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MANUAL DE USUARIO

REGISTRO DE TURNOS

AUDIO AUTO S.A.

INDICE
DESCRIPCIN 1.- OBJETIVO DEL REGISTRO DE TURNOS 2.- ACCESO 3.- DESCRIPCION DE LA PANTALLA
3.1. - CABECERA 3.2. - DETALLE 3.2.1.- PESTAA LISTA 3.2.2.- PESTAA SEGUIMIENTO 3.2.3.- PESTAA VISITAS INTERNAS 3.2.4.- PESTAA VISITAS EXTERNAS

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4. - FUNCIONAMIENTO
4.1. BUSCAR O CONSULTAR INFORMACIN 4.2. EDITAR DATOS ENCONTRADOS 4.3. GUARDAR CAMBIOS REALIZADOS 4.4. LIMPIAR INFORMACIN 4.5. IMPRIMIR Y ELIMINAR 4.6. FUNCIONALIDAD DE PESTAAS 4.6.1. FUNCIONALIDAD DE PESTAAS LISTA 4.6.2. FUNCIONALIDAD DE PESTAA SEGUIMIENTO 4.6.3. FUNCIONALIDAD DE PESTAA VISITAS INTERNAS 4.6.4. FUNCIONALIDAD DE PESTAA VISITAS EXTERNAS

5. REPORTE DE TURNOS
5.2. - ELEMENTOS DE LA VENTANA 5.3. - FUNCIONAMIENTO

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1.- OBJETIVO DEL REGISTRO DE TURNOS

Esta opcin permite administrar los Turnos o Citas solicitados por los clientes para Chequeos, Instalaciones y cualquier tipo de Citas previamente definidos

Los Turnos o Citas pueden gestionarse dentro de la oficina, taller o para visitas externas en la direccin que se hubiere acordado con el cliente.

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2.- ACCESO

Una vez que se ha ejecutado la aplicacin desde el navegador y se ha autenticado el usuario, Al ingresar al sistema se desplegar la ventana principal, como se muestra en la figura:

Nos dirigimos a la barra de herramientas que posee botones de ejecucin los cuales se utilizan para la manipulacin de las ventanas y la informacin que contienen.

Seleccionamos la opcin

la misma que nos desplegar las

ventanas de trabajo a las cuales tenemos acceso.

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A continuacin nos dirigimos en la lista mostrada hacia la opcin Registro de Turnos y damos un clic.

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Se mostrar la ventana de Registro de Turnos que permitir gestionar la informacin:

3. - DESCRIPCION DE LA PANTALLA

La ventana de Registro de Turnos est comprendida de dos partes las mismas que se describe a continuacin.

3.1. - CABECERA

Es la parte que comprende los campos de bsqueda o ingreso de informacin, la misma que se podr desplegar en el detalle vista en pantalla.
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La misma que contiene los siguientes elementos:

Campo no editable que permite identificar la cita, cuando es una nueva solicitud se generara automticamente despus de guardar y se extrae cuando se edita una cita.

Campo editable que permite la bsqueda de tipo de campaa, desplegable en una lista.

Campo desplegable en una lista que permite la seleccin de un estado en que se colocar la solicitud (Pendiente, No Solucionada, Solucionada).

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Campo editable que permite la bsqueda del Cliente que se le asignar un turno, desplegable en una lista.

Campo editable que permite la bsqueda del Vehculo del Cliente seleccionado, desplegable en una lista. Funcionalidades:

Al

momento

de

seleccionar

Cliente

se

generar

automticamente la lista de vehculos de dicho cliente.

Se puede realizar la bsqueda del vehculo en particular.

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Campo editable que permite la bsqueda del Empleado que atender la solicitud, desplegable en una lista.

Campo desplegable en una lista que permite la seleccin del lugar que se atender la solicitud (Concesionario, Domicilio/Oficina Cliente, Taller).

Campo desplegable en una lista que permite la seleccin de la ciudad del cliente.

