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TRABAJO FINAL TECNOLOGIAS INFORMATICAS DE PROYECTOS

NELLY ACERO MORENO RENE MAURCIO ZARAMA RUTMILA ARDILA VELASQUEZ WILLIAM F. BARRERA ARANGUREN

UNIVERSIDAD DE BOYAC FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES ESPECIALIZACIN EN GERENCIA DE PROYECTOS TECNOLOGIAS INFORMATICS DE PROYECTOS YOPAL CASANARE 2011

TRABAJO FINAL TECNOLOGIAS INFORMATICAS DE PROYECTOS

NELLY ACERO MORENO C.C. 46.262.594 SOG RENE MAURCIO ZARAMA C.C. 79.059.521 BTA RUTMILA ARDILA VELASQUEZ C.C. 52.964.766 BTA WILLIAM F. BARRERA ARANGUREN C.C. 7.181.145 TUNJA

DOCENTE ING. MAURICIO OCHO ECHEVERRIA

UNIVERSIDAD DE BOYAC FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES ESPECIALIZACIN EN GERENCIA DE PROYECTOS TECNOLOGIAS INFORMATICS DE PROYECTOS YOPAL CASANARE 2011

TABLA DE CONTENIDO

Pg. 1 ELEMENTOS DEL DIAGNSTICO ESTRATGICO. MISIN, VISIN, OBJETIVOS CORPORATIVOS, PRINCIPIOS CORPORATIVOS, ORGANIGRAMA, CARGOS Y FUNCIONES MISIN VISIN POLITICA DE HSEQ OBJETIVOS CORPORATIVOS PRINCIPIOS CORPORATIVOS CARGOS Y FUNCIONES Gerente Coordinador de proyectos Coordinador administrativo HSEQ Ingeniero de proyectos Asistente de contabilidad y finanzas Contador Revisor fiscal Secretara administrativa ANLISIS DE LAS TECNOLOGAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIN EXISTENTES EN LA ORGANIZACIN SOFTWARE Software del sistema Software de aplicacin Hardware Redes de computadores Organigrama con cargos y funciones del area de TIC PLANTEAR LA CARTERA DE PROYECTOS DE TECNOLOGA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA ORGANIZACIN ESTUDIO DE NECESIDADES DE MEJORAMIENTO DE TECNOLOGAS INFORMACIN Y COMUNICACIN ETAPA DONDE SE ENCUENTRA LA EMPRESA DE IMPLEMENTACIN ERP, SEGN EL ARTCULO ENTREGADO A USTED Y QUE TIENE EN CUENTA EL LIBRO E-BUSINESS AND ERP TRANSFORMING THE ENTERPRISE, (NORRIS 2000) ALTERNATIVAS DE PROYECTOS A DESARROLLAR 1

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.6.1 1.6.2 1.6.3 1.6.4 1.6.5 1.6.6 1.6.7 1.6.8 2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 3

1 1 2 2 2 4 4 5 6 7 8 8 9 10 11 11 11 11 12 12 12 12

3.1 3.2

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3.3

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TENIENDO EN CUENTA EL NUMERAL 3.1, 3.2 Y 3.3 PRIORIZANDO LOS PROYECTOS DE ACUERDO A CRITERIOS PREVIAMENTE ESTABLECIDOS PARA SU PONDERACIN. 3.3.1 Proyecto de fortalecimiento del software operativo y de control en las diferentes dependencias 3.3.1.1 Objetivos y Metas 3.3.1.2 Justificacin 3.3.1.3 Beneficios Esperados 3.3.1.4 Descripcin del proyecto 3.3.1.4.1 Mdulos de software para adquisicin 3.3.1.5 Recursos con lo que dispone la empresa para desarrollar la alternativa 3.3.1.6 Sistema de seguimiento y control 3.3.2 Uso y apropiacin de la tecnologa de la informacin y las comunicaciones con software libre de bajo costo ERP 3.3.2.1 Objetivos y Metas 3.3.2.2 Justificacin 3.3.2.3 Beneficios Esperados 3.3.2.4 Descripcin del proyecto 3.3.2.5 Recursos con lo que dispone la empresa para desarrollar la alternativa 3.3.2.6 Sistema de seguimiento y control 3.3.3 Fortalecimiento y reestructuracin de la empresa para emprender la actualizacin tecnolgica implementando la ingeniera de procesos 3.3.3.1 Objetivos y Metas 3.3.3.2 Justificacin 3.3.3.3 Beneficios Esperados 3.3.3.4 Descripcin del proyecto 3.3.3.5 Recursos con lo que dispone la empresa para desarrollar la alternativa 3.3.3.6 Sistema de seguimiento y control

18 19 19 20 20 21 22 24 24 24 24 25 26 29 31 32

32 32 33 33 34 34

LISTA DE FIGURAS

Pg. Figura 1. Organigrama de la empresa Figura 2. Mapa de procesos 3 4

LISTA DE TABLAS

Pg. Tabla 1. Fortalezas de Sima Ingenieros Ltda Tabla 2. Debilidades de Sima Ingenieros Ltda Tabla 3. Requerimientos de SIMA INGENIEROS LTDA Tabla 4. Costo de algunas soluciones ERP con software licenciado Tabla 5. Detalle de Algunos Software Libres Tabla 6. Clases de Tics informticos que pueden aplicarse a la empresa 13 14 15 27 28 30

1. ELEMENTOS DEL DIAGNSTICO ESTRATGICO. MISIN, VISIN, OBJETIVOS CORPORATIVOS, PRINCIPIOS CORPORATIVOS, ORGANIGRAMA, CARGOS Y FUNCIONES.

1.1.

MISIN

Sima Ingenieros presta los servicios de: Construccin de sistemas de acueducto, obras de urbanismo y paisajismo Restauracin de zonas con pasivos ambientales Movilizacin de sustancias especiales Alquiler de maquinaria y equipos Atencin de emergencias viales Satisfacemos las necesidades del cliente interno y externo Contamos con personal competente y motivado Apoyados en valores y principios Cumplimos la legislacin colombiana vigente Certificados en ISO 9001 y RUC Generamos rentabilidad y actuamos con responsabilidad social

1.2.

VISIN

En el 2016 nuestra empresa amplia la cobertura de servicios a nivel Colombia Desarrollar servicios ambientales relacionados con el tratamiento y transformacin de los residuos en subproductos de la industria petrolera, hospitalaria y de la construccin, a travs de la innovacin e implementacin de tecnologas limpias. Mejorar permanentemente los niveles de satisfaccin del cliente y partes interesadas Desarrollo integral del talento humano Desarrollar la cultura visible de la prevencin Cumplir los estndares nacionales e internacionales aplicables a la organizacin Aumentar la competitividad a travs de la mejora continua y la creacin de valor en los sistemas de gestin Actuar dentro del marco de la responsabilidad social empresarial

1.3.

POLITICA DE HSEQ

Sima Ingenieros es una empresa que presta servicios en el campo de la ingeniera y el medio ambiente. Nuestro desarrollo y crecimiento est fundamentado en: El recurso humano competente y motivado. El mejoramiento contino de nuestros procesos. El desempeo operacional. Disposicin de equipos en condiciones de operacin. Adquisicin de materiales, insumos y servicios que cumplan con los requisitos de las partes interesadas. Prevencin de lesiones personales, accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Prevencin daos al ambiente y a la comunidad. Mantenemos un comportamiento responsable con la sociedad, comprometidos con la satisfaccin del cliente, el bienestar de los trabajadores y la conservacin del ambiente, buscamos generar rentabilidad a nuestra organizacin asignando los recursos econmicos para dar cumplimiento con la legislacin colombiana y los requisitos del cliente.

1.4.

