Está en la página 1de 54

Nmina Banamex Pago a Proveedores

Gua de Operacin Convertidor de Archivos Banamex

Contenido
1. Aspectos generales Descripcin Beneficios Servicios de Transferencia Electrnica de Fondos (TEF) Tipos de formatos Banamex que maneja el convertidor Requerimientos Tcnicos 2. Instalacin 3. Ingreso al convertidor 4. Crear Creacin de un archivo nuevo Importar archivos Agregar registros Modificar registros Guardar Como Borrar Salir 5. Convertir Conversin de un archivo con formato Banamex a otro formato Banamex Conversin de un archivo con formato libre a un formato Banamex Transformar un archivo Excel a la versin Office 97-2003 Conversin de archivo Excel Guardar plantillas Guardar como Cargar plantilla Conversin de archivo en textlo plano (.TXT) 6. Validar Validar archivos de Pago a Proveedores Banamex 7. Preguntas frecuentes

3 4 4 5 5 6 10

10 11 13 18 20 21 21

22 25 27 27 36 38 39 41

49 51

1.
1.1 Descripcin
1. Crear

Aspectos Generales

El Convertidor de Archivos Banamex es una herramienta que le permite el manejo de archivos de forma gil, sencilla y eficiente para la operacin de transmisiones masivas de pagos de nmina a travs de BancaNet Empresarial (Banca electrnica empresarial por Internet). A travs del Convertidor de Archivos Banamex, se pueden realizar 3 principales funciones:

Creacin de un archivo nuevo.- generacin de archivos nuevos a travs de captura, cumpliendo con la validacin del formato Banamex. Correccin de un archivo con formato Banamex .- permite importar un archivo con un formato Banamex vlido para complementarlo o corregirlo.

NOTA: El Convertidor de Archivos Banamex, solamente funciona para archivos de pago tipo TEF (un cargo varios abonos), es decir, no aplica para pagos va rfaga (un cargo un abono).

2. Convertir
Conversin de un archivo con formato Banamex a otro formato Banamex .- importa archivos bajo formato Banamex y realiza los ajustes necesarios para generar otro archivo con otro formato Banamex. Conversin de un archivo con cualquier formato a un formato Banamex .- importa archivos en formato .txt (texto plano) o .xls (Excel) y realiza los ajustes necesarios para generar un archivo con formato Banamex. Generar plantillas.- permite generar un archivo (plantilla) que le ayudar a generar la conversin de manera recurrente para los pagos futuros.

3. Validar archivos
Validacin de formato Banamex.- confirma que un archivo con formato Banamex est correctamente armado, si tiene errores, da opcin de corregir o completar los datos en pantalla.

NOTAS: Formato Banamex significa que se encuentra armado en texto plano (.txt) bajo el layout establecido por Banamex de acuerdo al servicio de Transferencia Electrnica de Fondos (TEF) contratado. Formato Libre se refiere cualquier base de datos generada en Excel con extensin .txt o .xls que contenga los datos mnimos requeridos (beneficiario, cuenta e importe) para realizar la creacin de archivos de dispersin de pagos de nmina y/u otro tipo de pago.

1.2 Beneficios
Reduccin de tiempos al facilitar la creacin de archivos de dispersin de pago de nmina. Agilidad en la conversin de cualquier archivo con formato Excel (.xls) o texto plano (.txt) a formato Banamex. Seguridad en la aceptacin de archivos vlidos en la Banca Electrnica Banamex. Facilidad para transmitir sus archivos de Transferencia Electrnica de Fondos (TEF) Banamex.

1.3 Servicios de Transferencia Electrnica de Fondos (TEF)


Archivos de Nmina (Alta de Tarjetas, Nmina Banamex y TEF Pagomtico). Pago a Proveedores (incluye *rdenes de Pago Tradicionales). Pagos Interbancarios. *rdenes de Pago Referenciadas. Domiciliacin. TEF Cobros.

* A travs de la Orden de Pago, puede hacer llegar fondos por concepto de Nmina, Viticos, etc. cobrable, tanto en Sucursales como en Oficinas de Corresponsal de Banamex, a personas fsicas que no manejen cuentas bancarias. NOTA: La oficina de Corresponsal es aquel establecimiento que sin ser una sucursal bancaria, brinda servicios financieros a nombre de Banamex.