Campos editables correspondientes a informacin de localidad del cliente (direccin, sector, referencia telfono, celular). Estos campos junto con el campo Ciudad tienen dependencia de Cliente y Lugar Visita, presentando la siguiente funcionalidad:

Al momento de seleccionar Cliente, luego Lugar de Visita (en opcin Domicilio/Oficina), se generar

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automticamente los campos de Direccin, Telfono, Celular y Ciudad de dicho cliente.

No se generar automticamente cuando de seleccione en el campo Lugar Visita Concesionario o Taller.

Campo desplegable en una lista que permite la seleccin del Tipo de solicitud (Cita Por Chequeo, Cita Por Ventas/Instalaciones).

Campo desplegable en una lista que permite la seleccin del Departamento que se encargar de la solicitud dependiente del usuario creador de la cita.

Campo desplegable en una lista que permite la seleccin de la Sucursal en el que se realiza la creacin de cita.

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Campo no editable que permite mostrar la fecha y hora, respectivamente de la creacin de la cita al momento de editar un turno almacenado.

Campos

que

permiten

la

eleccin de fecha y hora para establecer la previa cita al momento de crearla, tambin empleado para el seguimiento de la solicitud al editar una existente. Campo por defecto con la fecha actual.

Campo desplegable en una lista que permite la seleccin del Tipo de contacto que define informacin de seguimiento de solicitud.

Campos editables que establecen la descripcin de la solicitud y seguimiento de la misma.

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Enlaces directos a ventanas de cliente y proveedores, respectivamente considerando parmetro de Campo Cliente.

Campo

no

editable que permite mostrar el usuario y fecha respectivamente, que cre la cita.

Mensajes.- Los generan en el sistema automticamente al realizar una accin del usuario y pueden corresponde a errores, validaciones e informacin en un formato de texto rojo.

3.2.- DETALLE

En el detalle se despliega una tabla de datos que contiene los registros encontrados al realizar bsquedas. Esta tabla contiene columnas con la informacin requerida por cada pestaa.

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3.2.1- PESTAA LISTA

La primera pestaa Lista contiene una caja de chequeo que permitir seleccionar el registro de la tabla deseada para ser editada y realizar su seguimiento:

Esta pestaa contiene campos utilizados como parmetros de bsqueda como:

Campos editables que establecen fechas de control de la cita. Campo por defecto con fechas.

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Campo editable que permite la bsqueda del Usuario que se le reasignar al seguimiento de la solicitud establecida, desplegable en una lista a travs del botn Reasignar Seguimiento. Campo por defecto con el usuario actual.

Campo no editable que muestra al nuevo Usuario que se le reasignar al seguimiento de la solicitud establecida y el usuario que lo gestiona.

3.2.2- PESTAA SEGUIMIENTO

La segunda pestaa Seguimiento contiene informacin sobre todos los seguimientos realizados a una cita determinada al momento de editar una cita:

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3.2.3- PESTAA VISITAS INTERNAS

La tercera pestaa Visitas Internas contiene informacin sobre todos las citas que se gestionan dentro del establecimiento es decir Concesionario, Taller y la cual ser generada a partir de la seleccin del campo fecha y la ejecucin del botn Consultar:

Esta pestaa contiene campos utilizados como parmetros de bsqueda como:

Campo editable que permite la seleccin de una determinada fecha para la bsqueda de citas internas programadas en dicha fecha, a travs del botn Consultar. Campo por defecto con la fecha actual.

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Campo no editable que muestra al nmero de citas internas realizadas en una fecha especfica.

3.2.4- PESTAA VISITAS EXTERNAS

La cuarta pestaa Visitas Externas contiene informacin sobre todos las citas que se gestionan fuera del establecimiento es decir Domicilio/Oficina y la cual ser generada a partir de la seleccin del campo fecha y la ejecucin del botn Consultar:

Esta pestaa contiene campos utilizados como parmetros de bsqueda como:

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Campo editable que permite la seleccin de una determinada fecha para la bsqueda de citas externas programadas en dicha fecha, a travs del botn Consultar. Campo por defecto con la fecha actual

Campo no editable que muestra al nmero de citas externas realizadas en una fecha especfica.

