Está en la página 1de 4

SISTEMAS DE ORGANIZACIN ALFABETICA

Principio de ordenacin: Se denomina principio de ordenacin a la organizacin que se da a las carpetas, segn una base determinada y siguiendo una secuencia lgica. La organizacin de los documentos por cualquier sistema que se elija, exige que la persona responsable sepa archivarlos tcnica y correctamente para su rpida y fcil localizacin en el momento que se requiera. Los principios universales son: ALFABETO Llamado tambin con nominativo, consiste en ordenar los nombres por las letras del alfabeto. Se apoya en una base de conocimientos universal, que es el alfabeto. Este principio se divide en: Nombres de personas naturales o nominativas Nombres de razones sociales o jurdicas Asuntos, temas o materiales Nombres de lugares geogrficos Es un sistema directo por que los documentos pueden consultarse leyendo el nombre en la carpeta. Otra forma de clasificar a los materiales: Nmero de material Clave alfanumrica que identifica el material de forma unvoca. Texto breve de material Texto de hasta 40 posiciones que designa ms detalladamente el material. El Texto breve del material equivale a la denominacin del material. Utilizacin Puede existir un texto breve para tantos idiomas como se desee. Procedimiento En principio, el texto breve del material se registra en la pantalla de datos de la primera rea de especializacin, para la cual se registran datos, y en el idioma en el se est trabajando. El texto breve del material puede sobrescribirse en la pantalla de datos bsicos.

OBJETIVOS DEL CONTROL FSICO DE INVENTARIOS El objetivo de contar con un control fsico de inventarios, es el de asegurar en forma confiable que las existencias fsicas existentes en el Almacn sean iguales a las tarjetas Kardex lo cual permitir: 1. Una adecuada planeacin para la reposicin de stocks, evitando su corpulencia. 2. El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento. 3. La transparencia de los rubros de Existencias y Costo de Ventas en los estados financieros. PROPSITO DEL CONTROL FSICO DE INVENTARIOS Facilitar el tratamiento correcto de la mercadera a travs de la implementacin del presente manual instaurando una forma ordenada, sencilla, y eficaz de tal manera que las personas que forman parte del Almacn no tengan ningn inconveniente para poner en prctica las sugerencias paso a paso y obtener un mejor resultado en sus actividades comerciales. MTODO DE CONTROL DE INVENTARIOS Las metodologas pueden ser variadas pero siempre, una buena metodologa de inventario fsico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. Un tipo de metodologa entre las muchas que puedan existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su codificacin y su control contable. Un Inventario Fsico realizado con una buena metodologa tendr siempre un valor agregado de: Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar elegido por la Empresa. Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y codificadas, respecto a un control con tarjetas Kardex. Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a la fecha del inventario. Contar con las tarjetas de Kardex de Almacn totalmente actualizado, respecto a: Cdigo de producto. Saldos correctos.

Ejemplo:
CLASIFICACION DE LOS PRODUCTOS Clasificar un producto es agruparlo de acuerdo con su dimensin, forma, peso, tipo, caractersticas, utilizacin etc. La clasificacin debe hacerse de tal modo que cada gnero de material ocupe un lugar especfico, que facilite su identificacin y localizacin de la bodega Para mayor facilidad en el Almacn Automotriz se ha clasificado los productos en tres grupos de acuerdo a su naturaleza.

CUADRO N 01 CLASIFICACIN DE LA MERCADERA N DE GRUPO LETRA NOMBRE DEL GRUPO 1 R REPUESTOS 2 A ACCESORIOS 3 a ACEITES

CODIFICACIN DE LOS PRODUCTOS SEGN SU CLASIFICACIN La codificacin es una consecuencia de la clasificacin de los artculos. Codificar significa representar cada artculo por medio de un cdigo que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de nmeros y letras. Los sistemas de codificacin ms usadas son: cdigo alfabtico, numrico y alfanumrico. El sistema alfabtico codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas caractersticas y especificacin. El sistema alfanumrico limita el nmero de artculos y es de difcil memorizacin, razn por la cual es un sistema poco utilizado. El sistema alfanumrico es una combinacin de letras y nmeros y abarca un mayor nmero de artculos. El sistema numrico es lemas utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de informacin e ilimitado nmero de artculos que abarca. En el Almacn Automotriz se empleara el sistema alfanumrico de codificacin de materiales para una mayor facilidad de ubicacin y accesibilidad de los productos disponibles para la venta. Pasos a seguir para codificar los productos. 1. La primera letra representa uno de los tres grupos de clasificacin. 2. Las tres siguientes representan El nombre del producto. 3. Da a conocer el cdigo indicado representado por los nmeros ayudan a la ubicacin del artculo, dentro del almacn enumerados respectivamente.

RBDA

001

3 Cdigo indicador del producto Tres letras que representan el

Nombre del producto.

Primera letra del grupo de clasificacin

CODIFICACIN DE LOS PRODUCTOS EN BASE A LA CODIFICACIN ALFANUMRICA En la primera columna muestra el grupo de clasificacin al cual pertenece el producto. En la segunda columna se encuentra los nombres de cada producto debidamente clasificados. En la tercera columna indica el cdigo del producto en base a su clasificacin alfanumrica. N DE GRUPO 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CLASIFICACIN DE LOS PRODUCTOS BANDA DE DISTRIBUCION AVEO BANDA DE DISTRIBUCION CHEVROLET EVOLUTION 2.4 BANDA DE DISTRIBUCION DIMAX 2.2 BANDA DE DISTRIBUCION DIMAX 2.4 BANDA DE DISTRIBUCION FORD FIESTA BANDA DE DISTRIBUCION TOYOTA YARIS BASE DE MANILLA BASE DE MASCARILLA BASE DE MOTOR CODIGO DEL PRODUCTO RBDA001 RBDA002 RBDA003 RBDA004 RBDA005 RBDA006 RBSE001 RBSE002 RBSE003