La Orden de Pago puede ser Tradicional o Referenciada, a continuacin le mostraremos sus principales caractersticas:

CARACTERSTICA Cargo a la cuenta del cliente Vigencia Disponibilidad en sucursales Identificacin de Cobro Mdulo de Generacin Cancelacin

TRADICIONAL Al momento de la emisin Indefinida Sucursal especfica Nmero de documento generado automticamente por el Sistema Archivos de pagos a proveedores Con apoyo del ATE

REFERENCIADA Al momento del cobro Definida por el emisor Toda la red de Sucursales y Corresponsales calificadas Referencia asignada por el cliente rdenes de Pago Referenciadas Va Banca Electrnica

1.4 Tipos de formatos Banamex (layout) que maneja el convertidor


Servicio Alta de tarjetas de nmina (Perfiles, Pagomtico y D.Pago) Nmina Banamex TEF Pagomtico Pago a Proveedores, incluye rdenes de Pago Tradicionales Pagos a Terceros Interbancarios Nmina Interbancaria (Pagomtico) Pensiones Interbancarias (Pagomtico) TEF Cobros masivos rdenes de Pago Referenciadas Domiciliacin Formato Banamex (tipo de layout) Layout propio Layout D Layout C Layout C Layout C Layout C Layout C Layout C Layout B Layout propio

1.5 Requerimientos Tcnicos


Hardware o Memoria RAM mnimo 512 MB, recomendable 1 GB o ms o Espacio en disco mnimo para la aplicacin 120 MB o Procesador Pentium 3 o superior Software o Sistema operativo Windows 2000, XP, Vista o superior o Mquina virtual de Java 1.6

NOTAS: Si usted no cuenta con Java 1.6 o cuenta con una versin anterior, lo puede instalar sin costo desde la direccin www.java.com o desde el portal de BancaNet Empresarial . El Convertidor de Archivos Banamex, solamente reconoce archivos guardados en Office 2003 o anteriores, por lo que si usted cuenta con office 2007 ser necesario transformar su archivo de Excel a Office 2003 o anteriores.

Dispersin

2.

Instalacin

2.1 Inserte el CD contenido en el kit de implementacin y seleccione: Nmina Banamex el Banco en tu Empresa (1) / Nmina Banamex (2) / Convertidor de Archivos (3).

2.2 Se mostrar la pantalla con el men principal de Convertidor de Archivos Banamex. Dar clic en Instalacin del Convertidor de Archivos Banamex (4).

2.3 En esta pantalla se muestran los pasos para realizar la instalacin del Convertidor de Archivos Banamex. Dar clic en Instalar Convertidor de Archivos Banamex (5).

2.4 Proceso de Instalacin a. Pantalla de bienvenida. Dar clic en Siguiente. b. Aparece una breve explicacin del contenido de la herramienta. Dar clic en Siguiente.

c.

Se despliega una pantalla con las condiciones de uso, se debe marcar el punto que indica: Estoy de acuerdo con los trminos y condiciones mencionadas. Una vez marcado el punto dar clic en Siguiente.

d. El Convertidor de archivos Banamex se instalar en un directorio definido que se crear automticamente por lo que ser necesario pulsar Siguiente en esta ventana para poder continuar.

e. Aparece la siguiente ventana con el mensaje de: El directorio destino no existe desea crearlo. Dar clic en Si.

f.

Dar clic en Empezar y al concluir la instalacin dar clic en Siguiente.

g.

Cuando aparezca esta ventana dar clic en Salir.

3.

Ingreso al Convertidor

Una vez instalado el Convertidor de Archivos Banamex, usted podr ingresar a la herramienta de 3 distintas maneras: 1. A travs de Inicio / Programas / Convertidor de Archivos Banamex. 2. Acceso directo desde el escritorio de su PC. 3. En Inicio / Mi PC, buscar en Unidades de Disco Duro, Equipo/C: la carpeta BMX y dar doble clic en el archivo Convertidor.

4.

Creacin de archivos

Creacin de un archivo nuevo.- Permite generar archivos nuevos a travs de captura, cumpliendo con la
validacin del formato Banamex, o bien importar un archivo con un formato Banamex vlido para complementarlo o corregirlo. Para crear archivos para dispersin de Archivo de Pago a Proveedores, seleccione la opcin Crear desde la pantalla principal de Convertidor de Archivos Banamex (1). Dar clic en el botn Archivo con un cargo y varios abonos (2). Al dar clic en la primera opcin Archivos de Pagos a Proveedores (3).

10

A continuacin aparece esta pantalla donde muestra en la parte inferior el men principal compuesto por: Importar Archivos, Agregar Registros, Modificar Registros, Guardar como, Borrar y Salir (4). A continuacin revisaremos cada uno de ellos.

4.1 Importar Archivos

4.1.1 En la opcin Importar Archivos, presenta la pantalla que permite buscar un archivo con formato Banamex establecido para Pago a Proveedores (layout C) guardado en su computadora, dando clic en Buscar.

4.1.2 Posteriormente se abre una ventana de dilogo donde usted seleccionar el archivo .txt de Pago a Proveedores Banamex (layout C) que tenga guardado en su computadora y que desea importar al Convertidor de Archivos Banamex. Dar clic en Abrir.

11

4.1.3 El Convertidor de Archivos Banamex validar que el archivo seleccionado se encuentre conformado bajo el formato Banamex para Dispersin de Pago a Proveedores Banamex (layout C). Dar clic en Importar Archivo / Aceptar.

4.1.4 Todos los registros contenidos en ese archivo aparecern en la parte superior de la pantalla del Convertidor. Una vez importado el archivo usted podr realizar distintas tareas como: Agregar Registros, Modificar Registros, Guardar Como, Borrar o Salir.

