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CURSO

EXCEL 2003 AVANZADO


1 FRMULAS AVANZADAS
CLCULOS AUTOMTICOS
Una de las tareas que probablemente realizar_ con m s frecuencia es sumar los valores numricos que puedan contener determinadas filas y columnas. Puede crear una nueva frmula cada vez que necesite sumar una fila o una columna, aunque no es necesario puesto que Excel ofrece una herramienta para ello. Se trata del botn Autosuma de la barra de herramientas Estndar. Pero adems de la suma automtica, Excel da la posibilidad de calcular automticamente tambin el promedio, contar, buscar el mnimo y el mximo. Puede utilizar el botn Autosuma para localizar y hacer el clculo correspondiente tanto a las filas o a las columnas del rango ms cercano a la celda activa, o tambin para calcular cualquier rango de celdas que se seleccione. PARA CALCULAR AUTOMTICAMENTE: MEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTNDAR. Para calcular automticamente el rango ms cercano deber de hacer clic en la flecha del botn Autosuma, seleccionar la opcin deseada y luego pulsar <Intro>. Para calcular automticamente un rango concreto de celdas, deber_ hacer clic en la flecha en el botn Autosuma, seleccionar la opcin de clculo y el rango de celdas a calcular, y finalmente pulsar <Intro> para acabar de calcular la frmula. Independientemente del modo de clculo que utilice, para delimitar el rango a calcular es aconsejable que haya una fila o una columna en blanco o con datos no numricos rodeando los datos que desee calcular. Esto es debido a que Excel necesita determinar de alguna manera el rango de datos que ha de calcular cuando se pulse el botn Autosuma. Abra el libro Clculos automticos.xls que tiene guardado en Mis Documentos.

Como puede observar, se trata de una hoja en la que se resumen las ventas de los artculos que se fabrican en una determinada empresa. En la zona con fondo amarillo se guardan las ventas diarias de cada uno de los artculos, mientras que en las celdas coloreadas en verde, calcularemos algunos de los totales asociados a las anteriores ventas. EXCEL 2003 1 - Frmulas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Seleccione el rango de celdas B7:F10, y haga clic en el botn Autosuma, no en la flecha de la derecha. Observar y cmo en el rango B11:F11 aparecen calculadas las ventas totales para cada uno de los das de la semana.

Si lo que deseamos hacer es calcular la media, el mnimo o el mximo lo que debemos hacer es lo siguiente: 1 Vuelva a seleccionar el rango de celdas B7:F10, esta vez s que debe hacer clic en la flecha de Autosuma y seleccione la palabra Promedio. Este nos calculara la media y la pondr en la casilla vaca situada ms abajo. 2 Ahora repita la misma operacin, pero, escoja en la lista de Autosuma la opcin de Mx, para ver cual fue la mayor cantidad de cada da. Como ha podido comprobar, para hacer la suma automticamente es suficiente con hacer clic en el icono, y para efectuar cualquier otro clculo es necesario abrir la lista y seleccionar el que corresponde. Ahora volveremos a practicar la suma: L Seleccione ahora por ejemplo la celda G7, y haga clic en el botn Autosuma. En dicha celda habr aparecido la expresin =SUMA (B7:F7). Pulse <Intro>, la frmula calculara el nmero de sillas vendidas durante toda la semana. 3 Seleccione el rango G8:G10, y haga clic en el botn Autosuma. Observar cmo automticamente se habrn calculado las ventas semanales para cada uno de los artculos.

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EXCEL 2003 1 - Frmulas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Cierre el libro de trabajo que acaba de usar, y conteste afirmativamente a la pregunta de si desea guardar el documento. El punto negativo de las funciones es que debe conocerlas; para facilitar o eliminar esta ardua tarea de memorizar los nombres de las funciones y la forma en que deben utilizarse, Excel incorpora una potente herramienta que muestra de una manera clara y concisa las funciones disponibles, as como su utilidad y la forma de utilizarse. Hablamos del Asistente para funciones.

1.2 - ASISTENTE PARA FUNCIONES. La puesta en marcha del Asistente para funciones puede hacerse de diversas formas: PARA PONER EN MARCHA EL ASISTENTE PARA FUNCIONES: MEDIANTE LOS MENS. Seleccionando la opcin Funcin. del men Insertar.
Pulsando <May> + <F3> El Asistente para funciones trabaja bsicamente en dos etapas. En la primera muestra una ventana con todas las funciones que ofrece el sistema, y en la que el usuario puede escoger la que ms le interese. En la segunda etapa el Asistente permite al usuario introducir los argumentos para la funcin que se selecciona, explicndole lo que representa cada uno de los argumentos, cmo deben utilizarse, etc.
MEDIANTE EL TECLADO

Veremos a continuacin con ms detalle cada una de estas etapas, explicando las diversas partes de las ventanas que componen el Asistente para funciones. No es necesario que de momento haga nada en su libro de trabajo, aunque si lo desea, puede poner en marcha el Asistente, e ir echando un vistazo a los diferentes cuadros de dilogo que explicaremos a continuacin.

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EXCEL 2003 1 - Frmulas Avanzadas Nivel Avanzado V.1 1.2.1.- Primera Etapa Al poner en marcha la opcin Insertar funcin, aparece el siguiente cuadro de dilogo: El nmero de funciones que ofrece Excel es muy elevado, y es por esto que estn clasificadas o agrupadas en diversas categoras o grupos para facilitar la bsqueda. Una vez seleccionada la funcin que se desea utilizar, y pulsando el botn Aceptar, aparece otro cuadro de dilogo en la parte superior de la hoja, que corresponde a la segunda de las etapas. 1.2.2.- Segunda Etapa Se trata de un cuadro de dilogo que cambia significativamente de aspecto, dependiendo de la funcin seleccionada en la etapa anterior. Para cada uno de los argumentos, se tendr que introducir un valor, una referencia, un nombre, u otra funcin, dentro del cuadro de edicin de argumento correspondiente. Entre cada argumento y su cuadro de argumento aparece un botn, que al ser pulsado, hace desaparecer el cuadro para poder seleccionar con el ratn un rango de celdas. Cuando se hayan introducido todos los argumentos requeridos por la funcin, en el apartado Resultado de la frmula aparecer el valor que provisionalmente calcula la funcin con

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EXCEL 2003 1 - Frmulas Avanzadas Nivel Avanzado V. 1. Los parmetros o argumentos introducidos hasta el momento. Al pulsar Aceptar se da porfinalizado el proceso. 1.2.3.- Utilizando el asistente. Realizaremos a continuacin un pequeo ejercicio, en el que se calculen los serviciosmedios efectuados por una determinada empresa, a lo largo de los diferentes meses de un ao. Utilizaremos para ello el Asistente para funciones. Siga los pasos que se le indiquen.
1 Abra el libro Asistente.xls que tiene guardado en Mis Documentos

Como puede observar, los servicios efectuados en cada uno de los meses estn almacenados en el rango de celdas E3:E14.
2 Para calcular el nmero de servicios medios, seleccione en primer lugar la celdaque desea almacenar dicho clculo. En este caso, la celda I10. 3 Haga clic en Funcin... del men Insertar, aparecera el cuadro de dilogo correspondiente al primer paso o etapa del Asiste nte, y que recibe el nombrede Insertar funcin. 4 Seleccione la categora Estadsticas de la lista de categoras que aparece en la lista de Categora.

Al seleccionar la categora Estadsticas, aparecer en el cuadro Seleccionar una funcin todas las funciones que Excel incluye dentro de esa categora.
5 Seleccione la funcin PROMEDIO de la lista de funciones que aparece en elcuadro. Seleccionar una funcin. Es esta la funcin que utilizaremos para calcular las ventas medias de nuestra hoja.

EXCEL 2003 1 - Frmulas Avanzadas Nivel Avanzado V. 1L Cuando tenga seleccionada la funcin que desea utilizar, haga clic en el botn Aceptar. Esto hara que
desaparezca el cuadro de dilogo actual, y aparezca otro correspondiente a la segunda de las etapas del Asistente .

El nuevo cuadro de dilogo est_ dedicado xtegramente a la funcin Promedio queseleccion_ en la anterior etapa. Permite especificar los argumentos para dicha funcin, as_ comoconsultar su funcionalidad a la hora de ser utilizada. Si por cualquier motivo desea obtener ms informacin de la que ofrece este cuadro dedilogo, puede hacer clic en el vxculo Ayuda sobre esta funcin y aparecer_ en pantalla unanueva ventana con una extensa explicacin acerca de la funcin seleccionada.
L Haga clic en el vxculo Ayuda sobre esta funcin para observar dicha ventanainformativa. Le aparecer_ la ayuda de Office.

EXCEL 2003 1 - Frmulas Avanzadas Nivel Avanzado V.1En la Ayuda de Office aparecen dos secciones, a la derecha aparece una explicacin sobrela ayuda que hemos solicitado, donde consultaremos las posibles dudas que podamos tener, y ala izquierda tenemos la posibilidad de realizar una nueva b queda.

L Para regresar de nuevo a la hoja de clculo, simplemente cierre la ventanadonde se muestra la ayuda.

Puede observar que en el cuadro N ero aparece un rango, ha seleccionado el rangocompleto de toda la informacin de la hoja.
L Seleccione la informacin del recuadro N ero1 y elimxela. En especificaremosel rango de celdas sobre las que la funcin tiene que actuar. L Escriba en dicho recuadro el rango de celdas E3:E14, o bien seleccinelo con elratn. Es el rango donde se encuentran los servicios de los diferentes meses,y a partir de los cuales tenemos que calcular el promedio.

Una vez especificado el rango sobre la funcin que debe de actuar, el cuadro de dilogopresenta a la derecha el valor que provisionalmente calcular_ para el rango seleccionado.

EXCEL 2003 1 Frmulas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Cuando crea que la funcin ya es correcta, haga clic en el botn
Aceptar. Lafuncin se introducir_ en la celda que tena seleccionada justo antes de poneren marcha el Asistente para funciones, mostrando en ella su resultado.

Observe como en la celda I10 de su hoja de clculo, ha aparecido calculado el promediode los servicios efectuados mensualmente por Gr s Geno.
L Oc ese ahora usted mismo de calcular en la celda I16 de este mismo libro, Asistente.xls, la suma total de los servicios efectuados durante todo el a. L Para ello, deber_ usar el Asistente para funciones y dentro de , seleccionar lafuncin Suma que est_ dentro de la familia de funciones Matemticas y trigonomtricas. El argumento que necesita la funcin es el mismo quenecesit_ la funcin Promedio, es decir, el rango E3:E14, correspondiente a losservicios efectuados en cada uno de los meses. L Cuando lo tenga terminado guarde y cierre el libro Asistente.xls.

1.3 - HERRAMIENTAS DE FORMULASAhora veremos el funcionamiento de dos barras de herramientas destinadas a las frmulas,Auditoria de frmulas y Ventana inspeccin. Estas dos herramientas nos permiten comprobarel correcto funcionamiento de las frmulas que tenemos en

nuestras hojas de clculo. 1.3.1.- Auditora de frmulasLa Auditoria de frmulas es un seguimiento que podemos realizar a las frmulas queestamos realizando dentro de nuestra hoja de clculo. De modo que mediante esta herramientapodremos averiguar desde donde proceden los datos, a que otra frmula va un dato o inclusomarcar aquellas casillas con un resultado determinado seg nos interesa, veamos como funcionaesta herramienta.
L Abra el libro de trabajo Frmulas.xls que tiene en la carpeta Mis Documentos. Seguidamente active la barra de herramientas Auditora de formulas.

Elemento
de errores correctamente.

Descripcin Comprueba de que todas las formulas estnComprobacin

Frmulas Avanzadas Nivel Avanzado V.1Elemento


formula de qu_ valores proceden susRastrear precedentes clculos. Quita un nivel de procedencia del rastreo de losQuitar un nivel de precedentes valores. Mira si esta celda forma porte de alguna frmula.

EXCEL 2003 1 Descripcin Mira en la

Rastrear dependientes Quitar un nivel de dependientes Quita la flecha de la dependencia de alguna frmula. Quitar todas las flechas Elimina todas las dependencias y rastreos. Sela mediante un c culo rojo alg valor de frmulaRodear con un c culo datos no vlidos que no es vlido. Elimina los c culos rojos que indican valoresBorrar c culos de validacin incorrectos en las frmulas. Mostrar ventana de inspeccin Muestra la ventana del inspeccin. Eval la funcin que tenemos selada. Evaluar frmula L Sit se en la casilla C13 de la hoja F. Trigonom., seguidamente haga clic en elicono Rastrear

precedentes .

Observe como aparece una flecha que va desde la celda C13hasta la celda E8, esto es debido a que la frmula que hay en lacelda C13 hace referencia a la celda E8.
L Vuelva a hacer clic en Rastrear precedentes . Observe como ahora aparece una nueva lxeadesde E8 hasta C4, esto es debido a que lafrmula de la celda E8 hace referencia a la celdaC4.

Ahora si deseamos quitar estas lxeas precedentes, simplemente tendremos que utilizar elicono de Quitar un nivel de precedentes .
L Haga clic una vez sobre el icono Quitar un nivel de precedentes , observecomo ahora ha desaparecido la lxea que una las celdas E8 y C4, vuelva apulsar sobre el mismo icono y observe como desaparece tambin la unin deC13 con E8.

Igual que podemos buscar, tal como acabamos de hacer, de donde proceden los valoresde una frmula, esta b queda tambin podemos hacerla en sentido contrario, es decir, en quefrmulas aparece la celda que tengo seleccionada.

EXCEL 2003 1 - Frmulas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Sit se en la celda C4 y haga clic en Rastrear dependientes , ver_ como aparece una flecha que va
desde C4 hasta E8, seguidamente vuelvaa pulsar sobre el icono anterior y observe comoesta vez aparecen tres flechas que van desde lacelda E8 hasta las celdas C13, C14 y C15.

Ahora igual que hicimos en el ejemplo anterior deprecedentes, si quisiramos eliminar alguna de estas dependenciastendramos que hacer clic en el icono Quitar un nivel de dependientes . Ahora bien, si lo quedeseamos es eliminar todas las lxeas directamente, tendremos que seleccionar Quitar todas lasflechas .
L Ahora eliminaremos todas las flechas directamente, haga clic en el icono Quitar todas las flechas .

A continuacin explicaremos como funciona la Ventana de inspeccin. Todas aquellasopciones que no veamos ahora, sern explicadas ms adelante. 1.3.2.- Ventana de inspeccinL Haga clic en el icono Ventana de inspeccin
herramientasAuditora de frmulas. Ver_ como aparece la siguiente ventana. L Ahora haga clic en Agregar inspeccin... de la ventana Ventana Inspeccin. L Seleccione la celda E8, y haga clic en Agr egar. La Ventana inspeccin adoptar l siguiente aspecto. , de la barra de

Desde esta ventana podremos observar diferentes caracter ticas sobre la celda que hemosseleccionado y su frmula. Aqu_, como podemos observar nos muestra el libro al que pertenece

EXCEL 2003 1 Frmulas Avanzadas Nivel Avanzado V.1Frmulas.xls, la hoja en la que nos encontramos (F. Trigonom.), el nombre de la celda, (que eneste caso no tiene), la celda en que nos situamos (E8), el valor de la frmula (0.27925268) y lafrmula en cuestin (=RADIANES(C4)).
L Agregue usted ahora una nueva inspeccin, por ejemplo la celda G2 y observecomo debe aparecer el siguiente resultado:Finalmente si desea quitar algunas de las inspecciones s o debe seleccionar la que deseay hacer clic sobre el icono de Eliminar inspeccin. Veamos un ejemplo: L Seleccione la primera inspeccin, la de los Radianes, seguidamente, una vez haquedado marcada, haga clic en Eliminar inspeccin y observe comoautomticamente esta desaparece. L Vuelva a repetir los pasos con la otra inspeccin, de modo que quede vaca. Finalmente cierre la Ventana Inspeccin. L Ahora cierre el documento Frmulas.xls sin guardar los posibles cambiosefectuados.

1.4 - MATRICESEl concepto de matriz que aqu_ vamos a ver proviene de los lenguajes de programacin. Las matrices deben su existencia a la necesidad de trabajar con varios elementos de una formar ida y cmoda. Gracias a las matrices podemos combinar varios clculos en uno s ointroduciendo icamente una frmula matricial, es decir, una frmula que incluye una o msmatrices entre sus argumentos. Una matriz no es ms que una serie de elementos que forman filas (este tipo de matricesse denominan unidimensionales) o filas y columnas (bidimensionales). La matriz ser_ un rangode celdas contiguo. La siguiente tabla representa una matriz unidimensionalMientras la que sigue es una matriz bidimensional

EXCEL 2003 1 - Frmulas Avanzadas Nivel Avanzado V.1F ese que en la primera tabla se ha numerado cada celda con un ico n ero, mientrasque en la segunda cada celda viene numerada por un par de n eros. Observe que, por ejemplo,el nombre del elemento 3,4 significa que te se encuentra en la fila 3 y la columna 4. Podemos tener un grupo de celdas en forma de matriz y aplicar una determinada frmulaen ellas de forma que nos ahorramos tiempo y esfuerzo en la escritura de frmulas. En Excel lasfrmulas que hacen referencia a matrices se encierran entre llaves {}. 1.4.1.- Introducir una frmula matricial L Abra
Documentos. el libro de trabajo Matrices.xls de la carpeta Mis

Si se sit en cualquiera de las celdas del rango C6:F6 podr_ observar que se ha realizadouna simple multiplicacin para calcular el precio total de las unidades. Adems el valor que hayen C8 tambin se debe a otra sencilla frmula. Aunque en este ejemplo las frmulas son muy simples, se han tenido que introducir variaspara llegar al resultado que hay en la celda C8. En vez de esto se podran haber combinado todoslos clculos posibles en uno so utilizando una frmula matricial. Gracias a las frmulasmatriciales nos evitamos tener que realizar clculos intermedios.

PARA INTRODUCIR UNA F RMULA MATRICIAL:MEDIANTE EL TECLADOPara introducir


una frmula matricial lo haremos del mismo modo que una frmula cualquiera, pero en lugar de finalizarpulsando <Intro> debemos hacerlo mediante la combinacin de teclas <Control>+<May >+<Intro>, y Excelcolocar_ de forma automtica las llaves {}.

Vamos a modificar la hoja para que realice las operaciones con so introducir unafrmula.

L Borre las celdas adecuadas para que la Hoja1 quede como sigue: CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F

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EXCEL 2003 1 - Frmulas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Sit el cursor en la celda C8 e introduzca

la frmula =SUMA(C4:F4*C5:F5) sinpulsar <Intro> al finalizar. L Acepte la frmula mediante la combinacin de teclas <Control>+<May >+<Intro>y compruebe que Excel la muestra entre llaves, dentro de la barra de frmulas.

Tenga en cuenta que el resultado no ser_ el esperado si usted introduce manualmente lasllaves y icamente pulsa <Intro> (en ese caso Excel considerar_ lo introducido como texto). Paraaceptar una frmula matricial siempre debe emplear la combinacin de teclas<Control>+<May >+<Intro>. Tambin debe tener cuidado al editar celdas pertenecientes a una matriz ya que los cambiosque realicemos afectarn sin duda a las frmulas que operen con ella, pero recuerde que no debeeliminar, insertar o mover las celdas que la componen. Si quisiramos modificar la frmula paraque operara con una matriz distinta, igualmente deberamos finalizar con la combinacin de teclasconocida. #Matriz como par etro de una comparacinAhora que ha visto cmo se introduce una frmula matricial, vamos a ver un ejemplo msdel empleo de matrices. En el ejemplo anterior hemos utilizado la matriz como par etro de lafuncin SUMA para, mediante la introduccin de una ica frmula, obtener un resultadopartiendo de varias operaciones. En el siguiente ejemplo va a ver que una matriz tambin puedeutilizarse para comparar valores.
L Ahora seguidamente sit se en la Hoja2 y observe la siguiente imagen:

EXCEL 2003 1 Frmulas Avanzadas Nivel Avanzado V.1 L Seleccione el rango F6:G9 y escriba: =SI(C6 :D9
>=10;"Bien";"Mal"). L Finalice con <Control>+<May >+<Intro> y compruebe que el resultado es el quemuestra la imagen.

1.4.2.- Constantes matricialesEn los ejemplos anteriores ya ha aprendido a introducir frmulas que utilizaban matrices. Pero lo que realmente hemos hecho es indicar a la frmula el rango de celdas en el cual seencuentra la matriz que debe utilizar. Es decir, el resultado de la frmula puede variar s o con quemodifiquemos alguna de las celdas que forman la matriz, y esto no siempre nos puede interesar. Pudiera ser que en algunos clculos necesit amos una matriz de valores constantes. Aligual que en las frmulas normales podemos incluir referencias a datos fijos o constantes, en lasfrmulas matriciales tambin podemos incluir datos constantes. A estos datos se les llamaconstantes matriciales y se debe incluir un separador de columnas (s bolo ;) y un separador defilas (s bolo \). NOTA: No confundir el s bolo \ con el s bolo /. Por ejemplo, para incluir una matriz como constante matricial:30 2531 18Debemos escribir {30;25\31;18}Ahora vamos a introducir una frmula que multiplica los elementos de una matriz por losde otra matriz que es constante.
L Si es necesario, abra el libro Matrices.xls almacenado en Mis Documentos. L Sit se en la Hoja3 y escriba lo siguiente.

EXCEL 2003 1 - Frmulas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Seleccione el rango D1:E2 y escriba all_ =A1:B2*{10;20\30;40}. Acepte la frmulacon la combinacin de
teclas <Control>+<May >+<Intro>.

Observe que Excel ha ido multiplicando los valores de la matriz por los n erosintroducidos en la frmula (C1=A1*10, C2=B1*20, etc.):Cuando trabajamos con frmulas matriciales, cada uno de los elementos de la misma debetener idntico n ero de filas y columnas, porque de lo contrario, Excel expandira las frmulasmatriciales. Por ejemplo, la expresin ={1;2;3}*{2\3} sera incorrecta ya que la primera matriz tieneuna fila y tres columnas, mientras que la segunda tiene dos filas pero una ica columna. ComoExcel exige igual n ero de filas y de columnas para las dos matrices de dicha expresin, taser_ transformada en otra que seguramente no es la que deseamos. Vamos a comprobarlo con un ejemplo.
L En la Hoja3 , seleccione el rango D4:F5. Introduzca la frmula matricial =A4:B4+{2;5;0\3;9;5} y ac tela pulsando <Control>+<May >+<Intro>.

Observe que Excel devuelve un mensaje de error en las celdas F4 y F5, significando queel rango seleccionado es diferente al de la matriz original. Esto se debe a que hemos intentadosumar una matriz de 2x2 con una matriz constante de 3x3.
L Guarde y cierre el libro de trabajo Matrices.xls.

EXCEL 2003 1 - Frmulas Avanzadas Nivel Avanzado V.11.5 - SUBTOTALESEn listas de datos agrupados por un campo, es il mostrar a veces no so el total generalde una columna, sino tambin los subtotales parciales de cada elemento com .
L Cree un Nuevo libro de trabajo. L Introduzca una tabla como la siguiente, aplicando los formatos que creaconvenientes:L Seleccione todo el rango de datos (A1:C8). L Seleccione en el men_ Datos, Subtotales..., le aparecer_ el siguiente cuadro:L Excel nos muestra por defecto una configuracin para crear subtotales, cambie enla casilla Para cada cambio en por Equipo y luego pulse Aceptar.

Observe la agrupacin que ha hecho Excel, calculando las compras por equipos yobteniendo las sumas parciales de cada uno de ellos.

EXCEL 2003 1 Frmulas Avanzadas Nivel Avanzado V.1En el margen izquierdo de la ventana se muestran unos controles para obtener mayor omenor nivel de resumen en los subtotales. Vamos a ver cmo funcionan.
L Pulse uno a uno los botones y observe el resultado. L Con el rango de celdas a seleccionado, vuelva a Subtotales... dentro de Datos. L Abra la lista de Usar funcin y elija la funcin Promedio. L Desactive la casilla Reemplazar subtotales actuales porque borrara los que yahay escritos. Pulse Aceptar.

Ahora tiene los datos agrupados por totales (funcin Suma) y promedios. Pruebe losdistintos botones del margen izquierdo para ir viendo mayor o menor nivel de detalle en lossubtotales. Si quisiera eliminar los subtotales y dejar la tabla como estaba antes podra hacerlopulsando el botn Quitar todos del cuadro de dilogo Subtotales.
L Acceda al men_ Datos, opcin Subtotales... y pulse en el botn Quitar todos.

EXCEL 2003 1 - Frmulas Avanzadas Nivel Avanzado V.1 L Cierre el libro y no es necesario que lo
guarde.

Si se quisieran crear subtotales por otro campo (por ejemplo el campo Pa ) deberamosprimero ordenar la lista por ese campo, para que Excel pueda agrupar posteriormente la tabla.