OBJETIVOS CORPORATIVOS

Proporcionar y mantener personal competente y motivado en pro del bienestar (fsico, mental, social) de los trabajadores Prevenir el ausentismo laboral generados por Accidentes de Trabajo, Enfermedades Profesionales y lesiones personales (LP) Mantener cero daos al ambiente Incrementar la eficiencia del sistema de gestin de HSEQ a travs de la implementacin de acciones de mejora eficientes Satisfacer al cliente y grupos de inters generando rentabilidad a la organizacin Minimizar las fallas en la maquinaria y equipos, determinando las necesidades de reposicin de los mismos Incrementar la capacidad de cumplimiento a requisitos de los proveedores Conseguir contratos a travs de la interaccin con el cliente Incrementar la eficiencia de los recursos a travs de los planes de calidad

1.5.

PRINCIPIOS CORPORATIVOS

Los 5 Principios que rigen el clima organizacional de SIMA INGENIEROS son:

1. Motivacin: Capacidad que tiene un individuo de hacer que el trabajo sea divertido y agradable, impulsndolo a alcanzar los objetivos y metas establecidas por la empresa. 2. Comunicacin efectiva: Capacidad de expresar claramente las ideas e instrucciones, logrando que el personal las entienda y las ejecute de manera asertiva de acuerdo a los objetivos de la empresa. 3. Cultura de la prevencin: Adoptar prcticas para anticiparnos a situaciones que generen riesgos a los colaboradores como impactos al medio ambiente. 4. Mejoramiento Continuo e Innovacin: Bsqueda permanente de alternativas de hacer mejor las cosas, apoyados en el anlisis de datos, informacin veraz y la revisin de los resultados de los procesos y procedimientos de la empresa. 5. Liderazgo mediante el ejemplo: Estimula la integracin del talento humano y ayuda a los colaboradores a perseguir los objetivos de la empresa para producir los resultados esperados.

Figura 1. Organigrama de la empresa

Figura 2. Mapa de procesos

1.6.

CARGOS Y FUNCIONES

1.6.1 Gerente Objetivo del cargo: Aumentar la rentabilidad de la empresa a travs de la consecucin de contratos, administrando adecuadamente las reas de recurso humano, operativa, financiera y administrativa. Funciones especfica del cargo

Las que confiere la junta de socios en el Artculo DECIMO SEXTO, escritura de constitucin de la sociedad: a) Enajenar, transferir, comprometer, arbitrar, interponer toda clase de recursos, en que se discuta el dominio y propiedad de los bienes sociales. b) Mudar de forma dichos bienes gravarlos con prenda o hipoteca, o limitar su dominio en cualquier forma. c) Firmar letras, pagares, cheques, libranzas y cualquiera otros instrumentos negociables y tenerlos, cobrarlos, pagarlos, descargarlos. d) Constituir apoderados generales y especiales. e) Representar a la sociedad en todos los casos. Establecer, documentar, implementar y mantener el PLAN ESTRATGICO de la organizacin (polticas, objetivos, misin, visin, valores) para el crecimiento de la empresa. Asignar los recursos necesarios para el desarrollo, mantenimiento y mejora del sistema de gestin de HSEQ. Fomentar buenas relaciones con clientes internos y externos para mantener el mercado de la empresa. Toma oportuna de decisiones frente a los estados financieros y procesos para favorecer el mejoramiento continuo de la organizacin. Monitorear el sistema de gestin de HSEQ para evaluar su desempeo y necesidades de implementacin de acciones de mejora. Informar a los socios sobre las actividades desarrolladas, posibles proyectos y situaciones financieras de la empresa. Cumplir con las normas de salud ocupacional, higiene, seguridad y medio ambiente para cumplir con los requisitos del cliente y la organizacin. Cumplir con el desempeo de los procesos: Directrices de la gerencia, Ofrecimiento de servicios para dar cumplimiento al sistema de HSEQ de la empresa. 1.6.2 Coordinador de proyectos

Objetivo de cargo: Incrementar la eficiencia de los recursos a travs de los planes de calidad, satisfacer al cliente, generando rentabilidad a la organizacin y minimizar las fallas en la maquinaria y equipos determinando la necesidad de reposicin de los mismos. Funciones especfica del cargo Implementacin y ejecucin de los procesos: PLANIFICACIN DEL SERVICIO; REALIZACIN Y CONTROL DEL SERVICIO Y MANTENIMIENTO para cumplir con las directrices de la gerencia.
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Implementar y ejecutar el PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUEMTOS Y PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS, para la trazabilidad de los mismos Hacer el anlisis de precios unitarios de las propuestas para evaluar los presupuestos. Mantener informado al gerente de la empresa del desarrollo de actividades programadas, reprogramadas y las que no se ejecutaron para tener control de la operacin. Comunicar por escrito las anomalas presentadas en los diferentes frentes de trabajo para realizar control y supervisin, buscando la mejora continua. Actualizar diariamente los reportes de control de operaciones para: La facturacin. Los pagos respectivos de salarios. Conocer los das/horas de operacin de equipos Solicitar la compra de repuestos y dems accesorios necesarios para la ptima operacin de los equipos. Inspeccionar los equipos que estn o van a ingresar al servicio de la empresa para evaluar las condiciones mecnicas y determinar que cumplan los requerimientos exigidos por la empresa. Colaborar en la induccin al personal de la empresa para dar a conocer los procesos que este cargo maneja. Cumplir las normas de salud ocupacional, higiene, seguridad y medio ambiente para cumplir con los requisitos del cliente y la organizacin. Apoyar actividades diferentes a su cargo que estn directamente relacionadas con el funcionamiento de otras reas de la empresa 1.6.3 Coordinador administrativo HSEQ

Objetivo de cargo: Incrementar la eficiencia de los procesos a travs de la gestin de la mejora continua. Proporcionar y mantener personal competente y motivado en pro del bienestar (fsico, mental, social) de los trabajadores, cuidando el ambiente. Funciones especfica del cargo: Estudio y anlisis de costos de los procesos para optimizar recursos. Implementacin y ejecucin del PROCESO: RECURSO HUMANO para cumplir con las metas de la empresa. Implementar y ejecutar el PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS, para la trazabilidad de los mismos Informar a la alta direccin sobre el desempeo del sistema de gestin de
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HSEQ para la mejora continua del sistema. Implementar y ejecutar el PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS Y PROCEDIMIENTO DE MEJORA para aumentar la eficacia de los procesos. Preparar y presentar las auditorias del RUC e ICONTEC para mantener los certificados. Garantizar el suministro de la dotacin y los elementos de proteccin al personal asignado a los proyectos para generar condiciones de seguridad. Apoyar actividades diferentes a su cargo que estn directamente relacionadas con el funcionamiento de otras reas de la empresa 1.6.4 Ingeniero de proyectos

Objetivo de cargo Incrementar las oportunidades de mercado a travs de elaboracin de propuestas tcnicas y econmicas. Funciones especfica del cargo Elaborar propuestas tcnicas y econmicas en el sector pblico y privado para incrementar el volumen de contratacin. Realizar clculos de presupuestos y anlisis de precios unitarios cuando se requiera para cumplir con la ejecucin de los proyectos. Hacer ajustes a las programaciones de obra para cumplir con las metas de los proyectos. Apoyar el PROCEDIMIENTO DE COMPRAS para agilizar la consecucin de los materiales en los proyectos. Reemplazar al ingeniero residente de obra cuando la empresa lo requiera. Colaborar con el funcionamiento del sistema de gestin de HSEQ en lo referente a la elaboracin de planes de calidad. Apoyar los PROCESOS DE OFRECIMIENTO DE SERVICIOS, PLANIFICACIN Y REALIZACIN Y CONTROL DEL SERVICIO, los PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS Y PROCEDIMIENTO DE MEJORA para aumentar la eficacia de los procesos. Ejecutar el Procedimiento de Control de Documentos y Procedimiento de Control de Registros, para la trazabilidad de los mismos. Apoyar actividades diferentes a su cargo que estn directamente relacionadas con el funcionamiento de otras reas de la empresa

