Cuentas por pagar Su interrelación con el ciclo de compras y pagos Por lo general, las compras realizadas por una

empresa son a crédito. Al efectuarse la compra, el negocio adquiere una responsabilidad por pagar, la cual debe liquidarse en alguna fecha futura. Estas partidas por pagar en las que se ha incurrido como consecuencia de la compra de materiales o mercancías a crédito se convierten en pasivos que deben pagarse con dinero, mercancías o servicios. Para registrar la compra de mercancías a crédito se carga la cuenta “Compras” y se abona a los “Proveedores” Suponga que la compañía Galleta, S.A., realizó una compra a crédito a la compañía Pasta, S.A., por valor de $50,000.00 más IVA. En este caso, la compañía Galleta, S.A. registrará en libros lo siguiente. 199x Compras IVA por acreditar Proveedores Registro de una compra a crédito realizada a la compañía Pasta S.A. Es costumbre que el comprador entregue al vendedor una orden de compra autorizando la operación. Cuando el proveedor embarca la mercancía, envía por correo una factura al comprador. Esta factura para el comprador es una factura de compra, mientras que para el vendedor es una factura de venta. Tanto el comprado como el vendedor la utilizan para anotar el asiento en los registros contables. Existen muchos tipos de cuentas por pagar, pero en esta sección se tratan principalmente las cuentas por pagar a proveedores. Clases de cuentas por pagar Las cuentas por pagar a proveedores representan la cantidad de dinero que se debe a los proveedores, por mercancías compradas con el propósito de revenderlas o de transformarlas, en el caso de la materia prima de la industria de la transformación. Otros tipos de partidas que se producen a causa de sueldos que se deben a los empleados, cantidades que se deben a las compañías de servicios públicos, intereses acumulados sobre documentos por pagar e importes que se deben por conceptos de impuestos se anotan por separado como: Sueldos por pagar. Servicios públicos por pagar. Intereses por pagar. $50,000.00 7,500.00 $57,000.00

que es el mismo importe de la de proveedores en el mayor general. Compañía Colombia.A. Para obtener esta información se mantiene un registro por separado para cada proveedor.00 8. de acuerdo con el nombre del cliente o $ 8.00 . S.00 $56.A. por lo general cada mes.00. se debe preparar una relación de proveedores. El saldo de cada proveedor individual aparece en el mayor auxiliar. La relación de proveedores preparada con datos del mayor auxiliar de la Compañía Colombia. Total de cuentas por pagar Proveedores Por lo general todas las cuentas por cobrar y pagar se conservan en un archivo de hojas sueltas. S. o mayor auxiliar de proveedores.000. muestra que el total de todas las cuentas de proveedores asciende a $56. El saldo de esta cuenta se forma con la suma total que se debe a todos los proveedores. S.00 10.000. S. Santillana.00. En forma periódica.A. Refaccionaria Carmona.000. clasificadas en orden alfabético.A.000. Industria Bojorges. Relación de proveedores El total de todos los saldos de las cuentas individuales de proveedores en el mayor auxiliar debe ser igual que el saldo acreedor de la cuenta de control de proveedores en el mayor general. S. a fin de comprobar la exactitud del mayor auxiliar de proveedores. Esta cuenta contiene el total o saldo de todas las cuentas individuales de proveedores que aparecen en el mayor auxiliar. Este total debe coincidir con el saldo de la cuenta de control de proveedores. Mayor auxiliar de proveedores y cuenta de control. La cuenta de mayor general “Proveedores” se conoce como cuenta de control.000.A.0. El importe que se debe a un proveedor particular solo se podrá determinar revisando cada asiento individual de diario o cada factura de compra.- Impuestos por pagar. Estos registros de cuentas auxiliares de proveedores se clasifican por orden alfabético en un mayor llamado mayor auxiliar de cuentas por pagar.A. Relación de proveedores Al 31 de enero de 199x Compañía Ajax. Se ha analizado que cada operación que representa una compra de materiales o mercancías a crédito se registra en “Cuentas por pagar a proveedores”.00 30. S.