EXCEL 2003 1 Frmulas Avanzadas Nivel Avanzado V.11.6 - EJERCICIOS L Con lo visto hasta ahora realice los
siguientes ejercicios.

1.6.1.- Pizzas a domicilioL Cree un nuevo libro de trabajo e introduzca los datos que hay a
continuacin,asigne tambin el ancho de columnas necesario:L En cuanto a los tipos de letra, y enfatizados, si no encuentra alg tipo de letra,escoja otra que se parezca. El rango de B6:G11 se quedar_ con el tipo de letray enfatizado que tenga por defecto.

L Aplicar los siguientes bordes: CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 0619

EXCEL 2003 1 Frmulas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Asignar los siguientes colores:L Para el fondo as nele el color
Amarillo, para la lxea de Control de repartos a domicilio, as nele el color Anaranjado claro, para las casillas deRepartidores:, Productos, y Servicios individuales, poner en color Oro, para los tipos de pizzas, repartidores y Totales por producto color Verde claro, paralas sumas Turquesa claro y para las pizzas repartidas Azul plido.

Se trata de una hoja destinada a facilitar el control de los repartos a domicilio que realizauna conocida pizzera. Interesa apuntar en las zonas coloreadas en Azul plido, los serviciosrealizados por cada uno de los repartidores, as_ como calcular el n ero total de platos servidospara cada uno de los tipos de pizza.
L Para calcular dichos resultados, puede optar por introducir frmulas normales enlas que se sumen determinados rangos de celdas; puede usar el botn Autosuma; o bien puede utilizar directamente la funcin SUMA.

Sera bueno que intentase realizar el ejercicio usando cada uno de los tres mtodosanteriores.
L Guarde el libro con el nombre de Pizza-Jat.xls, cuando considere acabado elejercicio y cirrelo.

EXCEL 2003 1 Frmulas Avanzadas Nivel Avanzado V.11.6.2.- Subtotales L En un nuevo libro de trabajo, cree la siguiente
hoja:L Obtenga los subtotales para cada empresa, acumulando las ventas. L Elimine dichos subtotales (mediante el botn Quitar todos) y cree unos nuevossubtotales obteniendo el promedio de las ventas por empresa. L Visualice icamente el promedio general. Para ello debe pulsar uno de losbotones que hay en el margen izquierdo de la ventana. L Elimine esos subtotales y cree subtotales por pa es, obteniendo la suma deventas por pa es. L Quite todos los clculos y d elo como al principio. L Cierre el libro, guardelo con el nombre Cuentas.xls.

EXCEL 2003 2 - Tratamiento de Datos Nivel Avanzado V.1 2 TRATAMIENTO DEDATOS2.1 - DENOMINACI N DE RANGOSUn rango es en general un conjunto de celdas cuyos datos tienen algo en com . Cuando necesite en una frmula hacer referencia a un rango podr_ introducirlo mediantesus referencias de celda, o bien, tal y como veremos a continuacin, podr_ darle un nombre alrango y despu usar este nombre en la frmula. La denominacin de rangos puede ahorrar muchotiempo y esfuerzo a la hora de construir frmulas, puesto que un nombre es mucho ms f il derecordar que la primera y tima referencia de un rango. As_ pues, un nombre es un identificador creado por la persona que confecciona una hojade clculo, y

que es usado para referirse a una celda, o a un conjunto de celdas. Las frmulas sonms legibles y se recuerdan ms f ilmente si en ellas se emplean nombres en lugar de referencias. 2.1.1.- Crear nombres de rangoEs f il darle nombre a un determinado rango de la hoja de clculo, gracias a los diversosmtodos que para ello podemos utilizar. La siguiente tabla cita brevemente los mtodos que pueden seguirse para crear nombresde rango, y que enseguida veremos.

PARA CREAR NOMBRES DE RANGO: MEDIANTE LOS MEN SSeleccionando el rango a nombrar, y
usando despu la opcin Crear... del submen_ Nombre que se encuentra dentrodel men_ Insertar. MEDIANTE LA BARRA F RMULASSeleccionando el rango a nombrar, y usando despu el cuadro Nombres de la barra de frmulas.

MEDIANTE EL TECLADOSeleccionando el rango a nombrar, y pulsar la combinacin <Control>+<May >+<F3>

EXCEL 2003 2 Tratamiento de Datos Nivel Avanzado V.1Es posible seleccionar el rango que deseemos nombrar, y despu darle nombre en elcuadro Nombres de la barra de frmulas. Es muy com que la introduccin de informacin en una hoja de clculo se realice enforma de tabla, de tal manera que los datos introducidos se identifiquen r idamente mirando lafila y la columna de la tabla a la que pertenecen. Aprovechando esta caracter tica, Excelincorpora una herramienta para generar nombres automticamente basndose en las cabeceras defila y de columna que se introducen en la mayora de estas tablas. Los nombres de rango pueden incluir cualquier car ter, excepto espacios en blanco,puntos, o comas. Normalmente, un nombre de rango consta de una palabra o varias palabrasseparadas por caracteres de subrayado. Por ejemplo, los nombres Cargas o Ventas_impresorasson nombres de rango correctos. Sin embargo, los nombres Ventas impresoras oVentas.impresoras, no lo son puesto que incluyen alguno de los caracteres que hemos clasificadocomo incorrectos. En general, se deben utilizar nombres que se puedan recordar y escribir f ilmente, ysobretodo, nombres que tengan algo que ver con el rango de datos que representan. Realizaremos a continuacin un ejercicio, en el que se utilizarn los mtodos que acabamosde explicar para darle nombre a diversos rangos de su hoja de clculo. Siga los pasos que se leindiquen.
L Abra el libro Consultas con Nombres de Rango.xls que tiene guardado en Mis Documentos.

El libro que acaba de abrir consta de una zona donde se almacena informacin, delrango H1:K16, y de otra donde introduciremos frmulas para calcular determinados resultados,del rango A1:F15. Antes de introducir estas frmulas, daremos nombre a algunos rangos de la hoja, de forma que su confeccin nos resulte ms f il y clara.

EXCEL 2003 2 - Tratamiento de Datos Nivel Avanzado V.1#Creando nombres de rango manualmente...
L Seleccione la celda E12. L Haga clic en el recuadro Nombres de la barra de frmulas, escribaen ella la palabra Consultado y pulse <Intro>. Dicha palabraintenta reflejar el dato que contendr_ esa celda, es decir, elc igo del artculo que se desea consultar. L Seleccione el rango de celdas H2:K16. Para dar nombre a este rango, haga clic enel recuadro Nombres, escriba la palabra Artculos y pulse <Intro>. L Seleccione el rango I2:K15, y d e el nombre de Datos tal y como lo acaba dehacer para los rangos anteriores. L Si hace clic en la flecha que aparece junto el recuadro Nombres,podr_ observar una lista desplegable con los tres nombres derango que ha creado hasta ahora.

#Creando nombres de rango automticamente...

Aprovechando que los datos de los artculos estn almacenados en forma de tabla dentrode la hoja, crearemos a continuacin otros dos nombres de rango de forma automtica.
L Seleccione el rango H1 :I1 5. Observe cmo en dicho rango, adems de los c igosy los precios de los artculos, tambin estn incluidos en la primera fila lost ulos o las cabeceras de cada una de las columnas. L Seleccione la opcin Crear... del submen_ Nombre, que se encuentra dentro delmen_ Insertar.

Aparece en pantalla el cuadro de dilogo Crear nombres. Este cuadro de dilogo permite especificar los nombres de rango que se desean crear.
L Observe que la opcin para utilizar las cabeceras de la fila superior como nombresde rango ya est_ seleccionada, si no es as_ active la opcin Fila superior, ydesactive todas las dems, cuando tenga todo como en el gr ico anterior hagaclic en el botn Aceptar.

EXCEL 2003 2 - Tratamiento de Datos Nivel Avanzado V.1Excel habr_ generado automticamente nombres de rango para las columnas del easeleccionada, y los habr_ incluido en el recuadro Nombres de la barra de frmulas. Una vez definidos los nombres de rango, puede usar el cuadro Nombres de la barra defrmulas para seleccionar alguno de ellos.
L Despliegue la lista, haciendo clic tal y como se muestra en lasiguiente ilustracin:L Por ejemplo, haga clic en el nombre de rango Precio de la lista de Nombres.

Observe cmo aparece seleccionado el rango de datos al que haca referencia dichonombre de rango y en el que se encuentran los precios de los diferentes artculos.
L Seleccione ahora usted mismo alg otro nombre de rango y compruebe que elrango de celdas al que haca referencia tambin queda seleccionado.

2.1.2.- Modificar nombres de rangoEs posible modificar un nombre de rango ya creado, o bien cambiar las celdas incluidas enel rango que representaba dicho nombre.

PARA MODIFICAR NOMBRES DE RANGO:MEDIANTE LOS MEN SOpcin Definir... del submen_
Nombre que se encuentra dentro del men_ Insertar.

A continuacin, y a modo de ejemplo, crearemos un nuevo nombre de rango, realizaremosdiversas modificaciones sobre ese nombre y finalmente lo eliminaremos para dejar la hoja tal ycomo est_ en este momento.

Siga los pasos que se le indiquen: CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 0626

EXCEL 2003 2 Tratamiento de Datos Nivel Avanzado V.1L D e el nombre de Curiosidades al rango de celdas B3:F10 y
pulse <Intro>. L Seleccione en el men_ Insertar, Nombre, Definir. ... Aparece el siguiente cuadro,cuya funcin es permitir modificar las caracter ticas de los nombres de rango:L Despl ese a lo largo de la lista y seleccione el nombre de rango Curiosidades,que usted mismo acaba de crear.

A partir de este nombre de rango, definiremos otro modificando mximamente el rango deceldas al que hace referencia.
L En el recuadro Se refiere a aparece el rango de celdas que abarca el nombreseleccionado. Reemplace el n ero 10 por un 15.

Con esto habremos extendido el ea que antes inclua ese nombre de rango.
L En el recuadro Nombres en el libro, reemplace el nombre Curiosidades por elnombre ZonaConsulta NOTA:

Pondremos el nombre sin espacio, debido a que te no los acepta.

L Pulse el botn Agregar para que el nuevo nombre de rango se incluya en la lista.

EXCEL 2003 2 - Tratamiento de Datos Nivel Avanzado V.1L Haga clic en el botn Aceptar, y compruebe que efectivamente ahora el nombre ZonaConsulta hace
referencia a otro rango.

Por timo, veremos cmo eliminar un nombre de rango. Eliminaremos de la lista denombre de rango ZonaConsulta que acaba de crear.
L Desde el men_ Insertar, seleccione de nuevo Nombre, De finir.... L Seleccione ahora ZonaConsulta, de la misma forma que lo hizo antes. Despu haga clic en el botn Elimina r del cuadro de dilogo, para borrar el nombreseleccionado de la lista. L Para acabar, haga clic en el botn Cerrar del cuadro de dilogo.

2.1.3.- Usar nombres de rangoComo ya comentamos anteriormente, el principal motivo de usar nombres de rango esevitar en lo posible el trabajo directo con las referencias de celdas que describen el ea queengloba un rango. El uso directo de estas referencias hace que resulte mucho ms complejo eilegible el proceso de creacin de frmulas, y en consecuencia, hace que se cometan muchos mserrores de los deseados. En lugar de las referencias de celdas se pueden utilizar los nombres de rango quepreviamente se hayan generado. Por ejemplo, en vez de escribir en una frmula la referencia delrango H2:H15, puede utilizar el nombre de rango Codigo_artic creado anteriormente.

El uso de estos nombres puede hacer que sus frmulas sean mucho ms f iles decomprender y corregir, en caso de ser necesario, o simplemente puede ayudar a comprenderexactamente qu_ es lo que hace y para qu_ sirve cada una de sus frmulas. Confeccionaremos a continuacin una serie de frmulas, de forma que pueda experimentarlo cmodo que resulta utilizar nombres de rango en lugar de referencias directas a celdas. Siga los pasos que se le indiquen:L Seleccione la celda D4, para calcular en ella el c igo ms peque de
losartculos existentes actualmente. Utilizaremos para ello la funcin MIN y elnombre de rango Codigo_artic creado anteriormente.

EXCEL 2003 2 - Tratamiento de Datos Nivel Avanzado V.1L Introduzca la expresin =MIN(Codigo_artic) en la celda que acaba de seleccionary pulse <Intro>. Para calcular el cigo mnimo haremos algo muy parecido.
L Seleccione la celda D5 y escriba en ella =MAX(L Desde el men_ Insertar, seleccione la opcin Nombre y a continuacin Pegar..., le aparecer l siguiente cuadro desde el que podrseleccionar el nombre de rango a utilizar. L Seleccione el nombre Codigo_artic y el botn Aceptar. El nombre de rango ha sido introducido en la celda. L Para acabar de introducir la frmula, escriba ) y pulse <Intro>.

Observe cmo en la celda D5 ha aparecido calculado el n ero 14, que corresponde alcigo ms grande de los artculos existentes. Calcularemos ahora algunos datos de inter con respecto a los precios de nuestrosproductos.
L En la celda C8 calcularemos el precio medio de los artculos. Para ello introduzcala expresin =PROMEDIO(Precio) en dicha celda. L En la celda C9 calcularemos el precio ms bajo, con la expresin =MIN(Precio)L Para consultar el nombre del artculo que tiene este precio mximo, introduzca enla celda D9 la expresin =BUSCARV(C9;Datos;2)L Introduzca en C10 la expresin =MAX(Precio). Con ella calcularemos el precio msalto. L Para consultar el nombre del artculo con el precio ms alto, copie la frmula queintrodujo en D9 a la celda D10.

Por timo, introduciremos una serie de frmulas que permitan calcular los datos de undeterminado artculo a partir de su cigo.
L Introduzca un cigo de artculo en la E12, entre los valores 1 y 14.

L Para calcular la descripcin del artculo, introduzca en C13 la expresin=BUSCARV(Consultado;Artculos;3)L Para calcular el tipo del artculo, introduzca en C14 la expresin=BUSCARV(Consultado;Artculos;4) CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06 29

EXCEL 2003 2 - Tratamiento de Datos Nivel Avanzado V.1L Para calcular el precio unitario del artculo, introduzca en C15 la

expresin=BUSCARV(Consultado;Artculos;2)L Cambie varias veces el cigo del artculo, para comprobar que siempre localizasus datos correspondientes. L Guarde y cierre el libro de trabajo.

Como habr_ podido comprobar, las frmulas que acabamos de introducir y las que usamosen el ejemplo anterior son bsicamente las mismas. Sin embargo, al utilizar nombres de rango enlugar de referencias directas a celdas, la claridad de dichas frmulas, ha aumentado en granmedida. Es la ventaja de utilizar nombres de rango. 2.2 - REGLA DE VALIDACI NUn tema importante para que las hojas de Excel sean eficaces es controlar que los datosintroducidos son correctos. Aunque no es posible controlar todos los errores posibles, podemosestablecer una regla de validacin, que garantizan que los datos introducidos en una celdacumplen ciertas normas. Para ver su funcionamiento utilizaremos un ejemplo: L Abra el documento Validacin.xls. Seleccione la
celda K4. Escoja la opcinValidacin en el men_ Datos.

El cuadro de dialogo Validacin de datos aparece en la pantalla con las opciones de laficha Configuracin.
L En el cuadro Permitir, haga clic en la flecha y en la lista que aparece, seleccione Decimal.

Los cuadros etiquetados como Mximo y Mnimo aparecen debajo del cuadro Datos.

EXCEL 2003 2 - Tratamiento de Datos Nivel Avanzado V.1L En el cuadro de Datos, haga clic en la flecha y en la lista desplegable que aparece,seleccione menor o igual
que. El cuadro Mximo desaparecer_. L En el cuadro Mnimo, introduzca 2500. Desactive la casilla de verificacin Omitir blancos. L Seleccione ahora la ficha Mensaje entrante.

Las opciones de la ficha Mensaje entrante aparecen en este momento en pantalla.


L En el cuadro T ulo: introduzca Introducir l ite. L En el cuadro Mensaje de entrada:, teclee Limite el cr ito del cliente, omitiendoel s bolo del i. L Ahora seleccione la ficha de Mensaje de error. En el cuadro Estilo,haga clic en la flecha y en la lista desplegable que aparece,seleccione Advertencia, ver_ cmo el icono cambia por te. Haga clic en Aceptar.

Es aconsejable dejar el cuadro Mensaje de error en blanco, por que de esta forma Excelmostrar_ su mensaje por defecto: Valor no vlido. El usuario so puede introducir ciertosvalores en esta celda.
L Ahora sit se en la casilla K4 si no lo est_, escriba el valor 2600 y pulse <Intro>. Aparecer_ el siguiente mensaje de advertencia:L Ahora pulse que No. El cuadro de advertencia desaparece y nos permite volver aintroducir la cantidad, indique ahora 2100 y pulse <intro>. Ahora Excel si queacepta la entrada del dato en cuestin. L Haga clic en Guardar y Cerrar cuando termine con el ejercicio.

2.3 - ORDENAR DATOSExcel permite ordenar las filas de una lista de acuerdo con los valores de una o variascolumnas. Por ejemplo en el ejercicio Consulta con nombres de Rango.xls, la Lista deArtculos que tena estaba ordenada seg el Cigo del Artculo, le podra haber interesado

EXCEL 2003 2 Tratamiento de Datos Nivel Avanzado V.1ordenar por el Precio, o mejor a por el Tipo de Artculo para hacer un r ido anlisis de lostipos de que dispone. Tambin podr_ ordenar por ms de un dato a la vez; siguiendo con el mismoejemplo, podramos ordenar la Lista de Artculos, primero por el Tipo

de Artculo, y dentro decada Tipo, ordenar por el nombre del Producto. Para ordenar podr_ emplear estas herramientas: PARA

ORDENAR LISTAS DE

DATOS:MEDIANTE LOS MEN SSeleccionar el rango y acceder a la opcin Ordenar... del men_ Datos.
MEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTNDARBotones Orden ascendente y Orden descendente , despu de haber seleccionado el rango a ordenar.

Siga los siguientes ejemplos:L Abra

el libro Departamento de mantenimiento.xls. Seleccione el rangoB4:E16 y haga clic en Nombres de la barra de Frmulas, escriba Empleados y pulse <Intro>. L Pulse el botn Orden ascendente . Automticamente la lista de empleados hasido ordenada ascendentemente por el NOMBRE DEL EMPLEADO (primeracolumna del rango seleccionado).

Ahora la ordenacin ser_ en orden descendente, es decir de la Z a la A.


L Haga clic en el botn Orden descendente , tendr_ los nombres ordenadosdescendentemente. Finalmente pulse <Control>+<Inicio> para deseleccionarlos datos.

EXCEL 2003 2 - Tratamiento de Datos Nivel Avanzado V.1Empleando los botones de la barra de herramientas Estndar, tan s o se puede ordenarpor el primer concepto de los que forman la lista, en el ejemplo anterior por el nombre delempleado. Si se quiere ordenar por otro concepto, por ejemplo fecha de nacimiento o por elimporte del sueldo, deber_ hacerlo a trav de las opciones del men_ Datos. Siga estos ejemplos: L Seleccione el rango Empleados mediante
el cuadro Nombres de la barra deFrmulas. L Seleccione del men_ Datos, la opcin Ordenar..., aparecer_ el siguiente cuadrode dilogo, llamado Ordenar.

Mediante este cuadro de dilogo, se pueden indicar diferentes criterios de ordenacin,hasta un mnimo de tres, as_ como indicar si existe una fila con los t ulos de las columnas o no. El cuadro anterior muestra la actual seleccin de ordenacin. S o hay establecido un criterio

deordenacin (NOMBRE DEL EMPLEADO), primera columna del rango seleccionado) en ordendescendente, y existe fila de t ulos. Seguidamente ordenar_ por la fecha de nacimiento: L Pulse
la flecha que hay a la derecha del cuadro Ordenar por, aparecern losposibles conceptos por los que se puede ordenar el rango seleccionado yseleccione FECHA DE NACIMIENTO.

L En las opciones que aparecen a la derecha de Ordenar por, haga clic dentro de Descendente, para que ordene a las personas por edad de menor a mayor. Por timo haga clic en el botn Aceptar, para salir del cuadro de dilogo Ordenar. Observe como los datos

se han ordenado de modo descendente seg la fecha denacimiento.


L Guarde y cierre el libro de trabajo.

2.4 - COMBINACI N DE DATOSExcel le proporciona m tiples herramientas para la gestin y manipulacin de lainformacin de las distintos ficheros combinandolos en un mismo documento. EXCEL 2003 2 - Tratamiento de Datos Nivel Avanzado V.12.4.1.- Las plantillasUna vez creado y guardado un libro de trabajo, probablemente haya casos en el cualqueramos utilizar hojas similares o idnticas a la anterior. Por ejemplo cuando hacemos un libropara las ventas o gastos mensuales, en principio estas hojas sirven tambin para meses posteriores. Una vez se ha escogido el dise adecuado para el libro u hoja, la guardaremoscomo plantilla, o patrn. En principio debera eliminar cualquier dato existente que pueda haberen un libro para evitar errores en la entrada de datos y eliminar cualquier posible confusin encuanto si el libro es un plantilla. Veamos ahora un ejemplo para ver como conseguimos hacer una plantilla: L Haga clic sobre el icono de
Abrir en la barra de Herramientas. Abra el fichero Plantilla. xls. L A continuacin elimine las hojas Hoj a2 y Hoja3. L Ahora haga clic en la opcin Guardar como... del men_ Archivo. Cuandoaparezca la ventana de Guardar como... seleccione la carpeta Mis Documentos y en Guardar como tipo escoja plantilla y haga clic en el botnGuardar. L Ahora cierre el documento, tenga cuidado en no cerrar Excel. Ahora seleccione el Panel de tareas en el men_ Ver. En la seccin Nuevo seleccionar A partir deun libro existente del panel de tareas. L En el cuadro de dilogo, seleccione el archivo Pla ntilla.xlt. De esta formaaparecer_ un nuevo libro en pantalla denominado Plantilla1.xls.

Como puede comprobar este libro es exactamente igual al que utilizamos para crear laplantilla.
L Ahora guarde el documento como Plantilla Excel.xls en la carpeta Mis Documentos, y cierre el documento.

2.4.2.- Conjuntos de datosCuando trabajamos con Excel, es posible que llevemos la informacin en ms de un librode trabajo. Adems puede darse el caso en el que necesite ver la informacin de ambos libros ala vez. Para abrir ms de un libro de trabajo puede ir accediendo varias veces a la ventana dedilogo Abrir o tambin puede abrir diversos libros a la vez desde la misma ventana de dilogoAbrir.
L Para ello vamos a abrir dos libros, Enero.xls y Febrero.xls. Vaya al men_ Ar chivoy haga clic en Abr ir . Ahora en el cuadro de dia logo Abr ir , seleccione con un clic

EXCEL 2003 2 - Tratamiento de Datos Nivel Avanzado V.1el archivo Enero.xls y a continuacin con la tecla <Control> pulsada hagatambin clic en Febrero.xls, por
timo haga clic en Abrir. L Ahora seleccione la opcin Organizar del men_ Ventana. Aparecer_ el siguientecuadro:L Seleccione el botn de opcin Cascada y luego haga clic en Aceptar.

Las ventanas de los documentos Enero y Febrero estn expuestas en forma de cascada,es decir, una sobre la otra pero sin llegar a taparse del todo.
L Active la ventana de Enero y seleccione Guardar como... en el men_ Archivo ygu delo con el nombre de Primer Trimestre.xls. L Ahora seleccione el archivo Febrero, haga clic con el botnsecundario en la etiqueta de Febrero y en el men ontextual seleccione Mover o copiar. De esta formaaparece el cuadro de dilogo del mismo t ulo. L En la opcin Al libro abra la lista y escoja Primer Trimestre.xls. En la opcin Antes de la hoja, seleccionemove r al final, y en la parte inferior, donde pregunta si mover o copiar seleccionamos la casilla de Crear unacopia. Haga clic en Aceptar.

Ahora en el documento de Primer Trimestre.xls, a continuacin de la hoja de Eneroaparece tambin la ha de Febrero, pero si vemos la hoja de Febrero, vemos que desde la casillaD38 hasta la M38 contienen un error, mostrado por un s bolo de color verde en la esquinasuperior izquierda de cada celda. La frmula puede no incluir una referencia correcta. Si una frmula hace referencia a unrango de celdas y se agregan celdas debajo y a la derecha del mismo, las referencias pueden dejarde ser correctas. La frmula no siempre actualiza automticamente su referencia para incluir lasnuevas celdas. Esta regla compara la referencia de una celda con las celdas adyacentes. Si lasceldas adyacentes contienen ms n eros (no son celdas en blanco), entonces se anota elproblema.