1.6.5 Asistente de contabilidad y finanzas Objetivo del cargo: Suministrar oportunamente la informacin contable con base en las operaciones realizadas por la empresa. Funciones especficas del cargo Actualizar la informacin contable en el software contable y en los respectivos libros para cumplir con la legislacin colombiana, proveedores, y toma de decisiones. Suministrar informacin contable y financiera a gerencia, cuando lo solicite para la toma de decisiones Facturar los servicios prestados a los clientes para mantener liquidez en la empresa. Revisar que los soportes contables (facturas, notas debito y crditos, facturas equivalentes) cumplan con los requisitos de ley para realizar el respectivo pago. Cancelar oportunamente las facturas aprobadas por el responsable de la compra para cumplirle a los proveedores. Liquidar y cancelar la nmina para pagar oportunamente los salarios. Diligenciar formularios y pagos de aportes e impuestos en la fecha oportuna para evitar multas e intereses de mora. Realizar los descuentos de ley para dar cumplimiento a la legislacin tributaria. Expedir certificados de retencin a los proveedores y solicitar certificados de retencin a los clientes para soportar las declaraciones de renta. Expedir rdenes de facturacin de servicios a proveedores de maquinaria y equipo para gestionar el correspondiente cobro. Hacer el pago virtual de parafiscales y seguridad social para cumplir con la legislacin laboral. Liquidar el personal y elaborar el acta de liquidacin, previa presentacin de paz y salvo por parte del empleado retirado para dar cumplimiento a la ley. Apoyar actividades diferentes a su cargo que estn directamente relacionadas con el funcionamiento de otras reas de la empresa. 1.6.6 Contador Objetivo del cargo: Garantizar que la organizacin cumpla adecuada y oportunamente con
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las normatividad tributaria. Elaborar la informacin financiera de la empresa asesorando a la gerencia en la toma de decisiones. Incrementar la capacidad de cumplimiento de los requisitos de los proveedores de maquinaria, materiales, insumos y servicios.

Funciones especficas del cargo: Verificar la correcta alimentacin de datos del sistema contable para que la informacin sea veraz. Informar y gestionar el recaudo de cartera para optimizar la liquidez de la empresa. Revisar y aprobar el diligenciamiento de formularios (IVA, RETEFUENTE, ICA, RENTA) para cumplir con lo pagos de ley. Implementar y ejecutar el PROCEDIMIENTO DE COMPRAS para garantizar la ejecucin de los proyectos. Asesorar a la empresa en la parte financiera para la presentacin de propuestas. Presentar los estados financieros los primeros quince das para su anlisis y toma de decisiones. Elaboracin de presupuestos para estimar los flujos de caja. Mantener actualizados los libros contables para cumplir los requisitos de ley. Elaborar contratos de vinculacin de personal y contratos de prestacin de servicios a proveedores para establecer condiciones de contratacin de acuerdo a la legislacin Colombiana. Apoyar al gerente en la revisin de contratos de servicios que la empresa vaya a suscribir con clientes. Presentar anlisis de costos de los proyectos y servicios para soportar toma de decisiones. Apoyar actividades diferentes a su cargo que estn directamente relacionadas con el funcionamiento de otras reas de la empresa 1.6.7 Revisor fiscal Objetivo del cargo: Controlar y analizar permanentemente el patrimonio de la empresa para que sea adecuadamente protegido Vigilar permanentemente que los actos de la empresa se ajusten al objetivo social de la misma, a las normas legales y estatutarias, para que no se cometa detrimento a los bienes de la empresa

Funciones del cargo: El Cdigo de comercio, en su artculo 207 contempla las funciones de la revisora fiscal: Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la sociedad se ajustan a las prescripciones de los estatutos, a las decisiones de la asamblea general y de la junta directiva. Dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea o junta de socios, a la junta directiva o al gerente, segn los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios. Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspeccin y vigilancia de las compaas y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados. Velar por que se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas de las reuniones de la asamblea, de la junta de socios y de la junta directiva, y por qu se conserven debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines. Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservacin o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro ttulo. Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente. Convocar a la asamblea o a la junta de socios a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario. Cumplir las dems atribuciones que le sealen las leyes o los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la asamblea o junta de socios. 1.6.8 Secretara administrativa Objetivo de cargo: Asistir a la empresa en la atencin del cliente y la preparacin de la documentacin requerida para cumplir con los compromisos del cliente. Funciones especficas del cargo: Elaborar portafolios para ofrecer los servicios de la empresa, para incrementar la contratacin.
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Preparar y organizar la documentacin para presentar las propuestas o licitaciones que garantice el cumplimiento de los requisitos de los contratantes. Elaborar y legalizar rdenes de servicio para proveedores de maquinaria y equipo incluyendo todos los requisitos exigidos por la organizacin. Preparar la documentacin de soporte para liquidar y facturar los contratos Descargar la informacin electrnica para atender las necesidades de los clientes y de la empresa. Asistir a la gerencia en la elaboracin de los documentos requeridos por esta. Administrar la correspondencia que ingresa y egresa de la empresa. Mantener aseada la base para transmitir a los clientes buena imagen de la organizacin. Hacer diligencias de mensajera para apoyar las actividades administrativas fuera de la oficina. Apoyar actividades diferentes a su cargo que estn directamente relacionadas con el funcionamiento de otras reas de la empresa Apoyar actividades diferentes a su cargo que estn directamente relacionadas con el funcionamiento de otras reas de la empresa

2. ANLISIS DE LAS TECNOLOGAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIN EXISTENTES EN LA ORGANIZACIN.

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SOFTWARE

2.1.1 Software del sistema: Software operativo: WINDOWS SEVEN (Sin licenciar) Software antivirus: KASPERSKY 6.0.2 ESP (Licenciado) Software utilitarios: WINDOWS LIVE, WINDOWS MEDIA, ADOBE READER, JAVA, INTERNET EXPLORER 2.1.2 Software de aplicacin: MICROSOFT OFFICE AUTOCAD SYSMAN

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2.1.3 Hardware 5 EQUIPOS DE ESCRITORIOS (Pantalla, CPU, mouse, ) 1 EQUIPO PORTATIL 2 IMPRESORAS LASER MONOCROMATICAS 1 IMPRESORA A COLOR 2 SCANERS 2.1.4 Redes de computadores SIMA INGENIEROS LTDA cuenta con una red de sistemas distribuido, ya que la mayor parte de los procesos se lleva a cabo en la memoria individual de las computadoras personales, esta red se compone por cinco computadores de escritorio, un equipo porttil y una impresora de red, que se comunican a travs de un modem y cables de fibra ptica. 2.1.5 Organigrama con cargos y funciones del area de TIC Teniendo en cuenta el tamao de la empresa y la falta de tecnologa de informacin y comunicacin no existe un organigrama con cargos y funciones especficas en el rea de las TICs.

3. PLANTEAR LA CARTERA DE PROYECTOS DE TECNOLOGA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA ORGANIZACIN.

3.1 ESTUDIO DE NECESIDADES DE MEJORAMIENTO DE TECNOLOGAS INFORMACIN Y COMUNICACIN La metodologa diseada para identificar las necesidades tecnolgicas de la empresa en estudio fue la presencial por observacin directa y grupos de trabajo, dado el tamao de empresa pequea.. El desarrollo del presente estudio se realiz en cuatro fases que brindaron la informacin suficiente para definir las posibles alternativas tecnolgicas acorde con las actividades de negocios de la empresa y de las posibilidades econmicas, financieras y humanas. Fase1 Visitas: Se realizaron visitas personales a las instalaciones de la empresa, donde se inform la intencin de realizar un estudio de pre

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factibilidad para la implantacin de nuevas tecnologas al Gerente Se present el Grupo de trabajo y las funciones de sus integrantes. Se solicit la informacin necesaria y se tomaron copias magnticas y fsicas de la empresa Fase2 Anlisis: Con la informacin recopilada se estableci el inventario de software, hardware, redes y dems informacin integral de la empresa. Se determinaron las fortalezas y debilidades, Fase3 Diagnstico: En esta fase del trabajo se plantearon las alternativas de solucin informtica y de comunicaciones y otras necesidades de le empresa SIMA INGENIEROS LTDA, reporto una serie de conflictos operacionales, perdida de informacin, falta de registros histricos y dems deficiencias y fortalezas que se relacionan en la tabla No 01 y 02, que fueron determinantes para definir las posibles soluciones de Software Libres y mejoramiento tecnolgico, disponibles en la actualidad y que se integran al modelo de negocios de la empresa en estudio. El grupo de trabajo durante las visitas y de las reuniones directas con el Gerente, se analiz la factibilidad de implementar soluciones tecnolgicas y de comunicaciones para mejorar el rendimiento en las operaciones de cada dependencia. Estos planes de implementacin fueron priorizados en funcin de una serie de factores, como son: esfuerzo de implementacin, recursos financieros disponibles, informacin disponible, niveles de actividad de las empresas, tamao e infraestructura fsica. De la evaluacin de la informacin se determinaron los siguientes aspectos: Fortalezas. Debilidades. Amenazas Caractersticas internas que pueden potencializar desempeo Caractersticas internas que desmejoran el desempeo. Caractersticas externas o del medio que pueden desmejorar el desempeo.