S. se embarca la mercancía y se envía una factura al comprado.A.09 199x Proveedores /Compañía Ajax. Para obtener la información necesaria con el fin de anotar las compras en los registros.826. IVA por acreditar Devoluciones y bonificaciones sobre compras Devoluciones de mercancía que fueron abonadas en cuenta 5.A.000.000. El 8 de febrero. S. compró mercancías por $60.000. Enseguida se muestran los asientos de diario.00 5.173.proveedor.91 7.00 . Algunas compañías preparan un informe de recepción cuando llega la mercancía. S. Siempre que se devuelve mercancía se hace un cargo a “proveedores” y se abona en la cuenta “Devoluciones y bonificaciones sobre compras”. la cantidad y si el material se recibió en buenas condiciones.000. El modelo más usual de hoja de mayor auxiliar es en una forma de tres columnas. con columnas para el debe. Compra de mercancía con condiciones 2/10. para confirmar la recepción de los materiales.000. S.A. en este caso la Compañía Colombia.A.00 incluyendo IVA a la compañía Ajax. Antes de efectuar el pago se revisa la factura contra un informe de recepción. Registro de cuentas por pagar a proveedores En la mayor parte de las compañías cada vez que se compran mercancías se emite una orden de compra. o de saldo continuo. S. bajo condiciones de 2/10 n/30. Este informe muestra el tipo de mercancía recibida.A. se utiliza la factura o el informe de recepción. S.91 60. Asientos por la compra y devolución de mercancías.A. haber y saldo.00 / 1. 1 Compras IVA por acreditar Proveedores/Compañía Ajax.173.A.00 750.91= 7.173.00 60.750.09 60.826. Feb.00 – 52. AIAN. 52.000. n/30. Hay distintos modelos de órdenes de compra. Después de que la orden de compra es recibida en las oficinas de la Compañía del Estudiante. S.15= 52.00 más IVA a cuenta. Suponga que el 1 de febrero la compañía AIAN. devolvió mercancías y se le abonaron $5.

91x.15=47173.52 943. menos el 2% por pronto pago 54.165. 29 de las cuales tienen saldos acreedores con valor de $463. S. 11 Proveedores/Compañía Ajax.00 .250. junto con otros pasivos a corto plazo como los sueldos por pagar. Impuestos por pagar Saldos negativos en proveedores Un pago excesivo efectuado a un proveedor.A. A continuación se muestra cómo se presentan los pasivos circulantes en el estado de situación financiera. Se cargó a proveedores y se abonaron las cuentas “Bancos” y “Descuentos sobre compras”. Con el siguiente ejemplo se muestra la forma de tratar estos pagos excesivos.000. intereses por pagar.91=7076. PASIVO A CORTO PLAZO Cuentas por pagar/ Proveedores Sueldos por pagar. Cuando estas cuentas auxiliares tengan un saldo distinto al normal.250.00-5.02=141.00 y una tiene saldo deudor de $19. Intereses por pagar. Estas cuentas por pagar.A.02=943.. obteniendo el 2% de descuento por pronto pago.El 11 de febrero. sus importes deben anotarse por separado en el estado de situación financiera. pagó su cuenta.750.00 60.09x. impuestos por pagar se clasifican en el estado de situación financiera como pasivos a corto plazo. S.48 53.00= 54. IVA por acreditar Descuento sobre compras Bancos Pago de la cuenta. AIAN.173.52 Presentación en el estado de situación financiera El término proveedores solo se utiliza cuando se hacer referencia a importes adeudados a proveedores. que se pagan durante el ciclo normal de operaciones dentro de un año o menos.00/1. Servicios por pagar. ocasionará que la cuenta del proveedor tenga un saldo deudor en los mayores auxiliares.48 54. Feb. como se muestra a continuación. en lugar de rebajarlos de las cuentas de control. servicios públicos por pagar. Mayor auxiliar de proveedores con 30 subcuentas.250-47.000.00 141.000.

