organizacin. Todas las personas de la organizacin deben entender que "el cliente es el rey" y que cada interaccin que se tiene con ellos es bsica para los resultados del negocio. d. Informacin Definicin de las correctas prcticas para la gestin de la informacin. Esta es una parte muy importante para el desarrollo de la "inteligencia de clientes" (customer intelligence) y consiguiendo de esta manera conocer ms a los clientes, paso inicial para el desarrollo de una estrategia completa CRM basada en el conocimiento de los clientes y el desarrollo de productos y servicios a su medida.

 Igualmente es importante tambin la recogida de informacin para la mejora de los procesos as como para la puesta en marcha de sistemas de mejora continua. e. Tecnologa Tras tener perfectamente definidos todos los objetivos de negocio, procesos, estructura organizacional, etc. es el momento para empezar a pensar en tecnologa. En este punto es muy importante destacar que es totalmente necesario conocer exactamente las necesidades de negocio que se tienen para poder escoger la solucin tecnolgica mejor adaptada a las necesidades concretas. Es problemtico tanto escoger soluciones sobredimensionadas para las necesidades como escoger una solucin que tras su implantacin se detecta claramente que es insuficiente para las necesidades de la organizacin. f. Seguimiento y control Como cualquier proyecto importante, se han de definir unos indicadores (KPI) que sirvan para el control de los resultados as como la toma de decisiones en consecuencia con esos objetivos. Es importante destacar que aunque tengamos un plan global de desarrollo del proyecto es muy importante dar pasos cortos y seguros, analizando cada uno de los pasos y as seguir motivando a la organizacin hacia el largo camino de ser una "organizacin centrada en el cliente".

7. Anlisis de la Situacin Actual

a. Recopilacin de la Informacin Se aplic una encuesta a parte del personal que labora en la institucin educativa, obtenindose los siguientes resultados.

Resultado de la Encuesta
Proceso de Matrcula: A la Pregunta: Participa usted en el proceso de registro de matrculas? Si No Fuente: El Investigador

8 2

Se observa que la mayora de encuestados participan del proceso de matrculas. A la Pregunta: Cuntas personas participan del proceso de matrcula? De 1 a 5. De 6 a 10. Ms de 10. Fuente: El Investigador

4 3 3

Se observa que el nmero de personas que requiere el proceso de matrcula est en relacin con la demanda; es decir, a ms matrculas mayor personal. A la Pregunta: Cunto tiempo toma registrar la matrcula de un alumno? De 1 a 5 min. De 6 a 10 min. De 10 a 15 min. Ms de 15 min. Fuente: El Investigador

1
2 5 2

Se puede deducir que el proceso de matrcula requiere de mucho tiempo, pues no se cuenta con medios que aceleren este proceso. A la Pregunta: Utiliza usted algn medio tecnolgico para realizar una matrcula? Si No Fuente: El Investigador

2 8

No se utiliza ningn tipo de tecnologa que acelere el proceso de matrcula. A la Pregunta: Conoce el uso de una computadora? Si No Fuente: El Investigador

6 4

La mayora de los encuestados conocen lo que es una computadora. Registro de Notas: A la Pregunta: Participa usted del proceso de registro de notas? Si No Fuente: El Investigador

7 3

Se observa que la mayora de los encuestados participan el proceso de registro de notas. A la Pregunta: Cuntas personas participan del proceso de registro de notas? De 1 a 5. De 6 a 10. Ms de 10. Fuente: El Investigador

5 3 2

El nmero de personas que se emplean en el proceso de registro de notas es mnimo. A la Pregunta: Cunto tiempo toma registrar la matrcula de un alumno? De 5 a 10 min. De 11 a 15 min. Ms de 15 min. Fuente: El Investigador

2
5 3

El registro de notas de los estudiantes es un poco lento y afecta la calidad del trabajo que se realiza. A la Pregunta: Utiliza usted algn medio tecnolgico para registrar las notas? Si No Fuente: El Investigador

2 8

Se deduce que el proceso de ingreso de informacin se realiza sin utilizar medios tecnolgicos que podran agilizar el proceso. A la Pregunta: Estara de acuerdo en utilizar con un sistema automatizado para realizar su trabajo? Muy de Acuerdo.

De Acuerdo. Ni de Acuerdo ni en Desacuerdo. En Desacuerdo. Muy en Desacuerdo. Fuente: El Investigador

3 2 1 1

La mayora de encuestados estn de acuerdo en utilizar un sistema que automatice los proceso que se desarrollan. Tecnologa Web: A la Pregunta: Conoce si la institucin posee una pgina web? Si No Fuente: El Investigador

2 8

La mayora de entrevistados desconocen la existencia de una pgina web de la institucin educativa. A la Pregunta: Sabe cuales son los beneficios de contar con una pgina web? Si No Fuente: El Investigador

3 7

Se observa que la mayora de encuestados tienen conocimiento sobre los beneficios de utilizar las tecnologas web en los procesos de la institucin. A la Pregunta: Sera bueno o malo utilizar tecnologa web para informar sobre los servicios de la institucin? Muy Bueno. Bueno. Ni bueno ni malo. Malo. Muy Malo. Fuente: El Investigador

4 3 2 0 0

Se deduce que sera productivo contar con tecnologa web que apoye los servicios que brinda la institucin. A la Pregunta: Sera beneficioso para los docentes, padres de familia y alumnos contar con un sistema web para informar sobre avances y calificaciones? Muy Beneficioso. Beneficioso. Poco Beneficioso. Nada Beneficioso. Fuente: El Investigador

