DEPARTAMENTO DE BECAS INTERNAS Cul son las tareas que realiza el departamento de becas?

Recepcin y revisin de documentos Archivo de documentos Entrevistas Clasificacin de carpetas Registro de control mensual Elaboracin de nminas para el pago de becas Atencin al pblico R1. El sistema deber permitir la gestin de documentos en lo que se refiere a la recepcin, revisin, organizacin y almacenamiento. R2. El sistema deber tener un gestor de contenidos donde se presentar informacin relevante sobre las becas

Cuales las realiza directamente el departamento sin ayuda o delegacin a terceros? Todas. Con que departamentos de la Universidad Nacional de Loja se coordina su trabajo? Se coordina con el departamento de contabilidad, que luego remitir despus de su informe al departamento de tesorera para que haga los pagos.

R3. El mdulo de becas deber poder comunicarse con el departamento de contabilidad para poder hacer los pagos a los estudiantes becados.

Que procesos o trmites deben ser restrictivamente hechos de manera fsica? Entrevista

Que procesos realiza en la actualidad en su computado a la hora de interactuar con el software actual en uso? No tiene software Desde su punto de vista, que procesos se deberan implementar mediante una aplicacin? Organizacin de la informacin Sistema de Publicaciones

Reportes de informes Bsqueda de notas Coordinacin con las secretarias de carreras para la obtencin de certificados de matrculas y aprobacin de mdulo de cada uno de los beneficiarios R4. El sistema debe permitir generar reportes con informes sobre las altas o bajas de becarios en cualquier momento as como informes de carcter econmico. R5. La aplicacin debe poder recibir del mdulo de calificaciones la lista de estudiantes con las notas mayores a 8.5 que puedan estar en condiciones de recibir una beca interna. R6.La aplicacin debe poder solicitar al mdulo de calificaciones y matrcula el registro de notas y matrcula de cada estudiante becado.

Que documentos se debe presentar para acceder a una beca? Certificado de matricula Aprobacin de mdulo anterior con nota no menor a 8.5(excepto para la beca de incentivos) Copia de cdula Certificado de votacin Cuenta de ahorros de cualquiera de la red de bancos o cooperativas con los que trabaja la UNL Foto tamao carnet Carpeta folder

Estos documentos se los debe entregar en forma fsica puesto que ha habido muchos casos de falsificacin de documentos. R7. Para poder acceder a una beca el estudiante debe entregar los documentos que exige el reglamento de becas de la UNL.

Qu problemas se suscitan en la actualidad en el departamento de becas? No se posee un programa que arroje informacin automatizada Ms personal asignado para la atencin de cada una de las becas.

R8. El sistema debe manejar los procesos de una manera eficiente mediante respuestas inmediatas a las peticiones que hagan los usuarios.

A que personas van dirigidas las becas Estudiantes de bajos recursos econmicos, Estudiantes con altas calificaciones Estudiantes con capacidades especiales Estudiantes o personas ajenas a la UNL que estn en actividades de vinculacin con la colectividad en representacin de la Universidad. R9. La aplicacin debe integrarse con el mdulo de redes sociales o comunicacin que tiene OpenERP .

Qu tipo de seguridad aplica a los datos con los que trabaja? Contrasea al prender la pc Archivos con llaves R10. La aplicacin debe tener un validador de acceso para los administradores. R11. La informacin que se maneje debe ser encriptada al momento de ser guardada o recibida de la base de datos.

Como hace el respaldo de la informacin? Lo hace mensualmente en un disco externo.

R12. El mdulo debe automatizar mensualmente un backup (respaldo) de la base datos para poder respaldar la informacin.

Hace uso del servicio de correo institucional que ofrece la Universidad Nacional de Loja?, Si es no justifique su respuesta? No prefiero el correo de Hotmail que tiene el departamento de becas Quien les provee de claves para el acceso al sistema de la UNL? Nadie Quin es el encargado de validar los datos personales y documentos para acceder a una beca?