Sobre lo interno hay control, sobre lo externo difcilmente entonces lo interno se corrige o utiliza y ante lo externo hay que prepararse y reducir riesgos o aprovechar oportunidades. Tabla 1. Fortalezas de SIMA INGENIEROS LTDA Actualizacin de equipos de cmputo a corto plazo. FORTALEZAS Infraestructura con posibilidades de crecimiento

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Amplia Trayectoria departamental Asistencia personalizada al cliente Certificacin en sistemas de gestin de calidad y RUC Desarrollo de procesos peridicos de evaluacin y mejoramiento continuo de la organizacin Las actividades y servicios prestados por la empresa se desarrolla mediante procesos integrados y no por reas especializadas Procesos bien definidos con formatos que permiten la formulacin, seguimiento y evaluacin de los mismos. Personal con amplia experiencia y capacitacin contina. La informacin del sistema de gestin de la empresa se maneja en media magntico. El nivel de implementacin del sistema de gestin de la empresa permite que la informacin de los procesos no recaiga en las personas sino en el cargo, cualquier persona con el perfil se adapta al mismo. Capacidad de inversin en software no integrado Personal interesado en adquirir un Software Libre para implementar un ERP. Firma habilitada para adquirir compromisos contractuales. Responsabilidad y cumplimiento de sus obligaciones

Tabla 2. Debilidades de SIMA INGENIEROS LTDA


DEBILIDADES

Escaso posicionamiento y baja Cobertura en el mercado a nivel nacional Falta de recursos para implementar un ERP propio Falta de infraestructura fsica (oficina de sistemas, y dems dependencias) El 75% de los soportes contables y de los proyectos son archivos fsicos. Limitaciones en la coordinacin y flujo de informacin por la carencia de tecnologas de informticas adecuadas. Insuficientes recursos tecnolgicos Falta de herramientas informticas diferentes a los
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procesadores de texto y a las hojas de clculo de apoyo en los diferentes procesos. Se hacen los Backups de informacin mensualmente y pueden ocasionar perdida de la misma. Carencia de almacenamiento de datos seguros y centralizados (servidores) Falta de una pgina Web Falta de CRM Perdida de contratos y licitaciones por carencia de tecnologas informticas que optimicen el tiempo. Desactualizacin de informacin de precios en insumos, equipos y herramientas y dems datos de entrada para licitacin. Falta de personal en el rea de sistemas de nmina. Falta de integracin de las bases de datos Falta de software adecuado para bases de datos todas se manejan en Excel La actualizacin de las bases de datos es dispendiosa y al no estar integrada debe hacerse por separado presentndose informacin desactualizada. Equipos de computo desactualizados

Tabla 3. Requerimientos de SIMA INGENIEROS LTDA


NECESIDADES

Tecnologas de la informacin y la comunicacin. 1. Adquisicin de un software para licitaciones. 2. Implementar sistemas de administracin, operacin, planeacin, programacin, licitaciones y control especficos para cada dependencia a corto plazo. 3. Implementar tecnologas informticas para almacenamiento de datos 4. Adquisicin de un servidor para centralizar la informacin de los procesos y ahorrar recursos por adquisicin y depreciacin de procesadores por usuario. 5. Realizar el mantenimiento y actualizacin del hardware y software existente. 6. Ampliar la cobertura del software SYSMAN y mantener la licencia del Karpersky. 7. Adquirir las licencias de los software operativos y de aplicacin 8. Incorporar tecnologa de ltima generacin para el Sistema de Gestin de la empresa, preferiblemente
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ERP (software libre acondicionado a las necesidades de la empresa) 9. Implementar un dominio propio de correo electrnico para la empresa. 10. Implementar una pgina WEB. De la organizacin 1. Capacitacin continua a cada uno de los funcionarios de la empresa 2. Implementar marketing a fin de ampliar los negocios de la empresa con una cobertura a nivel nacional 3. Mejorar el servicio de atencin al cliente y asistencia tcnica 4. Mantener vigente la certificacin de calidad ISO 9001 y RUC 5. Aumentar el personal operativo en el rea de sistemas 6. Restructuracin del organigrama de trabajo y funciones especficas relacionado con la incorporacin del SIG. 7. Mantener en operacin eficiente los equipos existentes

3.2 ETAPA DONDE SE ENCUENTRA LA EMPRESA DE IMPLEMENTACIN ERP, SEGN EL ARTCULO ENTREGADO A USTED Y QUE TIENE EN CUENTA EL LIBRO E-BUSINESS AND ERP TRANSFORMING THE ENTERPRISE, (NORRIS 2000) Teniendo en cuenta las cinco etapas establecidas en el ciclo de desarrollo de las empresas en materia de tecnologa de la informacin y ERP propuesto por el libro lE-Business and ERP Transforming the Enterprise, (Norris 2000) , la empresa analizada en el presente estudio se puede ubicar en la etapa conocida como SISTEMAS NO INTEGRADOS, teniendo en cuenta lo siguiente: SIMA INGENIEROS LTDA es una empresa de ingeniera que fue creada hace quince (15) aos. Ha tenido un mejoramiento continuo de acuerdo a las exigencias del mercado regional contando actualmente con la certificacin de calidad y RUC. Aunque la mayora de procesos de la empresa los desarrolla a travs de la utilizacin de procesadores de texto y hojas de clculo en el rea de contabilidad cuenta con el software SYSMAN del cual tiene el paquete especializado de Contabilidad y Tesorera.
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Se puede decir que con la implementacin de los sistemas de gestin la empresa ha logrado la integracin de los diferentes procesos desarrollados en esta. Las actividades cotidianas de la empresa se desarrollan en un tiempo OPORTUNO. Se desarrolla y evala la gestin de la empresa en cada uno de sus procesos trimestralmente. Para la presentacin de los informes de resultados de la gestin de los procesos se utiliza una plantilla desarrollada por la empresa en una hoja de clculo en Excel, la cual est en una carpeta de la red compartida para que el encargado de cada proceso la diligencie. Se presentan traumatismos en el desarrollo de esta actividad teniendo en cuenta la limitacin de esta tecnologa de informacin ya que solo puede ser usada por un usuario a la vez y cuando el equipo donde se almacena el archivo esta encendido. La informacin de cada proceso de la empresa se maneja por separado en la memoria individual del computador del responsable del proceso, la informacin puede se encuentra compartida en la red local. Se hacen backups de informacin mensualmente en un disco duro porttil el cual se almacena en el archivo fsico de la empresa, es realizado por el responsable de cada equipo. La empresa cuenta con bases de datos independientes de: trabajadores, documentos del sistema de gestin, proveedores y clientes, las cuales se manejan en hojas de clculo separadas. Teniendo en cuenta que la actividad principal de la empresa es la ejecucin de proyectos de ingeniera en el sector privado y pblico es importante resaltar que an no cuentan con una base de datos ni un software especializado para la elaboracin de las propuestas tcnico-econmicas para los procesos de contratacin ocasionando prdidas de tiempo y recursos en largas y repetitivas jornadas de recopilacin de informacin y datos de entrada para los presupuestos lo que a su vez genera disminucin de la competitividad.