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4. - FUNCIONAMIENTO

A continuacin se describe el procedimiento para realizar las operaciones bsicas del sistema.

4.1. BUSCAR O CONSULTAR INFORMACIN

Para consultar informacin es necesario ingresar los parmetros de consulta, que consisten en alguno de los siguientes campos.

Encabezado: Campaa Estado Cliente Visitador Lugar Visita Ciudad Tipo de solicitud Departamento Sucursal
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Descripcin Asunto Detalle: Fechas de control Usuario Luego de lo cual se debe presionar el botn Buscar. Una vez presionado el botn Buscar se despliega la lista de coincidencias en la tabla ubicada en el detalle de la pantalla.

Ejemplo:

En este ejemplo se emplear como parmetro de bsqueda el campo Visitador seleccionando al empleado Diaz Erick:

Se presiona el botn buscar

y el resultado es el siguiente:

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4.2. EDITAR DATOS ENCONTRADOS

Una vez realizada una bsqueda de datos, estos son desplegados en la parte inferior de la pantalla que corresponde al detalle consultado.

Con esta informacin disponible podemos seleccionar el registro deseado dando clic en la caja de chequeo ubicada a la izquierda.

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Luego de lo cual presionamos el botn Editar

y se captura la

informacin en los campos ubicados en la cabecera de la pantalla.

Se desplegar un mensaje en la en el rea de Mensajes. Indicando el xito de la accin:

4.3. GUARDAR CAMBIOS REALIZADOS

Para guardar los cambios realizados en la base de datos es necesario ingresar al menos la informacin requerida. Luego se debe presionar el botn Guardar , con lo cual el sistema somete la informacin
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de la pantalla a un proceso de validacin.

Si la informacin

ingresada pasa con xito el proceso de validacin, la informacin se actualiza e informa del xito o fracaso en el rea de Mensajes.

4.3.1 ACTUALIZACIN DE INFORMACIN

Continuando con el Ejemplo, editaremos los campos Acciones de Seguimiento, Tipo de contacto, y la fecha hora Actual, de la fila selecciona para la edicin revisada en el tema 4.2:

Una vez editado los campos que se requiere se procede a guardar la informacin, se da clic en el botn Guardar .
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Y a continuacin se genera el mensaje del xito o fracaso en el rea de Mensajes, en este caso:

De esta manera se puede conocer que la informacin ingresada ha sido procesada y almacenada correctamente.

4.3.2 INGRESO DE NUEVA INFORMACIN

Esta nueva informacin representa un nuevo turno que ser gestionado en pantalla, para ello se ingresar la informacin que se requiere procesar en una pantalla limpia.
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A continuacin se ingresa la informacin de un nuevo turno en los respectivos campos de cabecera por ejemplo:

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Como se puede observar el campo Id Cita est vaco puesto que se trata de una nueva cita, este campo se generar automticamente despus de ser guardada dicha cita. Luego se debe presionar el botn Guardar , con lo cual el

sistema somete la informacin de la pantalla a un proceso de validacin. Si la informacin ingresada pasa con xito el proceso de validacin, la informacin se inserta e informa del xito o fracaso en el rea de Mensajes.

Ntese que ahora el campo Id Cita tiene un identificador el cual ha sido generado y almacenado en el sistema.

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Y a continuacin se genera el mensaje del xito o fracaso de guardar el nuevo turno en el rea de Mensajes, en este caso:

Como se puede observar al momento de guardar la nueva informacin esta se desplegar en el detalle como indicador de que la accin se ha completado con xito.

4.4. LIMPIAR INFORMACIN

Para ingresar nueva informacin al sistema es necesario presionar el botn Limpiar con lo cual se inicializan todos los campos de

datos de la pantalla activa permitiendo que el usuario pueda ingresar nueva informacin.

4.5 IMPRIMIR Y ELIMINAR

En esta pantalla no est concedida la accin de impresin y eliminacin, pues para ello se utilizar reporte de Turnos.