00 con intereses. extendido al Banco Nacional. El prestatario recibe una cantidad menor del valor nominal para utilizarla en la duración del préstamo. firmando un pagaré al 80% por 90 días.A.000. por la cantidad de $300.A.000.000.00 $19.000. Método 1 199x Sep.00.000. El interés puede pagarse al vencimiento del pagaré. el banco puede optar por dos métodos para cargar los intereses: 1. S.000.00 300. la Florería Gardenia.80x90día/360días=$60. S.000.  $300. 2.000. El banco acepta un pagaré de $300. S. El prestatario recibe el valor nominal del documento.A. al emitir o firmar un pagaré. El interés puede rebajarse del valor nominal del préstamo cuando éste se concede y el prestatario recibe el importe neto o diferencia entre el valor nominal y los intereses. Nov.00 . 1 Bancos Documentos por pagar Para registrar un pagaré al 80% por 90 días. tomó un préstamo del Banco Nacional.00 360. El documento que se pagó el 30 de noviembre. Suponga que el 1 de septiembre de 199x.00 300. en el segundo método el prestatario paga una tasa de interés más alta. Documento con interés descontado. prometiendo pagar el principal más una cantidad específica de intereses en una fecha determinada.00 300. Al conceder el préstamo. para utilizarlo durante todo el periodo del préstamo. su fecha de vencimiento.00 $463. Documento con interés.00 60.000.000.A. Aun cuando en ambos casos se paga la misma cantidad de intereses.000..00x. 30 Documentos por pagar Gastos de intereses* Bancos Pago de un documento a 90 días al Banco Nacional.Presentación en el estado de situación financiera Activo circulante: Cuentas de proveedores con saldo deudor Pasivo circulante: Cuentas por pagar/ proveedores Documentos por pagar Una empresa puede tomar dinero prestado de un banco. S.

A. 360 días= 100% tasa real. Nov. S. la Florería Gardenia. En el método 2. compró una maquinaria a FAMA. Suponga que la compañía Industrial Mexicana. hay que diferenciar aquella porción del documento que corresponde al valor del activo de aquella parte del documento que corresponde a cargos por intereses.00 a la cuenta de maquinaria estaría sobrevaluando dicho activo así como su consiguiente depreciación.000.000..00 240. firmando un documento por pagar por $140.. pudo usar los $300.000. S. Esta tasa real se calcula como sigue: i= 60.Método 2 199x Sep.000.00 300..000.00 240. si se adquiere un activo fijo y se firma un documento por pagar. El asiento para registrar la adquisición de la maquinaria es el siguiente: .00 que corresponden exclusivamente a intereses. S. 300.A.000. Por lo tanto. 1 Bancos Intereses pagados por adelantado Documentos por pagar Para registrar un pagaré al 80% por 90 días. La tasa de interés causará que los $100.000. Esta diferenciación tiene como objetivo evitar la sobrevaloración del activo.000.00 con una tasa de interés real superior.000.00 durante la totalidad de los 90 días. solo puedo utilizar $240. a una tasa real de interés del 80%. vencido hoy. S. el documento actual incluye $40.000.A.000.A.000. la Florería Gardenia.A.000. Considerando una tasa de interés del 40% anual.A. S.00 se incrementen hasta $140.000. asuma que el precio de lista de esa maquinaria es de $100.00 y los restantes $40.000. S.00 60. 30 Documentos por pagar Bancos Para registrar el pago de un documento a 90 días al Banco Nacional.00 corresponden a cargos por intereses.00 =25% en 90 días. Por tanto.00 Concepto del valor presente aplicado a los documentos por pagar Existen algunas situaciones en las cuales el cargo por interés ya está considerado en la cantidad que presenta el documento por pagar.00 al final del año. Para hacer más explícita esta afirmación. Observe que: En el método 1. extendido al Banco Nacional.00 300.

33 .333.000.00 3.00 emitiendo un documento a un año al 40% de interés incluido en el valor nominal del documento (Contracuenta de documentos por pagar) 100.000. la compañía IMSA habrá amortizado totalmente la cuenta de descuento en documentos por pagar.333.00 Los $40. por lo que al momento del pago se haría el siguiente asiento.00 140.000.000.000.Maquinaria Descuento en documentos por pagar Documentos por pagar Compra de maquinaria por $100.00 40.000. Compañía IMSA (Deudora) Documentos por pagar Bancos 140.000.00 140. El asiento correspondiente a esta amortización es el siguiente: Gastos por intereses Descuento en documentos por pagar Para registrar el gasto por intereses correspondiente a un mes.33 3.00 que se han registrado como descuento en documentos por pagar se amortizan en partes iguales en cada uno de los siguientes doces meses. Al final de los 12 mese.

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