EXCEL 2003 2 Tratamiento de Datos Nivel Avanzado V.1 L Ahora seleccione estas casillas, es decir desde la D38 hasta la

M38 , haga clic enel botn Opciones de error y luego en el men_ contextual, seleccione Omitir error. L Cierre y guarde todos los documentos.

2.4.3.- Vincular datos de otros librosComo hemos visto tenemos la posibilidad de mover los datos de una hoja a otra seg nosinteresa. Pero adems tenemos la opcin de en una tercera tabla reflejar los datos de otras tablas. Por ejemplo y viendo los ejercicios anteriores, queremos guardar en un libro a parte la medias detodos los meses, para esto haramos los pasos siguientes: L Creamos una hoja nueva haciendo clic en Nuevo de la
barra de herramientasEstndar. Ahora en la celda C3 escribimos Total Enero: y el la celda C4 ponemos Total Febrero:. L Ahora nos situamos en la celda D3 y escribimos la siguiente frmula =[Enero.xls]Enero!O38.

En el caso de que el nombre del libro, tuviera un nombre con espacios en blanco. Estosespacios deberan ser borrados para el funcionamiento de la anterior formula. Con esto queremos decir, entre corchetes el nombre del documento, a continuacin y entrelos s bolos de admiracin el nombre de la p ina, en caso de que so haya una p inaquietaramos la primera admiracin y el nombre de la p ina, y por timo ponemos la celdacorrespondiente.
L Ahora haga los mismo pero para el total de febrero, para ello pondremos la frmula =[Febrero.xls]Febrero! O38 en la celda D4. L A continuacin haremos la media, as_ que nos situamos en la casilla D6 yescribimos =PROMEDIO(D3:D4). Seguidamente seleccione las celdas D3, D4y D6 y haga clic en el icono Euro . L Cierre el documento guardandolo como Media de enero y febrero.xls.

2.4.4.- Resumir conjuntos de datosEn ocasiones creamos hojas con datos similares, y para estos casos como hemos visto enapartados anteriores utilizamos las plantillas. Tambin podramos crear una nueva plantilla dondemostraramos un resumen de un conjunto de datos, por ejemplo, la suma de ellos, la media , lamoda u otros datos.

EXCEL 2003 2 Tratamiento de Datos Nivel Avanzado V.1Para combinar estos datos, podemos utilizar los vxculos de datos de otras hojas e irhaciendolo de uno en uno, cuando tenemos pocos datos esta herramienta nos puede ser de granutilidad, pero tener que trabajar de esta forma con cientos de celdas puede ser complicado. Para ello Excel nos proporciona una herramienta denominada consolidacin de datos, deforma que podemos definir rangos de celdas de varias hojas y hacer que Excel resuma los datos. Veamos un ejemplo.
L Cree un libro nuevo a partir de la plantilla Pla ntilla.xlt, tambin abra los archivos Enero.xls y Febrero.xls. L Ahora sit se en la hoja nueva, seleccione las celdas D6 a O6 y seleccione laopcin Consolidar... del men_

Datos. Aparecer_ la ventana siguiente:L Ahora mediante el botn seleccione las celdas de D6 a O6 d el libro Enero.xlsy pulse Agregar de la ventana Consolidar. Haga exactamente lo mismo paralas celdas del libro Febrero.xls y finalice pulsando Aceptar.

Para obtener la media simplemente ha de cambiar el contenido de la casilla Funcin a laoperacin deseada, en este caso escogemos Promedio.
L Ahora terminaremos de llenar la tabla con la media. Seleccione las celdas de D7a O36. Pulse en Consolidar... del men_ Datos. En Funcin seleccionePromedio, y en Referencia escriba: [Enero.xls]Enero!$D$7:$O$36 y pulseAgregar, ahora escriba: [Febrero.xls]Febrero!$D$7:$O$36 y pulse otra vezAgregar y finalice con Aceptar. L Una vez realizado esto observe cmo ha calculado la media en el rango que hemosindicado. Ahora guarde el documento con el nombre Consolidar. xls. L Cierre ahora todos los libros que estn abiertos.

NOTA: So puede definir un resumen de consolidacin de datos por libro. EXCEL 2003 2 - Tratamiento de Datos Nivel Avanzado V.1

EXCEL 2003 2 - Tratamiento de Datos Nivel Avanzado V.12.5 - EJERCICIOSL Con lo visto hasta ahora realice los siguientes ejercicios. 2.5.1.- F rica de bicicletasEl ejercicio consiste en acabar de confeccionar una hoja de clculo, introduciendo frmulasque calculen diferentes resultados.
L Abra el libro de trabajo Enjoy-Ciclos.xls que tiene guardado en la carpeta Mis Documentos y hele un vistazo para familiarizarse con .

Como puede observar, se trata de una hoja en la que se resumen las ventas mensuales deuna empresa dedicada a la fabricacin de bicicletas.
L Usted deber_ rellenar las zonas verdes, usando frmulas que calculen losresultados esperados. L Para cada uno de los artculos se deber_ calcular el Importe Ingresado y el Stock Restante. Adems, tendrn que calcularse tambin los ingresos totales delmes y el Valor total del stock. L Para deducir las frmulas a usar puede basarse en las siguientes equivalencias.

EXCEL 2003 2 - Tratamiento de Datos Nivel Avanzado V.1Para cada uno de los artculos:Importe Ingresado = Unidades Vendidas * Precio UnitarioStock Restante = Stock
Inicial - Unidades Vendidas(Intente hacerlo como matrices, aunque a continuacin lo expliquemos como copia de frmula)Para calcular el Ingreso Mensual: Total Ingresos Mensuales = Ser_ la suma de los ingresos derivados de

cada uno de los artculos.


Para calcular Valor del Stock Inicial:El Valor Total del Stock Inicial = Ser_ la matriz del Precio Unitario por el Stock Inicial.

NOTA: Recuerde que cada vez que utilice un rango de datos para poner la frmula,deber_ utilizar un nombre. Cuando realice la copia de las frmulas comprobar_ que tambin le copia los bordes, paraque esto no suceda lo puede hacer con la opcin Pegado especial... del men_ Edicin, los pasosa seguir seran: L
Escribir las frmulas correctas en D11 y E11,seleccionar el rango D11:E11 y pulsar el botn Copiar , seguidamente seleccionar el rango donde desea copiar las frmulas, es decir desde D12 hasta E15, elegir la opcin Pegadoespecial... del men_ Edicin, activar la opcinTodo excepto bordes, del cuadro de dilogoPegado especial, cuando lo tenga activado pulse el botn Aceptar. L Una vez realizado el ejercicio sobre su libro de trabajo, comp elo con el que semuestra en la siguiente ilustracin. Si detecta alguna diferencia en losresultados hallados, revise sus frmulas e intente ver y corregir el posible error. L Cuando tenga todas las frmulas correctas, guarde y cierre el libro detrabajo.

EXCEL 2003 2 - Tratamiento de Datos Nivel Avanzado V.12.5.2.- Pizzas a domicilioL Abra
MisDocumentos. L Ordene los datos de forma descendente para saber cual ha sido el producto msvendido, tendr_ que ordenar seg los Totales por producto. L Una vez ordenados cierre y guardelo manteniendo su nombre original. el libro de trabajo, Pizza-Jat.xls, que se encuentra en la carpeta

EXCEL 2003 5 - Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1

EXCEL 2003 5 - Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.15 BASES DE DATOS ENEXCELAntes de empezar a emplear bases de datos mediante Excel debemos definir qu_ es unabase de datos y para qu_ sirve. Una base de datos es un conjunto de informacin relativa a un asunto en concreto, comouna lista de clientes o el mantenimiento de una coleccin de CDs. Los datos individuales (de uncliente o de un CD en particular) se colocan en fila y se denomina registro. Cada registro seestructura en columnas o campos, donde almacenaremos los datos referentes a un tipo o categorade informacin. Resumiendo pues, un registro es una fila de una base de datos, un campo es una columna,y un nombre de campo (o rulo) identifica una determinada colum na con un nombre, que seencontrar_ en la fila superior de la base de datos. A pesar de todo, debe tener en cuenta que Excel no es un sistema gestor de bases de datos(como lo son Access o dBase, por ejemplo) y su funcionalidad con las bases de datos se basasobretodo en su capacidad como herramienta de anlisis. As_ pues, antes de decidirse por las hojas de clculo como lugar para almacenarpermanentemente los datos, debe conocer sus limitaciones: Una base de datos de Excel puede contener como mnimo 65.536 registros y 256
campos, debido a la propialimitacin de las hojas de clculo. La base de datos entera (la hoja de clculo) estar_ cargada en la memoria. Los datos ocuparn por lo general ms espacio en disco que los datos almacenados en una base de datosconvencional, ya que la hoja de trabajo adems puede contener formatos, gr icos, frmulas, etc.

EXCEL 2003 5 - Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1Al diser una base de datos con Excel deberemos tener en cuenta las siguientes reglas:Los nombres de campo o r ulos pueden
tener como mnimo 255 caracteres, y no se pueden repetir en distintoscampos. Todas las entradas de un campo deben contener el mismo tipo de datos. Cada campo de un registro puede contenertexto, n eros, funciones y frmulas. Excel no distingue may culas de min culas. Un registro no puede ocupar ms de una lxea o fila. Las entradas de datos se pueden formatear de igual modo que las celdas de una hoja de clculo.

Excel nos permite crear y definir bases de datos, la edicin de sus datos (adir, eliminary modificar la informacin que almacene) y buscar datos concretos o filtrarlos. 5.1 - EDITAR REGISTROSAhora vamos a crear paso a paso una base de datos en Excel. Primero va a necesitar una hojaen blanco, ya que una base de datos siempre debe estar contenida en una ica hoja de clculo.
L Cree un nuevo libro de trabajo pulsando el botn Nue vo . L En la Hoja1 introduzca la siguiente lista, aplicando los formatos que crea oportuno:L Ponga en negrita los nombres de campo (rango A1:C1). L Aseg ese de que se encuentra como celda activa alguna de las de la lista que haintroducido. Luego acceda a Formulario... en el men_ Datos. Le aparecer_ elsiguiente cuadro de dilogo: Mediante este cuadr o de dilogo podremos

trabajarcmodamente con la base de datos adiendo, visualizando,buscando y borrando registros de una forma sencilla. El cuadro de dilogo se encuentra dividido en dospartes: la parte izquierda muestra los registros de la baseuno a uno, mientras que en la parte derecha se encuentrandiversos botones de acciones. En el centro se encuentra una EXCEL 2003 5 - Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1barra de desplazamiento, que nos permitir_ desplazarnos por los distintos registros. Por timo enla esquina superior derecha se nos informa del n ero total de registros de la base de datos y eln ero de registro en el que actualmente estamos situados.
L Pulse varias veces en los botones Buscar siguiente y Buscar anterior paraavanzar y retroceder registro a registro.

L Ahora despl ese por los registros mediante la barra de desplazamiento.

Si se ha desplazado al timo registro (6 de 6) y luego ha intentado avanzar con la barrade desplazamiento, habr_ visto cmo el formulario queda a la espera de la introduccin de unnuevo registro. 5.1.1.- Adir registros desde un formularioHasta ahora, cuando queramos introducir una serie de datos lo hacamos directamente enla hoja de clculo. Si lo que queremos es adir datos a una base de datos creada con Excel,tambin podramos seguir empleando el mismo mtodo, pero puede que nos resulte ms cmodohacerlo desde un formulario como el visto. Para adir un nuevo registro desde el formulario, podemos hacerlo bien situandonos enun nuevo registro (desplazando la barra de desplazamiento hasta su extremo inferior), o bienpulsando directamente en el botn Nuevo. Va a adir un nuevo registro utilizando para ello el formulario de datos.
L Pulse en el botn Nuevo del formulario, adir_ un nuevo registro. L En el cuadro de texto etiquetado como Producto: escriba Bluetooth. Pulse <Tab>para situarse en el siguiente campo. L En el campo Cantidad introduzca 11. Vuelva a pulsar <Tab> e introduzca 27,12 enel campo Precio/Unidad..

El registro a no se ha almacenado en la hoja de clculo. Adems a no ha guardado ellibro de trabajo, con lo cual podra perder todo lo que ha hecho hasta ahora.
L Mueva el cuadro de dilogo de forma que le permita ver toda la lista de datos queintrodujo al principio del ejercicio. Luego pulse <Intro> para adir el nuevoregistro.

Compruebe que efectivamente se ha adido el nuevo registro en la hoja de clculo.

EXCEL 2003 5 Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1L Pulse Cerrar para salir del cuadro de dilogo.
L Guarde el libro de trabajo con el nombre de Artculos de Informtica.xls perono lo cierre. Va a seguir trabajando en .

5.1.2.- Buscar registros desde un formularioMediante el empleo del botn Criterios podemos realizar sencillas consultas o b quedasen nuestra base de datos. Esta opcin no permite extraer los registros y so los podremosvisualizar, pero a pesar de eso resulta una herramienta muy il por su sencillo manejo. Una vez hemos pulsado dicho botn, podemos especificar el criterio de b quedaintroducindolo directamente en el campo a buscar. Asimismo podemos utilizar los caracterescomodx * y ?, y emplear los operadores relacionales (<,=,>,<=,>=). Vamos a ver unos cuantos ejemplos de b queda de registros. Sigue en el libro de trabajoArtculos de informtica.xls y se encuentra situado en la hoja de clculo Hoja1.
L Seleccione como celda activa una de las que se encuentran en el rango A1:C8.

L Acceda al formulario de datos mediante el men_ Datos/Formulario.... L Pulse en el botn Criterios para adir un criterio de b queda.

Al hacerlo, el botn Criterios pasa a denominarse Formulario. El botn Formulariosirve para abandonar la especificacin de criterios y volver a la edicin de registros. En estaprimera b queda vamos a buscar los registros cuyo campo Producto empiece por M.
L Introduzca el cursor en el campo Producto: e introduzca M*. L Pulse varias veces en los botones Buscar siguiente y Buscar anterior para verlos tres registros (1 de 7 y 4 de 7) que cumplen con dicho criterio.

Mediante el empleo de estos dos botones podemos visualizar s o los registros quecumplan con el criterio especificado. Si se desplaza por los registros mediante la barra de EXCEL 2003 5 - Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1desplazamiento, podr_ ver que por el contrario no se tiene en cuenta el criterio especificado y sevisualizan todos los registros.
L Posicinese en el primer registro y vuelva a pulsar en Criterios. L Pulse <Supr> para borrar el criterio que insert_ anteriormente. L Sit el cursor en el campo Cantidad: y escriba >=40. L Utilice los botones Buscar siguiente y Buscar anterior para ver los tres registros(1 de 7, 3 de 7 y 6 de 7) con su campo Cantidad igual o mayor a 40 unidades.

Por timo vamos a realizar una b queda con varios criterios. Queremos encontrar losartculos cuyo nombre empiece por M y con precio inferior a 240,40i.
L Sit se en el primer registro y pulse en Criterios. Pulse en el botn Borrar paraborrar los criterios introducidos antes.

Si ahora quisiera recuperar esos criterios debera emplear el botn Restaurar.


L Escriba M* en el campo Producto: y <240 en el campo Precio/Unidad:. L Emplee los botones de b queda. So encuentra el registro 4 de 7. L Vuelva a pulsar en el botn Criterios.

El botn Formulario sirve para salir del modo de introduccin de cri terios y volver almodo de edicin del formulario. Cuando lo pulsamos se vuelve a permitir la introduccin denuevos registros, su modificacin y eliminacin.
L Pulse en el botn Formulario. ste se transforma en el botn Criterios y se vuelveal modo de edicin de registros. L Pulse en el botn Cerrar para salir del formulario.

5.1.3.- Modificar registros desde un formularioImagxese que desea modificar un determinado campo o campos de un registro enconcreto. Estando situado en la hoja de clculo primero debera localizar dicho registro (porejemplo, mediante el men_ Edicin, Buscar...) para luego realizar la modificacin deseada. Si estaba trabajando ya directamente en la hoja de clculo esa podra ser una buena formade hacerlo, pero si por el contrario se encontraba en el formulario entonces preferira realizar lamodificacin desde all_.
L Sit se en la Hoja1 del libro de trabajo Artculos de informtica.xls. L Seleccione como celda activa una cualquiera de las de la tabla y acceda alformulario de datos.

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06119

EXCEL 2003 5 - Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1Vamos a modificar el producto "Modem" para aumentar su cantidad a 21. Aunque ennuestro caso tenemos pocos registros y podramos buscar dicho producto mediante la barra dedesplazamiento, normalmente ser_ preferible seguir el mtodo visto en el apartado anterior.
L Pulse en el botn Criterios para buscar registros que tengan Modem en el campo Producto:. Introduzca el criterio Modem en dicho campo y luego pulse <Intro>.

Le debera aparecer el registro buscado.


L Haga doble clic en el valor del campo Cantida d: y pulse <Supr> para borrar sucontenido. L Introduzca 21 en dicho campo.

La modificacin se har_ efectiva tanto si pulsa <Intro> cmo si se desplaza a otro registromediante la barra de desplazamiento.
L Pulse en cualquiera de los botones de la barra de desplazamiento y observe loque sucede en la hoja de clculo. Comprobar_ que la modificacin se haproducido.

5.1.4.- Eliminar registros desde un formularioEl procedimiento a seguir para eliminar un determinado registro desde el formulario essimilar al aplicado en la modificacin. Primero debemos encontrar el registro a eliminar y una vezen , pulsamos en el botn Eliminar. Vamos a eliminar el producto "Monitor". A se encuentra en el formulario de datos.
L Despl ese al registro cuyo campo Producto: contenga onitor_. L Pulse en el botn Elimina r. Le surgir_ un cuadro de confirmacin. L Ac telo, el registro eliminado desaparece de la hoja de clculo y los que leseguan se desplazan una fila hacia arriba. L Pulse en el botn Cerrar para salir del formulario.

Observe que la eliminacin realizada desde formulario no se puede deshacer. La insercinde nuevos registros y la modificacin, aunque se realicen desde formulario, s_ se pueden deshacer.

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EXCEL 2003 5 Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1No as_ ocurre con la eliminacin, que s o se puede deshacer si la realizamos conEdicin/Eliminar.
L Guarde el libro de trabajo y cirrelo .

5.2 - FILTRO DE REGISTROSA veces puede resultar il mostrar so los registros de la base de datos que cumplan unosdeterminados criterios. Esto se lleva a cabo filtrando dicha base de datos. El filtrado de registros oculta provisionalmente las filas que no cumplen el criterioespecificado. Mientras el filtro est_ activado, muchos comandos y caracter ticas de Excel sofuncionarn con las filas visibles. Esto nos permitir_ realizar clculos so con determinadosregistros, poder copiar o mover f ilmente so una parte de los registros, etctera. Podemos ejecutar, con listas
DescripcinImprimir S o los registros filtrados.

filtradas,

entre

otras

las

siguientes

tareas: Tipo

Cortar, Copiar, Pegar, Borrar y Eliminar... S o se aplican a las celdas visibles despu del filtrado. Autosuma (barra de herramientas Estndar) Calcular_ el total correspondiente a los datos presentados por elfiltro, y no considerar_ los ocultos. Ordenar una lista filtrada S o se reorganizan las filas visibles. Las ocultas no sedesplazarn de sus posiciones originales.

Existen dos modos de establecer filtros para la b queda de registro en una lista con Excel:El autofiltro para realizar filtrados r idos con criterios sencillos y el filtro avanzado, queemplea criterios ms complejos o calculados. 5.2.1.- Buscar registros mediante el AutofiltroMediante la opcin Autofiltro, del comando Filtro en el men_ Datos, podemos filtrarr idamente los datos que tengamos almacenados en la hoja de clculo. A continuacin vamos a aplicar distintos filtros mediante el Autofiltro a una hoja de datos.
L Abra el libro Clie ntes.x ls que tiene guardado en Mis Documentos.

L Sit cmo celda activa una cualquiera de las pertenecientes a la lista.

Debe indicar a Excel dnde se encuentran los datos que desea filtrar.

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EXCEL 2003 5 - Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1L Seleccione Datos/Filtro y pulse en Autofiltro para que esta opcin quedemarcada. A partir de este momento ya podr_ empezar a aplicar los filtros deseados y observar susefectos sobre la hoja de clculo. Recuerde que si quisiera deshacer dichos filtros deberadesmarcar Autofiltro. Vamos a ver un ejemplo muy sencillo de cmo filtrar los datos por un determinado campo.
L Para filtrar los registros por el campo Regin, pulse en la flechasituada a la derecha del nombre de dicho campo. De la listacon los diferentes valores que toma el campo Reginseleccione Oeste.

Ahora so son visibles los registros cuyo campo Regin es Oeste. Observe que los indicadores de las filas filtradas son azules, y en la barra deestado se indica el n ero de registros seleccionados por el filtro ("Seencontraron 3 de 12 registros"). Adems de aplicar un filtro determinado sobre un campo cualquiera, es posible aplicar msde un filtro sobre los datos. Ahora ya los ha filtrado de forma que s o los que pertenecen a laregin Oeste son visibles. Ahora vamos a aplicar un nuevo filtro sobre esos datos ya filtrados.
L Pulse en la flecha del nombre de campo Categora, y seleccione el valor Servicios. So sern visibles los clientes con N Cliente 3 y 7.

Recuerde que imprimir una hoja de clculo filtrada so imprimir_ los datos visibles en ella.

L Seleccione la opcin Vista preliminar del men_ Archivo para ver cmo seimprimira la hoja de clculo filtrada. Luego cirrela pulsando en Cerrar.

Vamos a comprobar cmo el botn Autosuma so nos calcula el total correspondientea los datos visibles por el filtro. Ello se podra aplicar tambin a otras frmulas que trabajen conuna fila o columna de datos cualquiera.
L Sit se en la celda F15 y pulse en Autosuma . Acepte con <Intro>.

El valor que se encuentra en F15 es el de la suma de los dos campos Ventas/mes visibles,es decir 1566,24. Este valor cambiar_ si cambiamos el filtro.

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EXCEL 2003 5 - Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1L


Pulse en la flecha del nombre de campo Regin, y seleccione (Todas) paraque el filtro considere todas las regiones (siempre que cumplan con el filtroaplicado en el campo Categora).

El valor almacenado en F15 se modifica y pasa a ser de 6710,9. Se han considerado losnuevos registros visibles. Tambin podemos ordenar los datos visibles, sin que ello afecte a los datos no visibles porel filtro. Vamos a ordenar los datos que tiene visibles actualmente, para que luego pueda ver quela ordenacin no se aplica en los no visibles.
L Seleccione el rango B2:G14 y acceda a Datos/Ordenar.... L Ordene por el campo Nombre de forma descendente.

Los datos se ordenan por nombre de forma descendente.


L Elimine los filtros accediendo a Datos/Filtro y quitando la marca a Autofiltro.

Como podr_ comprobar, la ordenacin realizada anteriormente ya no tiene efecto; losdatos del campo Nombre aparecen desordenados debido a que se han adido datos que nofiguraban cuando se realiz_ la ordenacin.
L Ordene la lista por el n ero de cliente. L Sit se en la celda F15 y pulse <Supr> para eliminar la Autosuma.

#Tipos de AutofiltroAntes ha observado que al realizar un filtro de un campo en concreto le apareca una listacon los distintos valores que tomaba ese campo, ms tres valores entre parntesisdenominados (Todas), (Diez mejores...) y (Personalizar...). Adems, si en la lista existierancampos vac s apareceran tambin (Vacas) y (No vacas). El primer tipo de Autofiltro, Todas, hace que todos los valores del campo sean visibles.

Se suele emplear para anular un filtro anteriormente aplicado sobre ese campo. Adems es el filtropor defecto en todos los campos es decir, si no indicamos lo contrario se mostrarn todos losregistros que contengan cualquier valor en ese campo.
L Sit se en cualquier celda del rango de datos, vaya a Datos/Filtro y active el Autofiltro. L Sit se en E2 y pulse en la flecha de Regin y seleccione Sur en la listadesplegable. L Vuelva a la misma lista y seleccione (Todas).

Ahora vuelven a aparecer todos los registros ya que no existe ning campo filtrado.

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EXCEL 2003 5 - Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1Cuando seleccionamos el segundo tipo de Autofiltro Diez mejores... y s o si el campoes de tipo numrico o fecha/hora, nos surgir_ un cuadro de dilogo. Este cuadro de dilogopermite cambiar el n ero de registros filtrados y elegir el n ero mnimo o mximo de dichosregistros (por ejemplo, los 10 mnimos o los 3 mximos).
L Pulse en la flecha al lado de Regin y seleccione (Diez mejores...).

No sucede nada ya que el campo Regin no contiene n eros, ni fechas ni horas.


L Pulse ahora en la flecha al lado de Ventas/mes y seleccione (Diez mejores...).

