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Oficina Virtual de la CIBS

Manual de Usuario

Fecha: 14/09/2010

Queda prohibido cualquier tipo de explotacin y, en particular, la reproduccin, distribucin, comunicacin pblica y/o transformacin, total o parcial, por cualquier medio, de este documento sin el previo consentimiento expreso y por escrito de la Junta de Andaluca.

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NDICE
1 ACCESO A LA OFICINA VIRTUAL......................................................................................................................................4 2 PRESENTACIN TELEMTICA DE SOLICITUDES CON CERTIFICADO DIGITAL..................................................................6 2.1 Realizar una nueva solicitud......................................................................................................................................6 2.2 Continuar con una solicitud ya iniciada o eliminarla...................................................................................................7 3 CUMPLIMENTACIN DE LOS IMPRESOS.........................................................................................................................8 3.1 Cuestiones relativas a la navegacin.........................................................................................................................8 3.2 Cuestiones relativas a la cumplimentacin de los impresos.......................................................................................9 4 APORTAR DOCUMENTACIN ADICIONAL.......................................................................................................................10 5 FIRMA DIGITAL..............................................................................................................................................................11 6 CONSULTA DE SOLICITUDES PRESENTADAS TELEMTICAMENTE................................................................................13 7 COMPROBACIN DE SOLICITUDES PRESENTADAS TELEMTICAMENTE.......................................................................16 8 CUMPLIMENTACIN DE SOLICITUDES SIN CERTIFICADO DIGITAL................................................................................16 8.1 Cumplimentacin de la solicitud sin certificado, modalidad on-line...........................................................................17 8.2 Cumplimentacin de la solicitud sin certificado modalidad off-line............................................................................19 9 CONFIGURACIN DEL ADOBE READER.........................................................................................................................19 10 INSTALACION DEL APPLET DE FIRMA.........................................................................................................................22 11 LEYENDA DE BOTONES...............................................................................................................................................23

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1 ACCESO A LA OFICINA VIRTUAL


Las solicitudes gestionadas por la Consejera para la Igualdad y Bienestar Social (en adelante CIBS) pueden tramitarse de forma telemtica accediendo al sitio web de esta Consejera: https://www.juntadeandalucia.es/igualdadybienestarsocial/oficina As se accede a la pantalla BIENVENIDO A LA OFICINA VIRTUAL DE LA CIBS que se muestra en la Figura 1:

Figura 1

En esta pantalla se informa sobre la configuracin del equipo requerida para poder continuar, en particular:

Se debe tener instalado Adobe Reader, y configurarlo segn se explica en el enlace Instrucciones del punto 1 de esa pantalla o bien el apartado 9 de este manual1. Si fuera preciso se debe ajustar la resolucin del monitor a la indicada como ptima: 1024x768 pxeles.

Una vez realizados esos ajustes, pulsamos el botn

para pasar a la siguiente pantalla (Figura 2):

Si no se tiene instalada la aplicacin Adobe Reader se puede descargr de forma gratuita en: http://www.adobe.com.

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Figura 2

Como se puede observar en la Figura 2, a la Oficina Virtual puede accederse de dos formas: Sin certificado digital. En este caso no necesitamos nada, aunque slo podremos rellenar las solicitudes e imprimirlas para su posterior entrega manual en un registro pblico u oficina de Correos, segn el art. 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. Con certificado digital. Los documentos firmados de esta forma tendrn el valor y la eficacia jurdica que corresponda a su respectiva naturaleza, de conformidad con la legislacin que les resulte aplicable. En este caso, debemos tener:

Un certificado electrnico. ste debe ser un certificado de usuario (no de entidad) de la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre - Real Casa de la Moneda (FNMT-RCM)2, o bien un DNI-electrnico3. La Mquina Virtual Java adecuada para nuestro equipo. Se recomienda, por compatibilidad con el cliente de firma, las versiones JRE 1.4.2., JRE 1.5 o JRE 1.6 anteriores a la 1.6.0_15. Cliente de firma. La Oficina Virtual de la CIBS utiliza el cliente 2.3.5 de @firma v5 para la firma con certificados digitales. Si no est ya instalado, la aplicacin te ofrecer instalarlo cuando le haga falta.