12

4.2 Agregar Registros


En la opcin de Agregar Registros se despliega una ventana donde se realizar la captura de los datos del archivo de Dispersin de Pago de Proveedores, as como los datos de cada uno de los registros del Pago a Proveedores.

13

DATOS GENERALES
En esta primer parte de la pantalla se muestran los datos a capturar con la informacin general del archivo de dispersin de Pago a Proveedores.

CAMPO
Nmero de Cliente

DESCRIPCIN
Se debe capturar el nmero de cliente que le proporcion Banamex y que aparece en su contrato de TEF Pago a Proveedores. A partir de la captura del segundo registro, este dato permanecer fijo para el archivo que est capturando. (12 dgitos). Es la fecha en la que se realizar el pago y debe ser igual o mayor al da de hoy y la fecha mxima adelantada puede ser de 1 ao menos 1 da. La fecha que aparece por default es la de hoy, pero puede modificarla si lo necesita. A partir de la captura del segundo registro, este dato permanecer fijo para el archivo que est capturando. Nmero consecutivo del archivo. Puede ser entre 01 y 99. No deben repetirse secuenciales en archivos con la misma fecha de pago. A partir de la captura del segundo registro, este dato permanecer fijo para el archivo que est capturando. Nombre o razn social de la empresa como aparece en su contrato de TEF Pago a Proveedores. A partir de la captura del segundo registro, este dato permanecer fijo para el archivo que est capturando. Permite identificar el pago que va a realizar. Asegrese de ingresar el nmero de la sucursal Banamex que maneja su cuenta de cheques, de la cul se tomarn los fondos para cubrir el pago de los Proveedores. Asegrese de ingresar el nmero de la cuenta de cheques, de la cual se tomarn los fondos para cubrir el pago de los Proveedores. Puede ser de 2 tipos: 0=Modificable. Una vez cargado el archivo a la Banca Electrnica puede ser editado. 1=Slo lectura. Una vez cargado el archivo en Banca Electrnica no puede ser editado.

TIPO
Obligatorio

Fecha de Pago (DD/MM/AA)

Obligatorio

Secuencial de archivo

Obligatorio

Razn Social Descripcin del archivo Nmero Sucursal No. de Cuenta de Cheques Caractersticas del Archivo

Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio

Obligatorio

NOTA: Los campos marcados con * son obligatorios.

14

REGISTRO DE ABONOS INDIVIDUALES


En la segunda parte de la pantalla se captura uno a uno los registros que componen el pago de Proveedores.

NOTA: Al ingresar el Tipo de cuenta, el Convertidor valida que el algoritmo corresponda al nmero de cuenta. No valida longitudes ni tipos de cuenta (BINES). Es decir si se especifica Tarjeta, que se hayan capturado los 16 dgitos del plstico, o en caso que se registre Cuenta de cheques que se hayan capturado las 11 posiciones.

CAMPO
Importe

DESCRIPCIN
Asegrese que el importe ingresado est compuesto nicamente por nmeros, separando los decimales con un punto (sin comas). Verifique que el nmero de cuenta que digite sea la cuenta de su proveedor. La longitud de cada tipo de cuenta es variable de acuerdo a lo siguiente: Cheques = Sucursal de 1 a 4 dgitos, Cuenta mximo 7 dgitos. Tarjeta = 16 dgitos. Orden de Pago = Sucursal de 1 a 4 dgitos De 1 a 10 caracteres numricos. Automticamente aparecen los tipos de persona vlidos para el pago de Proveedores (Fsica = Nombre del Beneficiario y Moral = Razn Social). Nombre del beneficiario. Alfabtico, se puede sustituir la por n (no caracteres especiales). Este campo se habilita cuando el depsito de Pago a proveedores es una Orden de Pago. De 40 posiciones alfanumrica.

TIPO
Obligatorio

Tipo de Cuenta

Obligatorio

Referencia Numrica Persona Beneficiario Instruccin

Obligatorio

Obligatorio Opcional

NOTA: Los campos marcados con * son obligatorios.

15

4.2.1 Cuando se termina de capturar el primer registro de abono individual. Dar clic en Guardar Registro.

4.2.2 El convertidor muestra la pantalla siguiente. Dar clic en Aceptar, lo cual permite capturar el siguiente registro.

NOTA: Dentro de las opciones de captura, adems de Guardar Registro, nos permite Limpiar los campos de registro de abono individual, para comenzar con la captura de un nuevo registro.

16

4.2.3

Una vez guardados los Registros de abonos individuales es necesario Guardar Como de acuerdo al punto 4.4, despus, dar clic en el botn de Salir, permite regresar a la pantalla principal del Convertidor de Pago a Proveedores donde se mostrarn los registros capturados.

17

4.3 Modificar Registros


4.3.1 La opcin de Modificar Registros permite editar la informacin general de un archivo existente. Para modificar los registros primero se debe importar el archivo (ver paso 4.1), seleccionar el registro que se desea modificar. Dar clic al botn Modificar Registro.