Le aparecer_ el cuadro de dilogo Autofiltro de diez mejores. La caja de texto central nos permite indicar el n ero de elementos y con la listadesplegable de la izquierda establecemos si se muestran los n elementos superiores o inferiores. Mediante la lista desplegable de la derecha indicamos si queremos visuali zar los n elementosmejores seg su valor o seg su porcentaje. Vamos a filtrar el campo Ventas/mes de modo que nos muestre los 5 elementos con mayorvalor.
L Haga clic en la caja de texto central, borre su contenido e introduzca 5. L Compruebe que en la lista izquierda se muestra el valor superiores y en la derechael valor elementos. Pulse en Aceptar.

Observe que efectivamente le aparecen los 5 registros cuyo valor en el campo Ventas/meses superior, pero no obstante no aparecen ordenados. El filtro no los ordena, so los muestra.
L Pulse en la flecha al lado de Ventas/mes y seleccione luego (Diez mejores...). L En el cuadro de texto central, introduzca el valor 20. L De la lista de la derecha seleccione por ciento. Termine pulsando Aceptar.

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EXCEL 2003 5 Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1Como el 20 por ciento de las 12 filas que forman nuestros datos es de 2,4 (se redondeaa 2), se visualizan so las 2 filas con un valor superior de Ventas/mes.
L Desactive este filtro seleccionando (Todas) en la lista de Ventas/mes.

Antes de finalizar, vamos a ver el filtro Personalizar.... Los filtros que vimos primero sebasaban en un determinado campo que era igual a un valor concreto. Por adido, los autofiltrospersonalizados nos van a permitir especificar relaciones distintas de igual a. La lista desplegable que hay a la izquierda nos permitir_ especificar el operador relacional(igual a, no igual a, mayor a, menor a, etctera). La lista desplegable a la derecha nos permiteespecificar el valor del campo. Las listas desplegables inferiores nos permiten adir un segundocriterio de comparacin opcional y se utilizarn junto a uno de los dos operadores (Y,O).
L Pulse en la flecha al lado de Regin y seleccione luego (Personalizar...). L Deje el cuadro de dilogo como sigue y termine pulsando en Aceptar.

Se muestran todos los registros cuyo campo Regin es Este o es Sur.


L Seleccione (Personalizar...) en la lista del campo Nombre .

Vuelve a surgir el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado.


L En la lista desplegable superior izquierda seleccione comienza por. L Haga clic en la lista superior derecha e introduzca T. Luego pulse Aceptar.

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EXCEL 2003 5 - Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1Sobre el filtro que haba realizado antes se ha aplicado este nuevo filtro, que se limita a losclientes cuyo nombre comienza por la letra T. Este timo filtro tambin se hubiera podidorealizar mediante el operador es igual a, insertando entonces en la lista derecha el texto T*. Em pleamos el car ter comodx * para sustituir a cualquier car ter o caracteres en lamisma posicin o siguientes. El car ter comodx ? sustituye un ico car ter en la posicinindicada.

Criterio

buscara...

alleres Lez_ (campo Nombre) Los registros cuyo nombre sea Talleres L ez. *_ (campo Nombre) Los registros cuyo nombre empiece por T. _???_ (campo Nombre) Los registros cuyo nombre tenga 3 caracteres. _*ez_ (campo Nombre) Los registros cuyo nombre termine en ez.

Para finalizar con el aprendizaje del Autofiltro, vamos a ver los dos tipos de filtros quemencionamos pero que a no ha visto.
L Elimine los filtros accediendo a Datos/Filtro y quitando la marca a Autofiltro. L En la columna Nombre, elimine el contenido Talleres L ez, situndose en ypulsando <Supr>. L Vuelva a activar el Autofiltro. L Pulse en la flecha al lado de Nombre y seleccione luego (Vacas).

So se visualiza el registro que tiene vac su campo Nombre. Este tipo de filtrado resulta muy pr tico cuando tenemos un gran n ero de registros yqueremos conocer cules se encuentran vac s (por ejemplo, para rellenarlos).
L Ahora, en la lista del nombre de campo Nombre seleccione (No vacas).

Le aparecen ahora so los clientes con nombre. Este tipo de filtro puede resultar il porejemplo cundo queremos que so se impriman los registros que no tengan campos vac s.
L Vuelva a desactivar el Autofiltro para que se muestren todos los datos originales. L Rellene de nuevo la celda borrada con Talleres L ez.

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EXCEL 2003 5 Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.15.2.2.- Filtrar mediante criterios avanzadosEl filtrado mediante criterios avanzados es en cierto modo muy parecido al filtropersonalizado, s o que te no se limita al mnimo de dos condiciones que nos ofreca el segundoy adems podremos especificar condiciones creadas como resultado de una frmula.
L Haga clic en cualquier celda perteneciente a la lista de clientes. L Haga clic en Datos/Filtro y Filtro avanzado....

Le aparece el cuadro de dilogo Filtro avanzado. Observeque automticamente se le selecciona el rango de celdas donde tienealmacenada la lista de datos y dicho rango se muestra ya en elcuadro de dilogo (celda Rango de la lista:). Con los botones de opcin podremos aplicar el filtro sobrela misma lista o bien conservar ta y hacer que los datos filtradosse muestren en otro lugar. En Rango de la lista: especificamos qu atos se deben considerar en el filtrado, y en Rango de criterios:especificamos las celdas donde se encuentran los criterios. Copiara: sirve para indicar dnde se copian los datos filtrados. Marcandola casilla S o registros icos se omiten en el filtro los registros duplicados. Cuando vayamos a aplicar un filtro mediante criterios avanzados hay que tener en cuentavarias consideraciones iniciales. Primero de todo hay que conocer en qu_ parte de la hoja declculo queremos ubicar la lista de datos, ya que de ello depender_ posteriormente la situacin ycapacidad de la lista de criterios (y opcionalmente la ubicacin de los datos filtrados, si queremosque tos se muestren en otro lugar). Tambin es imprescindible que la lista de datos original disponga de nombres de campo,ya que los criterios que aplicaremos identificarn los campos so a trav de sus respectivosnombres de campo.
L Cierre el dilogo Filtro avanzado pulsando en Cancelar.

Vamos a duplicar una fila completa de datos.


L Seleccione el rango B14:G14 y pulse en Copiar .

L Sit se en la celda B15 y pulse en Pegar .

Antes de usar el filtro avanzado vamos a especificar los criterios de filtrado. Debemoscopiar primero la fila donde se encuentran los nombres de campo, para que luego Excel puedaidentificar correctamente los criterios de filtrado que introduzcamos debajo.
L Copie el rango B2:G2 en B20:G20.

Vamos a introducir un criterio que filtre los clientes de la categora Servicios con unasventas mensuales superiores a 1502,53i.

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EXCEL 2003 5 - Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1L Introduzca Servicios en la celda D21, y en F21 teclee >2000 y <Intro>. Cuando queremos introducir varias condiciones del tipo condicin1 Y condicin2 Y ... condicinN las debemos tener dispuestas en la misma fila. Si por contra las condiciones son deltipo condicin1 O condicin2 O ... condicinN entonces deberemos disponerlas en filas distintas.
L Haga clic en Datos/Filtro y Filtro avanzado....

Vamos a filtrar la lista sin moverla a otro lugar.


L Con el ratn seleccione el rango de la lista (B2:G15). L Haga clic a la derecha de Rango de criterios: y seleccione el rango B20:G21. L Marque la opcin de So registros icos. L Pulse Aceptar.

Para quitar los filtros avanzados, so cuando tos no se aplican copindolos a otro lugar,debemos ir al men_ Datos, Filtro, y hacer clic en Mostrar todo.
L Quite el filtro aplicado haciendo clic en Datos/Filtro/Mostrar todo.

Vamos a aplicar un nuevo filtro: buscaremos todos los clientes cuyo nombre empiece porT o que empiece por I. Recuerde los caracteres comodx * y ? que ya vio con el Autofiltropersonalizado.
L Borre el contenido de las celdas D21 y F21. L Introduzca en C21 el criterio T* y en C22 el criterio I*.

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EXCEL 2003 5 - Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1L Acceda al cuadro de dilogo Filtro avanzado y d elocomo sigue:L Pulse Aceptar. Observe que se
cumplen los criteriosindicados.

Vamos a realizar un nuevo filtrado sobre el filtro ya realizado. Esta vez vamos a hacer quenos muestre so registros icos, y que adems el filtro se copie a un lugar distinto para poderver los cambios respecto al filtro anterior (ya que mantenemos los mismos criterios en principioel resultado debera ser el mismo).
L Vuelva al cuadro de dilogo Filtro avanzado y pulse en Copiar a otro lugar.

Se activa la caja de texto Copiar a: para poder especificar dnde mostrar los datosfiltrados.
L Compruebe que el rango de la lista es el B2:G15, y el de criterios el B20:G22. L Seleccione el rango B28:G34 en Copiar a: y marque la casilla S o registros icos. Termine pulsando Aceptar. L Haga clic en Datos/Filtro/Mostrar todo.

Se muestran la lista original junto a los criterios empleados y el resultado del timofiltrado.
L Guarde el libro de trabajo y cirrelo .

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EXCEL 2003 5 - Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1#Condiciones creadas como resultado de una frmulaHasta ahora, los criterios que hemos utilizado en este timo tipo de filtrado no difierenmucho de los que podamos emplear mediante el Autofiltro. En realidad, la principal potencia delos filtros avanzados se basa en la posibilidad de diser criterios con condiciones creadas comoresultado de una frmula. Podemos emplear como criterio un valor calculado como resultado de una frmula. Lafrmula deber_ emplear una referencia relativa para hacer referencia al nombre de campo, o alcampo correspondiente del primer registro. Todas las dems referencias que podamos emplearen la frmula deben ser referencias absolutas. Adems, al ser un criterio lo que especificamos,la frmula deber_ poder evaluarse como VERDADERO o FALSO. Para especificar un criterio de este tipo lo haremos de forma parecida a como se suelehacer con los filtros avanzados. Copiaremos los nombres de campo a una zona libre de la hojade clculo y debajo iremos adiendo los criterios deseados. No obstante, los criterios queemplean frmulas debemos adirlos en columnas sin nombre. Veamos un ejemplo que nos mostrar_ los datos de los vendedores que superan el promediode ventas de un determinado a.
L Abra el libro Vendedores.xls que tiene almacenado en Mis Documentos.

La hoja de clculo contiene un listado de vendedores y facturacin lograda durante losa s 2004 y 2005. Se han adido los promedios de cada a para que pueda ver qu_ vendedoreslo superan. En ambos as los vendedores que superan el promedio son Alejandro, Laura y Nuria.
L Copie el rango B2:D2 y p uelo en la celda B15. L Introduzca en C16 el criterio =C3>PROMEDIO($C$3:$C$8) y pulse <Intro>.

El criterio que hemos introducido emplea una referencia relativa a la celda C3 parareferirse no s o a ta sino a todas las que pertenezcan al campo 2004. La frmula empleada filtralos registros cuyo campo 2004 supera el promedio de los valores existentes en el rango C3:C8. En la celda C16 se le muestra el valor VERDADERO. De hecho este valor no nos interesaen absoluto ya que lo ico que nos est_ diciendo es que el valor que hay en C3 es superior alpromedio. Otras veces incluso se nos puede mostrar el mensaje de error # NOMBRE? en estacelda que contiene el criterio, pero se puede ignorar ya que no afecta al modo en que Excel filtrala lista.

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06130EXCEL 2003 5 - Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1L Vaya a Datos/Filtro/ Filtro avanzado.... L Seleccione si es necesario el rango B2:D8 como rango de la lista. L Seleccione B15:D16 como rango de criterios. L Pulse Aceptar.

No se visualiza ning registro, a pesar de que sabemos que existen tres vendedores quecumplen el criterio especificado. Lo que sucede es que hemos adido el criterio debajo de lacelda C15, una celda no vaca ya que contiene el nombre de campo 2004. Para que el filtrofuncione correctamente debemos introducir dicho criterio en una celda que no se encuentre debajode un nombre de campo, o eliminar te.
L Mue va el contenido de la celda C16 a la E16. L Quite el filtro haciendo clic en Datos/Filtro/Mostrar todo. L Sit se en una celda cualquiera del rango B2:D8. L Vaya a Datos/Filtro/ Filtro avanzado... para realizar un nuevo filtro.

Aparece correctamente seleccionado el rango de la lista B2:D8.


L Seleccione el rango de criterios B15:E16 y pulse Aceptar.

Ahora s_ se muestran los registros correspondientes a los vendedores Alejandro, Laura yNuria. Esto se debe a que cuando el criterio no es una cantidad fija o definida, sino que es uncalculo que debemos hacer esta condicin debe ponerse de modo aislada.
L Quite tambin este filtro.

Podemos utilizar este tipo de criterios de forma aislada o conjuntamente con otroscriterios. Recuerde que disponer todos los criterios en la misma fila significa que todos debencumplirse para que supere el filtro (funcionan como el operador lico Y) mientras que si seencuentran en filas distintas funcionarn cmo el operador lico O.
L Introduzca Carlos en la celda B17.

Queremos que se muestre el vendedor Carlos Y los vendedores que superan el promedio.
L Sit se en una celda cualquiera del rango B2: D8, y luego aplique el filtro avanzado que haga uso de los criterios necesarios.

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EXCEL 2003 5 Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1Observe como en la ilustracin anterior, nos muestra el vendedor Carlos y los vendedoresque superan el promedio. L Quite el filtro y elimine las celdas B17 y E16,
cuando finalice guarde el librode trabajo y cirrelo .

5.3 - FUNCIONES PARA BASES DE DATOSUn aspecto muy il de la relacin entre programas de hojas de clculo y bases de datoses que es posible crear muchas funciones de resumen de datos de bases de datos en programas dehoja de clculo y viceversa. Existen funciones disponibles para su uso con las listas de datos de Excel, BDSUMA,BDPROMEDIO, BDCONTAR, BDMAX y BDMIN. Cada funcin opera del mismo modo quesu versin ms sencilla y que ya a utilizado en cap ulos anteriores. Pero a diferencia de las sencillas, con las funciones de bases de datos, puede definircriterios para restringir las celdas que la funcin considera cuando genera su resultado. Cadafuncin de bases de datos sigue este formato. Usaremos como ejemplo el BDSUMA. =BDSUMA(Base de datos;"Nombre del campo";criterios)Base de datos es el rango de celdas que comprende la lista de datos, Nombre de campoel nombre del campo, no letra de la columna, y criterios es el rango de celdas que contiene losnombres de campo y criterios a tener en cuenta. Por ejemplo:=BDSUMA(A10:F687;"Compras";A1:F2)L Abra el libro de trabajo Funciones en base de datos.xls
de la carpeta MisDocumentos. Seguidamente escriba Hora en la celda G1.

La creacin de un segunda encabezado Hora le permite incluir ms de una restriccinsobre los valore del campo Hora.

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EXCEL 2003 5 Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1L Seleccione las celdas A1:G1 y haga clic en Copiar de la
barra de herramientasEstndar. Ahora seleccione la celda A3 y en la barra de herramientas Estndar haga clic en Pegar . L Seleccione la celda A5 y haga clic en Pegar otra vez. L Ahora ada los siguientes datos, de modo que quede tal y como puede observaren el siguiente gr ico:L Ahora todo seguido en la celda H8 escriba Total ventas Mi_ de 1pm a 4pm en Febrero. L Ahora todo seguido en la celda H9 escriba Horas de Marzo en la semana 2 con ventas por encima de 200i. L Ahora todo seguido en la celda H10 escriba Ventas ms altas por hora en Enero. L Una vez puesto los rulos, escriba la frmula =BDSUMA(A11:F1127; entas_;A1:G2) en la celda I8 y pulse <Intro>. Aparecer_ 4.463,00 i. L En la celda I9 , escriba la frmula =BDCONTAR(A11:F1127; oras_;A3:G4). Dar omo resultado 51. L En la celda I1 0, escriba la frmula =BDMAX(A11:F1127; entas_;A5:G6). Debeaparecer el valor 1.028,00 i. L Finalmente guarde el libro de trabajo y a continuacin cierrelo, pues no seguiremostrabajando en ello.

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EXCEL 2003 5 - Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.15.4 - MICROSOFT QUERYA veces puede ocurrir que necesitemos datos que originalmente se crearon con otrosprogramas espec icos para ese cometido. Podemos tener una base de datos que fue creada conAccess o dBase (por citar dos de los gestores de bases de datos ms conocidos) y ahora quererimportar esos datos a Excel para poder trabajar con ellos. Para esos casos disponemos de una aplicacin especial llamada Microsoft Query. Queryes un programa que permite incorporar datos de or enes externos a otros programas de Office,en especial a Excel. Tambin es posible que so nos interese acceder a un conjunto de datos y no a todos losdatos de la base por completo, por lo que utilizaremos una consulta, que no es ms que unconjunto de par etros especiales donde podemos elegir qu_ datos queremos visualizar oimportar hacia Excel. Para acceder a un tipo de datos espec ico, ser_ necesario haber instalado previamente loscontroladores de base de datos que permiten el acceso a dichos datos. Esto lo podra comprobardesde Windows accediendo a Herramientas Administrativas, icono Or enes de datos (OBDC). 5.4.1.- Creacin de una consulta de datosMediante la aplicacin Query podemos insertar datos procedentes de una fuente de datosexterna a Excel en nuestra hoja de clculo. Cuando creamos una consulta de datos medianteQuery, estamos filtrando esa fuente de datos de modo que s o se copian a nuestra hoja los datosque cumplan unos determinados criterios. Seguidamente vamos a ver qu_ pasos hay que seguirpara ello. Para comenzar es necesario definir previamente la consulta que utilizaremos, indicando lafuente de datos y las tablas que queremos importar. Si no tiene nociones de la utilizacin de losprogramas gestores de bases de datos, no se preocupe puesto que en este ejercicio s o vamos aextraer datos de una base de datos ya existente.
L Cree un nuevo libro de trabajo pulsando el botn Nue vo de la barra deherramientas Estndar.

Vamos a utilizar la hoja de clculo actual como destino para los datos externos deseados.
L Acceda al men_ Datos, submen_ Obtener datos externos y desde all_ haga clicen Nueva consulta de base de datos....

Se inicia la aplicacin Microsoft Query, apareciendo el cuadro de dilogo Elegir origende datos.

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EXCEL 2003 5 Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1Vamos a elegir como origen de los datos una base de datos creada con Access.
L De la ficha Bases de datos, escoja el elemento MS Access Database* y pulse en Aceptar.

Query le mostrar_ el mensaje "Conectando al origen dedatos" y el cuadro de dilogo desde donde vamos a indicarle elarchivo que contiene los datos a consultar (en nuestro caso setratar_ de la base de datos Neptuno.mdb, que forma parte de losarchivos de ejemplo de Access).
L Sit se si a no lo est_ en Mis Documentos, seleccione el archivo Neptuno.mdby pulse en Aceptar.

Ya hemos indicado a Query que emplee como fuente de datos el archivo Neptuno.mdb. Los datos de dicho archivo se encuentran almacenados en estructuras conocidas como tablas; taspodramos equipararlas a hojas de datos creadas con Excel como los que ha visto al principio deeste cap ulo. Ahora Query nos pregunta qu_ tabla o tablas del archivo a importar queremos incluir enla consulta.

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EXCEL 2003 5 Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1L En la lista de la izquierda seleccione la tabla Cliente s.
L Haga clic en el s bolo al lado del nombre de la tabla seleccionada.

Se mostrarn los campos que forman esa tabla. Para realizar la consulta s oseleccionaremos algunos de ellos.
L Seleccione el campo IdCliente en la lista de la izquierda y despl elo a la lista dela derecha haciendo clic en el botn . L Ada de igual modo los campos Direccin, Ciudad y Tel ono. L Pulse en el botn Siguiente >. L Deje el cuadro Filtrar datos como sigue y vuelva a pulsar en Siguiente >.

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EXCEL 2003 5 - Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1L Elija el campo IdClie nte como campo para la ordenacin ascendente.
L Pulse en Siguiente >.

Ahora podramos importar directamente los datos fi ltrados a la hoja de clculo,seleccionando el botn de opcin Devolver datos a Microsoft Excel y pulsando en Finalizar. No obstante vamos a realizarlo de otro modo, para poder ver cmo funciona la ventana de Query.
L Haga clic en Ver datos o modificar consulta en Microsoft Query y luego pulseen Finalizar. Se abrir_ una ventana como la siguiente.

Desde esta pantalla de trabajo de Microsoft Query podemos modificar las opciones deconsulta, el modo de ordenacin, adir o eliminar campos para dicha consulta, etc. Observe lastres partes principales de dicha pantalla de trabajo: en la parte superior disponemos de la t icabarra de botones. En la parte central aparecen el nombre y los campos de la tabla elegida, as_ comola ventana de criterios de seleccin. Por timo, en la parte inferior tenemos los campos filtradosen forma de columna. Podemos adir campos a la consulta seleccionndolos de la tabla y arrastrndolos haciauna nueva columna de la parte inferior. En nuestro caso, vemos que s o hay un cliente quecumpla la condicin de ser de la ciudad de Barcelona.
L Borre el criterio Barcelona (a la derecha de Valor: y debajo del campo Ciudad).

El resultado de la consulta que se muestre en la parte inferior a no ha variado. Debeactualizarse la consulta pulsando en el botn Ejecutar consulta ahora.
L Pulse en el botn Ejecutar consulta ahora de la barra de herramientas.

Como no existe ning criterio de filtrado, se muestran todos los registros existentes enla tabla Clientes. En concreto se trata de 91 registros o filas, de cuatro campos o columnas cadauno.

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EXCEL 2003 5 Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1Vamos por fin a exportar esos datos a nuestra hoja de clculo.
L Abra el men_ Archivo y pulse en la opcin Devolver datos a Microsoft Office Excel.

Por timo, Excel le preguntar_ dnde quiere insertar los datos. En nuestro caso vamosa introducirlos en la hoja de clculo existente y a partir de la primera celda de la misma.
L Deje el cuadro de dilogo como en la siguiente imagen y acabe pulsando Aceptar.

La hoja de clculo actual se rellenar_ con todos los datos seleccionados por la consulta. Ahora esta hoja de clculo estar_ vinculada con la tabla de la base de datos seleccionada, es decir,cualquier modificacin sobre ta se ver_ reflejada en nuestra hoja de clculo. Podemos igualmente tratar los datos como si fueran columnasnormales de Excel, pero con la ventaja que tambin podemos modificaralgunos par etros desde la barra de herramientas que aparece (DatosExternos), y que estar_ disponible siempre que nos encontremos enuna hoja de clculo que contenga datos externos. A trav de esta barra tendremos siempre la posibilidad de actualizar la consulta (mediantelos botones Actualizar datos y Actualizar todo ), haya o no haya ocurrido algunamodificacin en ella. Esto es posible gracias a que el programa almacena en el propio libro detrabajo la definicin de la consulta de donde son originarios los datos. Si en el cuadro Propiedades del rango de datos externo desactivamos la casillaGuardar definicin de consulta y guardamos el libro, Excel no podr_ volver a actualizar losdatos externos porque tos sern guardados como un rango esttico de datos. Adems, siactivamos Actualizar al abrir archivo los datos externos se actualizarn cada vez que abramosel libro.

Recuerde que, para que sea posible la actualizacin de los datos externos, se necesitaalmacenar la consulta en el mismo libro o tener la consulta guardada y ejecutarla de nuevo.
L Finalice cerrando el libro, gu delo con el nombre de Query.xls en la carpeta Mis Documentos.

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EXCEL 2003 5 Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.15.5 - EJERCICIOSL Con lo visto hasta ahora realice los
siguientes ejercicios.

5.5.1.- Electro-EcelELECTRO-ECEL es un comercio destinado a la venta de electrodom ticos que empleael libro de trabajo Datos Artculos.xls para almacenar informacin sobre los artculos quecomercializa.
L Abra el libro Datos Artc ulos.xls que se encuentra en la carpeta Mis Documentos. L Seleccione el rango B6:E13 y acceda al formulario de Excel. L Desde te, introduzca los siguientes registros:L Busque y elimine los artculos cuyas unidades vendidas han sido 1. L Modifique el nombre del artculo Despertador A2 para que sea Despertador X2. L Cierre el formulario. L Mediante el correspondiente Autofiltro, visualice los tres registros con menor cantidad de unidades vendidas.

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EXCEL 2003 5 Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1L Empleando el Autofiltro personalizado, haga que se
muestren los registros cuyoprecio unitario se encuentre entre 50 y 250. L Desactive el Autofiltro para poder ver todos los registros. L Copie el rango B6:E6 a un ea libre de la hoja de clculo. L Introduzca los criterios necesarios que filtren la lista de modo que s o se visualicenlos registros cuyas existencias y unidades vendidas sean mayores o igual de 5. L Aplique dicho filtro. L Quite ese filtro avanzado y borre los criterios anteriores. L Ada un criterio que emplee una frmula de modo que se filtren los registroscuyo precio unitario sea mayor que el promedio. L Quite ese filtro avanzado y aplique uno que nos muestre s o los registros cuyo nombre de artculo empiece por D. L Cuando finalice guarde el libro cirrelo .

