ACTIVIDAD SEMANA 3

1. Despus de leer y analizar cuidadosamente el documento de Proceso de la cobranza elabore una sntesis, haciendo nfasis en la elaboracin y desarrollo de los planes de cobranza, recuerde no descuide ningn elemento registrado en su contenido. De acuerdo con el material de apoyo, podemos sintetizar lo siguiente: La cobranza es la accin que se realiza tendiente a recuperar la cartera en condiciones preestablecidas. Durante el proceso de cobranza deben tenerse muy en cuenta los siguientes principios: El crdito no es un favor que se hace al cliente, sino, un servicio que se vende Todo cliente puede cambiar. Podemos establecer entonces que lo que esencialmente busca la cobranza es generar nuevas ventas, con una gestin de cobro que debe hacerse productiva incrementando la buena imagen del proveedor del servicio. Polticas de cobranza: las polticas deben estar acordes con las necesidades organizacionales y de acuerdo a las condiciones econmicas del entorno, deben contener: normas eficaces para una poltica inteligente de cobranza Tener como primer objetivo la poltica de que no sea necesario cobrar, aunque es difcil.

El segundo objetivo debe ser otorgar el mximo crdito, con una rpida, segura y econmica recuperacin Deben realizarse polticas de modo que puedan ser realizables y adaptables a las circunstancias Manejar los casos complejos A una poltica de ventas dura, aplicar una cobranza suave y viceversa. Revisar frecuentemente las polticas para evitar deficiencias Deben ser: claras, flexibles, dinmicas y uniformes. Deben estar respaldadas por normas y procedimientos claros Orientadas a establecer equilibrio entre los gastos de gestin de cobranza y los resultados de los mismos. Todas las polticas de cobranza tienen incidencia en las ventas. Si no se obtiene recuperacin del crdito, debe realizarse un estudio de las condiciones del cliente y contemplar la posibilidad de suspender las relaciones comerciales. Normas de cobranza: Las normas bsicas en un proceso de cobranza pueden ser: Determinar un monto que no sea superior a las utilidades. Documentarse legalmente para cumplir los requisitos de ley Respetar las autonomas del departamento de cobranza judicial Hacer investigaciones necesarias para evitar incumplimientos y riesgos innecesarios. A continuacin se muestra copiado literalmente del texto de apoyo el proceso de cobranza:

PROCESO DE COBRANZA FASE PLANEACIN ACTIVIDADES

solicitud de crdito definicin de metas ordenar la informacin programar los contactos definir planes de accin programas alternativos listado de beneficios listado de objeciones listado de cartera circular con informaciones recordatorios al cliente seguimiento cercano Ambientacin Diagnostico Anlisis de razones de no pago Estudio de alternativas de pago Comunicacin de decisiones Motivacin y exigencias Registrar resultados del encuetro Registro de decisiones tomadas Comunicacin a reas afectadas

ORGANIZACIN

ENCUENTRO

COMUNICACIONES

ACCIONES LEGALES

envo oportuno de cartas seguimiento cercano no dudar en proceder si amerita

PLAN DE COBRANZA: Cualquier plan que vaya a implementarse para las cobranzas debe contener caractersticas como: a. Adaptable a las circunstancias. b. Uniforme; aplicable a todos los casos. c. Flexible; Que permita hacer diferencias entre los deudores. d. Progresivo; que aumente segura y gradualmente la presin. Existen tres clases de cobranza: Administrativa Prejudicial Jurdica. Debe existir un plan para cada una de ellas. De acuerdo al contexto, cada una de ellas debe elaborarse teniendo en cuenta las caractersticas propias que la conforman. ste proceso, debe considerarse como esencial puesto que adems de evitar prdidas, incrementa la rentabilidad de la cartera de crditos. Puesto que el proceso de cobranza es tedioso, deben involucrarse varios departamentos de la organizacin, as como a otras entidades o agencias externas.

2. Analice cuidadosamente los materiales de apoyo relacionados con la comunicacin efectiva y habilidades de negociacin, prepare UN MAPA MENTAL, MAPA CONCEPTUAL O MENTEFACTO.

COMUNICACIN EFECTIVA Y HABILIDADES DE NEGOCIACIN

MANEJO DE CONFLICTOS Fundamenta relaciones interpersonales teniendo las tcnicas comunicativas para un mejor manejo para la conversacin.