4.3.2 El convertidor muestra la pantalla de DATOS GENERALES y REGISTRO DE ABONO INDIVIDUAL, del registro seleccionado, dando posibilidad de modificar cualquiera de estos campos. Al finalizar las modificaciones dar clic en el botn Actualizar y Actualizar Registro respectivamente.

NOTA: Dentro de las opciones de Modificar, adems de Actualizar Registro, nos permite Limpiar los campos de registro de abono individual, para comenzar con la captura de un nuevo registro.

18

4.3.3 Posteriormente se muestra un mensaje notificando que el registro se edit con xito, dar clic en Aceptar.

19

4.3 Guardar Como


El botn Guardar Como, permite guardar los registros en formato Banamex. Tambin se puede utilizar este botn para conservar un archivo original y crear un archivo nuevo con los mismos registros pero con diferente nombre.

4.4.1 Una vez seleccionado el botn de Guardar Como, aparece el recuadro donde se captura el nuevo nombre del archivo. Dar clic en Seleccionar para indicar el sitio donde se guardar el archivo dentro de su equipo. Dar clic en Aceptar.

4.4.2 Por ltimo se muestra un mensaje indicando: Archivo procesado. Este indica el nombre y la direccin donde fue guardado el archivo con formato de Pago de Proveedores. Hacer clic en Aceptar.

NOTA: Para transmitir este archivo al banco, es necesario validarlo previamente por el convertidor para que ingrese a su Banca Electrnica Empresarial (Digitem o BancaNet Empresarial) y realice el proceso de transmisin.

20

4.5 Borrar
Con la opcin Borrar es posible eliminar el o los registros seleccionados de un archivo. El sistema confirmar si est seguro que desea borrar los registros seleccionados , de ser as dar clic en Si.

4.6 Salir
Esta opcin lo regresar a la pantalla principal del Convertidor. (Recuerde guardar los cambios que haya realizado)

21

5. Convertir
5.1 Conversin de un archivo con formato Banamex a otro formato Banamex .- Si usted ya cuenta con un archivo formato Banamex (.txt), ste se puede importar y el convertidor realiza los ajustes necesarios para generar otro archivo con otro formato Banamex.
Como ejemplo, se mostrar cmo convertir un archivo de Pago a Proveedores (Layout D) a un archivo de Nmina Pagomtico (Layout C):

5.1.1

5.1.1 En la pantalla principal del Convertidor de Archivos Banamex, seleccione la opcin Convertir / Buscar.

22

5.1.2 Seleccione el archivo con formato Banamex en su computadora. Da clic en Abrir.

5.1.3 Al abrir el archivo .txt se activa el botn de Tipo de Formato, seleccione: Banamex. Da clic en Convertir.

23

5.1.4

Al haber seleccionado el tipo de formato Banamex, el convertidor identificar los tipos de formatos Banamex que son posibles de convertir. Seleccione PAGO A TERCEROS. Da clic en Guardar Como.

5.1.5

Se debe indicar el nombre del archivo. Da clic en Seleccionar, para determinar la ruta donde se guardar este archivo con formato Banamex para TEF Pagomtico. Una vez seleccionada la ruta, dar clic en Aceptar.

5.1.6

El Convertidor mostrar un mensaje indicando: Archivo procesado d clic en Aceptar.

24

NOTA: Al realizar una conversin de layout Pagos a terceros a layout de Nmina Banamex, no es necesario separar el nombre con coma y los apellidos con diagonal, el convertidor lo har de forma automtica. Slo es importante considerar que si se genera una Orden de Pago, se deba verificar que el nombre coincida con el que aparece en la identificacin oficial que presentar el beneficiario al momento de cobrarla. Al realizar una conversin de layout Pago de terceros layout de Nmina Banamex, no es necesario separar el nombre con coma y los apellidos con diagonal, el convertidor lo har de forma automtica. Slo es importante considerar que si se genera una Orden de Pago, se deba verificar que el nombre coincida con el que aparece en la identificacin oficial que presentar el beneficiario al momento de cobrarla.

5.2

Conversin de un archivo con Formato libre a un formato Banamex .- importa archivos en formato .txt (texto plano) o .xls (Excel) y realiza los ajustes necesarios para generar un archivo con formato Banamex.
Veamos un ejemplo de un archivo en Excel y convertirlo en archivo con formato Banamex para dispersin de TEF Pago de Proveedores.

ARCHIVO EN EXCEL

RECOMENDACIONES
Es importante recordar que no deber emplear caracteres especiales como: ! # $ - % _ & / ( ) = ? * { [ _ , ; . : y deber reemplazar la letra por n. Las columnas en Excel sern identificadas dentro del Convertidor con nmeros es decir, la columna A=1; B=2; C=3, etc. Para su mayor comodidad le sugerimos que su archivo de Excel presente como un Dato general de la empresa: la Fecha de Pago y como Datos de sus proveedores, puede ser: Nombre, Importe y Nmero de cuenta de abono.

