ENFOQUE POR

PROCESOS

OBJETIVOS

1. Comprender el enfoque por procesos. 2. Adoptar la filosofía PHVA a la gestión organizacional. 3. Aprender a aplicar la filosofía de la gestión de procesos a la empresa agropecuaria. 4. Caracterizar un proceso.

CONTENIDO

1. Definición de Proceso 2. ¿Por qué el enfoque por procesos? 3. ¿Cómo identificar procesos? 4. ¿Pasos para la gestión por procesos? 5. Estrategias de mejoramiento de los procesos 6. Ciclo PHVA en la gestión de los procesos 7. Cadena de valor de los procesos 8. Análisis de los procesos 9. Caracterización de los Procesos

No todo es como parece

“No debe haber parte de la cadena funcionando adecuadamente y otras partes

no, ya que al fin y al cabo, lo único que le
interesa al consumidor es el resultado final”

las cuales transforman elementos de estrada en resultados. que se entregan a quienes los han solicitado. (ISO 9000 Versión 2008) Secuencias ordenadas y lógicas de actividades de transformación. Zaratiegui) . los clientes de cada proceso. que parten de unas entradas para alcanzar unos resultados programados.DEFINICIÓN DE PROCESO Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan. R. (J.

EL PROCESO Transformación Insumos Recursos Productos Servicios Realimentación .

Analizar y medir los resultados de la capacidad y eficacia del proceso. 4. . Definir de manera sistemática las actividades que componen el proceso. 2. 3. Definir las responsabilidades respecto al proceso.¿POR QUÉ EL ENFOQUE POR PROCESOS? El enfoque de procesos permite: 1. Centrarse en los recursos y métodos que permitan la mejora del proceso. Identificar las interrelaciones con otros procesos. 5.

• Por la utilización intensiva de recursos. 2 3 4 5 6 . • Influencia en la misión y estrategia. • Cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios. • Su influencia en factores claves de éxito para la organización • Por sus efectos en la calidad del producto / servicio.¿CÓMO IDENTIFICAR PROCESOS? 1 • Por su influencia en la satisfacción del cliente.

PASOS PARA LA GESTIÓN POR PROCESOS Identificación y secuencia de los procesos Descripción de cada uno de los procesos Seguimiento y medición para conocer el resultado obtenido La mejora de los procesos con base en el seguimiento y medición realizado .

Identificar las necesidades y preocupaciones del cliente. Planificar y ejecutar cambios. ? 7 Localizar los problemas recurrentes (para identificar dónde y cuándo ocurren o no ocurren los problemas) ? . Estudiar el uso del tiempo (para identificar las actividades que ? ? ? ? 6 consumen el tiempo de la gente y para destacar oportunidades de mejora.ESTRATEGIAS DE MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS Nº 1 Recopilar datos. ESTRATEGIA ¿CÓMO? ? 2 3 4 5 Identificar las causas fundamentales de los problemas. Desarrollar soluciones apropiadas.

Hacer un proceso a prueba de errores. Llevar un proceso a un estado de control estadístico. Mejorar el diseño de un producto o proceso. ESTRATEGIA ¿CÓMO? ? 9 10 11 12 13 14 Desarrollar un proceso estándar. ? ? ? ? ? ? . Reducir fuentes de variación.ESTRATEGIAS DE MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS Nº 8 Describir un proceso. Hacer un proceso más eficiente.

Cada vez que se repite el proceso hay ligeras variaciones en la secuencia de actividades realizadas que. clientes o nuevas tecnologías . Los procesos están permanentemente sometidos a revisiones porque: • Todo proceso es mejorable en sí mismo • Han de cambiar para adaptarse a los requisitos cambiantes de mercados. generan variabilidad en los resultados del mismo expresados a través de mediciones concretas. a su vez.TIPS DEL PROCESO Los procesos son altamente repetitivos.

EL CICLO PHVA EN LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS .

PHVA Gestión de Procesos Definición de los ítems de control y verificación ACTUAR Actuar correctamente Evaluación de los ítems de control Definir las metas Definir los los métodos que permitirán alcanzar las metas propuestas PLANEAR A P Verificar los resultados de la tarea ejecutada V H Educar y entrenar Ejecutar la tarea y recoger los datos HACER Evaluación de los ítems de verificación VERIFICAR .

No podemos ser exitosos en aquellos aspectos sobre los cuales no establecemos controles y mejoras (que a lo postre son las que miden nuestra gestión como profesionales administradores y propietarios).REFLEXIÓN!!! Los sistemas de control y gestión de la producción son muy fuertes en el PLANEAR y en el HACER… pero les falta un gran recorrido en el VERIFICAR y en el ACTUAR. El clico PHVA está centrado en la filosofía del mejoramiento continuo. .