La Comisin de Becas, mediante el informe socioeconmico que realizo yo en mi calidad de Jefa del departamento de becas. Quien establece los valores de mensualidad para becas? El reglamento de becas de la UNL Que tipos de Becas existen? Existen 4 diferentes tipos de becas internas: A: Tendr un aporte econmico de $45.00 mensuales por toda la duracin del mdulo de estudios para aquellas personas de bajos recursos econmicos. B: Reconocimiento al esfuerzo de $45.00 mensuales por toda la duracin del mdulo y se considerara a tres estudiantes que hayan obtenido premios o reconocimientos en eventos acadmicos, sociohumanisticico, artsticos, literarios, culturales, cientficos y deportivos y a los 3 mejores estudiantes con discapacidades (certificados por el Conadis). C: Tendr un aporte econmico de $50.00 mensuales por mdulo de acuerdo a las mejores calificaciones registradas en el Sistema de Gestin Acadmica. D: Estmulo de $60.00 dlares mensuales por diez meses en beneficio del apoyo al desarrollo institucional en la docencia, investigacin y vinculacin con la colectividad. Incentivos: Como ayuda socioeconmica a los integrantes de grupos artsticos-culturales reconocidos por la universidad por un monto de $60.00 R13. La aplicacin debe brindar informacin a la comunidad universitaria sobre los tipos de becas que se ofrecen a su disponibilidad.

Cada cuanto tiempo se debe entregar los certificados de avance de carrera x parte de los beneficiarios y cunto tiempo tienen para hacerlo? A fin de cada mdulo despus de que el departamento enva la nmina de becarios actualizada a la secretaria de cada carrera y este remite los certificados de matrcula y aprobacin de modulo al departamento.

R14. La aplicacin debe permitir enviar al jefe del departamento de becas internas la nmina con la lista total de estudiantes becados al mdulo de tesorera para que se proceda hacer el pago del monto econmico correspondiente.

En cuanto tiempo se da el visto da bueno a un postulante a una determinada beca? En forma inmediata. R15. La aplicacin debe enviar notificaciones por medio del SGA (mdulo de matrculas y calificaciones)a la cuenta de cada alumno, cuando haya sido aceptada su solicitud de beca.

Cul es la nota mnima para seguir como beneficiario de un beca? 8.50 para las becas tipo A, B, D y para la tipo C es para los 10 estudiantes que tengan las ms altas notas de cada carrera, para la beca de incentivos no aplica la norma de nota mnima. Cada estudiante solo puede tener un tipo de beca activa a la vez. R16. La aplicacin debe automatizar el proceso de control de estudiantes becarios afn de que si un estudiante no cumpla con la nota mnima se le d baja del mdulo de becas.

Cules son los motivos por los cuales un beneficiario puede perder una beca? Bajas notas Prdida de mdulo Abandono de estudios No cumplir con las actividades que debe realizar en el grupo de vinculacin con la colectividad en el que se encuentre. Indisciplina

R17. La aplicacin debe permitir dar de baja a los becarios que por algn motivo ya no puedan seguir siendo beneficiarios.

Como se realiza la comunicacin con los becados? Correo electrnico Telfono A travs de la directiva de estudiantes becarios.

Qu proceso externo demora la tramitacin de la beca? La concesin de certificados de matrcula y aprobacin de mdulos que en la actualidad demora unos 20 das despus de terminar clases en cada mdulo.

DEPARTAMENTO DE BECAS EXTERNAS Cul son las tareas que realiza el departamento de becas?

Asesorar en la obtencin de la admisin del postgrado en las universidades extranjeras Realizar el trmite de ubicacin en universidades extranjeras a los becarios. Tramitar el financiamiento por medio del SENESCYT u otros organismos de gobierno u ONGs. Realizar seguimiento acadmico y personal humano cuando ya son becarios. R18: La aplicacin debe permitir a la secretaria de la oficina de cooperacin internacional hacer el seguimiento acadmico de los becarios. R19: La secretaria debe poder comunicarse con la SENESCYT. R20:Debe permitir la gestin de becarios externos

Cuales las realiza directamente el departamento sin ayuda o delegacin a terceros?

Todas las tareas enunciadas anteriormente son realizadas por el departamento de becas Con que departamentos de la Universidad Nacional de Loja se coordina su trabajo? Rectorado y Vicerrectorado los cuales autorizan los auspicios y hacen la firma de convenios. Que procesos o trmites deben ser restrictivamente hechos de manera fsica? Entrevista personalizada Elaboracin del formato de proyecto o investigacin.

Que procesos realiza en la actualidad en su computado a la hora de interactuar con el software actual en uso? Realizar hojas de vida Buscar universidades que tengan convenios o estn avaladas por el SENESCYT y que oferten el estudio de postgrado que el postulante est interesado en seguir. Comunicacin permanente con el postulante a becario y con las personas que ya sean becarias. Seguimiento acadmico al becario por medio de los certificados de avance de carrera que debe presentar cada perodo el mismo. R21: La aplicacin debe tener en su interfaz vnculos externos hacia la pgina web de la SENESCYT y universidades internacionales avadalas por el mismo ente. R22: Debe posibilitar la descarga de formularios.