Al firmar digitalmente un documento, pueden surgir problemas debido a que el cliente de firma presenta una serie de incompatibilidades4 con el sistema operativo (est probado que funciona en Microsoft Windows 2000, XP y Vista, y Guadalinex v3 y v4) y con el navegador (est probado que funciona con Internet Explorer 6 y 7 en sistemas Windows, y Mozilla Firefox 1.5 y 2.0).

Se puede conseguir uno a travs de la web de la FNMT-RCM en la direccin http://www.cert.fnmt.es de forma totalmente gratuita. Debe tenerse en cuenta que el DNIE contiene dos certificados, uno destinado a la autenticacin y otro destinado a la firma, y debe seleccionarse el certificado que corresponda en cada caso, segn estemos en la fase de autenticacin o de firma. Para ms informacin sobre las compatibilidades del cliente de firma ver los siguientes documentos: https://ws024.juntadeandalucia.es/plutonDescargas/1_143_20090911_matriz_compatibilidad.pdf https://ws024.juntadeandalucia.es/plutonDescargas/1_921_guia_incidencias_1_0_rc7.pdf

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2 PRESENTACIN TELEMTICA DE SOLICITUDES CON CERTIFICADO DIGITAL.


La opcin Acceso con certificado lleva a la pantalla ENTREGAS REALIZADAS (Figura 3). En la parte superior aparecer un listado de tus solicitudes, tanto presentadas como iniciadas.

Paso 1

Paso 2
Figura 3

2.1 Realizar una nueva solicitud.


Para cumplimentar una nueva solicitud lo primero es seleccionar de la lista el tipo de procedimiento correspondiente (Figura 3 Paso 1). Y despus pulsar el botn Entregar (Figura 3 Paso 2).

Si hemos seleccionado, por ejemplo, una Subvencin Individual, la siguiente pantalla SOLICITANTE O REPRESENTANTE sirve para indicar en calidad de qu ests actuando (Figura 4 paso 3) y luego pulsamos en Aceptar (Figura 4 Paso 4). Si hemos seleccionado un tipo de procedimiento en el que slo puedes actuar como representante (por ejemplo "Solicitudes Institucionales") el sistema nos llevar directamente al primer impreso que debemos cumplimentar.

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Paso 3

Paso 4

Figura 4

2.2 Continuar con una solicitud ya iniciada o eliminarla.


La aplicacin permite, una vez iniciada la cumplimentacin de una solicitud, grabar los datos y salir de la aplicacin sin completar el proceso, o sea sin firmar digitalmente la solicitud, pudiendo volver sobre ella en otro momento (en la columna de "Estado" la solicitud aparecer con el valor de "Inacabado"). Para ello, pulsando en Editar recuperamos el primer impreso de la solicitud para continuar rellenndolo o pasar al siguiente. (Figura 5 Paso 5)

Paso 6 Paso 5

Figura 5 Tambin se puede eliminar una solicitud previamente iniciada con tan slo seleccionarla marcando la casilla de verificacin correspondiente y pulsando Eliminar (Figura 5 Paso 6). Debemos recordar algo muy importante: una vez firmada digitalmente la solicitud, sta ya no podr eliminarse.

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3 CUMPLIMENTACIN DE LOS IMPRESOS.


En este momento ya estamos en condiciones de comenzar a cumplimentar la solicitud en la pantalla CUMPLIMENTACIN DE PDF, teniendo en cuenta las siguientes cuestiones.

3.1 Cuestiones relativas a la navegacin.


Todos los impresos en formato pdf tienen los botones Guardar y Siguiente (Figura 6). El botn Guardar sirve para conservar los datos introducidos y continuar con la solicitud en otro momento como ya hemos comentado en el apartado anterior. El botn Siguiente sirve para avanzar en la tramitacin de la solicitud. Siempre se puede volver a la pantalla anterior pulsando el icono Volver , guardando antes los datos introducidos.

Otro aspecto a destacar sobre la navegacin es que hay dos barras de desplazamiento vertical por lo que al principio puede parecer difcil.

Figura 6 Por ltimo, puede ocurrir que si se mantiene la sesin abierta ms de 90 minutos, por motivos de seguridad el sistema no dejar avanzar y saldr un mensaje como el de la Figura 7. Cuando esto te ocurra debemos pulsar el icono Salir salir de la pantalla actual, abandonar la Oficina Virtual con y cerrar el navegador para comenzar de nuevo. para

Figura 7

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3.2 Cuestiones relativas a la cumplimentacin de los impresos.