EJEMPLO APLICACIÓN PHVA 2.5% 2.5% 5% 15% A V H P 15% Tiempo (Cumplimiento de objetivos de la tarea X) 80% 60% 20% Orientales Cultura Occidentales .

PLANEAR AJUSTAR PLANEAR A M E J O R A VERIFICAR P V H HACER .

Identificación y análisis de la situación. a su vez. Planificar: La etapa de planificación implica establecer que se quiere alcanzar (objetivos) y como se pretende alcanzar (planificación de las acciones). Esta etapa se puede descomponer. . . .Establecimiento de las mejoras a alcanzar.¿CÓMO PLANEAMOS? DETERMINANDO LAS METAS Y LOS MÉTODOS PARA ALCANZAR ESAS METAS P. selección y programación de las acciones. en las siguientes subetapas: .Identificación.

¿CÓMO PLANEAMOS? “5 W y 1H” WHAT QUE ? QUE SE HACE AHORA ? QUE SE ESTA HACIENDO ? QUE DEBERIA HACERSE ? QUE OTRA COSA DEBERIA HACERSE? WHY POR QUE ? POR QUE SE HACE ASI ? POR QUE DEBE HACERSE ? POR QUE HACERLO EN ESTE LUGAR ? POR QUE DE ESTA MANERA ? POR QUE EN ESTE MOMENTO ? WHERE DONDE ? DONDE SE HARA ? DONDE SE ESTA HACIENDO ? DONDE DEBERIA HACERSE ? DONDE MAS SE PODRIA HACER ? WHO QUIEN ? QUIEN LO HARA ? QUIEN LO ESTA HACIENDO ? QUIEN DEBERIA HCERLO ? QUIEN MAS DEBERIA HACERLO ? WHEN CUANDO ? CUANDO SE HARA ? CUANDO TERMINARA ? CUANDO DEBERIA HACERSE ? HOW COMO ? COMO SE HACE ACTUALMENTE ? COMO SE HARA ? COMO DEBERIA HACERSE ? COMO HACERLO DE OTRO MODO ? Plan Qué Cómo Quién Cuándo Dónde Para Qué .

¿CÓMO PLANEAMOS? “Plan” ACTIVIDADES FASE 1 2 3 4 5 6 .

HACER AJUSTAR PLANEAR A M E J O R A VERIFICAR P V H HACER .

Hacer: En esta etapa se lleva a cabo la implantación de las acciones planificadas según la etapa anterior.¿CÓMO HACEMOS? SIGUIENDO ADECUADAMENTE LAS DISPOSICIONES DEFINIDAS EN LA PLANIFICACIÓN D. .

Protocolos. 2.Planes de calidad . 3. 4.¿CÓMO HACEMOS? Siguiendo disposiciones: 1.Registros.Instructivos.Procedimientos. 5.

VERIFICAR AJUSTAR PLANEAR A M E J O R P VERIFICAR V A H HACER .

Verificar: En esta etapa se comprueba la implantación de las acciones y la efectividad de las mismas para alcanzar las mejoras planificadas. .¿CÓMO VERIFICAMOS? ESTABLECIENDO DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO QUE PERMITAN VALORAR LA EFICACIA EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS ESPERADAS C.

¿CÓMO VERIFICAMOS? INDICADORES DE GESTIÓN .

AJUSTAR Actuar AJUSTAR PLANEAR A P M E J O R A VERIFICAR V H HACER .

. Actuar: En función de los resultados de la comprobación anterior. en esta etapa se realizan las correcciones necesarias (ajustes) o se convierten las mejoras alcanzadas en una “forma estabilizada” de ejecutar el proceso.¿CÓMO ACTUAMOS? A.

