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TEMA 1 Necesidad e importancia de los documentos dentro de un sistema de gestin Los documentos forman parte de la estructura de cualquier sistema

de gestin y juegan un papel de singular importancia para la implementacin eficaz de dichos sistemas. sistemas Por tanto la organizacin debera desarrollar el conjunto de documentos que aseguren la planificacin, operacin y control eficaces de los procesos, as como la mejora continua de los mismos. No en balde, las normas ISO de sistemas de gestin exigen que stos estn suficientemente documentados como un mecanismo para asegurar su eficacia en el logro de los objetivos. Los documentos son informacin con su medio de soporte y, y a menudo reflejan las caractersticas y recursos de la organizacin, as como la complejidad complejidad de sus productos y procesos. Poner por escrito las responsabilidades y autoridad del personal, los criterios y los procedimientos para la gestin constituyen, si se saben aplicar, una herramienta gerencial de gran utilidad, ms all de que sea exigido e ido o no por clientes y/o certificadores. Los requisitos de ISO para la documentacin de sistemas de gestin estn establecidos en las normas, mientras que las directrices se pueden encontrar encontrar en la Gua ISO 10013, aunque estas ltimas estn dirigidas en particular hacia los sistemas de gestin de calidad. A fin de facilitar la comprensin de estas directrices y de estos los requisitos, en este curso seguiremos con preferencia las pautas para los sistemas de gestin de calidad (familia de normas ISO 9000), ), en el entendido que los criterios pueden llevarse igualmente a otros sistemas de gestin ya que, , en estos casos, tambin son tiles y aplicables. aplicables Categoras de documentos para los sistemas de gestin De forma general, los documentos de los sistemas de gestin mencionados en las normas ISO se pueden clasificar en las siguientes categoras: a. Los documentos que proporcionan informacin sobre el Sistema de Gestin propio de la organizacin, denominados manuales, , como por ejemplo, el Manual de la Calidad; idad; b. Los documentos que describen la forma como se aplica el Sistema de Gestin de la Calidad a un producto, proyecto o contrato especfico, denominados Planes de la Calidad; c. Los documentos que establecen los requisitos denominados especificaciones; d. Los documentos que proporcionan recomendaciones o sugerencias, denominados Guas;

e. Los documentos que proporcionan informacin acerca de la manera como se realizan las actividades del Sistema, denominados Procedimientos o instrucciones de trabajo; f. Los documentos ntos que proporcionan las evidencias objetivas de las actividades realizadas y/o los resultados obtenidos, denominados Registros. Descripcin de los documentos tpicos de un sistema de gestin Los documentos deberan contemplar todos los elementos del de sistema de gestin, y describirlos hasta un grado de detalle tal que permita un adecuado control de sus actividades. Debera ebera elaborarse slo la cantidad mnima necesaria a fin de no generar demasiados papeles. A manera de ilustracin, en el cuadro N 1 se presenta una breve descripcin de los l documentos tpicos utilizados en la Gestin de la Calidad, Calidad enmarcados en las categoras sealadas anteriormente:

CUADRO N 1: Documentos tpicos del sistema de gestin de calidad segn ISO 10013:2002 DOCUMENTO Declaracin de la poltica y los objetivos de la Calidad DESCRIPCIN La poltica y los objetivos de calidad se presentan por escrito en un documento independiente, aunque tambin puede incluirse en el manual de la Calidad.

El manual de la Calidad Describe el Sistema de Gestin de la Calidad propio de la organizacin. Incluye la poltica y los objetivos de la Calidad, las responsabilidades y los procesos que conforman el Sistema, de acuerdo a los requisitos especificados. El plan de la Calidad Especifica aquellos elementos del Sistema de Gestin de la Calidad y los recursos que son aplicables a un producto, proceso, proyecto o contrato particular. Este plan incluye las prcticas de calidad, la asignacin de responsabilidades y la secuencia de las actividades de la Gestin de la Calidad correspondientes a ese caso especfico. Los procedimientos Especifica paso a paso la forma de llevar a cabo un proceso o una actividad. Las instrucciones de Procedimientos que describen, de manera detallada, cmo se trabajo realizan ciertas actividades o tareas crticas, y cmo se llevan los registros correspondientes. Entre stas se encuentran los mtodos de ensayo, de muestreo y otros de ndole similar. Las especificaciones Establece los requisitos de Calidad para una actividad, proceso o producto. Usualmente, de estos requisitos se derivan las caractersticas tanto de los productos como de los procesos que llevan a la conformidad. Documentos de origen Provenientes de fuentes externas y que son necesarios para la externo implementacin, operacin y control eficaces del SGC. Incluyen documentos de proveedores, clientes, Organismos de Normalizacin (ISO, FONDONORMA, ANSI, ASTM, etc.), institutos acadmicos y tecnolgicos, entes gubernamentales y, en general, cualquier parte interesada pertinente. Los registros Proporcionan los resultados obtenidos por las actividades realizadas y/o una evidencia de que estas actividades fueron llevadas a cabo. Tambin se utilizan para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencias de que se han efectuado las verificaciones necesarias y las acciones de mejora. NOTA: Existen algunos documentos que pueden incluir dos o ms de estos elementos de informacin. Por ejemplo, un procedimiento puede incluir especificaciones, registros instrucciones de trabajo y documentos de origen externo.