Por observacin directa y entrevistas a los grupos de trabajo para definir las necesidades y solicitaciones de la empresa, SIMA INGENIEROS LTDA ha manifestado su inters por adquirir Software independientes que le apoyen en los dems procesos organizacionales, como son: Nominas, Inventarios, Licitacin y presupuestos, administracin y gestin de clientes entre otros; dado que las hojas de clculo, bases de datos y documentos de texto pueden presentar inconsistencias en la informacin por falta de actualizacin. SIMA INGENIEROS LTDA reconoce que las deficiencias de los sistemas individuales en los procesadores de la empresa pueden ser superadas por la fiabilidad de sistema integrados y bases de datos seguras. As mismo, reconocen

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que el desarrollo de ventajas competitivas frente a las dems empresas se da en gran parte a la exploracin y explotacin en los avances de las tecnologas de informacin. De lo anterior concluimos que la empresa est abierta a la posibilidad de contar con ERP a medida que la relacin costo/beneficio lo permita.

3.3 ALTERNATIVAS DE PROYECTOS A DESARROLLAR TENIENDO EN CUENTA EL NUMERAL 3.1, 3.2 Y 3.3 PRIORIZANDO LOS PROYECTOS DE ACUERDO A CRITERIOS PREVIAMENTE ESTABLECIDOS PARA SU PONDERACIN.

3.3.1 Proyecto de fortalecimiento del software operativo y de control en las diferentes dependencias 3.3.1.1 Objetivos y Metas Objetivo general Implementar paquetes informticos que apoyen cada una de las dependencias de la organizacin a fin de mejorar la gestin Metas Esperadas Fortalecer la empresa operacionalmente, Contar con soluciones informticas de excelencia para la Industria de la construccin y dems servicios prestados Empresa competitiva con altos estndares de calidad en corto plazo, Participar en licitaciones a nivel nacional, departamental y municipal con mayor frecuencia, eficiencia y eficacia. Ganar el mayor nmero de licitaciones en las cuales participe SIMA INGENIEROS LTDA. Satisfacer las necesidades de cada una de las dependencias a fin de minimizar los errores , Crear bases de datos que permitan organizar, controlar y mantener un registro histrico de cada una de sus funciones, Licenciar los Software bsicos con que cuenta la empresa Respetar estrictamente la tica en los negocios. Retribuir en forma justa el esfuerzo de sus colaboradores. Crear un entorno laboral armonioso y abierto al aporte de profesionales, clientes y proveedores. Contribuir al desarrollo tecnolgico de Casanare y la Nacin
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Creacin de nuevos empleos calificados para la insercin laboral de las nuevas generaciones tecnolgicas. Crear la dependencia de sistemas Procura a los accionistas de la empresa un retorno a mediano plazo que justifique el esfuerzo y la inversin de la adquisicin del software especializado para cada dependencia. Proveer a Sima Ltda. de un software de control satelital para el control de la maquinar y equipo en alquiler y operacin de obra.

3.3.1.2 Justificacin SIMA INGENIEROS LTDA, cuenta con equipos de cmputo los cuales incluyen Software operativos como el Windows Seven sin licencia, lo cual puede generar multas y sanciones de los organismos de control. SIMA INGENIEROS LTDA, es una firma en crecimiento con alto volumen de informacin, por lo tanto la junta de socios ha manifestado su preocupacin por actualizar los sistemas informticos y de comunicaciones de cada una de sus dependencias, a fin de fortalecer los procesos y control de cada una de sus actividades. La mayor parte de la informacin permanece en archivos fsicos, los cuales estn expuestos a perdida, deterioro, y en entornos con vida til de corto plazo. Este tipo de archivos son muy vulnerables y exponen a la empresa a tener inconvenientes. Los archivos planos no estn a disposicin inmediata de los gerentes y la junta de socios por lo cual no se presentan decisiones oportunas en tiempos requeridos por los negocios. SIMA INGENIEROS LTDA, no cuenta con asesores de Marketing que apoyen la promocin de sus actividades en la red informtica o a travs de los medios de comunicacin escritos o visuales. Por lo tanto es necesario fortalecer la empresa implementando Software especializado para cada una de las dependencias con la particularidad de que puedan ser integrados en el mediano plazo. Es necesario contar con un especialista en sistemas que apoye la gestin de la adquisicin del software con mayores ventajas para las necesidades de la empresa.

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3.3.1.3 Beneficios Esperados Se Crea un entorno laboral armonioso y confortable. Contar con una solucin informtica a las necesidades de la empresa con un diferencial tecnolgico, integral y al alcance de todos, sin perder calidad en la prestacin de sus servicios. Controlar satelitalmente la posicin de la maquinaria y equipo en alquiler o dispuesta en la construccin de obras civiles y viales. Escalabilidad, uso de cualquier base de datos, facilidad de uso, informacin centralizada. Mejoras en calidad de los procesos, en caso de las licitaciones proveer a los directores de las dependencias de la informacin necesaria inmediatamente. Actualizacin de bases de datos que permitan la formulacin de proyectos y presupuestos acertados teniendo en cuenta los requerimientos de cada licitacin Mejoras en servicios de construccin, consultora y diseo Seguimiento oportuno al alquiler de la maquinaria y equipo. Generacin de alertas para el mantenimiento de los equipos y maquinaria en operacin en relacin con su frecuencia de uso. Mejoras en velocidad de generacin de archivos, licitaciones, documentos y reportes. Mejoras en velocidad organizacional para la toma de decisiones 3.3.1.4 Descripcin del proyecto. El objetivo de la presente alternativa es implementar Soluciones Informticas no integradas para cada una de las dependencia de la empresa, como principio bsico y funcional de SIMA INGENIERIA LTDA, as mismo de proveer sistemas informticos para servicios especiales como son el alquiler de maquinaria y equipo, movilizacin de lquidos y sustancias especiales entre otros. Teniendo en cuenta que en la actualidad no se dispone de recursos econmicos para la adquisicin de software ERP, es viable para la empresa a corto plazo, el de fortalecer los procesos con la adquisicin de software especializados para cada rea de la organizacin. Es as que el proyecto est diseado para proveer a las dependencias de INGENIERIA DE PROYECTOS, COORDINACIN DE PROYECTOS, COORDINACIN ADMINISTRATIVA, ASESOR JURIDICO, REVISOR FISCAL Y GERENCIA de herramientas necesarias en respuesta a las necesidades operticas de cada uno de los ciclos productivos y administrativos
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El proyecto contempla la adquisicin de software modular con la posibilidad de integrarlo en el futuro a un sistema integrado de informacin ERP. Este tipo de alternativas como solucin modulares permitirn el gerenciamiento total de la empresa, aunque no est integrada permite la obtencin de datos histricos y reportes para la toma de decisiones. 3.3.1.4.1 Mdulos de software para adquisicin Dependencia de coordinacin de proyectos: Software modular para generacin de presupuestos Por ejemplo Construplan Software modulara para Seguimiento. Por ejemplo Construcontrol.net Construanalisis Construcad Autocad licenciado Revit de Modelado de informacin de construccin Software para control de posicionamiento globlar de la maquinaria y equipo en alquiler Software operativo licenciado Windows Dependencia de ingeniera de proyectos: Software modular para generacin de presupuestos
Por ejemplo Construplan