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EXCEL 2003 5 Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.15.5.2.- Consulta de pedidosEn este ejercicio deber_ crear una hoja de clculo que contenga datos procedentes de unaconsulta realizada en una base de datos externa.
L Sit se en una nueva hoja de clculo en un nuevo libro de trabajo, pulsando en elbotn Nuevo . L Pulse en Datos/Obtener datos externos y haga clic en Nueva consulta de base de datos.... L Cree un origen de datos del tipo MS Access Database* y seleccione la base dedatos Neptuno.mdb que tiene en Mis Documentos. L Seleccione la tabla Pedidos, y de ella los campos IdPedido, FechaPedido, FechaEntrega yCiudadDestinatario. IdCliente , IdEmpleado, Destinatario,

L F trela de modo que so se incluyan los pedidos que tengan como destinatario Tortuga Restaurante. L Ordnela por el campo IdPedido. L Devuelva los datos directamente a Excel, situndolos a partir de la celda B4. L Cuando haya finalizado guarde el libro con el nombre Pedidos Tortuga.xls y cirrelo.

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06141EXCEL 2003 6 - Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1 CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06142

EXCEL 2003 6 - Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.16 HERRAMIENTASAVANZADAS6.1 - LAS LISTASUna lista de Microsoft Excel proporciona caracter ticas disedas para facilitar laadministracin y el anlisis de grupos de datos relacionados en una hoja de clculo de Excel. Si designa un rango como una lista, podr_ administrar y analizar los datos de la lista sintener en cuenta los datos externos a la lista. Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una filapara totales, e incluso crear un informe de tabla din ica utilizando icamente los datos de lalista. Puede tener varias listas en una hoja de clculo, lo que le ofrece una gran flexibilidad paraseparar los datos en funcin de sus necesidades, en distintos conjuntos manejables.
L Abra el fichero Datos Artculos.xls de la carpeta Mis Documentos. Deshagacualquier filtro o autofiltro que encuentre en este documento. L Seguidamente, seleccione el rango de datos de B6 a E14. Ahora haga clic en Crear lista de la opcin Lista del men_ Datos. L Aparecer_ una ventana con el rango que nosotros hemos seleccionado,compruebe de que sea correcto y pulse Aceptar.

De esta forma acaba de convertir un rango de datos en una lista, en la cual podr_ hacerdiferentes consultas.
L Seguidamente active, si no lo est_ ya, la barra de herramientas Lista.

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EXCEL 2003 6 - Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Si despliega la opcin Lista , desde aqu_ podramos adir o eliminar filaso columnas de la lista que
estamos utilizando actualmente, veamos alg ejemplo. L Con el cursor situado dentro de la lista que estamos utilizando, haga clic en Lista, seguidamente pulse en Insertar/ Fila. Vera como directamente se adeun fila en blanco encima de la celda que tena seleccionada. L Rellene esta fila con estos datos: Sony Z600, 34, 180 y 11.

Del mismo modo que hemos adido una fila nueva podramos haber introducido otracolumna nueva, por ejemplo una sobre las referencias. Seguidamente eliminaremos una de las filas.
L Seleccione la celda B13 y seleccione la opcin Lista , seguidamente pulseen Eliminar, Fila. Como podr_ comprobar automticamente desaparece estalxea y por tanto queda eliminada.

Otras de las opciones importantes es la de Ajustar el tama de la lista, con esta opcinpodemos mover el contenido de la lista, de modo que podemos dejar fuera de la lista alguno delos rangos. O al contrario podramos crear nuevos huecos para adir ms datos.
L Seleccione la opcin Lista , seguidamente pulse en Ajustar el tama de la lista. Aparecer_ el sigu ien te cuadro, donde podremos modificar directamente el rango que debe formar la lista. Haga clic en Cancelar.

Otras de las opciones que encontramos, como Formulario o Asistente para Gr icos,ya los ha visto en cap ulos anteriores y su funcionamiento es exactamente el mismo.
L Cierre el libro de trabajo sin guardar los cambios realizados.

6.2 - LAS ETIQUETASA menudo es necesario incorporar alguna nota o alg tipo de aviso en alguna celda deporqu_ ese dato es de esa forma o simplemente para recordarnos qu_ significado tiene. Esta es

una CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06144

EXCEL 2003 6 Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1herramienta especialmente il cuando estamos compartiendo una hoja de trabajo, puesto quepodemos hacer modificaciones a nuestro modo sin saber si el otro usuario lo entender orrectamente. Cuando adimos un comentario a una celda, aparece una marca en la esquina superiorderecha de la mi sma, de forma que cuando situamos el ratn en esta marca, aparece un cuadrojunto a la celda, con el nombre del usuario y el contenido. Ahora vamos a adir un comentario en una celda: L Abra el archivo Comentario del prime r libro.xls, sit se
en la celda D10, y ahorahaga clic en la opcin Comentario en el men_ Insertar.

L Ahora escriba el siguiente comentario: ste fue elprimer libro que utilizamos en Excel._. L Una vez haya terminado de escribir, haga clic fuera dela zona amarilla del comentario y estedesaparecer_, ahora aparece el s bolo en la celda correspondiente.

Ahora si queremos ver el contenido de la nota podemosmover el ratn por el s bolo de nota y automticamente semostrar_. Cuando dejemos de estar sobre el s bolo la notadesaparecer_.
L Ahora haga clic con el botn secundario sobre el s bolo para mostrar el men ontextual de la nota. Nos centraremos sobre las opciones de nota: Si hacemos clic en la opcin Modificar comentario, volver_ a

aparecer el cuadro amarilloen el que introducimos la nota, para poder hacer las modificaciones correspondientes. Con laopcin Eliminar comentario podemos quitar el comentario. Y la tima opcin, Mostrar uocultar comentario, hace que est_ visible o invisible el comentario. Adems del men_ contextual, tambin podemos recurrir a una barra de herramientas quenos muestra opciones sobre las etiquetas, la barra de herramientas Revisin L A continuacin active la barra de
herramientas Revisin.

Nos

DESCRIPCI NNuevo/Modificar comentario Permite crear un comentario nuevo o bien modificar el existente. Comentario anterior Nos desplaza hasta el comentario situado anteriormente.

centraremos

especialmente

en

los

iconos

relacionados

con

las

etiquetas: ICONO

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EXCEL 2003 6 - Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1ICONO DESCRIPCI NComentario siguiente Nos desplaza hasta el comentario situado a continuacin.
Mostrar u ocultar comentarios Visualiza o deja de visualizar el comentario seleccionado. Mostrar todos los comentarios Visualiza o deja de visualizar todos los comentarios del libro. Eliminar comentario Elimina el comentario que tengamos seleccionado.

L Ahora sit se en la celda H10 y haga clic en Nuevo comentario de la barrade herramientas Revisin. L Y escriba: qu_ termina el texto del libro de trabajo_. L Seguidamente sit se en la celda D10 nuevamente, haga clic en Comentario siguiente , se habr_ situado en el primer comentario. Vuelva a pulsar y se situar_ en el timo comentario, ahora haga clic en Comentario anterior y volver_ al primer comentario. L Seguidamente haga clic en Mostrar u ocultar comentario .

Si pulsa sucesivas veces ver_ como el comentario se ir_ mostrando y ocultadosucesivamente.


L Ahora haga clic en Mostrar todos los comentarios , haga los mismo que enel paso anterior, haga clic sucesivamente y observe como todos loscomentarios de la hoja se muestran y se visualizan sucesivamente. L Por timo, sit se en la celda H1 0 y haga clic en Eliminar c omentario ,observe como desaparece el s bolo rojo de esta celda. L Cierre la barra de herramientas Revisin, ahora cierre el documento actual yacepte cuando le pregunte si desea guardar los cambios.

6.3 - TEXTO A VOZExcel tiene una herramienta que permite al equipo leer de forma audible los datosinsertados en una hoja de clculo. Esta opcin puede usarla mediante la barra de herramientasTexto a voz para que el equipo lea los datos seleccionados para su verificacin.

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EXCEL 2003 6 Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1Cada celda aparece resaltada mientras se lee el valor correspondiente. Si oye un error,puede detener la lectura para corregir el error en la celda. Si lo prefiere, puede optar por o elvalor de la celda inmediatamente despu de insertar datos en cada celda . El equipo lee lo que est_ visible en la hoja de clculo. Es decir, si la hoja de clculo seencuentra en la vista de frmulas, el equipo lee las frmulas, si los datos de la hoja de clculo estnocultos, el equipo no lee estos datos. Puede elegir si el equipo debe leer por filas o por columnas . De formapredeterminada, el equipo lee una fila en sentido horizontal y luego pasa a la fila siguiente. Si eligela opcin de lectura por

columnas , el equipo lee una columna de arriba a abajo y luego pasaa la siguiente columna. Una vez que hemos seleccionado el tipo de lectura que va a realizar Excel, tenemos queindicarle que empiece la reproduccin , en cualquier momento nosotros podemos detener tahaciendo clic directamente en la opcin de detener . NOTA: Como ha podido observar, no hemos realizado ning ejemplo, ya que la opcinTexto a voz est_ desactivada mientras no tengamos instalado un programa de controlador de voz. 6.4 - ANLISIS DE HIP TESISHay veces en los que al trabajar con frmulas, conocemos el resultado que se deseaobtener, pero no las variables que necesita la frmula para alcanzar dicho resultado. Situacionescomo tas resultan frecuentes en anlisis comerciales o en la elaboracin de pronticosfinancieros. Este tipo de situaciones requieren de los denominados anlisis de hip esis, es decir,poder saber qu_ condiciones iniciales previas son las ms idneas par obtener un resultadoadecuado. 6.4.1.- B queda de objetivosLa principal caracter tica de la herramienta de b queda de objetivos es que nos permiteajustar el valor de una entrada y comprobar el efecto que produce en las celdas dependientes deella. sta es una herramienta de anlisis de datos muy il cuando conocemos el resultado que sedesea obtener de una frmula, pero no el valor necesario de las variables que intervienen en ta. Por ejemplo, una empresa en concreto deseara determinar el precio de venta que debe dara un determinado producto para que se consiga aumentar los beneficios en un 5 %. El resultadou objetivo a alcanzar es dicho aumento de beneficios, y el precio de venta sera la variable de lacual queremos conocer su valor.

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EXCEL 2003 6 Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1Suponga ahora que desea pedir al banco un pr tamo de 10.820 i. y te le otorga dosas para devolverlo. Para calcular el pago mensual de dicha devolucin, primero debemosidentificar los elementos que intervienen en te:El capital implicado en el pr tamo (10.820 i en nuestro caso).El inter que nos pida elbanco por dicho pr tamo (variar_ seg el banco).El per do para devolverlo (ser_ de dos as). Cuanto menos inter nos pidan y mayor sea el per do de devolucin, mejor. Estos dosvalores varan seg el banco; nuestro objetivo es determinar cual nos ofrece mejores condicionespara obtener el capital deseado. Para ello existe una frmula en Excel, llamada PAGO, que nosdar_ la cuota mensual a pagar seg un capital, un inter y un per do en as. La funcin PAGO siempre devuelve el resultado en n eros negativos, por lo que siqueremos eliminar el signo del resultado convirtiendo te en positivo debemos emplear la funcinABS (valor absoluto). sta tima convierte cualquier n ero en positivo.
L Estando en Excel, abra un nuevo libro de trabajo . L Edite la hoja de clculo, con los formatos necesarios, para que le quede de lasiguiente forma:L Realice los cambios oportunos para que la celda B5 tenga el formato en Euros. L Introduzca en B5 la frmula =PAGO(B2/12;B3*12;B1).

El primer par etro de la funcin es el inter anual (transformado en meses), el segundoes el n ero de cuotas o mensualidades a pagar, y el tercero es el capital. La cuota mensual a pagar ha resultado ser de -472.27 i..
L Modifique la frmula en B5 para que sea =ABS( PAGO(B2/12;B3*12;B1)).

Las funciones ABS() crean valores absolutos, estos valores siempre tienen un valorpositivo, de modo que convierte los valores negativos en positivos.
L Guarde el libro en Mis Documentos con el nombre Pa gos Mensuales.xls perono lo cierre.

A no ha utilizado ninguna herramienta para la b queda de objetivos, pero con esteejemplo podra ir variando los valores del capital, el inter y los as para comprobar diferentesresultados.

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EXCEL 2003 6 - Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1Ahora imaginemos que so disponemos de 400 i. para pagar cada mensualidad. El bancoactual nos ofrece un inter del 4,50 %, as_ que vamos a ver qu_ inter tendramos que conseguirpara llegar a pagar los 400 i que podemos pagar. Podramos ir cambiando manualmente la celda que contiene el inter hasta conseguir elresultado requerido, pero en muchos casos esto podra llegar a ser muy lento y pesado de llevara cabo. Para evitar esto tenemos la opcin de Buscar objetivos, a trav de la cual Excel nosproporcionar_ el resultado buscado. Vamos a buscar el inter que ms nos conviene, teniendo en cuenta que s o disponemosde los 400 i. para cada mensualidad. Nos interesa que la cuota mensual tenga ese valor, yqueremos que la herramienta Buscar objetivos nos determine el inter necesario para ello.
L Sit se en B5. L Acceda al men_ Herramientas, opcin Buscar objetivo.... Le aparecer_ el cuadrodel mismo nombre.
Tipo DescripcinDefinir la celda Se escribe la referencia absoluta o relativa, o nombre de la celda que contenga la frmulapara la que se desea buscar una solucin. Con el valor Escribimos el valor del objetivo a resolver. Para cambiar la Se introduce la referencia de la celda que contiene el valor que se desea buscar paracelda lograr el objetivo. A esta celda deber_ hacer referencia directa o indirectamente lafrmula especificada en Definir la celda.

L Deje el cuadro Buscar objetivo como sigue. L Pulse en Aceptar.

Le aparecer_ el cuadro de dilogo Estado de la b queda de objetivo, informndonosque Excel ha encontrado una solucin al problema.

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EXCEL 2003 6 - Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Pulse de nuevo en Aceptar. Excel ha modificado el inter pero te aparece en negativo. Por tanto, el resultado noha sido el esperado, puesto que el banco no nos tiene que pagar el inter a nosotros sinocobr noslo. Esto quiere decir que no es posible devolver el dinero en 2 as pagando esacantidad. Tendremos que volver a emplear la herramienta de nuevo, pero antes debemos cambiara otra celda, para evitar que se vuelva a emplear el inter . Como no podemos renunciar al capital,ya que necesitamos los 10.820 i, so nos queda intentarlo con los as. Veamos cmo hacerlo. Primero tenemos que restaurar los valores iniciales. Siempre que se cambien los valores iniciales por otros al aplicar la solucin del objetivoy deseemos restaurar los primeros, deberemos emplear la orden Deshacer del men_ Edicin o elbotn equivalente de la barra de herramientas Estndar.
L Deshaga Buscar objetivo. L Vuelva a Herramientas/Buscar objetivo.... L Re lle ne las casillas que aparecen a continuacin. L Haga clic en Aceptar del cuadro Buscar objetivo y Estado de la b queda deobjetivo.

Observe que han aparecido decimales pero, por lo menos, ya sabemos que podemoscambiar el n ero de meses a pagar, si es que no podemos modificar el inter .

L Cambie el formato de la celda B3 para que s o se muestren dos decimales.

El per do actual es de 2,38 as, es decir dos as y cuatro meses.


L Guarde los cambios realizados sobre el libro y cirrelo .

Es posible que otro banco nos ofrezca un inter ms bajo, por lo que en ese casopodremos volver a buscar un nuevo valor para el per do.

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EXCEL 2003 6 - Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1#Trabajar con Buscar ObjetivosPara trabajar con la opcin de Buscar Objetivos, y en general en todas las herramientaspara anlisis de datos que ofrece Excel, hay que tener presente lo siguiente:! Una variable o celda cambiante deber_ tener un valor del que dependa la frmula parala que se desea encontrar una solucin espec ica. ! Una celda cambiante no puede contener una frmula. ! Si no se obtiene el resultado esperado, hay que deshacer la accin. 6.4.2.- Tablas de datosAparte de la herramienta Buscar objetivos contamos con otro mtodo para buscar valoresdeseados, llamado tablas de datos o tablas de variables. Una tabla de datos es un rango de celdas situada en un ea en blanco de la hoja declculo, donde Excel mostrar_ cmo afecta el cambio de algunos valores de las frmulas a losresultados de las mismas. A diferencia de lo que sucede en Buscar objetivos, las tablas de datos nos permitencalcular de una sola vez varias versiones de una determinada b queda, lo cual nos permitir_ very comparar los distintos resultados para poder tomar la mejor decisin. Existen dos tipos de tablas:! Tablas de datos de una variableEstas tablas se emplean cuando se quiere comprobar cmo afecta un valor determinadoa una o varias frmulas. Por ejemplo, utilizaramos una tabla de este tipo cuando dese amos verde qu_ modo afectaran distintos tipos de inter al pago mensual de una hipoteca. ! Tablas de datos de dos variablesSuelen utilizarse para comprobar cmo afectan dos valores a una determinada frmula. Porejemplo, emplearamos una tabla de dos variables para que nos mostrara cmo afectan los distintostipos de inter y plazos del pr tamo al pago de una hipoteca. #Trabajar con tablas de datos de una variableL Abra el libro Pagos Mensuales 2.xls de Mis Documentos. Ver_ que esta hoja de clculo se basa en el mismo caso que estudi_ en el apartado anterior. Se trata de analizar en definitiva qu_ tipo de inter nos puede resultar ms favorable, si pedimosun pr tamo de 10.820i y tenemos un plazo fijo de dos as para efectuar su devolucin.

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EXCEL 2003 6 - Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1Cuando trabajamos con tablas de una variable necesitamos varios datos. Necesitamos unacelda o variable de entrada para indicar a Excel dnde ir_ introducindose la lista de valores(en este caso, el rango A6:B10) uno a uno en la frmula o frmulas cuyos resultados deseamosver. En este ejemplo, la celda B2 ser_ la variable de entrada que necesitamos. Aunque yatiene un valor, Excel lo ir_ sustituyendo por los que hay en A6:A10 en la frmula almacenadaen B5. Siempre que vayamos a crear una tabla de datos de una variable necesitaremos estos treselementos: una variable de entrada, una fila o columna de valores que tomar_ dicha variable, y unafila o columna de frmulas que empleen esa variable de entrada (s_, podemos emplear ms de unafrmula en tablas de una variable, aunque en este ejemplo nos limitaremos a una ica frmulapara que le sea ms sencillo).
L D_ al rango B6:B10 el mismo formato de moneda que tiene B5.

Los valores que va a tomar la frmula se han organizado en columna, as_ que deberanencontrarse inmediatamente debajo y en la columna a la izquierda de la frmula que los va autilizar. Si por contra los valores se hubieran distribuido en fila, tos se habran tenido que situaruna fila por encima y a partir de la primera columna a la derecha de la frmula que las emplease. Tenemos los valores en columna, y todos los datos ya se encuentran distribuidoscorrectamente, pero antes de solicitar a Excel que nos genere la tabla tenemos que especificarlednde la queremos.
L Seleccione el rango A5:B10. L Acceda al men_ Datos, opcin Tabla....

Le aparece el cuadro Tabla. Como estamos trabajando conuna tabla de una ica variable, so tenemos que rellenar una delas dos casillas. En este cuadro de dilogo se nos pide la referenciade la variable de entrada, que la introduciremos en Celda deentrada (fila): si los valores se han organizado en fila, o en Celdade entrada (columna): si se han organizado en columna. Como en nuestro caso los valores se han distribuido en columna, debemos introducir lareferencia absoluta $B$2 en la segunda casilla. Tenga en cuenta adems que una vez generada latabla, ta no se podr_ deshacer (si se equivoca deber_ borrar las nuevas celdas y crear la tablade nuevo).
L Escriba $B$2 en la casilla Celda de entrada (columna) y pulse Aceptar.

Se rellena la tabla con las distintas cuotas mensuales seg el inter . Como era de prever,la menor cuota mensual (nuestro objetivo) se da con el inter ms bajo.

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EXCEL 2003 6 - Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1#Trabajar con tablas de datos de dos variablesEl resultado del ejemplo anterior ha resultado obvio, dado que so se vea implicada una ica variable. Aunque a pesar de eso la utilidad de las tablas de una variable no debera versecuestionada (entre otras cosas porque podramos emplear varias frmulas distintas, aunque todasemplearan la misma variable) hay casos en los que resultar_ ms interesante poder analizar a la vezdos variables. En cambio, en las tablas de datos con dos variables s o podremos emplear una ica frmula. Continuemos con el ejemplo de la tabla de amortizacin del pr tamo. Nuestro objetivoes pagar la menor cuota mensual posible y no podemos reducir el capital, pero s_ podemos irvariando los intereses y el plazo de devolucin seg las distintas opciones que nos ofrezcan. Antes nos hemos limitado a tomar la mejor decisin teniendo en cuenta s o los intereses, y ahoravamos a tener en cuenta tambin dicho plazo de devolucin. Vamos a crear la tabla de dos variables en la misma hoja de clculo, debajo de la tabla deuna variable que cre_ en el apartado anterior.
L Copie A5 en A17. L Sit se en B17, introduzca la siguiente formula: =ABS(PAGO(B2/12;B3*12;B1)).

Vamos a volver a distribuir en columna los intereses a sustituir en la frmula. Los valoresen columna deben quedar siempre justo debajo de la celda que contiene la frmula.
L Copie el rango A6 :A10 en B18:B22.

La fila de la tabla estar_ formada por los distintos a s o plazos de devolucin. Losdistintos valores que tomen las filas debern empezar siempre en la siguiente columna a la derechade la celda que contiene la frmula.
L Introduzca un 1 en la celda C17, y un 2 en la D17. Seleccinelas y con el ratn re lle ne hasta la celda F17. L Seleccione el rango B17:F22 y acceda a Datos/Tabla.... L Deje el cuadro de dilogo Tabla como sigue y luego pulse en Aceptar.

L Seleccione el rango C18:F22 y d e el formato de celda adecuado para que losdatos de la tabla se vean como en la siguiente imagen: CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06 153

EXCEL 2003 6 - Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1Gracias a esta tabla de dos variables podemos analizar de una sola vez varios a s y variostipos de inter . Teniendo en cuenta los tipos de inter disponibles y los plazos de devolucin quenos ofrezcan los bancos, podremos tomar una decisin acertada despu de consultarla.
L Guarde los cambios realizados sobre el libro y cirrelo .

6.4.3.- Resolucin de problemas complejosEn este apartado vamos a utilizar la herramienta Solver. Solver se utiliza para resolverproblemas complejos, creando un modelo de hoja con m tiples celdas cambiantes. Se trata deuna herramienta compleja pero que puede ahorrar dinero y recursos, encontrando formas mejoresy ms eficaces de asignar recursos. En definitiva, resuelve los problemas que son demasiadocomplejos para la herramienta Buscar objetivo, y adems Solver puede hallar la mejor solucin. Puede haber distintas soluciones timas para un mismo problema, dependiendo de last nicas matemticas que Solver emplee para resolverlo. Las opciones que tiene por defecto sonadecuadas para muchos problemas, pero podemos experimentar con ellas hasta que nosproporcione los mejores resultados posibles. Hallar una solucin para seg qu_ problemas puede ser un proceso de prueba y error muylargo si se utilizan los mtodos convencionales. En lugar de ello, Solver puede encargarse deencontrar esa solucin. Antes de ver cmo resolver problemas con Solver, debemos definir varios conceptos:! La celda objetivo es el objetivo espec ico del problema, la celda cuyo valor deseamosaumentar, disminuir o determinar. ! Las celdas cambiantes sern las utilizadas por Solver para encontrar el valor deseadoen la celda objetivo. ! Las restricciones son l ites que se aplicarn sobre las celdas cambiantes, la celdaobjetivo o

cualquier otra celda que intervenga en los clculos. #El Complemento SolverEn el siguiente ejemplo veremos como una determinada empresa puede aumentar susbeneficios utilizando Solver y sus datos sobre ingresos y gastos. En concreto, queremos encontrarel mnimo beneficio posible variando los presupuestos trimestrales en publicidad, sin que elloafecte al total del presupuesto destinado para ta. Siga los pasos que se le indiquen.

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EXCEL 2003 6 Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Abra el libro Resultados Trimestre.xls almacenado en Mis
Documentos.

La hoja de clculo Resultados por trimestre almacena el balance de ingresos y gastos deuna empresa determinada, que vende artculos a un precio de 0,21 i. la unidad. Las unidadesque se espera se vendan en cada trimestre (rango A3:F3) son el resultado de una compleja frmulaque depende del factor estacional (en qu_ per dos se espera vender; rango A2:F2) y elpresupuesto en publicidad (supuestas ventas favorables; rango A6:F6). El resultado que deseamossea el mnimo beneficio (rango A9:F9) se calcular_ como la diferencia entre ingresos y gastos. Antes de empezar con Solver deber_ adir las frmulas que faltan. Primero vamos aintroducir una frmula que emplea una ra cuadrada. Esto se representa mediante el s bolo "^".
L Introduzca en B3 la frmula que calcula la cantidad de unidades que se esperavender =21*B2*(B6+3000)^0,5, y ciela en C3:E3.