4.6 FUNCIONALIDAD DE PESTAAS

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La informacin que se almacena ser gestionada en pantalla, en la parte de detalle a travs del despliegue de listas para ello de tiene las siguientes opciones.

4.6.1 FUNCIONALIDAD DE PESTAAS LISTA

Esta pestaa

es empleada para listar los turnos en general

descripcin de los mismos, generada a travs de parmetros de bsqueda dados en la cabecera o en su detalle (fechas de control, usuario), empleada tambin para indicar el xito al momento de guardar un nuevo turno.

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4.6.1.1 COMPONENTES DE PESTAA LISTA Los componentes de la pestaa contienen los siguientes parmetros:

Turnos: id turno estado de cita Tipo de cita fecha de cita hora de cita Cliente: Nombre del Cliente Vehculo: Marca Modelo Placa Chasis Motor Descripcin Descripcin del turno Lugar
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Lugar de Visita Visitador

4.6.2. FUNCIONALIDAD DE PESTAA SEGUIMIENTO Esta pestaa es empleada para listar los seguimientos de un turno especificado que se muestra al momento de editar dicho turno. Ejemplo: Ingresamos parmetros de bsqueda que se desea y damos clic en el botn Buscar .

Seleccionamos un turno de la lista de detalle y damos clic en Editar .

Damos clic en la pestaa Seguimiento", se puede observar todos los seguimientos realizados a dicho turno, como se muestra en la figura.

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Los seguimientos que se ingresan se colocaran en la lista de la pestaa. Si se desea un nuevo seguimiento se editara los campos Acciones de Seguimiento, Tipo de Contacto, fecha y hora del campo Actual y se da clic en el botn Guardar acciones en el sistema: para procesar las

4.6.2.1. COMPONENTES DE PESTAA SEGUIMIENTO

Los componentes de la pestaa contienen los siguientes parmetros:

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Contacto Muestra el Tipo de contacto de donde proviene el seguimiento de la Solicitud. Detalle Muestra las Acciones de seguimiento de la Solicitud.

Fecha Registro Indica la fecha de registro del nuevo seguimiento.

Fecha Seguimiento Indica la fecha del seguimiento establecido.

Creado por Indica el usuario que gestiono el turno.

4.6.3. FUNCIONALIDAD DE PESTAA VISITAS INTERNAS

Esta pestaa es empleada para listar los turnos atendidos dentro de la instalacin. Esta lista es generada a partir del parmetro de bsqueda del campo Fecha y ejecutada por el botn Consultar.

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4.6.3.1. COMPONENTES DE PESTAA VISITAS INTERNAS

Los componentes de la pestaa contienen los siguientes parmetros:

Tipo Solicitud Indica el tipo de solicitud del turno Solicitud Describe la solitud Cliente Cliente que solicita el turno Hora Hora del Turno

4.6.4 FUNCIONALIDAD DE PESTAA VISITAS EXTERNAS

Esta pestaa es empleada para listar los turnos atendidos fuera de la instalacin es decir visita al cliente. Esta lista es generada a partir
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del parmetro de bsqueda del campo Fecha y ejecutada por el botn Consultar.

4.6.4.1. COMPONENTES DE PESTAA VISITAS EXTERNAS

Los componentes de la pestaa contienen los siguientes parmetros:

Empleado Empleado asignado al servicio de la solicitud Tipo Solicitud Indica el tipo de solicitud del turno Solicitud Describe la solitud Cliente Cliente que solicita el turno

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Direccin Indica la direccin del cliente que solicita el turno Referencia Indica una referencia de cmo llegar a la direccin dada por el cliente que solicita el turno Hora Hora del Turno

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5. OBJETIVO REPORTE DE TURNOS

Esta opcin permite realizar un reporte de turnos de acuerdo a parmetros de bsqueda dados por el usuario que efecta la consulta.

5.1 ACCESO

Una vez que se ha ejecutado la aplicacin de reportes desde el navegador y se ha autenticado el usuario, se da clic en el botn del men .

