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EL PRESUPUESTO DE COMPRAS Implica determinar el nmero de unidades que se debe adquirir para hacer frente al consumo, de manera que

haya una produccin normal y para tener una cantidad razonable como inventario, de manera que no implique mayores costos por almacenaje ni riesgos por prdida o deterioro. En las empresas manufactureras seran muchos los elementos que se incluiran en el concepto de compras pues como es bien sabido se adquieren materiales que van a ser empleados directamente en los productos, materiales indirectos, suministros de fbrica y repuestos. Aqu se habla de compra de aquellas materias primas que van a quedar incorporadas propiamente en el producto y cuyo costo es identificable con el mismo. Si hay variacin de precios, se debe contemplar esta posibilidad y presentarla en el presupuesto. Un presupuesto es un plan financiero formal para comparar los gastos con los ingresos. Los perodos del presupuesto varan, pero el perodo ms comn es un ao. Dentro del ao, los presupuestos pueden realizarse mensuales o trimestrales. El trmino presupuesto se aplica popularmente a la porcin de dinero destinado a un fin especifico, es decir, pueden haber tantos presupuestos individuales como la complejidad del organismo lo requiera, el agrupamiento de estos presupuestos forman el presupuesto principal. Contiene todo lo relacionado a materiales, componentes, suministros y servicios de produccin, que tienen que adquirirse con el fin del buen desempeo de la compaa.

ELEMENTOS DEL PRESUPUESTO DE COMPRAS 1. PRECIOS: Algunas de las consideraciones que se deben tomar para definir la informacin de precios en el presupuesto son: Contratos de material que contengan clusulas de escala de precios Exactitud de las fuentes estadsticas Factores polticos y econmicos Situacin laboral Historial de los precios Posicin de la compaa en la industria Condiciones climticas (mercado agrcola o agrario)

Legislacin Disponibilidad de mercancas 2. ROTACIN DEL INVENTARIO: Se debe tener en cuenta la poltica de inventario que maneja la compaa y el costo que estos representan para la planeacin del presupuesto. 3. ESTIMACIN DE VENTAS: El presupuesto que prepara ventas es la base para el presupuesto de produccin y por lo tanto a la vez del de compras, las consideraciones bsicas que se tienen en cuenta para la estimacin de las ventas son: Las estimaciones deben definirse si son respecto a pedidos recibidos o ventas facturadas, esto se puede definir si el ciclo de produccin es corto o largo; si es corto las ventas y la produccin tienen casi la misma relacin y si es largo la base es los pedidos recibidos ya que la facturacin puede durar varios meses. El costo de vida y la poltica de precios.

PRESUPUESTO DE OPERACIN DE LA GERENCIA DE COMPRAS Los factores bsicos del presupuesto de operacin son: 1. Nmina de empleados: Se consideran todos los elementos de sueldo de cada uno de los integrantes del departamento as como auxilios, bonificaciones y los aumentos salriales planeados en el ao. 2. Materiales y suministros: Comprende todos los elementos de papelera y escritorio, en general todos los artculos de consumo que se requieren para la operacin del departamento. 3. Gastos varios: Conformado por todos los gastos de operacin que se realizaran en el periodo, es difcil establecer con exactitud cuando se harn los desembolsos sin embargo, se puede hacer la estimacin de la cantidad anual.

PRESUPUESTO DE COMPRAS DE MATERIALES

Es la cantidad estimada de materias primas necesarias para la produccin; el presupuesto de los materiales generalmente comprende solo los materiales directos (los que constituyen una parte integrante del producto acabado y que se pueden identificar directamente en el costo del producto); el material corriente y los materiales indirectos estn

comprendidos entre los gastos de produccin en el presupuesto de los gastos generales de la compaa. Se puede hacer por: Pedido Produccin durante cierto periodo de tiempo Grupo de pedidos afines

El modelo que se puede utilizar para realizarlo es: Denominacin materiales Unidad de medida Calculo de necesidades Cantidades a adquirir Distribucin de las necesidades

PRESUPUESTO DE COMPRA MATERIAS PRIMAS Este presupuesto se refiere exclusivamente a las compras de materia prima para la elaboracin de los productos, pero antes hay que hacer el presupuesto de materiales con el objeto de determinar cuntas unidades de materiales se requiere para producir el volumen indicado y con esto se sacara el presupuesto de compras. Es el presupuesto que prev las compras de materias primas y/o mercancas que se harn durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.

IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE COMPRA Es importante pues de l depende el presupuesto de produccin, ventas e ingresos. Para su elaboracin se requiere el presupuesto de produccin, el de ventas y el consumo de materias primas e insumos por unidad.

OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO DE COMPRAS Sus objetivos se refieren bsicamente: 1. Garantizar el abastecimiento oportuno de la demanda interna de materias primas, materiales, artculos de consumo e inventarios para su venta en caso de una entidad comercial;

2. Obtener adecuados precios de adquisicin, lo cual incluira el mximo aprovechamiento de descuentos por pronto pago y bonificaciones sobre volumen y, en su caso, rebajas sobre compras; y 3. Coordinadamente con lo anterior evitar en lo posible la sobreinversin en inventarios. Los requisitos bsicos para su formulacin son: Que est perfectamente coordinado con el de produccin, considerando al respecto las mismas especulaciones y alternativas que se comentaron en el apartado correspondiente al presupuesto de ventas, en cuanto a que pueda estar ligado o desligado al de produccin, sobre la base de una cuota estndar mensual o como un programa de compras concentrado, todo ello con la suficiente flexibilidad y considerando las caractersticas de la entidad, sus proveedores y las necesidades especficas del caso.

EL PRESUPUESTO DE CAJA Se formula con la estimacin prevista de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fcil realizacin. Tambin se denomina presupuesto de caja o de efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con la entrada de fondos monetarios (ventas al contado, recuperaciones de cartera, ingresos financieros, etc.) o con salida de fondos lquidos ocasionados por la congelacin de deudas o amortizaciones de crditos o proveedores o pago de nomina, impuestos o dividendos. Se frmula en dos periodos cortos: meses o trimestres.

OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO DE CAJA 1. Objetivo General Nuestro objetivo general, al realizar este trabajo consiste en analizar de una forma exhaustiva las teoras existentes en la literatura empresarial concerniente con el presupuesto de efectivo, ver la importancia que tiene para una empresa utilizar este presupuesto, indagar sobre sus componentes y ver como cada uno de ellos ayuda a formar el esqueleto del presupuesto y finalmente elaborar un presupuesto sencillo de una empresa hipottica. 2. Objetivos Especficos

Exponer las generalidades sobre el presupuesto de efectivo que hasta ahora conocemos Mencionar las teoras generalmente aceptadas que gobiernan un presupuesto de efectivo bien elaborado. Ver como se planea la obtencin y el manejo de efectivo Analizar los componentes que forman un presupuesto de efectivo Enumerar los pasos que se deben seguir para alcanzar la elaboracin de un presupuesto de efectivo que ser eficaz y productivo para la empresa.

GENERALIDADES SOBRE LA PLANIFICACIN DEL EFECTIVO El presupuesto de efectivo, tambin conocido como flujo de caja proyectado, es el presupuesto que muestra el pronstico de las futuras entradas y salidas de dinero (efectivo) de una empresa, para un periodo de tiempo determinado. Es un informe de las entradas y salidas de efectivo planeadas de la empresa que se utiliza para calcular sus requerimientos de efectivo a corto plazo, con particular atencin a la planeacin en vista de excedentes y faltantes de efectivo. Una empresa que espera un excedente de efectivo puede planear inversiones a corto plazo, en tanto que una empresa que espera faltantes de efectivo debe disponer del financiamiento a corto plazo. La mayor parte de las compaas deben desarrollar planes, tanto de largo plazo, como de mediano y corto plazo, sobre su flujo de efectivo, para esto, las empresas desarrollan, entre otras cosa, un presupuesto de efectivo (o caja) el cual muestra los flujos de entradas y de salidas de efectivo, as como la posicin final, por sub-periodos, para un lapso especifico. El presupuesto de efectivo de corto plazo, forma parte del plan anual de utilidades. Este presupuesto de efectivo debe de constar bsicamente de dos partes: 1. Los ingresos de efectivos (flujo de entradas) de efectivo planificados 2. Los desembolsos (flujo de salidas) de efectivo planificados Los principales propsitos del presupuesto de efectivo son: 1. Determinar la probable posicin de caja al fin de cada periodo, como resultado de las operaciones planificadas 2. Identificar los excedentes o dficits de efectivo por periodos 3. Establecer la necesidad de financiamiento y/o la disponibilidad de efectivo ocioso para inversin 4. Coordinar el efectivo con:

A. B. C. D. E.

El total del capital de trabajo, los ingresos por las ventas, los gastos, las inversiones los pasivos

5. Establecer una base solida para la vigilancia continua de la posicin de caja.

PREPARACIN DEL PRESUPUESTO DE CAJA Se basa casi exclusivamente en los dems presupuestos; por lo tanto, el tesorero, quien es usualmente el encargado de la preparacin del presupuesto de caja debe trabajar muy cerca con los dems gerentes, cuyas decisiones puedan afectar de manera directa a los flujos de efectivo. Un programa que abarca de una manera total la planificacin y control de las utilidades, crea las bases para un presupuesto realista de efectivo (o caja). Es esencial, en la preparacin de un presupuesto de efectivo, que halla un equilibrio entre el efectivo disponible y las actividades que requieren de efectivo (operaciones, desembolsos de capital y otros), ya que con demasiada frecuencia, no se percibe la necesidad de efectivo adicional sino hasta que la situacin alcanza un grado de emergencia. PERIODOS DE TIEMPO EN LA PLANIFICACIN CONTROL DEL EFECTIVO Y

El presupuesto o planificacin de efectivo as como su control debe cubrir tres diferentes periodos de tiempo: 1. El de largo plazo 2. El de corto plazo 3. El de horizonte inmediato Presupuesto de efectivo a largo plazo. El presupuesto de efectivo a largo plazo debe ser congruente con las dimensiones de tiempo de: a. El plan estratgico de utilidades de largo plazo y b. Los proyectos de desembolsos de capital

Planificar los flujos de entradas de efectivo a largo plazo (principalmente por conceptos de ventas, servicios y financiamientos), as como los flujos de salidas de efectivo a largo plazo (principalmente por gastos, desembolsos de capital y pago de la deuda), es fundamental para las sanas decisiones financieras y para el uso optimo del efectivo se enfoca sobre los flujos de entradas de efectivo ms relevantes.

PRESUPUESTO DE EFECTIVO A CORTO PLAZO El presupuesto de efectivo a corto plazo naturalmente debe ser congruente con el plan tctico de utilidades a corto plazo. La planificacin del efectivo para este horizonte del tiempo exige planes detallados para los flujos de entradas y salidas de efectivo, que se relacionan de manera directa con el plan anual de utilidades (es decir, el efectivo derivado de las ventas y el efectivo requerido para pagar el nuevo equipo). El presupuesto de caja a corto plazo se desarrolla principalmente con base en las distintas partes del presupuesto que son incluidas en el plan anual de utilidades. Presupuesto de efectivo inmediato. El presupuesto de efectivo inmediato se emplea en muchas empresas, principalmente para estimar, controlar y administrar los flujos de entradas y salidas de efectivo, a menudo sobre una base diaria continua. El objetivo principal del presupuesto de efectivo inmediato es asegurar que no se creen dficits ni saldos excedentes de efectivo. El presupuesto de efectivo inmediato minimiza el costo de los intereses mediante el aprovechamiento de todos los descuentos por pronto pago sobre la cuentas por pagar y el cumplimiento de todas las fechas de vencimiento de los desembolsos de efectivo El presupuesto de efectivo minimiza, tambin, el costo de oportunidad de los saldos de excedentes de efectivo, al permitir las oportunas inversiones del efectivo a medida que este se vaya acumulando. IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO La importancia del presupuesto de efectivo, consiste en que ste nos permite prever la futura disponibilidad del efectivo: saber si vamos a tener un dficit o una falta de efectivo, o si vamos a tener un excedente; y, de acuerdo a ello, tomar decisiones, por ejemplo, si prevemos que vamos a tener un dficit o va a ser necesario contar con un mayor efectivo, podemos:

Solicitar oportunamente un financiamiento. Solicitar el refinanciamiento de una deuda. Solicitar un crdito comercial (pagar las compras al crdito en vez de al contado) o, en todo caso, solicitar un mayor crdito. Cobrar al contado y ya no al crdito o, en todo caso, otorgar uno menor crdito.