NOTA: Esta es una frmula estad tica que se utiliza para hacer un clculo aproximadode lo que se espera vender en el siguiente periodo de tiempo. Automticamente se le calcular_ el total de las unidades vendidas. En los dos siguientesclculos tambin le suceder_ eso.
L Obtenga los ingresos de cada trimestre, introduciendo en B4 la frmula =B3*0,21y copindola en C4:E4. L Por timo, haga lo mismo con los resultados. Introduzca =B4-B8 en B9 y copie laexpresin en C9:E9.

El objetivo es establecer cul es la mejor distribucin del gasto en publicidad a lo largodel a . En todo caso, la empresa establece que el presupuesto en publicidad para este a nodebe sobrepasar los 275 i anuales. Resumiendo: queremos obtener el mnimo beneficio posible (celda F9) variando lospresupuestos trimestrales en publicidad (rango B6:E6), teniendo en cuenta que el presupuestototal para la publicidad no debe exceder los 275 i. al a.

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EXCEL 2003 6 - Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Sit se en la celda objetivo de nuestro anlisis, la celda F9. Para utilizar el complemento Solver, hay que ir al men_ Herramientas, opcin Solver.... NOTA: En el caso que esta opcin no se encuentre en el men_, deber_ ir a Herramientas,Complementos..., activar la casilla correspondiente a Solver. Luego finalice pulsando enAceptar.
L Vaya al men_ Herramientas y haga clic en Solver....

Le aparece el dilogo Par etros de Solver, desde donde podemos acceder a cualquierade las opciones de esta herramienta. En Par etros de Solver tenemos las siguientes opciones:! En Celda objetivo escribimos la referencia o nombre de la celda objetivo (debecontener una frmula). ! En Valor de la celda objetivo especificamos a Solver que nos busque el valor mnimo,mximo o un valor determinado para la celda objetivo.

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EXCEL 2003 6 Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1! En Cambiando las celdas le indicamos las referencias o nombres de las celdascambiantes, las celdas cuyos valores puede ir variando Solver hasta obtener elresultado buscado. Las referencias m tiples las podemos separar mediante els bolo ";". Adems, mediante el botn Estimar podemos hacer que Solverdetermine automticamente las celdas cambiantes basndose en la celda objetivo. ! El cuadro Sujetas a las siguientes restricciones contendr_ las restricciones quedeseemos fijar sobre las celdas cambiantes. Se pueden agregar a la lista con elbotn Agregar..., modificar con el botn Cambiar... y eliminar con Eliminar. Adems, el botn Opciones... nos permite acceder a diversas opciones de Solver, y elbotn Restablecer todo vaca todos los campos del cuadro de dilogo (adems de restablecer lasopciones por defecto). ! Y por timo, el botn Resolver, que iniciar_ la resolucin del problema por parte deSolver.
L Si no le apareciera la referencia objetivo $F$9 en el campo Celda objetivo,introd cala. El Valor de la celda objetivo debe encontrarse como Mnimo;queremos encontrar el mnimo valor posible para la celda objetivo.

Ahora va a seleccionar el rango de celdas cambiantes que en este ejemplo es el quecontiene los presupuestos trimestrales de la publicidad.
L Sit el cursor en el campo Cambiando las celdas y pulse el botn de minimizardilogo . L Seleccione el rango B6:E6 y pulse en para mostrar el dilogo de nuevo.

A continuacin vamos a adir las restricciones que se debern cumplir en los clculos querealice Solver. Recuerde que el presupuesto total en publicidad no exceder_ los 275 i.
L Pulse en el bot n Agregar..., y agregue $F$6 en el campo referencia de la celda. L Introduzca 275 en Restriccin y compruebe que el cuadro queda cmo se muestraen la imagen. L Pulse en Agregar para adir la restriccin actual y volver a introducir unasegunda restriccin. L Rellene ahora el cuadro Cambiar restriccin para que quede como el siguientegr ico.

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06157

EXCEL 2003 6 Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Introduzca otras tres restricciones iguales a la anterior, para
las referencias $C$6,$D$6 y $E$6. Para la tima restriccin haga clic en Aceptar en vez de agregar. L Compruebe que el cuadro Par etros de Solver aparece exactamente con losmismos datos que muestra la imagen siguiente:L Una vez introducidos todos los datos necesarios, pulse en el botn Resolver.

Solver le mostrar_ un mensaje como el que se muestra a continuacin:En dicho mensaje Solver le informa que ha hallado una solucin al problema, satisfaciendotodas las restricciones y condiciones impuestas. Puede aceptar esta solucin o restaurar los valoresoriginales en la hoja de clculo y volver a aplicar Solver para intentar mejorarla. Vemos en la hoja de clculo que Solver ha reducido considerablemente los presupuestosde la publicidad para los trimestres y que los ha reducido en todos hasta los 45i, sin que por elloel total se salga de los 275 i presupuestadas. Observe asimismo el cuadro Informes en Resultados de Solver. Aqu_ podemosseleccionar, si lo deseamos, uno o ms de los tipos de informe que se presentan. Una vez pulsemosAceptar, los informes que hayamos seleccionado se crearn como nuevas hojas de clculo ennuestro libro.

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06158

EXCEL 2003 6 - Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Haga clic en cada uno de los tipos de informe, de forma que los tres quedenseleccionados y seguido pulse
Aceptar.

Adems de modificarse los datos de la hoja de clculo actual, se le habrn generado tresnuevas hojas denominadas Informe de respuestas 1, Informe de sensibilidad 1 e Informe del ites 1.

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06159

EXCEL 2003 6 Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Guarde el libro pero no lo cierre, vamos a seguir con . #Configuracin de SolverYa ha visto cmo emplear Solver para buscar objetivos mediante la introduccin dediversos par etros. Ahora veremos cmo este complemento de Excel puede configurarse paraobtener mejores resultados, y obtenerlos con mayor rapidez.
L Sit se si es necesario en la hoja Resultados por trimestre. L Acceda a Herramientas/Solver.... L Pulse en el botn Opciones....

En el cuadro Opciones de Solver disponemos de varias opciones que, entre otrasfunciones, nos permitirn controlar las caracter ticas avanzadas del proceso de solucin. Cadaopcin tiene una configuracin predeterminada adecuada a la mayora de los problemas; pararestablecer dichas opciones por defecto hay que pulsar en el botn Restablecer todo del cuadrode dilogo Par etros de Solver.

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06160EXCEL 2003 6 - Herramientas Avanzadas Nivel

Avanzado V.1 stas son las opciones ms importantes:Tipo DescripcinTiempo Aqu_ indicaremos el tiempo mnimo

en segundos transcurridos para encontrar unasolucin. El mnimo aceptado es de 32.767 segundos, pero el valor predeterminado de100 es ms que suficiente para la mayora de casos. Iteraciones Tambin limita el tiempo dedicado a la obtencin de una solucin, limitando el n erode clculos internos o iteraciones. Su mnimo tambin es de 32.767 pero 100 es elpredeterminado para la mayor parte de problemas. Precisin Ser_ una fraccin entre 0 y 1, necesario para saber si el valor de una celda alcanza suobjetivo o cumple un l ite superior o inferior. Cuantos ms decimales tenga, mayorser_ la precisin (por ejemplo, 0,00001 indica mayor precisin que 0,01). Tolerancia Porcentaje de error aceptable como solucin tima. S o se considera cuando elproblema tenga restricciones enteras. Un valor alto tiende a acelerar el proceso desolucin. Convergencia Si el valor del cambio relativo en la celda objetivo es menor que el n ero introducidoen el cuadro Convergencia para las timas cinco iteraciones, Solver se detendr_. Laconvergencia se aplica icamente a los problemas no lineales y debe indicarsemediante una fraccin entre 0 (cero) y 1. Cuantas ms posiciones decimales tenga eln ero que se escriba, menor ser_ la convergencia; por ejemplo, 0,0001 indica uncambio relativo menor que 0,01. Cuanto menor sea el valor de convergencia, mstiempo se tardar_ en encontrar una solucin. Adoptar modelo lineal Si activa esta opcin, se acelera el proceso de clculo. Mostrar resultado de iteracin. Si se activa esta opcin, se interrumpir_ el proceso para visualizar los resultados deiteracionescada

Usar escala automtica Se debe activar si la magnitud de los valores de entrada son muy distintos de losvalores de salida.

Como vio en el ejercicio anterior, las opciones por defecto le proporcionaron en pocotiempo una solucin tima. No ser_ por tanto necesario modificar dichas opciones y volver aejecutar Solver.
L Pulse Cancelar en Opciones de Solver. L Cierre el cuadro Par etros de Solver, pulsando Cerrar. L Finalmente, cierre el libro sin guardar los posibles cambios.

6.4.4.- Estad ticas descriptivasLos empresarios expertos pueden decir mucho sobre los n eros a simple vista paracomprobar si "parece que estn bien", es decir, las cifras de ventas son las supuestas para unahora, un da o un mes determinado, la media aritmtica parece que est_ bien y las ventas han

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06161

EXCEL 2003 6 Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1aumentado de un a a otro. No obstante si necesita algo ms de asesoramiento, puede usar laherramientas de estad ticas descriptivas.
L Abra el libro de trabajo Estad tica descriptiva.xls de la carpeta Mis Documentos. L Seleccione la opcin Anlisis de datos del men_ Herramientas. Se abre el cuadrode dilogo Anlisis de da tos. L Seleccione la opcin Estad tica descriptiva y todo seguido pulse en Aceptar. Abriremos el cuadro de dilogo Estad tica descriptiva. L En el cuadro Rango de entrada indique las celdas $D$38:$0$38. Seguidamenteseleccione la opcin Filas. L Y en Opciones de salida deje marcada En una hoja nueva:y active la casilla de verificacin Resumen de estad ticas. Haga clic en Aceptar.

Se cierra el cuadro de dilogo Estad tica descriptiva y aparece ensu libro de trabajo una hoja de clculo nueva con las estad ticas quedescriben sus datos.
L Cierre el libro, guardando los posibles cambios.

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06162

EXCEL 2003 6 Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.16.5 - ESCENARIOSUn escenario es un grupo de celdas cambiantes o variables que se pueden sustituir deforma automtica en una hoja de clculo, y que se guarda con un nombre. Podemos crear yguardar varios escenarios en una misma hoja de clculo y luego utilizar cualquiera de ellos yobservar los distintos resultados que producen; tambin podremos utilizarlos a la vez paracompararlos. Los escenarios son iles cuando se trabaja con variables inciertas. Por ejemplo, sideseamos crear un presupuesto pero no estamos seguros de los ingresos y los gastos, podramosdefinir distintos valores o escenarios para los ingresos y gastos y al cambiar entre escenariosanalizaramos los distintos resultados. 6.5.1.- Administrador de escenariosEl administrador de escenarios es una herramienta de anlisis que nos permite crearescenarios y utilizarlos para comprobar como tos afectan a los datos de la hoja de clculo. Vamos a recuperar el libro que cre_ durante el cap ulo de b queda de objetivos, parautilizar sus datos en la creacin de varios escenarios, pero primero modificaremos los formatosde las celdas que los contienen.
L Abra el libro Pagos Mensuales.xls almacenado en Mis Documentos. L Modifique los as para que sean dos as justos. L Acceda al men_ Herramientas, y pulse en la opcin Escenarios....

Le aparece el Administrador de escenarios, indicndole que a no tiene definido ning escenario. Siempre que vaya a adir un escenario deber_ usar el botn Agregar... de esteadministrador.

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06163

EXCEL 2003 6 - Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Pulse en Agregar... para agregar un nuevo escenario. Ver_ el cuadro de dilogo Agregar escenario, que
consta de los siguientes campos:Tipo DescripcinNombre del escenario Introduciremos un nombre significativo para el
escenario. Celdas cambiantes Indicaremos las referencias de celda de todas las celdas que contengan los valores quedeseemos cambiar. Comentarios A diferencia de los dos anteriores es opcional.

Adems dispone de las casillas Evitar cambios y Ocultar. Cuando Evitar cambios seencuentra activada y luego protege la hoja de clculo (Herramientas/Proteger) no se le permitir liminar el escenario ni en la hoja ni en el Administrador de escenarios. La casilla Ocultarfunciona de forma anloga, y oculta el escenario dentro del Administrador de escenarios. Seguidamente va a introducir un escenario cuyo nombre sea Capital: 10.820,00 i paraindicar que el escenario considerar_ ese valor para el capital. Debemos asimismo indicar el rangode celdas cambiantes B1:B3, que almacenan los datos referentes al capital, el inter y los as. Finalmente, podr_ adir los comentarios que desee.
L Re lle ne el cuadro Modificar escenario para que le quede como se muestra en lasiguiente imagen (en el campo Comentarios: puede poner su nombre en lugarde Alumno, as_ como otros comentarios que desee). L Cuando haya finalizado, pulse Aceptar.

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EXCEL 2003 6 - Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1Ahora le aparece el cuadro Valores del escenario con los valores que tienen lasceldas B1, B2 y B3 en la hoja de clculo. Esta ventana le da la oportunidad de modificar estosvalores para el escenario que acaba de crear. El botn Agregar ade el escenario y vuelve alcuadro Modificar escenario para que pueda adir un nuevo escenario; el botn Aceptar icamente ade el escenario. Ms adelante, cuando creemos otros escenarios, tendr_ la oportunidad de modificar dichosvalores. Ahora, como el escenario que hemos creado considerar_ un capital de 10.820,00 i, losvalores que Excel le da por defecto son los que queremos. Tiene que aceptarlos.
L Pulse en Aceptar. Regresar_ al Administrador de escenarios.

Ahora el Administrador de escenarios muestra el nombre del escenario que acaba decrear. A pesar de que marc_ la casilla Evitar cambios puede ver que tanto el botn Eliminarcomo el botn Modificar... aparecen activos. La proteccin del escenario s o se aplicar_ despu de proteger la hoja de clculo.
L Pulse en Cerrar para cerrar el Administrador de escenarios. L Vaya a Herramientas/Proteger/Proteger hoja... y compruebe que la casilla Modificar escenarios se encuentra desactivada. L No es necesario que introduzca ninguna contrase. Pulse en Aceptar.

Ahora el escenario ya se encontrar_ protegido contra posibles modificaciones.

L Sit el cursor en una de las celdas del escenario y pulse <Supr>. Se mostrar_ elsiguiente mensaje: CEPIBASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06165

EXCEL 2003 6

- Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Lea y haga clic en Aceptar del cuadro de mensaje Excel.
L Regrese al Administrador de escenarios. Ver_ que los botones Eliminar y Modific ar... estn desactivados.

Antes de finalizar vamos a adir otros dos escenarios.


L Pulse en Agregar....

Vuelve a aparecer el dilogo Agregar escenario. Puede comprobar que el rango de celdascambiantes sigue siendo el B1:B3. No necesitaremos modificarlo pero s_ dar un nombre alescenario.
L En la casilla Nombre del escenario: introduzca Capital: 15.000,00 i. L Introduzca los comentarios que desee.

F ese que las casillas de proteccin se encuentran inhabilitadas. Esto sucede porque la hojade clculo sigue protegida. Si quisiera activarlas o desactivarlas primero debera desproteger lahoja y luego modificar el escenario.
L Pulse Aceptar.

Aparece el cuadro Valores del escenario, pero los valores que muestra no son los quequeremos para este segundo escenario. Queremos que el capital sea de 15.000 i.
L Introduzca 15000 en la caja de texto a la derecha de $B$1, y luego pulse Aceptar.

Vamos a crear y ocultar el tercer y timo escenario. Para ello es necesario que primerodesprotejamos la hoja de clculo.
L Pulse Cerrar para salir del Administrador de escenarios. L En el men_ Herramientas, pulse en Proteger/Desproteger hoja.... L Pulse en Herramientas/Escenarios... y luego en el botn Agregar... para agregarun timo escenario.

En este tercer escenario dejaremos el capital inicial de 10.820,00 i , y modificaremos elinter para que sea del 5 %.
L En Nombre del escenario: introduzca Capital: 10.820,00 i al 5%.

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06166

EXCEL 2003 6 Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Compruebe que el rango de celdas cambiantes es el B1:B3.
L Marque la casilla Ocultar dentro de Proteccin para que quede activada. L Pulse en Aceptar. L En el dilogo Valores del escenario, modifique el n ero a la derecha de $B$2para que sea 0,050.

Hemos modificado el inter para que sea del 5 %.


L Haga clic en el botn Aceptar del cuadro Valores del escenario.

Acabamos de crear tres escenarios con distintas celdascambiantes para un mismo modelo de hoja y una mismafrmula. Recuerde que el primer escenario de la lista loprotegi_ contra modificaciones, y el tercero adems est culto. A pesar de ello, ahora todos pueden modificarse y elque ocult_ permanece visible. Debera proteger la hoja paraque esas protecciones tuvieran efecto.
L Cierre el Administrador de escenarios yproteja la hoja de clculo. L Vuelva al Administrador de escenarios.

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EXCEL 2003 6 - Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1Ahora no podr_ realizar modificaciones sobre el escenario Capital:10.820,00 i, nitampoco visualizar y por tanto emplear el escenario oculto Capital: 10.820,00 i al 5%. Vamos a dejar sin proteccin todos los escenarios que hemos creado.
L Desproteja la hoja de clculo, si no lo est_. L Vuelva al Administrador de escenarios y, teniendo seleccionado el escenario Capital: 10.820,00 i, pulse en Modific ar... . L Desmarque la casilla Evitar cambios y pulse Aceptar. En el siguiente cuadrovuelva a pulsar Aceptar. L Modifique tambin el escenario Capital: 10.820,00 i al 5% desmarcando las doscasillas de Proteccin. Luego vaya pulsando Aceptar hasta volver alAdministrador de escenarios.

Para observar los resultados que se producen al mostrar cada uno de los escenarios quehemos creado, tenemos la posibilidad de verlos uno a uno desde el Administrador deescenarios, o crear un cuadro de resumen en una nueva hoja que los muestre todos a la vez. Vamos a observarlos de la primera forma.
L En la lista Escenarios: seleccione el escenario con nombre Capital: 15.000,00 iy pulse en el botn Mostrar.

Observe en la hoja de clculo (desplazando el cuadro Administrador de escenarios si esnecesario) que los datos han cambiado. Excel so ha modificado la celda cambiantecorrespondiente al capital, y por ello tambin se ha visto afectado el resultado de la frmula quehay en la celda B5.
L Seleccione ahora el escenario Capital: 10.820,00 i y luego pulse en Mostrar.

Vuelve a tener los valores que inicialmente tena en la hoja de clculo.


L Seleccione ahora Capital: 10.820,00 i al 5% y pulse en Mostrar.

Se modifica la celda cambiante correspondiente al inter , y consecuentemente tambin elresultado de la frmula en B5.
L Cierre el Administrador de escenarios. L Guarde los cambios realizados sobre el libro, pero no lo cierre a .

6.5.2.- Resumen de los escenariosHa visto cmo crear escenarios y comprobar uno a uno los resultados que muestra cadauno de ellos. Ahora vamos a ver cmo generar un resumen de todos los escenarios existentes enla hoja, para poder observar y comparar los resultados que producen.

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06168

EXCEL 2003 6 - Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1! Se encuentra en el libro Pagos Mensuales.xls. Los datos que se visualizan en la hojacorresponden al timo escenario que aplic_.
L Vaya al men_ Herramientas y haga clic en la opcin Escenarios....

Le aparece el Administrador de escenarios. Da igual el escenario que tenga seleccionado,ya que vamos a crear un resumen de todos los escenarios.
L Pulse en Resumen.... Le aparecer_ el cuadro Resumen del escenario.

En este cuadro de dilogo podemos indicar si queremos un resumen de todos losescenarios en una nueva hoja, o bien que el informe generado sea una tabla din ica. En el campo Celdas resultantes: indicaremos la celda o celdas que contengan frmulasafectadas por los escenarios.
L En Tipo de informe seleccione Resumen. Compruebe tambin que en C eldas re sultante s: est_ seleccionada la celda B5. Pulse Aceptar.

Le aparece una nueva hoja de clculo etiquetada como Resumen de escenario. En ellase muestran las celdas cambiantes y las celdas de resultado, distribuidas en cuatro columnas: unapara los valores actuales y otras tres para cada uno de los escenarios disponibles. Probablemente la columna de valores actuales y la tima columna correspondiente alescenario Capital: 10.820,00 al 5% coincidan. Ello es debido a que antes de generar el resumenhabamos aplicado dicho escenario. F ese tambin que las columnas correspondientes a losescenarios se marcan en gris, al igual que las referencias a las celdas cambiantes y la de resultado. Observe que la nueva hoja que ha creado Excel se encuentra en formato de subtotales. Esta hoja puede ser tratada como cualquier otra hoja de subtotales, expandiendo y contrayendoniveles.

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06169

EXCEL 2003 6 - Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Expanda y contraiga los niveles pulsando en los botones . Si lo desea, vuelva a la hoja dnde tiene los escenarios y genere un nuevo informe, peroesta vez en Tipo de informe seleccione Tabla din ica. Ver_ que Excel le generar_ ta en unanueva hoja de clculo.
L Cuando finalice, cierre el libro guardando los cambios realizados.

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06170

EXCEL 2003 6 Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.16.6 - EJERCICIOS L Con lo visto hasta ahora realice los
siguientes ejercicios.

6.6.1.- Ajustando un precio de venta L En un nuevo libro de trabajo nuevo introduzca la siguiente tabla,
utilizando lasfrmulas y formatos de celda adecuados:L Introduzca en C6 la frmula =$C$4*$C$5. L Introduzca la frmula =$C$4+$C$6 en la celda C7. L Utilizando la herramienta Buscar objetivo, tendr_ que calcular a qu_ precio sedebe vender el producto para que no suba a ms de 240,40 i. el precio finaldel mismo. L Guarde el libro en Mis Documentos con el nombre Ejercicio de Anlisis.x lspero no lo cierre a . Va a seguir trabajando en .

6.6.2.- Ajustar precios con SolverL Estando abierto el libro Ejercicio de Anlisis.xls, dise en una nueva hoja lasiguiente tabla: CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06 171

EXCEL 2003 6 - Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Introduzca las frmulas necesarias en las celdas correspondientes a los totales, alIVA (considere un IVA
del 16%), y al precio de venta al p lico. L Utilizando la herramienta Solver, ajuste los precios de los productos para rebajarel precio final (celda G8) a 300,00 i, teniendo en cuenta lo siguiente: ! El producto xxxx1 debe tener un precio unitario entre las 9,00 i

y las 16,00 i. ! El producto xxxx2 debe tener un precio unitario entre 14,00 i y 23,50 i. ! El producto xxxx3 debe tener un precio unitario entre 19,65 i y 27,83 i. NOTA: Tenga en cuenta que solver realiza siempre clculos diferentes, de modo queexiste la posibilidad que sus resultados no sean exactos al gr ico anterior. Simplemente,compruebe que los datos se mueven dentro de las restricciones que hemos indicado.
L Cuando finalice, cierre el libro guardando los cambios.

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06172

EXCEL 2003 7 - Visual Basic en Excel Nivel Avanzado V.1 7.1 - QU ES UNA MACRO?Imagxese que hay una tarea que realiza con mucha frecuencia, por ejemplo, la insercinde una imagen (como puede ser el logotipo de su empresa), en diversos lugares de su hoja declculo. Esto le resulta pesado cada vez que tiene que hacerlo, pues esta imagen la tiene en unadeterminada carpeta, y cada vez que debe insertarla debe recorrer la estructura de carpetas hastadar con ella. Si el anterior proceso se guarda en una macro, tan s o se realizar_ una vez, ya que quedagrabado para su posterior uso. En definitiva una macro es la automatizacin de procesosrepetitivos. Excel dispone de la barra de herramientas Visual Basic, que facilitar_ la tarea de registrary ejecutar macros, dicha barra la puede activar a trav del men_ Ver, opcin Barras deherramientas..., y dentro

7 VISUAL BASIC ENEXCEL

del men_ desplegable que aparece activar la barra de herramientasVisual Basic. Tambin puede activarla pulsando el botn secundario del ratn en cualquier barrade herramientas, y activar Visual Basic.
L Cierre cualquier libro que tenga abierto, y cree uno Nue vo . L Active la barra de herramientas Visual Basic, empleando cualquiera de los dosmtodos explicados.

A continuacin se hace una breve descripcin de lo que hace cada uno los botones queemplear_ para la creacin de las Macros. Este botn... se utiliza para...

Ejecutar macro Ejecuta una macro creada con anterioridad. Detiene la ejecucin o grabacin de una macro, este botn aparece cuando seDetener grabacin est_ grabando una macro. Seguridad Establece el nivel de seguridad ante macros que pudiesen contener virus.