Los requisitos de las normas de sistemas de gestin para la documentacin En las normas de sistemas de gestin (en particular ISO 9001:2008, ISO 14001:2005 y OHSAS 18001:2007, apartado 4.1. Se exige a las organizaciones que deben establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestin de acuerdo con los requisitos de dicha norma. Los requisitos generales para la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad se presentan en el apartado 4.2.1 de ISO 9001, y en el apartado 4.4.4 en las otras dos normas para los respectivos sistemas de gestin. En el cuadro N 2 se presentan los requisitos para la documentacin para cada norma mencionada con el propsito de que se puedan comparar. Existen elementos comunes que es necesario destacar. Estas similitudes facilitarn la integracin futura de estos sistemas de gestin.

CUADRO N 2. Requisitos de las normas de sistemas de gestin para la documentacin ISO 9001:2008, 4.2.1 ISO 14001:2005,4.4.4 OHSAS 18001:2007, 4.4.4 La documentacin del La documentacin del Sistema de Gestin de la sistema de gestin ambiental Calidad debe incluir: debe incluir: a) la poltica, objetivos y a) declaraciones metas ambientales; documentadas de una b) la descripcin del alcance poltica de la calidad y de los del sistema de gestin objetivos de la calidad, ambiental; b) un manual de la calidad, c) la descripcin de los c) los procedimientos elementos principales del documentados y los registros sistema de gestin ambiental requeridos por esta Norma y su interaccin, as como la Internacional, y referencia a los documentos d) los documentos, incluidos relacionados; los registros que la d) los documentos, organizacin determina que incluyendo los registros son necesarios para requeridos en esta Norma asegurarse de la eficaz Internacional; y planificacin, operacin y e) los documentos, control de sus procesos. incluyendo los registros determinados por la organizacin como necesarios para asegurar la eficacia de la planificacin, operacin y control de procesos relacionados con sus aspectos ambientales significativos. La documentacin del sistema de gestin de SySO debe incluir: a) la poltica y objetivos de SySO; b) la descripcin del alcance del sistema de gestin de SySO; c) la descripcin de los principales elementos del sistema de gestin de SySO y de su interaccin, y una referencia con los documentos relacionados; d) los documentos, incluyendo los registros, requeridos por esta Norma, y e) los documentos, incluyendo los registros, determinados por la organizacin como necesarios para asegurar la eficacia de la planificacin, operacin y control de los procesos relacionados con la gestin de sus riesgos de SySO.

Respecto al literal c en ISO 9001 (literal d en las otras dos normas) , los procedimientos documentados requeridos deben identificarse en los apartados especficos de cada norma, por ejemplo, para ISO 9001:2008, corresponden a los requisitos sealados en los siguientes apartados: Control de los documentos (4.2.3) Control de los registros (4.2.4) Auditoras Internas (8.2.2)

Control de productos no conformes (8.3) Accin correctiva (8.5.2) Accin preventiva (8.5.3) En cuanto a los registros, en el apndice A del documento ISO/N525 Orientacin acerca de los requisitos de la documentacin (ver Bodega de archivos), ), se encuentra una lista detallada de los registros exigidos por la norma ISO 9001:2008. Sugerimos al lector consultar las otras normas normas de sistemas de gestin, a fin de identificar los documentos exigidos en cada norma. Extensin y estructura de la documentacin La extensin de la documentacin puede diferir de una organizacin a otra. Cada organizacin debera desarrollar la cantidad cantidad de documentos que se considere necesaria para asegurar la planificacin, operacin y control eficaces de los procesos de cada sistema de gestin, estin, as como los medios de soporte utilizados (papel, discos pticos o magnticos y otros dispositivos de almacenamiento enamiento de informacin). za y presentacin de los documentos est determinada por La cantidad, variedad, naturaleza las necesidades de los usuarios. . Entre los factores que determinan la extensin y el nivel de detalle de los documentos podemos mencionar: El tipo de actividad y el tamao de la Organizacin La complejidad e interaccin de los procesos La complejidad de los productos Los requisitos de los clientes Los requisitos legales y reglamentarios aplicables La competencia demostrada del personal El grado rado en que sea necesario demostrar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad.

Por otro lado, no existen reglas establecidas para estructurar la documentacin de los sistemas de gestin. Las normas permiten cierta flexibilidad flexibilidad en la forma que escoge la Organizacin para documentar, ya sea siguiendo la secuencia de los procesos, o la estructura de la norma de sistema de gestin. gestin La a Organizacin podra escoger cualquier secuencia que se considere apropiada. Cuando se requiera demostrar el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestin, podra ser til la inclusin de referencias cruzadas para la estructura de la documentacin Conclusin

Finalmente, cabe destacar que las normas ISO requieren un sistema de gestin documentado mentado y no un sistema de documentos. Si la Organizacin decide obtener la Certificacin de la conformidad de su sistema de gestin con respecto a alguna norma, debera estar en capacidad de presentar evidencia objetiva de que su sistema ha sido implementado ntado eficazmente y se mantiene actualizado, an sin tener demasiados documentos. El tamao y cultura de la Organizacin pudiera posibilitar la implementacin eficaz del sistema sin estar excesivamente documentado. Aparte de los documentos exigidos para alegar la conformidad con las normas de sistemas de gestin, la organizacin podra agregar valor a su sistema mediante la preparacin de documentos adicionales, Por ejemplo: Flujogramas, Organigramas, comunicaciones internas, registros de proveedores cronogramas ronogramas de produccin y planes de la Calidad entre muchos otros documentos.

ACTUALIZADO: Julio 2013

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