Es necesario que los registros del nmero de cuenta de abono se p resenten por Tipo de cuenta, es decir, primero usted registrar en su archivo todas aquellas cuentas que sean de Cheques (11 dgitos, registrada con el cdigo 01), despus, todas aquellas cuentas que sean de Tarjeta (16 dgitos, registrada con el cdigo 03) y en seguida las que sean por Orden de Pago (registrada con el cdigo 04), sin importar el orden. Recuerde que el formato debe ser de texto.

25

No es posible intercalar por rengln los tipos de cuenta En caso de ser necesario, el sistema le pedir los datos faltantes.
NOTA: Cuando el apellido es compuesto o se tiene ms de un nombre, en el caso de Orden de Pago, se captura el nombre respetando los espacios entre nombre y apellido. Ej. VERONICA_ARACELI_DE_LA_O_GONZALEZ

NOTA: Al convertir un formato libre (Excel) a formato Banamex, es necesario que en el archivo origen, creado en Excel, el cliente adems del TIPO DE CUENTA agregue una columna de MTODO DE PAGO. Donde las opciones sern: 01 Banamex 02 Pago Interbancario 03 Orden de pago

26

Transformar un archivo Excel a la versin Office 97-2003.


El Convertidor de Archivos Banamex, solamente reconoce archivos guardados en Office 2003 o anteriores, por lo que si usted cuenta con office 2007 ser necesario transformar su archivo de Excel a Office 2003 o anteriores. Le mostramos a continuacin como realizarlo. a) En su archivo de Excel, seleccione el botn de Office (parte superior izquierda). Dar clic en Guardar Como / Libro de Excel 97-2003. Se abrir una ventana para que usted indique la ruta destino del archivo.

Conversin de archivo Excel


1. Para convertir su archivo Excel en formato Banamex / Dispersin de Pago a Proveedores, seleccione la pestaa Convertir, en el Convertidor y a continuacin de clic en Buscar.

27

2. Posteriormente se abre una ventana de dilogo donde usted seleccionar el archivo en Excel (.xls) que desea convertir a Pago a Proveedores. Una vez seleccionado dar clic en Abrir.

3. El Convertidor muestra esta pantalla, seleccione Convertir.

28

4. Aparecern las Reglas del formato libre, en donde podr consultar las instrucciones generales para convertir archivos de formato libre a formato Banamex. Dar clic en Aceptar.

5. A continuacin se muestra la pantalla Convierte formato Excel, en la que muestra en la parte superior los tres primeros renglones del archivo de Excel que usted seleccion.

29

6.

En tipo de layout, seleccione: PAGO A PROVEEDORES

30

7.

La siguiente seccin dentro de la misma pantalla es Campos a mapear, en la que deber seleccionar los campos con los que ya cuenta su archivo en Excel. Le recomendamos abrir su archivo en Excel durante este proceso para que pueda localizar las filas y columnas de cada uno de los campos que solicita el convertidor.

Ejemplo: I.

En el Excel usted cuenta con el dato de Fecha de Pago, por lo tanto en Campos a mapear usted selecciona Fecha de Pago.

II.

Enseguida se especifica la Lnea y la Columna en la cual se encuentra la Fecha de Pago dentro del archivo en Excel, siendo que la Fecha de Pago se encuentra en la columna C, lnea 4, por lo tanto su ubicacin dentro del Convertidor ser: Lnea: 4 / Columna: 3.

31

III.

Al dar clic al botn de Agregar, aparecer el dato de Fecha de Pago en la ventana del convertidor.

IV. Y as de esta manera se captura uno a uno los datos registrados en su Excel.

8. Una vez capturados los Datos Generales, de la misma manera se procede a capturar los Datos del Detalle, que es la informacin referente a los proveedores que usted ya tiene capturados en el archivo de Excel.

32

Ejemplo: IV.

En el Excel usted cuenta con el dato de Nombre, por lo tanto en Datos Generales usted seleccionar Beneficiario, especificando el Rango de lneas en las que se encuentra el nombre del proveedor y la Columna, siendo que el beneficiario se encuentra en la Columna C entre las lneas 9 y 18, por lo tanto su ubicacin dentro del convertidor ser: Entre las lneas: 8 y 19 / Columna 3.

V.

Al dar clic en el botn Agregar, aparecer el dato del Beneficiario en la ventana del convertidor.

VI. Y as de esta manera se captura uno a uno los datos del detalle registrados en su Excel.

33

NOTA: Recuerde que el campo de Importe siempre deber tener el punto decimal y en formato de texto la cantidad de los centavos, an y cuando sta sea igual a ceros.

Importante!
9. Ya que captur todos los datos que tiene su archivo .xls, aparecer la siguiente pantalla donde deber dar clic al botn de Convertir.

Es importante mencionar que si le falta algn dato obligatorio, el Convertidor le mandar el aviso del dato que le hace falta, como se ver ms adelante.