Si prevemos que vamos a tener un excedente de efectivo, podemos, por ejemplo: Invertirlo en la adquisicin de nueva maquinaria o equipos. Invertirlo en adquirir mayor mercadera. Invertirlo en la expansin del negocio. Usarlo en inversiones ajenas a la empresa, por ejemplo, invertirlo en acciones.

Por otro lado, el presupuesto de efectivo es importante porque nos permite conocer el futuro escenario de un proyecto o negocio: saber si el futuro proyecto o negocio ser rentable (cuando los futuros ingresos sean mayores que los futuros egresos); o saber si seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contrada. As tambin, el presupuesto de efectivo es importante porque nos proporciona informacin que podemos presentar a terceros, por ejemplo, al querer demostrar la rentabilidad del futuro negocio (por ejemplo, ante potenciales inversionistas); o al querer demostrar que seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contrada (por ejemplo, al solicitar un prstamo a alguna entidad financiera). PLANEACIN DEL EFECTIVO La informacin necesaria para el proceso de planeacin financiera a corto plazo es l pronostico de ventas, este pronostico es la prediccin de las ventas de la empresa correspondiente a un periodo especifico, que proporciona el departamento de mercadotecnia al gerente financiero. Con base en este pronostico, el gerente financiero calcula los flujos de efectivo mensuales que resultan de las ventas proyectadas y de la disposicin de fondos relacionada con la produccin, el inventario y las ventas.

TIPOS DE PRONSTICOS Los pronsticos de ventas se deben basar en un anlisis de los datos externos o internos o en una combinacin de ambos.

Pronsticos externos: Se basa en la relacin que existe entre las ventas de la empresa y ciertos indicadores econmicos externos importantes como el PIB entre otros. Pronsticos internos: Se basan en una acumulacin de pronsticos de ventas obtenidos de los propios canales de ventas de la empresa. Pronsticos combinados: Por lo general, las empresas utilizan una combinacin de datos sobre pronsticos externos e internos para realizar l pronstico de ventas final. Datos internos proporcionan una idea de las expectativas de ventas y los datos externos ofrecen un medio para ajustar estas expectativas de acuerdo con los factores econmicos generales. COMPONENTES DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO

Los componentes del presupuesto de efectivo son: Ingreso de efectivo: Son todas las entradas de efectivo de una empresa que ocurren en un periodo financiero determinado. Desembolso de efectivo: Son todos los gastos de efectivo que realiza la empresa durante un periodo financiero especfico, los ms comunes son:

1. Compras en efectivo 2. Liquidacin de cuentas por pagar 3. Pagos de renta 4. Sueldos y salarios 5. Pagos de impuestos 6. Disposiciones de fondos para activos fijos 7. Pagos de intereses 8. Pagos de dividendos en efectivo 9. Pagos del principal 10. Recompras o retiros de acciones Flujo de efectivo neto: Es la diferencia matemtica entre los ingresos de efectivo de la empresa y sus desembolsos de efectivo en cada periodo Efectivo Final: Es la suma inicial de la empresa y su flujo de efectivo neto del periodo. Financiamiento total requerido: Es la cantidad de fondos que requiere la empresa si el efectivo final del periodo es menor que el saldo de efectivo mnimo deseado; comnmente, esta representada por documentos por pagar. Saldo de efectivo excedente: Es la cantidad disponible que tiene la empresa para invertir si el efectivo final del periodo es mayor que el saldo de efectivo mnimo deseado.