Todo lo que sucede tiene un por qué… Lo más importante en nuestra labor diaria.por Todos. es no quedarnos solamente en saber qué es lo qué se hace y quién lo debe hacer.C. Debemos entender por qué hacemos las cosas y que tan importante son para nuestra empresa.¿CÓMO ACTUAMOS? EL MONUMENTO DE LINCOLN •Se descubrió que el monumento de Lincoln se estaba deteriorando más rápido que cualquiera de los otros monumentos de Washington D. y para nuestro crecimiento profesional. ¿Por qué? •Porque se limpiaba con más frecuencia que los otros monumentos . Por qué lo hacemos? . particularmente la población de gorriones era mucho más numerosa ¿por qué? •Había más comida preferida por los gorriones en el monumento de Lincoln específicamente ácaros .¿Porqué? •Se limpiaba con más frecuencia porque había más depósitos de pájaros en el monumento de Lincoln que en cualquier otro monumento . •Cambiaron la iluminación y solucionaron el problema..¿por qué? •Descubrieron que la iluminación utilizada en el monumento de Lincoln era diferente a la de los otros monumentos y esta iluminación facilitaba la reproducción de ácaros. .¿Por qué? •Había más pájaros alrededor del monumento de Lincoln que en cualquier otro monumento..

¿CÓMO ACTUAMOS? “Diagrama Causa – Efecto” ESPINA GRANDE ESPINA PEQUEÑA ESPINA DORSAL ESPINA DORSAL Fecha: DD/ MM/ AA CARACTERÍSTICA O PROBLEMA EFECTO Factores (Causas) .

¿CÓMO ACTUAMOS? “Diagrama Causa – Efecto” MATERIA PRIMA MAQUINA MEDIDA Deterioro Proveedores Proveedor propio Mantenimiento Instrumento Condiciones locales Inspección Efecto Información Oficina Física Instrucción Mental Clima Procedimiento ( Característica de la calidad) (Item de control) MEDIO AMBIENTE PERSONAL MÉTODO Causas( Items de verificación) (Factores de la calidad) .

¿CÓMO ACTUAMOS? “Método de Solución de Problemas” FLUJOPHVA GRAMA 1 7 2 7 PROCESO Identificación del problema Observación OBJETIVO Definir claramente el problema y reconocer su importancia. Concebir un plan para bloquear la causa fundamental. Descubrir la causa fundamental. (Fue efectivo el bloqueo?) S ? 7 7 Estandarización Prevenir la reaparición del problema. A 7 8 Conclusión . Recapitular todo el método de solución del problema para el trabajo futuro. Bloquear la causa fundamental. P 7 3 Análisis 4 7 Plan de acción H V N 7 5 7 6 Ejecución Verificación Verificar si el bloqueo fue efectivo. Investigar las características específicas del problema con una visión amplia y desde varios puntos de vista.

¿CÓMO ACTUAMOS? “Control-Datos en gráfico secuencial” D(MM) 40 35 30 25 20 15 10 5 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 SECUENCIA DE DATOS 60 0 .

CADENA DE VALOR DE LOS PROCESOS ANÁLISIS DE LOS PROCESOS .

LA CADENA DE VALOR VALOR Lo que los compradores están dispuestos a pagar. cliente es en que el . El valor percibido por el independiente de los costos suministrador haya incurrido.

LA CADENA DE VALOR Es un modelo para la representación lógica de los procesos empresariales con el propósito de visualizar la generación de valor en una organización. .

REPRESENTACIÓN DE LA CADENA DE VALOR PROCESOS ESTRATÉGICOS Entorno Cliente Cliente PROCESOS OPERATIVOS PROCESOS DE APOYO .

MEJORAS Y SEGURIDAD DE LAS OPERACIONES DE LA ORGANIZACIÓN MP OPERATIVOS ENTREGAR LOS PRODUCTOS O SERVICIOS QUE EL CLIENTE EXTERNO NECESITA MP DE SOPORTE PRESTAR APOYO A LOS PROCESOS OPERATIVOS .TIPOS DE MACROPROCESOS MP GERENCIALES DAR ORIENTACIÓN Y TOMAR DECISIONES SOBRE PLANEACIÓN. CONTROL.

COMPRA DE REPRODUCTORES 05. GESTION FINANCIERA 11. GESTION HUMANA 10. GESTION FISICA 12. MEJORA DEL SISTEMA DE GESTION . GESTION DE DOCUMENTACION V A 14.EJEMPLO DE LA CADENA DE VALOR HACIENDA CADENA DE VALOR DE UNA HACIENDA DE CRIA DE GANADO P ENTORNO 01. EVALUACION DE LA GESTION 15. VENTAS CLIENTES 07. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 02. PROGRAMA DE SANIDAD ANIMAL 08. PLANEACION OPERATIVA CLIENTES 03. GESTION TECNOLOGICA 13. PRODUCCION 06. COMPRA DE INSUMOS H 09. MERCADEO 04.

MODELO DE CADENA DE VALOR (Niveles) MACROPROCESOS Cadena de Valor de 1º Nivel PROCESOS Cadena de Valor de 2º Nivel Cadena de Valor de 3º Nivel Procesos de Piso Subprocesos Actividades .