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06173

Visual Basic en Excel Nivel Avanzado V.1Este botn...


Grabar macro Comienza la grabacin de una macro. Editor de Visual Basic Acceso al Editor de Visual Basic desde el que se puede modificar una macro.

EXCEL 2003 7 se utiliza para...

Aparece un cuadro con una serie de controles que se pueden utilizar para crearCuadro de controles una macro.

Activa el modo dise de formularios, se utiliza cuando va a realizar unModo dise programa de Visual Basic desde Excel.

7.1.1.- Grabar una MacroEs importante que se tome un tiempo para el planteamiento de una macro antes decomenzar a grabarla, pues en el proceso de grabacin se guardarn todas las acciones que realice,incluso las que sean errneas, es por ese motivo por el que antes de empezar a grabar, debe tenerun claro planteamiento de cuales son las acciones a realizar, para evitar que la macro almacenedichos errores. Una macro se graba a trav de la Grabadora de macros que se puede activar mediante: PARA

ACTIVAR LA GRABADORA DE MACROS: MEDIANTE

LOS MEN SSeleccionando del men_ Herramientas, la opcin Macro y de las subopciones que aparecen, elegir Grabar nuevamacro..., aparecer_ el cuadro de dilogo Grabar nueva macro. En el cuadro de dilogo se le dar_ un nombre y secomenzar_ la grabacin, para terminar debe pulsar el botn Detener grabacin . MEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS VISUAL BASICPulsando el botn Grabar macro y aparecer_ el cuadro de dilogo Grabar nueva macro. Aqu_ se le dar_ unnombre, y se comenzar_ la grabacin, para terminar debe pulsar el botn Detener grabacin .

Al comenzar la grabacin de una macro, si hace clic en una celda se grabar_ la direccinabsoluta de la celda, esto quiere decir que la macro so actuar_ sobre ella. Si lo que quiere es quela macro se pueda aplicar a cualquier celda, deber_ situarse en la celda deseada antes de comenzara grabar. Tambin puede optar por grabar las direcciones relativas de las celdas incluidas en lamacro. Esto lo conseguir_, activando el botn Referencias relativas de la barra de herramientasDetener grabacin, esta opcin permanecer_ activada hasta que no se desactive expresamente.

L Escriba los siguientes datos, y ampl el ancho de las columnas si es necesario: CEPI-BASE Balmes, 49 -

Barcelona F 93454 73 06174

EXCEL 2003 7 - Visual Basic en Excel Nivel Avanzado V.1La primera de las macros consistir_ en asignar una fuente, un estilo de fuente, un tama de fuente y un formato de puntuacin, para la celda donde nos encontremos: L Guarde el libro de trabajo con el
nombre de VisualBasic.xls. L Sit se en la celda E7 (la que corresponde al primero de los precios de discosvendidos), para que la macro n o guarde ninguna direccin de celda, as_ podrser utilizada la macro en cualquier celda. L Pulse el botn Grabar macro , aparecer_ el cuadro de dilogo Grabar macro: Tipo DescripcinNombre de la macro
Apartado escribir_ el nombre de la macroDescripcin En este apartado se puede dar una descripcin de lo que hace la macro. Mtodo abreviado En este apartado se puede indicar una combinacin de teclas a trav de la cual se podr jecutar la macro. Guardar macro en indica dnde queremos guardar la macro que por defecto es Este libro.

L Escriba el siguiente nombre y descripcin: CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06175

EXCEL 2003 7 - Visual Basic en Excel Nivel Avanzado V.1L Pulse el botn Aceptar, no haga nada que no se le indique, pues a partir de ahoracualquier accin ser_
registrada en la macro, incluso las errneas. L Pulse la combinacin <Control>+<1> para acceder al cuadro Formato de celdas. En la ficha N ero cambie lo siguiente: Categora seleccione Moneda. L Seleccione la ficha Fuente y cambie lo siguiente: Fuente Courier New, Estilo defuente Negrita, en Tama de fuente 11. L Pulse el botn Aceptar para salir del cuadro de dilogo Formato de celdas. Comoya hemos terminado la macro, pulsamos el botn Detener grabacin . L Borre el resto de hojas que estn vacas, seleccione la hoja Hoja3, mantengapulsada la tecla <May > y seleccione la hoja Hoja2 (han debido quedarseleccionadas la Hoja2 y la Hoja 3), ya puede soltar la tecla <May >. Ahorasobre cualquier hoja seleccionada pulse el botn secundario del ratn y en elmen_ contextual que aparece seleccione Eliminar, y confirme la operacin deborrado. Se habr_ quedado con tan solo la hoja de datos (Hoja1 ). L Guarde y cierre el libro de trabajo.

7.1.2.- Recuperar libros de trabajo con macrosCuando se intenta recuperar un libro de trabajo que contiene macros, aparece un cuadropreguntando si quiere utilizar las macros o no le interesa que se utilicen. Esto es debido a laaparicin de los Virus de macros, que son macros que pueden ocasionar problemas en suordenador. Si el libro de trabajo procede de una fuente segura, habilite el uso de las macros, si noconoce la procedencia del libro de trabajo, sera recomendable deshabilitar las macros para evitarposibles problemas.
L Abra el libro VisualBasic.xls que tiene guardado en Mis Documentos. Leaparecer_ el siguiente cuadro.

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EXCEL 2003 7 - Visual Basic en Excel Nivel Avanzado V.1L Como la macro ha sido creada por nosotros, sabemos que no nos dar_ ning problema. Por tanto, no har_
falta cambiar el nivel de seguridad, ni pedir ning certificado. Pulse Aceptar. L En la barra de herramientas Visual Basic haga clic en el botn Seguridad... yseleccione Bajo, de esta forma permitiremos ejecutar todas las macros. Acepteel cuadro, para confirmar los cambios y guarde y cierre el libro. L Vuelva a abrir el libro VisualBasic.xls y ver_ que ahora no le indica que las macroshan sido deshabilitadas.

7.1.3.- Ejecutar una MacroPara ejecutar una macro puede emplear los siguientes mtodos: PARA

EJECUTAR UNA MACRO:MEDIANTE LOS MEN SSeleccionando en el men_ Herramientas, Macro, Macros...,
hace aparecer el cuadro de dilogo Macro, seleccionarde la lista, la macro que se desea ejecutar y pulsar el botn EjecutarMEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS VISUAL BASICPulsando el botn Ejecutar macro hace aparecer el cuadro de dilogo Macro, seleccionar de la lista la macroque se desea ejecutar y pulsar el botn EjecutarMEDIANTE EL TECLADOLa combinacin <Alt>+<F8> hace aparecer el cuadro de dilogo Macro, seleccionar de la lista la macro que se deseaejecutar y pulsar el botn EjecutarL Sit se en la celda E8 y seleccione Herramientas/Macro/Macros... y har parecer el siguiente cuadro

de dilogo: CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06177

EXCEL 2003 7 Visual Basic en Excel Nivel Avanzado V.1L De la lista de macros que aparecen seleccione la que acaba de
crear que lleva pornombre Formato1, y haga clic en el botn Ejecutar. L Sit se ahora en la celda E9 y pulse el botn Ejecutar macro de la barra deherramientas Visual Basic, cuando aparezca el cuadro de dilogo Macro,seleccione de la lista Formato1 y haga clic en el botn Ejecutar.

7.1.4.- Mtodos abreviadosPara que la macro creada sea ms eficaz puede indicar que se ejecute al presionar unadeterminada combinacin de teclas, al hacer clic en un elemento de men_, o en un elementogr ico. Todos estos mtodos estn descritos en el siguiente cuadro: PARA ASIGNAR

UNA MACRO:ASIGNAR A UNA COMBINACI N DE TECLASEn el men_ Herramientas, seleccionar la opcin Macro,
de las subopciones que aparecen seleccionar Macro..., haceaparecer el cuadro de dilogo Macro, seleccionar de la lista, la macro que se desea asignar, pulsar el botn Opciones...,aparecer_ el cuadro de dilogo Opciones de la macro, activar la casilla Mtodo abreviado, en el cuadro Control+escriba una letra o presione <May >+una letra. Salir de las opciones pulsando Aceptar y del cuadro de dilogomacro, pulsando el botn Cerrar. Tambin se le puede asignar en el momento de crearla en el cuadro Grabar macro. ASIGNAR A UN OBJETO GRFICOSeleccionar el objeto gr ico, pulsar el botn secundario del ratn, y en el men_ contextual seleccionar Asignarmacro..., aparece el cuadro de dilogo Asignar macro, en el cuadro Nombre de la macro escribir el nombre de lamacro que se quiere asignar o seleccionarla de la lista que hay justo debajo del recuadro, y pulsar Aceptar.

La asignacin de mtodo abreviado de teclado reemplaza a las equivalentes de Excel. Porejemplo, si se crea una macro asignada a la combinacin de teclas <Control>+<N>, sustituir_ ala propia combinacin <Control>+<N> que Excel tiene asignado a activar/desactivar negrita. Para que una macro est_ disponible todo el tiempo, almacnela en el Libro de macrospersonal. Este libro siempre est_ abierto. Se accede a esta opcin a trav del cuadro dedilogo Grabar macro.

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EXCEL 2003 7 Visual Basic en Excel Nivel Avanzado V.1Seguidamente crear_ otra macro que cambiar_ el color de fondo y el color de textoasignndole la combinacin de teclas <Control>+<May >+<C>. Pero esta vez durante lagrabacin de la macro, har_ clic en una celda, a diferencia de la macro anterior que se situ_ antesde comenzar a registrar la macro. As_ podr_ comprobar cmo funcionan las referencias absolutasdentro de las macros.

L Pulse el botn Grabar macro , le aparecer_ el cuadro de dilogo Grabar nueva macro. En escriba el nombre de la macro, CambiaColor. L En el apartado Metodo abreviado:, sit se en el recuadro que hay a la derechade CTRL+, borre cualquier car ter que haya dentro de este recuadro y pulsela combinacin <May >+<C>. Observe como se ha modificado. L En el apartado Descripcin:, escriba el texto que aparece en la imagen anteriory pulse Aceptar para comenzar. L Haga clic en la celda D7, pulse el botn paleta porttil Color de relleno yseleccione el color Gris 25%, pulse el botn paleta porttil Color de fuente y seleccione el color Amarillo. L La macro est_ terminada. Pulse el botn Detener grabacin .

Va a ejecutar la macro empleando la combinacin de teclas.


L Sit se en D8, y pulse la combinacin de teclas <Control>+<May >+<C>,observe que no aplica el formato

sobre la celda activa, sino que vuelve a aplicarel formato en la celda D7.

Esto es debido a que al grabar la macro, se grab_ tambin en ella la referencia de la celdasobre la que aplic_ el formato, y por eso al ejecutarla, el formato se aplicar_ siempre sobre lacelda D7. 7.1.5.- Eliminar una MacroL Seleccione la opcin Herramientas/Macro y la opcin Macros.
Seguidamentemarque CambiaColor y haga clic en el botn Eliminar.

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EXCEL 2003 7 - Visual Basic en Excel Nivel Avanzado V.1L Ahora nos mostrar_ una ventana de confirmacin para la eliminacin, contesteafirmativamente.
L Grabe de nuevo una macro que pueda aplicar los colores de relleno y de fuenteanteriores a cualquier celda (recuerde que antes de iniciar la grabacin de lamacro deber_ situarse en la celda que desee). L Una vez grabada la macro CambiarColor, apl uela al rango de celdas D7:D20.

7.1.6.- Crear una Imagen de MacroPuede crear sus propias im enes dentro de la hoja y asignarles a tas una macro.
L Inserte la imagen cdrom.jpg que encontrar_ en la carpeta Mis Docume ntos, yd ela con el mismo tama y posicin que puede observar en el siguientegr ico:L Seleccione la imagen que acaba de insertar, haga clic en la imagen con el botnsecundario y seleccione Asignar macro. Inmediatamente aparecer_ el cuadrode dilogo Asignar macro. L Ahora marque la opcin Fomato1, y pulse Aceptar. L Seleccione el rango de datos D7:D20, a continuacin sit el puntero en la imagenque acaba de crear. Observe que el puntero adopta la forma de una mano,haga clic en dicha imagen.

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EXCEL 2003 7 - Visual Basic en Excel Nivel Avanzado V.1Observe como en el rango D7:D20 se aplican los formatos que se definieron en la macrode Formato1.

L Desactive la barra de herramientas Visual Basic. Despu Guarde eldocumento, pero no lo cierre, pues seguiremos trabajando con .

7.1.7.- Crear Men_ de macrosIgual que creamos barras de herramientas personalizadas, podemos crear men personalizados para que contengan aquellas macros que hemos creado. Seguidamente haremosun ejemplo con las macros que tenemos.
L Haga clic en Personalizar del men_ Herramientas. De esta forma aparecer_ elcuadro de dilogo Personalizar. L Si es necesario, haga clic en la ficha Comandos para mostrar la p ina de la fichaComandos. L Ahora seleccione Nuevo Men_ de la lista Categoras. Aparece la opcin Nuevo men_ en la lista de Comandos. Arrastrelo hasta el final de la barra de men ,de modo que quede como la siguiente imagen:L Haga clic con el botn secundario en el t ulo Nuevo men_ y seleccione Nombredel men_ contextual. L Ahora escriba en la casilla de nombres &Mis Macros. Finalmente pulse <Intro>.

El s bolo & hace que en la opcin del men_ la siguiente letra aparezcasubrayada, en nuestro caso la M, de modo que con las teclas <Alt>+<M>podremos acceder a este men_ directamente.

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EXCEL 2003 7 - Visual Basic en Excel Nivel Avanzado V.1L Todo seguido seleccione Macros de la lista Categoras del cuadro de dilogo Personalizar. De este modo
se actualiza el contenido de la lista Comandos para reflejar su eleccin. L En la lista Comandos, arrastre el comando Personalizar elemento de men_ hastael t ulo Mis Macros. L Observe como aparece un cuadro debajo del men_ que hemoscreado, deposite ah_ el comando Personalizar elemento deme n_. L Haga clic con el botn secundario en Personalizar elemento de men_ yseleccione Nombre contextual. Escriba Cambia color. L Seguidamente vuelva ha hacer clic con el botn secundario sobre la opcin demen_ seleccione del men_ contextual Asignar macro. Aparecer_ la ventana de macros, seleccione CambiaColor y pulse Aceptar. del men_

Cambia color y

De este modo tan sencillo, hemos asignado la macro CambiaColor a la opcin de men ambia Color que acabamos de crear. Seguidamente cree una nueva opcin del men_ llamadaFormato1 y asignele la macro del mismo nombre.
L Seleccione cualquier celda sin formato y seleccione cada una de las opciones demen_ que a creado para comprobar que funcionan correctamente. Finalmenteguarde el libro de trabajo y no lo cierre pues seguiremos trabajando con .

NOTA: Las herramientas que ahora le explicaremos, formularios y cuadro de controles,se vern s o su funcionamiento, no se profundizar_ en cuanto a su programacin, dado queentraramos en el temario de la programacin entorno al lenguaje Visual Basic, as_ que s oexplicaremos los componentes. 7.2 - FORMULARIOSL Active la barra de herramientas Formularios.

A continuacin le mostramos un gr ico con el contenido de la barra de herramientasFormulario:Estos controles podemos adirlos a la hoja de clculo que estamos utilizando y aplicarleuna macro que hayamos creado con anterioridad. Por ejemplo podemos acoplar la macro deformato1 al control del botn. Veremos un ejemplo a continuacin: CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06182

EXCEL 2003 7 - Visual Basic en Excel Nivel Avanzado V.1L Haga clic el icono Botn , seguidamente haga clic en una zona libre de la hojade clculo, as_ adiremos el
botn a nuestra hoja. Realice usted el tama debotn que crea conveniente. L Ahora podemos ver el cuadro de dilogo Asignar macro, desde donde indicaremosque macro deseamos utilizar, seleccione Formato1 y pulse Aceptar. L A continuacin cambie el nombre del botn por Formato1. Seguidamenteseleccione una celda que no tenga formato alguno y haga clic en el botn queacabamos de crear, ver_ como esta celda recoge el formato.

7.3 - CUADRO DE CONTROLESEste cuadro contiene elementos muy parecidos a la barra de herramientas Formulario,pero a diferencia de la anterior, los cuadros de control no utilizan en general macros, sino quefuncionan mediante una programacin VisualBasic interna que llevan. Ahora simplemente mostraremos la barra de herramientas para que observe como es, perocomo indicamos anteriormente, no trabajaremos con ella, debido a que es necesario elconocimiento de VisualBasic. Como puede observar, muchos de estos controles son los mismos que los de la barra deherramientas Formularios, pero como hemos indicado anteriormente, trabajaban con un lenguajede programacin en vez de las macros.
L Por timo Guarde el documento y cirrelo.

7.4 - DATOS XMLLa compatibilidad con XML, incluyendo la posibilidad de guardar archivos comodocumentos XML, se introdujo en la versin XP, pero esta tecnologa es uno de los puntoscentrales de Office 2003. Si trabaja en una empresa que intercambia datos con otrasorganizaciones en forma de pedidos de compra, datos sobre artculos, datos financieros ocatlogos de productos, puede usar XML para transferir los datos independientes del programautilizado para crearlos.
L Abra un libro de trabajo nuevo, seguidamente seleccione Origen de datos de laopcin Datos/XML de la barra

de men_. De esta forma activaremos el panel detareas Origen XML.

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EXCEL 2003 7 Visual Basic en Excel Nivel Avanzado V.1L Ahora haga clic en Asignaciones XML.... En el cuadro de
dilogo AsignacionesXML y haga clic en Agregar , de esta forma activamos el cuadro de dilogoSeleccionar origen XML. L Seleccione el fichero Productos.xsd.xml y haga clic en Abrir.

Aparece una entrada en el cuadro de dilogo Asignaciones XMLrepresentando a Productos.xsd.xml.


L Haga clic en Aceptar. Aparece el esquema de Productosen el panel de tareas Origen XML. L Arrastre el elemento IdProducto desde el panel de tareashasta la celda B2. Haga clic en el icono que aparece ala derecha de la celda y despu haga clic en Colocarencabezado XML a la izquierda.

En este momento aparece el nombre del elemento IdProducto en la celda A2.


L Ahora arrastre el elemento Nombreproducto desde el panel de tareas hasta lacelda B3. Haga clic en el icono que aparece junto a la celda y seleccione denuevo Colocar encabezado XML a la izquierda.

De esta forma aparece el nombre del elemento Nombreproducto en la celda A3.


L Por timo arrastre el elemento Precio en la celda B4 y coloquelo a la izquierda, enla celda A4, tal como hizo en los ejemplos anteriores.

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EXCEL 2003 7 - Visual Basic en Excel Nivel Avanzado V.1L A continuacin, seleccione Importar de la opcin
Datos/XML. De esta formaaccedemos al cuadro de dilogo Importar XML. L Seleccione el archivo Producto.xml y despu en Importar.

Aparecen los datos de Producto.xml en las celdas B2:B4.


L Seguidamente Opciones del panel de tareas Origen XML y seleccione la opcin Ocultar bordes de listas inactivas. Seguidamente haga clic en cualquier celda que no se encuentre en la lista. Observe como han desaparecido los bordesalrededor de la lista. L Ahora haga clic con el botn secundario sobre Nombreproducto del panel detareas Origen XML y seleccione Quitar elemento. L Seguidamente haga clic en Asignaciones XML en el panel de tareas Origen XML,se abrir_ el cuadro de dilogo Asignaciones XML resaltando la entrada querepresenta Producto.xsd. L Haga clic en Eliminar y apto seguido en Aceptar para cerrar el cuadro de mensajeresultante. L Haga clic de nuevo en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Asignaciones XML.

Observe que Excel elimina la asociacin entre Producto.xsd y su libro de trabajo, perolos datos permanecen en su sitio.
L Finalmente guarde y cierre el libro de trabajo con el nombre de Ejemplo XML enla carpeta Mis Documentos.

7.5 - EJERCICIOSL Con lo visto hasta ahora realice los siguientes ejercicios.

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EXCEL 2003 7 - Visual Basic en Excel Nivel Avanzado V.17.5.1.- Automatizar estad ticasL Abra el fichero

Mediterraneo.xls de la carpeta Mis Documentos. L Crear una macro con el nombre de Borrar, que automatice el borrado del mes alque corresponden los datos (celda C3), as_ como los turistas de cada ciudad(rango de celdas A6:A21 ), y el rango de las temperaturas (F6:F21), por timoque deje como celda activa la C3.

L Observe los resultados al ejecutar la macro, debera quedar como el gr icosiguiente: CEPI-BASE Balmes,

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EXCEL 2003 7 Visual Basic en Excel Nivel Avanzado V.1L Por timo guarde y cierre el libro de trabajo.

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06187EXCEL 2003 8 - Tablas Din icas Avanzadas Nivel Avanzado V.1 CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06188

EXCEL 2003 8 - Tablas Din icas Avanzadas Nivel

8 TABLAS DINMICASAVANZADAS
Avanzado V.1 Las tablas din icas proporcionan un modo de resumir y analizar f ilmente grandesvol enes de datos. Se llaman tablas din icas porque se puede cambiar su disposicinreordenando o cambiando de posicin los encabezados de fila y columna, r ida y f ilmente.
DescripcinResumir bases de datos grandes Se pueden utilizar las tablas din icas para resumir grandescantidades de datos que pueden estar en una hoja de trabajo oen una base de datos externa.

Las tablas din icas se utilizan para resumir, consolidar, analizar, filtrar e informar: Tipo

Preparar datos para su representacin gr ica Los gr icos basados en tablas din icas cambiarnautomticamente cuando cambie la tabla din ica. Muchosproblemas vienen disponiendo los datos de un modo quepermita crear gr icos, las tablas din icas son ideales paraeste prop ito. Anlisis de datos adecuado Se analizarn de forma adecuada las bases de datos mediantelas tablas din icas, buscando tendencias, excepciones yproblemas. Se puede organizar r idamente el modo en que seresumen y presentan los datos y acceder a un mayor nivel dedetalle cuando se desee. Crear Informes imprimir. Es uno de los usos ms habituales de Excel, ya que se puedeinteractuar en la pantalla o

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Avanzado V.1Tipo

EXCEL 2003 8 - Tablas Din icas Avanzadas Nivel

DescripcinLista o base de datos Podr_ crear una tabla din ica a partir de una lista o base dedatos de Microsoft Excel, de una base de datos externa, devarias hojas de clculo de Microsoft Excel o de otra tabladin ica. Botones de campo para reordenar los datos Una tabla din ica contiene campos, cada uno de los cualesresume m tiples filas de informacin de los datos originales. Arrastrando un botn de campo hasta otra parte de la tabladin ica, podr_ ver los datos de distintas maneras. Porejemplo, podr_ ver los nombres de los vendedores en las filaso en las columnas.

! Tabla din ica resultante: Para crear una tabla din ica, utilice el Informe de tablasy gr icos din icos como gua para la b queda y organizacin de los datos quedesee organizar. Para comenzar, haga clic en Informe de tablas y gr icosdin icos... del men_ Datos. ! Datos Resumidos: La tabla din ica resume los datos utilizando la funcin de resumenque especifique, como SUMA, CONTAR o PROMEDIO. Podr_ incluirautomticamente subtotales y totales generales, o utilizar sus propias frmulasagregando campos y elementos calculados. En este ejemplo, se calcula el total delos datos de la columna Ventas de la lista original en la tabla din ica.