Desde su punto de vista, que procesos se deberan implementar mediante una aplicacin? Disponibilidad en la web de formularios como formatos de curriculums, hojas de vida etc.

Que la aplicacin permita subir documentos personales para cualquier trmite al becario para disposicin del departamento de becas, los cuales sern reenviados posteriormente al SENASCYT o las embajadas que auspicien la beca. Un sistema de comunicacin con el postulante a beca o becario Que permita hacer publicaciones sobre las becas o informacin que se pueda suscitar. R23: La aplicacin debe poseer un gestor de contenidos para publicar informacin R24: El sistema debe permitir crear cuentas de usuario al administrador (jefe departamento de cooperacin internacional) para cada uno de los becarios. R25: Debe integrarse con el mdulo de comunicacin de OPENERP que posibilite una comunicacin constaten entre los becarios as como con los postulantes a becarios con la jefa del departamento de becas cooperacin internacional. R26: La aplicacin debe permitir la gestin de documentos a los usuarios de la aplicacin. R27: Debe permitir al jefe de departamento subir formularios para el uso de los postulantes a becas o becarios en la realizacin de los diferentes trmites o requisitos que se susciten en el proceso.

Que documentos se debe presentar para acceder a una beca? Hoja de vida Entrevista personal R28: La aplicacin debe permitir la subida y descarga de formularios.

Qu problemas se suscitan en la actualidad en el departamento de becas? Capacidad de la computadora No hay servicio de publicidad y promocionamiento de la cooperacin internacional de la Universidad Nacional de Loja

R29: La aplicacin debe contar con un gestor de contenidos para la publicacin de informacin referente a las becas.

A que personas van dirigidas las becas A toda la comunidad ecuatoriana y extranjeros. R30: La aplicacin debe poseer una interfaz de usuario sencilla e intuitiva.

Qu tipo de seguridad aplica a los datos con los que trabaja? Ninguna R31: La aplicacin debe encriptar en la base de datos la informacin que se genere.

Como hace el respaldo de la informacin? No hay respaldos, se guarda todo en el disco duro de la computadora

R32: La aplicacin permitir hacer backups semanales de la base de datos

Hace uso del servicio de correo institucional que ofrece la Universidad Nacional de Loja?, Si es no justifique su respuesta? Si R33: La comunicacin entre mdulos se debe realizar mediante el correo institucional de la universidad. Quien les provee de claves para el acceso al sistema de la UNL? Nadie Quin es el encargado de validar los datos personales y documentos para acceder a una beca? Secretaria de cooperacin internacional R34: La aplicacin debe permitirles a los postulantes a becas enviar documentos al correo de la secretaria de la oficina de cooperacin internacional.

Quien establece los valores de mensualidad para becas? SENESCYT y las embajadas que auspicien la beca Que tipos de Becas existen? Postgrado, PHD, maestra, cursos y seminarios Cada cuanto tiempo se debe entregar los certificados de avance de carrera x parte de los beneficiarios y cunto tiempo tienen para hacerlo? Cada 6 meses.

R35: El sistema debe permitir a los becarios subir los documentos de certificado de avance de carrera, mismos que sern enviados a la jefa del departamento de cooperacin internacional para que los enve al SENASCYT.

En cuanto tiempo se da el visto da bueno a un postulante a una determinada beca? Carta de admisin: 3 meses SENESCYT: 2 a 3 meses Embajada: marzo de cada ao

R36: El sistema debe permitir una comunicacin permanente entre el departamento de cooperacin internacional y los postulantes a becarios.

Cul es la nota mnima para seguir como beneficiario de un beca? Solo es necesario que el becario apruebe cada ciclo con la base mnima de aprobacin que exija la universidad en el exterior Cules son los motivos por los cuales un beneficiario puede perder una beca? Cuando no aprueba el becario la maestra o PHD que est cursando.

R37: La aplicacin debe enviar notificaciones a la cuenta de la secretaria del departamento de cooperacin internacional (administradora) si un becario no ha presentado el certificado de avance de carrera.

Como se realiza la comunicacin con los becados? Facebook=pgina social Correo electrnico R38: El sistema debe implementar el mdulo de comunicacin de OpenERP para poder realizar la comunicacin con cada uno los becarios.

Qu proceso externo demora la tramitacin de la beca? Los procesos que se deben tramitar en el SENESCYT.