ANÁLISIS DE LOS PROCESOS .

ANÁLISIS DE LOS PROCESOS Análisis de procesos Planear el proceso Implementar el proceso Verificar el cumplimiento del plan ¿Los resultados son los adecuados? No Método de análisis y solución de problemas Si Estandarizar el proceso Fin .

ANÁLISIS DE LOS PROCESOS Análisis de procesos Caracterización del proceso Desarrollar flujograma provisional del proceso Establecer ítems de control y verificación Establecer las metas (estándares) a los ítems No Método de análisis y solución de problemas Planear el proceso Implementar el proceso Verificar el cumplimiento del plan ¿Los resultados son los adecuados? Si Estandarizar el proceso Fin .

ANÁLISIS DE LOS PROCESOS Análisis de procesos Planear el proceso Entrenamiento en las actividades del proceso Programación de las actividades del proceso Realización de las actividades del proceso Recolección de datos Implementar el proceso Verificar el cumplimiento del plan ¿Los resultados son los adecuados? No para los ítems de control y verificación Si Estandarizar el proceso Método de análisis y solución de problemas Evaluación de los ítems de verificación ¿Cumplen los ítems de verificación? No Acción correctiva Fin Si .

ANÁLISIS DE LOS PROCESOS Análisis de procesos Planear el proceso Implementar el proceso Verificar el cumplimiento del plan Evaluación de los ítems de control ¿Los resultados son los adecuados? No Método de análisis y solución de problemas Si Estandarizar el proceso Fin .

ANÁLISIS DE LOS PROCESOS Identificación del problema Observación del problema Análisis de procesos Planear el proceso Análisis del problema Implementar el proceso Plan de acción Ejecución Verificar el cumplimiento del plan Verificación ¿Los resultados son los adecuados? No Método de análisis y solución de problemas ¿Fue efectivo el bloqueo? No Si Estandarizar el proceso Si Estandarización Fin Conclusión .

ANÁLISIS DE LOS PROCESOS Análisis de procesos Planear el proceso Implementar el proceso Verificar el cumplimiento del plan Método de análisis y solución de problemas ¿Los resultados son los adecuados? No Establecimiento del flujograma definitivo Escribir los P.E.O.s Si Estandarizar el proceso Escribir los manuales de entrenamiento Educación y entrenamiento Fin .

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS .

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS • Identificación de los objetivos para cada proceso institucional • Límites de los procesos • Responsable del proceso • Clientes del proceso • Salidas del proceso • Entradas del proceso • Proveedores del proceso • Normatividad del proceso • Representación de los procesos .

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS SIGNIFICADOS PROVEEDOR Es quien me entrega los insumos necesarios para realizar mi proceso DEFINICIÓN ISO: Organización o persona que proporciona un producto INSUMO Es aquello que necesito para realizar mi proceso PRODUCTO SERVICIO Es el resultado de mi proceso. es entregable. y “pluralizable” DEFINICIÓN ISO: PRODUCTO: resultado de un proceso SERVICIO: Los resultados generados por las actividades en la interrelación organización y cliente y las actividades de la organización para satisfacer las necesidades del cliente CLIENTE Es aquel que recibe el resultado de mi proceso DEFINICIÓN ISO: Organización o persona que recibe un producto . medible.

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Elaboró : Logo de la empresa Revisó CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Fecha de emisión: Código: Fecha última actualización: Archivo : Edición N° Aprobó : Nombre de la empresa Nombre: Objetivo del proceso: PROVEEDOR INSUMO SUBPROCESOS Y/O ACTIVIDADES PRODUCTOS/ SERVICIO CLIENTE .

del lado izquierdo del cuadrado inicial liste los insumos (productos) que usted recibe de sus proveedores.CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESO 1 2 En el formato escriba el nombre de su proceso. Liste los clientes de su proceso. 7 8 . Defina el objetivo de su proceso: Cuál es su razón de ser. Liste los productos (bienes o servicios) de su proceso que le 3 4 5 entrega a cada cliente. Defina el alcance de su proceso. Defina los proveedores de cada insumo. Liste los subprocesos o actividades que conforman el proceso. 6 Ahora. para qué existe.

OBJETIVOS 1. Adoptar la filosofía PHVA a la gestión organizacional. Aprender a aplicar la filosofía de la gestión de procesos a la empresa agropecuaria. Comprender el enfoque por procesos. Caracterizar un proceso. . 4. 2. 3.

GRACIAS .

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