Algunos campos ya aparecen rellenos, en concreto los datos personales que estn almacenados en el certificado digital con el que ha accedido, aparecern en los datos del solicitante o del representante segn el caso. Algunos campos son de obligada cumplimentacin, as que el sistema no dejar avanzar si no se rellenan. Se puede saber los que son seleccionando el botn o la casilla correspondiente, que vara segn la versin instalada de Adobe Reader. De esta forma los campos obligatorios aparecen con el borde rojo (Figura 8). En esta fase de la tramitacin los impresos aparecern siempre con la leyenda "Borrador" cruzada en diagonal. Una vez cumplimentado correctamente el sistema eliminar esta marca cuando lo firmemos digitalmente. Los impresos estn preparados para ayudarnos a no cometer errores en su cumplimentacin, por lo que en algunas ocasiones un mensaje alertar de que el valor que intentamos introducir no es el correcto o el formato no es el adecuado. Tan slo tenemos que seguir las instrucciones.

Figura 8 En algunos procedimientos es necesario que varias personas firmen un apartado concreto de una solicitud (por ejemplo en el caso de las autorizaciones de los restantes miembros de la unidad familiar para solicitar sus datos tributarios a la AEAT). La firma digital conjunta an no est disponible en la Oficina Virtual, por lo que hay que descargar la pgina o pginas concretas del documento desde la pantalla DOCUMENTACIN ADICIONAL A APORTAR y una vez cumplimentada, debemos imprimirla, hacer que la firmen manualmente todos los interesados y presentarla directamente en un Registro pblico o escanearla y adjuntarla a la solicitud telemtica como veremos ms adelante (Figura 9).

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Figura 9

4 APORTAR DOCUMENTACIN ADICIONAL.


Una vez rellenados todos los impresos pertinentes segn la modalidad de solicitud seleccionada, el botn Siguiente nos conducir a la pantalla DOCUMENTACIN ADICIONAL A APORTAR (Figura 10). Desde esta pantalla con el icono Descargar plantilla podremos descargar la plantilla con la que rellenar un impreso determinado (Figura 10 Paso 7) o adjuntar un documento previamente grabado en cualquier soporte informtico con el icono Adjuntar archivo (Figura 10 Paso 8). Los documentos resaltados en negrita son obligatorios, por lo que si no se aportan con la solicitud, sta se entender incompleta y tendremos que subsanarla en el futuro segn prev la normativa vigente.

Paso 7

Paso 8

Figura 10

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La aplicacin permite adjuntar cualquier otra documentacin que estimemos conveniente, y esto se hace a travs del botn (Figura 11 Paso 9). Una vez adjuntados todos los documentos que estimemos conveniente, debemos guardar los datos pulsando el icono Guardar antes de iniciar el proceso de firma (Figura 11 Paso 10).

Paso 9

Paso 10

Paso 11

Figura 11

5 FIRMA DIGITAL
El botn Iniciar Firma (Figura 11 Paso 11), nos llevar a la pantalla ENTREGA PENDIENTE DE FIRMA (Figura 12). En ella aparecer en primer trmino el impreso de la solicitud (ya sin la marca de agua "Borrador"), para que podamos comprobarlo por ltima vez antes de firmarlo. Es de destacar que en esta pantalla el fichero no es editable por lo que si queremos cambiar algo debemos volver hacia atrs pulsando el icono Volver

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Figura 12

Cuando terminemos de revisar la solicitud, podemos revisar todos y cada uno de los documentos adjuntados seleccionndolos desde la parte inferior de esta pantalla (Figura 13). A continuacin ya podemos firmar, lo que se hace pulsando el icono Firmar (Figura 13 Paso 12). La primera vez que utilicemos la aplicacin para firmar deberemos instalar el applet de firma (ver explicacin en apartado 10 de este manual).

Paso 12

Figura 13

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Una vez que hayamos firmado la solicitud aparecer la pantalla DETALLE ENTREGA (Figura 14) donde podremos obtener el nmero de registro y el identificador de firma de la solicitud firmada, as como los justificantes de firma PKCS7 5 de cada documento que hayamos adjuntado con ella pulsando el icono Obtener Justificante .