A continuacin nos dirigimos en la lista mostrada hacia la opcin Opciones Clientes, luego Rep Turnos y damos un clic.

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Se mostrar la ventana de Reporte de Turnos que permitir gestionar la informacin:

5.2. - DESCRIPCION

La ventana de Reporte de Turnos est comprendida de los siguientes campos para la generacin del mismo que se describe a continuacin:

Campo obligatorio que permiten la eleccin del tipo de Reporte en funcin de Turnos Externos y Turnos Internos.

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Campos editables que permiten la eleccin de fecha para la bsqueda de turnos ingresados.

Campo desplegable en una lista que permite la seleccin de un estado en que se buscar (Pendiente, No Solucionada, Solucionada). la cita

Campo desplegable en una lista que permite la seleccin del Tipo de solicitud (Cita Por Chequeo, Cita Por Ventas/Instalaciones).

Campo desplegable en una lista que permite la seleccin de la Sucursal para la bsqueda del turno.

Campo editable que permite la bsqueda del Empleado que atendi la solicitud, desplegable en una lista.

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Campo desplegable en una lista que permite la seleccin del Departamento.

Campo editable que permite la bsqueda del Cliente que se le asign un turno, desplegable en una lista.

Campo desplegable en una lista que permite la seleccin del lugar en que se atendi la solicitud (Concesionario, Domicilio/Oficina Cliente, Taller), este campo es dependiente del campo Tipo de Reporte. Con la siguiente funcionalidad: Al momento de seleccionar Tipo de Reporte se generar automticamente la lista de lugar de visita correspondiente a la eleccin :

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Campo editable que permite la bsqueda del Vehculo del Cliente seleccionado, desplegable en una lista. Funcionalidades: contiene las mimas funcionalidades del campo Vehculo de la pantalla Registro de Turnos.

5.3. - FUNCIONAMIENTO

A continuacin se describe el procedimiento a travs de un ejemplo para realizar la impresin del reporte de acuerdo a las necesidades del usuario del sistema.

Ejemplo 1 Primero se debe seleccionar los campos de la pantalla los cuales sern parmetros de bsqueda, donde el campo obligatorio ser Tipo de Reporte. Para la obtencin del reporte En este ejemplo utilizaremos los campos Tipo de Reporte (Turnos Externos), Tipo de Solicitud (Cita por Chequeo) y lugar de visita (Domicilio/Oficina Cliente):

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A continuacin vamos hacia el men y damos clic en la opcin de lista:

Que nos permitir elegir el formato a imprimir en este caso Pdf, damos clic. , para imprimir el reporte. El cual ser el siguiente:

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Se puede observar todos los documentos que coinciden con los parmetros de bsqueda para el Reporte de Turnos Externos, el mismo que est en funcin del Visitador asignado a la solicitud, que contiene informacin sobre la fecha de Turno, hora, No. Solicitud (No. solicitud-estado), Cliente, descripcin del Vehculo (id vehculo, Marca, modelo, chasis, motor, ao, placa, color), el tipo de servicio, e informacin de direccin en la cual se atendi la solicitud.

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Ejemplo 2

Para la obtencin del reporte En este ejemplo utilizaremos los campos Tipo de Reporte (Turnos Internos), Tipo de Solicitud (Cita por Chequeo) y lugar de visita (Taller):

A continuacin vamos hacia el men y damos clic en la opcin de lista:

Que nos permitir elegir el formato a imprimir en este caso Pdf, damos clic. , para imprimir el reporte. El cual ser el siguiente:
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Se puede observar todos los documentos que coinciden con los parmetros de bsqueda para el Reporte de Turnos Internos, el mismo que est en funcin de la Sucursal que contiene informacin sobre la fecha de Turno , hora, No. Solicitud (No. solicitud-estado), Cliente, descripcin del Vehculo (id vehculo, Marca, modelo, chasis, motor, ao, placa, color), el tipo de servicio, y el empleado asignado a dicha solicitud.

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