Software para Control de Obra y negocios


Por ejemplo Construcontrol

Software de modelacin hidrulica y estructural Dependencia contable SIMA INGENIERIA LTDA, cuenta con el software SYSMAN recursos especializado para labores contables. Teniendo en cuenta que la firma cuenta con un software especializado es necesario disponer los recursos necesarios para mantener la licencia y su actualizacin. Dependencia administrativa Software Certificacin para mantener actualizada y vigente los certificados ISO 9001 y RUC Software para Gestin y Logstica Software para almacenamiento de datos y copias de seguridad Sistema de informacin para comunicaciones Pginas Web, correos electrnicos, redes sociales , Marketing
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Software para Gestin de Ventas; por ejemplo Construventas Los mdulos que componen el sistema informtico con opcin de ser integrados en el futuro permitirn tener las distintas visiones de una obra o negocio en sus diferentes etapas del proceso, logrando, a travs de la sistematizacin de la informacin, procesos acelerados con un mnimo de errores. El proyecto est encaminado a fortalecer la empresa en la participacin de procesos licitatorios con desempeos favorables a travs de herramientas de formulacin inmediata de los requerimientos establecidos en los trminos de referencia. Es indispensable mencionar que la empresa deber contratar un especialista en tecnologas informticas para que asesore a la Gerencia en la seleccin de la alternativa ms favorable, teniendo en cuenta que en el mercado existe diversidad de software disponible Teniendo en cuenta que los sistemas informticos propuestos estarn instalados en servidores independientes o uno central es necesario mejorar la red de cable existente por una red Wifi tambin llamada wreless, WLAN o red inalmbrica, como un medio de transmisin de datos designado para dar acceso entre s a ordenadores utilizando ondas de radio en lugar de cables. Para ello, con dichas ondas de radio mantienen canales de comunicacin entre computadoras. Red indispensable para el gerente para la toma de decisiones, generacin de reportes y solicitud de informes La red inalmbrica wifi ofrece ventajas y desventajas con respecto a una red con cables. Las ventajas, como habrs supuesto, son movilidad y la eliminacin de molestos cables. Las desventajas las podemos clasificar en posibles interferencias dependiendo del tiempo u otros dispositivos greles. Tambin tiene ciertas limitaciones para pasar seales por muros slidos. 3.3.1.5 Recursos con lo que dispone la empresa para desarrollar la alternativa Para la implantacin de los diferentes Software modulares es necesario contar con los siguientes recursos humanos, financieros, logsticos y de infraestructura fsica. Recursos Humanos: Profesional Especialista en tecnologas de la informacin capacitado a fin de evaluar y diagnosticar el Software requerido para la empresa de
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acuerdo a los niveles operativos, sus funciones y requerimiento con nfasis en la participacin de licitaciones de obras civiles. Este profesional deber ser contratado con recursos de la empresa una vez reestructurada su organizacin Tcnico de sistemas capacitado para mantener en operacin el sistema durante su vida til. SISMA INGENIEROS LTDA cuenta con el personal idneo para operar el software requeridos para fortalecer la empresa, los cuales debern ser capacitados por los proveedores de los recursos Equipos La Empresa cuenta con 5 equipos de escritorio y un porttil, para uso exclusivo de las funciones operacionales de la empresa Para desarrollar la alternativa de solucin el especialista en sistemas deber definir el software y hardware que se requiere, actualizacin de computadores, cambio o leasing. Consultores. Una vez definido el Software modular es necesario contactar a los proveedores, los cuales debern capacitar al personal de planta. Informacin disponible: Actualmente SIMA INGENIERA LTDA, no cuenta con libros o documentos relacionados con la alternativa de solucin por lo cual es necesario la adquisicin de este material de consulta para que sea evaluada y conocida la informacin por la junta de socios, gerente y dems funcionarios La nica informacin disponible es la consultada por Internet, en los computadores de escritorio o porttiles con modem personal o corporativo. Infraestructura y Espacio: SIMA INGENIEROS LTDA dispone de reas de trabajo modular, por ser sistemas modulares no requieren de ampliacin de infraestructura fsica. Tiempo estimado para el diagnostico y puesta en marcha. Se estima que el diagnstico del software requerido es de unos meses y la implantacin en 3 meses, tiempo estimado el cual puede ser modificado de acuerdo a lo indicado por el especialista.

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3.3.1.6 Sistema de seguimiento y control. Finalmente las actividades de seguimiento, control y postventa, son aquellas que requieren de la mayor atencin, pues el crecimiento de las Empresa est ntimamente relacionado con la satisfaccin de los Clientes. Actualmente SIMA INGENIEROS LTDA, no cuenta con un software para el seguimiento y control de sus actividades una vez concluidos los negocios derivados de sus funciones administrativas. As mismo no cuenta con bases de datos que permitan un seguimiento histrico de cada una de sus acciones. La alternativa de solucin plantea la implantacin de dos software de control para las obras y negocios y un software de control en red.

3.3.2 Uso y apropiacin de la tecnologa de la informacin y las comunicaciones con software libre de bajo costo ERP 3.3.2.1 Objetivos y Metas: Objetivo general Implementar gradualmente las herramientas seleccionadas, para la integracin de la informacin Metas Esperadas Adaptacin del Software Libre a los procesos de negocio de la empresa, Entrenamiento paulatino de los usuarios, Migracin de los datos desde las plataformas precedentes, incluso totas aquellas que existen en los archivos fsicos. Formalizacin de las buenas prcticas en su uso y adaptacin y lo que es ms importante, la generacin de un nuevo conocimiento sobre cmo se debe implementar, controlar y operar un proyecto de esta naturaleza 3.3.2.2 Justificacin Para Sima Ingenieros Ltda. las herramientas de Software Libre son una alternativa de transformacin paulatina de sus necesidades tecnolgicas atendiendo los requerimientos financieros y su capacidad de negocios, por cuanto sus procesos organizacionales se debe manejar en forma eficiente, continua y controlada. de Software libre

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El flujo de informacin, el conocimiento de sus clientes y dependencia, conectar los diferentes departamentos locales y nacionales, y conectar todos sus procesos en la cadena, entre otros permitirn en un mediano plazo aumentar la productividad, los beneficios y el mejoramiento de la calidad de vida de su funcionarios y del entorno. La transformacin tecnolgica de los procesos actuales, migracin de la informacin y la ampliacin de la cobertura de las comunicaciones, fortalecer cada uno de las dependencias organizacionales, la cual trascender en el apogeo de una nueva empresa lder de la contratacin a nivel departamental y nacional, Con la implementacin de nuevas tecnologas se reduce al mximo los errores cometidos en los procesos de licitacin y participacin en contratos de ndole privado y pblico, participando con transparencia, seguridad e idoneidad. La falta de recursos tecnolgicos, pone en riesgo la estabilidad de la empresa por cuanto fallas en los sistemas causan perdida de informacin, prdida de tiempo y dinero y fracaso en la participacin de los procesos licitatorios. 3.3.2.3 Beneficios Esperados Mejorar el control de todos los procedimientos y actividades de la empresa La implementacin de las Tics, permitir mejorar los procedimientos y servicios que se prestan a sus clientes en un tiempo de respuesta inmediato El desarrollo e implementacin de las Tics para Sima ingenieros Ltda., ser de gran beneficio por cuanto podr contar con nuevos mtodos, tcnicas y herramientas que agilicen sus procesos y promuevan una funcionabilidad ms eficiente para sus clientes Las nuevas tecnologas brindan a la empresa y a sus clientes la garanta de su exactitud, confidencialidad, fcil acceso y seguridad para la informacin. La implementacin de esta tecnologa permitir reducir el tiempo de operacin de los empleados, maquinaria y equipo, reduccin de insumos en la construccin, control de prdidas fsicas y econmicas, elaboracin de bases histricas, alimentacin de informacin y control de procesos. Con una organizacin tecnolgicamente definida podr participar en un mayor nmero de licitaciones pblicas y privadas simultneamente