Figura 14

6 CONSULTA DE SOLICITUDES PRESENTADAS TELEMTICAMENTE


Una vez registrada nuestra solicitud el sistema nos permite consultarla desde la pantalla ENTREGAS REALIZADAS pulsando el icono Consulta de documentos presentados (Figura 15 Paso 13). Como se puede observar, las diferencias entre una solicitud iniciada y una solicitud ya firmada y presentada son evidentes: en el segundo caso contamos con el nmero de registro y la fecha del mismo, as como con la posibilidad de consultar la solicitud, mientras que si las solicitudes an no han sido firmadas el sistema permite editarlas e incluso eliminarlas.

En criptografa, PKCS se refiere a un grupo de estndares de criptografa de clave pblica. En concreto, el estndar PKCS#7 define el formato de los ficheros PKCS7 o recibos electrnicos que permiten garantizar la integridad de un proceso de Firma Electrnica. Estos archivos contienen toda la informacin referente a la entidad o sujeto que ha realizado la firma de un documento, as como informacin adicional, como puede ser, la fecha en la que se realiz la firma, el certificado digital del firmante, etc.

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Paso 13

Figura 15

Una vez en la pantalla CONSULTA DE DOCUMENTOS PRESENTADOS (Figura 16) podemos consultar todos los datos de inters sobre la solicitud firmada y presentada.

Paso 15 Paso 17 Paso 14

Figura 16 En primer lugar podemos obtener un informe del impreso principal de la solicitud con el botn Ver informe de firma (Figura 16 Paso 14). Este informe no es otra cosa que el impreso firmado con nuestros datos personales as como el cdigo de verificacin del documento y la fecha y hora en la que se produjo la presentacin. Todo ello aparece en la parte inferior de cada pgina del documento (Figura 17).

Paso 16

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Figura 17

Tambin podemos obtener una copia de cada uno de los documentos electrnicos que conforman la solicitud pulsando en el icono Ver documento Paso 15). . Estas copias son exactas a lo que hemos presentado y firmado digitalmente (Figura 16

Adems podemos obtener ms informacin de cada uno de los documentos firmados y presentados con el icono Recibo Firma (Figura 16 Paso 16). Esta informacin puede ayudarnos a justificar ante la Administracin autonmica que el documento lo hemos presentado e indicar la fecha en la que lo hicimos. El aspecto del recibo puede verse en la Figura 18.

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Figura 18 Por ltimo podemos bajar el justificante de firma o recibo electrnico pulsando en el botn Obtener Justificante (Figura 16 Paso 17) y guardarlo si queremos. Este justificante es un fichero de texto que se puede abrir con cualquier editor (por ejemplo el Bloc de Notas), aunque su contenido es ininteligible a simple vista (Figura 19). Contiene entre otras cosas la informacin de la fecha y la hora de registro del mismo en la Administracin. Su utilidad estriba en que cuando en un futuro la Administracin nos exija demostrar que hemos presentado ese documento, solo tendremos que subir el documento que firmamos ms su justificante de firma.

Figura 19

7 COMPROBACIN DE SOLICITUDES PRESENTADAS TELEMTICAMENTE


Para comprobar la integridad de un documento y la validez de la firma, la Administracin Electrnica de la Junta de Andaluca pone a disposicin del ciudadano una herramienta de verificacin. Dicha herramienta se encuentra accediendo a la direccin https://ws050.juntadeandalucia.es/verificarFirma/ desde el Navegador (Figura 20)

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Figura 20

Una vez dentro de la aplicacin introduciremos el cdigo de verificacin del documento (Figura 21) y obtendremos el documento original.

Figura 21

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8 CUMPLIMENTACIN DE SOLICITUDES SIN CERTIFICADO DIGITAL.


Para acceder a la Oficina Virtual sin certificado digital lo haremos desde el icono Acceso sin certificado (Figura 22):

Figura 22

As accederemos a la pantalla REALIZAR UNA NUEVA ENTREGA donde, una vez seleccionado el tipo de solicitud a cumplimentar (Figura 23 Paso 18), el sistema nos ofrece dos posibilidades:

Cumplimentar on-line. (Figura 23 Paso 19). Descargar la solicitud y cumplimentarla off-line (Figura 23 Paso 20).