6 3
1 0

Se puede verificar que sera productivo contar con un sistema web que permita a los docentes, padres y alumnos conocer el progreso alcanzado en cada asignatura que se desarrolla. A la Pregunta: Estara dispuesto a utilizar tecnologa web para desarrollar las tareas de registro de notas? Si No Fuente: El Investigador

8 2

Se concluye que los elementos que participan de la institucin educativa creen en los beneficios de usar tecnologa web.

b. Identificacin y Lista de Requerimientos

Requerimientos Funcionales El sistema deber ser capaz de: Mostrar las vacantes para cada grado. Realizar un mantenimiento para los nuevos alumnos que ingresan a la institucin (registro, bsqueda, modificacin y eliminacin). Realizar Matrcula. Hacer un mantenimiento para el personal docente y administrativo. Hacer un mantenimiento para los costos de la matrcula y pensin (ingreso y modificacin), el encargado de realizar esto es nicamente el director. A travs del software de aplicacin se actualizar automticamente la base de datos. Mostrar un reporte de las matrculas realizadas en el presente ao escolar de acuerdo al grado de estudios. Brindar servicio de acceso Web (se podr visualizar informacin, verificacin de notas, etc.)

Requerimientos No Funcionales Se har uso de un servidor local con el propsito de evitar colas al momento de la matricula. El acceso al software estar restringido mediante una clave de acceso al sistema que nicamente contarn los que participen en este y as mantener una mayor seguridad de la informacin. Usar una plataforma de desarrollo que cumpla con los estndares de calidad de sistemas basados en entorno web. El nmero de usuarios para la administracin del sistema no debe exceder de los trabajadores del rea administrativa incluyendo el director. El sistema no debe ser demasiado pesado. Los tiempos de carga deben ser mnimos. Las tareas deben estar muy bien distribuidas para cada usuario del sistema. Las consultas de informacin de cualquier tipo dentro del sistema, debern realizarse de manera veloz. El sistema debe realizar copias de seguridad de informacin importante e imprescindible para el mismo. El acceso a la informacin del sistema en su totalidad deber ser realizado nica y exclusivamente por el administrador de la institucin (director). El sistema debe ser de fcil entendimiento para el usuario evitando complicaciones. Al trabajar con Visual Studio 2005 la empresa tiene que comprar las licencias de este producto. Contar con un Dominio y un Hosting. El sistema va web debe dar soporte al acceso de todos los docentes, padres de familia y alumnos de la institucin.

d. Principales Entregables del proyecto

Sistema Web para la Gestin de Matrculas y Consulta de Notas

Definicin

Diseo

Construccin

Lanzamie nto

Document o de Alcance

Mapa del Sitio

Diagrama de Gantt

Gua de Diseo

DER

Protosite

Release

Documentaci n

8. Gestin del Tiempo

a. Lista de actividades

b. Cronograma de trabajo

9. Modelamiento del Sistema Propuesto

Diagrama de Clases

Casos de Uso

Caso de Uso del Sistema

Caso de uso: Registrar Matricula

Caso de Uso Actores

Registrar Matricula

Secretaria Apoderado(Representante)

Tipo

Primario

Descripcin

Apoderado acude a secretaria y solicita matrcula para al alumno.

la una

Secretaria verifica si existen vacantes disponibles. Consultar Ao y Seccin. Secretaria solicita informacin del alumno. En este caso si el alumno es nuevo se le solicitara informacin detallada referente a l; de lo contrario se le actualizaran datos. Secretaria registra matrcula. La secretaria ingresa toda la informacin referente al alumno. Luego de efectuado la matricula se imprime un comprobante y es entregado al apoderado

Casos de uso: Registrar Disponibilidad

Caso de Uso Actores

Registrar Disponibilidad

Secretaria Docente

Tipo

Primario

Descripcin

1. Secretaria solicita a Docente disponibilidad de horarios. 2. Secretaria verifica Horarios y cursos.

3. Secretaria solicita informacin del docente. En este caso si el docente es nuevo se le solicitara informacin detallada referente a l; de lo contrario se le actualizaran datos. 4. La secretaria registra disponibilidad. La secretaria ingresa toda la informacin.

Casos de uso: Registrar Asistencias y Notas

Caso de Uso Actores

Registrar Asistencias y Notas Secretaria Docente

Tipo

Primario

Descripcin

1. Docente registra asistencia de alumnos 2. Verifica Registro de Evaluacin. Incluye consultar Alumno , a su vez Ao y Seccin 3. Docente registra Notas de alumnos. 4. Docente verifica en el Registro de Evaluacin. 5. Docente Registra nota al Registro de Evaluacin. 6. Secretaria Registra asistencia de alumnos al sistema. 7. Secretaria Registra Notas de alumnos al sistema.

Casos de Uso: Generar Reporte de Notas

Caso de Uso Actores

Generar Reporte de Notas

Secretaria Apoderado

Tipo

Primario

Descripcin

1. Apoderado solicita Reporte de Notas 2. Secretaria Consulta Registro de Evaluacin. Incluye consultar alumno; a su vez Ao y seccin. 3. Secretaria verifica si esta registrado la asistencia y notas del alumno. 4. Secretaria Genera Reportes de Notas y entregado al apoderado.

Diagrama de Secuencia: Disponibilidad Horaria

Diagrama de Secuencia:Registrar Matrcula

Diagrama de Secuencia:Registrar Asistencia de Alumnos

Diagramas de Secuencia: Registrar Notas de Alumnos

Diagramas de Secuencia: Registrar Notas de Alumnos

Diagramas de Actividades: Disponibilidad Horaria

Diagrama de Actividades: Registrar Matrcula

Diagrama de Actividades: Registrar Asistencia y Notas

Diagrama de Actividades: Registrar Asistencia y Notas

ANEXOS:
Modelo de Contrato para desarrollar el Proyecto