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La implementacin de nuevas tecnologas permitir reducir el consumo de recursos fsicos, restructuracin de funciones, optimizando al mximo los recursos humanos Finalmente y sin lugar a dudas la implementacin de nuevas tecnologas mejoraran la imagen de la empresa ante su competencia. La carencia de nuevas tecnologas hace vulnerable a una empresa por cuanto no cuenta con la informacin oportuna en el tiempo real que se requiere 3.3.2.4 Descripcin del proyecto. La intencin de esta alternativa de solucin es la viabilidad de adquirir un Software Libre (Open Source), para la implantacin de un ERP, el cual puede ser definido como cualquier programa cuyo cdigo fuente fue escrito con la intencin declarada de dejarlo disponible para ser usado, y eventualmente modificado, por terceros. Este tipo de Software libre es usualmente desarrollado como una colaboracin pblica entre varios programadores y puesto a disposicin de la comunidad en forma gratuita. Teniendo en cuenta que la empresa carece de recursos para la adquisicin propia o elaboracin de un software de esta clase, la empresa una vez reestructurada planeara integrar en sus dependencias la seccin de sistemas contratando a personal especializado para definir la viabilidad de esta alternativa a mediano plazo. Este tipo de tecnologas que pueden ser adaptadas a mediano plazo constituyen proyectos que surgen de intereses principalmente personales y son desarrollados en su mayor parte por voluntarios. Si bien son programas que estn disponibles bajo una serie de licencias de software, estas aplicaciones estn disponibles en la prctica a muy bajo o sin costo. El costo radicara en la implantacin del sistema el cual por su elevado costo en mano de obra es necesario pensarlo con proyecciones a un mediano plazo mediante la contratacin de personal especializado en esta rea. Las Tecnologas de Informacin y Comunicaciones (TICs) han sido ampliamente usadas por empresas de ingeniera en todo el mundo y la nacin, para mejorar sus procesos productivos, labores administrativas y la gestin en general.

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Sin embargo, por razones de costos, en la mayora de los casos las TICs son slo para un segmento muy particular de organizaciones fuertes en su mayora multinacionales por ejemplo:
Carlisle FoodService Products, en Oklahoma, USA, es un fabricante de

herramientas de nivel profesional y vajillas para la industria de servicio de comestibles


Exploit Technology Co Ltd, el fabricante principal en Taiwan de hojas de difusin

de luz de fondo para pantalla LCD, hojas de reflector y pelcula hbrida ptica
REHAU AG+Co en Alemania es una de las compaas ms grandes en el

mundo que procesa polmero, componentes para las industrias de construccin, auto, y medicina. As como ellas existen muchas ms , es decir los Tics y ERP aparentemente aplicadas para aquellas industrias que pueden solventar los altos costos que demanda la adquisicin, implantacin y desarrollo de una solucin tecnolgica propia, acoplada a las necesidad fsicas, tecnolgicas y sistemticas de la organizacin a corto plazo. Empresa que se beneficia de la integracin de informacin producto funcionamiento del ERP al eliminar las aplicaciones autnomas existente en los computadores personales y porttiles, los cuales aslan los procesos de negocio a ciertos departamentos y operaciones. Poniendo en riesgo la empresa por falta de toma de decisiones oportunas. El resultado es un procesamiento directo, consolidacin de aplicaciones y gestin reducida, lo que resulta en un aumento de productividad laboral, eficiencia de procesos de negocio y efectividad de operaciones

Tabla 4. Costo de algunas soluciones ERP disponibles con software licenciado REFERENCIA Hazent Systems BusinessProgressSL ATE Informtica LiderITSA Gestalia EBS M2CConsultingSL presidencia de la nacion $ $ $ $ $ $ $
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VALOR 52,913,424.96 52,913,424.96 64,402,542.24 134,575,552.27 158,740,274.87 137,104,475.39 167,470,989.99

MBS Solutions IBdos Navision Euclides Informacin Navision y Axapta bsdconsulting MTP Consultants MIcrosoft Business Solutions netware sitemas AG Softwarwe Miguel Merino I3S Ingenieria de integracin

$ $ $ $ $ $ $ $ $

182,357,300.21 186,078,877.77 193,207,626.73 305,912,075.65 352,756,166.38 483,019,066.81 644,025,422.42 705,512,332.77 966,038,133.63

Teniendo en cuenta que el costo final depender del nmero de mdulos, dependencias y actividades que se desee integrar, es necesario contar con la asesora de un especialista en sistemas de la informacin para que apoye el proceso de seleccin, adquisicin y montaje. Dado lo anterior, y conociendo los costos de adquisicin e implementacin de un ERP propio es imposible su adopcin en la empresa objeto del presente estudio por ser una pequea o mediana empresa (MIPYME), con bajos ingresos comparados para acceder a las bondades de las TICs. Sin embargo, por investigaciones realizadas por internet, se ha producido un movimiento muy importante en el mbito del desarrollo de software, que podra transformarse en una solucin real para las MIPYMEs de cara a la adopcin de TICs en su devenir diario. Se trata por lo tanto de implementar el Software Libre (Open Source), usualmente desarrollado como una colaboracin pblica entre varios programadores y puesto a disposicin de la comunidad en forma gratuita. A continuacin se detallan algunas soluciones de Software Libre de uso actual en las MIPYMEs a nivel internacional. Estas son herramientas que han logrado niveles de funcionalidad y uso que las hacen adecuadas para ser utilizadas en entorno de la empresa objeto del presente estudio Tabla No 5. Detalle de Algunos Software Libres 1 SISTEMAS OPERATIVOS E INFRAESTRUCTURA SISTEMAS OPERATIVOS (PARA SERVIDORES 1.1 CLIENTES/ESTACIONES DE TRABAJO) INTERFACES GRFICAS DE USUARIO 1.2

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1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 2 3 3.1 3.2

3.3 4 5 5.1

5.2 5.3 5.4 6 7 8

INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIONES: FILTROS ANTI-SPAM INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIONES: SERVIDORES DE CORREO ELECTRNICO INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIONES: CLIENTES DE CORREO ELECTRNICO SEGURIDAD (CORTAFUEGOS, FILTROS ANTI-VIRUS, ETC.) SERVIDORES WEB ADMINISTRACIN DE REDES Y SERVIDORES MISCELNEOS (VIRTUALIZACIN, DNS, DHCP, IMPRESIN, ETC DESARROLLO DE APLICACIONES E INFRAESTRUCTURA BASES DE DATOS SERVIDORES DE APLICACIN HERRAMIENTAS DE DISEO Y CONSTRUCCIN DE PORTALES DE CONTENIDO Y DE COMERCIO ELECTRNICO LENGUAJES DE PROGRAMACIN SOLUCIONES DE INFRAESTRUCTURA COLABORACIN/TRABAJO EN GRUPO/COMUNICACIN GESTIN DE CONTENIDOS EMPRESARIALES (GESTIN DE DOCUMENTOS, GESTIN DE CONTENIDOS WEB) GESTIN DE IDENTIDADES Y ACCESO VOZ SOBRE IP Y TELEFONA APLICACIONES DE NEGOCIOS SOLUCIONES CLIENTE DE NEGOCIOS Y OFIMTICA CRM, ERP Y COMERCIO ELECTRNICO

Reiteramos que tan solo un especialista en tecnologas de la informacin podra brindar la asesora para seleccionar las mejores alternativas de software disponible acorde con las necesidades de SIMA INGENIERIA LTDA. 3.3.2.5 Recursos con lo que dispone la empresa para desarrollar la alternativa Para la implantacin del Software libre es necesario contar con los siguientes recursos humanos, financieros, logsticos y de infraestructura fsica.