En ambos casos se acaba imprimiendo la solicitud y firmndola manualmente.

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Paso 18 Paso 19 Paso 20

Figura 23

8.1 Cumplimentacin de la solicitud sin certificado, modalidad on-line.


Si escogemos la opcin on-line, o sea manteniendo la conexin a Internet abierta, una vez cumplimentado el impreso inicial pulsaremos el botn Siguiente y pasamos a la ventana ENTREGA PENDIENTE DE IMPRIMIR desde donde se puede imprimir el impreso (Figura 24 Paso 21) y acceder a la pantalla ZONA DE DESCARGA DE DOCUMENTACIN a travs del enlace Click aqu (Figura 24 Paso 22).

Paso 22 Paso 21

Figura 24

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Una vez en la pantalla ZONA DE DESCARGA DE DOCUMENTACIN (Figura 25) dependiendo del tipo de solicitud elegida el sistema nos permite (pulsando en el icono Descargar plantilla ) descargar las plantillas necesarias para cumplimentar el resto de los documentos que debemos aadir a nuestra solicitud. Cumplimentados los documentos se imprimen, se firman y ya estaremos listos para entregar nuestra solicitud. Siempre podremos volver hacia atrs para modificar el impreso inicial (pulsando el icono Volver ), aunque debemos saber que el sistema no guardar los datos que estamos cumplimentando una vez que hayamos cerrado la sesin, a diferencia de cuando se accede con Certificado Digital.

Figura 25

8.2 Cumplimentacin de la solicitud sin certificado modalidad off-line.


Si escogemos esta opcin (Figura 23 Paso 20), la conexin a Internet slo es necesaria para descargar los documentos. Podemos pasar directamente a la ventana ZONA DE DESCARGA DE DOCUMENTACIN (Figura 25), y a partir de aqu descargaremos las plantillas necesarias, las guardamos en nuestro disco duro y las cumplimentaremos cuando deseemos, el resto sera igual que en el apartado anterior.

9 CONFIGURACIN DEL ADOBE READER.


Para que la aplicacin Oficina Virtual funcione correctamente debemos configurar antes Adobe Reader, siguiendo estas indicaciones: En la barra de mens seleccionamos la opcin Edicin (Figura 26) y en el men que se despliega pulsamos la opcin Preferencias.

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Figura 26

Aparece el siguiente cuadro de Propiedades (Figura 27). De la lista que aparece en la izquierda, elegimos la opcin Formularios.

Figura 27

De las opciones que estn dentro del recuadro General, la opcin Conservar los datos de los formularios temporales en disco debe quedar sin seleccionar. Al quitar la marca de verificacin se abrir un cuadro de confirmacin en el que pulsaremos Si. Todas las versiones de Adobe Reader no cuentan con esta opcin.

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A continuacin seleccionamos de la lista de la izquierda la opcin "Internet". Asegrate de que est marcada la opcin Mostrar PDF en explorador como aparece en la siguiente pantalla (Figura 28). Para finalizar, pulsa Aceptar para que queden guardados los cambios realizados.

Figura 28

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10 INSTALACION DEL APPLET DE FIRMA.


Para instalar el applet de firma tan slo deben aceptarse los mensajes de las ventanas emergentes que nos va mostrando la aplicacin (Ver figuras 28, 29 y 30).

Figura 28

Figura 29

Figura 30 Adicionalmente, para Windows, podemos comprobar que el applet ha sido instalado correctamente abriendo el Explorador de archivos y comprobando que nos ha creado la siguiente carpeta: C:\Documents and Settings\NUESTROUSUARIO\.clienteFirmaArrobaFirma5.

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11 LEYENDA DE BOTONES.

Continuar o consultar una solicitud Comenzar a cumplimentar una nueva solicitud Avanzar hacia la siguiente pantalla Editar, continuar o firmar una solicitud Eliminar una solicitud no firmada o un documento anexo Guardar datos del impreso en pdf. Avanzar al siguiente impreso o al siguiente trmite. Volver o salir Salir de la Oficina Virtual Obtener el Justificante Guardar Recibo de Firma Ver un documento presentado Iniciar el proceso de firma o ver el Informe de firma Adjuntar un documento o entrar en la zona de descargas Aadir un documento que el usuario cree oportuno. Descargar la plantilla de un documento Ayuda

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