Dentro de la tabla din ica se pueden distinguir los siguientes elementos: CEPI-BASE Balmes, 49 Barcelona F 93454 73 06190EXCEL 2003 8 - Tablas Din icas Avanzadas Nivel Avanzado V.1Tipo

DescripcinCampo de P ina Un campo de p ina es un campo de una lista o una tabla de origen al que se haasignado una orientacin de p ina en una tabla din ica. En el ejemplo, Regines un campo de p ina que puede utilizarse para filtrar los datos resumidos porregiones. Si hace clic en otro elemento de un campo de p ina, la tabla din icacambiar_ para mostrar los datos resumidos asociados a ese elemento. Elemento de un campo de Cada entrada o valor exclusivos del campo o columna de la lista de origen o de laP inatabla ser_ un elemento en la lista de un campo de p ina. En el ejemplo, elelemento Este se presenta actualmente en el campo de p ina Regin y la tabladin ica muestra icamente los datos resumidos para dicha regin. Campos de Fila Los campos de fila son campos de una lista o de una tabla de origen a los que se haasignado una orientacin de fila en la tabla din ica. En el ejemplo, Producto yVendedor son campos de fila. Los campos de fila interiores como Vendedor son losms primos al ea de datos; los campos de fila exteriores, como Producto, estnsituados a la izquierda de los campos de la fila interior. Campos de Columna Un campo de columna es un campo de una lista o una tabla de origen al que se haasignado una orientacin de columna en una tabla din ica. En el ejemplo,Trimestres es un campo de columnas con dos elementos; Trim.2 y Trim.3. Loscampos de columna interiores son los que tienen sus elementos ms pr imos al ea de datos; los campos de columna exteriores estn encima de los campos decolumna interiores (en el ejemplo se muestra icamente un campo de columna). Campo de Datos Un campo de datos es un campo de una lista o de una tabla de origen que contienedatos. En el ejemplo, Suma de importes de pedidos es un campo de datos queresume las entradas del campo Importe de pedidos o de la columna en los datos deorigen. Normalmente, un campo de datos resume datos numricos, comoestad ticas o importes de ventas, pero tambin puede contener texto. Como valorpredeterminado, los datos de texto se resumen en una tabla din ica mediante lafuncin Contar y los datos numricos mediante la funcin Suma. Elementos Los elementos son una subcategora de un campo de la tabla din ica. En elejemplo, Carne y Marisco son elementos del campo Producto. Los elementosrepresentan las entradas en el mismo campo o las columnas en los datos de origenexclusivas. Los elementos aparecen como r ulos de columna o de fila, o aparecenen las listas desplegables de los campos. rea de Datos El ea de datos es la parte de la tabla din ica que contiene los datos resumidos. Las celdas del ea de datos muestran los datos resumidos de los elementos de loscampos de fila y de columna. Los valores de cada celda del ea de datosrepresentan un resumen de los datos procedentes de filas o registros de origen. En elejemplo, el valor de la celda C6 es un resumen de importes de pedidos de cadaregistro en los datos de origen que contiene los elementos Carne, Fuller y Trim.2.

8.1 - DOMINAR LAS TABLAS DINMICASHasta ahora so ha visto superficialmente las tablas din icas (es necesario que tengaclaro lo hasta ahora aprendido), a partir de ahora se profundizar_ mucho ms en esta herramienta.

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EXCEL 2003 8 - Tablas Din icas Avanzadas Nivel Avanzado V.1Para acceder a las opciones de una tabla din ica, puede hacerlo a trav de su men ontextual o a trav de la barra de herramientas Tabla din ica:8.1.1.- Trabajar con Campos de DatosSeguidamente ver_ los temas relacionados con los campos de datos, que son los que sesit n en la zona de datos de una tabla din ica. # Cambiar la OrientacinEn el ejemplo de Tabla din ica sencilla que realiz_ anteriormente, ya vio lo f il queresulta hacer esto, por lo que ahora no se volver_ a realizar. S o mencionaremos para que sirvade recordatorio que se poda hacer directamente, arrastrando los campos en fila a columnas hastaque el cursor adoptara esta forma , o a la inversa de columnas a filas hasta que el cursoradoptara esta otra . Tambin poda hacerlo con el paso 3 del Asistente. #Cambiar el modo en el que se resumen los DatosCuando un campo de datos de una tabla din ica es numrico, el resumen realizado porla tabla din ica es una suma, si el campo no es numrico, el clculo automticamente es unacuenta. Hay otras formas de resumir un campo de Datos y se detallan a continuacin:Funcin Se utiliza para...
Suma La suma de los valores. Contar N ero de registros (filas). Promedio Valor medio de los datos subyacentes. Mn Valor mnimo de los datos subyacentes. Min Valor mximo de los datos subyacentes. Producto Producto de los datos subyacentes. Contar n eros N ero de registros (filas) que contienen n eros. Desvest Desviacin estndar estimada de poblaciones en la que los datos subyacentes representanla muestra. Desvestp Desviacin estndar de poblacin en la que los datos subyacentes representan a toda lapoblacin. Var Varianza de poblacin en la que los datos subyacentes representan la muestra.

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2003 8 - Tablas Din icas Avanzadas Nivel Avanzado V.1Funcin Se utiliza para...
Varp Varianza de poblacin en la que los datos subyacentes representan a toda la poblacin.

EXCEL

L Cierre si es que tiene abierto alg libro de trabajo y abra de la carpeta Mis documentos el libro Inventa rio.xls.

En el libro de trabajo hay un inventario de los ordenadores comprados en el timo a porla empresa CEMENT S.A. Primero crear_ una tabla din ica de este inventario.
L Haga clic en cualquier celda donde se encuentren los datos, y seleccione del men atos/Informe de tablas y gr icos din icos.... L En el paso 1 de 3 deje seleccionada la opcin Lista o base de datos de Microsoft Excel que aparece por defecto y pulse el botn Siguiente >. L En el paso 2 de 3, no modifique tampoco nada ya que el rango de origen de losdatos es correcto ($A$1:$H$94), pulse botn Siguiente >. L En el paso 3 de 3 haga clic en el botn Dise ... deje el cuadro como el que semuestra a continuacin:L Pulse el botn Aceptar. L En el cuadro actual deje la opcin que aparece activada por defecto Hoja de clculo nueva y pulse el botn Finaliza r.

Lo que se obtiene es un resumen de los ordenadores que hay en la empresa agrupados portipo y velocidad, quin ha sido el proveedor y qu_ es lo que han costado.

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EXCEL 2003 8 - Tablas Din icas Avanzadas Nivel Avanzado V.1Pero ahora nos interesa saber, no el coste de los ordenadores, sino la cantidad que hay. Como por defecto en un campo numrico aparece la funcin SUMA, se tendr_ que sustituir tapor la funcin CONTAR.
L Haga clic con el botn derecho del ratn en cualquier celda de la tabla din icacreada, en el men_ contextual seleccione Asistente para tablas din icas. L Aparecer_ el paso 3 de 3 del Asistente para tablas din icas. Haga clic en el botn Dise... y a continuacin, doble clic en el campo Suma de Precio en el eade DATOS . Aparecer_ el cuadro de dilogo Campo de la tabla din ica:L En la lista que aparece en el apartado Resumir por, seleccione la funcin Cuenta,y pulse el botn Aceptar. Acepte tambin el dise de la tabla. L De vuelta al Asistente haga clic en el botn Fina lizar.

Obtenemos un resumen con el total de ordenadores de cada tipo, y quin los suministra.
L Elimine la columna Velocidad de la tabla din ica para ver un resumen peromucho ms general (recuerde que para eliminar debe arrastrar el campo fuerade la tabla hasta que el puntero del ratn adopte esta forma ).

#Realizar dos clculos en un solo Campo de DatosSuponga que desea calcular la suma de un campo de datos y calcular la media del mismocampo. El mismo campo puede situarse en la zona de datos ms de una vez, y despu se tratancomo campos distintos, uno se establece como SUMA y el otro como MEDIA.

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06194EXCEL 2003 8 - Tablas Din icas Avanzadas L Acceda al men_ contextual de la tabla din ica y seleccione la opcin Asistentepara tablas din icas.

Nivel Avanzado V.1A continuacin adiremos de nuevo el campo Precio al ea de DATOS, pero esta vezen lugar de indicar SUMA indicaremos PROMEDIO para saber el precio medio por ordenador.
L Pulse el botn Dise... para que aparezca el cuadro de dise de la tabladin ica y all_, arrastre al ea de DATOS el campo Precio.

Como es un campo numrico automticamente le ha aplicado la funcin SUMA,seguidamente se cambiar_ por la funcin PROMEDIO.
L Haga doble clic en el campo Suma de Precio y seleccione la funcin Promediodentro de la lista Resumir por, pulse Aceptar y acepte tambin el dise . Devuelta al Asistente pulse Finalizar.

#Cambiar nombre a los camposTras crear una tabla din ica, lo primero que los usuarios desean cambiar son los nombresde los campos (especialmente los de los campos de datos). La mayora de campos de datos estnrealizando la funcin SUMA, as_ el prefijo Suma de incorporado automticamente al nombre delcampo no es recordado por los usuarios, y empeora el aspecto visual de la presentacin, ademsde los problemas de las columnas ridculamente anchas que son resultado de estos largos nombresde campo. Para cambiar los nombres de campo es tan sencillo como seleccionar la celda e introducirun nuevo nombre. Pero hay un problema, y es que no podremos dar un nombre de un campo queya exista, por ejemplo si incluimos en el ea de DATOS un campo que se llama Unidades, enel ea de datos aparecer_ como Suma de Unidades, no podremos cambiar el campo Suma deUnidades por el de Unidades, puesto que en este caso coincide con el original. Podemos utilizarun peque truco que es anteponer un espacio al nombre de campo, o un guin de subrayado,siempre y cuando seamos conscientes de este cambio.
L En la tabla din ica creada haga clic en la celda que contiene el valor Cuenta de Precio. L Escriba N Ordenadores y pulse <Intro>. L Cambie el nombre del campo Promedio de Precio por el de Precio Medio y pulse <Intro>.

8.1.2.- Campos de P inaUn campo de p ina es un cuadro de lista desplegable situado en la parte superior de latabla din ica, que permite filtrar los datos que se muestran en la tabla din ica permitiendoseleccionar p inas individuales. Una tabla din ica puede no tener campos de p ina, tener unoso o muchos.

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EXCEL 2003 8 - Tablas Din icas Avanzadas Nivel Avanzado V.1#Mostrar P inasDesde el campo de p ina podr_ ver los datos pertenecientes a cualquier p ina,seleccionando un elemento de la lista desplegable, o bien ver todas las p inas resumidas en unasola cuando est_ seleccionado (Todas). Pero suponga que desea imprimir cada p ina individual,el proceso es bastante tedioso, primero seleccionar manualmente la primera de las p inas, luegoimprimirlas y este proceso repetirlo para cada valor del campo p ina. Existe un mtodo parahacer esto:Desde el men_ contextual de la tabla din ica, seleccionar la opcin Mostrar p inas...,y en el cuadro de dilogo Mostrar p inas que aparece seleccionar la p ina a la que quiera hacerreferencia y pulsar Aceptar, se adirn tantas hojas de trabajo como valores tenga en la listadesplegable del campo p ina, los nombres de estas hojas coincidirn con el de la lista desplegable. Esto mismo tambin puede hacerlo con la opcin Tabla din ica/Mostrar p inas... de la barrade herramientas Tabla din ica.
L Marque cualquier celda de la tabla din ica y seleccione la opcin Tabla din ica/ Mostr ar p inas... de la barra de herramientas Tabla Din ica. Aparece el cuadro de dilogo Mostrar p inas. L Seleccione el valor Micro y pulse Aceptar.

Se han creado dos hojas nuevas con los nombres del valor delcampo de p ina (PIII y PIV). Las hojas nuevas creadas son una copiaexacta de la tabla din ica original, so que cada una de ellas tiene unvalor diferente para el campo p ina.
L Seleccione las dos hojas creadas (PIII y PIV) y elimxelas.

#Personalizar la disposicinEn el caso de que haya ms de un campo de p ina, tos se apilan unos sobre otros. Sepuede cambiar esta disposicin desde el cuadro de dilogo Opciones de la tabla din ica al quepuede acceder con la opcin Opciones de tabla... del men_ contextual de la tabla din ica o atrav del Asistente, en el paso 3 de 3 con el botn Opciones....
L Haga clic con el botn secundario en cualquier celda de la tabla din ica yseleccione Asistente para tablas din icas, aparecer_ el paso 3 de 3 delAsistente, deje el cuadro Dise como se muestra a continuacin (recuerdeque N Ordenadores y Precio medio ya los cre_ antes en un apartado anterior): NOTA: Si no tiene

activada la barra de herramientas Tabla din ica, recuerde que puedeactivarla haciendo clic con el botn secundario en la zona de las barras de herramientas y en men ontextual que aparece escoger Tabla din ica.

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Avanzado V.1L Pulse Aceptar y a continuacin el botn Fina lizar del asistente para regresar a latabla din
ica.

EXCEL 2003 8 - Tablas Din icas Avanzadas Nivel

Con esto hemos adido varios campos de p ina a la tabla din ica.
L Seleccione la opcin Opciones de tabla... del men_ contextual de la tabladin ica, aparecer_ el siguiente cuadro de dilogo:En este cuadro hay dos opciones que permiten personalizar esta disposicin. Una es

laopcin Campos por columna, que permite colocar los campos de p ina en ms de una columna,el valor inicial es 0, que quiere decir que todos los campos de p ina se sit n en una columna. La segunda opcin es Dise de p ina que proporciona dos opciones:! Hacia abajo, luego horizontalmente: el primer campo de p ina se sit en A1, elsegundo en A2 el tercero en C1 el cuarto en C2, etc.

! Horizontalmente, luego hacia abajo: el primer campo de p ina se sit en A1, elsegundo en C1 el tercero en A2 el cuarto en C2, etc.
L En Campos por columna seleccione un 2 y pulse Aceptar.

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EXCEL 2003 8 - Tablas Din icas Avanzadas Nivel Avanzado V.1Observe cmo ha cambiado la distribucin de los campos de p ina.

L Regrese a las opciones de la tabla din ica y en la lista Dise de p inaseleccione Horizontalmente, luego hacia abajo y pulse Aceptar.

Entienda la nueva disposicin.


L Finalice dejndolo como estaba al principio: en Dise de p ina seleccione Haciaabajo, luego horizontalmente, en Campos por columna seleccione un 0 y pulse Aceptar.

8.1.3.- Agrupar datosPuede haber ocasiones en las que una base de datos de origen est_ estructurada de talmodo que no se adapte al modo en que se desean presentar los datos en la tabla din ica. Esteproblema se produce a menudo cuando se utilizan fechas en las bases de datos. Por ejemplo en la tabla din ica en la que estamos trabajando queremos saber para cadaProveedor qu_ cantidad nos ha facturado anualmente.
L Con el Asistente para tablas din icas, modifique la tabla actual en lossiguientes aspectos:L Pulse el botn Aceptar y luego Fina lizar, de vuelta al asistente, para que actualicela tabla. L Si en el campo de p ina Tipo tiene seleccionado un valor concreto c bielo yseleccione (Todas).

Como puede comprobar cada fecha de la base de datos de origen ocupa una columnadistinta, y la informacin ofrecida por las fechas es demasiado detallada para los objetivos que sepretendan. La solucin a este problema es agrupar las fechas por as. Siga los pasos que semuestran a continuacin:

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- Tablas Din icas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Sit se en cualquier valor del campo de

EXCEL 2003 8

columnaFecha, (por ejemplo en el valor 15/03/2004), pulse el botn secundario del ratn y en el men ontextual seleccione Agrupar y mostrar detalle/ Agrupar..., aparece el siguiente cuadro de dilogo: L En la lista desplegable Por, seleccione so Meses ypulse Aceptar. L Una vez en la hoja donde se encuentra la tabladin ica, haga doble clic en el campo Fecha yc biele el nombre por Mese s.

Ahora el resumen queda mucho ms claro. Para desagrupar las columnas simplemente debe hacer clic con el botn derecho encualquier celda del encabezado de columna y seleccionar Agrupar y mostrardetalle/Desagrupar....
L Ahora haga clic con el botn secundario sobre cualquier mes y seleccione Agrupar y mostrar detalle/Desagrupar....

8.2 - DAR FORMATO A UNA TABLA DINMICAHasta ahora hemos visto como poder agrupar u ordenar los campos de la tabla din ica;ahora veremos como podemos modificar la forma del contenido, la forma en la cual utilizaremoseste mtodo es similar al Formato de campo que hemos visto con anterioridad. 8.2.1.- Formato del campoLas celdas de una tabla din ica difieren bastante de la celdas normales de una hoja detrabajo, y precisamente en el formato es donde ms difieren, a continuacin se describirn last nicas empleadas para formatear las tablas din icas.

L Primero debe modificar la tabla din ica para que tenga el siguiente aspecto, lacolumna Precio Total es la Suma de Precio, y luego hay que cambiarle elnombre: CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06199

Tablas Din icas Avanzadas Nivel Avanzado V.1.

EXCEL 2003 8 -

L Seleccione una celda cualquiera o varias del campo de datos Precio Medio, y enel men_ contextual de la tabla din ica seleccione la opcin Configuracin de campo..., aparece el siguiente cuadro de dilogo: Tambin

podra haber accedido a este cuadro a trav del botn Configuracin de campo de la barra de herramientas Tabla din ica, o desde el Asistente con el botn Dise... del paso3 de 3, haciendo doble clic en el campo de datos, igual que cuando quera cambiar una funcin.
L Pulse el botn N ero..., el cuadro que aparece es el que ya conoce, seleccionede la lista Categora la opcin Moneda y pulse Aceptar dos veces pararegresar a la tabla din ica. L Dele el mismo formato al campo Precio Total.

Ahora al manipular la tabla cada campo conservar_ su formato numrico. 8.2.2.- Combinar RulosEsta sencilla funcin puede resultar il para mejorar la visin de una tabla din ica.

L Cambie arrastrando los campos de la tabla din ica hasta que la tabla quede coneste aspecto: CEPI-BASE

Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06 200

Din icas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Seleccione en el men_ contextual de la tabla la opcin
Opciones de tabla... activela casilla Combinar r ulos y pulse Aceptar. L Observe cmo los valores del campo Mic ro se han centrado sobre las trescolumnas inferiores.

EXCEL 2003 8 - Tablas

8.2.3.- Seleccin estructuradaAunque en principio puede parecer que este apartado no tenga que ver mucho con elformato de una tabla din ica, en realidad no es as_, ya que la finalidad de esta opcin es facilitary ayudar al usuario en la tarea de dar formato a las tablas din icas, como en seguida comprobar_. La seleccin estructurada puede activarse y desactivarse, las tablas din icas se comportande manera diferente seg el estado de esta opcin. Para activar o desactivar esta opcin puedehacerlo a trav del men_ contextual de la tabla din ica, seleccionando Seleccionar y despu Habilitar seleccin o tambin desde la barra de herramientas Tablas din icas con la opcinTabla din ica/ Seleccionar/Habilitar seleccin.
L Para comprobar si la seleccin est_ activada o desactivada pruebe a situar el ratnen un t ulo de campo hasta que aparezca una peque flecha negra y hacerclic, por ejemplo pruebe con el campo N Ordenadores. L Si apareci_ la flecha, es que la seleccin estructurada est_ activada, en casocontrario seleccione en la barra de herramientas Tabla din ica la opcinTabla din ica/Seleccionar/Habilita r seleccin y vuelva a hacer clic en lamisma opcin.

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06201 EXCEL 2003 8 Tablas Din icas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Compruebe usted mismo el resultado de tener esta opcin activada. Haga clic,cuando aparezca la flecha negra, en diversos valores de campos que formanla tabla din ica, por ejemplo en Precio Medio, Precio Total o en PIII.

Hay tres opciones disponibles en la opcin Tabla din ica/Seleccin, de la barra deherramientas Tabla din ica cuando Habilitar seleccin est_ activada, y son R ulo, Datos,y Datos y r ulo, el funcionamiento de estos botones lo entender_ con el siguiente ejemplo.
L Haga clic en el valor Mito S.A. del campo Proveedor, y luego active la seleccinhaciendo clic en la lxea superior de la celda. Aparecer_ la flecha (todas lasfilas ha debido quedar seleccionadas). L Haga clic en la opcin Rulo de la opcin Tabla din ica/Seleccionar,solamente el rulo ha debido quedar seleccionado. L Ahora repita para seleccionar la opcin Datos, en este caso s o los datosquedarn seleccionados. L Pruebe a hacer clic en la opcin Datos y rulo, quedan seleccionadas de nuevotodas las filas. L Realice diversas pruebas hasta que entienda bien el funcionamiento de estosbotones. L Una vez haya terminado estos pasos guarde los cambios.

8.3 - GRFICOS DINMICOSLas tablas din icas tienen gran importancia cuando se representan datos gr icamente. Esto se debe a que los gr icos son especialmente espec icos para las tablas din icas. Un gr icocreado a partir de una tabla din ica cambiar_ automticamente cuando cambie la tabla din icay viceversa. Existen dos formas de crear un gr ico din ico, a trav del Asistente para gr icos yde forma manual. #Creacin de un gr ico din ico usando el Asistente para gr icosPara crear un gr ico din ico a trav del Asistente para gr icos no se puedeseleccionar el rango de celdas antes de empezar el asistente. A continuacin ver_ cmo crear este tipo de gr ico.
L Continuamos trabajando con el libro Inve ntario.x ls.

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06202

Avanzado V.1L En la hoja donde se encuentra la tabla din ica haga clic en cualquier celda fuerade ta,
para no seleccionarla. L Seleccione Asistente para gr icos de la barra de herramientas Estndar.

EXCEL 2003 8 - Tablas Din icas Avanzadas Nivel

Aparece el paso 1 de 4 del asistente.


L Aseg ese de tener seleccionado el tipo Columna agrupada y haga clic en Siguiente >. L En este segundo paso es donde tendr_ que seleccionar el rango de celdas. Pararealizar esto, tan s o tiene que situar el ratn en una celda de la tabla din icay pulsar el botn Siguiente >. L Pulse Siguiente > en el paso 3 de 4. L En este timo paso seleccione En una hoja nueva y pulse Fina lizar.

El gr ico ha aparecido en la hoja Gr ico1 con los campos que contiene la tabla din ica. Como ya se ha dicho antes, si se actualiza la tabla din ica, el gr ico din ico lo haceautomticamente y viceversa. Observe cmo el gr ico da la opcin, al igual que la tabla, de elegirlos datos que deseamos representar, pero hay que tener en cuenta que en la tabla tambin seefectuarn los cambios. A continuacin ver_ un ejemplo de modificacin de tabla a trav del gr ico.
L Teniendo en pantalla el gr ico din ico, haga clic en la flecha que hay al lado delcampo Tipo. L Seleccione tan so la opcin DX. Pulse Aceptar. L Ver_ cmo el gr ico ha cambiado. L Ahora vaya a la hoja que contiene la tabla din ica y compruebe que ta sovisualiza el tipo de ordenador seleccionado anteriormente.

Este es el aspecto que tiene que presentar la tabla din ica.


L Seguidamente elimine las hojas Gr ico1 y Hoja 4.

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06203

EXCEL 2003 8 Tablas Din icas Avanzadas Nivel Avanzado V.1#Creacin de un gr ico din ico para modificarlo manualmentePara crear un gr ico din ico sin utilizar el asistente, so ser_ necesario tener el punterodel ratn situado en la tabla din ica.
L A continuacin cree de nuevo una tabla din ica con los datos que ver_ acontinuacin. L Haga clic en cualquier celda de la tabla para que ta se active. L Pulse el botn Asistente para gr icos de la barra de herramientas Tabla Din ica. Aparece en una hoja nueva un gr ico din ico. L Seleccione en el men_ contextual del gr ico Tipo de gr ico... y en el cuadro queaparece escoja el de tipo Lxeas/Lxea. L Pulse Aceptar.

Observe cmo la lxea que representa el tipo de 0 no aparece en los proveedores quecorresponden. Esto se debe a que tos poseen un valor 0 en ese periodo. Ahora va a activar la opcin que permite que ese valor 0 se represente.
L Vaya a la hoja donde se encuentra la tabla din ica. L En el men_ contextual de la tabla seleccione Opciones de tabla...

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06204

Tablas Din icas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Sit se en el cuadro situado a la derecha de la opcin

EXCEL 2003 8 -

Para celdas vacas,mostrar:, una vez ah_, escriba 0 y pulse Aceptar. L Vaya ahora a la hoja del gr ico que estaba modificando y compruebe cmo lalxea que representa ya aparece en todos los proveedores.

Los gr icos din icos se caracterizan por el hecho de actualizarse automticamente almodificar los datos de la tabla origen. Mientras que las tablas es necesario que se actualicenmanualmente, como vimos en un principio. A continuacin realizar_ una serie de modificaciones en la tabla din ica para comprobarla actualizacin automtica de los gr icos.
L Sit se en la hoja que contiene la tabla din ica. L Modifique el campo Tipo, de tal forma que muestre todos los componentes. L Modifique ahora la tabla para que aparezca de la siguiente forma:L Vaya ahora a la hoja del gr ico y observe cmo el gr ico ha cambiado suestructura al modificar la tabla din ica. L Por timo Guarde el libro de trabajo y cirrelo .

8.4 - EJERCICIOSL Con lo visto hasta ahora realice los siguientes ejercicios. 8.4.1.- Venta de productosL Abra el libro Ventas de la regin.xls y con los datos de la hoja, genere una
tabladin ica como la que se muestra a continuacin.

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06205

Avanzado V.1L Modifique la disposicin de los campos en el asistente para obtener esta o tra tab la.
L Guarde el libro de trabajo y no lo cierre.

EXCEL 2003 8 - Tablas Din icas Avanzadas Nivel

8.4.2.- Gr icos de ventasL Genere el gr ico siguiente con los datos obtenidos en la tabla din ica.
L Modifique la tabla din ica para que el gr ico adopte el siguiente aspecto.

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06206

EXCEL 2003 8 Tablas Din icas Avanzadas Nivel Avanzado V.1L Guarde y cierre el libro de trabajo.

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06207