10. Aparecer un mensaje de Confirmacin, d clic en Si.

34

11. Una vez confirmado, aparecer esta pantalla pidiendo los DATOS GENERALES, que faltan y que son necesarios para la conversin de archivos Pago a Proveedores. Los datos que el Convertidor de Archivos Banamex le pedir son: Nmero de Cliente, Secuencial del Archivo, Razn Social, Descripcin del Archivo, Nmero de Sucursal, Nmero de Cuenta de Cheques y Caractersticas del Archivo. Una vez capturados dar clic en el botn Guardar.

12. Aparecer este mensaje que lo regresar a la pantalla de registro. Dar clic en Aceptar.

13. Despus de hacer clic en Convertir aparecer un mensaje advirtiendo la falta de Referencia Numrica, seleccione Aceptar.

35

14. Por ltimo el convertidor mostrar la pantalla principal con los datos convertidos, para que usted pueda: Agregar Registros; Modificar Registros; Guardar Como; Borrar o Salir.

Una vez registrados todos los datos en el Convertidor de Archivos Banamex, es necesario que antes o despus de Guardar Como, guarde la plantilla generada para evitar repetir todos los pasos, cada vez que realice el pago de sus proveedores. A continuacin le mostraremos cmo hacerlo.

5.3 Guardar plantillas.- permite crear un archivo (plantilla) que le ayudar a generar la conversin de
manera recurrente para los pagos futuros. 5.3.1 Una vez que termin de realizar la conversin de Excel a formato Banamex, regrese a la pantalla Convierte formato Excel (esta pantalla se conserva abierta mientras realiz la conversin), seleccione la opcin Guardar Platilla.

36

Esta opcin le ayudar a optimizar tiempo ya que le evitar tener que volver a mapear los datos de su archivo cuando convierta formatos libres a formatos Banamex.

5.3.2 Aparece

el recuadro donde se captura el nombre de la plantilla. Dar clic en Seleccionar para indicar el sitio donde se guardar el archivo. Dar clic en Aceptar.

5.3.3 El convertidor mandar un aviso de Plantilla Creada, d clic en Aceptar.

5.3.4 Por ltimo, lo regresar a la pantalla Convierte Formato Excel, donde elegir Salir.

37

5.4 Guardar Como.- Permite guardar los registros en formato Banamex.

5.4.1

Una vez seleccionado el botn de Guardar Como, aparece el recuadro donde se captura el nuevo nombre del archivo. Dar clic en Seleccionar para indicar el sitio donde se guardar el archivo dentro de su equipo. Dar clic en Aceptar.

38

5.4.2

Por ltimo se muestra un mensaje indicando: Archivo procesado. Este indica el nombre y la direccin donde fue guardado el archivo con formato de Pago de Proveedores. Hacer clic en Aceptar.

NOTA: Para transmitir este archivo al banco, es necesario validar para que ingrese a su Banca Electrnica Empresarial (Digitem o BancaNet Empresarial) y realice el proceso de transmisin.

5.5 Cargar plantilla.-Con estos pasos usted podr utilizar la plantilla que gener, es decir, una vez que
abri su archivo .xls con los datos de sus proveedores, en la pantalla Convierte Formato Excel, elija la opcin Cargar Plantilla.

39

5.5.1. Se abrir una ventana de dilogo para elegir la carpeta de ubicacin de la plantilla guardada anteriormente. Haga clic en Abrir.

5.5.2

Por ltimo podr visualizar los registros que guard anteriormente sin necesidad de volver a mapear.

40

Archivo en Texto plano .txt Conversin de archivo Texto plano (.txt)


1. Para convertir su archivo de texto plano en formato Banamex / Dispersin de Pagos a Proveedores, seleccione la pestaa Convertir, a continuacin, haga clic en Buscar.

2. En seguida seleccione la ubicacin del archivo, recuerde que deber ser .txt, una vez seleccionado, haga clic en Abrir.

3. El Convertidor mostrar la siguiente pantalla, se activar el campo de Tipo de Formato, seleccione Libre y automticamente se complementarn los campos de Tipo de Banca y Lneas de Muestra, d clic en Convertir.

41

4. Se mostrarn las Reglas Formato Libre, haga clic en Aceptar.

42

5. En la pantalla Convierte formato Libre .txt, usted podr visualizar en la parte superior de la pantalla, una muestra de los 3 primeros renglones del archivo .txt.

6.

En el campo de Tipo de Layout, deber seleccionar PAGO DE PROVEEDORES.

43

7. El siguiente paso ser ingresar la informacin en los Campos a mapear. Recuerde que deber mantener abierto su archivo libre original para poder hacer la relacin de los datos que el Convertidor le solicite.

Ejemplo: I. En el archivo libre, usted podr ver el dato Nmero de Cliente, por lo que en Campos a Mapear usted seleccionar la opcin de Nmero de Cliente. Considere el primer dgito como la posicin nmero 1, con las flechas de navegacin cuente los espacios hasta llegar al dato a ingresar, las lneas se contarn de arriba a abajo y las posiciones hacia la derecha desde el primer dgito. II. Por lo tanto, el Nmero de Cliente se encuentra en la lnea 2, y el conteo de posiciones, indica que inicia en la posicin 98 y termina en la posicin 104.