PROCEDIMIENTO PARA ENFRENTAR LA INCERTIDUMBRE PRESUPUESTO DE EFECTIVO DEL

Adems de cuidar la preparacin de los pronsticos de ventas y de otros clculos incluidos en el presupuesto de efectivo, existen formas de enfrentar la incertidumbre del presupuesto de efectivo. Una consiste en preparar varios presupuestos de efectivo: uno basado en un pronstico pesimista, otro basado en el pronstico ms probable y otro basado en un pronstico optimista. A partir de esta gama de flujos de efectivo, el gerente de finanzas es capaz de determinar la cantidad de financiamiento necesario para afrontar la situacin ms adversa. El uso de varios presupuestos de efectivo, cada uno basado en suposiciones distintas, tambin debe proporcionar al gerente de finanzas una idea del riesgo de las alternativas, de tal manera que pueda tomar decisiones financieras a corto plazo ms inteligentes. Este anlisis de sensibilidad se utiliza a menudo para examinar los flujos de efectivo en diversas circunstancias posibles. Las computadoras y las hojas de clculo electrnicas se usan con frecuencia para simplificar el anlisis de sensibilidad. CUENTAS POR COBRAR Seleccin de Crdito. Por lo general, el gerente financiero controla las cuentas por cobrar mediante el mantenimiento y la administracin de la poltica de crdito, que incluye la determinacin de la seleccin, las normas y las condiciones de crdito, y la poltica de cobro. Las cuentas por cobrar representan la concesin de crdito de la empresa a sus clientes. La concesin de crdito a los clientes es un costo por hacer negocios. Al mantener su dinero inmvil en cuentas por cobrar, la empresa pierde el valor del dinero en el tiempo y corre el riesgo del incumplimiento por parte de los clientes. A cambio de incurrir en estos costos, la empresa puede ser competitiva, atraer y conservar clientes y adems mantener y mejorar las ventas y las utilidades.

FACTORES DE CRDITOS Los anlisis de crditos usan frecuentemente 5 factores de crdito para centrar su anlisis en los aspectos principales de la solvencia del crdito del solicitante, estos son:

Reputacin: Consta del historial de pagos anteriores as como cualquier juicio legal o pendiente, se utilizan para evaluar su reputacin. Capacidad: Es la posibilidad que tiene el solicitante para rembolsar el crdito requerido Capital: La solidez financiera del solicitante que se refleja por su posicin de propietario Garanta colateral: La cantidad de activos que el solicitante tiene disponible para asegurar el crdito Condiciones: El ambiente de negocios y econmico actual, as como cualquier circunstancia peculiar que afecte a alguna de las partes de la transaccin de crdito.

OBTENCIN DE INFORMACIN DE CRDITO Cuando un cliente desea que una empresa le otorgue condiciones de crdito, el departamento de crdito comienza el proceso de evaluacin pidiendo al solicitante que llene varias formas que requieren informacin y referencias de crdito y financieras. A partir de la solicitud, la empresa obtiene datos adicionales sobre otras fuentes. Si concedi un crdito anterior al mismo solicitante, la empresa contara con su propia informacin sobre el historial de pago de este. Las principales fuentes externas de informacin de crdito son las siguientes: Estados Financieros: Con esto la empresa analiza las condiciones de liquidez, actividad, deuda y rentabilidad de la empresa solicitante. Data Crdito: Es la agencia de informacin mercantil ms importante, y provee a sus subscriptores la evaluacin de crdito y la capacidad financiera general de miles de personas. Oficinas de intercambio de informacin de crdito: Es una red de oficinas de crditos que intercambian informacin sustentada en hechos y no en anlisis.

Una vez obtenida toda la informacin necesaria se procede a realizar un anlisis de crdito con el fin de establecer una lnea de crdito para el cliente que no es ms que la cantidad mxima de crdito que el cliente puede adeudar a la empresa vendedora en cualquier momento POLTICA DE COBRO

La poltica de cobro de la empresa consiste en su procedimiento para recuperar las cuentas por cobrar, cuando estas se vencen. La eficiencia de esta poltica se evala, en parte, observando el nivel de gastos por deudas de cobro dudoso. Este nivel depende no solo de la poltica de cobro, sino tambin de la poltica de crdito de la empresa. Si uno supone que el nivel de deudas de cobro dudoso, atribuible a la poltica de crdito, es relativamente constante, se espera que el aumento de los gastos de cobranza reduzcan las deudas de cobro dudoso.Entre los procedimientos que se utilizan con mayor frecuencia para evaluar las polticas de crdito y cobro est la razn del periodo promedio de cobro y la antigedad de las cuentas por cobrar. ANTIGUEDAD DE LAS CUENTAS POR COBRAR Es una tcnica que indica la proporcin del saldo de las cuentas por cobrar que ha estado pendiente durante un periodo de tiempo especfico. Esta tcnica requiere que las cuentas por cobrar de la empresa se dividan en grupos basados en el momento de su origen. Esta divisin se realiza en periodos de un mes, retrocediendo tres o cuatro meses.

BIBLIOGRAFA

BURBANO, Jorge y ORTIZ, Alberto. Presupuestos: Enfoque Moderno de Planeacin y Control de Recursos SARMIENTO, aplicaciones. Euclides Alfredo. Los presupuestos teora y