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Recursos Humanos: Profesional Especialista en tecnologas de la informacin capacitado a fin de evaluar y diagnosticar el Software requerido para la empresa de acuerdo a los niveles operativos de la empresa con una vida til mayor de 15 aos. Este profesional deber ser contratado con recursos de la empresa una vez reestructurada su organizacin Tabla No 6 Clases de Tics informticos que pueden aplicarse a la empresa Informtica Telemtica Aplicaciones Informticas de Productividad: Tratamiento y gestin de la informacin Procesador de texto Hoja de clculo Base de datos Programa de presentacin Correo electrnico Grupo de noticias Lista de distribucin World Wide Web Chat Audio Conferencia Video Conferencia Servicios Generales: Comunicacin y obtencin de informacin y recursos

Tcnico de sistemas capacitado para integrar el software existente en la empresa con la alternativa de solucin seleccionada. Equipos La Empresa cuenta con 5 equipos de escritorio y un porttil, para uso exclusivo de las funciones operacionales de la empresa Para desarrollar la alternativa de solucin el especialista en sistemas deber definir el software y hardware que se requiere, cotizar y presentar a la junta de socios la alternativa econmica ms favorable para su discusin. Consultores. Una vez definido el Software Libre es necesario contactar a la oficina encargada de su distribucin, pues segn lo consultado en Internet, algunos software libres requieren de un licenciamiento. As mismo los consultores o creadores del sistema ofrecen los servicios de implantacin. Informacin disponible: Actualmente SIMA INGENIERA LTDA, no cuenta con libros o documentos relacionados con la alternativa de solucin por lo cual es necesario la adquisicin de este material de consulta para que sea

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evaluada y conocida la informacin por la junta de socios, gerente y dems funcionarios La nica informacin disponible es la consultada por Internet, en los computadores de escritorio o porttiles con modem personal o corporativo. Infraestructura y Espacio: SIMA INGENIEROS LTDA, Cuenta con proyecciones de crecimiento fsicos y tecnolgicos a mediano y largo plazo. Actualmente no cuenta con un espacio disponible, pero segn las indicaciones y reas requeridas por el especialista, es viable realizar las adecuaciones solicitadas por la nueva tecnologa. Tiempo estimado para el diagnostico y puesta en marcha. Se estima que el diagnstico del software libre requerido es de dos meses y la implantacin en 10 meses, tiempo estimado el cual puede ser modificado de acuerdo a lo indicado por el especialista. 3.3.2.6 Sistema de seguimiento y control. Finalmente las actividades de seguimiento, control y postventa, son aquellas que requieren de la mayor atencin, pues el crecimiento de las Empresa est ntimamente relacionado con la satisfaccin de los Clientes. Actualmente SIMA INGENIEROS LTDA, no cuenta con un software para el seguimiento y control de sus actividades una vez concluidos los negocios derivados de sus funciones administrativas. As mismo no cuenta con bases de datos que permitan un seguimiento histrico de cada una de sus acciones. Por lo tanto es necesario implementar un sistema de gestin de calidad que permita el monitoreo peridico y seguimiento de los trabajos desarrollados por las diferentes reas de la compaa. El software deber permitir el seguimiento en tiempo real de las actividades desarrolladas por cada una de la dependencia a fin de tomar decisiones oportunas. Lo anterior con el fin de determinar realmente cual es la rentabilidad de cada uno de los negocios desarrollados, la relacin beneficio y costo, la tasa de crecimiento y la oportunidad de invertir en nuevas tecnologas, infraestructura, recurso humano. Si queremos que realmente las TIC ofrezcan un apoyo verdadero y contino al negocio, debemos pensar en ellas como un medio y no un fin en s mismas
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3.3.3 Fortalecimiento y reestructuracin de la empresa para emprender la actualizacin tecnolgica implementando la ingeniera de procesos. 3.3.3.1 Objetivos y metas Objetivo general El objetivo principal de este proyecto est centrado en optimizar los procesos y actividades que se desarrollan en cada una de la dependencia de la empresa. Metas Fortalecer y reestructurar la empresa con el fin de aclarar con exactitud las funciones de cada dependencia, eliminar sus debilidades Implementar Tecnologas de la informacin y comunicacin actualizadas y acordes a la reestructuracin de la empresa. Crear dependencias para armonizar las tareas y actividades. 3.3.3.2 Justificacin Con la implementacin de mtodos de ingeniera de Procesos SIMA INGENIERIA LTDA asegurara en cada una de las dependencias y sus relaciones contractuales con los clientes, desde el momento en que se coloca un pedido, o se firma un contrato y hasta el momento en que la compaa lo entrega a satisfaccin, sean tan eficientes, sensibles y orientados al servicio, como sea posible. Una empresa requiere de procesos que garanticen la sostenibilidad en el tiempo. En el organigrama de SIMA INGENIERIA LTDA, se nota que no hay una jerarqua definida entre el ingeniero de proyectos, el coordinador de proyectos y los puestos jerrquicamente inferiores, lo que puede desembocar en conflictos de autoridad, duplicidad de rdenes y funciones flujos de informacin inadecuados, situacin que puede desmejorar el rendimiento y la realizacin de las actividades de los proyectos. En la administracin y gerencia de proyectos se presta especial atencin a este aspecto definiendo claramente las jerarquas, los roles y funciones lo mismo que los flujos de informacin que garanticen un desarrollo armonioso y eficiente de las actividades de los proyectos para cumplir a los clientes en
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los tiempos establecidos al mismo tiempo que se hace un uso eficiente de los recursos (humanos y financieros) a fin de maximizar los rendimientos. 3.3.3.3 Beneficios Esperados El fortalecimiento de la empresa a travs de la implementacin de la Ingeniera de Procesos es replantear y remodelar por completo los procesos de negocios con base en estructuras provenientes de la Tecnologa de Informacin disponibles. Adems, su efecto se extiende no slo a los procesos de negocios, sino tambin a los mtodos de administracin, las definiciones de puestos y las estructuras organizacionales. El resultado final es la discriminacin especifica de roles y funciones para definir con posterioridad los software especializados a implementar en cada una de las dependencias y con una vida til superior a diez aos. 3.3.3.4 Descripcin del proyecto Realizar la Ingeniera de Procesos en cada una de las dependencias permitiendo a la compaa simplificar, integrar y reorganizar todas las reas del negocio antes de automatizarlas. Los procesos de negocios no reconocen las barreras que separan a los departamentos, como compras, produccin, ventas, contabilidad y administracin de recursos humanos. Una vez terminada la reorganizacin, se emplea la tecnologa para automatizar los procesos de negocios de acuerdo con el nuevo modelo, evitando as la prctica de automatizar los procesos obsoletos. El resultado final es una organizacin ms sana y eficiente, que reacciona con rapidez a las demandas del consumidor y a los cambios en el mercado. La reestructuracin de la empresa implicara un cambio radical en la organizacin. De hecho, antes de que la Ingeniera de Procesos surgiera como una tcnica para implementar productos ERP (Planeacin de Recursos Empresariales), el costo de instalar nuevas soluciones era aproximadamente 1:10.

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Sima Ingeniera Ltda. es una empresa consiente en que debe mejorar constantemente los procesos de negocios conforme evolucionan y responder a las demandas de consumo. El procedimiento para desarrollar la reestructuracin de la empresa puede ser el siguiente: Verificacin. Replantear los procesos de negocios eficientes. Simplificacin. Convertir las funciones de negocios en modelos eficientes. Reorganizacin. Buscar nuevas formas de organizar el trabajo. Integracin. Integrar todos los procesos de negocios crticos. Automatizacin. Usar la tecnologa para automatizar los procesos de negocios redisendolos. Comunicacin. Aumentar la comunicacin para auxiliar los nuevos procesos de negocios holsticos (orientados en procesos). Adaptacin. Reconsiderar y mejorar constantemente los procesos de negocios. 3.3.3.5 Recursos con lo que dispone la empresa para desarrollar la alternativa ECONOMICOS: SIMA INGENIERIA LTDA, deber contratar a una firma consultora especialista en restructuracin de empresas a fin de realizar la ingeniera de procesos en cada una de sus dependencias. HUMANOS: SIMA INGENIERIA LTDA, No cuenta con personal capacitado en ingeniera de procesos, por lo cual deber contratar a una firma especialista consultora

DE INFRAESTRUCTURA: SIMA INGENIERIA LTDA, Cuenta con las instalaciones adecuadas para la reestructuracin de la empresa, el consultor deber indicar las obras requeridas para implantar los procesos. 3.3.3.6 Sistemas de Seguimiento y control SIMA INGENIERIA LTDA, no cuenta con un sistema de seguimiento y control para cada uno de sus procesos, por lo cual las actividades de reestructuracin y acorde con las recomendaciones de la firma consultora, la gerencia deber tener las herramientas que le permitan durante el

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proceso de transformacin de funciones y su aplicacin el control y la informacin disponible para la toma de decisiones.

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