Lista de Requisitos R1: El sistema deber permitir la gestin de documentos en lo que se refiere al envi, recepcin, revisin, organizacin y almacenamiento. R2: El sistema deber tener un gestor de contenidos donde se presentar informacin relevante sobre las becas. R3: El mdulo de becas deber poder comunicarse con el departamento de contabilidad para poder hacer los pagos a los estudiantes becados. R4: El sistema debe permitir generar reportes con informes sobre las altas o bajas de becarios en cualquier momento as como informes de carcter econmico. R5: La aplicacin debe poder recibir del mdulo de calificaciones la lista de estudiantes con las notas mayores a 8.5 que puedan estar en condiciones de recibir una beca interna. R6: La aplicacin debe poder solicitar al mdulo de calificaciones y matrcula el registro de notas y matrcula de cada estudiante becado. R7: Para poder acceder a una beca el estudiante debe entregar los documentos que exige el reglamento interno de becas de la UNL. R8: El sistema debe automatizar operaciones y manejar los procesos de una manera eficiente mediante respuestas inmediatas a las peticiones que hagan los usuarios. R9: La aplicacin debe integrarse con el mdulo de comunicacin que tiene OpenERP. R10: La aplicacin debe tener un validador de acceso para los administradores. R11: La informacin que se maneje debe ser encriptada al momento de ser guardada o recibida de la base de datos. R12: El mdulo debe automatizar mensualmente un backup (respaldo) de la base datos para poder respaldar la informacin. R13: La aplicacin debe brindar informacin a la comunidad universitaria sobre los tipos de becas que se ofrecen a su disponibilidad. R14: La aplicacin debe permitir enviar al jefe del departamento de becas internas la nmina con la lista total de estudiantes becados al mdulo de tesorera para que se proceda hacer el pago del monto econmico correspondiente. R15: La aplicacin debe enviar notificaciones por medio del SGA (mdulo de matrculas y calificaciones)a la cuenta de cada alumno, cuando haya sido aceptada su solicitud de beca. R16: La aplicacin debe automatizar el proceso de control de estudiantes becarios afn de que si un estudiante no cumpla con la nota mnima se le d baja del mdulo de becas. R17: La aplicacin debe permitir dar de baja a los becarios que por algn motivo ya no puedan seguir siendo beneficiarios. R18: La aplicacin debe permitir a la secretaria de la oficina de cooperacin internacional hacer el seguimiento acadmico de los becarios. R19: La secretaria debe poder comunicarse con la SENESCYT. R20:Debe permitir la gestin de becarios externos

R21: La aplicacin debe tener en su interfaz vnculos externos hacia la pgina web de la SENESCYT y universidades internacionales avadalas por el mismo ente. R22: Debe posibilitar la descarga de formularios. R23: La aplicacin debe poseer un gestor de contenidos para publicar informacin R24: El sistema debe permitir crear cuentas de usuario al administrador (jefe departamento de cooperacin internacional) para cada uno de los becarios. R25: Debe integrarse con el mdulo de comunicacin de OPENERP que posibilite una comunicacin constaten entre los becarios as como con los postulantes a becarios con la jefa del departamento de becas cooperacin internacional. R26: La aplicacin debe permitir la gestin de documentos a los usuarios de la aplicacin. R27: Debe permitir al jefe de departamento subir formularios para el uso de los postulantes a becas o becarios en la realizacin de los diferentes trmites o requisitos que se susciten en el proceso. R28: La aplicacin debe permitir la descarga de formularios para los diferentes usuarios y debern ser de libre acceso. R29: La aplicacin debe contar con un gestor de contenidos para la publicacin de informacin referente a las becas. R30: La aplicacin debe poseer una interfaz de usuario sencilla e intuitiva. R31: La aplicacin debe encriptar en la base de datos la informacin que se genere. R32: La aplicacin permitir hacer backup semanales de la base de datos. R33: La comunicacin entre mdulos se debe realizar mediante el correo institucional de la universidad. R34: La aplicacin debe permitirles a los postulantes a becas enviar documentos al correo de la secretaria de la oficina de cooperacin internacional. R35: El sistema debe permitir a los becarios subir los documentos de certificado de avance de carrera, mismos que sern enviados a la jefa del departamento de cooperacin internacional para que los enve al SENASCYT. R36: El sistema debe permitir una comunicacin permanente entre el departamento de cooperacin internacional y los postulantes a becarios. R37: La aplicacin debe enviar notificaciones a la cuenta de la secretaria del departamento de cooperacin internacional (administradora) si un becario no ha presentado el certificado de avance de carrera. R38: El sistema debe implementar el mdulo de comunicacin de OpenERP para poder realizar la comunicacin con cada uno los becarios.