44

8. Una vez que ingres los datos de la seccin Datos Generales, realice la misma operacin con la seccin Datos del Detalle, donde se localizan los datos de los proveedores.

Ejemplo: I. En el archivo libre, identificar Nombre del Beneficiario, por lo que en Datos del Detalle en Campos a Mapear, ingresar estos datos basndose en su archivo .txt. II. En este caso deber contar las posiciones desde el primer dgito en la lnea, hasta el ltimo dgito del nombre ms largo. III. Por lo tanto, en el rango de lneas en el que usted encontrar el Nombre del Beneficiario, ser de la 2 a la 7, y las posiciones sern desde la 1 hasta la 23 , haga clic en Agregar.

45

NOTA: Recuerde que el campo de Importe siempre deber tener el punto decimal y en formato de texto la cantidad de los centavos, an y cuando sta sea igual a ceros.

Importante!
9. Ya que captur todos los datos que tiene su archivo .txt, aparecer la siguiente pantalla donde deber dar clic al botn de Convertir.

10. Aparecer un mensaje de Confirmacin, d clic en S.

46

11. Ya confirmado se abrir una ventana donde usted deber ingresar los datos faltantes. Al terminar, d clic en Guardar.

12. Un mensaje le indicar que debe presionar nuevamente Convertir, haga clic en Aceptar.

13. Una vez que regres a la pantalla anterior seleccione Convertir

47

14. Al hacer clic en Convertir, el sistema lo regresar a la pantalla principal con todos los registros capturados en donde usted podr: Agregar Registro, Modificar Registro, Guardar como, Borrar o Salir.

NOTA: Para ambos casos, conversin de .xls y conversin de .txt, es completamente recomendable que guarde esta plantilla para no repetir los pasos cada vez que realice su nmina. (Consultar inciso 5.3)

Una vez que haya Convertido sus archivos a Formato Banamex, es indispensable que los someta a Validacin. En los siguientes pasos le explicaremos cmo realizarlo.

48

6. Validar
6.1 Validar archivos de nmina / Dispersin Pagos de Proveedores confirma que un archivo con
formato Banamex est correctamente armado, si tiene errores, da opcin de corregir o completar los datos en pantalla.

6.1.1

En la pantalla principal del convertidor seleccione la pestaa Validar. Dar clic en Buscar para buscar el archivo con formato Banamex a validar.

6.1.2

Una vez identificado el archivo a validar, dar clic en Abrir.

49

6.1.3

Dar clic en el botn Validar Archivo.

6.1.4

Si el archivo que usted seleccion cumple con el formato Banamex, aparecer la siguiente ventana. Dar clic en el botn Aceptar.

50

7.
PREGUNTA 1. Para qu me puede ayudar el convertidor de Archivos? 2. Cules son las principales funciones del Convertidor? 3. En qu me va a beneficiar el Convertidor?

Preguntas Frecuentes

RESPUESTA Le permite el manejo de archivos de forma gil, sencilla y eficiente para la operacin de transmisiones masivas de pagos de proveedores a travs de BancaNet Empresarial o Digitem Creacin de un archivo nuevo. Correccin de un archivo con formato Banamex. Conversin de un archivo con formato Banamex a otro formato Banamex. Conversin de un archivo con cualquier formato a un formato Banamex. Generar plantillas. Validacin de formato Banamex. En la reduccin de tiempos al facilitar la creacin de archivos de dispersin de pago de proveedores. Le brindar agilidad en la conversin de cualquier archivo con formato Excel (.xls) o texto plano (.txt) a formato Banamex. Le dar mayor seguridad en la aceptacin de archivos vlidos en la Banca Electrnica Banamex. Tendr mayor facilidad para transmitir sus archivos de Transferencia Electrnica de Fondos (TEF) Banamex.

4.

Qu necesito en mi computadora para trabajar con el Convertidor?

Su equipo necesitar: Memoria RAM mnimo 512 MB, recomendable 1 GB o ms. Espacio en disco mnimo para la aplicacin 120 MB. Procesador Pentium 3 o superior. Sistema operativo Windows 2000, XP, Vista o superior. Mquina virtual de Java 1.6. Si usted va a convertir archivos de Excel es importante saber que el Convertidor solo reconoce archivos guardados en Office 2003 o anteriores, por lo que si usted cuenta con office 2007 ser necesario transformar su archivo de Excel a Office 2003 o anteriores. Una vez instalado existen tres posibles alternativas: 1. Desde Inicio / Programas / Convertidor de Archivos Banamex. 2. Acceso directo desde el escritorio de su PC. 3. En Inicio / Mi PC, buscar en Unidades de Disco Duro, Equipo/C: la carpeta BMX y dar doble clic en el archivo Convertidor.

5.

Mi equipo de cmputo cuenta con Office 2007 Es compatible con la aplicacin?

6.

Cmo podr ingresar al Convertidor desde mi equipo?

51

PREGUNTA

7.

A qu se refiere el concepto Formato Banamex y Formato Libre?