Ayudando a controlar las inconformidades de los clientes y dando una plena solucin

Entender el pensamiento utilizando las situaciones objetivas entre las personas y fundamentndola entre las dems

LA COMUNICACIN EFECTIVA

TECNICAS DE CONFLICTOS

HABILIDADES DE LA NEGOCIACIN
Permite la recuperacin comercial de la cartera Cumplir el objetivo

OBJETIVOS cumplir cuyo objetivo se han satisfacer las necesidades del consumidor / cliente y empresa

LA NEGOCIACIN

Obtener beneficios No tener perdidas Mantener una relacin plena Ganancias

3. Elabore un programa de cobranza aplicando todos los pasos sugeridos en el material de apoyo utilizando la base de datos suministrada en el mismo documento.

ELABORACIN DE UN PROGRAMA DE COBRANZAS:

NOMBRE DEUDOR Carolina Valencia Juan Felipe Ruiz Hender Fabin Ramrez Michel Miustes Solangel Daz Marlene Florero Ramn Sanabria Isabel Garnica Balbina Carrillo Juan Triana Cristina Daz Martha Cecilia Crdenas

DEDICACIN Comerciante Empleado Industrial Comerciante Empleada constructor Comerciante Comerciante Empleada Comerciante Independiente Comerciante

VECIMIENTO ACTIVIDAD VALOR 15 -01-08 18- 03-08 04- 03-08 03-03-08 13-02-08 02-01-08 08-01-08 18-03-08 25-02-08 20-02-08 01-02-08 02-02-08 90.000.000 3.000.000 25.000.000 10.000.000 15.000.000 45.000.000 28.000.000 10.000.000 8.000.000 32.000.000 17.000.000 5.000.000

Voy a aplicar tericamente lo que conlleva el programa con todos los pasos, ms no voy a aplicarlo directamente sobre la base de datos. Considero que un programa debe ir de la siguiente manera para que sea efectivo y cumpla con el objetivo especfico al que vamos dirigido con dichas normas y proceso que preestablecemos nosotros con entidad de cartera de cobranza. a. Estrategia de cobranza Alertar con mensajes de estados de cuentas para crditos con hasta 30das de atraso: se har una cobranza ms agresiva hasta lograr el pago. Llamadas a cuentas sobregiradas: Hacerlo cuando exista un sobregiro del15% del valor pactado. Utilizacin de otros medios para crditos atrasados: Cuando los crditos llevan ms de 30 das, se utilizarn las cartas al domicilio y el correo electrnico. Polticas de cargos adicionales: Se establece claramente los sobrecostos que generar un atraso y las consecuencias al cliente. Suspensin de beneficios a clientes morosos: Cuando un cliente se encuentre en mora, es indispensable no concederle un nuevo crdito puesto que es peligroso econmicamente. Castigo de crditos vencidos: Se hace un reporte negativo a las entidades crediticias cuando ha transcurrido ms de 6 meses.Asignacin de crditos a agencias externas: Se debe tener contacto con agentes jurdicos para el posterior cobro con los estrictos controles de ley.

Manejo de varias agencias externas: Tener contacto frecuente con varias agencias especializadas en diferentes intereses de la organizacin. b. Cobranza de la cartera morosa Contando con el apoyo de las agencias externas, es necesario que se evidencie que se va aumentando la severidad de los cobros. Es bueno que se le haga saber al cliente que el crdito cada vez que se atrasa genera ms intereses, motivndolo a que se acerque a cubrir su deuda y evitar inconvenientes con abogados. c. Labores del departamento de cobranza Se van a asignar prioridades a los crditos morosos, estableciendo tambin el orden de trabajo, es necesario hacerlo de la mejora manera ya que los recursos son limitados Se van dividir los crditos por niveles de riesgos de la siguiente manera: 30 das de atraso. 60 das de atraso Cobranza pre jurdica Cheques devueltos c. Control de crditos vencidos Se va a hacer uso de las TICS a travs de sistemas automatizados. Utilizando esto, se ahorra un poco en costos, se manejan los crditos por saldos vencidos, edad de los crditos y promesas de pagos incumplidas. El sistema asigna tambin los rditos que cobrar un operador.

d. Manejo de agencias externas Se trabajar conjuntamente con agencias de abogados para lo crditos difciles de recuperar, contando tambin con que son agencias expertas en cobros utilizando las herramientas jurdicas. e. Honorarios y facultades concedidas a agencias externas De acuerdo con la severidad del monto, se concedern honorarios a los abogados que van desde el 10% al 50%Se va a facultar a las agencias de acuerdo a elementos como: Renegociacin de intereses atrasados Condonacin de capital Bienes recibidos en pago