RESPUESTA Formato Banamex significa que el archivo se encuentra armado en texto plano (.txt) bajo algn tipo de layout establecido por Banamex de acuerdo al servicio de Transferencia Electrnica de Fondos (TEF) contratado. Formato Libre se refiere a cualquier base de datos generada en Excel con extensin .txt o .xls que contenga los datos mnimos requeridos (beneficiario, cuenta e importe) para realizar la creacin de archivos de dispersin de pagos de proveedores y/u otro tipo de pago. Es el nmero consecutivo del archivo y le va a ayudar para identificarlo de otros archivos. Puede ser entre 01 y 99. No deben repetirse secuenciales en archivos con la misma fecha de pago. Es un registro alfanumrico que le permite identificar el pago que va a realizar, puede ser el nombre y fecha del pago, o algn dato que a usted le ayude a reconocerlo. Significa que puede ser de dos tipos:

8.

Qu es el Secuencial de archivo?

9.

Qu es la Descripcin del Archivo?

10.

Al momento de capturar los datos de mi archivo de pago de proveedores. A qu se refiere el campo de Caracterstica del Archivo en pago de proveedores?

0=Modificable. Una vez cargado el archivo a la Banca Electrnica puede ser editado. 1=Slo lectura. Una vez cargado el archivo en Banca Electrnica no puede ser editado. Es recomendable elegir Slo Lectura. Asegrese de tener instalado el programa Java en su computadora, en caso de no contar con l, puede hacerlo sin costo desde www.java.com o desde el Portal de BancaNet Empresarial.

11.

No puedo ingresar al Convertidor de Archivos Banamex Los pasos de instalacin del Convertidor no coinciden con los pasos que aparecen en las instrucciones del disco de BancaNet Empresarial. Al intentar guardar el archivo desde el Convertidor marca error y no me permite continuar ya que pide que ingrese ms datos.

12.

Siga exactamente los pasos que se muestran en esta Gua de Operacin en el mdulo de Instalacin.

13.

Es indispensable que ingrese todos los campos que se encuentran marcados con un asterisco ya que son Obligatorios, los que no cuenten con esta marca, sern opcionales.

52

PREGUNTA El Convertidor de archivos me permiti crear el layout de pago de proveedores pesar de que no especifiqu el Tipo de Cuenta, sin embargo al importar el archivo en la Banca Electrnica no me permite la transmisin del mismo. Al realizar una conversin de layout Pago de Proveedores a layout de Nmina Banamex, Es necesario que separe el nombre con coma y los apellidos con diagonal? Al realizar la conversin de Pago de Proveedores a Nmina Banamex, De qu manera es estructurado el nombre? Qu pasa cuando el apellido es compuesto o se tiene ms de un nombre? Se escriben los nombres juntos al igual que los apellidos compuestos? Al convertir un formato libre (Excel) a formato Banamex, aparece como MTODO DE PAGO Banamex, a pesar de que desde el archivo de Excel el cliente separ por TIPOS DE CUENTA (Tarjetas, cheques, CLABE Interbancaria, etc.) El convertidor valida que el tipo de cuenta corresponda al nmero de cuenta indicado?, es decir si se especifica Tarjeta, que se hayan capturado los 16 dgitos del plstico, o en caso que se registre Cuenta de cheques que se hayan capturado las 11 posiciones.

14.

RESPUESTA A pesar de que el Convertidor le permite crear y guardar el layout sin haber especificado el Tipo de Cuenta, este campo es indispensable para poder ejecutar la dispersin. Recuerde que slo manejamos 3 tipos: 01 Cuenta de cheques 03 Tarjeta de debito 04 Orden de pago Por eso le recomendamos validar su archivo en el Convertidor una vez que lo haya creado para garantizar la correcta transmisin del mismo. No es necesario, el convertidor lo har de forma automtica. Slo es importante considerar que si se genera una Orden de Pago, se deba verificar que el nombre coincida con el que aparece en la identificacin oficial que presentar el beneficiario al momento de cobrarla. Los beneficios del convertidor es que al hacer la conversin los datos son estructurados de forma automtica bajo los lineamientos y estructura que exige el layout correspondiente. En el caso de TEF Pago de Proveedores se captura el nombre respetando los espacios entre nombre y apellido. Ej. VERONICA_ARACELI_DE_LA_O_GONZALEZ. En este caso, es necesario que en el archivo origen, creado en Excel, el cliente adems del TIPO DE CUENTA agregue una columna de MTODO DE PAGO. Donde las opciones sern: 01 Banamex 02 Pago Interbancario 03 Orden de pago

15.

16.

17.

18.

19.

El Convertidor slo valida que el algoritmo corresponda al nmero de tarjeta. No valida longitudes ni tipos de cuenta (BINES).

53

Para mayor informacin consulte a su ejecutivo o bien, comunquese a Atencin Telefnica Empresarial (ATE): PAGO DE PROVEEDORES: 01 800 767 22 22 rea Metropolitana: (55) 12 26 37 47

54